Sidan 1 av 7 UPPHANDLINGSKONTRAKT 11-02 Pensionsförvaltning, inklusive Individuella valet 1 Parter Mellan SPP Livförsäkring AB, org. nr. 516401-8524, nedan kallat SPP, och Gotlands kommun, org. nr: 212000-0803, nedan kallad kommunen, har följande upphandlingskontrakt träffats. 2 Kontraktsperiod 2003-04-01 2006-03-31 med möjlighet till två års förlängning. För administration av den individuella delen har kommunen f.n. avtal med Pensionsvalet AB. Detta avtal löper ut 2003-03-31 och det nya skall gälla för tiden 2003-04-01 2006-03-31 med möjlighet till två års förlängning. Omfattning SPP tillhandahåller fullständig pensionsförvaltning av PFA samt PA-KL, PRF-KL för förtroendevalda, gällande AGF-KL samt äldre avtalsbestämmelser. Kontraktet omfattar därutöver administration av Individuella valet. Denna del regleras av ett särskilt kontrakt, bilaga 1. Pensionsförvaltningen omfattar: alla arbetstagare som är eller har varit anställda hos kommunen och för vilka kommunens pensionsbestämmelser gäller alla förtroendevalda för vilka kommunens pensionsbestämmelser gäller, dock endast i tillämpliga delar alla pensionstagare för vilka kommunens pensionsbestämmelser gäller SPP åtagande avseende administration av pensionsförvaltning: Avgiftsbaserad ålderspension Att i enlighet med PFA beräkna och registrera tillgodoräknade årliga pensionsavgifter enligt pensionsbestämmelserna, beräkna individuell del för samtliga arbetstagare samt registrera individuell del för de arbetstagare som valt pensionssparkonto hos leverantören. Rapportera de årliga pensionsavgifternas storlek samt storleken av individuell del för samtliga anställda arbetstagare i Gotlands kommun. Beräkna och registrera den ackumulerade pensionsbehållningen för samtliga arbetstagare. Inför pensionsavgång skall arbetstagarnas pensionsbehållning omräknas till ålderspension i enlighet med pensionsavtalet. PA-KL garanti vid avgång med ålderspension Att för de arbetstagare som omfattas av bestämmelser om alternativa beräkningar enligt centrala och lokala protokollsanteckningar PFA, utföra alternativa beräkningar i enlighet med PA-KL. Dessutom i förekommande fall beräkna och utbetala tilläggsbelopp enligt centrala och lokala protokollsanteckningar. Intjänad pensionsrätt 1997-12-31 Att för berörda arbetstagare beräkna den anställdes intjänade pensionsrätt per 1997-12-31 enligt bestämmelserna i PFA. Vidare att, vid behov, försäkringsmässigt räkna om (kapitalisera) intjänad pension. SPP skall på begäran omvandla den intjänade pensionen till temporär ålderspension.
Sidan 2 av 7 AGF-KL Administration av AGF-KL, såväl månads- som engångsersättningar. Vidare skall SPP deklarera ersättningen samt inbetala särskild löneskatt. (SFS 1990:659) Övriga förmåner enligt PFA samt PA-KL och äldre bestämmelser Följande förmåner skall beräknas och registreras: Kompletterande ålderspension Särskild ålderspension Efterlevandepension till vuxen Barnpension Kompletterande änkepension (övergångsbestämmelse) Visstidspension Garantipension Sjukpension Livränta Årspoäng, årsmedelpoäng och tidsfaktorn räknas fram och registreras i de fall pensionsgrundande lön har rapporterats. SPP åtagande avseende av registerhantering: Pensionsregistret skall fortlöpande aktualiseras så att kommunen kan lämna exakta uppgifter till arbetstagare. För registerhållning gäller bestämmelserna i personuppgiftslagen (SFS 1998:204) samt datalagen (enligt övergångsbestämmelser). Kommunen skall vara ägare till sina register hos SPP och ha tillgång on-line till dessa register samt tillgång till övriga erforderliga registeruppgifter. Då kontraktet upphör skall kommunen ha rätten att få tillgång till registeruppgifter hänförliga till kommunens anställda och pensionstagare, som är nödvändiga för att kommunen skall kunna pröva och fastställa rättigheter och skyldigheter enligt sina pensionsbestämmelser. Vid leverantörsbyte skall register och uppgifter överlämnas till ny leverantör. Om ny leverantör kräver ersättning för detta, får SPP ta ut en självkostnad på högst 10 000 SEK för detta. Registeranvändning Föra de register som behövs för efterfrågad pensionsadministration. På särskild begäran skall SPP utan kostnad tillhandahålla kommunen samtliga registeruppgifter som finns upprättade hos SPP. Alla avgifter d v s registreringsavgift, beräkningsavgift, utbetalningsavgift skall vara medtagna i anbudet. För fullgörande av pensionsadministrationsuppdraget ansvara för övertagande av samtliga erforderliga register och annan information och dokumentation från vår nuvarande leverantör, KPA. Föra register över nuvarande och tidigare arbetstagare, förtroendevalda och pensionstagare samt ge kommunens centrala pensionshandläggare tillgång till register och registeruppgifter över kommunens arbetstagare, förtroendevalda och pensionstagare. En gång per år tillhandahålla förteckning som redovisar de arbetstagare som uppbär förtidspension/sjukbidrag/delpension/visstidspension/garantipension eller motsvarande.
Sidan 3 av 7 Aktualisering av register Dagligen on-line kunna överföra, ta emot och lagra information via datamedia från kommunens PA-system, som skall ligga till grund för pensionen. Uppdatera grundregistren så fort nya uppgifter kan hämtas från kommunen eller från Riksförsäkringsverket eller andra myndigheter som kan komma i fråga. Aktualisera personuppgifter om gamla pensionsförmåner. I aktualisering ingår t ex förfrågan till arbetstagaren om eventuella tidigare anställningar, förfrågan till tidigare arbetsgivare om anställningen medför tjänstepensionsrätt. Med aktualisering avser vi även utredning av arbetstagare där kommunen övertagit verksamhet. När arbetstagare fyller 55 år skall samtliga pensionsgrundande anställningar var utredda och aktualiserade. Vid avtalstidens utgång skall samtliga arbetstagare vara aktualiserade. Besvara samordningsförfrågningar från arbetsgivare och pensionsinstitut om arbetstagare/avgången arbetstagares/pensionstagares pensionsrätt. Anmärkning gällande aktualisering Aktualisering av anställningshistorik är en angelägen uppgift bl a med hänsyn till bestämmandet av värdet på de anställdas intjänande pensionsrätter per 1997-12-31 och för pensionsskuldberäkningar. För en fullständig aktualisering av anställningstiden krävs medverkan inte bara av Kommunen och den anställde, utan också av andra pensionsadministratörer. Det är ett känt förhållande inom den kommunala sektorn att äldre anställningsuppgifter, lagrade hos andra än de kommunala arbetsgivarna, svårligen och inte utan avsevärd tidsutdräkt och kostnad kan göras tillgängliga. Detta innebär att det står utanför SPPs möjligheter att inom en viss angiven tid aktualisera anställningsuppgifterna för de anställda hos Kommunen. Med hänsyn till uppgiftens angelägenhet ar SPPs ambition att medverka till en aktualisering så fort omständigheterna medger. SPP åtagande avseende pensionsunderrättelse: Att underrätta kommunen om pensionsavgång senast sex månader före avgång med ålderspension, eller för arbetstagare med pensioneringsperiod, senast sex månader före periodens nedre gräns. Underrättelsen skall innehålla beräkningsgrund för beslut. SPP åtagande avseende pensionsutbetalning: Betala ut de pensionsförmåner som beslutats av kommunen för angivna pensionsavtal och samordna med socialförsäkringsförmån där så är tillämpligt. Med pensionsutbetalning avser vi följande kringtjänster: Utbetalning av aktuell pensionsförmån till bank/bankkonto enligt respektive pensionstagares önskemål. Beräkning och inbetalning av aktuell preliminärskatt till riksskatteverket (RSV). Hantering av återkrav till pensionstagare vid för mycket utbetald pension. Utbetalningsspecifikation till pensionstagare, där det framgår såväl aktuell utbetald pension som totalt under året utbetald pension. Årlig kontrolluppgift till pensionstagare. Årlig ekonomisk redovisning. Redovisningen bör vara på personnivå med belopp och eventuellt kostnadsbidrag, redovisat per pensionsförmån och person.
Sidan 4 av 7 SPP åtagande avseende bevakning: Bevaka registrerade arbetstagares rätt till ålderspension enligt PFA samt de fall där tidigare avtal och reglementen skall tillämpas, och skall avisera kommunen i god tid före avgångsskyldigheten. Denna bevakning gäller även andra pensionsförmåner såsom inkomstbevakning för de som uppbär garantipension, visstidspension och särskild ålderspension enligt PFA. SPP åtagande avseende samordningsförfrågningar: Besvara samordningsförfrågningar från andra pensionsinrättningar och arbetsgivare om arbetstagares och pensionstagares pensionsrätt. SPP åtagande avseende medelsförvaltning: Finansieringsöverenskommelser Administrera avtal om finansiering av pensionskostnader i samband med huvudmannaskapsförändringar, förutsatt att de följer centrala eller lokala överenskommelser. Pensionsskuldsberäkningar och prognoser Tillhandahålla pensionsskuldsberäkningar som skall ligga till grund för kommunens redovisning uppdelad på förvaltningar samt en femårsprognos av kommunens pensionsskuld två gånger per år. Beräkningen skall ske enligt metoder som rekommenderas av Svenska kommunförbundet och Landstingsförbundet. Inbetalning och förvaltning av pensionsmedel Redovisa villkor och rutiner för inbetalning av pensionsmedel och preliminärskatt samt medelsförvaltning. Följande skall bl a anges: när pensionsmedel samt medel avseende preliminärskatt skall vara valuterade på konto rutiner och specificering av ränteregler som tillämpas för pensionskollektivavtalet rutiner för hur medel överförs inom betalningssystemen (t ex räntebärande dagar) Redovisning och avräkning Avräkning skall ske mellan kommunen och SPP. Dessutom skall SPP framställa en sammanställning av pensionsutbetalningar under föregående år. Kontoutdrag för utbetalda pensioner föregående månad skall vara tillgängliga innan inbetalning sker innevarande månad. En sammanställning skall göras av de poster som behövs vid beräkning av beskattningsunderlaget för särskild löneskatt på pensionskostnader. 4 Kommunens åtagande För fortlöpande registrering utan dröjsmål anmäla alla anställda arbetstagare som omfattas av detta avtal till SPP. Enligt SPPs anvisningar fortlöpande rapportera de uppgifter som erfordras för att omfattningen av arbetstagares pensionsrätt vid varje tidpunkt skall kunna fastställas. Dessutom skall kommunen rapportera inträffade pensionsfall med mera. Rapporteringen till SPP sker antingen via datamedia eller, i de fall datamedia inte kan användas, med hjälp av blanketter. Svara för att SPP erhåller de uppgifter som arbetstagare och pensionstagare enligt pensionsbestämmelserna är skyldiga att lämna arbetsgivaren och som är av betydelse för pensionsrätten
Sidan 5 av 7 Till SPP lämna uppgifter om arbetstagares även avgången arbetstagare och pensionstagarens anställningstider och anställningsförhållanden, som kan vara av betydelse för hans pensionsrätt (för svar på samordningsförfrågningar) m.m. Göra erforderliga inbetalningar till SPP enligt reglerna i avgiftsbilagan, bilaga 2. Om kommunen inte följer SPPs anvisningar och därigenom eller på annat sätt förorsakar SPP extra kostnader, har SPP rätt att debitera kommunen för detta. Innan sådan debitering sker kommer SPP att ge kommunen tillfälle att åtgärda felaktigheten. 5 Fakturering och betalningsvillkor Följande betalnings- och faktureringsvillkor gäller: Betalning sker 30 dagar från korrekt fakturas ankomstdag. Fakturering skall ske månadsvis till Konsult och Servicekontoret, Personalenheten, 621 81 VISBY Expeditions-, fakturerings- och påminnelseavgifter accepteras ej. Alla priser skall anges i SEK exklusive mervärdesskatt. Dröjsmålsränta enligt räntelagen. Kontoutdrag eller motsvarande bifogas fakturan eller distribueras på annat sätt till köparen. 6 Priser Se avgiftsbilaga, bilaga 2. 7 Prisjustering Priserna skall vara fasta under det första avtalsåret. Därefter ska en prisjustering ske (1) gång per år med 90 % av AKI, kolumnen J+K (Finansiell verksamhet, m.fl.), preliminära siffror, med basmånaden februari 2002, eller annat officiellt index. Statistik SPP lämnar kostnadsfritt statistik över utförda tjänster och transaktioner. 9 Uppföljning och samarbete Förhållandet mellan SPP och kommunen skall präglas av ett öppet samarbetsklimat. Med kontraktet som grund skall ett aktivt arbete bedrivas för att effektivisera och utveckla handläggningsrutiner och service mot handläggare och pensionstagare under hela kontraktsperioden. Se vidare SPPs anbud, 2.10.2.b. 10 Utbildning och fortlöpande information SPP åtar sig att kostnadsfritt svara för nödvändig grundutbildning samt vidareutbildning utifrån särskilt kursprogram. 11 Formen för tillägg och ändringar i kontraktet Tillägg och ändringar till kontraktet skall vara skriftliga och undertecknade av båda parter för att vara bindande.
Sidan 6 av 7 12 Överlåtelse av kontrakt Ingånget kontrakt får inte överlåtas på annan utan kommunens skriftliga medgivande. Sker överlåtelse utan sådant medgivande har kommunen rätt att säga upp kontraktet utan föregående uppsägning. 13 Kommunens rätt att häva kontraktet Kommunen har rätt att häva kontraktet, om SPP i väsentlig utsträckning inte fullgör de åtaganden som följer av detta kontrakt och rättelse ej sker omedelbart efter skriftlig erinran, eller om SPP försätts i konkurs eller annars är på sådant obestånd att denne inte kan förväntas kunna fullgöra sina åtaganden. 14 SPPs rätt att häva kontraktet SPP har rätt att häva avtalet då kommunen underlåter att i rätt tid fullgöra sin betalningsskyldighet eller de åtaganden som följer av detta avtal i övrigt och rättelse ej sker utan dröjsmål efter skriftlig erinran. Underlåtenheten skall vara av väsentlig betydelse. 15 Force majeure Parterna äger inte rätt att gentemot varandra åberopa underlåtenhet att fullgöra kontraktet om fullgörandet hindras till följd av omständighet utanför parternas kontroll såsom arbetskonflikt, naturhändelse, krig, allmän varuknapphet, inskränkningar i fråga om drivmedel, myndighetsbeslut eller dylikt. För att part skall ha rätt att göra gällande befrielsegrund enligt ovan skall han skriftligen utan dröjsmål underrätta motparten om att sådana omständigheter har inträffat. 16 Handlingars inbördes förhållande Handlingar kompletterar varandra. Förekommer mot varandra stridande bestämmelser eller uppgifter i handlingarna gäller dem sinsemellan i följande ordning: 1. Eventuella skriftliga tillägg till detta kontrakt, 2. Kontraktet 3. Förfrågningsunderlaget 4. Kompletteringar till SPPs anbud 5. Kompletteringar till kommunens förfrågningsunderlag 6. SPPs anbud 17 Tvist Tvist med anledning av detta kontrakt skall, om parterna inte kommer överens om annat, avgöras av svensk domstol vid Gotlands tingsrätt med tillämpning av svensk rätt.
Sidan 7 av 7 18 Kontraktsexemplar Detta kontrakt är upprättat i två (2) likalydande exemplar varav parterna erhållit var sitt. Visby 2002-11 Stockholm 2002-11 GOTLANDS KOMMUN Org.nr: 212000-0803 SPP Livförsäkring AB Org.nr: 516401-8524 Göran Gyllenkrok Ekonomidirektör... Stellan Kolbäck och Göran Pettersson SPPs kontaktperson: Adress: E-postadress: Magnus Larsson Hälsingegatan 38 105 39 STOCKHOLM magnus.larsson@spp.se Telefon: 08-556 85 000 Fax nr: 08-556 853 91 Bankgiro: Postgiro: Köparens kontaktperson: Adress: Margareta Eriksson Kommunservice, Upphandlarna, 621 81 VISBY Telefon: 0498-26 93 59 Fax nr: 0498-20 35 37 E-postadress: margareta.eriksson@ksk.gotland.se Bankgiro: 339-8328 Postgiro: 18 97 50 3
BILAGA 2 1 (2) PRISBILAGA Priser, avgifter samt fakturering Nedan angivna priser reglerar Gotlands kommuns ersättning till SPP. Registreringsavgift Utbetalningsavgift (avser utbetalning av alla slags pensionsförmåner). Förmånsberäkning PA-KL 1) Förmånsberäkning PFA (Vid avgång före /efter 65) Förhandsbesked 2) (Gjorda av SPV) Aktualisering Fastställande av pensionsrätt per 1997-12-31 3) Samordningsförfrågan från annan pensionskassa 4) Administration Individuella valet Specialärenden (förmåner före PA-KL, AGF-KL, Förtroendevalda) Pensionsskuldsberäkning inklusive 5 årig prognos Utskick av pensionsbesked Introduktionsutbildning Konsultation/åtaganden enligt särskild överenskommelse 0 kr/år/registrerad 190 kr/år/utbetalning 1 100 kr/st 550 kr /st 800 kr /st 170 kr /st 120 kr/st 275 kr/st 28 kr / st/år 2 200 kr/st 16 000 kr/beräkning Portokostnad Ingår 1000/2000 kr/tim 1) I och med avvecklingen av PA-KL kommer kostnaden för förmånsberäkning att successivt minska under avtalsperioden. 2) Kostnaderna för denna tjänst kan påverkas av Gotlands kommun genom att utnyttja SPVs onlinetjänster för förhandsberäkning. Genom att nyttja denna tjänst kan Gotlands kommun reducera kostnaden för förhandsberäkningar till 0 kr. 3) Kostnaden är en engångskostnad som uppstår då pensionsrätten beräknats definitivt - ytterligare beräkningskostnader uppstår ej. 4) Samordningsförfrågningar avser tid före 1998-01-01, eftersom PFA-förmåner inte samordnas med tidigare pensionsrätter. Antalet samordningsförfrågningar kan därför antas bli relativt få. Anmärkning: Som framgår av ovanstående kommentarer kan det förväntas att kostnaderna framdeles kommer att minska väsentligt på grund av konstruktionen av PFA. I ett tidsperspektiv - som möjligen kan vara längre än avtalsperioden - kvarstår endast kostnaden för utbetalning och eventuell pensionsskuldberäkning. Uppstår kostnader för SPP för systemutveckling, registerhantering eller för andra administrativa åtgärder på grund av lagbud, domslut, myndighets åtgärd, överenskommelse i kollektivavtal eller liknande omständigheter över vilka SPP inte råder har SPP rätt att efter underrättelse till Gotlands kommun ändra ovan angivna avgifter. Mervärdesskatt tillkommer på ovan angivna avgifter.
BILAGA 2 2 (2) Fakturering och betalningsvillkor Fakturering SPP fakturerar Gotlands kommun för de administrativa tjänsterna i enlighet med de faktureringstidpunkter som framgår av tabellen nedan. Fakturering kan antingen ske månadsvis eller kvartalsvis. Betalning ska erläggas mot faktura senast 30 dagar efter fakturan kommit Gotlands kommun tillhanda. FAKTURERING SKER ENLIGT FÖLJANDE Utbetalningsavgift (avser utbetalning av alla slags pensionsförmåner). Förmånsberäkning Förhandsbesked Aktualisering Fastställande av pensionsrätt per 1997-12-31 Samordningsförfrågan från annan pensionskassa Specialärenden (förmåner före PA-KL, AGF-KL, Förtroendevalda) Pensionsskuldsberäkning inklusive 5 årig prognos Konsultation/åtaganden enligt särskild överenskommelse I samband med beräkning Överenskommes särskilt Räntevillkor Dröjsmålsränta utgår enligt räntelagen, 6 räntelagen. Korrigering av pensionsavgift och försäkring SPP Liv åtar sig att inom tre månader efter det att avgiften förmedlats till försäkringen medverka till eventuell korrigering av avgiften och försäkringen. Avgiften för sådana korrigeringar debiteras per ärende enligt särskild överenskommelse. Korrigering av premie sker enligt följande: Om SPP mottager ett för högt belopp kommer det felaktiga beloppet att återbetalas inklusive ränta motsvarande statens utlåningsränta. Ränta utges för tid motsvarande den tid det berörda försäkringsbolaget innehaft beloppet. Om SPP mottager ett för lågt belopp skall det återstående beloppet inklusive ränta motsvarande statens utlåningsränta överföras till SPP. Ränta utges från den tidpunkt beloppet rätteligen skulle ha överförts till SPP. Dröjsmålsränta SPP åtar sig att reglera dröjsmålsränta enligt 6, räntelagen.