Utredningsrapport Gemensam bokningsplattform och anläggningsregister för Umeå regionen. Servicekontoret IT & Telefoni 2005-05-20 C:\DOCUME~1\DESIRÉE\LOKALA~1\Temp\fcctemp\Utredningsrapport ver2.doc
Innehåll Innehåll...2 Versionshantering...3 Bakgrund syfte med utredningen...4 Beskrivning av utredningen/utredningsmetodiken...4 Organisation...4 Beställare...4 Uppdragsledare...4 Tidplan för utredningen...4 Resultat...5 Lösningen idag...5 Beskrivning...5 Teknisk information...6 Krav från Umeå regionen...7 Gemensam plattform...8 Lösningsförslag...8 Hur går man vidare...9 Åtgärdslista...9 Drift...9 Fri...9 Fri, webbokning...9 Anlägg...9 WBS...9 MIA...10 Kartor för hela Umeå regionen...10 Passersystem...10 Inloggning...10 Gemensam administration...10 Andra förvaltningar...10 Sidan 2 av 10
Versionshantering Version Anteckning Datum Namn 0.1 Upprättande av dokument 040811 GSK 0.2 Komplettering 040830 GSK 0.3 Komplettering 040901 GSK/ALI 0.4 Komplettering 040903 GSK/ALI 0.5 Komplettering 040906 GSK/ALI Sidan 3 av 10
Bakgrund syfte med utredningen Syftet är att svara på följande tre frågor: Vilka funktionella krav har kommunerna i Umeå Regionen på anläggningsregister, bokningssystem och SMS-tjänster? Kan kommunerna i Umeå Regionen använda ett gemensamt anläggningsregister med FRI-systemet som en gemensam bokningsplattform? Hur kan man gå vidare för att uppfylla funktionskraven? Beskrivning av utredningen/utredningsmetodiken Utredningen består av två delar. Den första delen ett seminarium tillsammans med ansvariga för fritidsverksamheten inom Umeå Regionen där funktionskrav på ett gemensamt anläggningsregister, bokningssystem, SMS-tjänster m.m. dokumenterats och sammanställs. Den andra delen var att beskriva nuvarande lösning (som Umeå Fritid kör) och utifrån denna beskrivning föreslå åtgärder som löser ovanstående krav och ett samarbete i en gemensam lösning för Umeå regionen. Organisation Annika Åström och Gunnar Skoglund har samlat in och sammanställt informationen i denna rapport genom seminarium med Umeå regionen samt genom intervju av personer som ansvarar för dom olika system delar som används idag. Beställare Beställare av denna utredning är Umeå Fritid/Umeå regionen genom Lars Klefbom. Uppdragsledare Uppdragsledare Annika Åström/Gunnar Skoglund Tidplan för utredningen Målet att utredning är klar senast 2004-09-07 och kan presenteras på träffen med Umeå regionens fritidsenheter. Utredningen har tagit 48 timmar. Sidan 4 av 10
Resultat Lösningen idag Dagens lösning (se nedan) körs i sin helhet endast av Umeå fritid. Umeå Fritid - anläggning/bokning/bidrag FRI Webbokning FRI MIA WBS ANLÄGG Karta Beskrivning FRI används för att hantera anläggningar, bokningar, bidragsutbetalningar och debitering av lokalhyror. I FRI läggs samtliga anläggningar upp. Bokningar görs antingen direkt i FRI eller via Webbokning. FRI Webbokning finns publikt på Internet, för att föreningarna ska kunna boka via webb måste man ha en inloggning. ANLÄGG, är en webbapplikation som används för att göra anläggningar sökbara för allmänhet och föreningar. Där finns information om anläggningen och ibland även bilder. Länk finns till webbokning i de fall anläggningen är bokningsbar. MIA, en SMS/Wap-tjänst kopplad till Anlägg. Där lägger de som är ute och jobbar på anläggningarna in information, t ex om ett skidspår körts upp. Det kan göras både via SMS och en WAP-dator. Föreningar och privatpersoner kan prenumerera på den här informationen, dvs. få ett SMS när t ex ett skidspår körts upp. WBS används för att lägga ut blanketter på internet, som är ifyllningsbara och inskickningsbara. Blanketter som fyllts i och skickats in, ex ansökan om föreningsbidrag, tas emot av en handläggare på Umeå Fritid i en administrativ del av WBS. Uppgifterna registreras sedan in i FRI. Tankar finns idag om att sedan man kontrollerat blanketten, kunna skicka vidare uppgifterna till FRI,s databas. Då skulle man slippa steget med att registrera uppgifterna i FRI. Sidan 5 av 10
Kartfixa är en webbapplikation som gör det möjligt att märka ut anläggningar på en karta, skriva in information, göra dom sökbara och publicerade på internet. Det finns idag ett framtaget förslag på hur Umeå Fritid skulle kunna använda den. Dessutom skulle då en koppling göras från ANLÄGG, där man till att börja med lägger in alla befintliga anläggningar, och sedan gör en automatisk överföring av nya anläggningar som läggs upp. Man skulle även på varje anläggning kunna lägga in en länk till Webbokning FRI. Kartfixa är utvecklat för att kunna användas av flera kommuner förutsatt att det finns kartmeterial. Teknisk information FRI Utvecklad av Idavall Databas egenutvecklad Programspråk - Operativ Windows 2000 Webbokning FRI Utvecklad av Idavall Programspråk Operativ Windows Webserver Microsoft IIS Anläggningsregister Fritidsanläggningar, sökfunktion och administration (inloggning) Länk till bokning Utvecklad av Sogeti Databas - Access Programspråk ASP.net Operativ Windows 2003 Webserver Microsoft IIS Anläggningar läggs upp i FRI, och hämtas sedan över till Anlägg mha en importfunktion. MIA SMS- och WAP-tjänster kopplad mot Anlägg Utvecklad av Sogeti Databas - MySQL Programspråk java Operativ Linux Webserver - Tomcat WBS Webblanketter Utvecklad av IT & Telefoni Databas SQL-server Programspråk java Sidan 6 av 10
Operativ Windows Karta Kartapplikation Utvecklad av IT & Telefoni Databas SQL-server Programspråk java Operativ Windows Krav från Umeå regionen Nedanstående krav och önskemål uppkom under träffen den 22 juni. Krav på gemensam system lösning är följande: WBS blanketter för ifyllnad och inskick, för föreningar och studieförbund. Gemensamt bokningssystem. Automatisk information till administratör när föreningar/andra uppdaterar/förändrar i FRI. Bättre säkerhet och driftrutiner kring SMS tjänst. Enhetliga passersystem för anläggningar. Koppling till FRI. Komplettera anläggningsregistret med kommunbegrepp och förvaltning. Konvertera Access-databas för anläggningsregistret till SQL-server. Koppla samman anläggning och karta för att kunna söka lättare. Bilder på anläggningar i en gemensam databas. Gemensamt anläggningsregister. Gemensam uppdatering och information ger enkel och snabb info till medborgarna. Hur kan PDA/QTEC etc. användas mer. Fler tjänster än idag. Önskemål kring samarbete mellan kommunerna: Gemensamma taxor och regler. Gemensamma servicegrupper. Service av motionsspår m.m. Gemensam utrustning för service. Gemensamt material och inköp. Gemensam personalutveckling och kompetens. Gemensam marknadsföring. Genom samverkan ser dom mindre kommunerna vinster genom att minska administration. Får pengar till annat. Ex. genom SMS Webb m.m. Koppla samman skoterleder i Umeå regionen, gemensam information. Samverkan ungdomsarrangemang och ungdomsutbud. Samverkan i Umeå regionen. Information och reklam kring handikapp anpassade turistmål. Finns ev. i databasen Tellus. Sidan 7 av 10
Gemensam plattform Lösningsförslag FRI Bjurholm FRI Vännäs FRI Umeå Webbokning FRI Vännäs Webbokning FRI Vännäs Webbokning FRI Umeå MIA samtliga kommuner WBS samtliga kommuner ANLÄGG samtliga kommuner Karta över samtliga kommuner FRI varje kommun har en egen installation av FRI. Drift hos Umeå kommuns IT-avdelning. Säker, hanterbar kommunikation måste lösas. Webbokning FRI varje kommun har en egen installation, drift hos Umeå kommun. ANLÄGG gemensamt för samtliga kommuner. Drift hos Umeå kommun. En fungerande importfunktion från samtliga kommuners FRI-system för att hämta in anläggningar. Konvertering av databas till SQL-server. Anpassning av program för att kunna kommunicera med den nya databasen. Fält för kommun och förvaltnings måste läggas till. Anläggningar kan uppdatera via WAP. WBS varje kommun har idag en länk till www.webblanketter.se från sin hemsida. Fler blanketter borde läggas in där. Man bör använda gemensamma mallar när man skapar nya blanketter, för att spara tid och pengar. En automatisk uppdatering av FRI utifrån inskickad blankett borde tas i drift, eftersom det förenklar för administratören. Man behöver då inte registrera in uppgifterna på nytt i FRI. MIA ska kunna användas av samtliga kommuner. För det krävs en smidig och fungerande administration, dvs. upplägg av vilka som är behöriga att använda tjänsterna. Säkrare driftsmiljö. Fler SMS-tjänster. Underhåll av telefonnummer. Karta automatisk koppling från ANLÄGG, för att markera ut kommunernas anläggningar på karta. Bör vara den huvudsakliga sökfunktionen för allmänheten och föreningarna. Kartmaterial måste tas fram för samtliga kommuner. När man sökt fram en anläggning via kartan, ska man kunna nå Webbokning och även ANLÄGG via länkar. Eventuellt kan man bygga in kartfunktionen i ANLÄGG. Sidan 8 av 10
Hur går man vidare Åtgärdslista På nedanstående åtgärdslista dokumenteras önskade åtgärder för en framtida gemensam lösning. Även en del åtgärder kräver dock djupare utredning innan införande. Förändirngar och tillägg till åtgärdslistan bör dokumenteras. Drift Där det går bör man utnyttja möjligheten till gemensam drift. Detta sparar pengar och resurser. Umeå kommun har idag en väl utbyggd driftprocess med tillhörande övervakning, utöver detta finns en supportorganisation för hantering av problem m.m. En fördjupad utredning för att se vad en gemensam drift innebär skulle behövas. Viktigt att få fram ev. problem ställningar. En gemensam drift kräver bra kommunikation och säkerhet, därför bör det utredas hur Umeå regionen kommunicera på ett säkert och bra sätt. Fri Dagens version kräver att varje kommun har sin egen installation av FRI. Det är idag ej möjligt att göra en gemensam applikation. Systemleverantören bör kontaktas för att utreda möjligheten av att förändra applikationen så att flera kommuner kan köra tillsammans. Minskad administration, enklare kopplingar mot andra applikationer Fri, webbokning Varje kommun har egen installation men körs på gemensam webbserver placerad hos ITservice Umeå kommun. En fördjupad utredning behövs. Anlägg Databas görs om från Access till SQL. Databas bör kompletteras med kommun och förvaltningsbegrepp, då finns möjligheten att kommunerna kan köra samma applikation. Att komplettera med ny funktion för att söka anläggningar via kartan tror vi skulle förenkla för föreningar och andra kunder. En utredning kan behövas för att göra en djupare studie över hur samverkan kan göras, ev. kanske anläggningsregistret är användbart för flera förvaltningar inom kommunen (alla anläggningar). Man bör även fundera över applikationens design, är dagens version attraktiv publikt eller inte? Det är viktigt att kompetens kring anläggningsregister finns inom Umeå kommun, och att även ansvaret för vidareutveckling ligger här. WBS Utred hur automatisk uppdatering kan lösas för kranskommunerna, dvs. att överföra information från blanketter direkt in i FRI. Utred även möjligheten att samverka kring blanketter, dvs. gemensamma blanketter för Umeå regionen men även att publicera fler blanketter. Sidan 9 av 10
MIA Säkra upp driften för systemet genom att flytta server till IT-service och anslut till kommungemensam SMS tjänst. Utred hur administrationen ska skötas om fler kunder ansluts. Ordna en träff kring möjligheten att nyttja MIA till fler tjänster både via WAP och SMS. Det är två områden som Umeå kommun bör titta mera på och utöka kompetensen. Vårt förslag är att personal utbildas inom området Mobila tjänster och att något pilotprojekt startas upp. Det finns idag många områden där mobila tjänster kan vara intressanta, exempelvis inom hemtjänsten och fastighetsskötsel. MMS - Multimedia Messaging System, en teknik för att skicka och ta emot bilder, videosnuttar och ljud via mobiltelefonen. SMS - Short Message Service, används för utväxling av textmeddelanden mellan mobiltelefoner. WAP - Wireless Application Protocol, ett språk som kan skicka enkla versioner av webbsidor till gsm-telefoner. Kartor för hela Umeå regionen Karta funktionen är under utveckling och kommer att kopplas till ANLÄGG. Det som saknas är dock kartor för hela Umeå regionen, dessa måste tas fram. Passersystem En utredning/studie bör göras för att se över vilka passersystem som används och om det finns möjlighet till ett gemensamt passersystem för Umeå regionen, gäller inte bara inom fritid. Inloggning Lösenordshanteringen bör förenklas. Idag har en administratör olika lösenord till Anlägg, Mia, Fri. WBS och Kartfixa använder sig däremot av samma lösenordshantering som till Novell. Man bör sträva efter att ha så få lösenord som möjligt, för att underlätta för användaren och inte minst för den som ska administrera alla dessa lösenord. Gemensam administration Med många olika system så krävs en hel del administration, att dessutom samverka inom Umeå regionen gör det hela mera komplicerat. En utredning av möjligheten till gemensam system administration bör göras. Andra förvaltningar Hur berörs andra förvaltningar inom Umeå regionen? Sidan 10 av 10