www.pwc.se Rådgivningsrapport Hans Forsström Maria Strömbäck Kerstin Svensson maj 2015 Utköp av tjänsteman utredning av processerna runt beslut Pajala kommun
Innehållsförteckning Uppdrag... 1 Bakgrund... 1 Frågeställningar... 1 Uppdragets genomförande... 2 Resultat av utredningen... 3 Policy och riktlinjer... 3 Styrdokument... 3 Hantering i kommunen... 3 Vår bedömning... 4 Underlag och dokumentation... 5 Dokumentation... 5 Muntlig information... 5 Vår bedömning... 6 Kvalitetsbrister... 6 Ärendehandläggningen... 6 Dokumentation... 7 Policys och riktlinjer... 7 Delegationsordning... 8 Vår bedömning... 8 Formell hantering... 9 Vår bedömning... 10 Finansiering/budgetering av det genomförda utköpet?... 11 Identifierade förbättringsområden... 11 Pajala kommun
Uppdrag Bakgrund Med anledning av den debatt som uppstått efter att det blivit känt att kommunen med hänvisning till personliga skäl valt att köpa ut en tjänsteman med 18 månadslöner har kommunstyrelsen beslutat anlita extern konsult för att utreda om ärendet är korrekt hanterat samt vilka eventuella förbättringsbehov som kan finnas inför framtida hantering av liknande personalärenden. Frågeställningar Kommunstyrelsens ordförande och personalutskottets ordförande har gett i uppdrag att genomföra en utredning av processen i samband med utköp av tjänsteman. Från medverkar Hans Forsström, Maria Strömbäck samt Kerstin Svensson. Utredningen omfattar följande frågeställningar: fastställda policys, riktlinjer och rutiner inom HR-/personalområdet? handläggning? dokumentation föreligger avseende ärendets exempelvis tillämpad delegationsordning, kommunikation och meddelande till ansvarig politisk nivå samt i övrigt enligt vad som kan anses följa av gällande krav på offentliga myndigheter? riktlinjer, delegationsordning? Uppdraget avser att utreda och belysa processen och hanteringen i ärendet, inte att bedöma lämpligheten i det fattade beslutet i sig. Utredningen ska dels ge svar på ovan nämnda frågeställningar samt kunna ge underlag för eventuella förbättringar. Pajala kommun 1 av 12
Uppdragets genomförande Utredningen har genomförts enligt nedan: 1. har inledningsvis tagit del av för ärendet aktuella riktlinjer och rutinbeskrivningar inom personalområdet 2. har vidare tagit del av den dokumentation ( tidslinje /motsvarande) som upprättats i ärendet samt av de allmänna handlingar som förekommit i ärendet 3. Därefter har ett urval gjorts avs vilka befattningshavare som bör intervjuas för att utredningen ska kunna svara på frågeställningarna ovan. Urvalet har skett i samråd med uppdragsgivaren 4. har genomfört överenskomna intervjuer 31/3 och 1/4. Följande har intervjuats: kommunchef (tillika kommunens personalchef), administrativ chef, rehab-handläggare, personalkonsult, ekonom, IT-chef samt kommunikatör. Dessutom personalutskottets, PU, nuvarande ordförande samt för år 2014 dåvarande ordförande och en ledamot. 5. har analyserat skriftlig dokumentation och den information som erhållits via intervjuerna, samt sammanställt ett rapportutkast 6. Avstämning med uppdragsgivaren har genomförts för att säkerställa att ovan nämnda frågeställningar har besvarats 7. Eventuella komplettering av utredningen har genomförts 8. Slutlig rapport har därefter sammanställts av 9. slutrapportering har skett såväl muntligt som skriftligt för uppdragsgivaren Material såsom riktlinjer och rutinbeskrivningar, dokumentation i ärendet etc har sammanställts och tillhandahållits av kommunen. Pajala kommun 2 av 12
Resultat av utredningen Policy och riktlinjer Har kommunförvaltningen och personalutskottet i det aktuella ärendet följt fastställda policys, riktlinjer och rutiner inom HR-/personalområdet? Styrdokument De dokument vi tagit del av är: Rutiner i samband med uppsägning av personal, beslutad i kommunstyrelsen 2008-05-26 42 samt reviderad 2013-06-17 Riktlinjer för personalavveckling, beslutad av kommunstyrelsen 2008-05-26 42, reviderad senast 2013-06-17 Skriftlig information: Uppsägningstider med ändring att gälla fr.o.m. 2012-05-01, reviderad 2013-07-03 Rehabiliteringsrutiner, beslutad av kommunstyrelsen 2013-02-11, reviderad 2013-06-17 Allmänna anvisningar. Delegationsordning för beslutanderätt i personalärenden, beslutad av kommunstyrelsen 2011-11-21 133, reviderad 2013-12-16. Förutom ovan nämnda dokument har kommunen att förhålla sig till den arbetsrättsliga lagstiftningen inom området (bl a arbetsmiljölagen, lagen om anställningsskydd, diskrimineringslagen). Lagarna anger framför allt arbetsgivarens ansvar i förhållande till arbetstagaren. Hantering i kommunen I det aktuella fallet har ansvarig chef, kommunchefen, hanterat ärendet som ett rehabiliteringsärende först i samband med att anmälan om trakasserier inkom. Vid intervjuerna beskrivs dock att ett flertal åtgärder har vidtagits i syfte att erbjuda arbetsuppgifter för den anställde under de senaste åren, men som inte kan verifieras genom någon dokumentation. Under hösten 2014 uppfattas ärendet eskalera av ansvarig chef. Stöd togs då av administrativ chef, kontakter togs med facklig organisation kring åtgärdsförslag samt gjordes en utredning avseende anmälda trakasserier. När avslut blev aktuellt har kommunchef med stöd av administrativ chef hanterat processen. Stöd har inhämtats från SKL. Kommunchef och administrativ chef anser att de följt delegationsbestämmelserna. Viss dokumentation har, enligt muntliga uppgifter, makulerats i samband med avslutet, detta efter kontakt med SKL. Pajala kommun 3 av 12
I samband med diskussioner kring avslut av anställning har kontakter tagits mellan administrativ chef och extern expertis (SKL). Personalavdelningen i kommunen har dock inte varit delaktig i ärendet, utan detta har hanterats uteslutande av kommunchef och i slutfasen även av administrativ chef. Detta enligt önskan från den berörda tjänstemannen. Generellt beskriver personalavdelningens handläggare och representanter för personalutskottet en bild av hur hantering och kommunikation bör ske kring personalärenden. Medan vi uppfattar att kommunchef och administrativ chef ger en en annan bild av vilka rutiner som gäller och hur dessa bör tillämpas. Vår bedömning I avtal om anställningens upphörande används begreppet uppsägning på grund av personliga skäl, vilket regleras både i delegationsordning och i riktlinjer. Vår bedömning är att delegationsbeslut inte kan ta över det som har angetts i riktlinjer utfärdade av överordnad instans i kommunen. Om dessa har ansetts icke tillämpliga, vilket delvis framkommer, anser vi att en tydlig avstämning med politisk nivå hade varit en rimlig och nödvändig minsta åtgärd innan avsteg från riktlinjen görs. Rent formellt borde beslutsfrågan hänvisats till den politiska nivån då överenskommelsen/utköpet kunde hamna på en nivå utöver vad riktlinjerna anger. Vår bedömning är att oavsett om ärendet har bedömts som ett rehabiliteringsärende eller ej, bör arbetsgivaren dokumentera vidtagna åtgärder gällande personaladministrativ verksamhet. Detta inte minst för att kunna visa på att kommunen fullföljt sitt arbetsgivaransvar. Vi anser att den information som gavs till PU i februari 2015, där Försäkringskassans upprättande av rehabiliteringsplan nämns, ger bilden av att ärendet var ett rehabiliteringsärende. I vad mån riktlinjer har följts har vi dock svårt att bedöma i och med att dokumentation saknas. Vår bild är också att det finns en märkbar skillnad inom kommunen avseende vilken dokumentation som bör finnas, liksom avseende vilken information och kommunikation mellan tjänstemannanivå och politik som bör finnas, i personalärenden. Pajala kommun 4 av 12
Underlag och dokumentation Vilka underlag och vilken dokumentation föreligger avseende ärendets handläggning? Dokumentation Det skriftliga underlag som finns i tjänstemannens personakt är undertecknat avtal/överenskommelse mellan tjänstemannen och kommunchefen samt en sekretessbelagd utredning. Noteras ska att så sent som 2015-03-11, d v s efter att denna utredning hade inletts, har en presentation i powerpoint-format lagts till i diariet i ärendet. Av ett mejl som åtföljer diarieföringen framgår att detta är den sammanställning av händelser/tidslinje i ärendet som presenterades för PU vid dess extra möte 2015-02-12 kompletterad med datum för de olika händelserna. Vid intervjuer framkommer att ytterligare dokumentation ska ha funnits i ärendet men bedömts som arbetsmaterial och därmed raderats i samband med anställningens avslutande. Någon dokumentation från den fackliga samverkan som förevarit i ärendet har inte sparats. Tjänstemannabeslut har, efter kontakt med den anställde, fattats om att inte diarieföra inkommen handling. Det initierat och motiverat av att administrativ chef önskat skydda den berörde tjänstemannen. Det finns således ingen dokumentation i dagsläget över de åtgärder som har initierats av kommunen som arbetsgivare i syfte att underlätta återgång i arbete. Muntlig information Muntlig information i ärendet uppges ha lämnats löpande sedan våren/sommaren 2014 och till dess avtal om anställningens upphörande var undertecknat. Informationen lämnades av kommunchef till dåvarande kommunalråd/ kommunstyrelsens ordförande. Samtidigt har vi i intervjuer fått beskrivet att dåvarande ordförande i PU efter muntliga signaler om något särskilt personalärende önskat information om ärendet. I samband med beredning inför PU-möte i december 2014 har PU.s ordförande fått besked om att det är ett pågående sekretessbelagt rehabiliteringsärende. Administrativ chef ska också muntligt ha informerat PU vid mötet 1/12 2014 angående detta. Informationen uppfattades av PU-ordföranden som knapp och sekretessbelagd, varför ingen ytterligare information efterfrågades vid detta tillfälle. Delegationsbeslut gällande avtalet om utköp har inte rapporterats muntligt eller varit tillgängligt i delegationspärmen vid PU:s decembermöte. Delegationsbeslutet infördes dock senare i pärmen. PU begärde senare information om ärendet då utköpet blivit allmänt känt och fick en presentation av kommunchef och administrativ chef vid sitt möte 2015-02-12. Pajala kommun 5 av 12
Vår bedömning Vi har full förståelse för ärendets känslighet och att en överdriven dokumentation, om den görs offentlig, kan göra mer skada än nytta. Vår bedömning är dock att det är av stort värde och en skyldighet för tjänstemän att dokumentera i enlighet med gällande riktlinjer. Dessa är framtagna för att säkerställa ett förfaringssätt som innebär en likvärdig hantering och därmed också skapar en trygghet hos ansvariga politiker. Övervägande om att sekretessbelägga viss dokumentation istället för att radera information, borde kunna ha säkerställt att informationen inte blev allmänt tillgänglig. Vidare kan det inte ses som självklart att undanhålla information från ansvariga politiker med hänvisning till sekretess utan de uppgifter som krävt sekretess borde ha gjorts kända för berörda politiker i PU under förutsättning att detta hade kunnat ske utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men. Givetvis med tydlighet att politikerna i PU omfattas av sekretesskraven och inte kan röja uppgifterna vidare. (Offentlighets och sekretesslagen 2009: 400 39 kap 1-3 : Sekretess till skydd för enskild i personaladministrativ verksamhet.). Det har för oss inte presenterats någon omständighet som tyder på att den enskilde i detta fall riskerade lida men om uppgifterna gjordes kända för de i PU ansvariga politikerna. Ifall sådana omständigheter fanns borde dessa ha presenterats för politikerna och då fungerat som motivation till att inte informera politikerna om ärendet. Nu uppfattar vi att bristen på dokumentation och information i ärendet istället för politisk förankring och skydd av den enskilde har skapat en osäkerhet och lett till en mängd frågor kring hur hanteringen av ärendet gått till. Kvalitetsbrister Finns kvalitetsbrister i ärendehandläggningen, dokumentation, policys och riktlinjer och delegationsordning? Ärendehandläggningen Som tidigare nämnts hanterades frågan först hösten 2014 som ett tydligt rehabiliteringsärende av kommunchefen. I samband med att avslut av ärendet närmades och jurist istället för facklig organisation företrädde den berörda tjänstemannen upplevde sig kommunchefen, liksom administrativa chefen pressad i situationen. Pajala kommun 6 av 12
Konsultation uppges för förhandlingen ha skett med sakkunnig vid SKL, Sveriges kommuner och landsting, av administrativ chef i ärendet, men inget juridiskt stöd fanns tillgängligt vid själva förhandlingen av avtalet/överenskommelsen mellan parterna. Förhandlingen kring avtalet genomfördes utan någon avstämning med politiken. Enligt uppgift utgick kommunchef och administrativ chef från att det skulle kunna kosta kommunen mer än den överenskommelse som ingicks om ärendet gick vidare, t ex till Arbetsdomstolen. Kommunens möjligheter att ytterligare gå tjänstemannen till mötes vad avser arbetsuppgifter och arbetssituation bedömdes av kommunchef som, om inte uttömda, mycket små. Därav önskades ett snabbt avslut, men också med hänvisning till en ambition att skydda kommunens varumärke. Dokumentation Dokumentation i enlighet med riktlinjer och rutiner för rehabiliteringsärenden beskrivs delvis har funnits, men uppges ha raderats i samband med avslut. Dokumentation har raderats med motivering att den bestod av arbetsmaterial. Möjlighet att istället sekretessbelägga denna dokumentation - vilket i normalfallet kan ske i upp till 50 år när det gäller personaladministrativa uppgifter - har inte övervägts. Avseende den dokumentation som bör finnas i ärendet hänvisar kommunchef till administrativ chef. Denne anser att dokumentationen kring detta ärende har hanterats mer rätt än vanligt. Det framgår dock inte klart vad som avses med detta, men vi tolkar det som att rensning av arbetsmaterial etc i personalärenden som avslutas normalt inte sker så noggrant som i det här aktuella ärendet. En viss osäkerhet framgår kring vad som ska arkiveras och hur. Dokumentation från fackliga informations- och samrådsmöten anser dock både kommunchef och administrativ chef borde ha sparats och funnits tillgängligt i personakten. Avtalet/överenskommelsens formulering om uppsägning på grund av personliga skäl anses av kommunchef och administrativ chef inte vara helt optimal. Formuleringen motiveras av att en befintlig mall har använts med denna formulering. Policys och riktlinjer Aktuella riktlinjer och rutinbeskrivningar är reviderade under 2013. Av våra intervjuer framgår att riktlinjerna vad avser rehabilitering är väl kända och etablerade hos kommunens chefer. Rehabiliteringsrutinen anger krav på dokumentation. I aktuellt ärende har viss dokumentation tagits fram, men finns också i minnet hos administrativ chef. Pajala kommun 7 av 12
Av riktlinje framkommer att vid avslut av rehabilitering ska en sammanfattning av vidtagna åtgärder och utfall av rehabiliteringen dokumenteras. Samtliga handlingar avseende ärendet ska enligt rehabiliteringsrutinen arkiveras i kommunarkivet. Så har inte skett i detta ärende, se ovan. Olika tolkningar råder bland de intervjuade avseende dokumentationskraven i rehabiliteringsrutinen. Även tolkningen av om detta var ett rehabiliteringsärende i egentlig mening har spelat in i bedömningen av vad som ska sparas respektive rensas bort. Delegationsordning Delegationsordningen är reviderad under december 2013. Kommunchef och administrativ chef anser sig ha följt gällande delegationsordning. Det framgår av bilaga till delegationsordningen att kommunchef har rätt att besluta om anställnings upphävande uppsägning på grund av personliga skäl. Något belopp anges inte i delegationsordningen. Administrativ chef har rätt att fatta beslut om ekonomiska överenskommelser vid så kallad rehabiliteringsuppsägningar. Något belopp anges inte. Delegationsbeslut ska alltid anmälas till kommunstyrelsen via personalutskottet. Dessa ska redovisas senast under första veckan i närmast påföljande månad för anmälan till kommunstyrelsen via utskottet på dess nästkommande sammanträde. Vi utvecklar frågan om delegationens omfattning för dylika ärenden längre fram i rapporten under rubriken Formell hantering. Delegationsbeslut i ärendet har inte anmälts enligt ovan. Intervjuade politiker uppger sig också sakna/efterlysa en mer aktiv information från berörda tjänstemän kring detta ärende, då det inte kan anses vara ett rutinärende. I efterhand konstaterar både kommunchef och administrativ chef att en mer aktiv dialog med politiken hade varit av värde. Av intervjuer framkommer att spelplanen mellan tjänstemän och de förtroendevalda i PU tidigare har upplevts som tydlig. Detta ärende uppges dock visa på behov av att ytterligare tydliggöra den skiljelinje och de arbetsformer som ska/bör finnas mellan de två nivåerna. Vår bedömning Vi uppfattar att kvalitetsbrister finns vad avser dokumentation, följsamhet mot riktlinjer och policy samt anmälan om delegationsbeslut. Dessa frågor redogörs för på andra ställen i rapporten. Mot bakgrund av att ringa dokumentation finns att ta del av är det svårare att avgöra om kvalitetsbrister finns/funnits i själva ärendehandläggningen. Pajala kommun 8 av 12
Muntliga uppgifter finns om att ett antal åtgärder har vidtagits i ärendet. Vi kan dock notera att anmälan om sexuella trakasserier har utretts skyndsamt och dokumenterats vilket framgått både av vår utredning och av uppgifter som tidigare presenterats i media. Formell hantering Har det fattade beslutet i ärendet följt en korrekt formell hantering vad gäller exempelvis tillämpad delegationsordning, kommunikation och meddelande till ansvarig politisk nivå samt i övrigt enligt vad som kan anses följa av gällande krav på offentliga myndigheter? Gällande delegationsordning ger kommunchef rätt att fatta beslut avseende uppsägning på grund av personliga skäl. Häri anges ingen övre gräns för vilket ekonomiskt åtagande detta får medföra för kommunen, vare sig i form av kronor eller uppsägningstid. I de riktlinjer för avveckling som kommunstyrelsen antagit framgår dock att uppsägningstiden vid personliga skäl är sex månader. Dessa riktlinjer är då de är beslutade av kommunstyrelsen generellt gällande och torde därmed föregripa underliggande organs möjlighet att i delegationsordning ange något som går utöver riktlinjerna. Något som PU i sin delegationsordning heller inte har gjort. PU har, som ovan redovisats, inte fått information i ärendet, utan information har getts till dåvarande kommunalråd. Ingen information uppges ha lämnats till PU från denne. Vi har ovan också redogjort bl a för att återrapportering av det aktuella delegationsbeslutet (undertecknat avtal) inte har ingått i den delegationspärm som PU:s ledamöter haft tillgång till vid sitt närmaste möte efter att beslutet fattades. Ett av skälen till att delegationsbeslut ska meddelas ansvarig nämnd (i detta fall PU) är, utöver att ansvariga politiker ska känna till hur deras ansvar via delegation tillämpas, att tydliggöra politikens skyldighet att ställa krav på tjänstemännen t ex avseende rapportering och ange formerna för hur fattade delegationsbeslut ska meddelas ansvarig nämnd. Utifrån detta kan ansvariga politiker, och i praktiken kanske PU:s ordförande främst, anses ha en skyldighet att ta initiativ till att erhålla nödvändig information. I det aktuella ärendet kompliceras dock denna fråga av Offentlighets- och sekretesslagens krav på skydd av den enskilde, vilket vi redogjort för ovan. Pajala kommun 9 av 12
Vår bedömning I samband med förhandling kring själva avtalet anser vi att ett uppehåll borde ha begärts för en avstämning både med den egna politiken och med juridisk expertis. Detta inte minst mot bakgrund av att motparten företräddes av en jurist. Det torde inte ha påverkat beslutsprocessen med risk för efterföljande rättsligt efterspel att informera motparten om det kommunala regelverket liksom om när och hur ett beslut från kommunen kunde erhållas. I själva verket menar vi att denna information borde ha lämnats redan innan förhandlingen inleddes. Då PU är kommunens centrala organ för personalärenden torde samarbetspraxis mellan administrativ chef och de fortroendevalda varit så etablerad att ett övervägande om att informera/inte informera upplevts som tydligt för både tjänsteman och politik. Vilket kan förklara att PU eller dess ordförande inte begärde ytterligare information. Se också ovan angående sekretesshanteringen i det aktuella ärendet. Diarieföring/motsvarande av handlingar har inte skett i enlighet med normala kommunala rutiner eller i enlighet med Pajala kommuns riktlinjer. Exempelvis begär ju den enskilde att en skrivelse som denne skickat till kommunen ska diarieföras, vilket inkomna handlingar med få undantag ska (om diarieföring är kommunens normala rutin för att hålla handlingar ordnade). Att skydda den enskilde borde istället ha skett genom sekretessbeläggning av uppgifter. - Var det då korrekt att efter utköpet makulera arbetsmaterial avseende tidigare genomförda åtgärder bl a gällande återgång till arbetsuppgifter och förändrade arbetsuppgifter? Detta menar vi är en mycket svår fråga att svara entydigt på då kommunen i sina riktlinjer anger att allt material i rehab-ärenden ska sparas, samtidigt som det kan ifrågasättas om det i detta fall handlar om ett egentligt rehab-ärende. Det vill säga hade en mer formell rehabiliteringsprocess inletts och bedrevs denna i så fall i enlighet med arbetsgivarens ansvar och kommunens egna riktlinjer. Samtidigt har handläggande tjänsteman muntligt sagt till PU:s ordförande och till PU i sin helhet att det var ett rehabiliteringsärende, om än sekretessbelagt. Vidare, i o m att det blev ett utköp, så var allt som hade karaktären av rehabiliteringsåtgärder såsom ändrade arbetsuppgifter etc inte längre relevant då alla mellanhavanden mellan parterna var avklarade enligt skrivningar i avtalet. Svaret på frågan hänger således samman med dels om det går att fastställa att det faktiskt handlat om ett rehab-ärende, och dels ytterst om utköpet bör ses som ett avslut på rehabiliteringsprocessen. Generellt torde det dock finnas fördelar med att rensa arbetsmaterial som i o m att ett beslut har fattats saknar relevans. Samtidigt bör detta inte ske i den grad att alla underlag för beslutets grunder därmed också rensas ut. Allmänna krav på spårbarhet bör säkerställas liksom att hänvisning till konkreta underlag kan ske om ärendet ifråga åter aktualiseras av något skäl t ex ett överklagande. Pajala kommun 10 av 12
Finansiering/budgetering av det genomförda utköpet? Uppgörelsen om 18 månaders lön vid uppsägningen/utköpet har finansierats på följande sätt: Under 2014 belastades den verksamhet som tjänstemannen tillhörde för perioden fr o m sista anställningsdatum 141007 t o m 141231. Under 2015 (och även 2016 enligt muntliga uppgifter) belastas kommunstyrelsen konto för oförutsedda utgifter, vilket attesteras av kommunchefen. Någon särskild budgetering av kostnaden var naturligtvis inte möjlig att göra 2014, men inte heller för 2015 (och 2016?) har kostnaden specificerats i budget. Beslutet om uppsägning/utköp och den kostnad detta medförde har heller inte åtföljts av någon medelsanvisning. Noteras ska dock att något krav inte finns i kommunen på att beslut som medför oförutsedda/obudgeterade kostnader ska åtföljas av medelsanvisning. Ersättningen utbetalas som en vanlig månadslön den 27:e varje månad men är daterad till 141007. Identifierade förbättringsområden Tydligare rollfördelning mellan politik tjänstemän. Hur ska politiken informeras? Vad ska de få information om och vad ska/kan de begära i ett personalärende? Här måste både politikens behov av information liksom begränsningar följande av särskilda sekretessregler beaktas. I grunden är det dock politiken som ska formulera sina informationskrav - inte tjänstemännen som ska ange vad de anser vara lämpligt att informera om. Se mer om sekretesshanteringen nedan. Tydliggöra skillnader och skrivningar i delegationer och riktlinjer för att klargöra förhållningssätt till olika styrdokument t ex vad gäller eventuella nivåer eller andra begränsningar. Det kan argumenteras att detta egentligen inte behövs då kommunövergripande riktlinjer gäller generellt och inte, bör kunna sättas ur spel av en delegationsordning. Det här aktuella ärendets hantering visar dock att det är olyckligt när tillämpningen av en delegationsordning, och särskilt gränserna för enskilda delegationsbeslut, blir beroende av att tjänstemännen ifråga är helt inlästa på alla formuleringar som kan finnas i olika andra styrdokument än delegationsordningen. Pajala kommun 11 av 12
Klarhet i vad som ska dokumenteras och vad som ska sparas i personakt/kommunarkiv gällande medarbetares rehabiliteringsärende. I förhållande till ev arbetsrättsliga tvister bör en arbetsgivare ha dokumenterat sådant som synliggör de åtgärder som vidtagits i ett rehabiliteringsärende. Vanligt är att någon form av loggbok/motsvarande upprättas och vi uppfattar också att detta är en av intentionerna med kommunens personalhandbok och vad den säger avseende dokumentation. Utöver dokumentation för att framförallt kunna visa att arbetsgivaransvaret är uppfyllt kan tillgänglighet till dokumentation i tidigare ärenden även användas i det egna förbättringsarbetet och i dialog med andra aktörer. Arbeta för ett tydliggörande av hur sekretess kan och bör användas i personaladministrativa ärenden. Allt för att tillgodose behov/rättigheter som enskild medarbetare respektive arbetsgivaren och den politiskt ansvariga nivån kan ha. Informationsprövning ska ske när uppgifter ur en allmän handling begärs ut och därvid kan behörig besluta om att sekretessbelägga känsliga uppgifter. I personaladministrativa ärenden kan dock behov finnas av en mer strikt tillämpning av sekretessregler. Klarhet i diarieföring vad gäller för en kommun i förhållande till enskilds önskemål? Generellt gäller följande krav för diarieföring (när detta system tillämpas för att hålla handlingar ordnade): en handling ska vara inkommen till myndigheten eller upprättad av myndigheten eller expedierad från myndigheten. Om något av dessa krav är uppfyllt är handlingen allmän och ska då i normalfallet diarieföras. OBS att allmän handling inte är detsamma som att handlingen, eller alla uppgifter i den, också är offentliga. Rutiner bör finnas för att överväga och vid behov tillgodose tillgång av juridisk expertis. Förhandling som i förväg kan bedömas leda till beslut om utköp och/eller överenskommelse om uppsägning p g a personliga skäl är ett tydligt exempel när sådant behov kan finnas och bör kunna förutses. Andra situationer kan vara då tänkbara scenarior i ett ärende behöver analyseras och övervägas. Inför dylika förhandlingar i förväg klargöra för motparten vilka befogenheter de personer som representerar kommunen har liksom hur den formella beslutsgången ser ut i kommunen i aktuella ärenden. Som noterats ovan har kommunen inget generellt krav på medelsanvisning inför beslut som medför obudgeterade/oförutsedda kostnader. Även om detta inte direkt varit en del av uppdraget för denna utredning kan vi se ett behov av att kommunen överväger att införa ett dylikt handläggningskrav. Pajala kommun 12 av 12