Verksamhetsplan och budget för Växjö Golfklubb 2016 Inledning Året inleddes lite turbulent och det var först en bit in på året som styrelsen fick mandat att fatta framåtriktade beslut. Vi som sitter i klubbens styrelse har även under det senaste året lagt ett stort fokus på att skapa ordning och reda kring de verksamheter som klubben bedriver. Det har handlat om att identifiera och gå till botten med oklarheter, skapa rutiner som är hållbara och transparanta, jobba med långsiktighet snarare än att fatta kortsiktiga beslut som måste rivas upp. Vi kan inte säga att arbetet börjar lida mot sitt slut, men vi har identifierat behov och i en del fall kunnat åtgärda dessa inom gällande budget. Ett sådant exempel är att vi bytt ut alla gamla datorer och numera har förutsättningar att sköta det administrativa arbetet mer effektivt. Som ordförande har jag upplevt en stor lättnad att inte behöva vara operativ ledare för klubben. Vår Klubbchef Joakim Söderström lever mer än väl upp till de förväntningar som jag och övriga styrelsen har på denna roll. En del beslut som vi har fattat har implementerats, men inte följts upp i den utsträckning som vi egentligen ville. Ett sådant exempel är bokningar/avbokningar. Även om vi tycker oss se att tillgängligheten för spel ökat, så har kontrollen av efterlevnad av reglerna inte följts upp tillräckligt. Till nästa år kommer ni att finna mer av kontroll av medlemskap, bokningar och betalning av green fee. Det handlar om att alla som utnyttjar vår anläggning ska ha gjort rätt för sig. Vi medlemmar ska samtidigt kunna förvänta oss att vår personal levererar en produkt som håller hög klass. Ett annat beslut som tagits är att vi ska ta fram en ny hemsida. Förra versionen var i och för sig modern, och vi försökte skapa något nytt. Det föll dock inte riktigt i god jord, så nu har vi beslutat att jobba med en hemsidesleverantör som gjort hemsidor till mer än 100 golfklubbar. En fråga som diskuterats mycket är ideellt arbete och kommittéers vara eller inte vara. Av tradition har golfklubbar organiserat sig i kommittéer och förlitat sig på att ideella krafter gör jobbet. Vi är inte helt klara på vilken väg som VGK ska gå i detta avseende, Det finns tankar på att driva mer av den verksamhet som kräver ideellt arbete i projektform, dvs. när det finns behov skapas ett projekt, snarare än att utse en kommitté. Som ett led i detta har vissa kommittéer omvandlats till rådgivande organ som stöd till de som är anställda för att ta ansvar. Således finns nu både banråd, fastighetsråd och tävlingsråd, vilka sammanträder när de anställda ansvariga finner behov för det. 1
Förberedelserna för övertagande av range och shop har naturligtvis tagit en del tid i anspråk under sensommaren och hösten. Det finns en stor förväntan inför starten. Vi medlemmar kommer med stor säkerhet att märka av förändringen i våra mailboxar under 2016. Ambitionen är en högkvalitativ golfshop som servar Växjö och dess närområden. Slutligen så önskar jag er alla ett spännande och utvecklande golfår på Växjö Golfklubb. Arne Holgersson Ordförande Verksamhetsidé Växjö Golfklubb skall bedriva sin verksamhet med beaktande av golfsportens grundläggande värden där känslan för klubben och ärligt spel är honnörsord. Vi ska sträva efter att förbättra kunskaperna och känslan för golfregler och golfetik. Vi arbetar efter att hela tiden utveckla medlemskapet och fylla det med olika värden för den enskilde medlemmen. Klubben vill skapa en trygg framtid med en stabil ekonomi. Växjö Golfklubb ska vara en klubb där det är lätt att trivas och där man som golfare finner ett stort värde i att vara medlem. Växjö Golfklubb tillhör Svenska Golfförbundet och därigenom Svenska Riksidrottsförbundet. Detta förpliktigar oss att följa deras stadgar och att arbeta mot samma mål. Vidare ska vi samarbeta med Smålands Golfdistriktsförbund samt nationella och internationella golfklubbar i olika syften. Särskilt viktigt är samarbetet med de lokala klubbarna inom Växjöregionen. Syftet med klubbens verksamhet är att bedriva idrotten golf. Verksamheten ska inriktas mot: Tävlingsverksamhet Träningsverksamhet Motion och rekreation Social samvaro Klubben är organiserad efter det hörnpelarsystem som är framtaget av Svenska Golfförbundet. Man delar här upp klubbens verksamhet i Idrott, Service och Anläggning. Delmål Styrelsen skall arbeta med en av årsmötet beslutad långsiktig handlingsplan för att uppnå visionen. Detta innebär att inom ramen för ekonomiska förutsättningar skall Växjö Golfklubb erbjuda: En av de mest attraktiva banorna i Sverige skötsel- och trivselmässigt. 2
En av de mest spännande och utmanande banorna i Sverige spelmässigt. En högkvalitativ träning för såväl unga som gamla, elit och bredd. En ekonomiskt stabil klubb att vara medlem i. Styrelsen ska varje månad följa upp den ekonomiska utvecklingen i klubben och i de fall det behövs gå in och styra. Styrelsen ska uppmuntra personalen till utbildning och utveckling. Styrelsen ska varje år avsätta tid för visions- och framtidsdiskussioner. Styrelsen ska hela tiden vara pålästa och veta vad som händer i klubben. Styrelsen ska verka för att medlemmar trivs och känner sig delaktiga i klubbens verksamhet. Styrelsen ska kontinuerligt informera medlemmarna om viktiga beslut och händelser. Styrelsen ska verka för att främja de ideella insatserna i klubben. Styrelsen Funktion och befogenheter Styrelsens uppgift är att verkställa de beslut som tas av årsmötet. Den är vald av medlemmarna och ska således tillgodose medlemmarnas gemensamma intressen. Styrelsen ska jobba långsiktigt med att utveckla och förbättra golfklubben och dess anläggning. Styrelsen har i uppgift att besluta om vilka kommittéer/råd som ska finnas samt utse ordförande/sammankallande till dessa. Verksamhetsutskott (VU) Funktion och befogenheter VU består av Klubbchef, Course Manager, Head Pro, Golf Shop Manager samt styrelsens ordförande. Detta organ är styrelsens verkställande organ och har som huvudansvar att leda, utveckla och samordna klubbens dagliga verksamhet. VU ska även verka förberedande inför styrelsemöten och målet är att VU ska ha möte en gång/vecka. Klubbchefen har det totala operativa ansvaret för klubben. Head Pron har det övergripande ansvaret för idrotten. Course Manager har det övergripande ansvaret för anläggningen medan Golf Shop Manager har det övergripande ansvaret för receptionsservice och Golfshop. De har befogenhet att ta beslut rörande frågor i den dagliga verksamheten och har också möjlighet att göra förändringar inom de ramar budgeten tillåter. De har också ansvar för den personal som ingår i respektive ansvarsområde vad avser lön, utveckling och individuella mål. 3
Service Mål Att erbjuda medlemmar, gäster och samarbetspartners en god och professionell service. Att erbjuda ett fungerande informationsflöde som når alla medlemmar på ett tillfredställande sätt. Att bedriva en shopverksamhet som tillgodoser medlemmars, gästers och samarbetspartners efterfrågan på och behov av golfutrustning. Utbudet av golfutrustning i shopen skall motsvara högt ställda krav. Att medlemmarna känner samhörighet och gemenskap och upplever att de är en del av Växjö Golfklubb. Att ha kompetent och välutbildad personal. En personal som trivs i klubbens organisation och som känner ett mervärde i att jobba på Växjö Golfklubb Att utveckla vår hemsida och göra den mer informativ för våra medlemmar, gäster och samarbetspartners. Att öka tillgängligheten på banan för såväl medlemmar som gäster Att låta medlemmar och samarbetspartners få information i form av nyhetsbrev via e-post. Att anordna informationsträffar för medlemmar. 4
Idrott Mål Att bedriva en verksamhet som berikar värdet av medlemskapet. Att erbjuda möjligheter till träning, tävling och social samvaro för alla klubbens medlemskategorier från elit till nybörjare. Klubben ska bedriva träning för alla kategorier av medlemmar utifrån deras behov och önskemål. Klubben ska arrangera tävlingar för alla medlemskategorier. Klubben ska arbeta för att attrahera nya medlemmar i alla åldrar. Anläggning Mål Att erbjuda anställda, medlemmar och gäster välskötta och anpassade fastigheter/lokaler till klubbens olika verksamheter. Att erbjuda medlemmar och gäster en välskött och varierande 18-hålsbana med tillhörande övningsområde, korthålsbana samt djungelbana. Att ha kompetent och välutbildad personal med ansvar för banan och fastigheterna Att samverka med andra organisationer inom natur, kultur och miljöområdet Att presentera en miljöanpassad golfanläggning enligt gällande lagar och riktlinjer. Att beskriva en kartlagd och dokumenterad anläggning avseende natur och kulturhistoria. Kommittéer och råd Funktion och befogenheter De har som uppgift att tillgodose den del av verksamheten som styrelsen har beslutat. Ordförande/sammankallande i respektive kommitté/råd utser de övriga medlemmarna. Varje kommitté/råd har ansvar för framtagande och uppföljning av budget inom sin verksamhet. Ansvariga inom respektive verksamhet och styrelsen träffas minst en gång per år i syfte att utveckla samarbetet dem emellan samt att öka förståelsen för varandras mål och verksamhet. 5
Följande verksamheter bedrivs för närvarande inom klubbens organisation Kommittèr/råd Ansvarig Telefon E-post Banråd Per Nyman, sammankallande 070-555 27 10 per.nyman@vaxjogk.com Damkommittén Kerstin Hägerstrand, ordförande 073-574 44 63 kerstin.hagerstrand@telia.com Fastighetsråd Per Nyman, sammankallande 070-555 27 10 per.nyman@vaxjogk.com HandiGolfkommittén Jens Magnusson, ordförande 070-337 06 28 fimpen.magnusson@telia.com Oldboyskommittén Bengt Hägerstrand, ordförande 070-958 80 89 bengt.hagerstrand@telia.com Regel & Hcpkommittén Björn Nilsson, sammankallande 070-820 22 64 bjorn7@telia.com Sponsorkommittén Joakim Söderström, sammankallande 070-483 80 01 joakim.soderstrom@vaxjogk.com Tävlingskommittén Vakant Ungdom & Elitkommittén Lars Edvinsson, sammankallande 070-891 79 99 lars@vaxjogk.com Verksamhetsplan för 2016 samt övrig information kommer att publiceras på klubbens hemsida under respektive verksamhetsområde. Styrelsen för Växjö Golfklubb 6