Beslutet i webbversion 1 (9) Saken Tillsyn enligt fastighetsmäklarlagen (2011:666), fråga om kundkännedom - skärpta åtgärder och kundkännedom - dokumentation och bevarande. Prövning av fastighetsmäklarens riskbedömning i förhållande till de åtgärder mäklaren har vidtagit för att uppnå kundkännedom om två köpare som befann sig på distans utomlands. I bedömningen har också mäklarens dokumentation om affärsförbindelsens syfte och art ingått. Fastighetsmäklarinspektionens avgörande Fastighetsmäklarinspektionen meddelar fastighetsmäklaren NN en erinran. Ärendet Fastighetsmäklarinspektionen beslutade den 11 juni 2015 att inleda ett tematiskt tillsynsprojekt om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Syftet med tillsynsprojektet är att tydliggöra vad som krävs av fastighetsmäklarna för att följa lagen (2009:62) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism (penningtvättslagen) och god fastighetsmäklarsed. Avsikten är att inspektionen ska få underlag för fler praxisbildande beslut som kan publiceras som vägledning för branschen. Förhoppningen är även att ge fastighetsmäklare, mäklarföretag och branschorganisationer incitament att kvalitetsgranska sitt IT-stöd och andra rutiner, mallar m.m. samt att vidta eventuella andra egenåtgärder som behövs för att reglerna ska tillämpas på ett korrekt sätt. POSTADRESS TELEFON EPOST Fastighetsmäklarinspektionen 08-580 069 00 registrator@fmi.se Box 22034, 104 22 Stockholm BESÖKSADRESS TELEFAX WEBBPLATS Fleminggatan 20 08-580 069 01 www.fmi.se
Disciplinnämnden Beslutet i webbversion 2 (9) I tillsynsprojektet har Fastighetsmäklarinspektionen initierat 32 tillsynsärenden mot lika många fastighetsmäklare. NN är en av de fastighetsmäklare som har valts ut för att ingå i projektet. Hon har förelagts att ge in en förteckning över de förmedlingsuppdrag som hon har avslutat under perioden den 1 juni 5 juli 2015. Fastighetsmäklarinspektionen har därefter valt ut ett av dessa förmedlingsuppdrag för att granska de åtgärder som NN har vidtagit för att uppfylla sina skyldigheter enligt den då gällande lydelsen av penningtvättslagstiftningen. Hon har förelagts att yttra sig och att ge in dokumentationen över de åtgärder som hon har vidtagit för att uppnå kundkännedom och en kopia av verksamhetens riskbaserade rutiner. Dessutom har inspektionen begärt kopior av uppdragsavtalet, köpekontraktet och journalen. NN har yttrat sig och lämnat in de begärda handlingarna avseende ett uppdrag den 13 april 2015 om förmedling av tomträtten till en fastighet. NN har även gett in en kopia av arbetsgivarens riskbaserade rutiner enligt 5 kap. 1 penningtvättslagen. Handlingarna Fastighetsmäklarinspektionen har granskat dokumentationen av de åtgärder som fastighetsmäklaren har vidtagit för att uppfylla penningtvättslagstiftningen. När fastighetsmäklaren har bedrivit sin verksamhet som en enskild firma har även kravet på att ha riskbaserade rutiner omfattats av prövningen. De övriga dokument som finns i ärendet har endast utgjort ett underlag för bedömningen. I detta ärende har Fastighetsmäklarinspektionen uppmärksammat följande. Uppdragsavtalet Det ingivna uppdragsavtalet är undertecknat av säljaren och NN samt daterat den 13 april 2015.
Disciplinnämnden Beslutet i webbversion 3 (9) Dokumentationen av åtgärderna för att uppnå kundkännedom om uppdragsgivaren NN har lämnat in blanketten Kundkännedom uppdragsgivare (ID-kontroll) och en kopia av uppdragsgivarens identitetshandling. Kopian av uppdragsgivarens identitetshandling Kopian av identitetshandlingen är daterad den 13 april 2015 och undertecknad av NN. Blanketten Kundkännedom uppdragsgivare (ID-kontroll) På kundkännedomsblanketten vid rubriken Uppdragsgivare finns information om uppdragsgivarens namn, personnummer och ägarandel. Vid underrubriken ID-kort nr har identitetshandlingens referensnummer antecknats och vid ID-handlingarna kopierade den har 13/4-15 noterats. Blanketten är daterad den 13 april 2015 och undertecknad av NN. Köpekontraktet Det ingivna köpekontraktet är daterat den 27 maj 2015. Det är undertecknat av säljaren och köparnas ombud samma dag. Dokumentationen av åtgärderna för att uppnå kundkännedom om köparna NN har lämnat in kopior av köparnas identitetshandlingar, en fullmakt för AA att företräda köparna, en kopia av ombudets identitetshandling och blanketten Kundkännedom köpare (ID-kontroll). Kopiorna av köparnas identitetshandlingar Två av kopiorna av köparnas identitetshandlingar har undertecknats av BB under texten Fotokopians överensstämmelse med originalet intygas: Under
Disciplinnämnden Beslutet i webbversion 4 (9) namnteckningen finns ett stämplat namnförtydligande. Samtliga fyra kopior har daterats den 27 maj 2015 och undertecknats av NN. Kopian av ombudets identitetshandling är också daterad den 27 maj 2015 och undertecknad av NN. Blanketten Kundkännedom köpare (ID-kontroll) På blanketten vid rubrikerna Köpare finns information om respektive köpares namn och ägarandel. Vid underrubriken ID-kort nr har identitetshandlingens referensnummer antecknats och därefter vid antecknat den har 27/5-15 noterats. Blanketten är daterad den 27 maj 2015 och undertecknad av NN. Fastighetsmäklarens yttranden NN har anfört i huvudsak följande. Säljaren ville sälja tomträtten för att han skulle bli sambo. När hon höll i visningen av tomträtten företräddes köparna av ett ombud. Hon ställde kontrollfrågor till honom. Han berättade för henne att köparna sökte ett hus för en anställds räkning. De hade anställt en IT-specialist från USA som tillsammans med sin fru gärna ville flytta till Sverige. Hon fick reda på att köparna hade ett lånelöfte från en svensk bank. Hon ställde kontrollfrågor till köparnas bank. När hon pratade med banken fick hon reda på att köparna var väl kända där. De hade haft många kontakter med sin handläggare, som hon fick kontaktuppgifter till. När handpenningen om 380 000 kr skulle betalas fick hon reda på att den skulle gå direkt via USA. Hon frågade därför hur köparna hade fått ihop handpenningen. Från banken fick hon beskedet att köparna hade sparat ihop pengarna. Hon bedömde att svaret var rimligt med tanke på vad ITspecialister i den delen av USA normalt tjänar per år. Köparna fullföljde affären utan problem och bor nu i huset. Även om risken ska ses som hög vid distanstransaktioner bedömde hon att
Disciplinnämnden Beslutet i webbversion 5 (9) de svar som hon hade fått vid sina kontroller, kombinerat med kundernas beteende, tydde på att det inte hade förekommit någon form av penningtvätt eller ens en risk för detta. Kopiorna av köparnas identitetshandlingar vidimerades av deras handläggare på banken. Någon kontaktuppgift behövdes inte eftersom hon redan hade fått hans e-postadress och telefonnummer. När hon hade diskuterat köparnas situation med honom var han väldigt nöjd med kunderna. Hon tog del av de vidimerade kopiorna inför kontraktsskrivningen och hon gjorde identitetskontrollen innan dess. Fastighetsmäklarinspektionens bedömning Det riskbaserade förhållningssättet I enlighet med 2 kap. 1 lagen (2009:62) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism (penningtvättslagen), jämfört med 1 kap. 2 8 samma lag, ska en fastighetsmäklare med fullständig registrering vidta åtgärder för att uppnå kundkännedom. Omfattningen av dessa åtgärder ska anpassas efter risken för penningtvätt eller finansiering av terrorism. Av propositionen 2008/09:70 framgår bland annat följande på s. 185. Av första stycket framgår att omfattningen av de åtgärder för att uppnå kundkännedom som vidtas ska anpassas efter risken för penningtvätt och finansiering av terrorism. För att återspegla detta har paragrafen placerats först i kapitlet. En bedömning av risken för penningtvätt eller finansiering av terrorism krävs alltså alltid. Utgångspunkten för denna bedömning är bl.a. typen av kund, affärsförbindelse, produkt och transaktion. I samma proposition på s. 70 uttalas bland annat följande. Om man tillämpar principen på ett fall där en kund vill etablera en affärsförbindelse med en verksamhetsutövare ska således, i ett första steg, en bedömning av risken för penningtvätt och finansiering av terrorism göras för att kunna avgöra vilken grad av kundkännedom som behövs; grundläggande åtgärder eller skärpta åtgärder. Därefter
Disciplinnämnden Beslutet i webbversion 6 (9) fordras en bedömning av hur omfattande de aktuella åtgärderna ska vara och, såvitt avser skärpta åtgärder för att uppnå kundkännedom, även vilka ytterligare åtgärder som ska vidtas på grundval av den aktuella risken för penningtvätt eller finansiering av terrorism. Det riskbaserade förhållningssättet kräver en kontinuerlig bedömning av riskerna genom hela förmedlingsuppdraget i förhållande till både uppdragsgivaren och dennes motpart. De grundläggande åtgärderna för att uppnå kundkännedom Det följer av 2 kap. 2, 3, 9 och 11 penningtvättslagen att en fastighetsmäklare ska vidta grundläggande åtgärder för att uppnå kundkännedom vid etableringen av en affärsförbindelse. Med grundläggande åtgärder för kundkännedom avses 1. kontroll av kundens identitet genom identitetshandling, registerutdrag eller på annat tillförlitligt sätt, 2. kontroll av den verkliga huvudmannens identitet och 3. inhämtande av information om affärsförbindelsens syfte och art. En fastighetsmäklare får inte medverka vid en fastighetsöverlåtelse om kundkännedom inte har uppnåtts avseende både säljaren och köparen. Mäklaren ska ha slutfört kontrollerna av uppdragsgivarens och den verkliga huvudmannens identitet innan uppdragsavtalet undertecknas. Kontrollerna av köparens och den verkliga huvudmannens identitet ska vara slutförda innan parterna undertecknar köpekontraktet. De skärpta åtgärderna för att uppnå kundkännedom Det följer av 2 kap. 6-8 penningtvättslagen och 11 Fastighetsmäklarinspektionens föreskrifter (KAMFS 2013:5) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism (penningtvättsföreskrifterna) att när risken för penningtvätt eller finansiering av terrorism är hög ska fastighetsmäklaren, utöver de grundläggande åtgärderna för kundkännedom, vidta mer omfattande åtgärder. Vid denna bedömning ska särskild uppmärksamhet riktas mot risker som kan uppstå när det gäller produkter eller transaktioner som skulle kunna underlätta anonymitet (enligt bestämmelsens lydelse före den 1 augusti 2015). Om omständigheterna i det
Disciplinnämnden Beslutet i webbversion 7 (9) enskilda fallet inte visar motsatsen, ska en hög risk för penningtvätt eller finansiering av terrorism anses finnas bland annat när en affärsförbindelse etableras eller en enstaka transaktion utförs med någon på distans. NN har uppgett att hon inte bedömde att det fanns någon risk för penningtvätt eller finansiering av terrorism, trots att köparna befann sig på distans. Oavsett uppgifterna i yttrandet anser emellertid Fastighetsmäklarinspektionen att presumtionen för att det har rört sig om en högrisktransaktion inte har brutits. NN har alltså haft en skyldighet vidta skärpta åtgärder för att uppnå kundkännedom om köparna. Det är viktigt att riskbedömningen i det enskilda förmedlingsuppdraget blir korrekt, eftersom den avgör omfattningen av åtgärder som fastighetsmäklaren behöver vidta. En felaktig riskbedömning kan innebära att fastighetsmäklaren inte vidtar tillräckliga åtgärder, vilket medför att kundkännedom inte uppnås. Av utredningen framgår det att NN har vidtagit skärpta åtgärder enligt 2 kap. 6 penningtvättslagen i vilka de i 2 kap. 3 angivna grundläggande åtgärderna ingår för att uppnå kundkännedom om köparna som befann sig på distans. Även om NN har bedömt risken som obefintlig finner Fastighetsmäklarinspektionen att hon ändå har vidtagit tillräckligt omfattande åtgärder för att uppnå kundkännedom om parterna i förmedlingsuppdraget. Dokumentationen av åtgärderna för att uppnå kundkännedom Det följer av 2 kap. 13 penningtvättslagen och 17 penningtvättsföreskrifterna att en fastighetsmäklare ska dokumentera de vidtagna åtgärderna för att uppnå kundkännedom. Av dokumentationen ska det framgå vilket datum respektive åtgärd har vidtagits. De identitetshandlingar m.m. som har använts för att kontrollera identiteten ska kopieras. Handlingarna och uppgifterna ska bevaras på ett säkert sätt i minst fem år från det att affärsförbindelsen upphörde eller annars från det att åtgärderna utfördes. I propositionen 2008/09:70 Genomförande av tredje penningtvättsdirektivet (s. 76) anges bland annat följande om principen att känna sin kund.
Disciplinnämnden Beslutet i webbversion 8 (9) Av artikel 8.1 c i penningtvättsdirektivet framgår att verksamhetsutövare ska skaffa information om affärsförbindelsens syfte och avsedda form. [ ] Ett led i principens tillämpning enligt de allmänna råden är att inhämta uppgifter om kundens bakgrund, pengars eller andra tillgångars ursprung, kundrelationens syfte och tänkta användning av produkter och tjänster. Innebörden av bestämmelsen i penningtvättslagen är att verksamhetsutövaren ska få en klar bild av hur det egna företagets produkter och tjänster ska användas av kunden och vad motpartens affärsverksamhet går ut på. Syftet med bestämmelsens krav på att inhämta information om affärsförbindelsens syfte och art är att fastighetsmäklaren ska få en klar bild av hur den egna tjänsten ska användas av kunden. För fastighetsmäklare borde affärsförbindelsens syfte och art i de allra flesta fall komma fram av samtalen med kunden redan i samband med intaget eller kontraktsskrivningen, men i vissa fall kan det krävas mer ingående åtgärder. Av NN:s yttrande framgår det att hon har inhämtat information om uppdragsgivarens syfte med att ingå ett förmedlingsuppdrag för att sälja tomträtten. Av yttrandet framgår det också att NN genom kontroller med köparnas ombud samt deras bank har inhämtat information om köparnas bakgrund och deras syfte med att köpa tomträtten. I den ingivna dokumentationen finns inte någon av dessa uppgifter antecknade. Fastighetsmäklarinspektionen finner att NN:s underlåtenhet att dokumentera den inhämtade informationen om affärsförbindelsens syfte och art beträffande uppdragsgivarna och deras motparter utgör grund för en erinran. De riskbaserade rutinerna Av 5 kap. 1 penningtvättslagen, i dess lydelse före den 1 augusti 2015, framgår det bland annat att verksamhetsutövare ska ha riskbaserade rutiner för att förhindra att verksamheten utnyttjas för penningtvätt eller finansiering av terrorism. Om en fysisk person som omfattas penningtvättslagen driver sin verksamhet som anställd hos en juridisk person, ska skyldigheten att upprätthålla rutiner gälla den juridiska personen. NN har bedrivit sin fastighetsmäklarverksamhet som anställd hos en juridisk person. Hon har, före den 1 augusti 2015, därför inte omfattats av kravet på
Disciplinnämnden Beslutet i webbversion 9 (9) att upprätthålla riskbaserade rutiner för att förhindra att verksamheten utnyttjas för penningtvätt eller finansiering av terrorism. Övrigt Det som i övrigt har kommit fram i ärendet ger inte anledning till någon åtgärd av Fastighetsmäklarinspektionen. Påföljden NN meddelas en erinran för att hon inte har dokumenterat den inhämtade informationen om affärsförbindelsens syfte och art beträffande uppdragsgivarna (säljarna) och deras motpart (köparna).