Kommunstyrelsens verksamhetsplan och affärsplan för konsult och uppdrag 2019

Transkript

1 Kommunstyrelsen Kommunledningskontoret Ledningsstab KSKF/2018:294 Ingrid Bergman (2) Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens verksamhetsplan och affärsplan för konsult och uppdrag 2019 Förslag till beslut 1. Kommunledningskontorets verksamhetsplan 2019 antas. 2. Konsult och uppdrags affärsplan 2019 antas. 3. Investeringsbudget för konsult och uppdrag 2019 avseende inventarier och immateriella tillgångar om totalt kronor antas. Ärendebeskrivning Kommunledningskontoret har sammanställt verksamhetsplan för Konsult och uppdrag har sammanställt affärsplan för 2019 och investeringsbudget för 2019 avseende inventarier och immateriella tillgångar. Kommunledningskontoret Kommunledningskontorets uppdrag är att stödja kommunstyrelsen och kommunledningen i att leda, styra och stödja kommunkoncernen. För 2019 budgeteras 90 medarbetare och beslutad driftram i Årsplan 2019 uppgår till 387,8 mnkr. Konsult och uppdrag Affärsplanen är konsult och uppdrags styrande dokument, likställd med övriga förvaltningars verksamhetsplaner. Den visar mål och inriktning för verksamheten under Ordet affärsplan är valt därför att konsult och uppdrags verksamhet ska drivas på affärsmässiga grunder. Utifrån affärsplanen kommer enheterna att arbeta fram lokala affärsplaner. Kommunledningskontoret Konsult och uppdrag Pär Eriksson Jörgen Axelsson Vi gör Eskilstuna tillsammans

2 Eskilstuna kommun (2) Kommundirektör Förvaltningschef Bilaga 1: Verksamhetsplan 2019 kommunledningskontoret Bilaga 2: Affärsplan 2019, konsult och uppdrag Bilaga 3: Investeringsbudget för konsult och uppdrag 2019 avseende inventarier och immateriella tillgångar Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen, kommunledningskontoret, ledningsstaben Kommunstyrelsen, konsult och uppdrag Vi gör Eskilstuna tillsammans

3 KSKF 2018:294 Bilaga 1 Verksamhetsplan 2019 Kommunledningskontoret

4 Innehållsförteckning Sammanfattning Omvärldsfaktorer och utmaningar Intern styrning och kontroll...4 Statsbidrag och andra bidrag...4 Styrkort effektiv organisation Hållbar utveckling...5 Attraktiv stad och landsbygd...5 Demokrati...5 Berikande kultur och fritid...6 Miljö och samhällsbyggnad...6 Samhällsskydd och beredskap...7 Fler jobb...8 Näringsliv och arbete...8 Social uthållighet...10 Ekologisk uthållighet...11 Miljö och samhällsbyggnad...11 Effektiv organisation...12 Kvalitet...12 Attraktiv arbetsgivare...16 Stabil ekonomi...18 Ekonomisk redovisning

5 Sammanfattning 2019 Kommunledningskontorets (KLK:s) uppdrag är att stödja kommunstyrelsen och kommunledningen i att leda, styra och stödja kommunkoncernen. Denna verksamhetsplan omfattar det interna arbetet på KLK som förvaltning och vad de olika avdelningarna inom KLK uträttar i det kommunövergripande uppdraget. Planering av det kommunövergripande uppdraget sker i Eskilstuna kommuns Årsplan 2019 och Kompletteringar till Årsplan Planering och uppföljning avseende fastigheter, mark och exploatering ingår inte i KLK:s rapportering budgeteras för 90 medarbetare. Vid utgången av 2017 var antalet medarbetare 80 och vid utgången av augusti 2018 var antalet 90 (inte 76 som felaktigt rapporterades i delår 2). Ökningen beror i huvudsak på minskat antal vakanser och förstärkning inom säkerhet, miljö och byggprocessen. I Årsplan 2019 beslutades om driftram för kommunstyrelsen på totalt 373,1 mnkr. Till detta är tillagt så kallade budgetregleringsposter på 14,7 mnkr som kommer att tillkomma i Kompletteringar till Årsplan Totalt ger detta en driftram på 387,8 mnkr. På KLK finns 29 processmål för perioden Beslutade målvärden ligger fast. I de fall KLK har uppnått eller överträffat 2019 års målvärde redan 2018 är ambitionen att behålla det uppnådda värdet även För sex processmål är målvärdet ännu inte uppnått. Dessa processmål kommer att ägnas särskild uppmärksamhet under I Årsplan 2019 beslutades om 16 åtaganden som berör KLK, antingen i en samordnande eller i en mer operativ roll. I Kompletteringar till Årsplan 2019 tillkommer eventuellt fler åtaganden som kommer att inarbetas i verksamhetsplaneringen. KLK:s egna åtaganden för 2019 uppgår till 17 stycken fördelade på förvaltningens sju avdelningar. Omvärldsfaktorer och utmaningar 2019 Omvärldsfaktorer som påverkar kommunen och KLK utgörs bl a av: Arbetslöshet och kompetensbrist Bostadsbyggandet Verksamhetslokaler Säkerhetsfrågor Trygghetsfrågor och inkludering Utmaningar för kommunen och KLK utgörs bl a av: Digitalisering, automatisering och verksamhetsutveckling Ekonomiskt läge Ny strategisk inriktning Kompetensförsörjning inom kommunens verksamheter Implementering av styrdokument i verksamheterna Service och tillgänglighet 3

6 Intern styrning och kontroll Fr o m 2019 kommer KLK fullt ut att arbeta enligt styrdokumentet Riktlinjer för intern styrning och kontroll i Eskilstuna kommunkoncern från Alla avdelningar på KLK har identifierat risker och gjort riskbedömningar utifrån den egna verksamheten. Nästa steg är att besluta vilka kontrollmoment respektive kontrollåtgärder som ska genomföras under året. Statsbidrag och andra bidrag KLK söker statsbidrag och andra bidrag både för den egna verksamheten och i det kommunövergripande uppdraget. Statsbidrag för krisberedskapsarbetet från Myndigheten för Samhällsskydd och beredskap Arbetsplatsnära stöd från Försäkringskassan Statsbidrag för Finskt förvaltningsområde Statsbidrag mot segregation Medfinansiering av projekt som utförs av andra aktörer där bidragsmedel söks, t ex MdH, MITC och Robotdalen Statligt stöd för installation av solceller Statsbidrag för ökat bostadsbyggande Mindre projektbidrag inom miljöområdet, t ex Cirkulär ekonomi, Cirkulära flöden och Åtgärder för asp. Styrkort effektiv organisation 2019 Styrkort för hållbar utveckling är inte aktuellt på KLK för KLK:s styrkort innehåller de obligatoriska, kommunövergripande nyckeltalen. MEDARBETARE Titel Utfall t o m augusti 2018 Mål 2019 Hållbart medarbetarengagemang (HME), index (enhet) Utfall för KLK 85 ännu inte kommunicerat Total sjukfrånvaro, % 3,2% 3,0 % EKONOMI Titel Utfall t o m Mål 2019 augusti 2018 Resultat Utfall avvikelse mot budget, ack (tkr) Resultat Prognos helår mot budget helår (tkr) Avtalstrohet vid inköp (%) 95 % (senaste mätningen) 75 % 4

7 Hållbar utveckling Attraktiv stad och landsbygd Processområde Demokrati Fyraårigt processmål Nöjd politikerindex förbättras till ska index för trygghet vara 45 för att invånarna känner att kommunen är en trygg och säker plats att leva i Invånare som är nöjda med möjligheten till inflytande ska delaktighetsindex vara 75 på hur kommunen möjliggör för invånarna att delta i kommunens utveckling KS/KLK ansvarar för att fokusområden inom hållbar utveckling 2019 också bidrar till måluppfyllelse av FN:s 17 globala mål för hållbar utveckling - Agenda 2030, enligt beslutad aktivitetslista. 5

8 Berikande kultur och fritid Fyraårigt processmål Föreningar ska ha förtroende för kommunens stöd Miljö och samhällsbyggnad Fyraårigt processmål Tillgängligheten för bredband ska öka Förtätning av staden enligt utbyggnadsstrategin Fastställs senare Nämnderna ska bidra till en effektiv och resultatinriktad process för att täcka behovet av verksamhetslokaler. (KS, SBN, VON, SN, BUN, KFAST) KS/KLK tar upp det reviderade förslaget till Översiktsplan 2030 för beslut. 6

9 Samhällsskydd och beredskap Fyraårigt processmål Öka förmågan att hantera större händelser/kriser Målvärdet är borttaget då det saknade relevans men uppföljning av processmålet fortsätter. KS/KLK ansvarar för att en plan tas fram för hur storskalig evakuering och mottagning ska ske (minst personer). Planen samverkas och förankras utifrån det geografiska områdesansvaret men också med intilliggande kommuner. KS/KLK ansvarar för att en central organisation för att stärka kommunens beredskap gällande krisledning tas fram. Minst en krisövning ska genomföras. 7

10 Fler jobb Processområde Näringsliv och arbete Fyraårigt processmål 2019 skapas 500 företag per år skapas 300 arbetstillfällen/år genom företagsetableringar uppgår resultatet i Svenskt Näringslivs undersökning kring företagsklimat till 3,4. 3,3 3,3 3,4 Företagares nöjdhet med kommunens service (SBA-undersökning) uppgår till 75, år uppgår Handelsindex till 100 Målvärdet är borttaget men processmålet fortsätter att följas. Förutsättningar för nya jobb ska skapas av Eskilstuna kommunkoncern tillsammans med andra aktörer genom affärsplan Eskilstuna. (KS, alla nämnder och bolag) 8

11 Kompetensbehoven hos företagen identifieras för att skapa utbildningar och kompetenshöjande insatser. (AVN, KS, MSP, DEAB, ELE) I samhällsbyggnadsprocessen ska näringslivets tillväxtmöjligheter säkras. (KS, SBN, MSP, DEAB, ELE, ESEM) I samverkan med näringslivet utveckla kommunkoncernens företagsservice för att uppnå goda hållbara möten med näringsliv, föreningsliv och akademi oavsett om mötet sker i en digital lösning eller genom ett fysiskt möte. (KS, alla nämnder och bolag) Språkhöjande och integrationsstärkande verksamheter ska etableras. Målsättningen är att främst utveckla språket så att de med behov kan tillgodogöra sig de insatser som finns och därmed påbörja sin väg mot egen försörjning. (AVN, alla nämnder) 9

12 Social uthållighet KS/KLK ansvarar för att skapa förutsättningar för ökad inkludering i de fem prioriterade stadsdelarna i syfte att öka anställningsbarhet samt att få fler i arbete genom insatser och samverkan enligt Affärsplan Eskilstuna, enligt beslutad aktivitetslista. Utifrån olika stadsdelars förutsättningar och behov ska alla nämnder samt Eskilstuna kommunfastigheter AB arbeta samlat med främjande och förebyggande trygghetsinsatser. (KS, alla nämnder, KFAST) Alla nämnder och bolag ska gemensamt arbeta för att Eskilstuna ska vara en kommun fri från våld för alla flickor och pojkar, kvinnor och män. Jämställdhetsperspektivet ska vara synligt i alla mål, i budgeten och i andra styrdokument. Individbaserad statistik ska redovisas och analyseras efter kön. (KS, alla nämnder och bolag) 10

13 Ekologisk uthållighet Processområde Miljö och samhällsbyggnad Fyraårigt processmål Andel förnybara bränslen i kommunens fordonsflotta (%) 87% 30% 100% KS/KLK påbörjar revidering av klimatplanen. KS/KLK leder arbetet med att utveckla verksamheten inom Energy Evolution Center, vilket innebär att initiera att en lokal byggs för verksamheten, ta fram förslag på organisatorisk lösning för verksamheten, samt att tillsammans med aktörer på Väster i Eskilstuna planera och genomföra insatser för att testa och visa upp energilösningar. Nämnder och bolag ska arbeta för att effektivisera transporterna, öka antalet digitala möten och öka det hållbara resandet. (KS, SBN, KFN, KFAST, BUN, ESEM, VON) 11

14 Effektiv organisation Kvalitet KLK har ett nätverk för hållbart jämställdhetsarbete, där varje avdelning är representerad. Nätverkets uppdrag är att se över förvaltningens arbete med jämställdhetsintegrering, identifiera områden där det behövs insatser och sedan planera och påbörja aktivt arbete inom områdena. Fyraårigt processmål Andel (procent) av verksamheter i förvaltningar och bolag ha en enkel handlingsplan för hur verksamheten ska utvecklas genom kartläggning och analys ur jämställdhetsperspektiv. 0% 0% 100% 2019 ska antalet idéer/förbättringsförslag uppgå till jobbar alla anställda på en miljöcertifierad arbetsplats 100% 100% 100% 2019 uppgår andelen förverkligade idéer/förbättringsförslag till 10 % 12% 0% 12% Invånarna ska vara nöjda med hur kommunkoncernen sköter sina verksamheter

15 2019 upplever 70 % nytta av internportalen 79% 82% 80% 2019 får 95 % svar på e-post inom 2 dagar 93% 92% 95% 2019 får 80 % kontakt med handläggare via telefon inom 2 minuter 75% 75% 80% 2019 uppfattar 90% ett gott bemötande vid telefonkontakt 87% 90% 90% 2019 uppger 98 % att det är lätt att hitta på eskilstuna.se 95% 93% 100% KS/KLK ska i nära samarbete med KoU och förvaltningarna driva åtgärdsarbetet för att förbättra kommunens service och tillgänglighet, svarstider i telefon och e-post utifrån den aktivitetsplan som tas fram hösten KS/KLK ansvarar för att funktionen 'Effektiv samordning för trygghet' (EST) vidareutvecklas i hög grad av samverkan inom kommunkoncernen samt med polis, fastighetsbolag och andra aktörer. Digitalt stöd ska implementeras och rutiner utformas och förbättras. 13

16 KS/KLK ska med hjälp av processutvecklingsgrupperna säkra rutiner, resurser och organisation så att utrymmet i kommunens kanaler i första hand används av kärnverksamheterna och fördelas utifrån kommunens mest prioriterade frågor enligt årsplanen och de strategiska målen. KS/KLK ansvarar för att ta fram olika former av stöd och verktyg för att underlätta ett kommunikativt ledarskap och kommunikation vid förändring. En tvåårig plan för digital transformation, nedbruten i årliga handlingslaner, tas fram. En tydlig organisation och resursbild ska i samband med program och handlingsplan fastställas för att driva den fortsatta digitala verksamhetsutvecklingen på såväl kommunövergripande som förvaltnings och bolagsnivå. (KS, alla nämnder och bolag) Alla nämnder ska verka för att minst 80 procent av de som kontaktar kommunen via telefon ska få svar på sin fråga inom två minuter och via mail inom två dagar. (KS, alla nämnder) Samtliga nämnder och bolag deltar i ett gemensamt utvecklingsarbete för förbättrad styrning och ledning av jämställdhetsintegreringsarbetet i respektive förvaltning och bolag. Arbetet leds av kommunstyrelsen och utgår från Modellkommunprojektets benchmarkingmetodik. Ledningen ska säkerställa organisationens kompetens för att kunna arbeta med jämställdhetsintegrering. (KS, alla nämnder och bolag) 14

17 Som ett steg i att öka tillit i ledning och styrning ska samtliga nämnder och bolag genomföra en gapanalys av sina processer, enheter och olika professioner utifrån önskad målbild om tydliga uppdrag och resultat, medarbetarnas handlingsutrymme och involvering samt brukares och kunders delaktighet i utveckling av våra tjänster. Analysen ska utmynna i en handlingsplan på enhetsnivå. (KS, alla nämnder och bolag) KS/KLK ansvarar för att genomföra workshops i syfte att utveckla analys av resultatavvikelser som grund för förbättringar enligt upprättad aktivitetsplan. KLK/KS ansvarar för att planerade aktiviteter genomförs för att implementera vision 2030, med särskilt fokus på invånare och verksamma i Eskilstuna. 15

18 Attraktiv arbetsgivare Utfallet för sjukfrånvaron per augusti 2018 uppgick till 3,2%, något sämre än målet. Rullande årsstatistik mellan november 2017 fram till oktober 2018 landade på 3,1% vilket tyder på en nedåtgående positiv trend. Förvaltningens arbete med att höja frisktalen fortsätter under 2019 med tidiga insatser för de medarbetare som signalerar för en kortare eller längre sjukskrivning. Målet på 6% för andel medarbetare födda utanför Norden är ett högt uppsatt mål för förvaltningen. Möjligheten att öka andelen födda utanför Norden skapas vid rekryteringstillfällen. Förvaltningen arbetar ständigt på att öka mångfalden. Samtliga avdelningar inom förvaltningen har identifierat sina kompetensförsörjningsbehov de kommande fem åren. Förvaltningen har 14 pensionsavgångar de närmaste 5-6 åren. Det kommer att ställas stora krav på förvaltningen att snabbt få in nya medarbetare i arbetet genom en god introduktion och bra överlämning. Utmaningen att få kvalificerade sökande kvarstår och förvaltningen arbetar tillsammans med övriga i kommunkoncernen för att få rätt sökanden att se de utlysta tjänsterna. Fyraårigt processmål Hållbart medarbetarengagemang ska uppgå till ,0 79,8 85,0 Den totala sjukfrånvaron hos medarbetarna uppgår 2019 till max 5,9 procent 3,0% 3,2% 3,0% Andelen medarbetare födda utanför Norden ska öka 6,0% 3,0% 8,0% Andelen medarbetare som är stolta över att arbeta inom Eskilstuna kommun ska öka. 94,5% 92,7% 95,0% 16

19 Alla medarbetare ska involveras i dialog med utgångspunkt i den reviderade visionen, organisationens värden och reviderad medarbetar- och ledarpolicy. Syftet är att utveckla och stärka den gemensamma kulturen och tydliggöra hur respektive enhet ska bidra till goda hållbara möten och att visionen uppnås. (KS, alla nämnder och bolag) Under året skall förvaltningarnas kompetensförsörjningsplaner integreras i styrningen och en kommunövergripande plan tas fram för att möta kompetensutmaningen. (KS) KS/KLK leder och samordnar arbetet med att tillhandahålla stöd och utvecklingsinsatser för chefer som leder chefer. 17

20 Stabil ekonomi Fyraårigt processmål 2019 uppgår avtalstroheten till minst 75 % 75,0% 95,0% 75,0% Utarbeta förslag, initiera och genomföra effektiviseringar och intäktshöjande åtgärder som sammanlagt förbättrar kommunkoncernens ekonomi med 150 miljoner kronor inför (KS, alla nämnder och bolag) KS/KLK ska driva arbete med förbättrad styrning och ledningsstöd genom fokus på uppdrag, resultat och tillit i styrningen av verksamheten samt etablering av beslutstöd och styrkort med samlade rapporter till stöd för styrning. Arbetet sker enligt upprättad aktivitetsplan. KS/KLK ska driva arbete med att säkerställa en nyckeltalshantering i Hypergene som minimerar administrativ börda och är kvalitetssäkrad enligt upprättad aktivitetsplan. KS/KLK ska driva arbete med hållbar ekonomisk utveckling i enlighet med aktivitetsplan. 18

21 Ekonomisk redovisning 2019 I Årsplan 2019 beslutades om driftram för kommunstyrelsen på totalt 373,1 mnkr. Till detta är tillagt så kallade budgetregleringsposter på 14,7 mnkr som kommer att tillkomma i Kompletteringar till Årsplan Totalt ger detta en driftram på 387,8 mnkr. Eventuellt ytterligare poster i Kompletteringar till Årsplan 2019 kommer att arbetas in i detaljbudgetarbetet för Ekonomisk redovisning per avdelning Alla belopp i tkr. Utfall 2017 Prognos 2018 Budget 2019 Ledningsstaben 2,6 7, Ekonomi o kvalitet 5,6 1, HR 0,4 0, Välfärd 1,8 0, Näringsliv 6,6 3, Kommunikation o delaktighet Miljö o samhällsbyggnad 11,0 2, Totalt 28,0 15, Utfall 2017 och Prognos 2018 består av hur mycket av budgeterad driftram som är kvar vid verksamhetsårets slut. KLK har alltså gått med överskott 2017 och prognosticerar ett överskott för De tre dominerande kostnadsposterna i budgeten utgörs av överenskommelser med konsult och uppdrag, medarbetarkostnader och bidrag och avgifter. Investeringar Kommunledningskontoret har inga investeringar enligt kommunens definition. Kommunledningskontoret ansvarar för inventarier i stadshuset för kommunledningskontorets verksamhet och för politikens verksamhet. Beräknas till ca kr för

22 KSKF/2018:294 Bilaga 2 1 (8) Affärsplan 2019 konsult och uppdrag Syfte Konsult och uppdrags (KoU) affärsplan motsvarar de andra förvaltningarnas verksamhetsplaner. Benämningen affärsplan kommer av att våra verksamheter ska bedrivas på affärsmässiga grunder. Det innebär att vi ska bidra till ett effektivt nyttjande av kommunkoncernens resurser. Eftersom KoU verkar i stödprocesserna kopplas åtagandena till de strategiska målen. Affärsplanen visar förvaltningens långsiktiga mål och riktning för verksamheten under 2019 och beslutas av Kommunstyrelsen. Utifrån affärsplanen kommer förvaltningens enheter att arbeta fram lokala affärsplaner. Förutsättningar KoU:s förutsättningar skiljer sig från övriga förvaltningar genom att vara helt intäktsfinansierad. Förvaltningen arbetar både i längre bas- och årsöverenskommelser och med tilläggstjänster. KoU tar ansvar för helheten i leverans och säkerställer på så sätt ett effektivt resursnyttjande. Det ska också finnas utrymme för verksamhets- och tjänsteutveckling. Allt detta sammantaget ställer speciella krav på en god verksamhetsplanering. För att lyckas i detta uppdrag behöver KoU vara affärsmässiga. Inledning Konsult och uppdrag som organisation har haft ett mycket händelserikt år. Beslut har tagits om att inrätta en egen servicenämnd den 1 januari Vi har också fått uppdraget att driva den sammanhållna måltidsverksamheten, även detta från 1 januari Båda dessa händelser har under 2018 medfört stora arbetsinsatser i form av utredningar, projekt och förberedelser. Inför 2019 sätter vi vårt största fokus på att fullfölja arbetet och driftsätta en ny nämnd och en samlad måltidsverksamhet, men vi fokuserar också på fortsatt arbete för att förenkla och effektivisera vår verksamhet i det inre arbetet, samtidigt som vi i samråd med uppdragsgivare och kunder söker lösningar som ger ännu mer anpassade, kvalitativa och tydliga tjänster. Det finns ett behov av viss modellvård inför 2019, vilket bör ske i öppen dialog med alla inblandade parter och med målet att sätta tydliga, övergripande och enkla överenskommelser för vad som gäller avseende vår verksamhet. Kan vi få till det finns det administrativ tid att vinna. Vi lägger hellre den tiden på att tillsammans med våra kunder titta på hur vi på bästa sätt kan stödja dem nu och framåt. I allt det som pågår på ett större plan får vi inte tappa fokus på medarbetaren. Under året har ett stort jobb gjorts för att få ner sjuktalen, vilket vi lyckats med. Vi Vi gör Eskilstuna tillsammans

23 Eskilstuna kommun (8) vill även fortsatt ha ett väldigt starkt fokus på medarbetaren. Trivsel, bemötande och vi-känsla är avgörande faktorer för att få en harmonisk verksamhet och nöjda kunder. Det är trots allt mellan våra medarbetare och kunder våra viktigaste goda hållbara möten sker. Jörgen Axelsson, Förvaltningschef Ord från Utvecklingsrådet Utvecklingsrådet leds av kommundirektören tillsammans med chefer från kommunens förvaltningar. Rådets uppdrag är att följa och ta initiativ i utvecklingen av Konsult och uppdrag (KoU) och det ska även vara ett stöd till ledningen. Rådet ska säkra att mål för KoU uppnås. KoU står inför stora och spännande utmaningar. Från 1 januari 2019 får förvaltningen en egen nämnd, och ansvarar också för en sammanhållen måltidsverksamhet. Driftsansvaret för måltidsverksamheten innebär att KoU blir mer än dubbelt så stora som i dagsläget. En förändring i denna riktning är en tydlig signal om att KoU driver en bra verksamhet och har organisationens förtroende. De driver fortsatt på arbetet med kunden i fokus, och har utvecklat dialogen med kunderna i positiv riktning under året som gått. En stor och viktig utmaning för den kommande serviceförvaltningen under 2019 blir att säkra en effektiv inre styrning samt att kunna hitta och påvisa effektiviseringar ännu tydligare. Detta gäller både i egen verksamheten men också i form av förslag på förändringar i andra sammanhang som leder till minskad administration. Ett sådant exempel är den pågående utredningen om ett utökat samarbete mellan 4M:s serviceorganisationer. Uppdraget att bidra till minskade administrativa kostnader till förmån för kärnverksamheterna kvarstår, och här har kommande serviceförvaltning ett stort ansvar. Pär Eriksson, kommundirektör, KLK Deltagare i Utvecklingsrådet Lena Lundberg, administrativ direktör, KLK Mehmed Hasanbegovic, Förvaltningschef, SF Marianne Hagman, förvaltningschef, SBF Johan Lindström, förvaltningschef, VOF Eskilstuna den stolta Fristaden

24 Eskilstuna kommun (8) Verksamheten KoU tillhör fram till årsskiftet 2018/19 kommunstyrelsen, men kommer därefter att få en egen nämnd. Förvaltningen är kommunens serviceorganisation som inrymmer verksamheter inom stödprocesserna HR, ekonomi, kvalitet, kommunikation och IT. Under 2018 hade förvaltningen ca 320 medarbetare. Efter årsskiftet förändras förvaltningen då måltidsverksamheterna och ca 400 medarbetare flyttas till serviceförvaltningen. Målbilden för KoU är: Våra kunder betraktar oss som en kompetent, modern och affärsmässig partner Förvaltningens verksamhetsidé är att Konsult och uppdrag arbetar proaktivt med att utveckla och leverera tydliga tjänster till överenskommen kvalitet för verksamheterna i Eskilstuna kommunkoncern. Det vi levererar ska alltid främja kommuninvånarna. Affärsmodell KoU:s affärsmodell beskriver vilka typer av tjänster som kan levereras. En stor del ingår i bas-överenskommelser som beslutas och finansieras centralt i koncernen och dessa tjänster löper under mer än ett år. Övriga kallas tilläggstjänster vilka kan bestå av långa eller korta uppdrag och projekt. Behov av löpande tjänster som uppstår under året, eller som ska utföras inom ett år, kallas årsöverenskommelser. Dessa kan beslutas och finansieras på olika sätt. - Basöverenskommelser - Årsöverenskommelser - Tilläggstjänster Kunder Med begreppet kund menar KoU den som beställer, finansierar eller nyttjar de tjänster eller varor som vi tillhandahåller. Förvaltningen riktar sig mot kommunkoncernen och allmänheten. För att bidra till ett ökat värde för invånarna i Eskilstuna kommun, arbetar KoU med kundorienterad planering och utveckling. Som stöd i det arbetet finns ett marknadskontor med ett övergripande ansvar för att ta tillvara på kundens upplevelser och behov. Det strategiska kundarbetet styrs i marknadsplanen och mynnar ut i kundplaner. Långsiktiga mål För att nå målbilden och kommunens strategiska mål har KoU formulerat långsiktiga mål som förvaltningen strävar efter på några års sikt. Dessa har brutits ner till de åtaganden som beskrivs för 2019 och som därmed ska bidra till att de långsiktiga målen nås. Eskilstuna den stolta Fristaden

25 Eskilstuna kommun (8) Med siktet framåt är KoU en hållbar organisation som i ännu större utsträckning fångar upp förändrade behov och förutsättningar, som arbetar proaktivt tillsammans med kunden för ett effektivt resursnyttjande. Det är lätt att komma i kontakt med KoU och det är tydligt vilka tjänster som erbjuds, kunden vet vad den betalar för och hur KoU tar betalt. Eftersom KoU arbetar koncernövergripande och har i uppdrag att synliggöra synergier och andra effektiviseringar, är arbetet fokuserat på att få ut mesta möjliga av kommunens gemensamma resurser. Ett viktigt arbete för effektivisering är KoU:s stöd i kommunkoncernens digitalisering som sker genom verksamhetsutveckling med fokus på digitala lösningar, vilket innefattar såväl interna processer som tjänster till övriga förvaltningar. KoU har ett utvecklat kvalitetsarbete där planering grundas i uppföljning och analys av verksamhet och nyckeltal. KoU:s huvudprocesser finns kartlagda och rutinbeskrivna, samtliga följs upp på ett likvärdigt sätt. Förvaltningen använder Modiga idéer för att åstadkomma ständiga förbättringar. KoU har ingen arbetsrelaterad ohälsa utan en hållbar kompetensförsörjning. Förvaltningen består av engagerade medarbetare som bidrar till en hållbar miljö och arbetsmiljö. Arbetssätt och lokaler är anpassade efter arbetet som utförs och flexibla att ändras i takt med förändrade behov. KoU har stabila prognoser och prismodeller är harmoniserade, förankrade och lätta att kommunicera. Mål 2019 Nedan formuleras de mål (åtaganden) inom respektive strategiskt mål som Konsult och uppdrag har för 2019 och som på olika sätt påverkar förvaltningens styrkort. Förkortningar EC Enhetschef EKC Ekonomichef MPC Marknads-och projektkontorschef HRC HR-chef KS - Kommunikationsstrateg OC Områdeschef KC Kvalitetschef Med ansvarig menas den som ser till att aktiviteten genomförs och/eller följs upp. Hållbar utveckling Åtaganden 2018 Aktiviteter Ansvari g Attraktiv stad och landsbygd KoU: Öka kundnöjdhet Ha regelbundna möten kring kundernas behov och Styrkort MC Kundnöjdhet Antal Eskilstuna den stolta Fristaden

26 Eskilstuna kommun (8) upplevelser Bygga en intern struktur så att Marknadskontoret får större insyn och blir mer delaktigt i egna förvaltningens kundarbete. Utveckla transparens i prissättning och levererad nytta MC MC redovisade möjliga effektiviseringa r för kommunkoncer nen KoU: Införa samlad måltidsorganisation Ekologisk uthållighet KoU: Alla medarbetare ska få information om miljöpolicy, mål och handlingsplan Driftsätta den samlade måltids-organisationen -Alla enheter går igenom miljöpolicy, mål och handlingsplaner som ligger i förvaltningens miljöplan under året - Förvaltningen erbjuder utmaningar för enheterna genom Greenhack KC/EC Andel gröna inköp Effektiv organisation Processmål Aktiviteter Ansvarig Styrkort Kvalitet KS: Samtliga nämnder - Förvaltningen kommer ingå i HRC och bolag deltar i ett gemensamt utvecklingsarbete för arbetet med modellförvaltning vilket innehåller: utbildning och uppstart för att lära sig mer förbättrad styrning och om metoden. Träff med ledning av jämställdhetsintegrerin gsarbetet i respektive förvaltning och bolag. Arbetet leds av kommunstyrelsen och partnerförvaltningar, utvärdering av metoden. -Arbeta med jämställdhetsintegrering utifrån 5R-metoden där respektive enhet tar fram en aktivitet att spana på. utgår från Modellkommunprojekt ets benchmarkingmetodik. Ledningen ska säkerställa organisationens kompetens för att kunna arbeta med jämställdhetsintegrerin g. Eskilstuna den stolta Fristaden

27 Eskilstuna kommun (8) KS: En tvåårig plan för digital transformation, nedbruten i årliga handlingsplaner tas fram. En tydlig organisation och resursbild ska i samband med program och handlingsplan fastställas för att driva den fortsatta digitala verksamhetsutveckling en på såväl kommunövergripande som förvaltnings- och bolagsnivå. KoU: Utveckla ett systematiskt kvalitetsarbete KoU: Driftsätta nämndorganisation Utifrån det systematiska kvalitetsarbetet synliggörs förbättrings-möjligheter och där används perspektivet Digitalt först för verksamhets-utveckling - Ta fram struktur för uppföljning och analys som följer årshjulet - Stärk områdeschefernas roll i kvalitetsarbetet - Alla enheter följer upp nyckeltal och sin lokala verksamhetsplan kontinuerligt - Formalisera en ärendeprocess KC/OC KC/OC KS: Som ett led i att öka tillit i ledning och styrning ska samtliga nämnder och bolag genomföra en gapanalys av sina processer, enheter och olika professioner utifrån önskad målbild genom tydliga uppdrag och resultat, medarbetarnas handlingsutrymme och involvering samt brukares och kunders delaktighet i utveckling av våra tjänster. Analysen ska mynna ut i en handlingsplan på enhetsnivå. -WS för att ta fram en målbild kring tillit på förvaltningen genomförs -Gap-analyser genomförs på områdesnivå -Handlingsplan med aktivitet på enhetsnivå tas fram Ekonomi KS: Utarbeta förslag Alla områden identifierar, OC/EKC Avtalstrohet Eskilstuna den stolta Fristaden

28 Eskilstuna kommun (8) och genomföra effektiviseringar och intäktshöjande åtgärder som sammanlagt förbättrar kommunkoncernens ekonomi med 150 miljoner kronor inför årsplan formulerar och genomför möjliga effektiviseringar i processer som området och/eller förvaltningen äger. Alla områden identifierar, formulerar och rapporterar möjliga effektiviseringar i processer som annan än området och/eller förvaltningen äger. OC/EKC vid inköp (%) Resultat avvikelse mot budget, ack (tkr) Debiteringsgrad (%) Omsättning per årsanställd, tkr Medarbetare KoU: Sänka sjukfrånvaron Enheter: -Strukturerad uppföljning av korttidsfrånvaro samt antal sjukfrånvarotillfällen. -Chefer ska ha tidiga samtal kring korttidsfrånvaro. - koppla in HR-enhetens rehab- konsult i tidigt skede. -Fortsätta med walk and talk halvårssamtal med medarbetar-samtal. -Behålla användandet av friskvårdsförmånen, närmaste chef informerar och uppmuntrar till att använda. EC/HRC Sjukfrån -varo (%) HME KS: Alla medarbetare ska involveras i dialog med utgångspunkt i den reviderade visionen, organisationens värden och reviderad medarbetar- och ledarpolicy. Syftet är att utveckla och stärka den gemensamma kulturen och tydliggöra hur respektive enhet ska bidra till goda hållbara möten och att visionen uppnås. KS: Under året ska förvaltningarnas - Implementering av vision 2030 enligt övergripande införandeplan - Enheterna arbetar med värdegrunden på ett APT -Enheterna arbetar med varumärke på ett APT - Utbildning i service och tillgänglighet på enhetsnivå -Aktiviteter för att integrera kompetensförsörj-ningsplaner HRC/KS HRC Eskilstuna den stolta Fristaden

29 Eskilstuna kommun (8) kompetensförsörjnings planer integreras i styrningen och en kommunövergripande plan tas fram för att möta kompetensutmaningen. i styrningen Konsult och uppdrags värderingar Det är medarbetaren som gör skillnad, som skapar goda hållbara möten med kunden i fokus. Därför vill vi på KoU skapa de bästa förutsättningarna för att stödja att det sker. Vi tror att medarbetare som mår bra och får vara med och påverka också är medarbetare som vill bidra och som vill ta ansvar. Alla funktioner arbetar med kommunens värdeord, där vi definierat vad dessa innebär för KoU och där alla funktioner reflekterar över hur det är för just dem. Hos KoU har alla en medarbetaröverenskommelse, utöver det erbjuds halvårsavstämningar i form av walk and talk kring denna. Alla medarbetare har möjlighet till friskvårdsförmån och får varje månad del av gemensam information kring vad som händer i förvaltningen. Vi bjuder in till medverkan i arbetet med miljö, mångfald- och jämställdhetsfrågor och olika utvecklingsaktiviteter. Vi satsar på hållbarhet i ett brett perspektiv med GreenhackKoU, som utmanar till reflektion och engagemang för ett hållbart samhälle och en hållbar arbetsplats. Vi värnar om att våra medarbetare ska trivas och utvecklas hos oss och söker därför vägar för intern rörlighet. Våra medarbetares engagemang och kompetens tas till vara i konceptet Modiga idéer vilket utvecklar verksamheten och skapar delaktighet. Det är i mötet värde skapas och det får vi genom engagerade och nöjda medarbetare. Eskilstuna den stolta Fristaden

30 (1) KSKF/2018:294 Bilaga 3 Investeringsbudget för konsult och uppdrag 2019 avseende inventarier och immateriella tillgångar Investeringsäskande avseende IT beror på behov av att uppgradera infrastrukturen, behov av ökad funktionalitet i infrastrukturen, samt att möta behovet av volymökningar och nya tjänster. Investeringsbudget konsult och uppdrag 2019 Infrastruktur IT efter styrning från kommunledningskontoret, samt övriga immateriella tillgångar IT kr Immateriella tillgångar, investeringar ingående i projekt beställda av kommunledningskontoret kr Inventarier och övriga immateriella tillgångar Konsult och uppdrag kr Summa kr Finansiering Finansiering av kapitalkostnaderna med anledning av gjord investering sker enligt konsult och uppdrags prismodell via bas- och årsöverenskommelser samt tilläggstjänster. Vi gör Eskilstuna tillsammans