Kommunstyrelsen Datum Diarienummer Kommunledningskontoret 2020-04-16 KSKF/2020:120 Ledningsstab Handlingsnummer Ingrid Bergman 016-710 52 72 2020:1348 1 (2) Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens delårsrapport 1 år 2020 Förslag till beslut Delårsrapport 1 för kommunstyrelsen för perioden januari-mars 2020 godkänns. Ärendebeskrivning Delårsrapport 1 utgör en uppföljning av nämndens verksamhetsplan för 2020 i enlighet med kommunens ekonomistyrningsprinciper. Kommunstyrelsens totala intäkter för 2020 budgeteras till 441,0 miljoner kronor. Av dessa utgör driftram 407,2 miljoner kronor. Utfall för perioden januari mars uppgår till 17,1 miljoner kronor att jämföra med budgeterat resultat 0. Prognos på helår uppgår till 7,8 miljoner kronor. På kommunledningskontoret finns per mars 108 tillsvidareanställda medarbetare varav 74 kvinnor och 34 män. Detta är en ökning med 19 medarbetare jämfört med samma period 2019. Ökningen beror på övergång av juristfunktionen från serviceförvaltningen under 2019, övergången av medarbetare från Munktell Science Park (MSP) 2019 och färre vakanta tjänster. Sjukfrånvaron uppgår till 2,5% vilket är under målnivån på 3,0%. Från mitten av februari har arbetet på kommunledningskontoret allt mer kommit att påverkas av coronaviruset/covid-19. På grund av uppdrag kopplade till coronaviruset och förutsättningar som ändrats senareläggs vissa planerade aktiviteter. Budget och utfall avseende verksamhetsfastigheterna och för affärsverksamheten (fastighetsförsäljning, mark och exploatering) redovisas under rubriken övriga kommungemensamma kostnader i kommunens samlade rapportering och ingår inte i KLK:s rapportering. Processmål 2020-2023 avrapporteras först i delårsrapport 2. Antalet åtaganden 2020 uppgår till 24 stycken. Av dessa bedöms 19 bli klara under 2020 och resterande 5 stycken pågår men bedöms inte bli klara 2020. KOMMUNLEDNINGSKONTORET
Eskilstuna kommun 2020-04-16 2 (2) Tommy Malm Kommundirektör Lena Lundberg Administrativ direktör Beslutshandlingar: Bilaga 1: Kommunstyrelsens delårsrapport 1 år 2020 Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen, kommunledningskontoret, ledningsstaben
KSKF/2020:120 Bilaga 1 Delårsrapport 1 2020 Kommunstyrelsen
Innehållsförteckning Sammanfattning delår 1 2020...2 Coronaviruset/covid-19...2 Väsentliga händelser hållbar utveckling...2 Väsentliga händelser effektiv organisation...3 Status åtaganden...3 Hållbar utveckling...4 Fler i jobb...4 Höjd utbildningsnivå...5 Attraktiv stad och landsbygd...6 Tryggt och självständigt liv...8 Miljö- och klimatsmart...9 Effektiv organisation...10 God kvalitet och värdeskapande processer...10 Attraktiv arbetsgivare...12 Ekonomi...14 1
Sammanfattning delår 1 2020 Kommunledningskontorets (KLK) verksamhet består både av ett samordnande uppdrag för kommunkoncernen och av utveckling internt. För KLK har årets tre första månader präglats av stor aktivitet både inom Hållbar utveckling och inom Effektiv organisation. Från mitten av februari har arbetet allt mer kommit att påverkas av coronaviruset/covid-19. KLK:s totala intäkter för 2019 budgeteras till 441,0 miljoner kronor. Av dessa utgör driftram 407,2 miljoner kronor. Budget och utfall avseende verksamhetsfastigheterna och för affärsverksamheten (fastighetsförsäljning, mark och exploatering) redovisas under rubriken övriga kommungemensamma kostnader i kommunens samlade rapportering och ingår inte i KLK:s rapportering. Utfall för perioden januari mars uppgår till 17,1 miljoner kronor att jämföra med budgeterat resultat 0. Många av KLK:s kostnader uppkommer senare under året. Prognos på helår uppgår till 7,8 miljoner kronor. På grund av uppdrag kopplade till coronaviruset senareläggs vissa planerade aktiviteter. På KLK finns per mars 108 tillsvidareanställda medarbetare varav 74 kvinnor och 34 män. Detta är en ökning med 19 medarbetare jämfört med samma period 2019. Ökningen beror på övergång av juristfunktionen från SEF under 2019, övergången av medarbetare från Munktell Science Park (MSP) 2019 och färre vakanta tjänster. Sjukfrånvaron uppgår till 2,5% vilket är under målnivån på 3,0%. Coronaviruset/covid-19 Från och med andra halvan av februari har allt mer av förvaltningens arbete kommit att påverkas av coronaviruset. Många medarbetare deltar i stabsarbetet i olika funktioner vilket har medfört en omprioritering av resurser. Vissa delar av kommunledningskontorets arbete har påskyndats, som delar av säkerhetsarbetet, medan andra delar har senarelagts, som konferenser och olika evenemang. Ingen vet hur länge läget kommer att påverkas av coronaviruset. Under rådande omständigheter är bedömningen av åtaganden mer osäker än vanligt och prognosen är den bästa bedömningen utifrån vad som kan överblickas just nu. Väsentliga händelser hållbar utveckling Stödpaket för det lokala näringslivet har tagits fram Rutiner och arbetssätt för god kommunikation till allmänheten vid en händelse eller kris har påskyndats I det brottsförebyggande arbetet är ett samverkansavtal med polismyndigheten under upprättande Arbetet med trygghet och strategiskt stadsdelsarbete i sin nuvarande form är inne på sista året Arbetet med en principöverenskommelse för kongresshall/kulturhus pågår Nybyggnation och färdigställande av bostäder fortsätter i god takt Investeringstakten för ny- och tillbyggnation av verksamhetslokaler är hög och under första kvartalet startade flera stora projekt, däribland vård- och omsorgsboende i Skiftinge, 2
Nyforsskolan, Skogsängsskolan (tillbyggnad förskola, tillbyggnad kök), Trumslagargården ombyggnad och Skiftinge grundskola etapp 2. Eskilstuna kommun är en pilotkommun i Sveriges Kommuner och Regioners (SKR) arbete med medborgardialog i komplexa frågor. Väsentliga händelser effektiv organisation Stabsarbete på grund av coronaviruset har etablerats Genomlysning av kommunkoncernen i avseende att effektivisera, minska administration och tillvarata digitaliseringsfördelar har inletts Införandet av den reviderade och beslutade policyn och riktlinjerna för medarbetarskap, chef- och ledarskap fortsätter Förslag till nytt Program för digitalisering, ny IT-policy och ny IT-strategi är framtagen Implementering av Servicemodellen pågår, med en inventering och bedömning av de livshändelser som kommunens verksamheter hanterar som underlag för fortsatt arbete. Status åtaganden Processmål 2020-2023 kommer att följas upp först i samband med delårsrapport 2. Alla Ej påbörjad Pågår Klart, avslutat Försenat Kommunstyrelsen 24 5 19 Förklaring till symboler 3
Hållbar utveckling Fler i jobb 1-åriga åtaganden Processområde: Näringsliv och arbete Förutsättningar för tillväxt, fler i jobb och kompetensförsörjning ska utvecklas vidare tillsammans med näringslivet och andra aktörer. (KS, SBN, MRN, AVN, FSN, GSN, GN, TSN, VON, alla bolag) För att uppnå åtagandet har KLK Näringsliv gjort följande under perioden 1 jan-31 mars: Service till företagen, nyföretagande och affärsutvecklingsprogram Företagsbesök inom olika branscher och ett företagarnätverksmöte med fokus på hur näringslivsklimatet kan förbättras har genomförts. Planeringsmöte för en ny omgång av utbildning i service- och näringslivskunskap. Påbörjat arbete med Upphandlingsenheten för att få fler lokala anbud till upphandlingar. Avtal har tecknats med en ny NKI-leverantör. Samordningsmöten har genomförts och ett arbete har påbörjats för att utveckla tjänsten samt att göra den mer känd för företagen. Arbetat med webbsidan för inflyttarservice skulle varit klart 31 mars men har blivit försenat på grund av att andra arbetsuppgifter prioriterats kopplade till coronapandemin. Inflyttade och medflyttade har träffats som lotsats efter de behov som de haft. Relevant kommunikation har förmedlats till företagen via Facebook och företagarwebben. Samarbeten som syftar till entreprenörskap i tidiga åldrar har genomförts främst med ansvariga för Ung entreprenör Torshälla (UET) och Ung Företagsamhet (UF). Den planerade UF-mässan ställdes in men en digital variant kommer genomföras i början av april. Affärsutvecklingsprogrammet Women Executive har genomfört 3 av 5 planerade träffar där 7 företag deltar och inom Swedish Scale ups har aktiviteter genomförts inom Growth Circle och Board Circle där totalt 23 företag från Eskilstuna deltar. Inom NRGIZE deltar 7 startups inom område sustainable proptech varav 1 företag från Eskilstuna. Fyra matchmaking träffar med lokala fastighetsbolag har genomförts. Energy Evolution Center Hyresavtal har tecknats, övriga aktiviteter fortgår enligt plan och kompetens säkras genom samarbeten med skolor. Etableringsarbetet För att marknadsföra privata fastighetsägares tomma lokaler har näringslivsavdelningen deltagit på mässan NY-Lokal i Stockholm. Genom avtal som näringslivsandelningen upprättat finns nu också möjligheten för privata fastighetsägare att kostnadsfritt lägga upp annonser på sina lediga lokaler. Etableringsförfrågningar som kommit till näringslivsavdelningen har tagits till fastighetsägare utifrån önskemål och behov som etableringen framfört. Etableringsansvarig deltar även i arbetet med en Kultur och Kongresshall och där finns en önskan att det till sommaren ska finnas en avsiktsförklaring med en aktuell intressent. 4
Affärsplan Eskilstuna Fokus under kvartal 1 har varit att utveckla Affärsplan Eskilstuna till 2.0. I den tanken var det tänkt att bland annat facilitera Evolutionsgrupperna på olika sätt för att också göra följeforskning på detta. På grund av rådande situation med Covid-19 har arbetet och tankarna med Affärsplan Eskilstuna 2.0 tagit en annan vändning och det kommer med största sannolikhet bli svårt att nå de övergripande målen som finns i Affärsplan Eskilstuna. Den årliga (be)stämman som är i maj har börjat planeras utifrån en digital variant men är i nuläget inte helt säkerställd. Rådet inom Affärsplan Eskilstuna har träffats en gång och har en ny träff inbokad i mitten av april. Tillsammans med näringslivet utveckla kommunkoncernens service och bemötande med fokus på digitaliseringens möjligheter. Mötet med kommunkoncernen ska upplevas tydligt, effektivt, enkelt och utgå från kundens behov. (KS, SBN, MRN, SEN, alla bolag) För att uppnå åtagandet har KLK Näringsliv gjort följande under perioden 1 jan-31 mars: Vi har tagit företagswebben 2.0 in i ett pågående större kommunalt projekt (som Region Sörmland står bakom) där tjänstedesign är fokus. Här tittar vi på hur Företagswebben uppfattas/upplevs utifrån ett användarperspektiv. Det rådande läget med coronaviruset har dock lett till att processen stannat av. En utveckling av helhetsarbetet med kommunikation för näringslivsavdelningen pågår. Vi har möten med kommunikationsdirektör och kommunikationsstrateg varannan månad för kommunikationsprioriteringar. Varannan vecka möte med kommunikatörer på SEF och vi utgår från verksamhetsplanen 2020 när vi tittar på vad som ska kommuniceras. Nu har en helt ny enhet adderats till avdelningen så kommunikationsbehovet är stort och ett arbete pågår för att få en resurs på ca 75%. Arbetet med fler e-tjänster är under tidig uppstart på grund av att ansvarig varit föräldraledig. Höjd utbildningsnivå Processområde: Utbildning 1-årigt åtagande KS/KLK tar fram en gemensam inriktning för Eskilstuna kommuns kommande avtal med Mälardalens högskola för att stärka samverkan mellan kommun och akademi, öka kunskapsnivån och kompetensöverföring. Arbetet sker i samverkan med Mälardalens högskola. En översyn av samverkan mellan kommun och akademi, öka kunskapsnivån och kompetensöverföring har inletts. 5
Attraktiv stad och landsbygd 1-åriga åtaganden Processområde: Hållbar samhällsbyggnad Bidra till en effektivare stadsbyggnadsprocess och lokalförsörjningsprocess. (KS, SBN, MRN, VON, FSN, GSN, SN, KFN, KFAST, EEM) Två projektledare är tillsatta från stadsbyggnadsförvaltningen som leder arbetet. De har en arbetsgrupp till sitt förfogande. I ett första steg görs en processkartläggning, fortsatta åtgärder genomförs utifrån tidigare arbete. Stadsbyggnadsnämnden har beslutat att ta bort ett antal beslutstillfällen vilket har snabbat upp processen några månader. Processområde: Samhällsskydd och beredskap För att säkra kommunkoncernens förebyggande arbete med skydd mot olyckor ska alla nämnder och bolag implementera de åtgärder som framgår i handlingsprogram för skydd mot olyckor 2020-2023. Handlingsprogrammet kommer att färdigställas under 2019. (KS, alla nämnder, alla bolag) Handlingsprogram är beslutat. Varje nämnd och bolag ska säkerställa att kontinuitetsplaner finns för samhällsviktiga verksamheter. Syftet är att kommunen ska minska sårbarheten i sina verksamheter och ha en god förmåga att hantera olika krissituationer. Kommunen uppnår därigenom en grundläggande förmåga till civilt försvar. (KS, alla nämnder, alla bolag) Arbetet med kontinuitetsplaner är i full gång i förvaltningar och bolag och har på grund av corona påskyndats. KS/KLK ansvarar för att en plan tas fram för hur storskalig evakuering och mottagning ska ske (minst 5 000 personer). Planen samverkas och förankras utifrån det geografiska områdesansvaret men också med intilliggande kommuner. Framtagande av en tidsplan för arbetet med rutiner, där bland annat kartläggning, analys, samverkan, förankring och information finns med är klar och är en grund för det fortsatta arbetet. 6
Processområde: Demokrati Flerårigt fokus på prioriterade stadsdelar. Samlat krafttag för att motverka utanförskap och skapa trygghet genom fler i jobb, stärkta skolresultat, en meningsfull fritid och trivsamma ute- och boendemiljöer, jämlikt delaktighet och inflytande samt att det offentliga ökar närvaron i stadsdelarna. Nämnder och bolag förväntas göra prioriteringar inom ram för att bidra till arbetet. (KS, AVN, FSN, GSN, GN, KFN, MRN, SN, VON, ÖFNES, KFAST) Arbetet med Trygghet och strategiskt stadsdelsarbete som inleddes under 2018 i och med stadsbidrag mot segregation är inne på sista året. Den struktur som byggts upp under arbetet är etablerad och kommer vara implementerad och verka i organisation även när viss extern finansiering försvinner. Arbetet bygger på en framtagen modell för gemensam planering och en metod, Orten bortom våldet. Arbetet har förankrats i samtliga ledningsgrupper på strategidagen i januari. Barn- och utbildningsförvaltningen och stadsbyggnadsförvaltningen har haft fördjupningar om arbetet inom ramen för sina ordinarie ledningsgrupper. Exempel på viktiga aktiviteter i Trygghetsarbetet 2020: Samlokalisering av verksamheter i Årby på väg att bli klar. Verksamheter öppnar i nyrenoverade lokaler under våren. Dock påverkas delar av verksamheterna av pågående coronapandemi. Planering inför renovering av lokaler i Fröslunda klara och ska upphandlas. Renoveringen startar under året. Inflyttning i nya lokaler kan ske under delår 1 2021. Inom samarbete för SOG genomförs kartläggning och utveckling av kommunens uppsökande arbete riktat till barn och unga. Dessutom har ett utvecklingsarbete med SSPF startats (samverkan mellan skola, socialtjänst, polis och fritid). Utvecklingen av arbetet under året kommer att påverkas av utvecklingen av coronapandemin och kommer att påverka vilka prioriteringar som behöver göras. Eskilstuna Kommunfastigheter AB och arbetsmarknads- och vuxenutbildningsförvaltningen är på gång med ett samarbete kring projekt Kvinna där kvinnor i Fröslunda-Lagerberg anställs och får en städutbildning för att sedan arbeta i området under 1 år. Dessutom utvecklas i samarbete en boskola. Eskilstuna kommun är en pilotkommun i SKRs arbete med medborgardialog i komplexa frågor. Uppstart har initierats under delår 1. Modellen kommer att användas i Fröslunda-Lagersberg under 2020 och 2021. Arbetet med samverkansöverenskommelse med polisen pågår. Samtliga nämnder och bolag ska i samverkan aktivt arbeta med information och kommunikation till invånarna för att öka kännedomen om koncernens verksamheter, platsens utveckling samt politiska beslut. (KS, alla nämnder, alla bolag) Kommunkoncernens mest prioriterade kommunikationsfrågor för 2020 är identifierade. Former för samverkan inom kommunikationsområdet på koncernnivå har börja etablerats. Under 2020 kommer arbetet att fortsätta för att förfina och utveckla arbetet och färdigställa prioriteringar inför 2021. Att ta fram standardiserade arbetssätt och metoder för arbetet pågår. På Eskilstuna.se så kommer delen om kommun och politik att utvecklas under året. 7
KS/KLK ansvarar för utbildning, kommunikation och översyn av rutiner för att säkerställa att Eskilstuna kommun systematiskt följer FN:s konvention om barnets rättigheter när konventionen blir lag den 1 januari 2020. De tre skolnämnderna och kommunstyrelsen har fått en introduktion om hur den nya lagen berör oss i våra olika verksamheter och uppdrag. Under året ska alla nämnder fått någon form av information och/eller utbildning kring den nya lagen och vad det innebär för de kommunala verksamheterna. Barnrättsnätverket har träffats en gång och då med fokus på utbildningar, metoder och verktyg. Fortsatta regelbundna träffar planeras under året med barnrättsnätverket för att ge förvaltningarna stöd och metoder i det fortsatta arbetet. En workshop om barnkonsekvensanalyser med socialförvaltningens barnrättsnätverk genomfördes i februari. En verktygslåda finns publicerad på internportalen som stöd till förvaltningarna och en folder i fickformat håller på att tas fram. Processområde: Berikande kultur och fritid En plattform tas fram som tydliggör konkreta insatser under 2020-2022 för Eskilstunas kulturkliv. Plattformen utgår från den kulturpolitiska planen och genomförandet ska ske i nära samverkan mellan nämnderna, bolagen och de kulturella och kreativa näringarna. (KFN, TSN, KS, DEAB, SBN, FSN, GSN, GN, VON) Etablering av kongress- och kulturhus där arbetet hanteras inom ramen för PUG Kultur och fritid, där en första målbild är under framtagande. Sponsorskap för arenautredningen ligger hos avdelningen där tre scenarier har tagits fram. Eskilstunamodellen som representerar nuvarande modell, men med justeringar, Halmstadsmodellen som innebär ett mer renodlat uppdrag på kultur- och fritidsförvaltningen och Helsingborgsmodellen, som innebär bildande av ett arenabolag. Ärendet förväntas beslutas på kommunstyrelsen i april. Ny besökswebb och en övergripande evenemangswebb tas fram. Tryggt och självständigt liv 1-åriga åtaganden Processområde: Samhällsskydd och beredskap Det brottsförebyggande arbetet ska utvecklas och verka för att brottsligheten minskar och att tryggheten ökar. Nämnder och bolag ska bidra till samordning och utveckling av det kommungemensamma arbetet med brottsförebyggande insatser. Arbetet stärks och förtydligas genom koppling till lokala brottsförebyggande rådet (BRÅ). (KS, AVN, FSN, GSN, GN, KFN, MRN, SBN, SN, VON, ÖFNES) 8
Implementering av systemet Embrace är i full gång och ett femtontal utbildningar har genomförts i våra verksamheter och hos externa rapportörer och i dagsläget finns ett 50 tal rapportörer till Embrace. Miljö- och klimatsmart 1-åriga åtaganden Processområde: Hållbar samhällsbyggnad Genomföra åtgärder som tagits fram för att effektivisera transporter, öka andelen digitala möten och öka det hållbara resandet (KS, SBN, VON, FSN, GSN, GN, KFN, KFAST, EEM) KLK arbetar med åtagandet genom att leda ett projekt, finansierat av Energimyndigheten, som syftar till att underlätta för förvaltningar och bolag att identifiera och genomföra åtgärder utifrån åtagandet. På grund av föräldraledighet och att förvaltningar har fått göra omprioriteringar med anledning av coronapandemin har arbetet saktats ned tillfälligt. Under första delåret 2020 har arbete pågått med följande åtgärder Vi undersöker möjligheter att införa förmånscyklar Vi undersöker möjligheten att utveckla fordonsenhetens roll och uppdrag Vi erbjuder internt stöd för att komma igång med digitala möten KS/KLK leder arbetet med att ta fram en klimatplan för Eskilstuna. Projektet följer planerad tidsplan. Styrgrupp och projektledning är på plats. Arbetet med framtagande av förslag till mål och åtgärder pågår inom projektets temagrupper. 9
Effektiv organisation God kvalitet och värdeskapande processer 1-åriga åtaganden Genom att fullfölja arbetet med ökad tydlighet och tillit i ledning och styrning ska kommunkoncernen se förbättrade resultat i medarbetarundersökningar, vilket i slutändan ska åstadkomma nöjda invånare. (KS, alla nämnder och bolag) Arbete på kommunövergripande nivå pågår med att öka tydlighet och tillit i ledning och styrning. Roller och ansvar tydliggörs kopplat till årshjulet, budgetmoduler i beslutsstödsystemet Hypergene implementeras och utveckling av Hypergene sker. Det sker en förbättrad samordning, tydlighet och transparens av årshjulsarbetet genom löpande kommunikation av kommungemensamma årshjulsaktiviteter via internportalen och Hypergene. Formerna för dialog med förvaltningar utvecklas med fokus på standardisering. Kommunledningskontoret har gjort en gapanalys gällande tillit och identifierat tre tillitsområden som förvaltningen kommer att arbeta med för att förbättra tillit och tydlighet i förvaltningen. Alla nämnder och bolag skall kunna påvisa nyttan och effekthemtagning av genomförda digitaliseringsinitiativ. (KS, alla nämnder och bolag) Etablering av projektkontor för effektiv portfölj- och projektstyrning är i stort sett klar. Arbetet påbörjas i april när samordnaren är på plats. Arbetet med att följa och öka den digitala mognaden i organisationen är en förutsättning för arbetet. Förslag till ny IT-policy och ny IT-strategi är framtagna vilket är en förutsättning för att arbeta med digitalisering. Arbetet med PM3 pågår enligt plan och väntas vara klart i juni om inte coronapandemin kommer att bidra till förseningar. För kommunledningskontoret som egen förvaltning pågår ett utredningsarbete kring vilka digitaliseringsinitiativ som kan vara aktuella. Alla nämnder ska öka tillgängligheten och förbättra servicen med stöd av beslutad servicemodell och handlingsplan. (KS, alla nämnder) Ett processteam på kommunövergripande nivå har tillsatts för implementering av servicemodellen. Arbete pågår med ett flertal analyserar: respektive förvaltnings arbete utifrån servicemodellen, användningen av Eskilstuna.se samt arbetet på Eskilstuna Direkt. Tanken är därefter att gå vidare med ett antal kundresor utifrån servicemodellen, det beräknas kunna ske i höst. Arbetet innefattar också att säkerställa att krav i webbdirektivet uppnås. Upphandling av ny e-tjänsteplattform 4 M klar och implementering pågår. På kommunledningskontoret ska en analys göras som ska vara klar senast 12 maj. Därefter kommer behov till åtgärder att tas fram och genomföras. 10
Alla nämnder och bolag ska arbeta för att utveckla jämställda tjänster och service med stöd av modellförvaltning, en benchmarkingmetodik. (KS, alla nämnder och bolag) Fyra avslutande benchmarkingträffar på kommunövergripande nivå planerades i mars 2020. Av dessa kunde endast en genomföras p g a coronaviruset. Kommunledningskontoret har valt att införa jämställdhetsperspektivet i årshjulet med start på delår 1. Det ska ge kommunledningskontoret en bra bild av förvaltningarnas arbete men också förvaltningens eget arbete. Ett första steg i förvaltningens eget arbete är att jämställdhetsgranska ärenden under perioden janmars 2019. KS/KLK ska skapa förutsättningar för utvecklad service och ökad tillgänglighet. Utifrån fastställd servicemodell och handlingsplan ska invånare erbjudas fler möjligheter till självservice 24/7. Arbetet pågår enligt plan. KS/KLK ska skapa förutsättningar för att utveckla den digitala arbetsplatsen för alla medarbetare. Arbete med pågår med att standardisera Teams som är en del i Office 365. Beslut i april. Informationssäkerhetsanalys är genomförd. Med både Internportalen och Office 365 behöver navigering, dokumentstruktur och hantering av dokument förtydligas för att skapen effektiv digital arbetsplats. KS/KLK ska skapa förutsättningar för gemensam och tydlig lednings- och förändringskommunikation Arbetet är ett gemensamt HR- och kommunikationsarbete. Ett första steg har tagits. Avvaktar fortsatt arbete på grund av hantering av coronapandemin. 11
Attraktiv arbetsgivare Totalt anställda på kommunledningskontoret i delår 1 2020 är 108 stycken, varav 98 tillsvidareanställda och 9 visstidsanställda, samt 1 timanställd. Av dessa är 74 kvinnor och 34 män. Det är en ökning med 19 personer jämfört med föregående år. Ökningen beror på tillsättning av vakanser, omorganisation av juridikfunktionen och verksamhetsövergång från Munktell Science Park (MSP) som gjordes under 2019. Sjukfrånvaron för delår 1 ligger på 2,5 % vilket är en sänkning jämfört med föregående år från 2,6%. Under perioden jan-mars 2020 hade kommunledningskontoret 3 avgångar, varav en pensionsavgång och två externa avgångar. Det första kvartalet har kommunledningskontoret arbetat med likabehandling på såväl förvaltningsträff som avdelningsnivå. Förvaltningen har även arbetat fram en handlingsplan för tillit, genom avdelningarnas prioriteringar av områden som är mest aktuella att arbeta inom. 1-åriga åtaganden Samtliga förvaltningar och bolag ska systematiskt arbeta med att skapa förståelse för beslutade policy och riktlinjer för medarbetarskap, chefoch ledarskap. I åtagandet ingår också att införa nya arbetssätt och metoder för Modigt ledarskap och Modigt medarbetarskap. (KS, alla nämnder, alla bolag) En medarbetarutbildning på kommunövergripande nivå har tagits fram och börjat implementeras i hela organisationen. Insatsen inleddes med ett större engagemang med ett 100-tal chefer i organisationen. Fortsatt lansering och införande pågår i förvaltningarna. Rådande coronapandemi inverkar på vissa av de ordinarie arbetsområdena inom HR såväl som de planerade utvecklingsfrågorna. Rådande coronapandemi riskerar att resultat och effekter för insatserna, att skapa större förståelse för beslutade policy och riktlinjer, inte uppnås under året, i den omfattning som är tänkt. Kommunledningskontoret kommer under hösten inleda arbetet med policy och riktlinje för medarbetare, chefer och ledare på en förvaltningsträff. Därefter ska alla avdelningar genomföra den obligatoriska medarbetarutbildningen för att sedan följa upp arbetet på en förvaltningsträff senare på hösten. Policy och riktlinje gås alltid igenom vid introduktion för medarbetare på kommunledningskontoret. 12
Personalredovisning Kvinnor mars 2019 - feb 2020 Män mars 2019 - feb 2020 Totalt mars 2019 - feb 2020 Kvinnor mars 2018 - feb 2019 Män mars 2018 - feb 2019 Totalt mars 2018 - feb 2019 Förändring 2019-2020 (%) Total sjukfrånvaro % Kort sjukfrånvaro % (0-14 dgr) Lång sjukfrånvaro % (15 - dgr) 3,4 0,6 2,5 3,1 1,4 2,6-0,1 1,0 0,6 0,8 1,6 0,7 1,3-0,5 2,4-1,7 1,5 0,7 1,3 0,4 13
Ekonomi Prognosen för 2020 uppgår efter delår 1 till 7,8 mnkr att jämföra med budget 0. Verksamheten på kommunledningskontoret påverkas sedan mitten på februari i allt högre grad av coronaviruset. Många medarbetare deltar i stabsarbete eller har annat uppdrag relaterat till coronaviruset. Resurser fördelas om inom ram i första hand. Vissa planerade aktiviteter skjuts framåt. Avvikelsen består av: Olika former av verksamhetsutveckling +4,0 mnkr Bredbandsutbyggnad +1,0 mnkr Evenemang, bidrag, utbildningar mm +1,0 mnkr Övrigt +1,8 mnkr 1-åriga åtaganden Utarbeta förslag, initiera och genomföra effektiviseringar och intäktshöjande åtgärder som sammanlagt förbättrar kommunkoncernens ekonomi med 300 miljoner kronor till 2022. (KS, samtliga nämnder och bolag) Genomlysning av kommunkoncernen i avseende på att effektivisera, minska administration, öka brukartid samt tillvarata digitaliseringens fördelar har inletts. Arbetet har delats upp i flera etapper och kommer att fortskrida till 2022. Genomlysning för stödprocesser, huvudprocesser, omprövning av servicenivåer, översyn av taxor och avgifter och prioritering av pågående samt planerade projekt förväntas bli klart under hösten 2020. För kommunledningskontoret kommer arbetet med genomlysningen av stödprocesser att få stor påverkan på det fortsatta arbetet för att införa effektivare arbetssätt med hjälp av digitaliseringens fördelar. 14
Ekonomisk redovisning Resultaträkning Konto Utfall ack - Mar 2019 Utfall ack - Mar 2020 Budget ack - Mar 2020 Avvikelse ack Mar 2020 Prognos helår Prognos mars Avvikelse helår Prognos mars INTÄKTER 111,7 113,7 110,3 3,4 441,0 0,0 KOSTNADER -99,3-96,6-109,5 12,9-433,2 7,8 Varav personalkostnader -23,3-27,5-26,4-1,1-107,9 0,7 Lokalkostnader -1,4-1,3-1,3 0,0-5,2 0,0 Köp av verksamhet Resultat inkl över- /underskott 12,4 17,1 0,7 16,4 7,8 7,8 Driftredovisning för underliggande enheter Underliggande enheter Avvikelse ack - Mar 2019 Avvikelse ack - Mar 2020 Budget helår Avvikelse helår Prognos mars KS/kommunledningskontoret -2,1-2,2 0,0 0,0 KLK Ledning 0,4 2,9-80,5 2,3 KLK Ekonomi och kvalitet -0,4-0,2-52,7 1,3 KLK HR -0,9 2,8-85,9 1,0 KLK Välfärd 3,7 1,8-17,8 1,6 KLK Näringsliv 5,7 8,7-61,8 0,0 KLK Kommunikation, IT och digitalisering 2,4 1,5-93,1 0,4 KLK Miljö och samhällsbyggnad 2,6 1,0-37,7 1,2 Summa Kommunstyrelsen 11,5 16,4-429,5 7,8 Investeringsredovisning Ingenting att rapportera. 15
Prognosändringar med anledning av corona Som en följd av coronaviruset har stora delar av kommunledningskontorets verksamhet påverkats. Stabsarbetet har medfört en omfördelning av resurser. Vissa delar av planerad verksamhet har försenats eller skjutits på framtiden. Omfördelningen av resurser sker inom befintlig ram. I dagsläget kan inga väsentliga och tydliga poster kopplas till coronaviruset. Prognostiserad intäktsminskning Prognostiserad kostnadsökning Prognostiserad kostnadsminskning 16