www.pwc.se Revisionsrapport Carin Hultgren Cert. kommunal revisor Privata medel Region Gotland Sandra Volter Ebba Lind
2015-12-16 Sandra Volter Projektledare Carin Hultgren Uppdragsledare
Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning... 2 2. Inledning... 3 2.1. Bakgrund... 3 2.2. Syfte, revisionsfråga och kontrollmål... 3 2.3. Revisionsmetod och avgränsning... 3 3. Lagar och styrdokument... 4 3.1. Lagstiftning och normgivande organ... 4 3.2. Regionövergripande regler, riktlinjer och rutiner... 4 3.2.1. Socialnämndens regler för hantering av privata medel... 4 3.2.2. Socialförvaltningens riktlinjer för hantering av privata medel... 5 4. Granskningsresultat... 7 4.1. Tillämpning av lagar, regler och riktlinjer... 7 4.1.1. Resultat av verifiering... 7 5. Bedömning och rekommendationer... 9 5.1. Svar på revisionsfråga... 9 5.2. Avstämning mot kontrollmål... 9 5.3. Förslag till åtgärder/rekommendationer... 10 1 av 10
1. Sammanfattande bedömning har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i region Gotland genomfört en granskning av hanteringen av privata medel på gruppboenden och särskilda boenden. Granskningen syftar till att bedöma om den granskade nämnden har ändamålsenliga regler för hantering av privata medel. Följande revisionsfråga har varit ledande för granskningen: Finns ändamålsenliga regler för hantering av privata medel och är den interna kontrollen kring hanteringen tillräcklig? Efter genomförd granskning är bedömningen att det finns ändamålsenliga regler för hantering av privata medel men att den interna kontrollen i vissa avseenden är otillräcklig. Ett av fem kontrollmål bedöms vara helt uppfyllt medan resterande fyra bedöms vara delvis uppfyllda vilket framgår nedan. Är befintliga riktlinjer rörande hantering av privata medel ändamålsenliga? Uppfyllt Efterlevs riktlinjer/policy? Delvis uppfyllt Privata medel förvaras på ett betryggande sätt i exempelvis låst utrymme Delvis uppfyllt Förs räkenskaper i enlighet med god sed? Delvis uppfyllt Finns en strukturerad uppföljning och utvärdering av hantering av privata medel? Delvis uppfyllt 2 av 10
2. Inledning 2.1. Bakgrund Regionen ansvarar för verksamheten inom gruppboenden och särskilda boenden. Beträffande ekonomisk förvaltning av de boendes penningmedel är det vårdtagaren, om denne är vid sina sinnes fulla bruk, eller annars, anhörig med fullmakt eller vårdtagarens legale företrädare (god man eller förvaltare) som har det övergripande ansvaret för den privata medelshanteringen. Det är dock vanligt att regionens personal hjälper till med hanteringen av vårdtagarens privata medel, som främst avser vårdtagarens så kallade fickpengar. Det finns en risk att oegentligheter kan förekomma. Det är väsentligt att hantering av privata medel sker korrekt för att bevara medborgarnas och brukarnas förtroende för kommunal verksamhet. 2.2. Syfte, revisionsfråga och kontrollmål Granskningen syftar till att bedöma om den granskade nämnden har ändamålsenliga regler för hantering av privata medel. Följande revisionsfråga ska besvaras. Finns ändamålsenliga regler för hantering av privata medel och är den interna kontrollen kring hanteringen tillräcklig? För att besvara revisionsfrågan och därmed uppnå syftet med granskningen har vi utgått från följande kontrollfrågor: Är befintliga riktlinjer rörande hantering av privata medel ändamålsenliga? Efterlevs riktlinjer/policy? Privata medel förvaras på ett betryggande sätt i exempelvis låst utrymme. Förs räkenskaper i enlighet med god sed? Finns en strukturerad uppföljning och utvärdering av hantering av privata medel? 2.3. Revisionsmetod och avgränsning Granskningen baseras på intervjuer med ansvariga tjänstemän och på dokumentgranskning med fokus på riktlinjer, dokumenterade uppföljningar och utvärderingar. Revisonskriterier utgörs av kommunal redovisningslag (KRL), information om redovisning av privata medel från rådet för kommunal redovisning (RKR), samt regionens styrande dokument. Granskningen avgränsas till två särskilda boenden avseende äldreomsorg och två gruppboenden avseende funktionsnedsättning. 3 av 10
3. Lagar och styrdokument 3.1. Lagstiftning och normgivande organ Av lag om kommunal redovisning (SFS 1997:614) framgår bland annat hur kommunens bokföring ska vara ordnad och vid vilken tidpunkt bokföring ska ske. Mer specifik information avseende redovisning av privata medel står att finna i RKR vilken ger vägledning avseende god redovisningssed vid redovisning av privata medel. Följande är ett utdrag ur RKR som sammanfattar god redovisningssed vid hantering av annans medel: In- och utbetalningar ska styrkas med verifikationer. Huvudbokföring ska ske på separata balanskonton eller i ett sidoordnat system. Redovisning i sidoordnat system framgår av kommunens beskrivning och dokumentation av redovisningssystemet. Avstämning av sidoordnad redovisning med huvudbokföring ska ske senast i samband med framtagandet av bokslut. 3.2. Regionövergripande regler, riktlinjer och rutiner 3.2.1. Socialnämndens regler för hantering av privata medel Dåvarande social- och omsorgsnämnden antog i maj 2003 (SON 87) regler för hantering av privata medel. Dessa gäller för hantering av brukarens privata medel på boenden i både egen regi och enskild regi 1. Där framgår att en skriftlig överenskommelse måste upprättas mellan brukaren eller dess anhörig/god man och boendet om boendets personal ska hantera brukarens privata medel. I överenskommelsen ska det framgå för vilken sorts ekonomiska transaktioner personalen får tillåtelse att hantera brukarens medel. Vidare ska det framgå på vilket sätt brukarens medel ska fyllas på, om fullmakt ska utfärdas till boendet och om kvitton på köpen ska sparas. Vidare ska det framgå att brukarens kassabok och kvitton ska överlämnas till brukaren/anhörig/god man efter att årlig kontroll genomförts och dokumenterats. Det är brukarens kontaktperson på boendet som har rätt att hantera brukarens privata medel efter att den skriftliga överenskommelsen ingåtts. En förteckning över vilken personal som hanterar privata medel samt vid vilket boende detta sker ska finnas hos Socialförvaltningen. Vid misstanke om oegentligheter avseende hanteringen av privata medel ska enhetschefen omedelbart informeras och denne bedömer om händelsen ska polisanmälas. Förvaring av brukarens medel och värdehandlingar såsom kassabok och uttagskvitton ska ske i ett låst utrymme hos brukaren. Nycklar till utrymmet ska 1 Revidering av regler för hantering av privata medel inom särskilt boende samt bostäder med särskild service för verksamhet i enskild regi (SON 144). 4 av 10
kvitteras ut och enhetschefen och Socialförvaltningen ska känna till vilka som har tillgång till dem. Inventarieförteckningar ska finnas över brukarnas värdesaker och möbler. En separat kassabok ska föras för varje brukares medel. Noteringarna i kassaboken ska föras med kulspetspenna. Kassaboken ska vara indelad i minst följande kolumner: datum, text, verifikationsnummer, inkomster, utgifter, saldo och signering. Samtliga transaktioner ska signeras, och inkomsttransaktioner ska dubbelsigneras. Regelbunden avstämning och kontrollräkning av kassabok och medel ska genomföras och dokumenteras i kassaboken. Huvudregeln är att kvitton ska sparas i samband med kassaboken om inget annat överenskommits. Lån, både brukare emellan och mellan brukare och personal, är förbjudet. I de fall då brukarens privata medel uppgår till en större summa än vad som beräknas användas under den närmaste månaden ska brukarens pengar placeras på ett eget räntebärande konto. Interkontrollen av kassa- och bankbok består av löpande kontroll och stickprovskontroll. Enhetschefen ansvarar för utförandet av löpande kontroll och rimlighetsbedömning av kassa- och bankbok i enlighet med regler för hantering av privata medel. Ekonomichefen ansvarar för utförandet av stickprovskontrollen. Kontrollerna ska dokumenteras och sammanfattas i rapporter. Rapporten för den löpande kontrollen ska överlämnas till Socialförvaltningen senast 28 februari året efter den utförda kontrollen. Efter att kontrollerna genomförts ska, som framgår av den skriftliga överenskommelsen mellan brukare och boende, kassabok och kvitton överlämnas till brukaren. 3.2.2. Socialförvaltningens riktlinjer för hantering av privata medel Socialförvaltningen har vidarebearbetat reglerna för hantering av privata medel. Av dessa framgår att huvudregeln är att brukaren själv ansvarar för och hanterar sina privata medel. Skulle brukaren inte vara förmögen att hantera sina ekonomiska angelägenheter kan personalen på boendet hjälpa brukaren med att exempelvis betala räkningar under en kort period fram till dess att en permanent lösning etablerats. I de fall personal ska hantera brukares privata medel ska detta överenskommas och undertecknas av brukaren eller dess företrädare och behörig personal eller enhetschef. Då privata medel används för inköp å brukarens vägnar ska detta redovisas på särskilda transaktionsblad. Transaktionsbladen ska vara numrerade i ordningsföljd och eventuella noteringar ska göras med kulspetspenna. Kassakvittot ska fästas på transaktionsbladet. Både brukaren och behörig personal ska kvittera på transaktionsbladet i samband med utlämning av medel för inköp och vid återredovisning av medel och kvitton. Transaktionsbladen ska förvaras i ett låst utrymme som endast personalen har tillgång till. Med fördel finns detta utrymme hos brukaren själv. Den mängd kontanta medel som personal hanterar åt en brukare bör vara anpassad efter brukarens enskilda behov. Dock är det socialförvaltningens rekommendation 5 av 10
att den inte bör överstiga sex procent av ett prisbasbelopp. Prisbasbeloppet för 2015 är 44 500 kronor vilket medför att den rekommenderade maxgränsen ligger runt 2 600 kronor. Socialförvaltningen har fastslagit att personal inte får använda bankkort å brukarens vägnar, varken för betalning eller kontantuttag. Betalning, men inte uttag, med livsmedelsaffärers kort är tillåtet och förvaltningens rekommendation är att korten är kreditlösa. Brukarens kontanta medel, livsmedelsaffärskort och betalkort ska förvaras i låst säkerhetsskåp. Enhetschefen ansvarar för att hålla en förteckning över vilken personal som hanterar brukares privata medel samt för att rutin finns för nyckelhantering till säkerhetsskåpen. Kassaavstämning ska göras minst två gånger om året. Socialförvaltningen har sammanställt en anvisningsblankett som används vid avstämningen av kassaboken. Där framgår att kontrollen ska innefatta en övergripande bedömning av hur tydlig redovisning som förts i kassaboken, en avstämning att brukarens kontanta medel överensstämmer med saldot i kassaboken, en granskning av fullständigheten av transaktionsbladen för transaktioner överstigande 3 000 kronor, samt att det finns en skriftlig överenskommelse mellan brukaren och personal om hantering av kontanta medel. Denna avstämning ska genomföras av personal som inte hanterar brukarens privata medel. Vidare fastslås att misstankar om oegentligheter ska framföras till enhetschefen samt att transaktioner och gåvor inte för förekomma mellan brukare och personal. Förbudet omfattar även att personal hjälper brukare att genomföra en transaktion med någon utomstående part. 6 av 10
4. Granskningsresultat 4.1. Tillämpning av lagar, regler och riktlinjer Två gruppboenden avseende funktionsnedsättning och två särskilda boenden inom äldreomsorgen har granskats. Stickprovsbedömningar har genomförts på samtliga boenden där bland annat kassabok, kvitton, skriftliga överenskommelser och kassaskrin inkluderats. Ett antal kassaböcker med tillhörande kvitton och överenskommelser har studerats per boende. En kontrollberäkning mellan kassabok och kassaskrin har gjorts för en brukare per boende. I tabell 1 nedan presenteras en översikt av de granskade boendena. Tabell 1. Översikt av granskade boenden. Typ av boende Antal brukare på boendet/avdelningen Antal brukare som får stöd med hantering av privata medel Gruppboende 4 4 Gruppboende 5 5 Särskilt boende Särskilt boende 32 32 10 1 4.1.1. Resultat av verifiering Resultaten av verifieringen framgår av tabell 2 nedan. Tabellen är uppbyggd efter socialnämndens och socialförvaltningens regler som presenterades under avsnitt 3.2. Tabell 2. Efterlevnad av socialnämndens och socialförvaltningens regler, riktlinjer och policys. Regel/riktlinje/policy Skriftlig överenskommelse mellan brukare och boendet Typ av ekonomisk transaktion Påfyllnad av medel Vad hanteras på boendet Räkningar Kort Kontanter (max 6 % av prisbasbeloppet) Livsmedelskort Uttag av kontanter med kort Efterlevnad Skriftlig överenskommelse mellan brukare och boendet fanns på tre av fyra boenden. Av dem framgick vilken typ av transaktioner som personalen fick utföra samt hur brukarens kontanta medel skulle fyllas på. Räkningar: inget av boendena hanterade räkningar. Kort: två av fyra boenden hanterade kort å brukarens vägnar. Kontanter: samtliga boenden hanterade kontanter å brukarens vägnar. I tre av fyra fall bestämde god man/anhörig hur mycket kontanter som skulle förvaras. På ett boende tillämpades en maxgräns om 2000 kronor. Livsmedelskort: på tre av fyra boenden hanterades livsmedelskort å brukarens vägnar. Uttag av kontanter med kort: på två av fyra boenden skedde 7 av 10
kontantuttag med bankkort. På ett boende genomfördes kontantuttag via ICA-konto. På ett boende ansvarade god man/anhöriga för kontantuttag. Ansvarsfördelning: Kontaktpersonen hanterar medlen Lista över kontaktperson Kassabok Prydlig Bläck Kolumner Signering (dubbelsignering vid insättning och uttag) Transaktionsblad Numrering Lån Räntebärande konto Förvaring Kontanter/kort Kassabok Kvitton Nycklar till kontantförvaringen Förvaring Kvittering Internkontroll Avstämning av kassabok minst två ggr/år Avstämning vid årsskiftet Egna stickprov Kontaktpersonen ansvarade för de privata medlen på samtliga boenden. På två av fyra boenden hade all personal tillgång till medlen och kunde hjälpa till med inköp. Lista över vem som är kontaktperson för vilken brukare fanns på två av fyra boenden. Prydlig: samtliga kassaböcker var tydliga och lättlästa. Bläck: på samtliga boenden gjordes noteringar i kassaboken med bläck. Kolumner: på tre av fyra boenden innehöll kassaböckerna samtliga obligatoriska kolumner. På ett boende saknades verifikationsnummer. Signering: På samtliga boenden signerades kvitton och transaktionsrad i kassabok. Dubbelsignering vid insättning och uttag av kontanter tillämpades vid två av fyra boenden. Numrerade transaktionsblad tillämpas inte på något boende. På tre av fyra boenden numrerades kvitton i överensstämmelse med verifikationsnumret i kassaboken och häftades fast i ett spiralblock. På ett boende förvarades kvittona utan inbördes ordning i ett kuvert. Lån förekommer inte på något boende. Räntebärande konto tillämpas inte på något boende. På tre av fyra boenden förvarades kontanter/kort, kassabok och kvitton i ett låst utrymme i brukarens rum. På ett boende sker förvaringen på personalens kontor. På ett boende förvaras nycklarna i ett smart nyckelskåp som loggar nyckelhanteringen. På ett boende förvarades nycklarna i ett kodlåsskyddat skåp. På ett boende förvarandes nycklarna på personalens kontor. På ett boende hade personalen nycklarna på sina egna nyckelknippor. Nycklarna kvitterades ut på ett av fyra boenden. Avstämning av kassaböckerna görs minst två gånger per år för samtliga boenden. Årsavstämning av kassaböckerna för 2014 gjordes på tre av fyra boenden. Socialstyrelsens anvisningsblankett användes på två boenden vid avstämningen. Stickprovskontroller genomförs på ett av fyra boenden. Oegentligheter Skriftliga lokala rutinbeskrivningar Kontrollräkning av kontanter vs kassabok. På samtliga boenden finns rutin avseende oegentligheter som innebär att enhetschefen ska bli informerad om t.ex. kassaboken inte stämmer. På ett av fyra boenden fanns lokala skriftliga tilläggsrutiner. Fyra av fyra kontrollräknade kassaskrin stämde överens med tillhörande kassabok. 8 av 10
5. Bedömning och rekommendationer 5.1. Svar på revisionsfråga Finns ändamålsenliga regler för hantering av privata medel och är den interna kontrollen kring hanteringen tillräcklig? Efter genomförd granskning gör vi bedömningen att det finns ändamålsenliga riktlinjer för hantering av privata medel som tillämpas inom regionen. Den interna kontrollen är dock i vissa avseenden otillräcklig. Detta baseras på följande granskningsiakttagelser: Efterlevnaden av reglerna var i vissa avseenden bristfällig på boendena. Olika brister iakttogs på boendena. Privata medel förvarades inte på ett betryggande sätt på ett boende. Nyckelhanteringen var bristfällig på ett boende. På en granskad enhet fördes inte räkenskaperna inte i enlighet med god redovisningssed. Uppföljningen av räkenskaperna gjordes på olika sätt på boendena. På ett boende var inte uppföljningen i enlighet med god redovisningssed. 5.2. Avstämning mot kontrollmål I tabell 3 presenteras en uppfyllnadsavstämning mot kontrollmålen. Tabell 3. Avstämning mot kontrollmål Kontrollmål Kommentar Är befintliga riktlinjer rörande hantering av privata medel ändamålsenliga? Efterlevs riktlinjer/policy? Privata medel förvaras på ett betryggande sätt i exempelvis låst utrymme. Uppfyllt Socialnämndens och socialförvaltningens regler för hantering av privata medel avseende hantering av privata medel överensstämmer med god redovisningssed. Redovisningen görs i sidoordnat system som stäms av inför bokslutet. Transaktionerna verifieras i kassaboken med verifikationsnummer. Delvis uppfyllt Riktlinjer och policy efterlevs i de flesta avseenden vilket framgår av ovan presenterad tabell. I granskningen noterades bristande kontroll av kassaböcker på ett boende, bristande nyckelförvaring på ett boende samt att det saknades skriftlig överenskommelse om hantering av privata medel på ett boende. Delvis uppfyllt Privata medel förvaras på ett betryggande sätt på tre av fyra boenden. Förvaringen bedömdes som icke betryggande på ett boende där samtliga brukares privata medel förvarades i samma utrymme på personalens kontor. Till detta utrymme hade all personal nyckel som 9 av 10
förvarades på personalens egna nyckelknippor. Förs räkenskaper i enlighet med god sed? Delvis uppfyllt Räkenskaper förs i enlighet med god sed på tre av fyra granskade boenden. På ett av boendena saknades verifikationsnummer för transaktionerna. Finns en strukturerad uppföljning och utvärdering av hantering av privata medel? Delvis uppfyllt Strukturerad uppföljning och utvärdering fanns på tre av fyra boenden. I granskningen noterades att årsavstämning för 2014 inte genomförts på ett boende samt att socialstyrelsens anvisningsblankett endast användes på två boenden. 5.3. Förslag till åtgärder/rekommendationer Efter genomförd granskning gör vi bedömningen att de regler som finns i regionen ger förutsättningar för en god internkontroll under förutsättning att de efterlevs fullt ut. Vi noterar dock viss diskrepans i efterlevnaden då reglerna inte efterlevs till fullo på samtliga granskade boenden. Vår rekommendation är att efterlevnaden av socialnämndens och socialförvaltningens regler och riktlinjer förbättras i regionen. 10 av 10