STÄMMOHANDLINGAR Till Mönstringsvägens Samfällighetsförenings Ordinarie stämma 2016 2016-03-13, klockan 15.00 i Samfällighetslokalen Innehåll: Förslag till dagordning sid. 2 Årsredogörelse sid. 3, 4 & 5 Resultaträkning/Budget sid. 6 Balansräkning sid. 7 Styrelsens förslag för 2016/2017 sid. 8 Motion sid. 9 Investerings- och underhållsplan för 2016 sid. 10 & 11 Fullmakt sid. 12 Valberedningens förslag - kommer på stämman Revisionsberättelsen kommer på stämman
Förslag till dagordning 1 Stämmans öppnande 2 Frågan om stämmans behöriga utlysande 3 Fastställande av dagordning 4 Val av a) mötesordförande b) mötessekreterare c) två justerare tillika rösträknare 5 Fastställande av röstlängd 6 Fastställande av debiteringslängd 7 Styrelsens redogörelse av år 2015 8 Revisorernas berättelse 9 Frågan om styrelsens ansvarsfrihet 10 FIKAPAUS 11 Styrelsens förslag för verksamhetsåret 2016 12 Val av a) ledamöter b) revisorer och revisorssuppleant c) valberedning 13 Styrelsens konstituering * Ordförande * Kassör 14 Övriga frågor 15 Stämmans avslutande 2
Årsredogörelse 2015 Inledning Arbetet med att sköta och hantera smått och stort i och kring samfällighetens har fortsatt i samma takt som de föregående åren. Utöver allt fixande med snöröjning, gräsklippning, förbättring av grunder, byte av mätare och det löpande underhållet så har vi börjat utföra en del åtgärder för att göra Mönstringsvägen till en mer miljövänlig plats. Styrelse arbetet har dock påverkats när grannar som varit engagerade i styrelsen har flyttat och eller fått andra prioriteringar. Detta har bland annat lett till att vi medvetet skjutit upp satsningen på solel som årsstämma 2015 gav styrelsen i uppdrag att införa. Styrelsens föreslår att vi fortsätter med miljösatsningen båda när det gäller boendemiljön och miljöpåverkan där det nybildade miljörådet agerar som en sluss för idéer och förslag på åtgärder. Att arbeta med en samfällighetsförening är inte en dans på rosor, vi är många hushåll och lika många åsikter och viljor och det gäller att kunna hitta en balans mellan kraven och önskemålen från boende och vad som är praktiskt möjligt och genomförbart. Det är många som är engagerade i det dagliga arbetet men vi behöver alltid fler engagerade! Styrelsen Styrelsen har under året bestått av: Ordförande Hasain Alshakarti, MV 156 Kassör Jonas Göransson MV 110 Sekreterare Marco Marchant, MV 2 Ledamot Ilkka Kekkonen, MV 48 Ledamot David Silow, MV 180 Ledamot Susanne Tienken, MV 82 Ledamot VAKANT Suppleant Monica Sandén, MV 100 Suppleant Stig Enberg, MV 46 Suppleant VAKANT Styrelsen har under året haft 11 protokollförda möten. 3
Ekonomi 2015 års ekonomi har varit god och kostnaderna hamnar under budget, en del tack vare en mildare vinter och inte lika stora kostnader för uppvärmning och snöröjning. Budget för 2016 ligger lite högre än budget för 2015. Vi drabbas av en ny dagvattenavgift samt en höjning av vatten taxorna för 2016. Vi fortsätter med avsättningen till garageportarna och en ny traktor i framtiden. I övrigt ligger de budgeterade kostnaderna likt föregående års budget. Verksamhetsberättelse om Fjärrvärmecentralen år 2015 I mitten av januari till slutet av mars försvann det vatten i värmesystemet till & från, orsak hittades ej, trolig orsak renovering i något radhus. Den 21/2 fick Eon leveransavbrott mellan kl. 13:00-23:00, och informationen var dålig, så kl. 17:00 starta vi oljepannorna, ca: kl. 23:00 kom fjärrvärmen tillbaka och vi skifta över till Eon igen. Telefon med Eon om ovan dag, de vill ha en redogörelse, jag skrev jag skrev en & posta, telefon nu i dec. ang. brevet, då framkom att brevet var på villovägar, så ärendet är ej utrett än, vi får hoppas på det bästa. Övrigt när det gäller Eon så har tryck & temperatur blivit jämnare under året, (troligen nya PC:n) den 16/6 utförde Eon ändringsarbeten på fjärrvärmenätet under dagen, " men ingen avisering," den 9/11 Eon bytt sändare, integreringsverk & flödesmätare. Anskaffning av begagnad reglerutrustning för varmvatten & värme som reserv, (kostnadsfritt). Larmpanel gick sönder, inköp ny likadan & montering. För övrigt fungerar 45-åringen bra, bara den inte får för sig att ta ut " förtidspension." Åkersberga den 9/ 1-16 Sven Fredriksson. Lokalen Under 2015 har vi fortsatt att hyra ut Lokalen till boende för små och större festligheter. Lokalen hyrdes ut under 2015 vid ett 80-tal tillfällen. Information Smedby-Nytt! har kommit ut några gånger under året och relevant information om och kring samfälligheten finns också på hemsidan, men saknar du information om något så är det inte svårare än att ta kontakt med styrelsen eller ansvariga inom olika områden för att stilla din undran och nyfikenhet. Vi som bor här har också använt Facebook gruppen Mönstringsvägens samfällighet för att kommunicera med våra grannar och utbyt information på ett smidigt sätt. Gräsklippning/snöröjning Gräsklippningen och snöröjningen har fungerat bra med den utrustningen vi äger idag. Lite lappa o laga blir det alltid. Vi har dessutom fått tillbaka en del av de redskap som blev stulna under 2014. Vi tackar de som hjälpt till med sandning, snöröjning och annan skötsel av de gemensamma ytorna i ur och skur. 4
Garage/parkeringar David, Stigge & Ilkka har under året som vanligt fixat med garagen, inget mer utöver det vanliga. Lås och handtag som går sönder och garageportarna är ömtåliga så hantera dom varsamt. Vi tackar alla som parkerar sin bil och inget annat i garaget! TV/Internet Samfällighetens TV-avtal med Canal Digital fortsätter med tjänsten bredbandspaket T2 flex som ger oss 20 grundkanaler samt 8 valfria (per hushåll). Varje hushåll ansvarar boxen och kortet som krävs för att kunna nyttja det digitala utbudet. Garantin för boxen går ut under april och då får varje hushåll bekosta eventuell ersättning av boxen. Tack till Alla ni som på något sätt har samverkat till bättre trivsel här på Mönstringsvägen. Ingen nämnd - ingen glömd! Slutligen Vill jag å styrelsens vägnar tacka för förtroendet under det år som gått och passa på att rikta ett stort tack till övriga styrelseledamöter och engagerade grannar som har haft fullt upp med att reda ut och fixa det som dykt upp i båda väntade och oväntade situationer. Utan ert engagemang, intresse och ansvar hade det inte flutit på så bra som det gjort. Jag vill dessutom passa på som avgående ordförande och tacka för det förtroende jag åtnjutit under åren som jag bott på mönstringsvägen och varit delaktig i styrelsen. Det har varit båda roligt och lärorikt att jobba för och med samfällighetens frågor. Ordförande Hasain Alshakarti Hasain Alshakarti Jonas Göransson Marco Marchant Ilkka Kekkonen David Silow Susanne Tienken Stig Enberg Monica Sandén 5
RESULTATRÄKNING Budget -15 Res-NU Budget -16 Uppvärmning 1 400 000 1 313 352 1 400 000 El 80 000 55 784 70 000 Vatten 390 000 372 699 470 000 Underhåll 80 000 83 176 80 000 Lokalen 10 000 2 386 5 000 Försäkring 22 000 23 826 25 000 Tv- avgifter 220 000 220 192 225 000 Fibernoder 34 200 34 200 34 200 Adm.inkl. arvoden 35 000 32 453 30 000 Snöröjning 15 000 11 025 15 000 Gräsklippning 20 000 22 875 23 000 Panncentral 20 000 15 769 20 000 Sopor 240 000 248 610 250 000 Avsättning garage 100 000 100 000 100 000 Avsättning traktor 50 000 50 000 50 000 Gårdskonton 30 000 30 000 30 000 Datorutg. 4 000 0 0 Bankkostnader 1 000 1 918 2 000 Övriga kostnader 30 000 13 028 0 Avskrivningar 14 000 14 000 14 000 Tot. kostnader 2795200 2645293 2843200 Koll. intäkter -18 000-14 250-18 000 Totalt 2 777 200 2 631 043 2 825 200 Medelavgift 2436 2308 2478 6
BALANSRÄKNING 2015 Tillgångar Plusgirot 377 279 Checkräkning 456 255 Garageportar 0 Traktor 27250 Övriga fordringar 2 779 Fordringar fastigheter 72 341 Lager olja 40 000 Summa tillgångar 975 904 Skulder Gård 1 14 110 Gård 2 7 582 Gård 3 1 985 Gård 4 16 092 Gård 5-1 792 Gård 6 16 393 Förskott månadsavgifter 139 333 Reparationsfond 377 097 Garageportar 100 000 Reparationsfond traktor 100 000 Överskott hos fastigheter 160 216 Flyttkonto 6 777 Lån Garage 0 Övriga skulder 38 600 Summa skulder 976 393 Resultat Årets resultat -1 280 Tidigare års resultat 791 Summa skulder och resultat 975 904 7
Styrelsens förslag för verksamhetsåret 2016/2017 Formalia 1. Varje medlemsavgift till föreningen fastställs i debiteringslängd. Denna räknas fram av styrelsen och baseras på periodens budget, samt varje enskild medlems procentuella del av vattenförbrukningen. Debiteringslängden omarbetas snarast efter varje avläsning. Slutavräkning sker efter avläsning 31/1 och baseras då på verkliga kostnader. Månadsavgiften skall betalas i förskott utan anmodan. Försenings- samt inkassoavgifter debiteras den som inte erlägger månadsavgift inom en respit av 10 respektive 20 dagar. 2. Styrelsen eller ordförande och kassör i förening bemyndigas att lämna förfallna avgifter enligt debiteringslängd till kronofogdemyndigheten för indrivning den 10:e i efterföljande månad. 3. Styrelsen bemyndigas att begära utmätning av fastighet om förfallna avgifter enligt debiteringslängd inte reglerats inom 5 månader. 4. Styrelsen bemyndigas att överskrida antagen total budget med högst 10 % utan stämmans hörande. Styrelsen åläggs dock att omgående informera medlemmarna med utdrag ur protokoll med beslut om vad som överskridits och orsak därtill. 5. Gårdsslanten är 5 000 kr per gård per år. 6. Budget för 2016 antas. Styrelsens förslag Styrelsen föreslår en fortsatt avsättning på 100 000 SEK för det fortsatta arbetet med utbyte av garageportar samt en fortsatt avsättning på 50 000 kr för modernisering och utbyte av redskap och verktyg. Kostnaden för detta ryms inom budget, utan att behöva höja budgeten mot föregående år för dessa poster. Styrelsens föreslår även en fortsatt satsning på miljön genom det tidigare beslutade stansningen på solel men även andra åtgärder som bidrar till större miljökompensation. 8
Motioner Motion: Motion angående möjligheter att källsortera matavfall Vi vet alla hur viktigt det är att källsortera och området har många bra kärl för det. Men det saknas möjlighet att sortera matrester. I princip alla sopor blir till ny energi. Hushållssopor blir fjärrvärme, matavfall blir biobränsle till bilar eller biogödsel till våra åkrar. I ett så stort område, som Mönstringsvägen utgör, med många familjer blir det mycket matavfall. Även om många familjer säkert börjar tänka på hur matresterna ska minimeras. I dagens soprum är det trångt och det blir snabbt fullt. Hela soprummet behöver ses över så det blir mer optimalt om fler kärl ska få plats. Roslagsvatten kanske kan ha eller vara intresserade av att utveckla soprummen. Alternativet är att bygga ett nytt hus på lämplig plats för endast matavfall. Jag hoppas att styrelsen och stämman tar denna motion i beaktande och ser över möjligheten att införa utökade möjligheter att källsortera matavfall. Vi yrkar att Styrelsen ser över möjligheten att utöka möjligheten att källsortera matavfall. Styrelsen ser över soprummen så att det blir mer optimala om fler kärl ska få plats Styrelsen utreder om möjligheten att bygga ett nytt hus på lämplig plats för endast matavfall Inlämnad av Jenny och Ola Mönstringsvägen 140 Styrelsens utlåtande Styrelsen stöder delvis detta förslag. Styrelsen stöder punkterna ett och två och ser det som en naturlig utveckling av sophanteringen på Mönstringsvägen. Styrelsen stöder ej punkt tre då en sådan utbyggnad måste ske på samtliga gårdar. Styrelsen gör bedömning att det inte är möjligt att få till en utbyggnad i den omfattningen. 9
Investerings- och underhållsplan 2016 Installationsår Livslängd Kondition Beräkn. kostnad 2016 Panncentral Oljepannor 1971 40 God Används inte (fjärrvärme) Värmeväxlare 2008 10-20 God Pumpar 2008 5-15 God Fjärrvärmesystem 2008 30-50 God Expansionssystem 1971 10-20 God Ombyggt pga. förfrysning 2011 Expansionskärl 2008 5-15 God Utbytt 2008 Skorsten 1971 50-60 God Rörinstallationer 1971 40-60 OK Löpande underhåll Elinstallationer 1971 40-60 God Löpande underhåll Oljetank 1971 50-60 God Nästa besiktn. år 2021 Kontrollbesiktigad 2009 Rengjord 2010 Garage Garagedörrar 2006 God Garanti, 10 år Lås och Nycklar Sådär Löpande åtgärder Redskap Motorklippare Klippo 2005 God Motorklippare 2 2014 God Vertikalskärare 2013 God Traktor med skopa 2011 Trasig Traktor+Blog/Gräs 2014 God Traktortillbehör 2013 God Släp 2009 God Snöslunga 2015 God Motorsåg 2015 God Kulvertar Varm & kall vatten 1971 40-60 God Självjust.vent i vändpunkter inhämta anbud 10
Värme 1971 40-60 Godkänd Löpande underhåll. Injust.av strypventiler Ventiler och mätare 1971 40-60 OK Löpande byten inhämta anbud nya mätare finns Elinstallation Grunder och garage 1971 Löpande översyn Asfalt Beläggning 1971 Nya parkeringsplatserna 2004-2006 God Parkeringar G 1, 4, 6 2010 God Byggnader Samfällighetslokalen 1971 God Invändigt Ommålad 2008 Kylskåp 2010 wc & handfat 2011 Utvändigt Fönster & Panelbyte 2010 God God Grönområden Planteringar Nya buskar God Äppelträd 2004+2008 God Allmänningar Godkänd GÅRD 1 Luckor-grund OK byte gångjärn GÅRD 2 Luckor-grund OK byte gångjärn GÅRD 3 Luckor-grund OK byte gångjärn GÅRD 4 Luckor-grund OK byte gångjärn GÅRD 5 Luckor-grund OK byte gångjärn GÅRD 6 Luckor-grund OK byte gångjärn under åtgärd under åtgärd under åtgärd under åtgärd under åtgärd under åtgärd 11
FULLMAKT (en röst per fastighet) För Att vid ordinarie årsstämma för Mönstringsvägens Samfällighetsförening den 13/3-2016, föra min talan och utöva min rösträtt. OBS! Endast en röst per stämmodeltagare är tillåten. Det krävs alltså två personer för att rösta för både den egna fastigheten och den fastighet vars fullmakt man fått. Fastighetsägare som ger fullmakt för fastigheten Mönstringsvägen nummer 12