EUROPAPARLAMENTET KVESTORSKOLLEGIET PROTOKOLL

EUROPAPARLAMENTET PV 10/01 KVESTORSKOLLEGIET PROTOKOLL från sammanträdet den 27 september 2001 i Luxemburg och från sammanträdet den 3 oktober 2001 i Strasbourg INNEHÅLL Sida Sammanträdet den 27 september 2001 (i Luxemburg) 1. Godkännande av förslaget till föredragningslista... 4 2. Uppskjutande av justeringen av protokollen från sammanträdena den 4 juli 2001 (PE 305.841/KVEST.) och 5 september 2001...4 2. Meddelanden från ordföranden...4 3. Byggnader och lokaler 4.1. Gym i Bryssel och Strasbourg... 4 4.2. Arkitektonisk utformning av Kirchberg-platån och de europeiska institutionernas byggprojekt Diskussion med de luxemburgska myndigheterna och GD Administration...5 5. Reglering av pensionsfrågan för de italienska ledamöterna... 6 Godkänd: 14. november 2001 PV\464219.doc 1 PE 308.984/KVEST.

Sammanträdet den 3 oktober 2001 (i Strasbourg) 1. Godkännande av förslaget till föredragningslista... 7 2. Justering av protokollen från sammanträdena den 4 juli 2001 och 5 september 2001... 7 3. Meddelanden från ordföranden...7 3.1. Säkerhetsfrågor kommande diskussion not bakgrund av ett eventuellt mandat från presidiet... 7 3.2. Placering av insamlingsbössor för gamla mynt och sedlar av UNICEF... 7 3.3. Anpassning av indexeringen för år 2002...8 3.4 Rapport om ledamöternas närvaro i Bryssel under valkretsveckorna under år 2001... 8 3.5. Tillstånd för Balfe att besöka informationskontoret i Dublin...8 4. Byggnader och lokaler 4.1. Gym i Bryssel och Strasbourg... 8 4.2. Arkitektonisk utformning av Kirchberg-platån och de europeiska institutionernas byggprojekt Diskussion med de luxemburgska myndigheterna och GD Administration...9 5. Reglering av pensionsfrågan för de italienska ledamöterna... 9 6. Ekonomiska frågor 6.1. Förslag till ändring av artikel 11.1 och 2.6 i bestämmelserna om ersättning av omkostnader och andra ersättningar till ledamöterna... 9 6.2. Introduktion av extra individuell assistans för ledamöter som lider av ett fysiskt handikapp...10 7. Förvaltningen av de tjänsterum som ställts till ledamöternas förfogande och av de föremål som finns upptagna i inventarieförteckningen... 10 8. Antagande av den text i vilken de ändringsförslag upptas som lades fram av presidiet den 5 september 2001 om de ändringar av bestämmelserna om språkoch datakurser (artikel 22 och 22 a) som föreslagits av kvestorskollegiet... 11 PV\464219.doc 2 PE 308.984/KVEST.

9. Övriga frågor 9.1. Försäljning av whisky och champagne i parlamentets butiker...11 9.2. Passiv rökning...11 9.3. Förslag till anbudsvillkor för Inköpscentral i Bryssel...12 9.4. Ändring av bestämmelserna om ersättning av omkostnader och andra ersättningar till ledamöterna... 13 10. Övrig information 10.1. Användning av de medel som är avsedda för sekretariatstillägget (post 3910) under budgetåret 2001...13 10.2. Livsmedelssäkerhet...13 10.3. Evakueringsövning under nästa sammanträde i Strasbourg... 14 11. Plats och datum för nästa sammanträde...14 BILAGA: Deltagarlista PV\464219.doc 3 PE 308.984/KVEST.

Sammanträdet öppnades den 27 september 2001 kl. 10.05 med Poos, tjänstgörande ordförande, som ordförande. ooo 1. Godkännande av förslaget till föredragningslista (PE 307.411/KVEST.) Tjänstgörande ordföranden konstaterade att föredragningslistan inte kunde godkännas formellt på grund av att kollegiet inte var beslutsmässigt. De närvarande kvestorerna beslutade att behandla punkterna 1-5 den 27 september 2001 och att uppskjuta alla nödvändiga beslut till den 3 oktober 2001. 2. Uppskjutande av justeringen av protokollen från sammanträdena den 4 juli 2001 (PE 305.841/KVEST.) och 5 september 2001 (PE 307.405/KVEST.) Justeringen av dessa protokoll uppsköts till den 3 oktober 2001. 3. Meddelanden från ordföranden Inget meddelande fanns att lämna. 4. Byggnader och lokaler 4.1. Gym i Bryssel och Strasbourg Tjänstgörande ordföranden påminde om att GD 5 och GD 6 av kollegiet hade uppmanats att rapportera om specifikationerna för gymlokalerna och om beslutet att genomföra ett anbudsförfarande. Waters från GD 5 redogjorde för den aktuella situationen och svårigheterna i samband med anpassningen av anställningsavtalen till den belgiska lagstiftningen. Trots att femårsavtalet upphörde först i början av 2003, ansåg han att det var klokt att inhämta en viss feedback från gymmens medlemmar för att kunna ta hänsyn till deras åsikter och önskemål vid utarbetandet av anbudsförfarandet. Han stödde förslaget från Balfe, ordföranden för gymmens förvaltningskommitté, om att kollegiet skulle skriva till alla medlemmar som använder gym och be dem framföra sin åsikt och om de hade några förslag. Gavriil från GD 6 gav en överblick över situationen och påpekade att inga medel fanns anslagna i budgetarna för 2001 och 2002 för att köpa ny utrustning. Visserligen fanns en möjlighet att leasa apparater i stället för att köpa dem, eller flytta dem från Bryssel till Strasbourg. Kraewinkels från GD 6 ansåg att nuvarande utrustning inte var lämplig. Han föreslog att man skulle genomföra en begränsad anbudsinfordran, så snart det fanns pengar för ändamålet. PV\464219.doc 4 PE 308.984/KVEST.

Som kortsiktig lösning på gymproblemet föreslog Waters från GD 5 att man skulle överföra 60 000 euro för en omedelbart nödvändig upprustning av utrustningen. Medlen för framtida inköp av nya apparater måste tas med i budgeten för 2003. Den tjänstgörande ordföranden förklarade att han var införstådd med uppläggningen att meddela gymmens medlemmar det kommande förnyandet av avtalet och att be dem lämna eventuella synpunkter. 4.2. Arkitektonisk utformning av Kirchberg-platån och de europeiska institutionernas byggprojekt Diskussion med de luxemburgska myndigheterna och GD Administration Kollegiet sammanträffade med företrädare för de luxemburgska myndigheterna och Rieffel, generaldirektören för administrationen. Syftet med detta möte var att diskutera planeringen av Kirchberg-platån och samtidigt ta hänsyn till parlamentets byggpolitik i Luxemburg, i synnerhet med tanke på ersättning och utvidgning av byggnader. Rieffel hänvisade till två ritningar i ledamöternas sammanträdesdokumentation (PE 302.598/PRES. och PE 302.595/PRES.), som generalsekreteraren hade låtit utarbeta för ledamöterna i presidiet och som återgav situationen som rådde beträffande institutionernas byggpolitik och nästa fas. Två av byggnaderna ADG och Schuman som för närvarande användes av parlamentet behövde renoveras och måste utrymmas. Därför gick det inte att undvika tillfälliga lösningar. Naturligtvis var det bättre att samla parlamentets samtliga lokaler i ett enda byggnadskomplex och förvärva KAD-byggnaden för detta ändamål och att bygga ut den. Han sade sig vara bekymrad över att det saknades parkeringsmöjligheter och över tillträde under byggarbetena fram till år 2005. Pesch, ordförande för Plateau du Kirchberg Development Fund, kommenterade de olika faserna i byggprojektet Kirchberg till det luxemburgska ordförandeskapet 2005. Till slutet av 2003, när de nya höghusen A och B var färdiga och redo för inflyttning, skulle ADG-byggnaden utrymmas och de nödvändiga renoveringsarbetena kunde inledas. De Toffel, samordnare med ansvar för byggarbetena på Kirchberg-platån, kommenterade de planerade byggavsnitten och trafikinskränkningarna som måste införas under denna tid. Pesch bekräftade att alla nödvändiga tillstånd hade beviljats och att tidsplanen måste hållas strängt. Om tidsfrister överskreds skulle avtalsvite utkrävas. Han försäkrade kvestorerna att hänsyn skulle tas till parlamentets behov och bad parlamentets administration att meddela dem sina önskemål. Beträffande parlamentets krav konstaterade Balfe att det vid sidan av ersättandet av byggnaderna ADG och Schuman var nödvändigt att planera tillräckligt många nya kontor för att klara de krav som följde med utvidgningen. Pesesse från GD Administration sammanfattade kraven på parlamentet med tanke på ersättningen och utvidgningen på följande sätt: - samordning av fastighetspolitiken för Luxemburg med den för Bryssel, PV\464219.doc 5 PE 308.984/KVEST.

- uppförande av ett enda byggnadskomplex omkring KAD-byggnaden, - strikt tidsplan med nödvändiga övergångsregleringar, - lämplig arkitektur, - bildande av en effektiv projektledning. För att undvika eventuella flaskhalsar betonade den tjänstgörande ordföranden att parlamentet behövde en klar tidsplan och omedelbart måste sluta de nödvändiga avtalen beträffande finansiering och planering med de luxemburgska myndigheterna. Han betonade att de luxemburgska myndigheterna var ense beträffande hållandet av tidsfristerna. 5. Reglering av pensionsfrågan för de italienska ledamöterna Kollegiet tog del av en skrivelse från Cocilovo (PE 307.412/KVEST.) och flera andra italienska ledamöter, i vilken man tar upp problemet med pensionsregleringen, som ursprungligen hade inrättats för parlamentets ledamöter för vilka det inte fanns något likvärdigt system på nationell nivå. Den tjänstgörande ordföranden påpekade att parlamentets talman i en skrivelse av den 9 juni 2000 hade uppmärksammat Visco, den italienske ministern för budget och ekonomisk planering på den olika behandlingen i pensionsregleringen av de italienska parlamentsledamöter som inte hade ett dubbelt mandat. Sedan svaret från Visco av den 30 juni 2000, enligt vilket ärendet hade vidarebefordrats till finansministern, hade inga andra åtgärder vidtagits. Balfe förespråkade en omvandling till en obligatorisk reglering för att uppnå likabehandling för de italienska parlamentsledamöterna. Han betonade vidare att det var nödvändigt att på nytt kontakta den italienska regeringen. Krück från rättstjänsten underströk att det var nödvändigt att skapa en solid rättslig grund för att lösa denna fråga och kommenterade problemet i samband med omvandlingen av det nuvarande systemet till ett obligatoriskt system. Den tjänstgörande ordföranden föreslog att talmannen skulle förmedla en skrivelse till den italienska regeringen med en påminnelse med det önskemålet att ärendet skulle prövas enligt den förra regeringens löfte. Kollegiet skulle vidare uppmana rättstjänsten som var företrädd vid sammanträdet den 3 oktober 2001 att avge ett juridiskt ställningstagande till om det var möjligt att genomföra en omvandling av det nuvarande frivilliga systemet till ett obligatoriskt system. Sammanträdet ajournerades kl. 12.15 och återupptogs den 3 oktober 2001 kl. 15.00 med Poos, tjänstgörande ordförande, som ordförande. ooo PV\464219.doc 6 PE 308.984/KVEST.

1. Godkännande av förslaget till föredragningslista (PE 307.411/KVEST.) Förslaget till föredragningslista godkändes. 2. Justering av protokollen från sammanträdena den 4 juli 2001 (PE 305.841/KVEST.) och den 5 september 2001 (PE 307.405/KVEST.) 2.1.Protokollets formulering Beträffande återgivningen av beslut i protokollet påpekade den tjänstgörande ordföranden presidiets praxis att använda formeln beslutade efter omröstning. Kollegiet godkände användningen av denna formel i sina egna protokoll. 2.2.Protokoll från sammanträdet den 4 juli 2001 Formuleringen av punkt 6.2. andra strecksatsen fick formuleringen beslutade efter omröstning som föreslagits av den tjänstgörande ordföranden. Även formuleringen av punkt 5.4 och 6.2. Punkt 2 ändrades på motsvarande sätt. 2.3.Protokoll från sammanträdet den 5 september 2001 Den engelska versionen av punkt 4.1. Punkt 2 ändras på samma sätt som punkt 5.1. De ändrade protokollen från de två nämnda sammanträdena justerades av de kvestorer som var närvarande vid denna tidpunkt. 3. Meddelanden från ordföranden 3.1. Säkerhetsfrågor kommande diskussion mot bakgrund av ett eventuellt mandat från presidiet Den tjänstgörande ordföranden påminde om att kollegiet redan vid ett extra sammanträde den 18 september 2001 hade haft en ingående diskussion om aktuella säkerhetsfrågor med generalsekreteraren och meddelade att säkerhetsfrågorna med tanke på ett eventuellt mandat från presidiet på nytt skulle diskuteras vid dess nästa sammanträde mot bakgrund av de beslut som fattades vid detta sammanträde. 3.2. Placering av insamlingsbössor för gamla mynt och sedlar av UNICEF Den tjänstgörande ordföranden meddelade att presidiet vid sitt sammanträde den 3 och 4 september 2001 hade godkänt ett förslag från kvestorerna enligt vilket nationella mynt PV\464219.doc 7 PE 308.984/KVEST.

och sedlar som blev ogiltiga efter införandet av euron den 1 januari 2002 kunde samlas in till förmån för hjälporganisationen UNICEF. Kollegiet - beslutade att dela ut ett meddelande till ledamöterna (29/01) med information om var de genomskinliga och låsbara insamlingsbössorna var uppställda. 3.3. Anpassning av indexeringen för år 2002 Den tjänstgörande ordföranden uppmanade GD 8 att i god tid lägga fram lämpliga förslag som gjorde det möjligt för kollegiet att föreslå presidiet en anpassning av indexeringen för år 2002. 3.4. Rapport om ledamöternas närvaro i Bryssel under valkretsveckorna under år 2001 Den tjänstgörande ordföranden påpekade att presidiet hade gett kollegiet i uppdrag att före årets slut lägga fram en rapport om tillämpningen av presidiets beslut av den 1 februari 2001, enligt vilket ledamöterna med vissa begränsningar fick resa till Bryssel under valkretsveckorna (gula veckor) under 2000. Han föreslog att ge GD 8 i uppdrag att lägga fram de relevanta uppgifterna vid ett kommande sammanträde efter den sista valkretsveckan för att ge kollegiet möjlighet att fullgöra sitt uppdrag. 3.5. Tillstånd för Balfe att besöka informationskontoret i Dublin Kollegiet gav kvestorn med ansvar för parlamentets informationskontor, Balfe, tillstånd att besöka informationskontoret i Dublin den 8-9 november 2001 i närvaro av vice talman Colom i Naval och kvestor Banotti. ooo Den tjänstgörande ordföranden sammanfattade de punkter som hade diskuterats vid sammanträdet den 27 september 2001 i Luxemburg av de där närvarande kvestorerna på följande sätt: 4. Byggnader och lokaler 4.1. Gym i Bryssel och Strasbourg Balfe, ordförande för gymmens förvaltningsutskott, gav en överblick över diskussionen den 27 september 2001 mellan de närvarande kvestorerna med GD Administration om den rådande situationen i sportcentra i Bryssel och Strasbourg (se protokollet från den första delen av sammanträdet den 27 september/3 oktober 2001, punkt 4.1). PV\464219.doc 8 PE 308.984/KVEST.

Kollegiet - godkände förfarandet enligt vilket ett meddelande skulle delas ut till medlemmarna i vilket dessa informerades om det förestående förnyandet av avtalet och bad dem att lämna eventuella synpunkter. 4.2. Arkitektonisk utformning av Kirchberg-platån och byggprojekt för de europeiska institutionerna Den tjänstgörande ordföranden informerade kollegiet om diskussionen som han och Balfe hade haft vid ett möte den 27 september 2001 med de luxemburgska myndigheterna och GD Administration (se protokoll från första delen av sammanträdet den 27 september/3 oktober 2001, punkt 4.2). Kollegiet - tog del av denna information. 5. Reglering av pensionsfrågan för de italienska ledamöterna Den tjänstgörande ordföranden kommenterade det speciella problem som Cocilovo tog upp i sin skrivelse (PE 307.412/KVEST.) om pensionsregleringen för de italienska ledamöter som inte hade ett dubbelt mandat (se protokoll från den första delen av sammanträdet den 27 september/3 oktober 2001, punkt 5). Kollegiet - beslutade att i en påminnelseskrivelse från talmannen be den italienska regeringen att fortsätta prövningen av denna angelägenhet vilket den förra regeringen hade gått med på, - beslutade att uppmana rättstjänsten att avge ett yttrande om den juridiska möjligheten att omvandla det hittills frivilliga systemet till ett obligatoriskt system. 6. Ekonomiska frågor 6.1. Förslag till ändring av artikel 11.1 och 2.6 i bestämmelserna om ersättning av omkostnader och andra ersättningar till ledamöterna Kollegiet behandlade en skrivelse från enskilda ledamöter beträffande ändringen av bestämmelserna om den schablonmässiga ersättningen för resekostnaderna (artikel 2.6) och traktamente (artikel 11.1), vilket skulle göra det möjligt för ledamöterna att göra anspråk på de nämnda ersättningarna för den dag som följer ett officiellt sammanträde, om detta sammanträdes tidslängd gjorde det omöjligt för ledamöterna att resa hem samma dag. PV\464219.doc 9 PE 308.984/KVEST.

Kollegiet diskuterade de olika grupperna av resor till och från orter med parlamentarisk verksamhet. Medan det inte föreligger några svårigheter med ersättning för lediga fredagar på de tre arbetsorterna, är bestämmelserna beträffande resor till andra orter i och utanför EU inte entydiga. För att lösa de problem som kan uppstå för ledamöterna och för att göra det möjligt att betala traktamente i särskilda fall, anser kollegiet att det är nödvändigt med en större flexibilitet vid tolkningen av föreskrifterna. I enlighet med den tjänstgörande ordförandens förslag uppmanade kollegiet GD 8 att granska de olika kategorierna av resor och ersättningen för dem på grundval av gällande föreskrifter och till nästa sammanträde i samarbete med rättstjänsten formulera ett förslag om hur man under vissa omständigheter skall göra med betalning av ersättningar, varvid målsättningen skall vara att inte ändra de gällande föreskrifterna för mycket. 6.2. Introduktion av extra individuell assistans för ledamöter som lider av ett fysiskt handikapp Kollegiet behandlade ett last minute-meddelande (PE 307.423/KVEST.) från GD Finans mot bakgrund av kollegiets diskussion den 5 september 2001 och i synnerhet möjligheten att i regleringen av ledamöternas läkarkostnader lägga in ett utvidgat försäkringsskydd. Några förslag om införande av extra individuell assistans för ledamöter med fysiskt handikapp och eventuella bestämmelser om detta diskuterades. Hentges från GD 8 förklarade att meddelandet bidrog till diskussionen. Eftersom det av tidsskäl inte var möjligt att behandla detta förslag, beslutade kollegiet att vid sitt nästa sammanträde fortsätta behandlingen av denna punkt, så att det kunde behandla dessa synpunkter på lämpligt sätt. 7. Förvaltningen av de tjänsterum som ställts till ledamöternas förfogande och av de föremål som finns upptagna i inventarieförteckningen Kollegiet tog del av ett meddelande (PE 307.402/KVEST.) från generalsekreteraren om en ansökan om att ett meddelande skulle skickas ut till ledamöterna om förvaltningen av de lokaler och föremål som finns upptagna i inventarielistan och som hade ställts till ledamöternas förfogande. Kollegiet beslutade utan diskussion att godkänna meddelandet och skicka ett meddelande (31/01) till ledamöterna. PV\464219.doc 10 PE 308.984/KVEST.

8. Antagande av den text i vilken de ändringsförslag upptas som lades fram av presidiet den 5 september 2001 om de ändringar av bestämmelserna om språk- och datakurser (artikel 22 och 22 a) som föreslagits av kvestorskollegiet Kollegiet tog del av det beslut av presidiet som hade förmedlats av talmannen (PE 307.415/KVEST.) om att i kvestorernas ursprungliga förslag uppta de av presidiet beslutade ändringarna beträffande regleringen av språk- och datakurser, enligt vilka det årliga maximibeloppet på 5 000 euro fastställdes och den maximala tiden för en språkkurs förlängdes till 20 dagar. Kollegiet beslutade utan diskussion att godkänna texten i fråga och att enligt uppdrag överlämna den till presidiet för slutgiltigt godkännande. 9. Övriga frågor 9.1. Försäljning av whisky och champagne i parlamentets butiker Kollegiet behandlade en skrivelse från Stevenson (PE 307.374/KVEST.) med förslag om att i butikerna i parlamentet i Bryssel tillåta försäljning av whisky med parlamentets märke. Efter en diskussion under vilken de olika aspekterna av försäljning av alkoholdrycker i parlamentets butiker togs upp, uppmanade kollegiet GD Administration att granska de tekniska och juridiska aspekterna av Stevensons förslag, eventuellt med förslagsställaren, den ansvarige/de ansvariga för tidnings- och souvenirbutikerna i Bryssel samt rättstjänsten. 9.2. Passiv rökning Kollegiet behandlade en skrivelse från Bushill-Matthews (PE 307.406/KVEST.), som på nytt tar upp frågan om respekten för rökfria områden i parlamentets lokaler. Efter en diskussion om tidigare beslut i denna fråga tog kollegiet del av vissa ledamöters krav på ett strikt och ofördröjligt genomförande av beslutet att förbjuda rökning på arbetsplatserna, tog kollegiet vidare del av de extra åtgärder som redan hade vidtagits och de åtgärder som skulle genomföras i parlamentets lokaler i framtiden, beslutade kollegiet att ge generaldirektören för administration att vidta alla åtgärder som var nödvändiga för att genomföra rökförbudet. PV\464219.doc 11 PE 308.984/KVEST.

9.3. Förslag till anbudsvillkor för Inköpscentral i Bryssel Kollegiet behandlade ett meddelande från GD Administration (PE 307.419/KVEST.) om att ställa upp anbudsvillkor för ett offentligt anbudsförfarande för en Online-Shop i Bryssel. Gavriil från GD Administration (GD 6) kommenterade de framförda förslagen till dokument. Han betonade att inrättandet av affären och den tjänst som skall driva den måste överenskommas med parlamentets säkerhetstjänst. Banotti tog upp frågan om leverantörer och förteckningen över de produkter som skulle erbjudas i affären. Balfe betonade att parlamentet för några år sedan som en del av sin resolution om budgeten hade beslutat om en anvisning till presidiet och kvestorerna att öppna en affär och rekommenderade att den skulle öppnas inom den närmaste framtiden. Han föreslog vidare beträffande öppettiderna och de erbjudna tjänsterna i synnerhet: Ett ändamålsenligt öppethållande av affären för ledamöterna vore måndag eftermiddag, tisdag och onsdag. Öppettiderna för platsen för inlämnande av Internetbeställningar kunde vara från 16.00 till åtminstone 19.30, med undantag för fredag. Ett förnuftigt urval av de varor som skulle finnas i affären borde omfatta alla produkter som man normalt behöver till vardags. För att företaget skulle bli en framgång måste den ges en så stor kommersiell frihet som möjligt för lagerhållning, prisbildning och försäljning av varor, med förbehåll för att miniminormer hålls. Kraewinkels från GD 6 förklarade sig vara införstådd med förslagen beträffande öppettider och tjänster och han betonade den flexibilitet som var nödvändig för den levererande firman som bedömdes efter de erbjudna produkterna och priserna. Den tidplan som man hade ställt in sig på och byggarbetena skulle utarbetas samtidigt med anbudsförfarandet. Den tjänstgörande ordföranden betonade att det trots att urvalet av varor nödvändigtvis måste vara begränsat borde säkerställas att det omfattar ett utbud av basvaror. Han föreslog att förslaget till anbudsdokumentationen för affären i Bryssel skulle godkännas med förbehåll för argumenten och förslagen i diskussionen. Kollegiet tog del av de förslag till anbudsdokumentation som hade utformats av generaldirektionen beträffande det öppna anbudsförfarandet för drift av ett litet snabbköp och en Online-Shop i Bryssel, beslutade att uppmana administrationen att påskynda genomförandet efter att hänsyn hade tagits till vissa förslag. PV\464219.doc 12 PE 308.984/KVEST.

9.4. Ändring av bestämmelserna om ersättning av omkostnader och andra ersättningar till ledamöterna Kollegiet behandlade ett meddelande från direktören för finans (PE 307.417/KVEST.) om ändring av vissa föreskrifter i bestämmelserna om ersättning av omkostnader och andra ersättningar till ledamöterna. Kollegiet tog del av ett meddelande från direktören för finans om att harmonisera de ifrågavarande föreskrifterna i enlighet med budgetförordningen och vissa synpunkter från revisionsrätten, godkände utkastet till ett förslag som syftar till. att i regleringen med hjälp av fotnoter ta upp bestämmelserna i budgetförordningen för överföringar av medel som skulle leda till strykning av den reglering som fastställs i artikel 10.4 om en fyra månaders tidsfrist,. att ändra formuleringen av artikel 2.7 i regleringen av taxiräkningar enligt revisionsrättens påpekanden. beslutade att översända de godkända ändringarna till presidiet för antagande. 10. Övrig information 10.1. Användning av de medel som är avsedda för sekretariatstillägget (post 3910) under budgetåret 2001 Kollegiet tog del av förslaget till meddelande till ledamöterna (PE 307.413/KVEST.) från direktionen för finans beträffande användningen av de medel som avsatts för sekreteriatstillägget (post 3910) för budgetår 2001. Kollegiet påminde ledamöterna om att de medel som anslagits i den nämnda budgetposten under inga omständigheter kunde överföras till nästa år. Kollegiet tog del av ifrågavarande förslag som översänts från direktorat finanser, beslutade att anta detta meddelande (30/01), enligt vilket man, efter ett ofördröjligt utdelande av detta, före utgången av den sista tidsfristen som hade fastställts till den 7 december 2001 skulle sända ut en rad påminnelseskrivelser. 10.2. Livsmedelssäkerhet Kollegiet tog del av ett meddelande (PE 307.414/KVEST.) från GD Administration till vilket det hade bifogats dokument om de bakteriologiska undersökningarna av livsmedel. PV\464219.doc 13 PE 308.984/KVEST.

10.3. Evakueringsövning under nästa sammanträde i Strasbourg Ratti, direktör med ansvar för säkerhet, informerade ledamöterna om evakueringsövningen som skulle äga rum någon gång under de närmaste dagarna i Strasbourg och detaljerna skulle meddelas i förväg per e-post. 11. Plats och datum för nästa sammanträde Kollegiet beslutade att nästa sammanträde skulle äga rum onsdagen den 14 november 2001, kl. 15.00 i Strasbourg. Sammanträdet avslutades kl. 17.00. PV\464219.doc 14 PE 308.984/KVEST.

BILAGA I DELTAGARLISTA Luxemburg den 27 september 2001 NÄRVARANDE: ÖVRIGA NÄRVARANDE: Generalsekreterarens kansli Rättstjänsten GD 5 GD 6 GD 8 SEKRETARIAT Assistenter: Kvestorernas sekretariat Poos, tjänstgörande ordförande Balfe Pesch, ordförande för fonden för stadsbyggnad och den nya utformningen av Kirchberg De Toffel, ansvarig samordnare för arbetena på Kirchberg-platån Clark Krück Waters Mantzouratos Rieffel Gavriil Schaff Kraewinkels Ratcliffe Pesesse Hentges Calinoglou Von Lingen De Matteis Ranz Rysman (Poos) PV\464219.doc 15 PE 308.984/KVEST.

BILAGA II DELTAGARLISTA Strasbourg den 3 oktober 2001 NÄRVARANDE: Poos, tjänstgörande ordförande Balfe Banotti Quisthoudt-Rowohl ÖVRIGA NÄRVARANDE: Generalsekreterarens kansli Rättstjänsten GD 1 GD 6 GD 8 SEKRETARIAT Assistenter: Kvestorernas sekretariat Clark Krück Karamarcos Ratti Gavriil Alabert Kraewinkels Sommerschield Hentges Kyst Calinoglou Drexler Lane Von Lingen De Matteis Ranz Petit (Ducarme) Rysman (Poos) PV\464219.doc 16 PE 308.984/KVEST.