2016-01-26 Mid Sweden European Office Verksamhetsberättelse 2015 1
Innehåll Övergripande mål och resultat... 3 Bevaknings- och påverkansarbete... 4 Information och rådgivning... 6 Samverkan... 8 Ekonomi... 10 Ägarråd... 10 Styrelse... 10 Personal... 11 Förkortningar... 11 Bilaga 1: Resultat Mid Sweden European Office 2015... 12 2
Övergripande mål och resultat Övergripande mål 2015 Bemanna och etablera arbetsformer för den nya verksamheten Resultat Sedan den 1 januari 2015 är Mid Sweden European Office (MSEO) gemensamt representationskontor i Bryssel för Region Jämtland Härjedalen (RJH), Landstinget Västernorrland (LVN), Kommunförbundet Västernorrland (KFVN) samt Länsstyrelsen Västernorrland (LST). MSEO har under året gett stöd till det politiska ägarrådet och styrelsen samt ägarorganisationerna inom ramarna för Europaforum Norra Sverige (EFNS), Northern Sparsely Populated Areas (NSPA) och Bottniska korridoren. MSEO har arbetat för att utveckla detta stöd och utveckla nya arbetsformer för information och rådgivning. Inför och under det första verksamhetsåret har det genomförts ett omfattande arbete med att etablera arbetsformer för och bemanna den nya verksamheten. Under året har kontorets också bemannats. Martin Karlsson tillträdde tjänsten som EU-handläggare den 16 februari. Zofia Tucinska tillträdde tjänsten som senior EU-handläggare och kontorsansvarig den 2 november 2015. Under hösten slutfördes även rekrytering av en praktikant som tillträder i januari 2016. Det har även inletts en kartläggning i syfte att förenkla, stärka och effektivisera det interna arbetet genom bättre tekniskt stöd och utrustning, utvecklade arbetssätt, rutiner och förbättrad arbetsmiljö. Landstinget har koordinerat framtagandet av samarbetsavtalet för den regionala representationen för Jämtland Härjedalen och Västernorrlands län i Bryssel samt utvecklingen av den nya styrmodellen med årliga verksamhetsdirektiv. Ägarrådet och styrelsen har haft konstituerande mötet och därefter sammanträtt i enlighet med sina respektive sammanträdesplaner. När det gäller lokalerna i Bryssel har hyresavtalen granskats av landstingets fastighetsavdelning, justerats och förlängts. I samband granskningen av hyresavtalen undersöktes även möjligheten att förhyra lokaler i samma fastighet som North Sweden European Office (NSEO) har sina lokaler. Tyvärr visade sig detta inte vara möjligt. Inom personalområdet har inom ramen för landstingets policy och riktlinjer en ny modell med villkor för anställda med placeringsort i utlandet tagits fram. Med anledning av det försämrade säkerhetsläget i Bryssel under hösten 2015 har också en särskild riktlinje för krisberedskap formulerats. Inom kommunikationsområdet har en ny struktur utvecklats som ska förtydliga syfte och målgrupper för representationens olika kommunikationskanaler, såsom webbplats, nyhetsbrev och sociala medier. Representationens webbplats har införlivats som en särprofilerad webbplats i landstingets webbplattform, vilket både innebär en väsentligt förbättrad tillgänglighet och en lägre kostnad. Grundläggande kommunikationsmaterial har setts över, till exempel visitkort, brevpapper, kuvert, etc. Stöd i kommunikationsfrågor tillhandahålls av landstingets kommunikationsavdelning. Vidare har behovet av behovet av engelskt informationsmaterial om Jämtland Härjedalen och Västernorrlands län samt grundläggande information om representationens uppdrag, organisation och verksamhet på engelska på webbplatsen identifierats. 3
Inom ekonomiområdet har representationens verksamhet införlivats i landstingets ekonomisystem. Inköp, fakturahantering, etc. hanteras i enlighet med landstingets policy och riktlinjer. Stöd i ekonomi- och inköpsfrågor tillhandahålls av landstinget genom projektekonom på Förvaltningen Regional utveckling respektive upphandlingsavdelning. När det gäller IT har kontoret införlivats i landstingets IT-system med så kallade basarbetsplatser. Därmed har den tidigare egna tekniska lösningen för epost avvecklats. De tekniska möjligheterna för distansmöten har förbättrats. Arbete pågår även med att utveckla smidiga lösningar för datalagring med så kallade molntjänster. Genom de åtgärder som vidtas förbättras IT-säkerheten samtidigt som behovet av fördyrande särlösningar minimeras. Stöd i IT-frågor tillhandahålls av landstingets ITavdelning. Bevaknings- och påverkansarbete Sammanhållningspolitik Viljeinriktning: Verka för en aktiv regionalpolitik inom EU som möter behoven i Jämtland Härjedalen och Västernorrlands län, samt för att bibehålla den särskilda allokeringen till de glesbefolkade områdena i norra Sverige. Första frågeformulär från OECD: Mid Sweden European Office bistod Landstinget Västernorrland och Region Jämtland Härjedalen med sammanställning och översättning av information för inkludering i svar på frågeformulär samt korrekturläsning. OECD-workshop i Uleåborg: Mid Sweden European Office arrangerade en arbetsmiddag för svenska och norska deltagare och OECD-teamet, deltog i workshoppen, rapporterade om workshoppen. OECD-workshop i Kirkenes: Mid Sweden European Office deltog i workshoppen, rapporterade och producerade gemensam information för NSPA:s webbsida om workshoppen. Från regionen deltog Hans Hedlund, ledamot i landstingsfullmäktige i Västernorrland och Hans Dunder, infrastrukturstrateg på Sundsvalls kommun som talare. MSEO har deltagit i planering av OECD:s studieresa till Sverige i februari 2016 samt avslutande workshop i Piteå. MSEO har kontinuerligt gett stöd till EFNS och NSPA:s arbete med bevakning och påverkan av sammanhållningspolitiken Europaforums utökade rapportörsmöte arrangerades i Bryssel i oktober som MSEO tillsammans med NSEO arrangerade. Deltagit i inledande diskussioner kring Niederösterreichs initiativ för att påverka den framtida sammanhållningspolitiken (post 2020) genom den deklaration undertecknad av regionala politiska företrädare., fortsätter 2016. Mid Sweden tillsammans med North Sweden träffat Anna Hedh, europaparlamentariker och enda svensk i EP:s regionutskott för att inleda samarbete. Transportpolitik Viljeinriktning: Verka för att transportinfrastruktur i norra Sverige prioriteras av EU och därigenom att Sverige kan ta del av investeringsmedel från EU, särskilt för planering och byggandet av nya Ostkustbanan Gävle-Härnösand som en del i Core Network genom Bottniska korridoren, samt för Mittstråket Sundsvall Trondheim som en del i Comprehensive network. 4
Arbetsgrupp finansiering Nya Ostkustbanan: MSEO har kontinuerligt deltagit i gruppens arbete. Arbetsgrupp Bottniska Korridoren - EU: MSEO har kontinuerligt deltagit i gruppens arbete. Projektet BioGaC presenterades på Informal Baltic Sea Groups konferens 15 juni som exempelprojekt från Mid Sweden-regionen. MSEO bistod med kommunikation mellan BioGaC och arrangörerna. Seminarium om Bottniska Korridoren 21 oktober organiserades gemensamt av MSEO, NSEO och Central Sweden European Office (CSEO) samt gröna gruppen i Europaparlamentet. Från regionen deltog Peder Björk, kommunstyrelsens ordförande i Sundsvall, som talare. MSEO har också bidragit med att lyfta in transportfrågorna i OECD-studien av NSPA-området. Översyn Europa 2020-strategin Viljeinriktning: Framhålla betydelsen av och erfarenheter från strukturfondsarbetet för regional hållbar utveckling i norra Sverige. Översynen av Europa 2020-strategin blev uppskjuten till 2016. Översyn Vitboken för transport Viljeinriktning: Verka för att Bottniska korridoren kvarstår som en del av stomnätverket i TEN-T, men också identifieras som transportkorridor eller liknande, för att kunna ta del av stöd från EUkommissionen i form av bland annat koordination och medverkan i korridorforum. MSEO har bidragit till EFNS svar på EU-kommissionens samråd om Vitboken för transport MSEO presenterade EFNS positionspapper för övriga parter i NSPA och hade en diskussion om en möjlig NSPA-position baserad på EFNS position. Detta övergavs då man inte kunde enas om ett slagkraftigt dokument. Arktisk politik Viljeinriktning: Verka för att den arktiska politiken uppmärksammar de utvecklingsförutsättningar som råder i norra Sverige och NSPA-området. MSEO bidrog i författandet av en position om EU:s Arktiska politik i NSPA MSEO deltog på konferensen What next for EU Arctic policy? där NSPA:s position presenterades av Kari Aalto, East & North Finland EU Office. MSEO har beskrivit Europeisk arktisk politik och dess relevans för Västernorrlands län och Jämtland Härjedalen i nyhetsbrevet för juni månad. Övrigt Horisont 2020 NSPA:s åtagande inom EIP Smart Cities and Communities höll möte på MSEO:s lokaler 16-17 september och MSEO deltog som diskussionsledare i en arbetsgrupp samt gav en presentation. Lån och garantier som komplement till strukturfonder samt EFSI MSEO har beskrivit kommissionens ambitioner rörande finansiella instrument inom strukturfonderna samt EFSI:s utformning i nyhetsbrev MSEO har knutit kontakt med ansvarig tjänsteman på kommissionen för finansiella mekanismer inom strukturfonderna i Sverige. MSEO bjöd in EIB för presentation av EFSI på EFNS i Bryssel 9 oktober 5
Cirkulär ekonomi MSEO skickade till relevanta tjänstepersoner ett uppdateringsmail om cirkulär ekonomi i samband med EU-kommissionens samråd. MSEO informerade om cirkulära energi-paketet i nyhetsbrevet för november-december månader. Energiunionen MSEO informerade om ramverksstrategin för energiunionen på webbplatsen. Information och rådgivning Extern kommunikation Webbplats Mål 2015 Webbplatsen ska vara ett nav för den externa kommunikationen. Den ska innehålla kontakt- och basuppgifter om representationen, och publikationer. Egna nyheter om representationens verksamhet ska löpande publiceras. Webbplatsen ska visa sociala medier och nyhetsbrev. Verksamhet 2015 Kontoret har fått utbildning från LVN om praktiska handhavandet av webbplatsen och riktlinjer för kommunikation. Basuppgifter om kontoret har publicerats på kontoret och kontaktformuläret på sidan har utnyttjats av intresserad allmänhet. Den nya webbplatsen har utvecklats för att ge bättre information till användarna. En sektion om EU-finansiering med information om relevanta program för Jämtland Härjedalen och Västernorrlands län har byggts av kontoret. Nyheter relaterade till kontorets egen verksamhet, Europeiska policyprocesser och finansieringsmöjligheter har lagts upp kontinuerligt. Sociala medier har länkats både statiskt och dynamiskt på webbplatsen. Nyhetsbrev har publicerats på webbplatsen med möjlighet för prenumeration. Sociala medier Twitter och Facebook har använts av kontoret. Sociala medier har använts främst för att länka till nyheter på MSEO:s webbplats. Viss liveuppdatering från konferenser och liknande har också utförts på social media. 18 december 2015 hade MSEO:s facebooksida 445 likes jämfört med 422 likes 1 januari 2015. Det inslag på facebooksidan som nådde flest läsare var utlysningen av praktikplats för VT 2016 3 september 2015 vilken nådde 1432 personer och klickades 78 gånger. Nyhetsbrev MSEO:s nyhetsbrev har utkommit månatligen med uppehåll juni-augusti. Månad Mottagare Öppnade brev Klickade brev Mars 775 250 79 April 772 224 45 Maj 772* 212 41 Juni 741* 234 42 6
September 740 240 45 Oktober 742 212 48 November/december 738 203 38 *I juni utfördes en rensning av utgångna adresser. Därav fallet i mottagare maj-juni. Den nyhet på nyhetsbrevet som blev mest klickad var utlysning av tjänst MSEO i mars månads nyhetsbrev. Denna nyhet klickades 65 gånger. Intern kommunikation Veckobrev MSEO har skickat ett avstämningsbrev veckovis med redovisning av utförda och planerade aktiviteter fram till november månad. Veckobrevet har sprits vidare bland ägarorganisationerna. Möten och besök i Jämtland Härjedalen och Västernorrlands län Rådgivning Föreläst på förtroendemannautbildning för förtroendevalda i Västernorrlands län i Prästmon 20-21 augusti. Presenterat OECD-studien på Länspartnerskapet Västernorrland i Sundsvall 30 oktober. Rådgivning om påverkansmöjligheter och Besöksrådgivning Östersunds kommun, april: MSEO höll presentation på kontoret och bistod med bokning av restauranger och planering. Mittuniversitetets Naturvetenskapliga fakultet, maj: MSEO bistod med planering av besök och presentation på kontoret. Mittuniversitetets program för samhällsvetenskap, maj: MSEO bistod med planering av besök, bokning av möten och presentation på kontoret. Moderaterna Region Norr, maj: MSEO höll presentation på kontoret. Härnösands kommun, september-oktober: MSEO bistod med planering av besök, bokning av möten och restauranger, transportköp, förmöte på Härnösands kommun 9 september. Sundsvalls kommun, oktober: MSEO bistod med planering av besök, bokning av möte och restaurang och presentation på kontoret. Trainee Södra Norrland-programmet, oktober: MSEO höll presentation på kontoret. PRAO-elev Karl Blusi, oktober: MSEO höll presentation på kontoret, arrangerade möten och medverkan på konferens. SVT Västernorrland och SR Jämtland, oktober: MSEO höll presentation på kontoret. Byggindustrin Södra Norrland, oktober: MSEO höll presentation på kontoret. Andra som besökt MSEO Europaforums utökade rapportörsmöte arrangerades i Bryssel i oktober där MSEO var med och arrangerade. Europaforums utökade rapportörsmöte arrangerades i Bryssel i oktober där MSEO var med och arrangerade. under 2015 och fått presentation av kontorets verksamhet Elin Sköldulf, Centerpartiets riksdagskansli Joakim Berglund, Intresseföreningen Norrtåg Hans Dunder, Sundsvalls kommun Gudrun Lindberg, Processpartner Gustav Malmqvist, MIDEK AB 7
Carina Aschan, BioFuel Region Karin Gydemo Grahnlöf, Jämtland Härjedalen Turism Torsten Brand, Europeiska investeringsbanken Maria Kainz, Mondi Unga Nykterhetsförbundet, IOGT Samverkan Ägarorganisationer Landstinget Västernorrland MSEO har fått introduktion till Landstingets verksamhet i mars, april, september, november och december. Enhet tillväxt och internationellt: MSEO har deltagit i planeringsdagar och återkommande avstämningar MSEO har deltagit och föreläst på förtroendemannautbildning på Hola Folkhögskola 21-22 augusti Presentation och deltagande regionala utvecklingsutskottet 20 augusti och 5 november 2015 Deltagit i revidering av internationell handlingsplan 2015 och 2016 Kommunförbundet Möte och presentation på kommunförbundet 20 april och 10 november 2015. Region Jämtland Härjedalen Introduktion och diskussion RJH 16-17 april samt 11-13 november 2015. Presentation och diskussion på Navigatorscentrum, Östersunds kommun 17 april 2015 Presentation av MSEO och ny kontorsansvarig vid regionala utvecklingsnämnden, 13 november, 2015. Länsstyrelsen Västernorrland Introduktion Länsstyrelsen Västernorrland 20 april och 10 november, 2015. Styrelsen MSEO har deltagit, bidragit med underlag och presentationer på MSEO:s styrelsemöten vid 4 tillfällen under 2015. Ägarråd MSEO har deltagit, bidragit med underlag och presentationer på MSEO:s styrelsemöten vid 3 tillfällen under 2015 samt under ett förmöte till ägarrådet. 7 oktober var MSEO värd för ägarrådet. Europaforum Norra Sverige Mål 2015 Ge tjänstemannastöd till politiska rapportörer i EFNS. Delta i EFNS arbetsgrupper, särskilt sammanhållningspolitik och infrastruktur. Aktivt delta i genomförandet av EFNS möte i Bryssel hösten 2015. Verksamhet MSEO deltog under EFNS 12-13 mars i Östersund och har deltagit på övriga rapportörsmöten under året. 8
MSEO planerade och arrangerade EFNS utökat rapportörsmöte i Bryssel 8-9 oktober i samarbete med NSEO. Utökade rapportörsmötet fick mycket gott omdöme i efterföljande utvärdering, med mycket beröm för arrangemanget och programmet. MSEO har kontinuerligt deltagit i arbetsgruppen för sammanhållningspolitiks arbete. MSEO har efter september deltagit i arbetsgruppen för transportinfrastruktur. Northern Sparsely Populated Areas MSEO har löpande deltagit i NSPA:s samordningsgrupp i Bryssel. Vid tillfällen har samordningsgruppen mötts på MSEO:s lokaler MSEO har stött ägarorganisationerna i genomförandet av den territoriella utvärdering som utförs av OECD i samarbete med NSPA. MSEO har ingått i NSPA:s koordinationsgrupp för studien och tillsammans med agerat länk mellan OECD-teamet och de svenska aktörerna. MSEO har bistått i den nationella sammanfattningen av första informationsunderlaget tillsammans med NSEO. 10-11 mars genomfördes en första kick-off för studien i Bryssel där deltagare från RJH och LVN deltog. NSPA:s samordningsgrupp stod för planeringen. Lanseringsmöte för Svenska Europaparlamentariker 12 maj 2015. MSEO stod för registrering och inbjudan. MSEO har under året deltagit i Svenska analysgruppen för OECD-studien och bistått LVN och RJH med korrekturläsning av insänt material, sammanställning och översättning. Under Open Days arrangerade NSPA-nätverket ett event 12 oktober på MSEO:s lokaler. Inbjudan, registrering och praktiskt arrangemang utfördes av MSEO. MSEO gemensamt med övriga NSPA-kontor i Bryssel etablerat kontakt med och träffat europaparlamentarikern Hannu Takkula. Han sitter bland annat i regionutskottet och är den ende inom utskottet som har anknytning till NSPA-regionerna. MSEO medverkar i förberedelserna av kommande seminarium i samverkan med regionkommittén kring Smart specialisering. Mittnordenkommittén Ingen samordning med Mittnordenkommittén har genomförts under 2015. Andra regionala representationer i Bryssel Mid Norway European Office MSEO har samverkat med Mid Norway European Office (MNEO) med nyttjande och skötsel av gemensamt kök och lunchrum. Dessutom har kunskapsutbyte skett rörande påverkansarbete och infrastrukturpolitik. För 2016 har utökat samarbete planerats. North Sweden European Office och Central Sweden European Office Samarbetet med NSEO har varit genomgående i alla kontorets större aktiviteter inom påverkansarbetet 2015, inom EFNS, NSPA och Bottniska Korridoren. Samarbetet med CSEO har främst genomförts inom Bottniska Korridoren-samarbetet. Svereg MSEO har kontinuerligt medverkat i nätverket Svereg. 24 november stod MSEO värd för månadens nätverksträff. Midireg MSEO har kontinuerligt medverkat i nätverket Midireg. 9
Svereg-Miljönätverk Under våren 2015 startades ett nätverk på temat miljö- och energifrågor. MSEO har deltagit på vissa sammankomster. Svereg-Hälsonätverk Under våren 2015 startades ett nätverk på temat sjukvårds- och hälsofrågor. MSEO har deltagit på nätverksträffarna och rapporterat till Lennart Moberg på Landstinget Västernorrland. Ekonomi Detta första år som MSEO haft LVN som huvudman har det tagit mycket tid i anspråk för att få in MSEO i LVN:s ekonomi-, kommunikations- och IT-stödsystem. Det togs därför inte fram någon budget för 2015. Budgeten för 2016 är framtagen baserat på kostnaderna för 2015 för att kunna få en så korrekt kostnadsbild som möjligt. I samarbetsavtalet regleras intäkterna i projektet från ägarorganisationerna. Sammanlagd intäkt för 2015 var 3 367 000 kr från ägarorganisationerna i avtalet, men i verkligheten blev det 3 080 005 kr eftersom projektansökan gentemot LST drog ut på tiden. Det har även kommit in några övriga intäkter, till exempel genom utlägg gjorda inom NSPA samarbetet som sedermera fakturerats de övriga Brysselkontoren inom nätverket, 1 886 kr. Sammanlagda intäkten blev 3 081 191 kr. Under 2016 kommer det även bli klart hur mycket medel som går tillbaka till de tidigare ägarorganisationerna för föregående MSEO-projekt, KFVN återkommer när slutresultatet är klart, något som nuvarande huvudman gärna ser går tillbaka till den nuvarande verksamheten. När det gäller kostnaderna har det mesta gått till personal, löner och ersättningar vid resor etc. Även resor är en betydande post då det behövs förankring på hemmaplan. Under året har det även tillkommit uppstartskostnader, exempelvis integrering av hemsidan till LVN:s plattform, framtagning av grafiska profilen och rekrytering. Preliminära kostnader för 2015 är 1 797 746,61 kr. Preliminärt resultat är 1 283 444,39 kr. Ägarråd Elisabeth Strömqvist (s) Landstinget Västernorrland (ordförande) Per Wahlberg (m) Landstinget Västernorrland Robert Uitto (s) Region Jämtland Härjedalen Pär Jönsson (m) Östersund Anders Gäfvert (m) Härnösand Glenn Nordlund (s) Örnsköldsvik Daniel Gustafsson, Länsstyrelsen Västernorrland Styrelse Hans Wiklund, Landstinget Västernorrland Berit Eriksson, Region Jämtland Härjedalen 10
Aurora Lindberg, Kommunförbundet Västernorrland Frida Bergman de Flores, Länsstyrelsen Västernorrland Hanna Billmayer, Landstinget Västernorrland (sekreterare) Personal Zofia Tucinska, kontorsansvarig (2015.11.02-) Martin Karlsson, handläggare (2015.02.16-) En praktikant för vårterminen 2016 har rekryterats av MSEO med stöd från LVN. Förkortningar CSEO Central Sweden European Office EFNS EP KFVN LST LVN MNEO MSEO NSEO NSPA RJH Europaforum Norra Sverige Europaparlamentet Kommunförbundet Västernorrland Länsstyrelsen Västernorrland Landstinget Västernorrland Mid Norway European Office Mid Sweden European Office North Sweden European Office Northern Sparsely Populated Areas Region Jämtland Härjedalen 11
Bilaga 1: Resultat Mid Sweden European Office 2015 Intäkter Kommunförbundet Västernorrland Landstinget Västernorrland Länsstyrelsen Västernorrland Region Jämtland Härjedalen Övrigt Intäkter totalt 500 000,00 kr 1 567 000,00 kr 113 005,00 kr 900 000,00 kr 1 886,00 kr 3 081 891,00 kr Kostnader Personalkostnad Lokalkostnad Arbetsplatskostnad Resekostnad Stödfunktioner Hemsida, nyhetsbrev (system) Telefonkostnad Konferenser Nätverk Övrigt (kontorsmaterial, representation, porto etc) Kostnader totalt 1 029 809,44 kr 360 936,92 kr 30 745,25 kr 211 220,73 kr 120 000,00 kr 8 140,00 kr 5 923,80 kr 4 819,70 kr 5 000,00 kr 21 150,77 kr 1 797 746,61 kr Resultat 2015 1 284 144,39 kr 12