LCC för upphandling av energieffektiva lösningar Klimatsmart vård och omsorg Malmö 2016-06-16 Ylva Svedenmark
Välkomna till Upphandlingsmyndigheten! Upphandlingsmyndigheten är en ny modern myndighet som ger stöd genom att utveckla och förmedla kunskap, verktyg och metoder för offentlig upphandling. 2
Bakgrund 1 september 2015 bildades Upphandlingsmyndigheten. Tidigare samlat på Konkurrensverket 2014 Miljöstyrningsrådet Kammarkollegiet Vinnova 3
Vårt uppdrag Rättssäker, effektiv och hållbar upphandling. Främja innovativa lösningar. Stärka upphandlingens strategiska betydelse. Målgrupper: Alla som deltar i en offentlig upphandling. 4
Upphandlingsmyndigheten erbjuder Helpdesk Konferenser & seminarier Matnyttig webbplats med: Nyheter Vägledningar Hållbarhetskriterier Frågor & svar Webbutbildningar Nyttokalkylatorer Livscykelkostnadskalkyler upphandlingsmyndigheten.se 5
Offentlig upphandling En upphandlande myndighet har stor frihet att definiera och bestämma Vad som ska upphandlas Vilka krav som ska ställas Vilka mervärden som ska premieras Hur avtalet ska formuleras.så länge de grundläggande principerna i LOU om likabehandling, ickediskriminering, transparens och proportionalitet inte åsidosätts. 6
Vårt stöd inom hållbar upphandling - energi och klimat Hållbarhetskriterier - energi Bygg & fastighet IT & telekom Fordon & transporter Livsmedel & måltidstjänster Medicinteknisk utrustning LCC-kalkyler Nyttokalkylatorer Temasida energi och klimat Webbutbildningar www.upphandlingsmyndigheten.se 7
Hållbarhetskriterier Färdigformulerade krav klipp och klistra Drivande krav mer långtgående än lagstiftningen Framtagna i en kvalitetssäkrad process tillsammans med upphandlande organisationer, bransch och andra intressenter
Livscykelkostnader (LCC) Ger totalbild över kostnaderna att upphandla en vara eller tjänst. Den som köper billigt köper dyrt 9 (Källa: Användning av LCC (2011)
LCC-kalkyler Nya maj 2016: Generell kalkyl Inomhusbelysning (system) Utomhusbelysning (system) Personbilar Storkök kyl- och frysskåp Dryckes- och varuautomater Vitvaror (diskmaskin, kyl och frysskåp, tvättmaskin, torktumlare) Nya LCC-verktyg från EU-kommissionen (prel juni 2016) IT Medicinteknisk utrustning etc 10
Hur kan ett LCC-verktyg utformas? Introduktion - generella instruktioner kring hur verktyget används. Vem fyller i vad? 11
LCC-kalkyl Beräkningen utförs. Instruktioner för kostnadsposterna i pop-up flikar. 12
Beställaren anger kalkylförutsättningar och information kring användning Exempel: Antal produkter Nyttjandetid (livslängd) Kalkylränta Elpris Beräkningsfaktor för klimatpåverkan Drifttid (total) Drifttid aktivt driftsläge Tid avstängt läge Tid standbyläge 13
Beräkning av klimatpåverkan Riktvärden för beräkning av klimatpåverkan från elenergi. Värden för beräkning av klimatpåverkan från elanvändning [kgco2/kwh] Ursprungsmärkt el 0 Svensk elmix (normalår) 0,02 Nordisk elmix 0,10 El av okänt ursprung (Norden) 0,344 EU (25) 0,415 Källa: Svensk Energi (www.svenskenergi.se) 2016-05-25. Värdet för EU 25 är hämtat från rapporten "Den svenska elens miljöpåvekan" från 2010. 14
Anbudsgivaren ger information om sin produkt eller produktlösning Investeringskostnader: Inköpspris Kostnad för leverans, installation och driftsättning Omställningskostnader Drifts- och underhållskostnader: Energi- eller bränsleanvändning (för olika driftlägen) Kostnader förbrukningsartiklar Kostnader för service och underhåll (reservdelar, uppgraderingar, rengöring) Arbetskostnad för service Övriga kostnader: Försäkringar, skatter och avgifter Licenser Kostnader för sluthantering Restvärde (minuspost) 15
Kalkylparametrar Tydlig information kring vad kalkylparametrarna innebär och vad som ska ingå. 16
Resultat Visuell översikt över LCC-beräkningens resultat. 17
18 Svarsformulär (bifogas anbudet)
Hur kan man använda LCC i en upphandling? I behovsanalysen - Jämföra olika scenarier och lösningar. I förfrågningsunderlaget - Efterfråga en LCC-beräkning enligt satta parametrar om produkten har en förväntad hög drift- och underhållskostnad. Vid anbudsutvärderingen - Använd LCC som en parameter för bedömning av det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. I uppföljning - Kontrollera att de faktiska kostnaderna överensstämmer. I mål- och budgetarbetet - Underlätta för att använda LCCberäkningar i upphandlingar. Temasida om LCC på www.upphandlingsmyndigheten.se 19
20 Fördelar med LCC utöver hållbarhetsaspekterna Ger ökad medvetenhet om affärens totala kostnad för hela den upphandlande organisationen. LCC-beräkningar kan med fördel användas som beslutsunderlag för investeringar. Ger ökad medvetenhet kring vilka resurser som krävs för att göra en god affär, inkl. uppföljning och avtalsförvaltning. Ger bättre förutsägbarhet gällande ekonomi och användning av resurser på längre sikt. Kan identifiera vad som är kostnadsdrivande inom verksamheten, ger möjlighet till förbättringar på specifika områden. Kan öka samarbetet och dialogen i den egna organisationen. Kan öka marknadskunskapen. Kan bidra till organisationens måluppfyllelse, t.ex. klimatmål.
Svårigheter och risker med LCC Det kan vara svårt att tydligt identifiera vad som ingår i de olika kostnadsparametrarna. Kostnader riskeras att räknas dubbelt eller räknas på ett felaktigt sätt. Detta resulterar i att upphandlingen inte blir transparent och likabehandlande. Risk finns att kalkylen blir alltför optimistisk, då det kan vara svårt att förutse framtida kostnader. En känslighetsanalys kan göras för att förstå vad som händer om någon parameter ändras. Risk att det som framkommer i behovsanalysen inte speglas i det verkliga anbudet, då exempelvis kostnadsindikationen från leverantörerna kan vara baserad på projekterad försäljning. Ju längre tidsperspektiv, desto mer osäkra blir beräkningarna. Här spelar val av ränta en stor roll och det är viktigt att organisationen analyserar sina beräkningar. 21
Exempel på användning av LCC: Kaffeautomater Det finns 90 000 kaffeautomater i Sverige - de flesta står på våra arbetsplatser. Det vanligaste är att serviceföretag hyr ut kaffeautomaterna, men elräkningen hamnar hos kunden. Resultat från Energimyndigheten visar att det skiljer mer än 50 procent i energianvändning. Om alla kaffeautomater i Sverige byts ut till den mest energieffektiva i testet skulle elanvändningen minska från 82,8 miljoner kwh till 40,2 miljoner kwh. 51 % besparing vilket motsvarar energin för 2 000 eluppvärmda villor. 22
MWh Vägbelysning Det projekterade alternativet (alt 1) hade ingen LCC-kalkyl. Det har de två andra alternativen. Belysningskostnaden har ökat med ca 9 % senaste åren på grund av ökade elpriser. 35 30 25 20 15 10 5 Energianvändning per år i MWh 0 Befintlig Ny armatur 1 Ny armatur 2 Ny armatur med reglering 23
SKL kommentus använde LCC-kalkyl vid köp av fordon Nytt ramavtal som omfattar ca 6000 fordon Val av fordonen baserades på en LCC-kalkyl Max utvärderingskostnad angavs i förfrågningsunderlaget LCC-kostnaden varierade mellan 82 845kr och 107 441 mellan likvärdiga fordon. 24
Luftbehandlingsaggregat Landstinget i Jönköping har länge använt LCC och sparat mycket pengar Förutsättningarna definierade Entreprenören lämnar ifylld blankett Koncept för besiktning för att säkerställa att ställda krav uppfylls 25
SMHI köper kyla med LCC LCC-kalkyl användes vid upphandling av kylning till datahallar Priset var bara en del av de ingående värdena och istället prioriterades LCC Redovisning skedde i kalkyl men ingående delar skulle också redovisas med produktblad och/eller datakörningar Energipris, energiprisökning, kalkylränta samt temperaturförhållandena som skulle användas vid beräkningen definierades tydligt i förfrågningsunderlaget 26
Uppsala bestämde sig för att använda LCC Uppsala kommun använde LCC rutinmässigt vid energiinvesteringar i fastighetsbeståndet. Målet: 20% minskad energianvändningen till 2016 LCC-ansvarig utsedd Riktlinjer framtagna Utbildning av personal Exempel på projekt: förskola, omklädnings-byggnader, fönster 27
Tack! Prenumerera gärna på vårt nyhetsbrev. Vid frågor om upphandling kontakta vår helpdesk. Ylva Svedenmark, ylva.svedenmark@uhmynd.se Webbsida: www.upphandlingsmyndigheten.se Helpdesk: upphandlingsstod@uhmynd.se