Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsens arbetsutskott i Falkenberg FALKENBERG 2013-09-17 271 Plan för krisberedskap - lednings- och informationsplan. Dnr KS 2012-354 KS, KF Beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen tillstyrka kommunfullmäktige besluta 1. Anta föreliggande förslag till Lednings- och informationsplan för krisberedskapen i Falkenbergs kommun. 2. Lednings- och informationsplanen ska utgöra del 2 i kommunens samlade krisberedskapsplan där den tidigare (KF 192/12) antagna planen "Krisberedskap" är del li planen för krisberedskap. 3. Anteckna att kommunstyrelsens arbetsutskott har i uppdrag att fatta beslut om ändringar i de larmlistor och övriga bilagor som tillhör lednings- och informationsplanen. 4. Anteckna ny bilaga för larm- och beredskapsfunktion till protokollet. 5. Till länsstyrelsen och för kännedom översända ny krisledningsplan och lednings- och informationsplan. Beslutsunderlag Förslag till Lednings- och informationsplan för krisberedskapen i Falkenbergs kommun. Sammanfattning av ärendet/övervägande Kommunfullmäktige beslöt enligt 192/12 att anta ny plan för krisberedskapen i Falkenbergs kommun. Samtidigt upphävdes tidigare Krisledningsplan. Det framgick av handlingarna i ärendet att en denna plan senare skulle kompletteras med en "lednings- och informationsplan". Kommunstyrelseförvaltningen har i detta ärende haft kontakt med Länsstyrelsen, som lämnat vissa synpunkter på innehållet i lednings- och informationsplanen. Samråd har också ägt rum med Länsstyrelsen om formen för fastställande av lednings- och informationsplanen, varvid konstaterats att ett lämpligt tillvägagångssätt är att även lednings- och informationsplanen underställs fullmäktige och att den betraktas som "del 2" av kommunens samlade krisledningsplan där "del 1" är den redan beslutade (KF 192/12) planen "Krisberedskap" är del 1. Vidare har utarbetats ett dokument kring en larm- och beredskapsfunktion. Falkenbergs kommun 311 80 Falkenberg. Telefon växel: 0346-88 60 00. Fax: 0346-133 40 e-post: kommun@falkenberg.se www.falkenberg.se
Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsens arbetsutskott i Falkenberg FALKENBERG 2013-09-17 forts 271 Beträffande personer som ska ingå i de olika grupperingar som har en roll i detta sammanhang har undvikits att ange namn. Istället har uppdragen knutits till funktioner. Beträffande de s k checklistor som ska användas vid hanteringen av en händelse, föreslås att dessa ska betraktas som bilagor, vilka löpande ska hållas levande. Dessa bör därför inte fastställas av kommunfullmäktige. Däremot regleras i planen ansvaret för vilka bilagor som ska finnas och hur de hålls aktuella. Ekonomi Förslaget i sig påverkar inte kommunens ekonomi. Vid protokollet Jenny Antonsson Protokollet justerat 2013-09-18 och anslaget samma dag. Utd ragsbestyrkande Falkenbergs kommun 311 80 Falkenberg. Telefon växel: 0346-88 60 00. Fax: 0346-133 40 e-post: kommun@falkenberg.se www.falkenberg.se
Beslutsförslag 2013-09-09 FALKENBERG Kommunstyrelseförvaltningen Kanslienheten Henrik Lundahl Plan för krisberedskap - lednings- och informationsplan. Dnr KS 2012-354 Förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen tillstyrka kommunfullmäktige besluta 1. Anta föreliggande förslag till Lednings- och informationsplan för krisberedskapen i Falkenbergs kommun. 2. Lednings- och informationsplanen ska utgöra del 2 i kommunens samlade krisberedskapsplan där den tidigare (KF 192/12) antagna planen "Krisberedskap" är del li planen för krisberedskap. 3. Anteckna att kommunstyrelsens arbetsutskott har i uppdrag att fatta beslut om ändringar i de larmlistor och övriga bilagor som tillhör lednings- och informationsplanen. 4. Anteckna ny bilaga för larm- och beredskapsfunktion till protokollet. 5. Till länsstyrelsen och för kännedom översända ny krisledningsplan och lednings- och informationsplan. Beslutsunderlag Förslag till Lednings- och informationsplan för krisberedskapen i Falkenbergs kommun. Sammanfattning av ärendet/övervägande Kommunfullmäktige beslöt enligt 192/12 att anta ny plan för krisberedskapen i Falkenbergs kommun. Samtidigt upphävdes tidigare Krisledningsplan. Det framgick av handlingarna i ärendet att en denna plan senare skulle kompletteras med en "lednings- och informationsplan". Kommunstyrelseförvaltningen har i detta ärende haft kontakt med Länsstyrelsen, som lämnat vissa synpunkter på innehållet i lednings- och informationsplanen. Samråd har också ägt rum med Länsstyrelsen om formen för fastställande av lednings- och informationsplanen, varvid konstaterats att ett lämpligt tillvägagångssätt är att även lednings- och informationsplanen underställs fullmäktige och att den betraktas som "del 2" av kommunens samlade krisledningsplan där "del 1" är den redan beslutade (KF 192/12) planen "Krisberedskap" är del 1. Vidare har utarbetats ett dokument kring en larm- och beredskapsfunktion. Beträffande personer som ska ingå i de olika grupperingar som har en roll i detta sammanhang har undvikits att ange namn. Istället har uppdragen knutits till funktioner. Beträffande de s k checklistor som ska användas vid hanteringen av en händelse, föreslås att dessa ska betraktas som bilagor, vilka löpande ska hållas levande. Dessa bör därför inte fastställas av kommunfullmäktige. Däremot regleras i planen ansvaret för vilka bilagor som ska finnas och hur de hålls aktuella. Falkenbergs kommun 311 80 Falkenberg. Telefon växel: 0346-88 60 00. Fax: 0346-133 40 e-post: kommun@falkenberg.se www.falkenberg.se
Ekonomi Förslaget i sig påverkar inte kommunens ekonomi. 2
FALKENBERG 4-4"tffoo det fcvo Lednings- och informationsplan Framtagen som en del av Falkenbergs kommuns hanteringsförmåga enligt Lag (2006:554) om kommuners och landsting åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap Antagen av Kommunfullmäktige 2013-xx-xx xxx
Inledning I Sveriges krishanteringssystem är kommunens uppgift att värna befolkningen, trygga livsnödvändig försörjning samt verka för att de viktigaste samhällsfunktionerna upprätthålls. Kraven på Sveriges kommuner enligt samhällets krishanteringssystem bygger på att kommunen har god kunskap om risker och sårbarheter, som kan påverka kommunens verksamheter. Kommunen har en planering för hur risker och sårbarheter ska undanröjas eller minskas. Kommunen har god förmåga att hantera en extraordinär händelse. Kommunen har en samlad bild av risker, sårbarheter samt verka för samordning före, under och efter en händelse inom kommunens geografiska område. Planen bygger på ett underifrånperspektiv utifrån följande principer: Ansvarsprincipen innebär att den som ansvarar för en verksamhet under normala förhållanden har motsvarande ansvar under en kris. Likhetsprincipen innebär att en verksamhets organisation och lokalisering så långt som möjligt ska överensstämma under normala förhållanden som under en kris. Närhetsprincipen innebär att kriser ska hanteras på lägsta möjliga nivå i samhället. Utgångspunkten i kommunens krisberedskap är att värna befolkningen, trygga livsnödvändig försörjning samt verka för att grundläggande och samhällsviktiga funktioner upprätthålls även vid en allvarlig händelse. Kommunen har i dessa frågor ansvar för att analysera sin egen sårbarhet och ha en god hanteringsförmåga samt för att samordna information och åtgärder inom kommunens geografiska område. Arbetet med krisberedskap inom kommunen kan delas in i två delar. 1. Varje förvaltning och kommunalt bolag ansvarar för och driver sitt eget krisberedskapsarbete på lokal nivå. 2. En kommunövergripande samordningsfunktion fungerar som stöd och svarar för det kommungemensamma ledningsarbetet såväl i planeringsprocessen som under en pågående händelse. Förutom Lag (2006:554)om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap så reglerar Lag (2003:778) om skydd mot olyckor kommunens arbete inom områdena trygghet och säkerhet. Enligt Lagen om skydd mot olyckor (2003:778) ska kommunen ha ett handlingsprogram för arbete med skydd mot olyckor. Handlingsprogrammet är framtaget av Räddningstjänsten Väst och omfattar så väl kommunens förebyggande verksamhet som den skadeavhjälpande (operativa) verksamheten. Höjd beredskap Denna Lednings- och informationsplan kan även användas i tillämpliga delar vid höjd beredskap. Enligt Lag 2006:544 3 kap 2 är kommunstyrelsen ansvarig för ledningen av den del av det civila försvaret som kommunen ska bedriva. Vid höjd beredskap tillämpas även Lag (1988:97) om förfarandet hos kommuner, förvaltningsmyndigheterna och domstolarna under krig eller krigsfara mm.
Övergripande mål Falkenbergs kommuns övergripande mål med Lednings- och informationsplanen är att: Värna om de som bor och vistas i kommunen, verka för att trygga livsnödvändig försörjning och att samhällsfunktionerna så långt det är möjligt upprätthålls. Kommunens verksamhet i de delar som är av vital betydelse för kommuninvånarnas säkerhet garanteras så långt det är möjligt. Kommunens service till samhället i Falkenbergs kommun ska så långt möjligt upprätthållas. Verksamheten bedrivs under så normala förhållanden som möjligt. Vilket kan innebära omfördelning av personal mm. Kommunen ska vara organisatoriskt och personellt förberedd, dvs utbildade och övade, för att kunna hantera en händelse. Syfte Syftet med Lednings- och informationsplanen är att: Visa på kommunens förmåga att hantera allvarliga händelser och/eller extraordinära händelser. Ge kommunens organisation förutsättningar att snabbt komma igång med åtgärder vid allvarliga händelser och/eller extraordinära händelser. Krisberedskap, Lednings- och informationsplan, Risk- och sårbarhetsanalyser samt bilagor/checklistor är dokument som styr eller ligger till grund för kommunens arbete med allvarliga händelser. Krisberedskap Beslutas av KF Lednings- och informationsplan Beslutas av KF Risk- och sårbarhetsanalyser Bilagor/Checklistor Lednings- och informationsplanens uppbyggnad Planen är uppdelad i fyra delar 1. Ledningsorganisation 2. Operativa instruktioner 3. Kommunikationsinstruktioner 4. Deltagarförteckning 5. Bilagor/Checklistor
1. Ledningsorganisation Kommunens krisledningsorganisation ska likna den dagliga organisationen så långt som möjligt. Krisledningsnämnd Verkställande krisledning Samordningsstab Förvaltningar Kommunala bolag 1.1 Krisledningsnämnd Utgörs av ordinarie ledarmöten i kommunstyrelsens arbetsutskott. Vid en extraordinär händelse kan kommunstyrelsens ordförande, eller då denne är frånvarande dess ersättare, bedöma och besluta att krisledningsnämnden ska träda i funktion. Krisledningsnämnden får fatta beslut om att överta hela eller delar av verksamhetsområden från andra nämnder i kommunen i den omfattning/utsträckning som är nödvändigt med hänsyn till den extraordinära händelsens art och omfattning. Krisledningsnämndens ordförande får besluta på krisledningsnämndens vägnar i ärenden som är brådskande att nämndens avgörande ej kan avvaktas. Särskilt reglemente för krisledningsnämnden, bilaga 1, finns framtaget och beslutat om i KF. 1 Krisledningsnämndens uppgift kan exempelvis vara att tolka kommunens ansvar, företräda kommuninvånaren, besluta om förändring i servicenivåer, besluta om omfördelning av kommunens resurser och besluta i ärende av stor ekonomisk betydelse. Lokaler Krisledningsnämnden sammanträder i första hand i Upplevelsen. 1 Kommunfullmäktige har fastställt reglementet 2003-09-25 80 (dnr 2003:261) att gälla fr o m 2003-10-01. Kommunfullmäktige har vid följande tillfällen beslutat om ändringar: 2007-06-28 108 (dnr 2007-KS0168) och 2011-05-24 102 (dnr 2011-18)
1.2 Verkställande krisledning Verkställande krisledning är den högsta beslutande tjänstemannanivån och består av kommunchefen och/eller berörda förvaltnings- eller bolagschefer. Vid en extraordinär händelse eller en större allvarlig händelse är det alltid kommunchefen som leder den verkställande krisledningen. Vid en allvarlig händelse av mindre karaktär som endast berör en förvaltning eller ett bolag kan det vara berörd förvaltnings- eller bolagschef som leder och/eller utgör den verkställande krisledningen. Verkställande krisledning har till uppgift att utifrån krisledningsnämndens direktiv och de övergripande målen (sidan 4) leda och sätta mål och ramar för kommunens krishanteringsarbete. Som stöd finns samordningsstaben. Lokaler Verkställande krisledning sammanträder i första hand på Räddningstjänsten. 1.3 Samordningssstab "En stab är ett hjälpmedelett stöd för beslutsfattaren. Den ska avlasta beslutsfattaren genom att bland annat följa händelseutvecklingen, ta fram genomtänkta beslutsunderlag, omsätta beslut i arbetsuppgifter, sköta praktiska göromål med mera." (Green Management Academy) Kommunchefen och/eller förvaltningschef/bolagschef, eller dess ersättare, har det strategiska ledningsansvaret. Till sin hjälp har de en stab. Samordningsstaben ska svara för att: Upprätta gemensam kommunal lägesbild. Initiera och följa upp övriga kommunala verksamheters och bolags krisledningsarbete. Samordna gemensam kommunal organisation. Säkerställa snabb, korrekt och samordnad information till berörda aktörer och allmänhet. Samordningsstaben ska även ses som en resurs för övriga förvaltningar och bolag vid allvarliga händelser, vilket innebär att berörd förvaltning eller bolag helt kan använda sina egna resurser i operativt arbete. Staben är flexibel i sin utformning men består till en början alltid av en stabschef (bemannas av Räddningstjänsten Väst). Andra viktiga funktioner/personer är informationsansvarig, säkerhetsutvecklare, registrator/sekreterare från kanslienheten, stf räddningschef samt representant för drabbad enhet eller förvaltning. Anledningen till att samordningsstaben ska vara flexibel i sin utformning är att händelsen styr vilka funktioner och vilken bemanning som krävs. En händelse av mindre karaktär kräver också en mindre organisation medan en större allvarlig händelse med ett utdraget förlopp kan kräva en stor organisation. I takt med att händelsen utvecklas är det viktigt att anpassa organisationen och bemanningen av staben.
Samordningsstaben ska verka för att: Samordna och trygga kommunala samhällsviktiga funktioner. Samverka med övriga samhällsviktiga funktioner. Staben kan komma att behöva utökas med ytterligare funktioner, enlig nedan. Dessa benämningar följer det koncept som används av bl a räddningstjänsterna i Hallands län, Region Halland, Polismyndigheten Halland och Försvarsmakten 2. Stabspersonal kan inneha en eller flera av dessa funktioner. Kl K2 K3 K4 K5 K6 K7 Personal Underrättelseverksamhet Insatsledning (Stöd) Logistik och utrustning Planering samverkan Analys Information Individer som bemannar de olika funktionerna ska så långt det är möjligt arbete med liknande uppgifter i sin vardag. Lokaler Staben sammanträder i/arbetar från i första hand stabsrummet på Räddningstjänsten. 1.4 Förvaltningar/bolag Varje förvaltning/bolag ska organisera en lokal krisledning på ledningsnivå. Den lokala krisledningen ska ha upprättade planer för ledning av den egna verksamheten i en allvarlig händelse. Utformningen av respektive ledningsplan bör följa strukturen och metodiken i denna Lednings- och informationsplan. Utöver en central ledningsplan är det lämpligt att större verksamheter inom förvaltningen/bolaget upprättar egna planer. 1.5 POSOM Till Falkenbergs kommuns förfogande finns en grupp för psykiskt och socialt omhändertagande, POSOM. Syftet med denna grupp är att verka för att i det akuta skedet ge psykiskt och socialt omhändertagande till drabbade och deras närstående vid en allvarlig händelse. POSOM aktiveras och går in i det akuta skedet för att samordna kommunens stödjande insatser till de drabbade och deras närstående till dess att ordinarie ansvarig organisation kan ta över. En allvarlig händelse kan ur ett POSOM-perspektiv även vara händelser som inte är av olyckstyp. POSOM-gruppen består av en ledningsgrupp och en grupp av stödpersoner. Ledningsgruppen för POSOM i Falkenbergs kommun består av ca tio personer från Socialförvaltningen, Barn- och utbildningsförvaltningen, Räddningstjänsten Väst, polisen och Svenska kyrkan. Vid en händelse ansvarar ledningsgruppen för att samordna arbetet med det akuta psykiska och sociala omhändertagandet. Utöver ledningsgruppen har POSOM tillgång till ett 30-tal stödpersoner som kan kallas in för att delta i arbetet med psykosocialt omhändertagande. Sammankallande och kontaktperson för kommunens POSOM är Räddningstjänsten Väst. Arbetet i POSOM bedrivs enligt särskilda instruktioner, se bilaga 4. 2 Beteckningen K står för kommun och på motsvarande sätt använder t.ex. polisen beteckning P, räddningstjänsten R och Landstinget S.
Beslut om att kalla in POSOM-gruppen fattas av följande: Räddningsledare Larm- och beredskapsfunktionen i Räddningstjänsten Väst Polisens insatsledare, inre och yttre befäl Ambulansplatschef Kommunchef och stabschef i krisorganisationen Lokaler POSOM-gruppen utgår från räddningsstationen i Falkenberg. Lista över ledningsgruppen för POSOM i Falkenberg förvaras separat hos räddningstjänsten. 1.7 Utbildning/övning För att förvaltningar/bolag ska fungera bra tillsammans vid olika typer av allvarliga händelser ska både kommunens krisledningsnämnd, verkställande krisledning, samordningsstab samt lokal krisledning utbildas inom stabsmetodik. Denna utbildning ska stärka kommunens hanteringsförmåga både på lokal och på central nivå. Organisationen ska även övas med jämna mellanrum för att vidmakthålla sin kompetens. Till Lednings- och informationsplanen har därför en enkel utbildnings- och övningsplan tagits fram för att tydliggöra behovet av just utbildning och övning. Utbildnings- och övningsplanen kan vid behov kompletteras med ytterligare övningar/utbildningar. Utbildnings- och övningsplanen gäller för en mandatperiod i taget och inriktas på följande: Verkställande krisledning samt samordningsstaben övas vartannat år. Krisledningsnämnden informeras/fortbildas ca en halvdag per mandatperiod. Verkställande krisledning/ Samordningsstaben 2013 2014 2015 Stabsmetodik Samverkansövning Samverkansövning Samverkansövning Krisledningsnämnd Diskussionsövning Information Lokala Stabsmetodik Tillämpad övning Stabsmetodik ledningar/staber
2. Ledningssystem 2.1 Hur aktiveras ledningsorganisationen Indikatorerna om att det är dags att aktivera krisledningsorganisation kan komma från exempelvis SOS Alarm, larm- och beredskapsfunktionen i Räddningstjänsten Väst, verksamhetschef, enskild medarbetare, polis, räddningstjänst, SMHI eller medierapportering. För att aktivera krisledningsorganisationen behövs ett beslut av presumtiv krisledningsnämnd eller av kommunchefen. Uppdraget att initiera samordning inom kommunen och att aktivera krisledningsorganisationen finns alltid direkt hos kommunchef med understöd från larm- och beredskapsfunktionen samt hos befattningarna förbundsdirektör Räddningstjänsten Väst, stf räddningschef Räddningstjänsten Väst och säkerhetsutvecklare. För att säkerställa att kommunens ledningsorganisation alltid kan nås - dygnet runt, året om - har kommunen en larm- och beredskapsfunktion. Funktionen tillsätts av Räddningstjänsten Väst. Vidare krävs att befattningen kommunchef är tillgänglig året om och att ersättare utses vid semestrar eller längre frånvaro. Vid behov av aktivering av krisledningsorganisationen ska i första hand kontakt tas med larm- och beredskapsfunktionen i Räddningstjänsten Väst. Larm- och beredskapsfunktionen kontaktas via SOS Alarm. 2.2 När aktiveras ledningsorganisationen Stor flexibilitet ska råda i ett krisläge och den personal som behövs ska tas i anspråk. All bemanning ska möjliggöra skiftarbete. Nedan figur illustrerar vart i organisationen som händelsen bör hanteras, grönt läge (vardags händelse), gult läge (allvarlig händelse), rött läge (extraordinära händelser). Krisledningsnämnd r \ "verkställande krisledning v V Samordningsstab Föfvaltningar Kommunala Lok^l krisledning Lokal krisled
Rutiner utifrån nivågraderad händelse Nivå Definition av Rekommenderad Rutiner i krisledningsnivå krisledningsnivå stort/arbetsuppgifter Händelse som kan Lokal krisledning Förvaltningen/bolaget hanteras inom inom ordinarie ansvara för och hanterar Vardagshändelse ordinarie organisation organisation på händelsen på förvaltning/bolag förvaltning/bolag Större olycka eller Lokal Stabschef hämtar händelse som innebär krisledningsnivå och information kring att ordinarie resurser Samordningsstaben händelsen inte räcker till stödjer drabbad Sammankalla Massmedialt intresse förvaltning/bolag Samordningsstaben samt ökat Informera kommunchef Allvarlig händelse informationsbehov till samt informationsansvarig allmänheten Informera berörda Samverkan med andra förvaltningar/bolag förvaltningar/bolag Förbered information till massmedia Omvärldsbevaka händelsen Samverka med POSOM Extraordinära händelser Allvarliga händelser Kommunal Rutin enlig ovan eller extraordinära krisledningsnämnd Samordna insatser med händelser med stor är inkallad och andra aktörer omfattning och stor Samordningsstaben lokalt/regionalt. påverkan på stödjer Samverka med POSOM samhällsviktig Verkställande Utöka staben med fler verksamhet krisledning funktioner, enligt gällande Stort massmedialt metodik intresse samt informationsbehov till allmänheten Ledningsansvar och samverkan inom en eller flera förvaltningar/bolag
3. Hur vi kommunicerar/informerar Informationsfunktionen är en viktig del i en stab. Informationsfunktionens uppgift vid en allvarlig händelse är att kommunicera vad som händer till allmänheten och andra berörda men även att ta in information från allmänheten och andra aktörer för att bidra till den gemensamma lägesbilden. Att kommunicera handlar om att formulera ett anpassat budskap och välja ett effektivt medel (informationskanal) att nå ut till mottagarna (de olika målgrupperna). Begreppet kommunikation avser hela processen; sändare - budskap - mottagare. Med information avses det budskap som förmedlas genom kommunikationsprocessen. Kommunikationens syfte vid en allvarlig händelse är att: S Sprida informationen om en händelse genom olika medier, till massmedier och olika målgrupper. S S S Ge varningar och råd till allmänheten om hur den ska agera vid en allvarlig händelse med potentiella farliga konsekvenser. Delta i hanteringen av en allvarlig händelse och sprida besked om beslut, åtgärder och fortsatt utveckling. Forma kommunikativa strategier, exempelvis att deklarera empati och be om ursäkt. Vid en allvarlig händelse organiseras informationsfunktionen i kommunens samordningsstab. Staben är i första hand lokaliserad i räddningstjänstens lokaler i Falkenberg. I första hand ingår kommunens professionella informatörer. Vid behov kan även andra personer ingå i informationsfunktionen. Informationsfunktionen ska ha en så hög bemanning att den klarar att både aktivt förmedla information och svara på inkommande frågor. Administrativt stöd i form av registrering av åtgärder och omvärldsbevakning måste finnas i staben. För att skapa en uthållig organisation krävs avlösning för personalen. Då personalen skiftar ska det beredas möjlighet att få en ordentlig överlämning, gärna en överlappning så att avgående och pågående personal samverkar ett tag. Andra kommuner och myndigheter Beroende på händelsens art kan andra kommuner och myndigheter vara såväl intern som extern målgrupp. Samverkan med andra kommuner och myndigheter i varierad form är att föredra om det bidrar till ett gynnat läge. I händelse av en allvarlig eller extraordinär händelse är informationsbehovet stort. Informationen ska vara rak, tydlig, snabb och korrekt. 3.1 Intern kommunikation Den interna kommunikationen är av stort vikt även då krisen rör en extern händelse. Kommunens anställda är ambassadörer och många är även kommuninvånare. Kommunens växel spelar en central roll både i den interna kommunikationen men främst i den externa och ska löpande uppdateras om händelseutvecklingen. Andra interna informationskanaler är kommunens intranät som bör användas i stor utsträckning för intern kommunikation. De kommunala bolagen och räddningstjänsten bör länka till kommunens intranät från sina egna intranät. Utöver inträ nätet är First class, e-post, telefon och informationsblad/affischer lämpliga kanaler för intern kommunikation.
3.2 Extern kommunikation Kommunikationen till media, kommuninvånare, allmänheten och andra intressenter är mycket viktig. Nedan presenteras exempel på externa informationskanaler. Hemsida www.falkenberg.se Informationscenter - växeln Dessa personer ska löpande förses med information från staben och informationsfunktionen för att kunna bemöta och besvara frågor från allmänheten. Kommunsamordningscentral - KSC Kommunsamordningscentralen (KSC) är placerad på räddningsstationen i Varberg och ska även den löpande förses med information om händelseutvecklingen. Kommunsamordningscentralen är bemannad dygnet runt och tar bl a emot kommunernas trygghetslarm, brandlarm och inbrottslarm. Radio P4 lokalt, SR:s sändningsledning, trafikredaktionen i Jönköping. Pressmeddelande Skrivs av informatörerna och distribueras enligt befintlig sändlista. Sociala medier Använd kommunens befintliga kanaler och konton, Facebook, Twitter och Youtube. Presskonferens Då en presskonferens är aktuell hålls denna i räddningstjänstens utbildningslokal. 11313 113 13 är ett nationellt informationsnummer som infördes i Sverige den 11 mars 2013. Numret är ett stöd för kommuner och andra ansvariga aktörer och förmedlar information till allmänheten vid allvarliga olyckor och kriser i samhället. Allmänheten ska också via tjänsten kunna lämna information om allvarliga olyckor och kriser. Viktigt meddelande till allmänheten, VM A Det är en signal som är sju sekunder lång och som återkommer med 14 sekunders mellanrum. Signalen betyder: Gå inomhus, stäng fönster och dörrar, stäng all ventilation samt lyssna på radio.
3.3 Kommunikationsstrategi Respektive händelse hanteras utifrån det inträffade. Genom en analys av detta kan en strategi väljas och fastslås för vidare arbete med kriskommunikationen. Strategin läggs upp i samverkan mellan stabschefen och informationsfunktionen. Vid en händelse som främst berör en enskild förvaltning hämtas personal därifrån för att ingå i informationsfunktionen som expertstöd. Allmänna förhållningsregler All information i samband med en allvarlig händelse ska samordnas inom staben. Informationen ska vara rak, tydlig, snabb och korrekt. Vid bildpublicering - var noga att avidentifiera inblandade personer eller fordon vid exempelvis en olycka. Efter en allvarlig händelse ska informationsfunktionen vara delaktig i arbetet att: S Bygga upp nya relationer och nytt anseende efter det att händelsen ebbat ut genom att sprida ett enhetligt budskap till olika målgrupper. S Internt i organisationen diskutera en allvarlig händelse och därigenom skapa nya kunskaper som gör det möjligt att undvika framtida liknande händelser eller minska effekten av en dem. S Utvärdera hanteringen av den allvarliga händelsen.
4. Deltagarförteckning Deltagarförteckningen utgör bara en del av den organisation som kan komma att delta vid krisledning och ska ses som ett stöd vid uppbyggnaden av krisledningsorganisationen. Samordningsstaben är flexibel i sin utformning men består till en början alltid av en stabschef. Anledningen till att samordningsstaben ska vara flexibel i sin utformning är att händelsen styr vilka funktioner och vilken bemanning som krävs. I takt med att händelsen utvecklas är det viktigt att anpassa organisationen och bemanningen av staben. Krisledningsnämnd Verkställande krisledning Samordningsstab Funktion Funktion Funktion KLN:s ordförande Kommunchef Stabschef, bemannas av Räddningstjänsten Väst KLN:s 1 vice ordförande Fö rbu nd sd i re ktö r/stf Säkerhetsutvecklare Räddningschef Räddningstjänsten Väst KLN:s 2 vice ordförande Kanslichef Informationsansvarig från informationsavdelningen KLN:s 1 ordinarie ledamot Personalchef Registrator/Sekreterare, bemannas av kanslienheten KLN:s 2 ordinarie ledamot Stadsbyggnadschef Representant från förvaltning Socialchef Barn- och utbildningschef Miljö- och hälsoskyddschef Kultur- och fritidschef VD Falkenbergs Bostad AB VD Vatten & Miljö i Väst AB VD Falkenbergs Energi AB
5. Bilagor/Checklistor Bilagorna/Checklistorna används vid hanteringen av en händelse. En bilaga/checklista kan tillkomma/tas bort, detta för att planen ska hållas levande under mandatperioden. Räddningstjänsten svarar för att bilagor/checklistor hålls aktuella. Kommunstyrelsens arbetsutskott (tillika krisledningsnämnd) beslutar på förslag av räddningstjänsten om vilka bilagor som ska finnas, samt hur dessa ska vara utformade. Följande bilagor/checklistor finns till förfogande. Bilaga Innehåll 1 Krisledningsnämndens reglemente. Antaget av Kommunfullmäktige och senast ändrat 2011-05-24 102 (dnr 2011-18) 2 Larmlistor 3 Larm- och beredskapsfunktion 4 Rutiner för POSOM 5 Reservkraftsförteckning Falkenbergs kommun 6 Checklista för värmestugor 7 Checklista för pandemi 8 StyrEI Halland prioritetsgrunder 9 Regional Samverkansstrategi