CIO inom FM CIO - Chief Information Officer...en pågående p utredning Christer Prinzell C HKV KRI LED SYST Ledstöd christer.prinzell@hkv.mil.se 08-788 87 48
Agenda Vem är jag? CIO vad är det? Styrande faktorer för utredningen Utredningens uppdrag Utredningens resultat
Agenda Vem är jag? CIO vad är det? Styrande faktorer för utredningen Utredningens uppdrag Utredningens resultat
KRI LED SYST Ledstöd d arbetsuppgifter: VSI Verksamhets- och SystemIntegration FM gemensamma infrastruktur
Spagettibild FM år r 1999 VSI FS- LOKAL FSlokal
The Enterprise View VSI Source: Adaptive Corp. Projekt PRIO - Ek - HR - Logistik
FM Infrastruktur Y Z TELLUS LSS Bokning av resurser Publicering av info Besöksanmälan Telefonkatalog Daglistor Ärende och dokhant Office -paket, mm Domino Infrastruktur Domino. doc infrastruktur Sametime Domino Workflow ITK HW och SW LAN HW SW PKI Katalogtjänst FM IP-nät Färistar Försvarsmaktens IT-infrastruktur DNS Z-rist
Nuläge datorhallar
Datorcentral A Målbild datorcentraler Datorcentral B Datorhall A Datorhall A Datorhall B Datorhall B Datorhall C Datorhall C Byggnad/Bergrum Byggnad/Bergrum
Agenda Vem är jag? CIO vad är det? Styrande faktorer för utredningen Utredningens uppdrag Utredningens resultat
CIO
Agenda Vem är jag? CIO vad är det? Styrande faktorer för utredningen Utredningens uppdrag Utredningens resultat
Direktiv för f r Försvarsmaktens F IS/IT-verksamhet
Ansvar och roller Under chefen för krigsförbandsledningen skall ledningsinspektören vara Försvarsmaktens sambands- och informationssystemchef. Han skall leda och kontrollera den övergripande utvecklingen såvitt avser sambands- och informationssystemen inom Försvarsmakten och utvecklingen med totalförsvaret i övrigt. 1) Genmj Christer Lidström Ledningsinspektörens huvudsakliga instrument för att centralt leda och samordna Försvarsmaktens IT-verksamhet är Verksamhets- och systemintegration (VSI), auktorisation och Ledningsinspektörens funktionsutvecklingsgrupp 2). Ny under utarbetande 1) Av 17 kap 3 Försvarsmaktens föreskrifter (FFS 2002:8) Verksamhetsordning 2) DIT 04
Ledningsinpektören Aktörsmodell Styrning Produktägare Designansvarig Beställning PÄ (PA) DgA Leverans Beslut Systemägare (Förbandchef motsv) Beställning SÄ (FA) DÄ (DA) Leverans Beslut, Anvisningar Driftägare Uppdateringar etc enl PÄ Stödaktörer T ex: Behov, behovshantering, förstudie, realisering, integration, införande, drift och uh, verifiering, validering, systembibliotek, anskaffning, helpdesk
VSI-processen Verksamhetsbehov FM behovsberedning P1 B1 Konceptgenerera P2a Konceptvärdera P2b Auktorisationsbeslut Auktorisationsbeslut B2 Definiera P3 Drift & underhål l P7 B7 B6 Beslut om driftsättning Bilagor: - Fastställt Lokalt driftunderlag - Lokalt ackrediteringsbeslut Införande eller avveckling P6 Stödprocesser B5 Anskaffa Integrera P5 B4 Anskaffa Utforma P4 Auktorisationsbeslut Beslut om användning: - Uppdrag och ekonomi, m m Bilagor: - Centralt ackrediteringsbeslut - Centralt systemsäkerhetsbeslut - Beslut om centrala driftförutsättningar Beslut om avveckling B3 Auktorisationsbeslut IS/IT Livscykel- modellen
Processer/Beslut B1-B4 B5 B6- B7 HKV Lokalt Driftbeslutsprocessen Auktorisationsprocessen Ackrediteringsprocessen Beslut om användning Beslut om Driftsättning mm VSI-processen Systemsäkerhetsprocessen
Försvarsmaktens IS/ITledning ITledning (översiktlig) OPIL ÖB FMV KRI STRA GRO MUST PERS övriga LI PÄ PÄ PÄ PÄ PÄ PÄ PLAN MTRL 3*LED MARK SJÖ LUFT UH VÄD PA PA PA FM IS/IT-ledning PA PA PA PA PLAN SYST UTV Plan Ark MoS Kriförb Ledstöd Telekom Tk Sensor Geoinfo.. Utv Demo Ledsyst PÄ PÄ PÄ Förb Förb Förb FMLOG PÄ FM Infrastruktur Leverantörer
Personalinformation, Juni 2004 HKV NY ÖB beslutade 7 juni att alternativ B, HKV NY etablerad 2005-07-01, skall genomföras
HKV NY; projektplan alternativ B (=alt A + 6månader) B e s l u t V 424; DP enl nedan V 426; Övergr. org V 442; Det. org utk 1 V 448; Det. org utk 2 V 523; Uppsägn. tidpunkt. V 505; Det. org förh. 2004 2005 1/7 2005 Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec Jan Feb Mars April Maj Juni D i r e k t i v u t g e s v 4 2 2 DP: - roller - mandat - ansvar - befogenh. DP: interaktion PÄ/PL-RH DP: processanalys HP/ DP-nivå DP: Förvaltning DP: Funktioner DP: Kompanalys Klarl. av ramvillkor Ö v e r g r o r g & r a m s t y r n i n g Sem. 427-432 K o m p l. d i r e k t i v u t g e s D e t a l j o r g u t k 1 S p e l & s i m D e t a l j o r g u t k 2 S p e l & s i m J u l h e l g Etablera bemannings-, utbildningsoch avvecklingsorganisation D e t a l j o r g f ö r h Fortsatta analyser Turordningskretsar Bemanning Rev av HKV budget Avvikelsehantering Förberedelser av utbildningsinsatser (Utbildning av chefer) Förberedelser för flyttning U t b i l d n i n g F l y t t
ÖB STRATEGISK KARTA LEVERANS RESURSER INTERN VERKSAMHET LÄRANDE & UTVECKLING Principbild ÖB & STF ÖB ÖB Ledningsprocess Chefscontroller ÖB CONTR Stabsavd SAMO KANSLI INFO SC Förvaltningsavd FörvC EkDir Chefsjurist PersDir Chefsrevisor AdmC Säkerhetsinsp EK JUR PERS REV ADM SÄKI Inriktande HPL UTV/ INRI Framtida förmåga Förmågeskapande HPL PROD CIO Tillgängliga förband Förmågeutnyttjande HPL INS Genomförda insatser
Agenda Vem är jag? CIO vad är det? Styrande faktorer för utredningen Utredningens uppdrag Utredningens resultat
CIO utredningen ÖB beslut 2004-05-03 02 300:67534 Ledningsinspektören ges det övergripande och sammanhållande ansvaret att leda den centrala och samlade styrningen inom IS/IT-området. Ansvaret omfattar att analysera, värdera samt prioritera behov av utveckling, anskaffning, vidmakthållande samt avveckling av samtliga IS/IT-system inom Försvarsmakten. Ledningsinspektören ges även ansvaret att analysera, värdera samt prioritera behov av övriga IS/IT-relaterade verksamheter såsom drift och underhåll samt inköp av hård- och mjukvara. Ledningsinspektören ges följande två uppdrag: Uppdrag 1: Utarbeta konkreta och realiserbara förslag på reduceringar av Försvarsmaktens IS/IT-relaterade kostnader för perioden 2005-2008. Uppdrag 2: Utarbeta förslag till organisation, ansvar och uppgifter för en Försvarsmaktens CIO med tillhörande funktioner.
Uppdrag 1 - Reduceringar av Försvarsmaktens IS/IT-relaterade kostnader ÖB beslut 2004-05-03 02 300:67534 Ledningsinspektören skall senast 2004-09-30 redovisa konkreta och realiserbara förslag på reduceringar av Försvarsmaktens IS/IT-relaterade kostnader för perioden 2005-2008. Detta kan avse såväl rationaliseringar som ambitionssänkningar. Förslagen skall inkludera både löpande förvaltningskostnader samt kostnader av engångskaraktär. Förslagen skall innehålla en beskrivning av hur kostnadsreduceringarna skall realiseras samt en konsekvensbeskrivning av förslagna åtgärder. Möjliga besparingar skall beräknas och verifieras så långt det låter sig göras och om möjligt uppgå till nedanstående belopp över åren: 2005 2006 2007 2008 50 mkr 100 mkr 150 mkr 200 mkr Härvid skall Ledningsinspektören särskilt beakta så att möjliga besparningar inte dubbelintecknas med anledning av de reduceringar som FMLOG åtagit sig i sin egen utveckling.
Aktivitet Tidsplan Vecka 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 Analys av uppdraget 1. Reducering av IS/IT-kostnader 1.1 Etablera hypoteser och faktabas 1.1. 1.1. 1.2 Värdera och prioritera hypoteser 1.2 1.2 WS 1.3 Fördjupa analys av möjligheter 1.3 1.3 WS 1.4 Utarbeta förslag till handlingsplan 1.4 1.4 2. Utarbeta förslag till CIO-funktion 2.1 Etablera styrande principer 2.1 2.1 WS 2.2 Identifiera roller, ansvar, samspel och organisation 2.3 Stöd till HKV NY 2.2 2.2 WS 2.3 2.3 Projektuppdatering Avstämningar med Ledningsinspektören Milstolpar WS WS Workshop/utökat arbetsmöte Från ursprunglig plan exkluderad workshop/utökat arbetsmöte Utökad LI-avstämning 20/8 /9 20/9 1/10 /10 18/10 25/10 MS0 MS1 MS2 MS3 23/8 - Utredningsdirektiv 17/9 1/10 - Styrande principer för CIO - Prioriterade kostnadsreduceringar Källa: HKV 626.72739, 2004-08-20 09, MISSIV Direktiv CIO utredning, arbetsgruppens analys 22/10 - Handlingsplaner för kostnadsreducering - Utformning av CIO överlämnad till HKV NY
Fas 1 Principiellt arbetssätt tt för f r CIO- utredningen Reduktion av IS/IT relaterade kostnader 1. Analys av kostnadsmassa Prioritering av hypoteser Fördjupad analys Analysramverk 2. Analys av nuvarande styrning 3. Analys av underlag från intressenter (intervjuer) 4. Analys av underlag från andra källor Etablering av styrande principer Rekommendationer och handlingsplan Utveckling av roller, ansvar och samspel Etablering av processer Beslut till genomförande Utveckling av CIO-funktion Källa: Capgemini, arbetsgruppens analys
Agenda Vem är jag? CIO vad är det? Styrande faktorer för utredningen Utredningens uppdrag Utredningens resultat
Analysramverket förf kostnadsreduktion omfattar bådeb strategiska och operativa dimensioner Strategisk balans PRELIMINÄR IT Strategi Nya Nya teknologier Affärsstrategi Vilken nivå av centralisering för olika aktiviteter? Organisation & Kompetenser Allianser Allianser Styrning Styrning Budget Budget & Prioritering Arkitektur Arkitektur & infrastruktur Affärsprocesser Hur kan jag optimera mina inköp? Prioriterar jag resursanvändningen rätt? Uppdrag 1
FM har god utredningsförm rmåga inom utvalda områden men kan förbf rbättra såväl s l omfattning och realisering av potential avsevärt IT Strategi Verksamhets Strategi Innovation & Vision Vision PRELIMINÄR IT Processer Organisation & Kompetenser Inköp Allianser Inköp & Styrning Budget & Budget prioritering Infrastruktur Arkitektur & Utredningar Utveckling/ Anskaffning Förvaltning Vidmakthållande Användarstöd U1 U1 U1 U2 U2 U2 U4 U4 U3 U1 U1 U1 U1 U3 U1 Effektivisering av drift och underhåll, FM VLS U2 Utredning rörande gränsdragning inom IT/Teleområdet mellan M/FV och FMLOG- del 2, genomförande Drift U1 U2 U1 U2 U3 U1 U3 FörvF Arboga etablering IT Säkerhet U Utredd potential R Realiserad potential U4 Plan för omsättningsprojekt och utredningar Uppdrag 1
Genomförda intervjuer bekräftar behovet av styrning och prioritering på central nivå Slutsatser kring möjligheter, från intervjuer Effekt syns inomkan härledas till områden för kostnadsreduktion Utveckling & anskaffning Vidmakthållande & förvaltning Drift & användarstöd Organisation & Kompetens Inköp & Allianser PRELIMINÄR Styrning Budget & prioritering Arkitektur & infrastruktur Öka samordningen av IS/IT-relaterade initiativ (utveckling, förvaltning och drift) Tydliggör strategivalen för IS/IT samt gör regelverket enkelt att följa Ställ tydliga krav på synergier hos förvaltnings- och driftspartner Sluta driv utvecklingsarbete som inte har direkt koppling till verksamhetsnytta Använd standards och programvaror som finns på marknaden Genomför detaljerad uppföljning att redovisade effektiviseringseffekter återfinns i ramreducering Kontrollera inköpsflödet av IS/IT-relaterad utrustning hårdare Minska beroendet av konsulter i de fall där dessa inte tillför tillfällig specialistkompetens I samband med utredningen har 34 personer på högre befattningar intervjuats, vilka har representerat olika delar av Försvarsmakten (inklusive FMLOG) och FMV Källa: Intervjuer, arbetsgruppens analys
Den övergripande analysen visar påp många möjligheterm Input till värdering av områden att utveckla vidare 1. 1. Analys av kostnadsmassa 2. 2. Analys av nuvarande styrning 3. 3. Analys av underlag från intressenter (intervjuer) 4. 4. Analys av underlag från andra källor Områden och åtgärder utredningen identifierat som möjligt kostnadsreducerande A. Organisation & kompetenser A1. Effektivisering av drift av verksamhetssystem (FMLOG konsolidering och AP 04) A2. Ej medräknade konsekvenser av effektivisering av drift av verksamhetsledningssystem A3. Centralisera drift och användarstöd av bunden IT-infrastruktur till en driftsorganisation A4. Effektivisering av löneadministration A5. Renodla kompetenser mellan sakavdelningar och FMV B. Inköp & allianser B1. Frigör medel med hjälp av leasing eller återanvändning av HW B2. Utveckla leverantörsstrategier B3. Utveckla leverantörsstrategier för komplexa tjänster B4. Lej ut icke-verksamhetskritisk IS/IT-verksamhet B5. Stoppa anskaffning och omsättning av utvalda IS/IT-produkter och tjänster C. Styrning C1. Implementera portföljhantering av IS/IT-verksamhet C2. Öka transparensen i i redovisning C3. Förändra beslutsrätt och budgetansvar C4. Utarbeta och inför incitament för att följa beslutad inriktning på IS/IT-verksamhet C5. Inför FM-gemensam projektmodell C6. Inför FM-gemensam förvaltningsmodell C7. Påskynda implementering av VSI C8. Påskynda införandet av FM AR D. IT-budget & prioritering D1. Omprioritera den totala utvecklings-, förvaltnings- och driftsagendan E. Arkitektur & infrastruktur Källa: Arbetsgruppens analys E1. Verkställ RLS-omsättningsplaner PRELIMINÄR
Input till värdering av områden att utveckla vidare 1. 1. Analys av kostnadsmassa 2. 2. Analys av nuvarande styrning 3. 3. Analys av underlag från intressenter (intervjuer) 4. 4. Analys av underlag från andra källor Den övergripande analysen visar påp många möjligheterm Områden och åtgärder utredningen identifierat som möjligt kostnadsreducerande A. Organisation & kompetenser A1. Effektivisering av drift av verksamhetssystem (FMLOG konsolidering och AP 04) A2. Ej medräknade konsekvenser av effektivisering av drift av verksamhetsledningssystem A3. Centralisera drift och användarstöd av bunden IT-infrastruktur till en driftsorganisation A4. Effektivisering C. C. Styrning av löneadministration A5. Renodla kompetenser mellan sakavdelningar och FMV C1. C1. Implementera portföljhantering av av IS/ITverksamhet C2. C2. Öka Öka transparensen i i redovisning C3. C3. Förändra beslutsrätt och och budgetansvar C4. C4. Utarbeta och och inför inför incitament för för att att följa följa beslutad inriktning på på IS/IT-verksamhet C5. C5. Inför Inför FM-gemensam projektmodell C6. C6. Inför Inför FM-gemensam förvaltningsmodell C7. Påskynda implementering av IS/IT- VSI B. Inköp & allianser B1. Frigör medel med hjälp av leasing eller återanvändning av HW B2. Utveckla leverantörsstrategier B3. Utveckla leverantörsstrategier för komplexa tjänster B4. Lej ut icke-verksamhetskritisk IS/IT-verksamhet B5. Stoppa anskaffning och omsättning av utvalda IS/IT-produkter och tjänster C. Styrning C1. Implementera portföljhantering av IS/IT-verksamhet C2. Öka transparensen i i redovisning C3. Förändra beslutsrätt och budgetansvar C4. Utarbeta och inför incitament för att följa beslutad inriktning på IS/IT-verksamhet C5. Inför FM-gemensam projektmodell C7. Påskynda implementering av VSI C6. Inför FM-gemensam förvaltningsmodell C7. Påskynda C8. C8. implementering Påskynda av VSI införandet av av FM FM AR AR C8. Påskynda införandet av FM AR D. IT-budget & prioritering D1. Omprioritera den totala utvecklings-, förvaltnings- och driftsagendan E. Arkitektur & infrastruktur E1. Verkställ RLS-omsättningsplaner PRELIMINÄR Källa: Arbetsgruppens analys
Uppdrag 2 Utformning av Försvarsmaktens CIO ÖB beslut 2004-05-03 02 300:67534 Ledningsinspektören skall utarbeta förslag till organisation, ansvar och uppgifter för en Försvarsmaktens CIO med tillhörande funktioner.
CIO - spår 2 Princip för arbetet 2.1 Etablera styrande principer 2.2 Identifiera roller, ansvar, samspel och organisation 2.3 Stöd till HKV NY Uppdrag 2
Styrande principer härleds h från n rollfördelningen rdelningen FM Ledningsroll CIO A B IT Strategi C FM Verksamhet: Produktägare Systemägare Förfrågningar Beställningar Förslag Tjänster Leverantör av IT tjänster: FM LOG, FMV, Externa företag
A. Koncernledningsrollen Exempel IS/IT-processen är en kritisk stödprocess inom både VL och IL-områdena CIO-funktionen syftar till att bidra till FM önskade verksamhetsutveckling, att säkra en god kontroll av IS/IT-kostnader, att tillvarata koncernsynergier och till att styra upp all IS/IT-verksamhet inom FM s samtliga områden CIO-rollen inkluderar ansvar att ta initiativ CIO skall ha en placering på strategisk nivå med mandat direkt från ÖB och egna stabsresurser. CIO styr genom arkitektur, direktiv, metoder, standarder, förordningar, strategier, samråd och order CIO deltar i FM planerings- och budgetprocesser. Den vid LI befintliga funktionsutvecklingsgruppen utvecklas till ett FM IT-råd CIO äger, leder, förvaltar och kommunicerar FM IT-strategi CIO ansvarar för FM portföljhantering inom IS/IT CIO äger alla IT-processer CIO har ansvar för styrning av personalförsörjning och kompetensutveckling inom IS/IT-området
B. CIO s relation med verksamhetsenheter (inkl förband) f CIO har ansvar för samordning av all IS/IT-verksamhet inom FM och därmed direktivrätt gentemot verksamhetsansvariga chefer vad gäller IS/IT-system inom huvudprocesserna IS/IT-budgetar fastställs endast efter samråd med CIO CIO har ett ansvar för aktiv uppföljning av användning av IS/IT system inom FM C. CIO s relation med leverantörer rer av IS/IT tjänster CIO är produktägare och har därmed budgeten för all koncerngemensam IT infrastruktur Exempel CIO styr FM s verksamhet i dialogen med såväl interna som externa leverantörer av IT-tjänster CIO har en roll vad gäller generell uppföljning av leveranser av IS/IT-tjänster
Best-Practice Organizational Chart Organizational Strategy IT Steering Committee CIO Executive Committee IT Finance (Portfolio Management) IT HR and OD IT Communications IT Sourcing & Legal Customer COE Architecture & Planning COE Program Management COE Operations COE Intermediate Center-of-Excellence Structure Gått igenom uppgifter och fördelat f dessa på p CIO och Ledningsinspektören
CIO - spår r 2 Arbetsuppgifter CIO Ledningsinspektören Uppdrag 2
CIO - spår r 2 Arbetsuppgifter Skall lösas av HKV CIO Uppg Uppg Uppg Uppg Uppg Uppg Uppdrag 2
CIO - spår r 2 Olika roller Ledningsinspektören Samma person??? CIO CIO Uppdrag 2
ÖB STRATEGISK KARTA LEVERANS RESURSER INTERN VERKSAMHET LÄRANDE & UTVECKLING Principbild ÖB & STF ÖB ÖB Ledningsprocess Chefscontroller ÖB CONTR SAMO Stabsavd KANSLI INFO SC Förvaltningsavd FörvC EkDir Chefsjurist PersDir Chefsrevisor AdmC Säkerhetsinsp EK JUR PERS REV ADM FörbE -insp Tillika CIO SÄKI Alt 2 CIO m stab Inriktande HPL UTV/ INRI Framtida förmåga Förmågeskapande HPL PROD Tillgängliga förband Förmågeutnyttjande HPL INS Genomförda insatser CIO m stab Virtuell? JUR-stödprocessen CIO-stödprocessen
Principbild ÖB & STF ÖB ÖB Ledningsprocess Chefscontroller ÖB CONTR SAMO Stabsavd KANSLI INFO SC Förvaltningsavd FörvC EkDir Chefsjurist PersDir Chefsrevisor AdmC Säkerhetsinsp EK JUR PERS REV ADM FörbE -insp Tillika CIO SÄKI Alt 2 CIO m stab Inriktande HPL UTV/ INRI Framtida förmåga Förmågeskapande HPL PROD Tillgängliga förband Förmågeutnyttjande HPL INS Genomförda insatser CIO m stab Virtuell? JUR-stödprocessen CIO-stödprocessen
CIO - spår r 2 Vad görs g i vilken ordning? Uppg 112 tjänster -> 79 exkl projekt/ konsulter Uppg Ledningsinsp + CIO Uppg Övr uppgifter Uppg Uppg Ramstyrt???? Uppg Uppdrag 2