Representation m.m. KÄLLA: ESV:S INFORMATION VID STORA REDOVISNINGSDAGEN, LU:S FÖRESKRIFTER FÖR REPRESENTATION
Vad ska redovisas som intern representation? Personalfester (max 2/år), max 650 kr/person exkl moms (högre belopp ska godkännas i förväg av kanslichef/ /förvaltningschef Kringkostnader i samband med personalfest max 350 kr/person exkl moms Informationsmöten (kan vara svårt att skilja från intern konferens), max 450 kr/person exkl moms pågår endast under en begränsad tid avser envägskommunikation får endast ske vid enstaka tillfällen Begränsat momsavdrag, konto 496000
Interna kurser och konferenser Program som visar minst 6 timmars aktivitet/dag Redovisas inte som intern representation utan är en vanlig verksamhetskostnad, t ex utbildning för personal Måltider som ingår vid interna kurser och konferenser betraktas ur förmånsskattesynpunkt som intern representation och därmed förmånsbeskattas de anställda inte för måltiden. Ingen momsbegränsning Om måltidsarrangemanget har karaktären av en personalfest ska den brytas ut och bokföras som intern representation.
Fri kost eller förmånsbeskattning? Fri kost (ingen förmånsbeskattning): Måltid i samband med intern eller extern representation Hotellfrukostar och fria måltider på allmänna kommunikationsmedel, om de ingår obligatoriskt i priset för hotellet eller resan. Hotellfrukost ska avräknas från ev. traktamente
Fri kost eller förmånsbeskattning? Förmånsbeskattade måltider: Måltider som ingår i externt anordnad kurs/konferens Gemensam måltid i samband med arbetsmöten Måltider vid övertidsarbete Anges i reseräkningssystemet
Enklare förtäring Kaffe/motsv och bulle/motsv, frukt Max 100 kr per person exkl moms Momsbegränsning bas 60 kronor Bokförs på konto 574700 (Förtäring vid möte) Ingen förmånsbeskattning
Ingen momskompensation om det är frågan om en förmån. ESV: Om en myndighet köper in ett antal salladsluncher som de anställda blir förmånsbeskattade för, får ingen ingående moms bokföras för myndigheten har ingen kompensationsrätt.
Extern representation Extern representation riktar sig utåt och syftar till att inleda eller utveckla förbindelser som är viktiga för verksamheten eller som ett led i universitetets marknadsföring och PR-verksamhet. Max 650 kronor/person exkl moms, högre belopp ska i förväg godkännas av överordnad chef.
Gåvor till anställda (personalvård) Uppvaktning av enklare slag max 250 kr exkl moms + budavgift Julklapp max 450 kr per person inkl moms (ingen välgörenhet) Minnesgåva, max 10000 per person inkl moms Minst 6 års anställningstid Max 2 ggr under anställningstiden, (Nit och Redlighet är 1 av dessa 2) Får ej delas upp på flera tillfällen Bokförs på konto 495000
Gåvor till extern mottagare Max 750 kr exkl moms (representation momsbegränsning konto 552000). Reklamgåva, med universitetets logga, av mindre värde, max 200 kr/person (verksamhetskostnad fullt momsavdrag)
Personalvård Skatteverket: Personalvårdsförmåner är förmåner av mindre värde, som syftar till att skapa trivsel i arbetet eller som ges på grund av sedvänja inom den verksamhet som det är fråga om. För att förmånen ska räknas som en personalvårdsförmån måste förmånen rikta sig till hela personalen. Förmånen ska inte kunnas bytas mot kontant ersättning. Personalvårdsförmåner är skattefria.
Personalvård? Kaffe, te m.m. som tillhandahålles hela personalen Serviceavtal och hyra av dryckesautomat, vattenmaskiner Fredagsfika, veckofika, månadsfika Fruktkorg Infomöte hela personalen, enklare förtäring Kickoff om det rör sig om lite fika Värktabletter i mindre mängd Massage, hyra av massagestol Terminalglasögon
Personalvård? Motionskort, hanteras via särskild blankett som finns på personal, inga betalningar i Lupin om inte erbjudandet gäller hela personalen och får då givetvis inte utnyttjas i kombination med motionskort. Julklapp (godkänd beloppsgräns 450 kr inkl moms), fullt momsavdrag Minnesgåva till anställda (max 8000 kr + moms vid ett tillfälle utöver NOR, och kräver minst 6 års anställningstid) Blomsteruppvaktning vid anställds sjukdom, disputation, max 250 kr + moms + budavgift Blommor till minnesbord Begravningsblommor, OBS! inget momsavdrag
Inte personalvård: Personalutveckling, använd t.ex. konto 481000 Arbetsskor, privat kostnad (ska förmånsbeskattas om LU betalar) Terapibehandling: använd 57-konto Inköp av hjärtstarter, personliga kontorsstolar, höj- och sänkbara skrivbord, handikapphjälpmedel etc., använd 63-konto alternativt 64- eller 65-konto Medlemsavgifter t.ex. Korpen (förmånsbeskattas), bör ej betalas av LU
Hur mycket får jag bokföra som momsavdrag vid representation? Momsavdrag: Samma regler gäller för intern och extern representation (Gäller endast vid användande av kontona 496000 intern representation, 552000 extern representation och 574700, förtäring vid möte) Lunch, middag eller supé, s.k tillagad mat (konto 496000 och 552000) Moms på fakturan Tillåtet momsavdrag 25 % 22,50 kr/person Både 25% och 12 % 14 kr/person 12 % 10,80 kr/person Andra måltider än ovan, s k enklare förtäring (konto 574700) 25 % 15 kr/person 12 % 7,20 kr/person Kringkostnader vid intern representation och gåvor till externa mottagare, ej reklamgåvor, (konto 496000 och 552000) 25% 45 kr/person 12 % 21,60/person 6 % 10,80/person
Belopp på restaurangnota? Delad moms på mat och alkoholhaltiga drycker vid restaurangbesök, 12% och 25% Enligt beslut 650 kr/person exkl moms Rekommenderat belopp inkl moms: 750 kr/person Enligt beslut 450 kr/person exkl moms Rekommenderat belopp inkl moms: 520 kr/person