Delårsrapport 1, 2019 samt avrapportering internkontroll för kommunstyrelsen

Transkript

1 Kommunstyrelsen (2) Kommunledningskontoret Ledningsstaben Ingrid Bergman KSKF/2019:109 Kommunstyrelsen Delårsrapport 1, 2019 samt avrapportering internkontroll för kommunstyrelsen Förslag till beslut 1. Delårsrapport 1 för kommunstyrelsen för perioden januari-s 2019 godkänns. 2. Avrapportering internkontroll för kommunstyrelsen för perioden januaris 2019 godkänns. 3. Begäran om att få använda 3,5 miljoner kronor av överskottet i kommunledningskontorets resultat 2018 att använda i 2019 års driftbudget godkänns. Ärendebeskrivning Delårsrapport 1 och avrapportering internkontroll utgör en uppföljning av nämndens verksamhetsplan för 2019 i enlighet med kommunens ekonomistyrningsprinciper. Kommunstyrelsens totala intäkter för 2019 budgeteras till 425,5 miljoner kronor. Av dessa utgörs driftram av 392,5 miljoner kronor. Utfall för perioden januari s uppgår till 12,4 miljoner kronor att jämföra med budgeterat resultat 0. Prognos på helår uppgår till -4,2 miljoner kronor. Budget och utfall avseende verksamhetsfastigheterna och för affärsverksamheten (fastighetsförsäljning, k och exploatering) redovisas under rubriken övriga kommungemensamma kostnader i kommunens samlade rapportering och ingår inte i denna rapportering. Överföring av 2018 års resultat uppgår till 3,5 miljoner kronor. Antalet processmål för perioden uppgår till 29 stycken och antalet 1- åriga åtaganden uppgår till 34 stycken. Vi gör Eskilstuna tillsammans

2 Eskilstuna kommun (2) KOMMUNLEDNINGSKONTORET Tommy Malm Lena Lundberg Kommundirektör Administrativ direktör Beslutshandlingar: Bilaga 1: Delårsrapport Kommunstyrelsen Bilaga 2 Avrapportering internkontroll delår Kommunstyrelsen Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen, kommunledningskontoret, ledningsstaben Vi gör Eskilstuna tillsammans

3 KSKF/2019:109 Bilaga 1 Delårsrapport Kommunstyrelsen

4 Innehållsförteckning Sammanfattning...3 Väsentliga händelser hållbar utveckling...3 Väsentliga händelser effektiv organisation...3 Uppföljning av processmål...4 Uppföljning av åtaganden...4 Prioriterade stadsdelar insatser för att motverka segregation...4 Styrkort effektiv organisation...5 Statliga bidrag...5 Hållbar utveckling...6 Attraktiv stad och landsbygd...6 Demokrati...6 Berikande kultur och fritid...7 Miljö och samhällsbyggnad...7 Samhällsskydd och beredskap...9 Fler jobb...10 Näringsliv och arbete...10 Social uthållighet...14 Ekologisk uthållighet...17 Miljö och samhällsbyggnad...17 Effektiv organisation...18 Kvalitet...18 Attraktiv arbetsgivare...24 Stabil ekonomi

5 Sammanfattning Kommunledningskontorets (KLK) verksamhet består både av ett samordnande uppdrag för kommunkoncernen och av utveckling internt. För KLK har årets tre första månader präglats av stor aktivitet både inom Hållbar utveckling och inom Effektiv organisation. KLK:s totala intäkter för 2019 budgeteras till 425,5 miljoner kronor. Av dessa utgör driftram 392,5 miljoner kronor. Budget och utfall avseende verksamhetsfastigheterna och för affärsverksamheten (fastighetsförsäljning, k och exploatering) redovisas under rubriken övriga kommungemensamma kostnader i kommunens samlade rapportering och ingår inte i KLK:s rapportering. Utfall för perioden januari s uppgår till 12,4 miljoner kronor att jämföra med budgeterat resultat 0. Många av KLK:s kostnader uppkommer senare under året. Prognos på helår uppgår till -4,2 miljoner kronor. På KLK finns per s 83 tillsvidareanställda medarbetare varav 57 kvinnor och 26 män. Sjukfrånvaron har minskat något, 2,9%, och är strax under med målnivån på 3,0%. Väsentliga händelser hållbar utveckling Förberedelser EU-val i maj Utredning om införande av E-petition har genomförts Arbete pågår enligt Plan för Trygghet och inkludering En plan kring trygghet har tagits fram för Årby som pilotområde En ny företagarweb är framtagen tillsammans med näringslivet Beslutsunderlag avseende kongresshall/kulturhus håller på att tas fram Bostadsbyggandet följer planen för året Bredbandsutbyggnaden har tagit fart Väsentliga händelser effektiv organisation Digitalt stöd votering och närvaro i kommunfullmäktige (KF) Ett säkerhetsteam har bildats av funktioner i ledningsstab och Välfärd Organisationen för digitalisering är etablerad och rollerna satta Utformning av ny strategisk inriktning är i slutskedet Styrdokument för medarbetarskap, chef- och ledarskap framtagna Ett årshjul för det systematiska arbetsmiljöarbetet har tagits fram Inom service och tillgänglighet har ett förslag till servicemodell arbetats fram Omorganisation som rör främst Serviceförvaltningen (SEF) och Munktell Science Park (MSP) Ny ekonomidirektör tillträder på heltid från 2 maj 3

6 Uppföljning av processmål För KLK finns för stycken processmål. Uppföljning för delår 1 visar följande utfall: Alla Hållbar utveckling Effektiv organisation STATUS STATUS STATUS Uppnått målet 7 Uppnått målet 2 Uppnått målet 5 Nära målet 8 Nära målet 5 Nära målet 3 Sämre än målet 7 Sämre än målet 5 Sämre än målet 2 Ej utvärderad 7 Ej utvärderad 3 Ej utvärderad De processmål där målet för 2019 inte är uppnått kommer att prioriteras under Dessa består av: Hållbar utveckling Trygghetsindex Föreningars förtroende för kommunens stöd Andel förnybara bränslen Arbetstillfällen genom företagsetableringar Antal nystartade företag Effektiv organisation Tillgänglighet e-post Tillgänglighet telefon Antalet ej utvärderade processmål har ökat. Anledningen framgår av kommentar till dessa processmål. Uppföljning av åtaganden Antalet åtaganden på KLK 2019 uppgår till 34 stycken. Av dessa prognosticeras 33 stycken att bli klara under Ett åtagande, som samordnas av Arbetsknads- och vuxenutbildningsförvaltningen (AVF) kommer KLK som förvaltning inte att kunna bidra till operativt. Det avser språkhöjande och integrationsstärkande verksamheter. Prioriterade stadsdelar insatser för att motverka segregation Kommunledningskontorets avdelningar Välfärd samt Kommunikation och delaktighet deltar i arbetet med att motverka segregation som inleddes under 2018 utifrån statsbidrag mot segregation. Välfärd ansvarar för samordning och projektledning som under 2018 var del av Eskilstuna kommuns medfinansiering i projektet. Arbete under 2019 bedrivs inom ram. 4

7 Välfärd finansierar viss verksamhet 2019 på förvaltningar som startades i och med statsbidraget. Styrkort effektiv organisation Styrkort för hållbar utveckling är inte aktuellt på KLK för KLK:s styrkort innehåller de obligatoriska, kommunövergripande nyckeltalen. Utfall i delår 1 kommenteras under respektive processmål. MEDARBETARE Titel Utfall delår 1 Mål 2019 Hållbart medarbetarengagemang (HME), index (enhet) 81,7 85 Total sjukfrånvaro, % 2,9% 3,0 % EKONOMI Titel Utfall delår 1 Mål 2019 Resultat Utfall avvikelse mot budget, ack (tkr) Resultat Prognos helår mot budget helår (tkr) Avtalstrohet vid inköp (%) 92 % 75 % Statliga bidrag Från och med delår 1, 2019 ska alla nämnder redovisa vilka statliga bidrag som bokförs på nämnden. För KLK finns följande statliga bidrag: Bidrag och ändamål Prognos helår, mnkr Finskt förvaltningsområde 2,0 MSB (Myndigheten för Samhällsskydd och Beredskap) 1,2 Bidrag inom miljöområdet redovisas i delår 2 Summa 3,2 5

8 Hållbar utveckling Attraktiv stad och landsbygd Demokrati Fyraårigt processmål Invånare som är nöjda med möjligheten till inflytande Ett förslag på införande om e-petition har arbetats fram. E-petition är en digital tjänst där invånare kan lämna förslag till utveckling i kommunen. Utöver det fortsätter arbetet med att utveckla former och systematik för kommunens medborgardialoger ska delaktighetsindex vara 75 på hur kommunen möjliggör för invånarna att delta i kommunens utveckling SKL har tagit bort möjligheten att mäta delaktighetsindex. Under 2019 pågår ett arbete med att utvärdera indexet och utveckla det till ett nytt. Delaktighetsindexet kommer därför inte kunna mätas under Ett nytt index ska vara på plats till årigt åtagande KS/KLK ansvarar för att fokusområden inom hållbar utveckling 2019 också bidrar till måluppfyllelse av FN:s 17 globala mål för hållbar utveckling - Agenda 2030, enligt beslutad aktivitetslista. Åtagande från nämnd/styrelse Tio av elva aktiviteter för fokusområden inom hållbar utveckling 2019 har påbörjats. En av de tio aktiviteterna, att ta fram en lägesrapport om jämställdhet och folkhälsa är klar. Aktiviteter som pågår är kopplade till de styrdokument som finns inom social hållbarhet och avdelningen Välfärd: Policy för jämlik hälsa och social hållbarhet, Plan för trygghet och inkludering , Plan för tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning , Plan för ANDT (alkohol, narkotika, dopningsmedel och tobak) samt en aktivitet kopplat till den Idrottspolitiska handlingsplanen. 6

9 Fyraårigt processmål 2019 ska Nöjd politikerindex förbättras till Den senaste politikerenkäten genomfördes under 2018 och gav ett "Nöjd politikerindex" (NKI) på 83. Vid föregående enkät (2016) gjordes ingen mätning av NKI, men sett till övriga frågor i enkäten är värdet ungefär detsamma som den förra mätningen. Den enkät som genomfördes 2013 visade ett NKI på Då var enkäten inte exakt likadant utformad, men trots det kan det konstateras att trenden är uppåtgående jämfört med Nästa mätning kommer att göras hösten ska index för trygghet vara 45 för att invånarna känner att kommunen är en trygg och säker plats att leva i Det finns inget nytt index än för Plan för trygghet och inkludering ska implementeras och lyftas in i arbetet med ny strategisk inriktning. Planens övergripande mål: Det främjande och förebyggande arbetet har gjort att andelen som känner sig trygga i stadsdelarna och därmed Eskilstuna och Torshälla har ökat. Det har skett en positiv utveckling gällande utbildning, arbete, anställningsbarhet, delaktighet och attraktivitet i stadsdelar. Trygghet mot segregations leds frånvälfärd och minst fem förvaltningar och Eskilstuna Kommunfastigheter AB är med i sabetet, det sker i stor samsyn och samverkan. Berikande kultur och fritid Fyraårigt processmål Föreningar ska ha förtroende för kommunens stöd Kultur- och fritidsförvaltningen har genomfört en utvärdering av deras föreningsstöd. Som en följd av detta kommer PUG Kultur och fritid se över kommunens samlade föreningsstöd. En av frågorna som prioriteras är att utreda om de samverkansöverenskommelser som tecknas för ortsutveckling ska flyttas från kommunstyrelsen till bolagskoncernen. 7

10 Miljö och samhällsbyggnad Fyraårigt processmål Förtätning av staden enligt utbyggnadsstrategin bostäder har påbörjats i Eskilstuna. Det är i linje med förväntad utveckling om målet ska nås. Tillgängligheten för bredband ska öka Intensiv utbyggnad pågår såväl i stad som på landsbygd. En del av utbyggnaden avser nya huvudledningar då fler nätägare etablerat sig i kommunen samt förberedande anslutningar till fastigheter som ännu inte beställt fiber. Byggnadstakten har därmed varit högre än anslutningstakten. Post- och telestyrelsen (PTS) mäter tillgången till bredband (minst 100 Mbit/s) i oktober varje år, för att rapportera det i s nästföljande år. Totalt för hela kommunen hade 83 % (enbart hushåll) tillgång till minst 100 Mbit/s, eller 81 % för hushåll och företag sammantaget i oktober Sett till takten som krävs för att uppnå målet om 90 % tillgång till 2020 (hushåll och företag) enligt kommunens strategiska plan för bredband, finns fortfarande möjligheten att nå det med nuvarande ökningstakt. För hela kommunen har 91% av hushållen nu möjlighet att ansluta sig genom att de har fast bredband i sin absoluta närhet om minst 100 Mbit/s, men det är 83% som hittills gjort det. I tätorterna i Eskilstuna kommun har 95 % av hushållen tillgång till 100 Mbit/s i sin absoluta närhet jämfört med att 87 % av dem valt att ansluta sig i nuläget. Efterfrågan hos fastighetsägare är det som i stor utsträckning styr och även begränsar utbyggnaden idag. 1-årigt åtagande Nämnderna ska bidra till en effektiv och resultatinriktad process för att täcka behovet av verksamhetslokaler. (KS, SBN, VON, SN, BUN, KFAST) Åtagande från KF (Årsplan) Arbetet med att ta fram en lokalförsörjningsplan för beslut i kommunfullmäktige och respektive nämnd pågår. KLK kommer att stötta mer med statistikstöd framöver vilket kommer att underlätta. Den planstyrgrupp som tillsatts med KLK och stadsbyggnadsförvaltningen har i uppdrag att lösa de eventuella problem som uppstår i planarbetet och påskynda den processen. Tidigare förankring med politiken i olika forum har påbörjats för att arbetet ska möta de politiska förväntningar som finns. Dessutom pågår en 8

11 diskussion med övriga kommuner i fyra Mälarstäder om konceptbyggnader för äldreboenden, skolor och förskolor. KS/KLK tar upp det reviderade förslaget till Översiktsplan 2030 för beslut. Åtagande från nämnd/styrelse Materialet för samrådsprocessen förbereds. Samhällsskydd och beredskap Fyraårigt processmål Öka förmågan att hantera större händelser/kriser Målvärdet är borttaget då det saknade relevans men uppföljning av processmålet fortsätter. Arbete med risk- och sårbarhetsanalys pågår med samtliga förvaltningar och bolag. Arbete med en operativ krisledningsplan pågår där fokus ligger på organisation för central krisledning. MSB har inventerat kommunens centrala krisledningsplats och lämnat åtgärdsförslag. Inrapporteringar till länsstyrelsen och MSB har skett efter de lagkrav som ställs. Riktlinje för krisstödssamordning (POSOM) är beslutad i kommunfullmäktige i s Samverkan med länets övriga kommuner och länsstyrelsen sker regelbundet. Samverkan med Västerås stad och deras säkerhetsavdelning har förstärkts. 1-årigt åtagande KS/KLK ansvarar för att en plan tas fram för hur storskalig evakuering och mottagning ska ske (minst personer). Planen samverkas och förankras utifrån det geografiska områdesansvaret men också med intilliggande kommuner. Åtagande från nämnd/styrelse Arbetet med att ta fram en plan har påbörjats enligt länsstyrelsens rekommendationer. KS/KLK ansvarar för att en central organisation för att stärka kommunens beredskap gällande krisledning tas fram. Minst en krisövning ska genomföras. Åtagande från nämnd/styrelse 9

12 Arbetet med att ta fram en plan gällande krisledning har påbörjats baserad på risk- och sårbarhetsanalys samt rekommendationer från MSB och länsstyrelsen. En krisövning planeras att genomföras i samband med totalförsvarsövningen 2020 med början kvartal 4,

13 Fler jobb Näringsliv och arbete Fyraårigt processmål 2019 skapas 500 företag per år Antalet nystartade företag (med F-skatt) under perioden 1 jan-31 s 2019 enligt statistik från SCB är 101 st. Näringslivsenheten stöttar/medfinansierar olika insatser som genomförs av Nyföretagarcentrum, Ung Företagsamhet (UF) och UNGDrive. Nyföretagarcentrum har haft 95 rådgivningar varav ca 60% varit män och 40% varit kvinnor. 50% är utlandsfödda, då har även rådgivning på lätt svenska och arabiska erbjudits. UNG-drive håller på att "rekrytera" de elever som vill/kommer få driva företag under somlovet. Vid UF-mässan som hölls i s deltog näringslivsutvecklarna bland annat genom att medverka i juryarbetet skapas 300 arbetstillfällen/år genom företagsetableringar Antalet inflyttade anställda (med arbetsställe Eskilstuna) under jan-s är enligt SCB:s databas 16 st. Etableringsförfrågningar som hanteras av Näringslivsavdelningen handlar ofta om att hitta lämpliga lokaler eller k. Kontakter hålls också löpande med potentiella etablerare som tidigare visat intresse för Eskilstuna. Mycket av det operativa etableringsarbetet utförs av Eskilstuna logistik och etablering AB. Näringslivsdirektören och ansvarig näringslivsutvecklare för etableringar deltog på fastighetsmässan MIPIM under s månad där möten hölls med redan etablerade företagare i Eskilstuna och potentiella framtida etablerare. Eskilstuna var en av de städer som särskilt pitchades under Stockholmsfrukosten på MIPIM. Ett knadsföringsmaterial för etableringar är under framtagande genom en film och uppdaterad folder uppgår resultatet i Svenskt Näringslivs undersökning kring företagsklimat till 3,4. 3,3 3,3 3,4 Den 21 maj presenteras resultatet från Svensk Näringslivs undersökning kring företagsklimat och rankingresultatet kommer senare på hösten. Genom arbetet med Affärsplan Eskilstuna som är en gemensam plattform mellan näringslivet och kommunkoncernen finns ett antal initiativ som det arbetas med för att gemensamt skapa förutsättningar för ett bättre företagsklimat. Näringslivsavdelningen deltar även på olika träffar och seminarier som anordnas av Svenskt näringsliv. 11

14 Företagares nöjdhet med kommunens service (SBA-undersökning) uppgår till 75, år Samlat NKI för alla myndighetsområden 2018 hamnar på 75, vilken ger plats 12 i rankingen som omfattar större kommuner. Eskilstunas svarsfrekvens är hög( 64% ) och alla myndighetsområden hamnar på gröna staplar som innebär hög service och är unikt i jämförelse med de andra kommunerna. Fördelat per myndighetsområde: Brandtillsyn, NKI 78 (NKI 84, 2017) Bygglov, NKI 74 (NKI 76, 2017) Markupplåtelser, NKI 75 (NKI 75, 2017) Miljö-och hälsoskydd, NKI 75 (NKI 73, 2017) Livsmedelskontroll NKI 75 (NKI 76, 2017) Serveringstillstånd, NKI 80 (NKI 71, 2017) 2019 uppgår Handelsindex till 100 Målvärdet är borttaget. Tillsammans med Eskilstuna innerstad beställdes en handelsutredning i början av året och som presenterades under s månad. Handelutredningen kommer bli ett underlag till projektet "Framtidens stad" som kommer genomföras tillsammans med stadsbyggnadsförvaltningen. Näringslivsutvecklarna bygger också relationer med nya fastighetsägare som kommit till centrumkärnan. 1-årigt åtagande Förutsättningar för nya jobb ska skapas av Eskilstuna kommunkoncern tillsammans med andra aktörer genom affärsplan Eskilstuna. (KS, alla nämnder och bolag) Åtagande från KF (Årsplan) Näringslivsavdelningen har fortsatt att facilitera arbetet med Affärsplan Eskilstuna. Arbetet med att hitta sammankallande till evolutionsgrupperna har pågått under våren och grupperna kommer att på allvar dra igång efter (be)stämman i maj. Ett workshopmaterial är under framtagande. Detta för att underlätta arbetet för de sammankallande samt säkerställa att Evolutionsgruppernas idéer syftar till målen i Affärsplan Eskilstuna. Detta för att underlätta arbetet för de sammankallande samt säkerställa att Evolutionsgruppernas idéer syftar till målen i Affärsplan Eskilstuna. I materialet ingår även inslag av inkludering som dels ska göra att Evolutionsgrupperna lär sig mer om ämnet men också för att bredda deras tankesätt i framtagandet av idéer/initiativ. På kickouten i december presenterades ett 10-tal nya initiativ 12

15 och arbete pågår med att realisera idéerna. Kopplat till den motion om inkludering som antogs på (be)stämman 2018 har ett arbete påbörjats för att utveckla en modell kring lokaluthyrning (ett sabete har inletts med Nyföretagarcentrum, Kultur- och fritidsförvaltningen, KLK/Välfärd och Eskilstuna Kommunfastigheter AB. Syftet är att få till mer flexibla företagslokaler och att fler ska få möjlighet att testa sin företagsidé utan att ta en för stor risk. Kompetensbehoven hos företagen identifieras för att skapa utbildningar och kompetenshöjande insatser. (AVN, KS, MSP, DEAB, ELE) Åtagande från KF (Årsplan) Under företagsbesöken som näringslivsutvecklarna gjort har företagens kompetensbehov stämts av. Näringslivsavdelningen har deltagit i workshops tillsammans med Eskilstuna logistik och etablering AB, Kompetensgallerian och lokala bemanningsföretag för att tillsammans i ett tidigt stadium sabeta och möta kommande etableringar med dess kompetensbehov. Eskilstuna logistik och etablering AB är initiativtagare för detta arbete. I samhällsbyggnadsprocessen ska näringslivets tillväxtmöjligheter säkras. (KS, SBN, MSP, DEAB, ELE, ESEM) Åtagande från KF (Årsplan) Näringslivsutvecklare deltar i arbetet med revidering av översiktsplan som fokuserar på näringslivsblocket. Näringslivsutvecklare deltar i exploateringsgruppens möten där också näringslivets tillväxtmöjligheter bevakas. Näringslivsavdelningen, Eskilstuna logistik och etablering AB samt kommunens Fastighets- och exploateringsavdelning har också stående möten gällande etableringar i logistikparken. I samverkan med näringslivet utveckla kommunkoncernens företagsservice för att uppnå goda hållbara möten med näringsliv, föreningsliv och akademi oavsett om mötet sker i en digital lösning eller genom ett fysiskt möte. (KS, alla nämnder och bolag) Åtagande från KF (Årsplan) En ny företagarweb är framtagen tillsammans med näringslivet, berörda förvaltningar och bolag inom kommunkoncernen. Webben håller på att korrekturläsas och användartester ska genomföras innan den lanseras. Via Facebook-sidan Eskilstuna företagsservice har näringslivsavdelningen fortsatt att samordna inlägg från kommunkoncernen som är väsentliga för företagare. Fyra stycken samordningsmöten har genomförts och de syftar till att i huvudsak ge företag vägledning om vilka tillstånd och krav som behövs när de ska etablera, utveckla eller förändra sina verksamheter. Näringslivsavdelningen roll är att förbereda, samordna och leda samordningsmötena. En upphandling är gjord som syftar till att stärka relevanta tjänstepersoner i näringslivskunskap. För att attrahera kompetens till Eskilstuna är en inflyttarservice under implementering. 13

16 Språkhöjande och integrationsstärkande verksamheter ska etableras. Målsättningen är att främst utveckla språket så att de med behov kan tillgodogöra sig de insatser som finns och därmed påbörja sin väg mot egen försörjning. (AVN, alla nämnder) Åtagande från KF (Årsplan) KLK.S, näringslivsenhet kan inte bidra till det här åtagandet. Det är först i senare skeden som KLK har möjlighet att bidra till integrationsstärkande insatser. 14

17 Social uthållighet 1-årigt åtagande KS/KLK ansvarar för att skapa förutsättningar för ökad inkludering i de fem prioriterade stadsdelarna i syfte att öka anställningsbarhet samt att få fler i arbete genom insatser och samverkan enligt Affärsplan Eskilstuna, enligt beslutad aktivitetslista. Åtagande från nämnd/styrelse Sabete har inletts med kultur- och fritidsförvaltningen, socialförvaltningen och arbetsförmedlingen. Arbete pågår för att se över hur man genom olika aktiviteter kan kartlägga kompetens med fokus på ungdo och kvinnor. Rädda Barnen har också ett treårigt projekt i kommunen där möjlighet finns att dela information och få ta del av deras kartläggningar. Näringslivseftermiddag i Fröslunda anordnas 5 april och planer finns för hur detta kan bli ett återkommande koncept. Samtal har också inletts med arbetsförmedlingen för att se hur deras verksamhet jobbchansen kan flytta ut till de prioriterade stadsdelarna och då utveckla konceptet till jobbchansen unga. Detta skulle också kunna samköras med andra aktiviteter exempelvis i sabete med kompetensgallerian. Även ensamkommande ungas kompetens är viktigt att uppmärksamma. En sådan kartläggning kommer i ett första steg ske den 8 april på MSP. Samverkansparter i satsningen är Socialtjänsten, rädda barnen, affärsplan Eskilstuna och KLK/Välfärd. Utveckling av modell för lokaluthyrning pågår också och detta för att kunna få till mer flexibla företagslokaler. Där har ett sabete inletts med Nyföretagarcentrum, kultur- och fritidsförvaltningen, KLK/Välfärd och Eskilstuna Kommunfastigheter AB. Utifrån olika stadsdelars förutsättningar och behov ska alla nämnder samt Eskilstuna kommunfastigheter AB arbeta samlat med främjande och förebyggande trygghetsinsatser. (KS, alla nämnder, KFAST) Åtagande från KF (Årsplan) Aktiviteten vid planeringen utgick från att statsbidraget var beslutat på lång sikt och att det skulle ske en utökning vid överlämning av ansvaret från Tillväxtverket till Delegationen mot segregation (DELMOS). I och med otydlig regeringsbildning och det budgetförslag som röstades igenom av riksdagen finns det för närvarande inget statsbidrag att söka och beslut att DELMOS skulle läggas ned. Eskilstuna kommun har sedan tidigare beviljats totalt kr av Tillväxtverket varav användes under Besked kring utbetalning av resterande medel kommer tidigast i vårpropositionen, både kring redan beviljade statsbidrag och preliminärt även kring DELMOS framtid som myndighet. Arbetet mot segregation pågår i den struktur med styrgrupp och ledningsgrupp som byggdes upp under 2018 men fokus har varit på att säkra finansiering av påbörjat arbete i Årby framför 15

18 utökning av arbetet till resterande prioriterade stadsdelar samt planering och ansökan av nya medel. Flera främjande och förebyggande trygghetsinsatser pågår: Kartläggning och analys av nattvandringar har gjorts för att utveckla arbetet. *En lägesbild om brott, ordningsstörningar, otrygghet/trygghet har tagits fram. Lägesbilden ska bidra till en ny samverkansöverenskommelse. Tidsaxel barn och unga. Det har tagits fram att underlag till processkartläggning av verksamhet för flickor och pojkar för att få ett samlat underlag för styrning, ledning och prioriteringar utifrån ett brukarperspektiv. En kartläggning (nulägesanalys) av de lokala nätverken i de fem prioriterade stadsdelarna har påbörjats i syfte att klargöra nätverkens funktions och framtida roll i trygghetsarbetet. Alla nämnder och bolag ska gemensamt arbeta för att Eskilstuna ska vara en kommun fri från våld för alla flickor och pojkar, kvinnor och män. Jämställdhetsperspektivet ska vara synligt i alla mål, i budgeten och i andra styrdokument. Individbaserad statistik ska redovisas och analyseras efter kön. (KS, alla nämnder och bolag) Åtagande från KF (Årsplan) Implementering av MVP (Mentors in Violence Prevention) har påbörjats genom utbildningsinsatser till personal inom skola, socialtjänst, tjejjouren och asyl- och migranthälsan. Revidering av VIP programmet har påbörjats. Flerårigt fokus på prioriterade stadsdelar. Samlat krafttag för att motverka utanförskap genom stärkta skolresultat, ökad trygghet, trivsamma utemiljöer, höjd kompetens och fler i jobb. Nämnder och bolag förväntas att göra prioriteringar inom ram för att förstärka den statliga satsningen. (KS, alla nämnder och bolag) Åtagande från KF (Årsplan) Aktiviteten vid planeringen utgick från att statsbidraget var beslutat på lång sikt och att det skulle ske en utökning vid överlämning av ansvaret från Tillväxtverket till Delegationen mot segregation (DELMOS). I och med otydlig regeringsbildning och det budgetförslag som röstades igenom av riksdagen finns det för närvarande inget statsbidrag att söka och beslut att DELMOS skulle läggas ned. Eskilstuna kommun har sedan tidigare beviljats totalt kr av Tillväxtverket varav användes under Besked kring utbetalning av resterande medel kommer tidigast i vårpropositionen, både kring redan beviljade statsbidrag och preliminärt även kring DELMOS framtid som myndighet. Arbetet mot segregation pågår i den struktur med styrgrupp och ledningsgrupp som byggdes upp under 2018 men fokus har varit på att säkra finansiering av påbörjat arbete i Årby framför 16

19 utökning av arbetet till resterande prioriterade stadsdelar samt planering och ansökan av nya medel. Flera främjande och förebyggande trygghetsinsatser pågår: Kartläggning och analys av nattvandringar har gjorts för att utveckla arbetet. En lägesbild om brott, ordningsstörningar, otrygghet/trygghet har tagits fram. Lägesbilden ska bidra till en ny samverkansöverenskommelse. Tidsaxel barn och unga. Det har tagits fram att underlag till processkartläggning av verksamhet för flickor och pojkar för att få ett samlat underlag för styrning, ledning och prioriteringar utifrån ett brukarperspektiv. En kartläggning (nulägesanalys) av de lokala nätverken i de fem prioriterade stadsdelarna har påbörjats i syfte att klargöra nätverkens funktions och framtida roll i trygghetsarbetet. 17

20 Ekologisk uthållighet Miljö och samhällsbyggnad Fyraårigt processmål Andel förnybara bränslen i kommunens fordonsflotta (%) 38% 38% 100% Värde saknas för delår årigt åtagande KS/KLK påbörjar revidering av klimatplanen. Åtagande från nämnd/styrelse Arbete pågår enligt projektplan. KS/KLK leder arbetet med att utveckla verksamheten inom Energy Evolution Center, vilket innebär att initiera att en lokal byggs för verksamheten, ta fram förslag på organisatorisk lösning för verksamheten, samt att tillsammans med aktörer på Väster i Eskilstuna planera och genomföra insatser för att testa och visa upp energilösningar. Åtagande från nämnd/styrelse Arbetet med att utveckla energicentrum/energy Evolution Center tillsammans med Energimyndigheten pågår. Styrgruppen består av representanter från Eskilstuna kommun, Energimyndigheten och Mälardalens högskola. Projektgruppens medlem representerar Eskilstuna kommunkoncern och Energimyndigheten. Tre delprojekt bedrivas inom ramen för projektet; Mötesplats och lokaler, Affärsutveckling och kompetensförsörjning, samt Demonstrationsarena Väster. Projektet finansieras med EU-medel från ERUF-ÖMS (Europeiska regionala utvecklingsfonden, Östra Mellansverige). Ett stort antal sabetsparter, utöver Eskilstuna kommun och Energimyndigheten, är kopplade till projektet. Projektet startade 1 juni 2017 och ska vara färdigt 30 september Nämnder och bolag ska arbeta för att effektivisera transporterna, öka antalet digitala möten och öka det hållbara resandet. (KS, SBN, KFN, KFAST, BUN, ESEM, VON) Åtagande från KF (Årsplan) 18

21 Arbetet som genomförs med stöd av konsult och projektmedel från Energimyndigheten har inletts. En projektplan har tagits fram och analysera av dagens transporter i verksamheterna genomförs. 19

22 Effektiv organisation Kvalitet Fyraårigt processmål Andel (procent) av verksamheter i förvaltningar och bolag ha en enkel handlingsplan för hur verksamheten ska utvecklas genom kartläggning och analys ur jämställdhetsperspektiv. Enligt den nya planen för jämställdhet ska det inte göras några handlingsplaner i verksamheterna ska antalet idéer/förbättringsförslag uppgå till 700 Detta mål är borttaget då modiga idéer har avslutats. Arbete med att ta fram nytt koncept pågår tillsammans med HR, uppdrag för genomförande under 2019 har lämnats till serviceförvaltningen. Ett förbättringsteam ska starta med deltagare från PLG Q och PLG HR för att säkra verksamheternas behov och förankra det nya konceptet jobbar alla anställda på en miljöcertifierad arbetsplats 100% 100% 100% Följande förvaltningar och bolag är miljöcertifierade eller miljödiplomerade delår : Kommunledningskontoret, Serviceförvaltningen, Eskilstuna Strängnäs Energi och miljö AB, Eskilstuna Kommunfastigheter AB, Destination Eskilstuna AB och Munktell Science Park. Eskilstuna Kommunföretag AB är den senaste att klara diplomeringen. Vård- och omsorgsförvaltningen och Eskilstuna Logistik och Etablering AB och har kommit långt i sitt miljödiplomeringsarbete och beräknas klara diplomeringen. Miljö- och räddningstjänstförvaltningen, stadsbyggnadsförvaltningen, socialförvaltningen, Kultur- och fritidsförvaltningen och Barn- och utbildningsförvaltningen har inlett arbetet med miljödiplomering men för att klara diplomering krävs ett högt tempo och engagemang från förvaltningsledningarna. Ett nätverksmöte för miljösamordnare och motsvarande har ordnats under delår 1. KLK har som mål att fortsätta vara en miljöcertifierad förvaltning uppgår andelen förverkligade idéer/förbättringsförslag till 10 % Detta mål är borttaget då modiga idéer har avslutats. Arbete med att ta fram nytt koncept pågår tillsammans med HR, uppdrag för genomförande under 2019 har lämnats till serviceförvaltningen. Ett förbättringsteam ska starta med deltagare från PLG Q och PLG HR för att säkra verksamheternas behov och förankra det nya konceptet. 20

23 Invånarna ska vara nöjda med hur kommunkoncernen sköter sina verksamheter Ny värdering kommer att göras efter SCBs medborgaundersökning hösten årigt åtagande KS/KLK ansvarar för att funktionen 'Effektiv samordning för trygghet' (EST) vidareutvecklas i hög grad av samverkan inom kommunkoncernen samt med polis, fastighetsbolag och andra aktörer. Digitalt stöd ska implementeras och rutiner utformas och förbättras. Åtagande från nämnd/styrelse Arbetet med att vidareutveckla det digitala stödet för Effektivt Samordning för Trygghet (EST) pågår. Framtagande av rutiner och ny rapportmall har påbörjats och upphandling av ett digitalt system pågår. Fyraårigt processmål 2019 upplever 70 % nytta av internportalen 77% 77% 80% Inget nytt värde finns. Medarbetarundersökningen 2018 visade att 80% av medarbetarna i kommunen upplever att de har nytta av internportalen i sitt arbete, vilket är långt över målvärdet på 70%. Internportalen har under våren 2019 uppgraderats till en ny version och några mindre förändringar i gränssnittet har gjorts. Förändringarna har mottagits positivt hos medarbetarna. I medarbetarundersökningen 2018 uppgav 77,3 % av medarbetarna på kommunledningskontoret att de har nytta av internportalen i sitt arbete. Målet för KLK 2019 är 80 %. Utbildningar/workshops i internportalen kommer att genomföras på KLK i syfte att höja nyttovärdet får 95 % svar på e-post inom 2 dagar 83% 83% 95% Inget nytt värde finns. Arbete med en åtgärdsplan pågår inom ett tvärprofessionellt processteam. Fokus ligger på att utarbeta en servicemodell för kommunen. Samtidigt har alla 21

24 förvaltningar ett ansvar att följa upp sina resultat och ta fram åtgärdsplaner där resultatet inte är tillfredställande. KLK håller på att ta fram en åtgärdsplan för förvaltningen eftersom utfall vid senaste mätningen inte nådde målet får 80 % kontakt med handläggare via telefon inom 2 minuter 42% 42% 80% Inget nytt värde finns. Arbete med en åtgärdsplan pågår inom ett tvärprofessionellt processteam. Fokus ligger på att utarbeta en servicemodell för kommunen. Samtidigt har alla förvaltningar ett ansvar att följa upp sina resultat och ta fram åtgärdsplaner där resultatet inte är tillfredställande. KLK håller på att ta fram en åtgärdsplan för förvaltningen eftersom utfall vid senaste mätningen inte nådde målet uppfattar 90% ett gott bemötande vid telefonkontakt 100% 100% 90% Arbete med en åtgärdsplan pågår inom ett tvärprofessionellt processteam. Fokus ligger på att utarbeta en servicemodell för kommunen. Samtidigt har alla förvaltningar ett ansvar att följa upp sina resultat och ta fram åtgärdsplaner där resultatet inte är tillfredställande. På KLK som förvaltningen ligger utfall vid senaste mätningen över målet för uppger 98 % att det är lätt att hitta på eskilstuna.se Inget nytt värde finns och SKL kommer inte att fortsätta att göra denna mätning. Ett omfattande arbete med eskilstuna.se pågår där vissa områden bryts ut och blir egna webbplatser (exempelvis företagsservice, stadsutveckling, besöksnäring och rekrytering), för att renodla eskilstuna.se till en ren servicewebb. Processmålet kommer inte att kunna följas upp under årigt åtagande KS/KLK ska i nära sabete med Konsult och uppdrag och förvaltningarna driva åtgärdsarbetet för att förbättra kommunens service och tillgänglighet, svarstider i telefon och e-post utifrån den aktivitetsplan som tas fram hösten Åtagande från 22

25 nämnd/styrelse Ett tvärprofessionellt processteam bildades under 2018 med uppdraget att förbättra kommunens service och tillgänglighet. En åtgärdsplan är snart klar, samt ett förslag till en servicemodell för kommunen. Under 2019 kommer teamet arbeta med prioriterade aktiviteter i åtgärdsplanen. KS/KLK ska med hjälp av processutvecklingsgrupperna fastställa kommunens mest prioriterade kommunikationsfrågor och därefter säkra att det finns rätt rutiner, resurser och organisation så att utrymmet i kommunens kanaler i första hand används av kärnverksamheterna och fördelas utifrån kommunens mest prioriterade frågor. Åtagande från nämnd/styrelse Nya arbetsformer håller på att etableras för att säkra arbetet med kommunens mest prioriterade frågor. Kommunikationsteam bildas runt alla processutvecklingsgrupper, nya sabetsformer har etablerats med serviceförvaltningens redaktörer och frågan har diskuterats med processledningsgrupp kommunikation. I maj är en halvdag planerad med alla kommunikatörer för att ta frågan vidare. KS/KLK ansvarar för att ta fram olika former av stöd och verktyg för att underlätta ett kommunikativt ledarskap och kommunikation vid förändring. Åtagande från nämnd/styrelse Ett första steg i arbetet är en kartläggning av hur koncernledningsgruppen kommunicerar beslut och prioriteringar. Ett förslag hur koncernledningsgruppen kan utveckla sin kommunikation har tagits fram. Arbetet fortsätter med det kommunikativa ledarskapet i alla delar i organisationen. Arbetet med verktyg inför kommunikation vid förändringar är i uppstart. En tvåårig plan för digital transformation, nedbruten i årliga handlingsplaner, tas fram. En tydlig organisation och resursbild ska i samband med program och handlingsplan fastställas för att driva den fortsatta digitala verksamhetsutvecklingen på såväl kommunövergripande som förvaltnings och bolagsnivå. (KS, alla nämnder och bolag) Åtagande från KF (Årsplan) Styrgruppen för digitalisering träffas enligt plan. Organisationen är förankrad och planområdesledare är utsedda (5st) Tio initiativ kopplat till planområde 1 (Förutsättningar) är startade med central finansiering och en är avrapporterad samt tre är slutförda. 23

26 Kontinuerliga dialoger förs med förvaltningarna på de initiativ som bedrivs i respektive förvaltnings VP Alla nämnder ska verka för att minst 80 procent av de som kontaktar kommunen via telefon ska få svar på sin fråga inom två minuter och via mail inom två dagar. (KS, alla nämnder) Åtagande från KF (Årsplan) Arbete med en åtgärdsplan pågår inom ett tvärprofessionellt processteam. Fokus ligger på att utarbeta en servicemodell för kommunen, samt en åtgärdsplan. Samtidigt har alla förvaltningar ett ansvar att följa upp sina resultat och ta fram åtgärdsplaner där resultatet inte är tillfredställande. KLK upprättar en egen åtgärdsplan. Samtliga nämnder och bolag deltar i ett gemensamt utvecklingsarbete för förbättrad styrning och ledning av jämställdhetsintegreringsarbetet i respektive förvaltning och bolag. Arbetet leds av kommunstyrelsen och utgår från Modellkommunprojektets benchkingmetodik. Ledningen ska säkerställa organisationens kompetens för att kunna arbeta med jämställdhetsintegrering. (KS, alla nämnder och bolag) Åtagande från KF (Årsplan) Del ett av modellförvaltningar och -bolag har haft det sista benchkingmötet den 13 februari. Förberedelse för resultatkonferens samt uppstart för del två den 24 maj pågår. KLK kommer att delta i arbetet i nästa omgång. Som ett steg i att öka tillit i ledning och styrning ska samtliga nämnder och bolag genomföra en gapanalys av sina processer, enheter och olika professioner utifrån önskad målbild om tydliga uppdrag och resultat, medarbetarnas handlingsutrymme och involvering samt brukares och kunders delaktighet i utveckling av våra tjänster. Analysen ska utmynna i en handlingsplan på enhetsnivå. (KS, alla nämnder och bolag) Åtagande från KF (Årsplan) KLK har ett samordnande uppdrag för detta åtagande och har med stöd av en arbetsgrupp tagit fram ett koncerngemensamt stöd för att genomföra detta åtagande. I början av april genomförs en gemensam workshop då samtliga förvaltningar och bolag samlas för att få en gemensam grund och genomgång av framtaget stödmaterial. Arbetet inom KLK som förvaltning är i ett uppstartsskede och fortsätter enligt plan. 24

27 KS/KLK ansvarar för att genomföra workshops i syfte att utveckla analys av resultatavvikelser som grund för förbättringar enligt upprättad aktivitetsplan. Åtagande från nämnd/styrelse 5-6 s arrangerade PLG Q analysträning med hjälp av Maria Price från rådet av främjande av kommunala analyser. Den 5 s på teoriavsnittet deltog 70 personer. Den 6 s på praktisk övning deltog 50 personer med 10 case: 1. Effektiv process, test på försörjningsstöd 2. Kostnad för att driva egentlig verksamhet över tid per invånare 3. Jämställd verksamhet - missbruksvård 4. Åk 9 betyg och behörighet till gymnasiet 5. Effekter av strukturtillägg inom skolan 6. Bilden av våra förskolor, Vårdnadshavarnas delaktighet 7. Rekommendation 8. Intäkter (taxor och avgifter), uppdrag att presentera för Ksau 9. Utryckningstider 10. Hur bra är vi på återvinning och avfallshantering? Casen har därefter stämts av, flera gör ett fortsatt arbete, endast 1 case behöver stöd från KLK, statistikerna. Under s har vård och omsorgsförvaltningen genomfört analysvecka på ledningsnivå. Erfarenheter från både KLK:s analysdagar och vård- och omsorgs analysvecka delgavs PLG Q. PLG Q anser att KLK ska arrangera analysdagar varje år på liknande sätt, dagarna var uppskattade. Vård- och omsorgsförvaltningen kommer att arbeta vidare i förvaltningsledningen och till nästa gång slipa på förberedelsedelar inför nästa års analysvecka. Återkoppling till ledningen gjordes på budgetupptakten i s. KLK/KS ansvarar för att planerade aktiviteter genomförs för att implementera vision 2030, med särskilt fokus på invånare och verksamma i Eskilstuna. 25

28 Åtagande från nämnd/styrelse Arbete pågår enligt beslutad handlingsplan. Styrgrupp och arbetsgrupper är etablerade. 26

29 Attraktiv arbetsgivare Kommunledningskontoret har under perioden januari till s 2019 sänkt sin sjukfrånvaro till under målet 3,0% och har ett ökat värde gällande såväl hållbart medarbetarengagemang som stolta medarbetare. Utmaningen under 2019 är att rekrytera in personer födda utanför Norden, då målet är 6%. Genom kompetensbaserade rekryteringar med ett mångfaldsperspektiv ökar förvaltningen sina möjligheter till att nå målet. Under januari fram till s har förvaltningen arbetat med Vision 2030 samt med underlag till den strategiska inriktningen i form av processledningsgrupper och processutvecklingsgrupper. En workshop anordnades på en förvaltningsträff kring Vision Antal anställda Mars 2019 Dec 2018 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Tillsvidare Sjukfrånvar o R12 Tillsvidare, totalt Mars 2019 Dec 2018 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt 3,4 1,7 2,9 3,6 2,5 3,3 Fyraårigt processmål Hållbart medarbetarengagemang ska uppgå till ,7 81,7 85,0 En ny policy för medarbetar- och chefskap med tillhörande riktlinjer kommer att tas för beslut i kommunfullmäktige under våren och är ett viktigt strategiskt dokument för det fortsatta arbetet med medarbetar- och ledarskap som ska leda till ett ökat medarbetarengagemang. Ny mätning sker hösten Den totala sjukfrånvaron hos medarbetarna uppgår 2019 till max 5,9 procent 2,9% 3,3% 3,0% Sjukfrånvaron har sedan december 2018 sjunkit till 2,9 %. Sänkningen är en rätt riktning mot målet för helår på 3,0 %. Ett fortsatt aktivt arbetsmiljöarbete och sunt arbetslivs friskfaktorer ska leda KLK till målet. Andelen medarbetare födda utanför Norden ska öka 27

30 3,5% 3,5% 6,0% Förvaltningens arbete med likabehandling tillsammans med rekryteringsenhetens kompetensbaserade arbetssätt med ett mångfaldsperspektiv, skapar förutsättningar att nå målet på 6 %. Andelen medarbetare som är stolta över att arbeta inom Eskilstuna kommun ska öka. 95,5% 95,5% 95,0% En hög andel medarbetare på kommunledningskontoret är stolta över att arbeta i Eskilstuna kommun Ett gott ledarskap, bra arbetsmiljö och goda förutsättningar i arbetet är viktiga delar för att behålla och/eller öka andelen som är stolta. Alla medarbetare ska involveras i dialog med utgångspunkt i den reviderade visionen, organisationens värden och reviderad medarbetar- och ledarpolicy. Syftet är att utveckla och stärka den gemensamma kulturen och tydliggöra hur respektive enhet ska bidra till goda hållbara möten och att visionen uppnås. (KS, alla nämnder och bolag) Åtagande från KF (Årsplan) Medarbetare på kommunledningskontoret har under delår 1 haft en workshop gällande den nya visionen 2030 på en förvaltningsträff. Under hösten kommer policyn för medarbetarskap och ledarskap med tillhörande riktlinjer presenteras och arbetas med under en förvaltningsträff. Under året skall förvaltningarnas kompetensförsörjningsplaner integreras i styrningen och en kommunövergripande plan tas fram för att möta kompetensutmaningen. (KS) Åtagande från KF (Årsplan) Kopplingen till systemstödet håller på att utvecklas. Arbetet med framtagande av den kommunövergripande kompetensförsörjningsplanen håller på att planeras. KS/KLK leder och samordnar arbetet med att genomföra en utvecklingsinsats för chefer som leder chefer. Åtagande från nämnd/styrelse En tidsplan har satts för utvecklingsinsatsen och utbildningen beräknas vara slutförd för samtliga grupper s

31 Stabil ekonomi Prognosen på helår 2019 uppgår till -4,2 mnkr. Analys av prognosen för 2019 innehåller följande poster: 2 medarbetare med avgångsvederlag, totalt -1,7 mnkr Politiska sekreterare, -2,5 mnkr Omställning politiken 2 personer, -1,8 mnkr Diverse mindre poster netto, +1,8 mnkr I delårsärendet skrivs fram 3,5 mnkr överskott från 2018 att användas i driftbudget Driftredovisning, mnkr Utfall jans Avvikelse jan-s Prognos helår Avvikelse helår Ledningsstaben -36,4-1,7-146,9-6,0 Ekonomi och kvalitet -13,5-0,4-51,9 1,0 HR -22,2-0,9-85,9-0,5 Välfärd -2,1 3,7-23,6 0 Näringsliv -4,4 5,7-39,5 1,0 Kommunikation och delaktighet -5,6 2,4-31,8 0,3 Miljö och Samhällsbyggnad -6,9 2,6-38,8 0 Summa -91,1 11,5-419,4-4,2 Fyraårigt processmål 2019 uppgår avtalstroheten till minst 75 % 92,0% 92,0% 75,0% Målet för mandatperioden har uppnåtts redan under Genom regelbunden dialog med varje förvaltning uppnås resultat. Löpande information till ansvariga inom inköp, t ex inköpsamordnare, samt kontinuerlig dialog med upphandlingsavdelningen sker för att utveckla såväl metoder inom inköp som uppföljning och analyser. Presentation sker dels genom Hypergene och upphandlingsstödet KMD. Utöver detta förs dialog med 29

32 kommunstyrelsens arbetsutskott fyra gånger per år. Satsning sker nu på att bibehålla den höga nivån. I den senaste inköpsstatistiken uppgår värdet för KLK till 92,0% vilket är klart över målvärdet. 1-årigt åtagande Utarbeta förslag, initiera och genomföra effektiviseringar och intäktshöjande åtgärder som sammanlagt förbättrar kommunkoncernens ekonomi med 150 miljoner kronor inför (KS, alla nämnder och bolag) Åtagande från KF (Årsplan) Åtagandet är en del av samordningsarbetet kring genomlysning av kommunkoncernen i avseende att effektivisera, minska administration, öka brukartid samt tillvarata digitaliseringens fördelar. Arbetet pågår och kommer löpa fram till Målet är att frigöra 150 mnkr för att klara välfärden. KLK kommer som förvaltning att se över kostnader och effektiviseringsmöjligheter. KS/KLK ska driva arbete med förbättrad styrning och ledningsstöd genom fokus på uppdrag, resultat och tillit i styrningen av verksamheten samt etablering av beslutstöd och styrkort med samlade rapporter till stöd för styrning. Arbetet sker enligt upprättad aktivitetsplan. Åtagande från nämnd/styrelse En arbetsgrupp under ledning av KLK, med deltagare från förvaltningar och bolag, har arbetat med att ta fram ett koncerngemensamt stöd gällande nulägesanalys för tillitsarbetet. Utvecklingen av Hypergene fortgår och fokus ligger främst på samlad rapportering som ett stöd till förvaltningsledningar. När det gäller implementering av modul för vård och omsorg beräknas det vara klart till somen. Utvecklad nyckeltalshantering kan implementeras under våren. KS/KLK ska driva arbete med att säkerställa en nyckeltalshantering i Hypergene som minimerar administrativ börda och är kvalitetssäkrad enligt upprättad aktivitetsplan. Åtagande från nämnd/styrelse Arbetet med utvecklade nyckeltalshanteringen är i princip klar. Utrullningen till förvaltningarna är påbörjad. 30

33 KS/KLK ska driva arbete med hållbar ekonomisk utveckling i enlighet med aktivitetsplan. Åtagande från nämnd/styrelse Arbetet är påbörjat. Flera aktiviteter kopplade till åtagandet är i gång. Aktiviteterna består av bl.a. av: uppgradering av budgetmodul i Hypergene, att följa och styra ekonomi kopplat till 32 kommuners medel för utsatta områden, uppdatering av fördelningsmodellen för schablonbidrag från Migrationsverket, processkartläggning oh dokumentation av investeringar, ekonomiska konsekvenser av utbyggnadskedjan kartläggning av exploateringskedjan och genomlysning av kommunkoncernens finansiella innehav och riktlinje. 31

34 KSKF/2019:109 Bilaga 2 Avrapportering internkontroll delår Kommunstyrelsen

35 1 (8) Innehållsförteckning Avrapportering internkontroll delår Tydlig ärende- och beslutsprocess...3 Delaktighet och jämlikt inflytande...4 Tillgodose behovet av IT stöd...4 Tillgodose behovet av säkerhet...5 Tillgodose behovet av kompetensförsörjning...6 Tillgodose behovet av ekonomi och redovisning...7

36 2 (8) Avrapportering internkontroll delår 1 Enligt Kommunallagen 6 kap 7 ska nämnder se till att den interna kontrollen är tillräcklig. Den interna styrningen och kontrollen är en del av kommunens styrsystem och ett redskap för kommunens ledning att främja en effektiv ledning av organisationen, hantering av risker, utveckling av verksamheten och utvärdering av verksamhetens resultat. Ytterst för att säkerställa att verksamhetens syfte och mål nås. Fr o m 2019 följer kommunstyrelsen Riktlinje för intern styrning och kontroll från 2017 fullt ut. Kommunfullmäktige beslutar årligen om kommunkoncerngemensamma kontrollmoment och nämnderna upprättar årligen en internkontrollplan. Avrapportering sker i samband med delårsrapportering och en slutrapport upprättas tillsammans med verksamhetsberättelsen efter årets slut. I planen för intern styrning och kontroll 2019 ingår tio internkontrollmoment. Fyra kontrollmoment har fastställts av kommunfullmäktige i maj 2018, nr 5, 6, 8 och 10. Kontrollmomenten utgår från två risker under huvudprocessen Tillse behovet av säkerhet och två risker under huvudprocessen Tillse behovet av ekonomi och redovisning. Den kommunkoncernövergripande riskbedömningen och beskrivningen av risken har behållits i kommunstyrelsens plan. Kommunledningskontoret (KLK) kommer att utföra momenten efterhand som kompletterande anvisningar tas fram för kommunens förvaltningar och bolag. Sex av de tio kontrollmomenten har tagits fram av kommunledningskontoret, nr 1, 2, 3, 4, 7, 9. Alla kontrollmoment är påbörjade och följer planen för året.