SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (10) Plats Kommunhuset, Smedjebacken Dag och tid Onsdagen den 21 april 2010 kl 13.15--14.40 ande Kjell Stenberg (S), Ludvika, tjänstgörande ersättare Monica Forsgren (S), Smedjebacken Gun Andersson (C), Ludvika Elisabeth Sterner, (S), Ludvika Lars Sandén (V), Ludvika, tjänstgörande ersättare Ingemar Nyrede (S), Smedjebacken Ulf Andersson (M), Smedjebacken, tjänstgörande ersättare Övriga Göran Karlsson (S), ersättare BoLennart Johannesson, rektor Pär Mattsson, förvaltningsekonom Shujaat Noormohamed, förvaltningschef Rita Österholm, förvaltningssekreterare Underskrifter 10-18 Sekreterare Ordförande Justerande Rita Österholm Monica Forsgren Elisabeth Sterner ANSLAG/BEVIS Protokollet från västerbergslagens kulturskolenämnd den 21 april 2010, 10-18 är justerat och tillkännagivet genom anslag. Anslås under tiden. -. Protokollet förvaras på social- och utbildningsförvaltningens kansli, Ludvika. Underskrift _
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (10) 10 VDMN 2010/3 61 Elevuppföljning för mars 2010 Västerbergslagens kulturskolenämnd godkänner redovisningen av elevuppföljningen. I tjänsteskrivelse, inklusive elevstatistik, från rektor daterad den 22 mars 2010 framgår att trots minskade elevkullar kan kulturskolan konstatera att efterfrågan av verksamheten är oförändrad och ökar snarare än minskar. Aktiva elever mars 2010, lika med 1107 elever. Köande elever (förstahandsval), lika med totalt 373 elever. Aktiva elever mars 2010 En sammanställning över fördelning av aktiva elever per ämne mars 2010 presenterades. Av sammanställningen framgår det att Kulturskolan har totalt 1107 aktiva elever, 827 från Ludvika och 280 från Smedjebacken. Gitarr 150, Dans 116, Sång 114, Piano 93, Slagverk 77, Violin 70, Klarinett 51, Drama/Teater 45 elever. Elever i kö mars 2010 En jämförande sammanställning över fördelning av köande elever (förstahandsval) för tidsperioden i Ludvika respektive Smedjebacken. Statistiken visar på antalet förstahandsval efter det att elevintag färdigställts för aktuell tidsperiod samt historik, fr o m januari 2006 t o m mars 2010. Kulturskolans kö i mars 2010, lika med 373 önskade förstahandsval. Valet är fördelade mellan kommunerna enligt nedan: - Ludvika 276 val. - Smedjebacken 97 val. Kulturskolans längsta köer finns för tidsperioden på; Dans, Gitarr och Elgitarr.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 (10) 11 VDMN 2009/5 04 Budget 2010 Västerbergslagens kulturskolenämnd fastställer detaljbudget för år 2010. Rektor redovisar 2010 års detaljbudget för Västerbergslagens kulturskola. Kulturskolans finansiering sker genom kommunbidrag, projektbidrag, avtal med grundskola och Västerbergslagens utbildningscentrum samt genom elev- och konsertintäkter. Förvaltningsekonom Rektor
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 (10) 12 VDMN 2010/11 04 Budgetuppföljning period 1-3 2010 Västerbergslagens kulturskolenämnd godkänner och noterar budgetuppföljning för period 1-3 år 2010 till protokollet. I tjänsteskrivelse från rektor daterad den 22 mars 2010 framgår budgetuppföljning för period 1-3. Uppföljningen för marsmånad visar på ett nollresultat. Förvaltningsekonom Rektor
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 (10) 13 VDMN 2009/18 61 Revisionsrapporten från KPMG 2009 - svar till revisorerna Västerbergslagens kulturskolenämnd godkänner rektors svar till revisorerna: att komplettera kulturskolans ekonomiska bokslut med enhetens verksamhetsberättelse. Västerbergslagens kulturskola har genom en revisionsrapport från KPMG, daterad den 9 november 2009, uppmanats att komplettera enhetens ekonomiska bokslutet med en verksamhetsberättelse och skicka till Ludvika samt Smedjebackens kommuner. I tjänsteskrivelse från rektor daterad den 22 mars 2010 framgår att från och med bokslutsrapport för 2009 kompletteras därmed det ekonomiska bokslutet med en verksamhetsberättelse till respektive kommuns årsredovisning. Kommunstyrelsen Ludvika, inkl tjänsteskrivelse Kommunstyrelsen Smedjebacken, inkl tjänsteskrivelse Kommunrevisionen Ludvika, inkl tjänsteskrivelse Kommunrevisionen Smedjebacken, inkl tjänsteskrivelse Rektor Förvaltningsekonom
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6 (10) 14 VDMN 2010/9 04 Konsekvens- och riskbedömning av Smedjebackens besparing köp av tjänst för 2011 Västerbergslagens kulturskolenämnd beslutar att anpassa budget samt ge rektor i uppdrag att effektuera beslutet. Från hösten 2010 avslutas avtalet mellan Smedjebackens barn- och utbildningsnämnd och kulturskolan gällande köp av musiklärartjänst på grundskolan. Utfallet för 2011 är lika med -240 tkr. Rektor har fått i uppdrag av Västerbergslagens kulturskolenämnd att skriva en konsekvens- och riskanalys för helårsutfallet 2011. I tjänsteskrivelse daterad den 22 mars 2010 lämnar rektor begärd konsekvens- och riskanalys. Kommunstyrelsen Ludvika, inkl tjänsteskrivelse Kommunstyrelsen Smedjebacken, inkl tjänsteskrivelse Barn- och utbildningsnämnden Smedjebacken, inkl tjänsteskrivelse Rektor
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7 (10) 15 VDMN 2010/8 61 Kommungemensam internkontroll 2009 för Kulturskolenämnden - Redovisning Västerbergslagens kulturskolenämnden godkänner utförd kommungemensam internkontroll avseende kulturskolenämndens verksamhetsår 2009 och översänder ärendet till kommunstyrelsen för beslut. Kulturskolenämnden ska på uppdrag av kommunstyrelsen i Ludvika utföra en internkontroll för verksamhetsåret 2009. Det kontrollerade verksamhetsinnehållet skall översändas till kommunstyrelsen senast den 30 mars 2010. I tjänsteskrivelse daterad den 8 mars 2010 framgår att förvaltningen har genomfört de av kommunstyrelsen fastställda kommungemensamma verksamhetskontrollerna avseende: Verifikationer med stickprovsmässig kontroll mot faktiskt agerande - är kommunen betalningsansvarig - har attest skett av behörig person - har momsredovisning skett på ett korrekt sätt - finns uppgifter om momsregistrering vid debitering av moms - finns uppgifter om F-skattsedel då fakturan avser utförd tjänst - finns följesedlar bifogade i de fall det i övrigt inte framgår vad faktura avser - har originalfakturor använts vid betalning - kontroll så att mottagare/användare och attestant inte är samma person. Har kommunstyrelsens och fullmäktiges beslut under 2008 som berör nämnden verkställts? Skrivs tjänsteskrivelser inför beslut i utskott och nämnd? Genomförs medarbetarsamtal? Genomförs lönesamtal? Genomförs rehabiliteringsutredningar enligt riktlinjerna för systematisk rehabilitering? Kommunstyrelsen Ludvika, inkl tjänsteskrivelse Kommunstyrelsen Smedjebacken för kännedom, inkl tjänsteskrivelse Kommunrevisionen Ludvika, inkl tjänsteskrivelse Kommunrevisionen Smedjebacken för kännedom, inkl tjänsteskrivelse Förvaltningsekonom.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8 (10) 16 Verksamhetsinformation Västerbergslagens kulturskolenämnd noterar informationen till protokollet. Rektor lämnar bl a följande verksamhetsinformation. - Ca 1000 elever har sett skolföreställningen Trollskogen. - Informationsbroschyren Västerbergslagens kulturskola är färdigställd och utdelas. - Arbetslagsorganisationen inom kulturskolan kommer att upphöra och ersättas med en pedagogisk utvecklingsledare. - Kommande aktiviteter: - Vecka 17 bl a musikcafé i Gamla Meken Smedjebacken och Församlingsgården Ludvika samt konsert i Ulrika kyrka Ludvika. - Stråkorkestern spelar i Norge den 2 maj 2010 - Musikal En skönhetstävling Aveny Ludvika den 6 maj (samt skolföreställningar 6-7 maj) - Vårkonsert Gamla Meken 26-27 maj.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9 (10) 17 Redovisning av meddelanden för kännedom Västerbergslagens kulturskolenämnd godkänner redovisningen av meddelanden. Kommunstyrelsen Smedjebacken Godkänner kvalitetsredovisningen 2008/2009 för Västerbergslagens dans- och musikskola. Protokoll 2010-03-09 39 VDMN 2009/5 04 Förslag till budgetförutsättningar 2011 för Smedjebackens kommun. Protokoll 2010-03-09 36 VDMN 2010/10 04 Akterna
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10 (10) 18 VDMN 2010/2 04 Ökad taxa för Västerbergslagens kulturskola från hösten 2010 - Diskussion Nämnden beslutade den 17 februari 2010, 6 att förorda en avgiftshöjning från och med höstterminen 2010 och skickade ärendet vidare till Ludvika respektive Smedjebackens kommun för beslut. Kommunstyrelsen i Smedjebackens kommun har föreslagit kommunfullmäktige att i stället för att höja taxan ge Västerbergslagens kulturskolenämnd ett extra anslag på 100 000 kr under 2010. Ett möte med berörda politiker i de två kommunerna ska bokas in för att diskutera frågan.