1 (10) Avtal FM-132-07-2 Köp av inrikes flygresor Denna dag har följande avtal ( Avtalet ) träffats mellan A. Försvarsmakten, genom Försvarsmaktens logistik (FMLOG) ( Försvarsmakten ) org nr 202100-4615 107 86 Stockholm och B. Kalmarflyg AB ( Leverantören ) org nr 556699-9057 Kalmar Flygplats 392 41 KALMAR 1. BAKGRUND 1.1 Efter Försvarsmakten genomfört en öppen upphandling enligt lag (1992:1528) om offentlig upphandling har Försvarsmakten och Leverantören träffat detta Avtal innebärande Leverantören förbundit sig på de villkor som anges i Avtalet till Försvarsmakten sälja flygresor till de destinationer som anges i Bilaga 1 ( Tjänsterna ). Leverantören har därvid förklarat sig beredd med en hög ambitionsnivå tillhandahålla Tjänsterna. Leverantören har också förklarat sig införstådd med ett framgångsrikt och planenligt genomförande av Tjänsterna är av stor betydelse för Försvarsmakten. Leverantören har vidare förklarat sig ha all erforderlig kunskap och alla erforderliga resurser för faktiskt utföra aktuella Tjänster. 1.2 Förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning gäller för myndigheter under regeringen och syftar till åstadkomma besparingar för staten. För andra myndigheter, organisationer och statliga bolag som önskar använda de ramavtal som tecknas inom ramen för den statliga inköpssamordningen verksamhet krävs särskild anmälan. Genom ingående av detta Avtal äger även andra myndigheter, organisationer och statliga bolag som omfas av den statliga inköpssamordningen rätt göra avrop från Leverantören på samma villkor som Försvarsmakten äger göra enligt detta Avtal. För det fall annan myndighet, organisation eller statligt bolag använder detta Avtal för avrop skall då med Försvarsmakten istället avses respektive avropande myndighet, organisation eller statligt bolag. 1.3 Förutom statliga myndigheter omfas Sveriges riksbank, Riksdagsförvaltningen, Riksrevisionen, Riksdagens ombudsmän, som är staten närstående myndigheter, av
2 (10) denna upphandling. Utöver dessa kan efter anmälan även ingå stiftelser, institutioner, föreningar och statliga bolag. 2. AVTALET 2.1 Avtalet består av detta Avtal jämte tillhörande bilagor samt övriga nedan angivna handlingar. Om handlingarna innehåller oklarheter eller uppgifter som strider mot varandra skall handlingarna gälla i följande ordning om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat: (i) Tillägg till och ändringar i Avtalet (ii) Detta Avtal jämte tillhörande bilaga 1 Pris- och destinationslista (iii) Försvarsmaktens Avrop (iv) Försvarsmaktens förfrågningsunderlag FM-132-07 (v) Leverantörens lämnade anbud 3. AVTALSTID M M 3.1 Detta Avtal gäller från och med 2007-09-01 och fram till och med 2008-09-30. Vid avtalsperiodens utgång upphör Avtalet gälla utan föregående uppsägning. 3.2 Försvarsmakten äger rätt, men är inte skyldig, förlänga Avtalet på oförändrade villkor under högst ett (1) år. Sådan förlängning av Avtalet får ske vid högst två (2) tillfällen, dock alltid som längst sammanlagt ett (1) år från Avtalet annars skulle upphört gälla enligt punkt 3.1 ovan. Avser Försvarsmakten förlänga Avtalets giltighet skall Försvarsmakten skriftligen Meddela detta enligt sektion 12. till Leverantören senast två (2) månader före Avtalet annars upphör gälla. 4. PARTERNAS ÅTAGANDEN 4.1 Leverantören åtar sig efter avrop från Försvarsmakten tillhandhålla Tjänsterna som framgår i Bilaga 1 till Försvarsmakten. tillse och ansvara för erforderlig kompetens och kapacitet löpande finns tillgå hos Leverantören under hela avtalsperioden avseende samtliga de Tjänster som omfas av detta Avtal. omedelbart meddela Försvarsmakten om förändringar sker avseende för Leverantören utfärdade tillstånd med anknytning till detta Avtal. till Försvarsmakten återrapportera statistik avseende Tjänsterna d.v.s. allt resande på flugen basis i alla tillgängliga priskategorier (specificerade) d.v.s. även publika priser som omfas av detta Avtal, årskort och buntbiljetter. Återrapportering skall ske varje tre (3) månader under hela avtalstiden. Den första återrapporten skall vara Försvarsmakten tillhanda senast fyra (4) månader efter detta Avtals undertecknande och avse de första tre (3) månaderna av avtalstiden. Därefter skall återrapportering ske senast 60 dagar
3 (10) efter utgången av varje påföljande tremånadersperiod. Om statistiken inte levererats senast 60 dagar efter utgången av en tremånadersperiod utgår ett vite om SEK 10 000 per varje sådan försening. Dessutom skall Leverantören senast en månad efter detta Avtal upphört gälla tillställa Försvarsmakten en slutrapport med återrapportering avseende hela avtalstiden. Rapporten skall, om Försvarsmakten så begär, lämnas på en CD-ROM skiva med uppgifter läsbara i Microsoft Word och/eller Excel format. I rapporten skall alltid bl a framgå: (a) Alla bokade och utnyttjade (även publicerade) resor enligt detta Avtal Per resebyrå (IATA-nummer) och Internetbokning skall anges: (b) (c) (d) (e) (f) Destination (Sträcka) Antal resor statistik skall innehålla uppgift om pris exklusive sker och avgifter exklusive moms. Statistik skall levereras i Excel- format via Email Statistik skall levereras separat för publika och utvärderade priser Leverantören skall under avtalstiden leverera statistik nedbruten per avropsberättigad myndighet. alla avtalade takpriser skall vara tillgängliga i GDS:erna under avtalskoden 001382 och finnas tillgängliga på Internet senast 2007-08-01. Leverantören skall arbeta för alla publicerade priser laddas under avtalskoden. I det fall Avtal undertecknats mindre än två veckor innan angivet datum har Leverantören två (2) veckor från det Avtal undertecknats av båda parter genomföra detta åtagande. Om Leverantören inte utfört sitt åtagande inom angiven tidsfrist utgår ett vite om 10 000 kr per påbörjad vecka varmed laddningen blir försenad. lämna återbäring till Försvarsmakten för finansiering av administrativ service enligt vad som beslutats inom den statliga inköpssamordningen. Det belopp Leverantören skall återbetala till Försvarsmakten uppgår till en (1) % av biljetterad omsättning (exklusive sker och avgifter och exklusive moms) för de utvärderade klasserna inom ramen för detta Avtal. Försvarsmakten beräknar och fakturerar Leverantören kvartalsvis i efterskott. Faktura skall ha en betalningstid om 30 dagar. om Försvarsmakten så begär låta Försvarsmakten själv eller genom ombud genomföra granskning av leverantörens bokföring och annat räkenskapsmateriel. Leverantören förbinder sig därvid vara Försvarsmakten behjälplig bl a genom lämna ut relevanta handlingar och ställa personal till förfogande för frågor m m. inte utan Försvarsmaktens föregående utryckliga skriftliga medgivande i pressmeddelande, marknadsföring eller annat hänvisa till, eller åberopa, detta
4 (10) Avtal eller material eller information som Leverantören upprättat, tagit del av eller erhållit genom detta Avtal. arbeta för erbjuda avtalade priser genom Kronflygs bokningssystem via API- koppling. 4.2 Försvarsmakten åtar sig på de villkor som anges i detta Avtal till Leverantören betala för utförda och godkända Tjänster enligt mellan parterna skriftligt överenskomna priser. 4.3 Parterna åtar sig kontinuerligt hålla varandra underrättade om samtliga framsteg som görs, såväl tekniska, ekonomiska som andra, vilka kan medföra rationaliseringar. aktivt verka för information om detta Avtal finns och sprids inom de delar av Försvarsmakten respektive hos Leverantören där det är tillämpligt. 5. GARANTIER 5.1 Leverantören garanterar samtliga skall krav i Förfrågningsunderlaget nr FM 132-07 är uppfyllda. denne innehar gällande och för branschen sedvanlig(a) försäkring(ar) avseende all verksamhet som omfas av detta Avtal. 6. GENOMFÖRANDE 6.1 Leverantören skall utföra Tjänsterna enligt detta Avtal med största omsorg, enligt överenskommen specifikation och tidsplan samt på ett i övrigt fackmannamässigt sätt. Tjänsterna skall vidare alltid utföras professionellt, med iakttagande av god sedvänja inom branschen och med tillvaratagande av Försvarsmaktens intresse. 6.2 Leverantören är medveten om Försvarsmaktens bestämmelser avseende samtliga eventuella bonusar och andra förmåner som intjänas genom resor enligt detta Avtal tillfaller Försvarsmakten och inte myndighetens anställda personligen varför sådan bonus och/eller andra förmåner endast kan användas för resor i tjänsten. Leverantören är även medveten om Försvarsmaktens personal ej p g a resande enligt detta Avtal skall erhålla erbjudanden om raberade privatresor eller dylika erbjudanden som ej är tillgängliga för allmänheten. 7. AVROP 7.1 Försvarsmakten äger under hela avtalsperioden rätt fritt avropa Tjänst(er) som omfas av detta Avtal från Leverantören. Vid avrop från avtalet äger Försvarsmakten rätt, enligt föreskrifterna i detta Avtal, boka biljett med de(n) Leverantör(er) som avtal är tecknat med på den aktuella destinationen. Leverantörens pris får ej överstiga det takpris som anges i detta Avtal. Avroparen skall vid
5 (10) respektive avrop välja boka den resa som tidtabellsmässigt överensstämmer med resenärens önskemål och har lägst pris. Försvarsmakten skall inom ramen för detta Avtal ges tillgång till alla publika priser genom dessa laddas under avtalskoden. 7.2 Avrop skall ske via GDS, Leverantörens Internetbaserade bokningssystem eller Kronflygs bokningssystem. Avrop skall kunna ske vid av varje myndighet anlitad resebyrå som har rättighet ställa ut inrikes flygbiljetter. Leverantören skall tillhandahålla priser i utvärderade kategorier till av Försvarsmakten angiven avtalskod. I Amadeus är det R,u 001382. Avropare skall ange avtalskod vid bokning av biljetter enligt detta avtal. Detta gäller även i de fall bokning sker via Internetbaserade system. Avseende faktureringsvillkoren, dock med minst 30 dagars betalningstid, sker separata överenskommelser med respektive myndighet. 7.3 Försvarsmakten tillhandahåller information avseende avropsberättigade myndigheter. Leverantören åtar sig, i de fall Internetbaserade bokningssystem erbjuds inom ramen för detta Avtal, tillse möjlighet för respektive myndighet skapa konto finns. 7.4 Om årskort för hela linjenätet eller för enskilda destinationer samt buntbiljetter erbjuds omfas även dessa av detta Avtal. 7.5 Avrop kan även omfa specifika behov såsom gruppresor, frekvent återkommande resor under vissa perioder, resor med speciellt bagage etc. Vid dessa tillfällen kan parterna överenskomma om särskilda villkor beträffande pris, utförande mm.. 7.6 Försvarsmaktens/Kronflygs behov skall administreras och distribueras via Kronflygs bokningssystem. Återlämning av flygstolar sker tidigast 48 timmar före avgång. Fakturaadress avseende denna punkt är: Försvarsmakten 1010, Ekonomiredovisningsenheten, 107 86 STOCKHOLM. Destinationer och volymer kan under avtalsperioden förändras. Dessa flygstolar avropas direkt av Kronflyg gentemot Leverantör. 8. PRIS 8.1 Priserna som anges i Bilaga 1 är takpriser. Priserna är exklusive sker och avgifter exklusive moms. Försvarsmakten har vid avrop rätt inom ramen för detta Avtal nyttja andra lägre priser som Leverantören erbjuder. Priserna får dock aldrig vid något enskilt avropstillfälle överstiga takpriserna för respektive biljettkategori. 8.2 Samtliga priser som anges i prislistan skall gälla oförändrade under hela avtalstiden utan någon annan prisreglering, valutareglering eller annan justering än vad som framkommer i denna punkt. Leverantör äger rätt justera priserna i det fall sker eller avgifter som Leverantören ej kan påverka förändras. 8.3 För det fall Leverantörens allmänna prisnivå avseende Tjänster som omfas av detta Avtal är lägre än i detta Avtal överenskomna priser skall alltid dessa lägre priser tillämpas vid Avrop från Försvarsmakten utan detta behöver regleras särskilt.
6 (10) 9. PERSONAL 9.1 Leverantören ansvarar för, och åtar sig tillse, Leverantörens personal som utför Tjänst(er) eller annat arbete som omfas av detta Avtal alltid innehar erforderlig kunskap och erfarenhet för uppdragets genomförande. 10. UNDERLEVERANTÖR 10.1 Om underleverantör anlitats ansvarar Leverantören alltid gentemot Försvarsmakten för underleverantören som för Leverantörens egen del enligt detta Avtal. 11. SEKRETESS 11.1 Parterna förbinder sig inte röja eller på något sätt utnyttja enligt lag sekretessbelagd uppgift som part får del av genom tillkomsten eller genomförandet av detta Avtal. Leverantören åtar sig därvid och ansvarar för samtliga de medarbetare Leverantören sysselsätter med uppdrag enligt detta Avtal har gjorts uppmärksamma på gällande relevanta bestämmelser om sekretess enligt detta Avtal samt vad som i övrigt följer av lag eller föreskrift avseende sekretess. Leverantören förbinder sig därutöver överhuvudtaget inte i något fall röja eller på annat sätt utnyttja känsliga uppgifter som Leverantören får tillgång till vid utförande av Tjänsten eller eljest genom detta Avtal. 11.2 Leverantören äger inte utan Försvarsmaktens föregående uttryckliga skriftliga tillåtelse publicera eller eljest offentliggöra rapporter eller annat material eller information som Leverantören upprättat, erhållit eller tagit del av genom detta Avtal. 11.3 Sekretess enligt denna sektion 11. gäller även efter det Avtalet i övrigt upphört gälla mellan parterna. 12. VERKSAMHET 12.1 Leverantören skall inte under uppdragstiden utöva någon verksamhet som i något avseende negativt kan påverka Försvarsmaktens förtroende vad avser Leverantörens åtaganden enligt detta Avtal. Vid osäkerhet om viss verksamhet kan falla under denna bestämmelse åligger det Leverantören snarast kontakta Försvarsmakten. 13. MEDDELANDEN 13.1 Samtliga Meddelande(n) mellan parterna enligt detta Avtal skall för vara giltiga ske skriftligen och skickas till följande adresser. För Försvarsmakten kommersiellt Upphandlingsenheten Jorma Kujansuu Tel 08-514 390 00 E-post upphe@mil.se
7 (10) Avseende bokningsrutiner Reseenheten Lisen Espeland Tel 08-514 391 09, 070-617 91 09 E-post lisen.espeland@pub.mil.se Avseende produktområdet Reseenheten Nils-Åke Larsson Tel 08-514 391 08, 070-585 08 06 E-post nils-ake.larsson@mil.se För Leverantören Kalmarflyg AB Anna Soltorp, Robert Allard Tel 0480-465000 Fax 0480-256457 E-post info@kalmarflyg.se 13.2 Meddelande får skickas genom bud eller brev. Meddelande(n) som skickats per brev skall därvid anses ha kommit den andra parten tillhanda fem (5) dagar efter avsändandet. Det åligger därvid avsändaren visa brevet avsänts viss dag till den andra parten. Meddelande(n) som skickats per bud skall därvid anses ha kommit den andra parten tillhanda då behörigen underskriven mottagningsbekräftelse erhållits. 13.3 Det åligger parterna hålla varandra underrättade om aktuella adresser, telefon- och faxnummer samt e-postadresser. För fullgörande av detta Avtal behöver Försvarsmakten endast försöka nå Leverantören på den adress, telefon- och faxnummer samt e-postadress som angivits i detta Avtal eller på de ändrade adresser Försvarsmakten fått del av. 14. ÖVERLÅTELSE AV AVTALET M M 14.1 Leverantören äger inte rätt utan Försvarsmaktens skriftliga medgivande helt eller delvis överlåta Avtalet till någon tredje part. 14.2 Leverantören äger inte utan Försvarsmaktens föregående skriftliga tillåtelse överlåta fordringar eller andra anspråk (inklusive bl a krav på skadestånd) hänförliga till detta Avtal till någon tredje part. 15. ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG 15.1 Ändringar och tillägg till detta Avtal skall för vara giltiga vara skriftliga och undertecknade av för respektive part behörig(a) person(er). 16. FORCE MAJEURE
8 (10) 16.1 Part skall vara befriad från påföljd för underlåtenhet fullgöra åtagande(n) enligt detta Avtal om underlåtenheten har sin grund i omständighet(er) utanför parts kontroll som förhindrar parts fullgörande av åtagande(n) enligt Avtalet. Omständigheter som befriar part från fullgörande av åtagande(n) enligt detta Avtal skall bl a vara krig eller krigsfara, uppror eller upplopp, mobilisering, eller oförutsedda militärinkallelser av större omfning, rekvisition, terrorism, omfande brand eller översvämning, valutarestriktioner, arbetsmarknadskonflikt samt ändrade anslag eller direktiv från statsmakterna. 16.2 För vara befriad från påföljd åligger det den part vars fullgörande hindras snarast skriftligen Meddela den andra parten om hindret. 16.3 Förhindrad part skall vidta skäliga ansträngningar för mildra omfningen och effekten av hindret samt återuppta fullgörandet av åtagande(n) som förhindrats så snart detta praktiskt kan ske. 16.4 Då förhindret pågått i mer än trettio (30) dagar äger den part vars åtagande(n) inte varit förhindrade rätt omedelbart skriftligen säga upp Avtalet helt eller till de delarvars fullgörande varit förhindrade med iakttagande av en (1) månads uppsägningstid. 17. UPPSÄGNING 17.1 Anser part den andra parten inte tillfredställande fullgör sina åtaganden enligt Avtalet skall den missnöjde parten skriftligen Meddela den andra parten detta med angivande av på vilket/vilka sätt part anser den andra parten inte fullgör/fullgjort sina åtaganden enligt Avtalet. Den andra parten äger då snarast, dock senast inom fyra (4) veckor från sådant Meddelande mottagits, vidta rättelse. Har rättelse inte vidtagits inom den föreskrivna tiden äger den missnöjde parten omedelbart säga upp Avtalet med tre (3) månaders uppsägningstid. Uppsägning av Avtalet skall för vara giltig ske i Meddelande till den andra parten. 17.2 Förutom vad som anges i punkt 17.1 äger Försvarsmakten rätt omedelbart säga upp Avtalet med tre (3) månaders uppsägningstid om (i) Leverantören väsentligt misskött sina åtaganden (ii) Leverantören brutit mot Avtalet (iii) Leverantören inleder ackordförfarande, försätts i likvidation eller konkurs eller eljest kan antas vara på obestånd (iv) Försvarsmaktens anslag från Statsmakterna väsentligt förändras (v) väsentlig förändring vidtagits eller kommer vidtas avseende Försvarsmaktens organisation (vi) ny lagstiftning eller nya direktiv tillkommit som väsentligen påverkat förutsättningarna för detta Avtal. 17.3 Har Försvarsmakten sagt upp Avtalet skall Leverantören redovisa resultatet av allt utfört arbete enligt Avtalet i en slutrapport till Försvarsmakten. Vidare skall Leverantören, om Försvarsmakten så begär, till Försvarsmakten överlämna kopia av
9 (10) samtliga i anledning av Avtalet framtagna handlingar senast när Försvarsmakten fullgjort sin betalningsskyldighet. 18. HÄVNING 18.1 Part äger rätt omedelbart häva Avtalet om den andra parten i väsentligt hänseende brutit mot Avtalet. Part äger vidare rätt omdelbart häva enskilt/enskilda avrop om den andra parten i väsentligt hänseende brutit mot vad som överenskommits om visst avrop. Hävning av Avtalet och/eller avrop skall för vara giltig ske i Meddelande till den andra parten. 18.2 Utöver vad som anges i punkt 18.1 äger Försvarsmakten alltid rätt omedelbart häva Avtalet om Leverantören lämnat oriktiga uppgifter i anbudet eller på annat sätt i samband med upphandlingen och dessa uppgifter inte varit av oväsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelningen av detta Avtal. 19. SKADESTÅND 19.1 Har Försvarsmakten sagt upp avtalet enligt punkt 17.1 eller 17.2 p (i)-(ii) eller hävt Avtalet enligt sektion 18. äger Försvarsmakten rätt till skadestånd motsvarande samtliga Försvarsmakten kostnader för avveckla Avtalet, byte av leverantör samt för alla merkostnader och övrig skada. 19.2 Har Leverantören sagt upp eller hävt Avtalet till följd av Försvarsmakten i väsentligt hänseende brutit mot Avtalet äger Leverantören rätt till skadestånd för liden skada högst uppgående till det negativa kontraktsintresset. Krav på skadestånd skall ha Meddelats Försvarsmakten inom ett (1) år från Avtalet upphört gälla vid äventyr av Leverantören därefter inte längre äger göra gällande några krav på skadestånd hänförligt till Avtalet. 20. PARTER M M 20.1 Försvarsmakten och Leverantören är såväl före som efter Avtalets ingående självständiga parter och detta Avtal innebär inte något anställningsförhållande eller annat vidare samarbete än vad som uttryckligen framgår av Avtalet tillkommit mellan parterna. 21. ÖVRIGT 21.1 Detta Avtal ersätter samtliga eventuella tidigare överenskommelser och åtaganden avseende det som detta Avtal behandlar. 21.2 För det fall något villkor i detta avtal befinns vara lagstridigt, inte verkställbart eller ogiltigt, skall förpliktelserna enligt villkoret vara utan kraft och verkan. Övriga villkor skall gälla och fullgöras så långt det är lagligen möjligt.
10 (10) 21.3 Detta Avtal inskränker ej Försvarsmaktens rätt under tiden detta Avtal gäller och därefter fritt köpa samma eller motsvarande Tjänster av tredje part när det gäller gruppresor (med grupp avses 10 personer eller fler). 22. LAGVAL 22.1 Detta Avtal skall till dess helhet vara underkastat svensk rätt utan hänsyn till lagvalsregler. 23. TVIST 23.1 Tvist angående tolkning eller tillämpning av detta Avtal och därmed sammanhängande frågor skall avgöras av svensk allmän domstol med tillämpning av svensk rätt. Detta Avtal har upprättats i två (2) likalydande originalexemplar, varav parterna tagit var sitt. Stockholm den Ort och datum FÖRSVARSMAKTEN Försvarsmaktens logistik KALMARFLYG AB Namnförtydligande Namnförtydligande