Privata medel Vård- och omsorgsförvaltningen
Enköpings kommun 2010 Vård- och omsorgsförvaltningen. Foto omslag: Sofie Samrell. Reviderad 101110.
Förord Vi inom vård- och omsorgsförvaltningen ger många människor hjälp, vård, stöd och omsorg varje dag, året runt. Hjälpen och stödet kan variera från enstaka insatser till mera omfattande hjälp under en stor del av dagen. Flera av de personer som vi ger insatser till har också behov av hjälp och stöd med att hantera sina privata pengar. Vi behöver därför ha klara och tydliga riktlinjer för vilka pengar som vi kan ansvara för och hur vi ansvarar för dessa pengar. Vi behöver sådana riktlinjer för att säkerställa hanteringen av privata medel dels för att våra kunder ska känna sig trygga i vår hantering, dels för att våra medarbetare ska känna sig säkra i hur de privata medlen ska hanteras. Under våren 2010 har en arbetsgrupp med representanter från hemtjänst, LSS-boenden, daglig verksamhet, personlig assistans och omvårdnadsboenden tillsammans med en revisor från PWC tagit fram dessa riktlinjer med tillhörande blanketter. Basen i systemet är att det alltid ska finnas en underskriven överenskommelse, om hantering av privata medel, där kunden eller dennes företrädare har skrivit under tillsammans med en behörig medarbetare inom förvaltningen. Hela systemet med riktlinjer och blanketter följer de nationella direktiv som finns inom området och vårt system fastställdes av vård- och omsorgsnämnden 2010-03-25. Uppskattningsvis hanterar vi nästan 10 miljoner kronor i privata medel varje år. Jag tycker att det är mycket bra att vi nu har ett gemensamt system inom hela förvaltningen så att vi alla kan känna oss trygga i att vi gör rätt. Marie Palmgren Chef för vård- och omsorgsförvaltningen
Rutiner för hantering av privata medel Målsättning och ansvarsfördelning Målsättningen med rutinerna för hantering av privata medel inom vård- och omsorgsförvaltningen är att skydda kundens privata medel samt förtydliga personalens ansvar och skyldigheter inom området. Rutinerna ska vidare vara formade så att hanteringen är så rationell som möjligt, tillgodoser kundens krav på service, säkerhet och integritet samt karakteriseras av god intern kontroll. Vård- och omsorgsnämnden ansvarar för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde och ska inom detta ansvar fastställa rutiner för hantering av privata medel samt tillse att uppföljning görs kring tillämpningen av dessa. Beträffande ekonomisk förvaltning av privata medel är det kunden, om denne är kapabel till detta eller annars närstående med fullmakt eller brukarens legale företrädare, det vill säga god man eller förvaltare som har det övergripande ansvaret för den privata medels-hanteringen. Personal får inte vara god man åt kund som man genom sin anställning har kontakt med. Kommunens ansvar innebär att kunden ska hållas skadeslös vid eventuell kassabrist när det gäller privata medel, inom ramen för åtagande enligt den skriftliga överenskommelsen. Arbetsgivare kan efter sedvanlig utredning utkräva ansvar av den anställde som sköter den privata medels-hanteringen. Detta sker inom ramen för det arbetsrättsliga regelverket och/eller via polisanmälan. Befintlig personal ska informeras om innehållet i detta regelverk. Nyanställd personal ska informeras om regelverket inom ramen för introduktionen. Ansvaret att så sker ligger på resultatenhetschefen, som även ska tillse att löpande uppföljning sker lokalt kring tillämpningen av regelverket på enheten. Överenskommelse Det är vanligt att personal hjälper till med hanteringen av kundens privata medel, främst när det gäller fickpengar. Denna hantering sker normalt i samråd med kund, god man eller närstående. I dessa fall är det kommunen, via personalens försorg, som ansvarar för penninghanteringen för den enskilde kundens räkning. Personalens hantering av kundens privata medel ska begränsas så långt som möjligt och alltid grundas på en skriftlig överenskommelse
med kund, god man eller närstående och alltid under dennes huvudansvar. Uppgifterna i överenskommelsen kan variera beroende på kundens speciella behov, men följande grunduppgifter ska alltid finnas med: Kundens namn Kontaktman eller motsvarandes namn Omfattningen på åtagandet Beloppsgränser och vad medlen ska användas till Om kvittolösa inköp får genomföras och till vilket belopp Redovisning/utlämning Underskrift av behöriga Till överenskommelsen bifogas kopia av förordnade som god man (registerutdrag) alternativt närståendes fullmakt. Underskriven originalblankett förvaras i genomförandeakt/ kundpärm. Kopia på underskriven blankett lämnas tillsammans med dessa riktlinjer till den som man träffar överenskommelsen med, det vill säga kund, god man eller närstående. Blankett för överenskommelse redovisas i bilaga 1. Huvudregeln är alltså att om anställda inom vård- och omsorgsförvaltningen ska få hantera kundens privata medel ska resultatenhetschefen ha träffat en skriftlig överenskommelse med kund eller dennes företrädare, det vill säga god man eller närstående. Resultatenhetschefen kan skriftligen delegera denna arbetsuppgift till annan medarbetare inom enheten, till exempel utsedd kontaktman. Grunden för åtagandet måste alltid vara att den enskilde kunden inte, på ett självständigt sätt, kan klara denna uppgift. Allmänna regler Den kund som själv klarar hanteringen av privata medel avgör om kvitton ska sparas och om bokföring/redovisning behövs. Detta ligger utanför personalens ansvarsområde. När kunden inte klarar hanteringen själv ska de privata medlen hanteras enligt den upprättade överenskommelsen med kund, god man eller närstående. Hanteringen av de privata medlen ska vidare begränsas till så få anställda som möjligt. Anställda inom vård- och omsorgsförvaltningen har inte rätt att befatta sig med följande uppgifter i sin relation till kunden: Överta god mans eller närståendes ansvar och särskilda uppgifter Använda bankkort och butikskort om detta inte finns upptaget i överenskommelsen mellan verksamheten och kund, god man eller närstående Med fullmakt ta ut pengar på bankkonton Låna eller låna ut pengar Utföra deklarationer Köpa fastighet, lägenhet eller annan egendom Ta emot pengar eller gåvor av större ekonomiskt värde (inklusive sådant som eventuellt testamenterats) Medverka till att upprätta testamente, fullmakter eller annan juridisk handling (inklusive bevittnande av sådana dokument) Sälja varor eller tjänster Förvara värdeföremål eller handlingar, till exempel smycken eller värdepapper Kunden, god man eller närstående ska rekommenderas att använda bankfack om förmågan till eget ansvar saknas hos kunden. Lån mellan olika kunder som inte själv kan ge uttryck för att de vill låna eller låna ut pengar, får inte ske. Kontanter, butikskort och/eller bankkort som handhas av anställda inom vård- och omsorgs-
förvaltningen ska: Förvars på enheten i låsbart skåp och där tillgång till nyckel eller kombination begränsas till ett fåtal personer Redovisas enligt dessa rutiner Som högst motsvara kundens behov av kontanter under en månad (maximalt 3 000 kr) Om det i överenskommelsen finns upptaget att verksamheten har tillgång till kundens bankkort gäller följande: Det får som högst finnas 5 000 kr på bankkontot Bankkontot ska endast användas för att anställda ska kunna ta ut pengar till enskild kund och kontot får ej användas för andra transaktioner Bankkontot får inte tillåta att bankkortet kan användas till att göra överföringar mellan konton Bankkortet får endast användas för att ta ut pengar i bankomat och inte som betalningsmedel Bankkortet får endast användas i bankomat som har fungerande service med minneslapp Endast kundens namngivne kontaktman eller motsvarande får använda bankkortet. Om denne person är sjuk eller på semester, kan ansvarig chef medge ersättaren att ta ut pengar på bankkontot Minneslapp med bankkortets kod får inte förvaras tillsammans med kortet. Minneslappen ska förvaras inlåst Kvittens skrivs när enheten tar emot bankkortet Om det i överenskommelsen finns upptaget att verksamheten har tillgång till kundens butikskort gäller följande: Det får som högst finnas 5 000 kr på butikskortet Det butikskort som i första hand hanteras är ICA-kort och Med Mera-kort Butikskortet ska endast användas av anställda, ej av god man eller närstående Kontantuttag får endast göras om det framgår av överenskommelsen Endast den namngivne kontaktmannen eller motsvarande får använda butikskortet. Om denne person är sjuk eller på semester, kan ansvarig chef medge ersättaren att använda butikskortet Minneslapp med butikskortets kod får inte förvaras tillsammans med kortet. Minneslappen ska förvaras inlåst. Kvittens skrivs när enheten tar emot butikskortet Om verksamheten disponerar både ett bankkort och ett butikskort som tillhör samma kund, får det sammanlagda värdet av innestående medel inte överstiga 5 000 kr. Måltider för personal får aldrig subventioneras av kunden. Detta gäller gemensamma/pedagogiska måltider. Redovisningssystem Redovisningssystemet består av: Kvittens Verifikationslista Kvittoblad Utkvittering Utlämning Samtliga blanketter ska fyllas i med varaktig text, det vill säga med bläck/kulspetspenna och inte med blyertspenna. Kvittens Kvittens används både vid mottagande av
kontanter, bankkort eller butikskort. När kontanter tas emot av god man eller närstående lämnas kopia på kvittensen till vederbörande, medan orginalkvittensen klistras upp på kvittoblad och mottaget belopp noteras på verifikationslistan. Kvittensen skrivs under av både god man eller närstående och den som är mottagare av pengarna. När bankkort eller butikskort tas emot lämnas originalkvittensen till god man eller närstående, medan kopia på kvittensen förvaras tillsammans med överenskommelsen, det vill säga i akt eller boendepärm. Blankett för kvittens framgår av bilaga 2. Verifikationslista Alla transaktioner ska skrivas in på verifikationslistan, det vill säga samtliga in- och utbetalningar. Listan innehåller kolumnerna verifikationsnummer, transaktion, datum, summa, saldo och signatur. På verifikationslistan, längst upp till höger, anges ett identifikationsnummer (löpnummer och årtal). Samma identifikationsnummer anges senare vid redovisning och utlämning av materialet till god man eller närstående. Verifikationsnumrering sker löpande (1, 2, 3 och så vidare) och samma verifikationsnummer anges på verifikationslista samt underliggande kvitto eller kvittens, som klistras upp på kvittoblad. Samtliga transaktioner signeras på verifikationslistan. I de fall hanteringen omfattar både butikskort och kontakter åt en kund ska två verifikationslistor användas parallellt. På verifikationslistan kryssas för om den avser butikskort eller kontanter. På verifikationslistan butikskort förs alla inköp och kontantuttag in där butikskortet använts. På verifikationslistan kontanter förs alla inköp och inbetalningar in som skett med kontanter, det vill säga även uttag i bankomat med bankkort. Vid felräkning eller skrivning på verifikationslistan får inte Tipp-Ex användas för att rätta. Istället ska rättningen göras på följande sätt: Det felaktiga stryks över med ett streck så att det fortfarande är läsbart och datum/signatur skrivs vid det strukna Ny notering skrivs så som det skulle ha skrivits första gången Verifikationslistan kontrollräknas och stäms av mot kvittoblad löpande och senast vid påfyllning av medel. Slutgiltig avstämning sker innan redovisning och utlämning till god man eller närstående. Blankett för verifikationslista framgår av bilaga 3. Kvittolista Kvittolistan är ett vanligt vitt A4-ark där alla kvitton klistras upp (inklusive kvittens på överlämnade kontanter). Kvittona numreras med samman nummer som anges på verifikationslistan (kolumnen verifikationsnummer). Kvitton signeras av den som gjort eller medverkat vid inköpet. Utkvittering Utkvittering sker vid användning av butikskort eller bankkort. På blanketten noteras datum och klockslag för uthämtning och inlämning av kort, inkl signatur av den som använder kortet. Blankett för utkvittering framgår av bilaga 4.
Utlämning I överenskommelsen finns angivet med vilken frekvens redovisning och utlämning av verifikationslista och kvittoblad ska ske till god man eller närstående. När det är dags för utlämning gäller följande arbetsgång: Kontrollräkna samt spärra med streck eventuell tom del av verifikationsblanketten Fyll i utlämningsblankett och överlämna den för påskrift. När mottagaren, god man eller närstående, kontrollerat redovisningen skriver han eller hon under blanketten, både när det gäller mottagande och godkännande av redovisningen Tillsammans med utlämningsblanketten överlämnas kopia på den eller de verifikationslistor och kvittoblad som tillhör redovisningen (verifikationsmaterialet) Originalet av utlämningsblanketten och original av verifikationslistor förvaras tillsammans med överenskommelse i genomförandeakt/kundpärm Redovisning och utlämning av material är en viktig del av rutinen, särskilt där det finns en god man utsedd. Det är den person som har huvudansvaret för förvaltningen av kundens medel. Det är även viktigt att denna del av rutinen även fungerar gentemot närstående, eftersom när det formella överlämnandet har skett upphör kommunens ansvar för materialet. Blankett för utlämning framgår av bilaga 5. Intern kontroll Ansvaret för att den lokala hanteringen av privata medel kontrolleras åligger resultatenhetschef, men uppgiften kan delegeras. I kontrollen ingår en uppföljning av att: Det finns skriftliga överenskommelser för alla som enheten handhar privata medel för Blanketterna används på föreskrivet sätt Kontrollräkningar utförs löpande Utlämningar/redovisning sker så som föreskrivits Fastställda rutiner i övrigt följs I vård- och omsorgsnämndens årliga plan för intern kontroll tas ställning till om och i så fall i vilken omfattning urvalsmässiga kontroller ska ske av följsamheten till regelverket kring privata medel. I dessa fall utses en person som är ansvarig för kontrollen och att den dokumenteras. Hantering vid misstanke om oegentligheter Om misstanke finns om oegentligheter när det gäller hantering av privata medel ska detta omedelbart anmälas till resultatenhetschefen, som ansvarar för att en intern utredning inleds och att förvaltningschefen informeras. Utredningen genomförs i samverkan med kommunens personalfunktion. Utifrån resultatet av internutredningen tas ställning till polisanmälan. Beslut om polisanmälan tas av förvaltningschef och verkställs av resultatenhetschef. Övrigt Inom hemtjänsten ska detta regelverk tillämpas utifrån de överenskommelser som ingåtts med kund, god man eller närstående. En stor del av hemtjänstens verksamhet riktar sig dock gentemot kunder som är kapabla att själva hantera den ekonomiska förvaltning av sina privata medel, men som behöver hjälp med vissa praktiska sysslor. Kunden ska i dessa fall själv sköta sina ekonomiska angelägenheter, vilket bland annat innefattar att ansvara för uttag av kontanter och betalning av räkningar. Detta förhållande gäller även inom verksamhetsområdet personlig assistans (se ansvarsfördelningen i avsnitt 1).
Personalens hantering av privata medel ska dock alltid utgå från en skriftlig överenskommelse. Om en kund går på daglig verksamhet, dagverksamhet eller liknande och använder 500 kr eller mindre i fickpengar per månad behöver inte redovisningssystemet i avsnitt 4 tillämpas. I de fall avvikelser från detta regelverk måste ske för en enskild kund ska detta alltid diskuteras med och godkännas av resultatenhetschef samt dokumenteras i genomförandeakt/kundpärm. Alla bilagor finns att hämta på Insidan.
Bilaga 1 Överenskommelse - om hantering av privata medel parter - överenskommelse mellan Resultatenhetens namn samt verksamhetens namn Kund/god man/närstående Överenskommelsen avser (kundens namn och personnummer) Följande person ansvarar för inköp och redovisning av medlen (kontaktmans eller motsvarandes namn) Omfattning av åtagande De privata medlen ska i huvudsak användas till Kläder Dagligvaror Hygienartiklar Övrigt Verksamheten tar endast emot medel (kontant eller via bankkort och/eller butikskort) motsvarande en månads förbrukning Kvittolösa inköp får ske (belopp max 3 000 kronor kontant och/eller 5 000 kronor via kort). Ja (belopp per gång alternativt per månad). Nej butikskort I överenskommelsen ingår att namngiven kontaktman eller motsvarande får hantera butikskort Ja (typ av kort). Nej Om hanteringen av butikskort medges gäller att högst 5 000 kronor får finnas på kortet samt att kortet saknar kredit. bankkort I överenskommelsen ingår att namngiven kontaktman eller motsvarande får hantera bankkort Ja (typ av kort). Nej Om hanteringen av butikskort medges gäller att högst 5 000 kronor får finnas på kortet samt att kortet saknar kredit. Kortet får endast användas för uttag i bankomat och inte som betalningsmedel.
redovisning och utlämning Kontaktman eller motsvarande ska redovisa använda medel till kund/god man/närstående En gång per månad En gång per kvartal I detta sammanhang överlämnas kvittoblad och kopia på verifikationslista och kvittoblad till kund/god man/närstående. regelverk Hantering av privata medel sker i enlighet med de rutiner inom området som fastställts inom vård- och omsorgsförvaltningen i Enköpings kommun. övrigt giltighet Överenskommelsen gäller tillsvidare från och med omedelbar verkan av båda parter. (ååmmdd) och kan sägas upp med Underskrift av kund/god man/närstående Datum Namnförtydligande Underskrift av resultatenhetschef eller av denne delegerad person Datum Namnförtydligande
Bilaga 2 kvittens Kontanter Kort Annat Typ av kort samt kortnummer Var god och ange vad Belopp i bokstäver Kunds namn Belopp Personnummer Inlämnat av (närstående, kund, god man eller annan), underskrift Datum Namnförtydligande Mottaget av (anställd personal), underskrift Namnförtydligande Denna blankett ska bifogas verifikationskällan
Bilaga 3 Löpnummer/år verifikationslista Kontanter Bankkort Namn Personnummer Verifikations nr. Transaktion Datum Summa Saldo Signatur Ingående Transport
utkvitteringsblankett för butiks- och bankkort bilaga 4 Namn på kund Personnummer Typ av kort Utlämning av kort markera med kryss Inlämning av kort markera med kryss Namn (anställd personal) Datum Klockslag Signatur Observera. När denna blankett är fullskriven, ska den förvaras på för enheten bestämd plats för dessa blanketter. Blanketten ska inte lämnas ut till närstående. Vill de däremot ha ett exemplar av denna, får ni kopiera originalet, och ge ut kopian.
bilaga 5 Utlämning - saker, tillhörigheter, kopia av verifikationslistor Kundens namn Personnummer Beskrivning av utlämnade saker, tillhörigheter, kopia av verifikationslistor Mottaget av (underskrift) Datum Namnförtydligande Mottagaren godkänner överlämnade räkenskaper (underskrift) Datum Namnförtydligande Utlämnat av (anställd personals underskrift) Datum Namnförtydligande