ADMINISTRATIVA ARBETSPLATSER INOM VÅRDEN OCH DESS FÖRVALTNINGAR
står valet mellan cellkontor och öppet landskap? PREL. RAPPORT
Rättpsykiatri Rågården Göteborg, White arkitekter hur mycket används de administrativa ytorna egentligen?
Edvardsson, J, Arnholdt-Olsson, A och Jeppson, B. Mer tid för patienten hos läkare i England, en jämförande tidsstudie av svenska och engelska läkares arbetsdag. Läkartidningen. 2014;111:CUWE
? vilka typer av administrativa arbetsplatser behöver vi för framtiden
DET FUNGERANDE KONTORET KONTORSDESIGN IT-LÖSNINGAR ORGANISATION
Patientrelaterat administrativt arbete Syftar till den hantering av information som behövs för att fatta beslut om patienten. Här ingår bl.a. telefonsamtal, dokumentation av provsvar och journalanteckningar.
Övrigt administrativt arbete Syftar till den administration som har till uppgift att stödja, förvalta och sköta vårdens verksamhet.
FÖLJESTUDIER PREL. RAPPORT
51-79% så mycket administration utförde vårdpersonalen i studien
teamet undersköterskor, sjuksköterskor, AT-läkare, läkare, sjukgymnaster, dietister... PREL. RAPPORT
INTERVJUER PREL. RAPPORT
Det är bättre med små expeditioner för några få rum på en avdelning än med en stor samlad expedition till en hel avdelning. Små expeditioner är tystare, jag kan ringa samtal utan att bli störd. Det finns en möjlighet att journalföra i lugn och ro. vem är du? jag är barnmorska
Jag är mycket effektivare om jag får beta av saker i lugn och ro. vem är du? jag är sjuksköterska
Det är viktigt att alla teamexpeditioner är identiska, teamen varierar och då är det viktigt för personalen att lättare hitta allt de behöver. Ibland kan det räcka att ett papper är felvänt för att någon inte hittar de som dem behöver, då går dem till en annan expedition för att hämta. Det tar tid. Det vill vi undvika. vem är du? jag är enhetschef
VAD SÄGER KONTORSFORSKNINGEN?
CELLKONTOR 1 person Källa: Bodin Danielsson, C., 2010
+ Temperatur, ventilation och belysning Avskildhet och buller - Dålig gemenskap Ytkrävande Ljudmässig sekretess Visuell sekretess Designrelaterade faktorer... EGENKONTROLL!! (utrymme, möjlighet att personalisera, bekvämlighet mm) Källa: Bodin Danielsson, C., 2010
DELAT KONTOR 2-3 personer Källa: Bodin Danielsson, C., 2010
+ Samarbete - Temperatur, ventilation och belysning Visuell sekretess Ledarskap Källa: Bodin Danielsson, C., 2010
LANDSKAP litet mellanstort stort 4-9 personer 10-24 personer 25 eller fler. Källa: Bodin Danielsson, C., 2010
LANDSKAP litet mellanstort stort + - - Bra gemenskap - Upplevd generell hälsa, sjukfrånvaro Designrelaterade faktorer Upplevd generell hälsa, sjukfrånvaro Avskildhet och buller Avskildhet och buller Källa: Bodin Danielsson, C., 2010
KOMBI-KONTOR + Samarbete Källa: Bodin Danielsson, C., 2010
FLEXKONTOR Källa: Bodin Danielsson, C., 2010 Upplevd sjukfrånvaro Bra gemenskap Bra interaktion och kommunikation + Upplevd hälsa (effektiv, lugn, energi, ledsenhet, sömnkvalitet), viktigt när det gäller stress mm Realistiska mål i arbetet
FLEXKONTOR - AKTIVITETSBASERAT + Egenkontroll Källa: Bodin Danielsson, C., 2014
tyst lässal mindre mötesrum videomötesrum öppna kontorsarbetsplatser cellkontor högt fokus individuellt arbete högt fokus grupparbete oväntade mötesrum större mötesrum lågt fokus individuellt arbete lågt fokus grupparbete fåtölj med hög rygg flexibla mötesplatser vråer lounge informell mötesplats projektarbetsplatser
LJUDMILJÖ/ BULLER Testpersonerna rankande sig själva tröttare, mindre motiverade till arbete och glömde av ord oftare i den högljudda miljön i jämförelse med den tysta. Källa: Jahncke et al, 2011
NATURUTSIKTER Grönska i den administrativa miljön samt utblick över natur och växtlighet från fönster påverkar dem som jobbar där positivt. Generellt presterade och mådde personerna bättre när de satt nära ett fönster med naturutblick och omgav sig av växtlighet. Källa: Dravigne, A et al. 2008
DAGSLJUS Det visade sig att anställda i högre utsträckning föredrar det föränderliga dagsljuset än ett konstant artificiellt ljus. Källa: Begemann, SHA. et al. 1997
DAGSLJUS Tillgången till dagsljus påverkar sömnhormonet melatonin. Man blir trött av för lite ljus. Källa: Ejhed & Liljefors, 1990
DAGSLJUS För mycket dagsljus med bländning och starka skuggor är också ett problem. Det kan bland annat medföra trötthet, huvudvärk mm. Källa: Veitch, 2001
FÄRG Kvinnor visade enligt studien större tendenser till att må dåligt i kontorsmiljö med låga mättnadsnivåer (vitt, grått och beige)......män visade större tendens att må dåligt i höga mättnadsnivåer (grönt, blått, lila, rött, gult och Källa: Kwallek, N., et al. 1996
HIERARKI/ STATUS Tillgänglighet Yta Möbler Läget Källa: Bodin Danielsson, 2014
LEDARSKAP...ledarskap i det mellanstora kontorslandskapet (10-24 personer) är det som man är mest nöjd med. Källa: Bodin Danielsson et al, 2013
TEAM-IDENTITET Starkast gruppidentitet utvecklas i grupper om 7 +/- 2 personer. Källa: Svedberg, 1992
TEAM-IDENTITET Små grupper med god närhet till kollegor ger teamet en stark identitet. Slutna rum utan insyn leder till starkare gemenskap inom gruppen än öppna rum. Källa: Svedberg, 1992
SANNOLIKHETEN ATT KOMMUNICERA MINST EN GÅNG I VECKAN 0.30 0.25 0.20 0.15 0.10 0.05 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 METER Källa: Allen, T et. al 1974
HUR KAN VI PLANERA BÄTTRE?
Behovet av bra administrativa arbetsplatser är mycket stort Förslag: Lägg samma ambitionsnivå för planering av administrativa arbetsplatser som vårdens övriga lokaler. Låt behovsbeskrivningen ingå i samma differentierade funktionsplanering och analysprocess (t.ex. arbetsprocesser, interna flöden, bemanningsstrukturer...) som övriga vårdlokaler.
ENKÄTUNDERSÖKNING
90% av sjuksköterskorna tycker att deras administrativa arbetsplatser stödjer behovet av kommunikation och kunskapsinformation
83% av undersköterskorna tycker att deras administrativa arbetsplatser stödjer behovet av kommunikation och kunskapsinformation
82% av läkarna tycker att deras administrativa arbetsplatser stödjer behovet av kommunikation och kunskapsinformation
Varför är sjuksköterskor och undersköterskor mer nöjda än läkare? PREL. RAPPORT
DEN ADM PREL. RAPPORT MOTTAGNINGAR OCH AVDELNINGAR Ssk och usk stannar inom avdelningen/mottagningen Följestudien visade att läkare rör sig över större områden på sjukhuset. Läkaren har som uppgift att besöka många olika avdelningar och mottagningar. Hur en läkares kommunikation och administration ser ut varierar från dag till dag. Mycket beror på omständigheterna av patienternas behov, om läkaren har ST-läkare att ta hand om eller om läkaren har en administrativ dag. Läkarens administra som ett na läkarna m kunskap, m att forska Ju längre ytan ligge avdelning desto min expedition patientrela MOTTAGNINGAR OCH AVDELNINGAR Följestudien visade att sjuksköterskor befinner sig inom avdelningen eller mottagningen under hela arbetspasset, detta kan förklaras med att sjuksköterskan till skillnad från läkaren rent organisatoriskt tillhör just en specifik avdelning eller mottagning. Sjuksköterskors dagar med fokus på kommunikation och administration är relativt lika från dag till dag.
Läkare arbetar på många avdelningar/mottagningar DEN ADMINISTRATIVA YTAN MOTTAGNINGAR OCH AVDELNINGAR Följestudien visade att läkare rör sig över större områden på sjukhuset. Läkaren har som uppgift att besöka många olika avdelningar och mottagningar. Hur en läkares kommunikation och administration ser ut ut varierar från dag till dag. Mycket beror på omständigheterna av patienternas behov, om läkaren har ST-läkare att ta ta hand om eller om läkaren har en administrativ dag. Läkarens expedition på den administrativa ytan fungerar som ett nav för läkare. Här har läkarna möjlighet att utbyta kunskap, men också möjlighet att forska i i lugn och ro. Ju längre den administrativa ytan ligger från avdelningarna/mottagningarna desto mindre tycktes expeditionen användas för patientrelaterad administration. MOTTAGNINGAR OCH AVDELNINGAR
endast 68% av läkarna tycker att deras administrativa arbetsplatser i det direkta vårdarbetet stödjer behovet av kommunikation och kunskapsinformation
OBSERVATIONSSTUDIER
27 avdelningar 885 arbetsplatser 3 veckor 3 ggr/ dag
70% OBSERVATIONSSTUDIE NÄRVARO I PROCENT PÅ ADMINISTRATIVA ARBETSPLATSER OBSERVATIONSSTUDIE I VÅRDEN NÄRVARO I PROCENT PÅ ADMINISTRATIVA ARBETSPLATSER I VÅRDEN 0,70 0,70 60% 0,60 0,60 50% 0,50 0,50 40% 0,40 0,40 30% 0,30 0,30 20% 0,20 0,20 10% 0,10 0,10 0% nyttjandegraden av dagens administrativa arbetsplatser 0,00 0,00 PREL. RAPPORT
Administrativa arbetsplatser i det direkta vårdarbetet behöver utvecklas Förslag: Vårdnära administrativa arbetsplatser i det direkta vårdarbetet behöver göras mer tillgängliga, differentierade och samarbetsbefrämjande.
UTFORMNING PREL. RAPPORT
Vårdavdelning PREL. RAPPORT
Mottagning
Administrativa ytan PREL. RAPPORT
Administrativa arbetsplatser i det direkta vårdarbetet Patientrelaterade administrativa arbetsplatser syftar till de arbetsplatser, flexibla eller fasta som främst behövs för patientrelaterad administration.
Vårdrum Mottagningsrum Administrativa arbetsplatser i det direkta vårdarbetet
Hög bänk PREL. RAPPORT Samtalsrum Mottagningsrum
Teamarbetsplatser, vårdavdelning Teamarbetsplatser, mottagning Administrativa arbetsplatser i det direkta vårdarbetet
Adm. flexirum Informell mötesplats PREL. RAPPORT Cellkontor Arbetsstation Teamarbetsplats vårdavdelning
Cellkontor PREL. RAPPORT Öppna kontors arbetsplatser Informell mötesplats Läsrum patienter/anhöriga personal Samtalsrum Teamarbetsplats mottagning
Stödenhet, vårdavdelning Stödenhet, mottagning Administrativa arbetsplatser i det direkta vårdarbetet
Antalet administrativa arbetsplatser som behövs ska analyseras noggrant i varje projekt.
Privata cellkontor Öppna kontorsarbetsplatser PREL. RAPPORT Anonyma cellkontor Printerrum Läsrum Reception Samtalsrum Informell mötesplats Stödenhet mottagning
skillnad mellan vårdavdelning och mottagnig Stödenhet vårdavdelning
Administrativa arbetsplatser i det indirekta vårdarbetet Avser de arbetsplatser där främst övrig administration utförs och vårdkunskap utbyts (ej patientnära). Dessa arbetsplatser hittas vanligtvis i nära anslutning till avdelningen/ mottagningen, men nödvändigtvis inte inne på avdelningen/mottagningen.
Den administrativa ytan Administrativa arbetsplatser i det indirekta vårdarbetet
IDAG PREL. RAPPORT
I NÄRA FRAMTID...för att spara kvm PREL. RAPPORT
eller... PREL. RAPPORT
eller... PREL. RAPPORT
högt fokus individuellt arbete högt fokus grupparbete lågt fokus individuellt arbete lågt fokus grupparbete
egenkontroll!! PREL. RAPPORT
Administrativa arbetsplatser bör utformas aktivitetsbaserat och behovsstyrt liksom vårdens övriga lokaler Förslag: Inför ett förändrat förhållningssätt där även de administrativa arbetsplatserna utformas aktivitetsbaserat och behovsstyrt. I rapporten kallar vi dessa behovsstyrda, administrativa arbetsplatser för vården.
Bibliotek Tyst lässal Större mötesrum Kök PREL. RAPPORT Vråer Skåp Flyttbara skärmar Oväntade rumsligheter Läsrum Mindre mötesrum Flexibelt konferensrum Lounge Öppna kontorsarbetsplatser Informell mötesplats Projektarbetsplatser Videomötesrum Cellkontor
Externa administrativa arbetsplatser Avser arbetsplatser för vårdens förvaltningar där det administrativa arbetet berör sjukvården som helhet. Dessa externa administrativa arbetsplatser är ofta närliggande sjukhusområden men kräver ingen direkt anknytning till själva patientvården. Hit hör bland annat sjukhusens, landstingens och regioners egna kontor samt utbildningsväsendets konferensrum och lärosalar.
Externa administrativa arbetsplatser kan effektiviseras Förslag: Vårdens förvaltningskontor utförs som behovsstyrda kontor.
Valet står inte bara mellan eget rum och kontorslandskap... Vi behöver tänka om, tänka nytt!
Hur ser vårdens administrativa platser ut idag?
Om vi inspireras av andra kontor, hur skulle vårdens administrativa arbetsplatser kunna se ut i framtiden?
Miljöbilder PREL. RAPPORT