BOKFÖRING OCH BOKSLUT I ENSKILD FIRMA

BOKFÖRING OCH BOKSLUT I ENSKILD FIRMA

Böcker från Björn Lundén Information AB AKTIEBOLAG ANSTÄLLDA ATT AVSLUTA EN ANSTÄLLNING AVDRAG AVTAL BETALNINGAR BOKFÖRING BOKFÖRING & BOKSLUT I ENSKILD FIRMA BOKSLUT & ÅRSREDOVISNING I MINDRE AKTIEBOLAG K2 BOKSLUT & ÅRSREDOVISNING I MINDRE AKTIEBOLAG K3 BOKSLUTSANALYS BOSTADSRÄTTSFÖRENINGAR BOUPPTECKNING & ARVSKIFTE BUDGET BYTE FRÅN ENSKILD FIRMA TILL AKTIEBOLAG BYTE FRÅN HANDELSBOLAG TILL AKTIEBOLAG DEKLARATIONSTEKNIK DRIVA FÖRETAG SOM PENSIONÄR EGET AKTIEBOLAG EKONOMISKA FÖRENINGAR ENSKILD FIRMA FASTIGHETSBESKATTNING FISSIONER FUSIONER FÅMANSFÖRETAG FÄLLOR OCH FEL REDOVISNING FÄLLOR OCH FEL SKATT & MOMS FÖRETAGETS EKONOMI FÖRETAGSKALKYLER FÖRETAGSJURIDISK UPPSLAGSBOK FÖRHANDLINGSTEKNIK FÖRMÅNER FÖRSÄKRINGAR SKATT OCH REDOVISNING GOD MAN & FÖRVALTARE EN VÄGLEDNING GOD MAN & FÖRVALTARE PROBLEM OCH LÖSNINGAR GOD MAN FÖR ENSAMKOMMANDE FLYKTINGBARN HANDELSBOLAG HÄSTVERKSAMHET IDEELLA FÖRENINGAR www.blinfo.se IDROTTSFÖRENINGAR INKÖPSTEKNIK K2 ELLER K3 I BOSTADSRÄTTS FÖRENINGAR KULTURARBETARBOKEN LANTBRUKARBOKEN LIKVIDATION LÖNEHANDBOKEN MAKAR MARKNADSFÖR DIG SJÄLV MARKNADSFÖRING MIN BOSTADSRÄTT MOMS PENNINGTVÄTTSLAGEN PENSIONSPLANERING FÖR FÖRETAGARE PENSIONSSTIFTELSER PERSONLIG EFFEKTIVITET PRESENTATIONSTEKNIK PRISSÄTTNING PROJEKTARBETE I FÖRETAG REDOVISNING I BOSTADSRÄTTS FÖRENINGAR REDOVISNING I LANTBRUK REPRESENTATION REVISION I FÖRENINGAR SAMBOBOKEN SAMFÄLLIGHETER SEMESTER & SJUKFRÅNVARO SKATTEFÖRFARANDET SKATTENYHETER SKATTEPLANERING I AKTIEBOLAG SKATTEPLANERING I ENSKILD FIRMA SKOGSÄGARBOKEN STARTA & DRIVA FÖRETAG START UP AND RUN A BUSINESS IN SWEDEN STYRELSEARBETE I AKTIEBOLAG STYRELSEARBETE I BOSTADSRÄTTSFÖRENINGAR STYRELSEARBETE I FÖRENINGAR TESTAMENTSHANDBOKEN TRAKTAMENTE VD-BOKEN WORKING CAPITAL MANAGEMENT VÄRDEPAPPER VÄRDERING AV FÖRETAG ÄGARSKIFTE I FÖRETAG

Bokföring och bokslut i enskild firma Förenklat årsbokslut enligt K1-reglerna av Anette Broberg och Cecilia Stuart Bouvin Sjätte upplagan

Björn Lundén Information AB box 84, 820 64 Näsviken tel: 0650-54 14 00 fax: 0650-54 14 01 info@blinfo.se www.blinfo.se facebook.com/blinfo Copyright Björn Lundén Information AB. Omslag och sättning av Anki Wallner, Björn Lundén Information AB. Teckensnitten är New Century Schoolbook och Franklin Gothic. Bröd texten är tryckt i 10 punkters teckengrad med 12 punkters kägel. Sjätte upplagan, april 2016 ISBN tryckt bok: 978-91-7695-019-7 ISBN e-bok: 978-91-7695-034-0

Innehåll Om boken... 7 Del 1 Bokföringens grunder mm 9 Bokföringsskyldighet... 10 Löpande bokföring... 21 Vad ska bokföras?... 33 Bokföringens grunder... 47 Öppningsbalansräkning... 57 Moms... 66 Del 2 Löpande bokföring 73 Kontantförsäljning...74 Försäljning mot faktura... 79 Likvida medel... 92 Varulager och inköp... 103 Representa tion... 112 Redovisning av moms... 115 Försäkringar... 126 Bokföring av eget kapital... 130 Stöld... 138 Ägarens transaktioner med företaget... 140 Ägarens resor i tjänsten... 152 Skatter och avgifter... 158 Maskiner och inventarier... 161 Bilen...175 Leasing & avbetalningsköp...179 Fastigheter... 184 Hyrda lokaler samt lokal i egen bostad... 194 Rättigheter, patent, licenser mm... 199 Andelar... 204

Anställda... 206 Personalförmåner... 217 Anställdas resor och traktamenten... 225 Övriga transaktioner... 229 Del 3 Det förenklade årsbokslutet 235 Förenklat årsbokslut... 236 Förteckning över anläggningstillgångar... 245 Anläggningstillgångar Rättigheter, patent, licenser mm (B1)... 247 Byggnader och markanläggningar (B2)... 256 Mark mm (B3)... 265 Maskiner och inventarier (B4)... 268 Övriga anläggningstillgångar (B5)... 281 Omsättningstillgångar Varulager B6... 284 Kundfordringar B7... 293 Övriga fordringar B8... 298 Kassa och bank B9... 303 Skulder Låneskulder B13... 305 Skatteskulder B14... 307 Leverantörsskulder B15... 311 Övriga skulder B16... 314 Eget kapital (B10)... 318 Intäkter Försäljning, bilförmån mm (R1 R4)... 320 Kostnader Varor, material, avskrivningar mm (R5 R10)... 328 Upplysningar U1 U4 Periodiseringsfond, expansionsfond mm... 336 Praktikfall ett förenklat årsbokslut... 338 Del 4 Kontoplan 363 BAS 2016 Förenklat årsbokslut... 364 Sökordsregister... 377

Om boken Alla företag även de minsta ska upprätta ett års bokslut. Den som har en nettoomsättning på högst tre miljoner kronor får dock välja att göra ett förenklat årsbokslut. Den här boken riktar sig till dig som väljer att upprätta ett förenklat årsbokslut. Bokens upplägg Boken består av fyra avdelningar: Bokföringens grunder mm Löpande bokföring Det förenklade årsbokslutet Kontoplan Du bör inleda med att läsa bokens inledande kapitel för att få en sammanfattning av vad redovisningsreglerna innebär. I bokens första avdelning, Del 1 Bokföringens grunder mm, går vi detaljerat igenom enligt vilka metoder du kan bokföra, hur en verifikation ska se ut, mm. I avdelningen Del 2 Löpande bokföring är kapitlen grupperade ämnesvis. Ett kapitel handlar t ex om bilen. Där kan du läsa om hur du bokför löpande bilkostnader, hur du behandlar momsen vid köp och hur du bokför inköp och försäljning. En affärstransaktion som berör flera ämnesområden kan finnas beskriven på flera ställen i boken. I våra exempel använder vi kontoplanen BAS 2016 Förenklat årsbokslut. I avdelningen Del 3 Det förenklade årsbokslutet går vi igenom hur de olika posterna i det förenklade årsbokslutet ska hanteras. Till varje post finns utförliga exempel med konteringar. Sist i avdelningen finns ett praktiskt exempel på hur du upprättar ett för enklat årsbokslut. I avdelningen Del 4 Kontoplan hittar du den fullständiga baskontoplanen BAS 2016 Förenklat årsbokslut. 7

Om boken Bokens webbplats med uppdateringar mm På bokens webbplats finns ändringar och kompletteringar som inträffat efter att vi tryckt boken. På så sätt är boken aktuell under mycket längre tid. Där finns även de aktuella lagtexterna på området. Gå till vår startsida www.blinfo.se, välj fliken Böcker och boktiteln Bokföring och bokslut i enskild firma. På bokens sida väljer du fliken BokPlus. Förbättringar till nästa upplaga Detta är den femte upplagan av boken. Vi på förlaget tar tacksamt emot tips och förslag till förbättringar inför nästa upplaga. Vi är också glada om du vill tycka till om boken på www.blinfo.se. Gå till bokens sida under fliken Böcker och välj fliken Recensioner. Näsviken, april 2016 Anette Broberg och Cecilia Stuart Bouvin 8

Del 1 Bokföringens grunder mm 9

Bokföringsskyldighet I princip alla juridiska personer är bokföringsskyldiga, oavsett om de bedriver näringsverksamhet eller inte. Människor (fysiska personer) och dödsbon är bokföringsskyldiga endast om de bedriver näringsverksamhet. God redovisningssed Bokföringsskyldigheten ska fullgöras på ett sätt som överens stämmer med god redovisningssed. God redovisningssed är ett begrepp som man ofta stöter på i redovisningssammanhang. Man kan säga att god redovisningssed helt enkelt är den praxis som utarbetats av organisationer inom redovisningsområdet och som ska fungera som ett komplement till lagstiftningen. Bokför ings nämnden är den organisation som har till uppgift att utveckla god redovisningssed för de allra flesta företag (dock ej de riktigt stora). Vägledning För enskilda näringsidkare som upprättar ett förenklat årsbokslut är det god redovisningssed att följa Bokföringsnämndens väg ledningar Enskilda näringsidkare som upprättar förenklat årsbokslut och Bokföring. I vägledningarna finns instruktioner för vad som ska bok föras i före taget samt alla de redovisningsregler som gäller enligt bok förings lagen. När bokföringsskyldigheten upphör ska rådet Bok föringsskyldighetens upphörande i enskild näringsverksamhet följas. Bokföring i enskild firma Enskilda näringsidkare ska som huvudregel upprätta en samlad bokföring för alla sina verksamheter. Du får dock ha en bokföring för varje enskild verksamhet om det finns särskilda skäl och det är förenligt med god redovisningssed. Ett särskilt skäl kan vara att du som bokföringsskyldig bedriver en verksamhet på egen hand och en annan tillsammans med någon där en gemensam bokföring upprättas eller om du bedriver flera egna verksamheter som är fristående från varandra. Ett annat skäl är att en verksamhet bedrivs i filialform. Filialen anses då vara en egen verksamhet. 10

Om företaget har bokföring för varje enskild verksamhet ska de förvaras på en gemensam plats. Bokföringsskyldighet Gemensam bokföring för flera bokföringsskyldiga Har flera företag en gemensam verksamhet får de ha en gemensam bokföring för verksamheten om det är förenligt med god redovisningssed. Tanken är dock att var och en som är bokföringsskyldig ska upprätta en bokföring för den verksamhet som han eller hon driver själv eller till sammans med någon annan. Man har dock insett att det finns fall där det är ändamålsenligt för de som driver verksamhet tillsammans att ha en gemensam bokföring. Detta gäller främst enskilda näringsidkare som bedriver gemensam verksamhet i form av ett enkelt bolag. Man anser även att man bör kunna ha gemensam bokföring i andra fall när man bedriver gemensam verksamhet och då särskilt när det finns samägd egendom, t ex när två personer äger en lantbruksenhet tillsammans utan att ett bolagsavtal har upprättats. BFL 4 kap Bokföringsskyldighetens innebörd Avsluta räkenskapsåret med ett årsbokslut Alla enskilda näringsidkare ska avsluta sina räkenskaper med ett årsbokslut. Enskilda näringsidkare med en nettoomsättning som normalt uppgår till högst 3 milj kr (och som inte är skyldiga att upprätta årsredovisning) får upprätta ett förenklat årsbokslut. De som väljer att upprätta ett förenklat årsbokslut ska följa Bokföringsnämndens allmänna råd BFNAR 2006:1 vid upprättandet av det förenklade årsbokslutet. Det är dessa regler som vi beskriver i denna bok. Flera verksamheter Omsättningsgränsen för att få upprätta ett förenklat årsbokslut gäller per person. En person som driver flera verksamheter får upprätta ett förenklat årsbokslut om nettoomsättningen totalt för samtliga verksamheter är högst 3 milj kr. Är nettoomsättningen högre måste ett vanligt årsbokslut upprättas för samtliga verk samheter. Även då flera personer driver en verksamhet gemensamt (enkelt bolag) räknas omsättningsgränsen per person (vi förutsätter att delägarna är enskilda näringsidkare), dvs för respektive delägare i bolaget. Driver två personer en verksamhet i ett enkelt bolag (se även avsnittet nedan) som omsätter 5 milj kr och delägarna har rätt till hälften av 11

Bokföringsskyldighet resultatet vardera, får delägarna upprätta förenklat årsbok slut eftersom var och en av dem har en nettoomsättning som inte överstiger 3 milj kr. Följer man reglerna om förenklat årsbokslut i en verksamhet måste samma regler också tillämpas för de övriga verksamheterna. Gemensam bokföring i enkelt bolag Ett enkelt bolag uppstår när flera fysiska eller juridiska personer gemensamt driver en verksamhet. I ett enkelt bolag ansvarar varje delägare endast för sin del av skulderna och äger sin del av tillgångarna. Det enkla bolaget är inte bokförings skyldigt utan den skyldigheten vilar på respektive delägare. Huvudregeln är att varje näringsidkare ska ha en egen bokföring. Det är dock tillåtet att ha en gemensam bokföring för det enkla bolaget om bokföringen är ordnad så att det utan svårighet går att bedöma ställningen i varje enskilt företag, t ex genom att det i bok föringen går att se varje företags andel av det egna kapitalet. Den gemensamma bokföringen får avslutas med ett gemensamt årsbokslut. Om en eller flera av delägarna passerar omsättningsgränsen på 3 milj oner kr måste ett vanligt årsbokslut upprättas för det enkla bolaget även om det finns delägare som inte passerar denna gräns. Delägare som inte passerar 3-miljonersgränsen kan dock göra ett förenklat årsbokslut på sin del av verksamheten trots att ett årsbokslut görs enligt de allmänna reglerna för den gemensamma verksamheten. Pelle driver en bokföringsfirma och nettoomsättningen i verksam heten är 2,5 milj kr. Dessutom äger han tillsammans med sin syster Lisa ett lantbruk som har en nettoomsättning på 2 milj kr (1 milj kr vardera för Pelle och Lisa). Detta innebär att Pelle måste göra ett bokslut enligt de allmänna reglerna eftersom Pelles sammanlagda nettoomsättning överstiger 3 milj kr. Finns det en gemensam bokföring för lantbruket måste ett års bokslut enligt de allmänna reglerna upprättas för lantbruket trots att Lisa har en sammanlagd netto omsättning som inte överstiger 3 milj kr. Lisa kan dock välja att upprätta ett förenklat årsbokslut för sin del av lantbruksverk sam heten. Detta kommer att resultera i att det finns tre årsbokslut: Ett årsbokslut för hela lantbruket Ett årsbokslut för Pelles bokföringsbyrå Ett förenklat årsbokslut för Lisas andel i lantbruket. 12

Bokföringsskyldighet 5 000-kronorsgränsen I det allmänna rådet för enskilda näringsidkare som ska upprätta ett förenklat årsbokslut återkommer beloppet 5 000 kr som en gräns, t ex för när ett varulager ska tas upp som en tillgång eller när ett för skott från kund ska tas upp som en övrig skuld. Denna gräns gäller för en enskild näringsidkares samtliga verksamheter. Kalle har ett litet måleri som har ett lager på 3 000 kr. Dessutom äger han en lantbruksfastighet där det finns ett lager på 3 500 kr. Sammanlagt för båda verksamheterna finns det alltså ett lager på 6 500 kr (3 000 + 3 500). Verksamheterna har separat bokföring. Eftersom den sammanlagda nettoomsättningen för verksamheterna inte överstiger 3 milj kr väljer Kalle att avsluta bokföringen med ett förenklat årsbokslut, ett för måleriet och ett för lantbruket. Eftersom gränsen, 5 000 kr, för att vara tvungen att ta upp lager i bokslutet gäller sammanlagt för samtliga verksamheter måste Kalle ta upp lager i båda verksamheterna. Han redovisar därför lager på 3 000 kr i måleriet och 3 500 kr i lant bruket. Redovisningen i praktiken Redovisning innebär bl a att registrera, bearbeta och rapportera information som ska underlätta beslut i ekonomiska frågor. Begreppen redovisning och bokföring används ofta synonymt, vilket inte är korrekt. Bokföringen är den del av redovisningen som du utför när du registrerar uppgifterna i ett bokföringsprogram (eller för in dem i en dagbok). Arkiveringen, uppläggningen av redovisnings systemet, avstämningen och framtagandet av månadsrapporter hör också till bokföringen. Redovisningen innebär även annat än bokföring, t ex analys av rapporter, budgetering, mm. En bra redovisning är en förutsättning för att kunna ha bra kontroll över sin verksamhet. Den är också viktig som beslutsunderlag i stora och små frågor. Att sköta redovisningen i ett företag innebär flera saker. Alla doku ment som rör ekonomin ska sparas och ordnas så att du lätt kan hitta allt. Det är t ex verifikationer kontrakt pantbrev saldobesked brev/mail. 13

Bokföringsskyldighet Du bör också upprätta en systemdokumentationen, dvs beskriva hur bokföringssystemet är uppbyggt. Det är en beskrivning av hur bokföringen är organiserad i just ditt företag. BFL 5 kap 11 Verifikationer För varje affärshändelse ska det finnas en verifikation. Med en verifikation menas de uppgifter som dokumenterar en affärs händelse eller en justering i bokföringen, t ex en bokslutstransaktion eller en rättelse. Verifikationerna kan se ut på olika sätt och är t ex kvitton fakturor kreditnotor reverser köpeavtal kontoutdrag räntebesked bokföringsorder lönebesked avräkningsnotor. Dessa ska bokföras uppdelade på olika konton. Bokförings lagen reglerar hur den löpande bokföringen ska läggas upp och skötas. Om företaget inte har fått något underlag om en affärshändelse ska du själv sammanställa en verifikation, t ex om du inte har fått något underlag vid inköp av en vara eller en tjänst. Andra fall när du måste upprätta en egen verifikation är vid egna uttag och insättningar i företaget. Uppgifter som ska finnas med Grunden för en verifikation är kvittot eller fakturan som du ställt ut eller tagit emot. På verifikationen ska det finnas uppgifter om när verifikationen upprättats (vanligen fakturadatum) när affärshändelsen inträffat vad affärshändelsen avser vilket belopp det gäller vilka köpare och säljare som är inblandade vilka dokument som ligger till grund för affärshändelsen och var origi nalhandlingen förvaras (om den inte finns bland verifikationerna). Offerter eller avtal vill du kanske inte ha i original i verifikationspärmarna. 14

Enligt bokföringslagen får uppgifter utelämnas om det är förenat med svårighet att få fram dem. Normalt är det uppgiften om motpart som det kan vara svårt att få fram. Den uppgiften får utelämnas om företaget får betalt direkt i samband med att en vara levereras eller en tjänst utförs och kundkretsen i huvudsak är anonym och motparten normalt inte identifieras, eller kundkretsen i huvudsak inte är anonym men uppgiften om motpart inte registreras i företagets kassaregister eller ingår i företagets kassarapport. Bokföringsskyldighet Skriv verifikationsnummer Du ska numrera dina underlag, dvs varje verifikation ska ha ett verifikationsnummer. Numreringen ska göras i den ordning veri fikationeras registreras (bokförs). Serien ska föras i en följd utan att mellanliggande nummer hoppas över. Det är tillåtet att använda flera verifikationsserier. Syftet med verifikationsnummer är att du ska kunna sammankoppla verifikationen med den bokförda händelsen. BFL 5 kap 6 10 Kontering på verifikation Det finns inget generellt krav att du skriva ned konteringen (ange på vilka konton affärshändelsen ska bokföras) på verifikationen utan det räcker normalt att den framgår av bokföringsposten. Du måste dock skriva konteringen på verifikationen om det behövs för att säkerställa sambandet mellan verifikationen och bokföringsposten, t ex om en verifikation innehåller flera delposter och det inte är tydligt hur de olika delposterna ska klassificeras. Gemensam verifikation vid likartade affärshändelser Huvudregeln är att det för varje affärshändelse ska finnas en veri fika tion. I vissa fall skulle detta dock leda till orimligt många verifika tioner. Företaget får därför i vissa fall dokumentera flera likartade affärshändelser i en gemensam verifikation, dvs dokumentera flera affärshändelser i samma verifikation. En stor livsmedelsbutik kan ha 1 000 kunder varje dag. Om butiken skulle vara tvungen att göra en verifikation för varje försäljning skulle det bli ungefär 300 000 verifikationer per år bara för kassaförsäljningen. 15

Bokföringsskyldighet Likartade affärshändelser som får dokumenteras genom en gemensam verifikation är: återkommande affärshändelser som av praktiska skäl sammanförs i en samlingsfaktura som avser högst en månad (t ex leveranser till dagligvaruhandeln och tjänster som utförs återkommande såsom städning), affärshändelser som genereras automatiskt (genom periodisk databearbetning, t ex hyror och räntor), eller andra likartade affärshändelser hör till en och samma dag och som av praktiska skäl är lämpliga att sammanföra (t ex löner som sammanställs till en lönelista). För att företaget ska få använda en gemensam verifikation krävs det att företaget har ett system för intern kontroll av levererade varor och utförda tjänster. Gemensam verifikation vid kontantförsäljning Vid kontantförsäljning av varor och tjänster får inbetalningarna under en dags försäljning under vissa förutsättningar dokumenteras genom en gemensam verifikation. Det gäller om försäljningen registreras i ett kassaregister (krävs inte att registret är certifierat), eller försäljningen avser mindre belopp. Med kassaregister menas kassaapparat, kassaterminal, kassasystem och liknande apparater för registrering av varor och tjänster. Försäljning mot kontokort (eller andra elektroniska betalningsmedel såsom sms och elektroniska presentkort) får ingå i en gemensam verifikation som avser försäljning mot kontant betalning eller redovisas i separata gemensamma verifikationer för varje slag av betalningsmedel. Observera att försäljning mot faktura som registreras i företagets kassaregister inte får ingå i en gemensam verifikation som avser försäljning mot kontant betalning. BFL 5 kap 6 När företaget använder ett kassaregister ska den gemensamma verifikationen bestå av ett tömningskvitto (ofta kallat Z-dagrapport) plus kontrollremsor eller journalminne. Kontrollremsorna och journalminnet innehåller uppgifter om de affärshändelser som har skett under dagen. 16

Bokföringsskyldighet Pia driver en klädbutik och registrerar försäljningen i ett kassaregister. Det var 40 kunder som handlade under dagen. Pia får i detta fall upprätta en gemensam verifikation över dagens försäljning. Hon skriver ut en Z-dagrapport från kassaregistret. TIll rapporten lägger hon kontroll remsorna som visar dagens försäljningar. Den totala försäljningen ( kontant) uppgick till 30 000 kr plus moms. [1910] Kassaförsäljning 26/2 37 500 [3000] Försäljning 30 000 [2611] Utgående moms 7 500 Sker försäljningen från en myntautomat med kassaregister ska den gemensamma verifikationen bestå av uppgifter om den löpande registreringen och en sammanställning av de registrerade affärshändelserna. Om företaget inte använder ett kassaregister ska den gemensamma verifikationen bestå av en kassarapport per kassa. Av rapporten ska det framgå vilken dag den gäller på vilken/vilka orter försäljningen har gjorts, och dagens försäljningssumma. Den som upprättar kassarapporten ska datera och underteckna kassarapporten. Om du väljer att dokumentera försäljningen i en gemensam verifikation ska försäljningen delas upp på kontant försäljning och försäljning mot kontokort eller andra elektroniska betalningsmedel såsom sms samt försäljning mot faktura. Även en sammanställning över försäljningen mot kontokort, andra elektroniska betalningsmedel eller faktura ska ingå i den gemensamma verifikationen. Eftersom sammanställningen normalt inte innehåller all relevant information ska även köpnotor (pappersform eller elektronisk form) ingå i den gemensamma verifikationen. Sammanställningen vid försäljning mot kontokort motsvaras av de uppgifter du skickar till kontokortsföretaget. När det gäller försäljning mot elektroniska betalningsmedel såsom elektroniska presentkort eller sms kan det krävas att du hämtar en sammanställning från inlösenföretagets/operatörens webbplats. 17

Bokföringsskyldighet Krav på kassaregister Certifierat kassaregister Om du har en kontantförsäljning på minst 4 prisbasbelopp, dvs 177 200 kr år 2016, måste du normalt ha ett certifierat kassaregister. Förutom betalning med sedlar och mynt räknas även betalning med kontokort (t ex betalkort och kreditkort) som kontant betalning. Följande verksamheter behöver inget kassaregister: Taxi Distans- och hemförsäljning, t ex post orderförsäljning, internetförsäljning och telefonförsäljning. Försäljning med hjälp av varuautomat eller annan liknande automat eller i en automatiserad affärslokal. Automatspel enligt lotterilagen. Obemannad försäljning (när ett företag säljer varor eller tjänster mot kontant betalning där köparen själv sköter betalningen genom att betala med kort eller lägga betalningen i ett fack, en låda eller liknande). Bingospel (tillstånd enligt lotterilagen). Försäljning som registreras i vissa terminalsystem, t ex terminalsystem som används av ombud för ATG och Svenska Spel. Kontantfakturor i stället Om ett företag upprättar en faktura och samtidigt tar kontant betalt (en så kallad kontantfaktura) räknas detta inte som kontant försäljning om fakturan uppfyller vissa krav. Förutsättningen för att den ska räknas som fakturerad försäljning (och inte som kontant försäljning) är att fakturan innehåller följande uppgifter: När verifikationen har sammanställts. När affärshändelsen har inträffat. Vad den avser. Vilket belopp den gäller. Vilken motpart den berör (namn och adress). En kontantfaktura utgör en fullständig enskild verifikation den kan inte ingå i en gemensam verifikation. Det är dock tillåtet att komprimera uppgifter från fakturorna i listor och använda dessa listor (fakturajournaler) i bokföringen. Även denna lista räknas då som en verifikation. Varje faktura ska vara försedd med fakturanummer och listan får bara avse en dags fakturering. Observera att den kontanta betalningen av kontantfakturan ska bokföras senast påföljande arbetsdag. 18

Bokföringsskyldighet Räkenskapsinformation ska arkiveras En handling räknas som räkenskapsinformation om dess innehåll är av bety d else för att man ska kunna förstå bokföringssystemets uppläggning eller kunna följa en affärshändelse och förstå dess innebörd. Som räkenskapsinformation räknas: Verifikationer, dvs fakturor, kvitton mm som beskriver och bekräftar affärshändelser. Sidoordnad bokföring (t ex fakturajournaler och kassajournal). Förenklat årsbokslut. Bokföringsmedia, dvs alla kort, lösblad, böcker, datamedia eller andra hjälpmedel för grundbokföring, huvudbokföring och årsbokslut (förenklat och vanligt). Kontoplaner, manualer för bokföringsprogram, programvara för datorer och kassaregister. Instruktioner om redovisningsprinciper och värderingsnormer. Inventeringslistor, lagerspecifikationer och andra bilagor. Även avtal och andra handlingar (t ex pantbrev och skuldebrev) som har särskild betydelse för att visa verksamhetens ekonomiska ställning är räkenskapsinformation. Följesedlar är också räkenskapsinformation såvida inte de uppgifter som finns på följesedeln även finns på fakturan. Tidsbeställningslistor och liknande är räkenskapsinformation endast om de noteringar som finns där är det enda underlaget för redovisning av inkomsterna. All räkenskapsinformation ska arkiveras. Även avtal, ansvarsförbindelser, företagsinteckningar och andra handlingar som är viktiga för att visa företagets ekonomiska förhållanden är normalt sett räkenskapsinformation och ska arkiveras. Oavsett om informationen finns i läsbar form eller digitalt, ska den finnas tillgänglig under hela arkiv erings tiden (7 år). Det finns dock möjlighet att efter viss tid överföra informationen till annat material. Vi går dock inte in på dessa regler. Ett företag har räkenskapsår 1 jan 2016 31 december 2016. Räkenskapsmaterialet för detta räkenskapsår måste då sparas i sju år, dvs t o m 2023-12-31. BFL 7 kap 19

Bokföringsskyldighet Räkenskapsåret För enskild näringsverksamhet finns bara ett tillåtet räkenskapsår, nämligen januari december (kalenderår). Brutet räkenskapsår får inte användas av enskilda närings idkare. När du startar företaget får du förlänga eller förkorta ditt första räkenskapsår så att det slutar den 31 december. Du får dock aldrig förlänga räkenskapsåret så att det blir längre än 18 månader. En fördel med förkortat räkenskapsår är att du så snart som möjligt efter att verksamheten kommit igång tvingas ta tag i bokslut och deklaration. När du avslutar din verksamhet kan du ha ett sista förkortat (men inte förlängt) räkenskapsår. 20

Löpande bokföring Du kan välja mellan två metoder för den löpande bokföringen: kontantmetoden, och faktureringsmetoden. Faktureringsmetoden innebär att du löpande bokför alla affärshändelser, t ex kundfordringar och leverantörsskulder, när fakturan skickas respektive mottas. Faktureringsmetoden är huvudmetoden i bokföringslagen och ska tillämpas av alla större företag. Kontantmetoden innebär att du löpande under året endast bokför de affärshändelser som avser inbetalningar och utbetalningar, samt insättningar och uttag, dvs du bokför inte några kundfordringar eller leverantörsskulder i den löpande bokföringen. Kund- och leverantörs fakturor bokförs alltså först i samband med att du får betalt från kund respektive betalar dina inköp. I samband med bokslutet bokför du dock övriga affärshändelser som är nödvändiga för att fastställa företagets resultat och ställning, t ex obetalda fordringar och skulder. Läs mer om de båda metoderna längre fram. Bokföringstidpunkt I bokföringslagen finns bestämmelser för när olika affärshändelser ska bokföras. Enligt bokföringslagen ska alla (undantaget vissa gåvor) affärshänd elser enligt huvudregeln bokföras löpande (faktureringsmetoden). Små företag som får tillämpa kontantmetoden får dock i sin löpande bokföring vänta med att bokföra affärshändelserna tills betalning sker, dvs enligt den så kallade kontantmetoden. En affärshändelse är enligt bokföringslagen en händelse som för ändrar storleken och sammansättningen på företagets förmögenhet, och som beror på företagets ekonomiska relationer med omvärlden. Det kan vara in- och utbetalningar, uppkomna fordringar och skulder samt egna tillskott och uttag ur verksamheten av pengar, varor eller annat. 21

Löpande bokföring Exempel på vanliga affärshändelser är: inbetalningar från kunder överföringar mellan plusgiro och bankkonto utbetalningar till leverantörer löneutbetalningar till anställda upptagande av lån i bank amorteringar till banken utgifter för varuinköp. Den tid som du har på dig att bokföra de olika transaktionerna är lika lång oavsett om du använder dig av faktureringsmetoden eller kontantmetoden. Kontanta in- och utbetalningar Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbets dag, t ex i en kassabok. Med påföljande arbetsdag menas första arbetsdagen efter den dag affärshändelsen inträffade. Är det mer än några dagar mellan affärshändelsen och påföljande arbetsdag ska du bokföra de kontanta in- och utbetalningarna senast dagen efter den dag då affärshändelsen inträffade. Har du t ex sålt en vara kontant på fredagen och har stängt under lördag och söndag ska du bokföra försäljningen på måndagen. Men har företaget en verksamhet som är koncentrerad till perioder som är klart åtskilda från varandra, t ex att företaget deltar på olika marknader eller mässor, ska affärshändelserna bokföras senast dagen efter den dag de inträffade. Använder företaget ett certifierat kassaregister får företaget dröja med att bokföra de kontanta- in och utbetalningar som registreras i registret i registreringsordning till 50 dagar efter utgången av den månad då affärshändelsen inträffade. Observera att registret ska vara certifierat enligt skatteförfarandelagen 39 kap 8 andra stycket. Med kontanta in- och utbetalningar menas inte bara betalningar med sedlar och mynt utan även betalning med kundens bank- eller kreditkort, postväxlar och andra betalningsaviseringar som kan omsättas i pengar. Mottagna betalningsaviseringar i form av t ex presentkort, rabattkuponger och måltidskuponger ska jämställas med kontanta inbetalningar. Det gäller under förutsättning att företaget får ersättning för kupongerna mm från en tredje part. Det gäller inte t ex presentkort som företaget har ställt ut. In- och utbetalningar som görs via bank- eller plusgiro, eller med ditt kontokort ingår inte i kontantbegreppet. 22

Löpande bokföring Andra affärshändelser Andra affärshändelser än kontanta in- och utbetalningar ska enligt bokföringslagen bokföras så snart det är möjligt. Det innebär att bokföringen ska göras så snart företaget har tillräckliga uppgifter för att kunna bokföra affärshändelsen. Bokföring av fordringar och skulder får du göra i samband med att du utfärdar eller får en faktura (eller liknande handling). Bokföring av andra affärshändelser än kontanta in- och utbetalningar får enligt bokföringslagen senareläggas om det finns skäl för det och det är förenligt med god redovisningssed. För att bokföringen ska få senareläggas krävs det att verifikationerna ordnas i takt med att du mottar dem. Du kan t ex sortera in verifikationerna i datumordning i en pärm i avvaktan på att de ska bokföras. Du ska även komplettera verifikationer om det saknas uppgifter. Bokföring får normalt senareläggas till högst 50 dagar efter utgången av den månad då affärshändelsen inträffade. Då sammanfaller bokföringen med momsredovisningen för företag som redovisar momsen varje månad. Företag med låg omsättning får senarelägga bokföringen ytterligare för att samordna bokföringen med kvartalsredovisning av moms samt redovisningen av årsmoms. Företag med en nettoomsättning som uppgår till högst 3 miljoner kr får avvakta med bokföringen till 50 dagar efter utgången av det kvartal som affärshändelsen inträffade. Det innebär att bokföring samordnas med momsredovisningen i ett företag som har kvartalsredovisning av moms. Företag med en nettoomsättning som normalt uppgår till högst 1 milj kr per år får senarelägga bokföringen till 60 dagar efter utgången av det räkenskapsår då affärshändelsen inträffade, dvs bokföra en gång per år i samband med redovisningen av årsmomsen. Det gäller under förutsättning att det normalt förekommer högst 50 verifikationer som avser sammanlagt högst 250 affärshändelser per räkenskapsår. Har företaget ingen handel med EU får du dröja med bokföringen till den 2 maj, dvs tills inkomstdeklarationen ska lämnas. Har du anstånd med att lämna inkomstdeklarationen ska bokföringen göras senast vid anståndstidpunkten. Har företaget ett förlängt eller förkortad räkenskapsår ska antalet verifikationer och affärshändelser justeras. Senareläggning vid sjukdom mm I undantagsfall får bokföringen göras vid en senare tidpunkt än de vi angivit ovan. Det gäller om det finns särskilda hinder av tillfällig natur, t ex akut sjukdom eller oförutsedd arbetsbelastning hos 23

Löpande bokföring redovisningskonsulten. En bedömning av om särskilda hinder finns görs med hänsyn till omständigheterna i det enskilda fallet. Observera att det inte är möjligt att skjuta på bokföringen någon längre tid utan bara någon eller några dagar. Du måste aktivt försöka att lösa situationen så att affärshändelserna bokförs. Skillnad mellan metoderna Om du säljer en vara mot faktura ska kundfordran vara bokförd senast en månad efter fakturautskicket om du bokför enligt faktureringsmetoden. Använder du kontantmetoden medför fakturautskicket ingen bokföringsåtgärd, utan det är först när kunden betalar som affärshändelsen ska bokföras. Du har till slutet av månaden efter betalningen på dig att bokföra. Betalar kunden kontant vid försäljningen ska försäljningen bokföras senast påföljande arbetsdag. Det gäller oavsett vilken metod företaget använder. Vissa gåvor behöver inte bokföras Om företaget får en gåva i form av begagnade kläder, möbler eller liknande och marknadsvärdet är svårt att bestämma men kan antas vara lågt behöver den inte bokföras i samband med att den mottas. Det gäller under förutsättning att du planerar att sälja den vidare, skänka bort den eller utrangera den. Finns den mottagna gåvan kvar vid bokslutet måste du dock ta upp den. Grundbokföring och huvudbokföring De olika affärshändelserna ska enligt bokföringslagen bokföras så att de kan presenteras i registreringsordning (grundbokföring) och systematisk ordning (huvudbokföring). I grundbokföringen bokför du alltså alla affärshändelser så att de kan presen teras i den ordning som de har registrerats. Det ska alltså gå att utläsa av bokföringen i vilken ordning de olika bokförings posterna har förts in i bokföringssystemet. I och med att det av bokföringen ska framgå i vilken ordning affärshändelserna har registrerats, ska du löpande numrera underlagen, dvs ge varje verifikat ett nummer. Med verifikat menas t ex kvitton, fakturor och köpeavtal. Du kan läsa mer om verifikationer i kapitlet Bokföringsskyldighet. 24

Löpande bokföring Affärshändelserna ska även bokföras så att de kan presen teras i systematisk ordning. Det innebär att de ska vara sorterade med hänsyn till deras art, dvs du bokför t ex varuinköp för sig och försäljning för sig. Huvudbokföring innebär alltså att du delar upp redovisningen på olika konton. För dig som upprättar ett förenklat årsbokslut är kraven på en systematisk uppdelning av affärshändelserna små. I princip räcker det att företagets bokföring är organiserad så att det finns ett konto för varje post som företaget redovisar i det förenklade årsbokslutet. Ur den löpande bokföringen ska det gå att få fram i vilken ordning affärshändelserna har registrerats. Det ska dessutom för varje bokförd post gå att utläsa datum eller månad för affärshändelsen (redovisningsperiod), verifikationsnummer eller motsvarande identifieringstecken, kontering och bokfört belopp. Du är normalt inte skyldig att skriva konteringarna på verifikaten utan det räcker att du kan ta fram uppgifterna ur bokföringsprogrammet. Enklast är det dock om du gör konteringarna direkt på underlaget. Bokföringen blir då mer överskådlig än om du måste ta fram rapporter ur ditt bokföringssystem för att se hur du har konterat en verifikation. Du måste dock skriva konteringen på verifikationen om det behövs för att säkerställa sambandet mellan verifikationen och bokföringsposten, t ex om en verifikation innehåller flera delposter och det inte är tydligt hur de olika delposterna ska klassificeras. Observera dock att du alltid måste ange verifikationsnumret eller liknande direkt på verifikatet. I vissa fall får flera affärshändelser bokföras i samma bokföringspost Kravet på presentation i registreringsordning och systematisk ordning gäller samtliga affärshändelser. Varje affärshändelse ska därför kunna presenteras separat. I vissa fall får dock flera affärshändelser bokföras och presenteras i en bokföringspost. Med bokför ingspost menas de uppgifter om t ex en affärshändelse som registrerats i grund- eller huvudbokföringen. När du bokför i ett bokför ingsprogram är hela registreringen av en affärshändelse en bokföringspost. Affärshändelser som har dokumenterats genom en gemensam verifikation får bokföras och presenteras i en bokföringspost. 25

Löpande bokföring Likartade affärshändelser som hör till en och samma dag som dokumenteras genom flera verifikationer får bokföras och presenteras i sammandrag i en bokföringspost. Det gäller om det utan svårighet går att avgöra vilka affärshändelser som ingår i bokföringsposten. Denna bestämmelse kan användas vid t ex försäljning mot så kallad kontantfaktura eller vid försäljning i en internetbutik. Varje försäljning ska dock dokumenteras med en enskild verifikation men dagens försäljningar kan sedan bokföras och presenteras i en bokföringspost. Affärshändelser som ingår i en mottagen faktura (eller liknande handling) och som dokumenteras genom flera verifikationer får bokföras och presenteras i sammandrag i en bokföringspost. Det gäller om det utan svårighet går att avgöra vilka affärshändelser som ingår i bokföringsposten. Exempelvis får affärshändelserna som ingår i en kontokortsfaktura eller annan samlingsfaktura bokföras i sammandrag i en bokföringspost. Även affärshändelser som bokförts och presenterats i registreringsordning i ett delsystem (t ex i en kassajournal eller fakturajournal) får i den systematiska sammanställningen bokföras och presenteras i sammandrag i en bokföringspost. Observera dock att affärshändelserna ska hänföras till rätt kalendermånad (redovisningsperiod). Om du t ex har valt att föra en kassajournal och får avvakta med bokföringen i systematisk ordning till 50 dagar efter utgången av kvartalet ska du bokföra kassajournalen i tre bokföringsposter, dvs en för respektive kalendermånad. 26

Löpande bokföring 27

Löpande bokföring 28 Bokföringsprogram Genom att använda ett bokföringsprogram sparar du tid, eftersom grundbok och huvudbok förs samtidigt. Dessutom kan du snabbt och enkelt producera rapporter, t ex balansrapport (visar tillgångar, skulder och eget kapital) resultatrapport (visar intäkter, kostnader och resultat) huvudbok (samtliga poster som bokförts på ett visst konto, t ex årets inköp av förbrukningsinventarier) dagbok (samtliga poster som har bokförts under en viss period). Rättelse av bokföringspost Har du bokfört en verifikation på ett felaktigt sätt ska du göra rättel sen på en särskild verifikation och i en särskild rättelsepost (när du bokför i ett program). Du får alltså inte inte förstöra den felaktiga verifikationen och ersätta den med en ny. På rättelseveri fikationen anger du vilken verifikation som rättas, när rättelsen har gjorts och vem som rättat posten. För att det tydligt ska framgå att en verifikation har rättats bör du även på den felaktiga verifika tionen ange rättelseverifikationens nummer. För att uppfylla kraven på presentation i registreringsordning krävs att rättelseverifikationen bokförs i den redovisningsperiod i vilken felet upptäckts. Det innebär att en rättelse inte får göras i en redovisningsperiod om arbetet med perioden är avslutad. Om felet däremot upptäcks innan arbetet med redovisningsperioden är avslutad, ska rättelsen göras i den perioden. Arbetet med en viss redovisningsperiod anses avslutad när samtliga affärshändelser är bokförda och eventuella avstämningar och rättelser är gjorda. Om bokföringen är senarelagd med t ex 50 dagar efter utgånget kvartal är arbetet avslutat när kvartalets händelser och rättelser är bokförda. Redovisningsvaluta I din bokföring ska du använda svenska kronor som redovisningsvaluta. Kontoplan för förenklat årsbokslut Varje företag har en kontoplan där företagets samtliga konton finns samlade. När du bokför ska alla transaktioner (affärshändelser) samlas på de konton de hör till. För varje slag av tillgång, skuld, eget kapital, kostnad och intäkt, finns ett konto, t ex för kassan, företagskonto (bank), varuinköp och försäljning. På så sätt kan du lätt ta ut rapporter och få en överblick över företagets ekonomiska ställning. Dessutom använder du kontosammanställningarna när du gör det förenklade årsbokslutet och deklarationen.

Löpande bokföring Den BAS-kontoplan som vi använder i denna bok är särskilt framtagen för företag som upprättar ett förenklat årsbokslut och heter BAS 2016 Förenklat årsbokslut. Den finns i två varianter; en mindre med ca 40 konton och en större. Det är den större kontoplanen som vi använder i denna bok. Kontantmetoden Löpande bokföring Kontantmetoden innebär att du löpande under året endast bokför de affärshändelser som avser inbetalningar och utbetalningar, samt insättningar och uttag, dvs du bokför inte några kundfordringar eller leverantörsskulder i den löpande bokföringen. Köper du in varor till ditt företag på kredit, medför själva inköpet ingen bokföringsåtgärd från din sida, dvs du bokar inte upp någon skuld till leverantören. Det är först vid betalningen av fakturan som du bokför inköpet. Bokför du enligt kontantmetoden är det praktiskt om du använder den så kallade bokslutsmetoden för moms eftersom de båda metoderna bygger på samma princip (se kapitlet Moms). [4000] Varuinköp 8 000 [1930] Företagskonto 10 000 [2641] Ingående moms 2 000 Petter köper in varor till företaget för 8 000 kr plus moms. Han får en faktura som ska betalas på 30 dagar (31 augusti). Han sorterar fakturan tillsammans med övriga fakturor som ska betalas i slutet av augusti. När fakturan betalas bokför han varuinköpet på 8 000 kr på konto [4000], vilket gör att kostnaderna ökar. Samtidigt bokför han momsen på 2 000 kr [2641]. Betalningen på 10 000 kr görs från företagskontot [1930]. Detsamma gäller när du säljer varor eller tjänster på kredit, dvs mot faktura. Du bokför försäljningen först när kunden betalar varan eller tjänsten, dvs du bokar inte upp någon kundfordran. 29

Löpande bokföring [1920] Plusgiro 12 000 [3000] Försäljning 9 600 [2611] Utgående moms 2 400 Petter skickar en faktura till en kund på 12 000 kr inklusive moms för sålda varor. Han sorterar in fakturan efter förfallodatum i en pärm. När kunden betalar fakturan bokför han inbetalningen på 12 000 kr som kunden gör via plus girot [1920]. Han bokför 9 600 kr som försäljning [3000] i kredit, vilket gör att intäkterna ökar. Samtidigt krediteras kontot utgående moms [2611] med 2 400 kr. Vid årets slut För företag som bokför enligt kontantmetoden är utgångspunkten att den löpande bokföringen bara innehåller in- och utbetalningar samt insättningar och uttag. I samband med bokslutet måste man då även bokföra fordringar och skulder (t ex leverantörsskulder och kundfordringar) och övriga poster som påverkar räkenskapsårets intäkter och kostnader, t ex förändringen av varulager. Du som bokför enligt kontantmetoden får dock upprätta en förteckning (bokslutsunderlag) över de olika bokslutshändelserna. Av boksluts underlagen ska det bland annat framgå hur kundfordringar, leverantörs skulder, lager, avskrivningar mm har beräknats. Dessa uppgifter för du in i det förenklade årsbokslutet. I och med detta anses du ha uppfyllt din bokföringsskyldighet. Om du bokför i ett bokförings program innebär detta att du inte behöver registrera boksluts händelserna i ditt program. Läs mer om detta i kapitlet Förenklat årsbokslut. 30

Löpande bokföring Kontering av bokslutshändelser Du kan dock välja att bokföra även bokslutshändelserna i ditt bok föringsprogram. Här ser du exempel på hur man bokför leverantörsskulder och bokar upp varulager. [4000] Varuinköp 12 000 [2440] Leverantörsskulder 15 000 [2641] Ingående moms 3 000 Petter köper under december in varor till företaget för 12 000 kr plus moms 3 000 kr. Varorna levereras till företaget i slutet av december. Fakturan för faller först i slutet av januari. I bokslutet tar han upp leverantörsskulden [2440] inklusive moms 15 000 kr. Han bokar upp varukostnaden [4000] och momsen [2641]. Under året bokför du alla varuinköp som kostnad. I bokslutet måste du dock ta upp osålda varor som tillgång (varulagrets värde). Du minskar då varukostnaden med varulagrets förändring. På så sätt påverkar bara kostnaden för sålda varor företagets resultat. [1400] Varulager 24 250 [4900] Lagerförändring 24 250 Petter inventerar sitt lager på bokslutsdagen. Varulagrets samlade anskaffningsvärde uppgår till 25 000 kr (värderat enligt priset på den senaste fak turan). Varornas värdeminskning beräknas schablonmässigt till 3%. Petter tar därför i det förenklade årsbokslutet upp lagret [1400] till 24 250 kr (97% av 25 000) och eftersom han startade verksamheten under året har han inget lager uppbokat sedan tidigare. Han minskar därmed årets varukostnad genom att kreditera konto [4900], Lagerförändring, med lagrets värde. Du kan läsa mer om hur du upprättar det förenklade årsbokslutet i avdelningen Det förenklade årsbokslutet. 31

Löpande bokföring Faktureringsmetoden Faktureringsmetoden innebär att du löpande bokför alla affärshänd el ser. Faktureringsmetoden innebär alltså, till skillnad från kontantmetoden, att du löpande även bokför kundfordringar och leverantörsskulder. Bokför du enligt faktureringsmetoden bör du använda fakturer ingsmetoden även för din momsredovisning (se kapitlet Moms). När du använder faktureringsmetoden leder t ex ett varuinköp normalt till flera bokföringsåtgärder. När varan levereras och du får en faktura bokar du upp en leverantörsskuld och tar upp inköpet som kostnad samt bokför den ingående momsen. När du sedan betalar fakturan bokar du bort leverantörsskulden. [4000] Varuinköp 8 000 [2440] Leverantörsskuld 10 000 [2641] Ingående moms 2 000 Petter köper in varor till företaget för 8 000 kr plus moms. Han får en faktura som ska betalas på 30 dagar. Han bokför 10 000 kr som leverantörsskuld [2440]. Han tar upp 8 000 kr som varukostnad [4000] samt bokför momsen 2 000 kr på konto [2641]. [2440] Leverantörsskulder 10 000 [1930] Företagskonto 10 000 Petter betalar leverantörsfakturan på 10 000 kr via företagskontot [1930]. Han bokar bort skulden till leverantören [2440] på 10 000 kr. Förenklat årsbokslut Även om du bokför enligt faktureringsmetoden måste du periodisera kostnader och intäkter så att du får ett korrekt resultat för räkenskapsåret. Du ska även t ex värdera lagret och bokföra avskrivningar på inventarier och byggnader, osv. Hur du upprättar bokslutet kan du läsa om i avdelningen Del 3 Det förenklade årsbokslutet. 32

Vad ska bokföras? I företagets bokföring ska du endast ta upp sådant som hör till företaget. Som enskild näringsidkare ska du alltså hålla din privata ekonomi skild från företagets. Företaget och företagaren När det gäller företagsformen enskild firma finns det ingen klar skilje linje mellan företaget och företagaren på samma sätt som när det gäller t ex ett aktiebolag. Ett aktiebolag är både en juridisk person och ett skattesubjekt och kan därmed både äga saker och bli beskattat för intäkterna från bolagets verksamhet. En enskild firma är varken en juridisk person eller ett skattesubjekt. Det är före tagaren själv som äger alla tillgångar i företaget och som blir beskattad personligen för resultatet av verksamheten även om beskattningen sker i inkomstslaget näringsverksamhet. I en enskild firma kan det därför vara svårt att exakt veta vad som ska bokföras i företaget. Ska en tillgång som delvis används i före taget, t ex en bil, betraktas som en tillgång i verksamheten eller är den privat? Hur betraktas ett privat lån om en näringsfastighet har ställts som säkerhet för lånet? Bokföringsnämnden har i sin vägledning angett vad som ska bokföras i företaget och vad som ska anses tillhöra företagarens privata sfär. I vissa fall kan du dock välja om en tillgång ska bokföras i företaget eller inte. Företagstillgångar eller privata tillgångar Du får endast bokföra tillgångar som du äger i företaget. Det innebär alltså att tillgångar som du hyr eller leasar inte får bokföras som tillgång i företaget. Leasingavgifter och hyror av t ex maskiner bokförs alltså direkt som kostnad i företaget. En tillgång ska antingen bokföras i företaget i sin helhet eller betraktas helt och hållet som privat. Det finns dock speciella regler för byggnader och mark, bilar samt kontanta medel och vissa finansiella tillgångar. Läs mer om de särskilda reglerna under separata rubriker nedan. 33

Vad ska bokföras? Ingen klyvning Att en tillgång antingen ska bokföras i företaget i sin helhet eller inte alls, innebär alltså att du inte får göra en uppdelning efter hur tillgången används. Om t ex en dator används till hälften i företaget kan du inte bokföra halva anskaffningsvärdet. En sådan uppdelning skulle vara svår att hantera om företagets användning av tillgången varierar mellan åren. Om du använder en företagstillgång privat, ska värdet av det privata nyttjandet redovisas som uttag av tjänst (se nedan). Allmänna regler Enligt de allmänna reglerna ska en tillgång som ägs av företagaren bokföras i företaget om den uteslutande eller så gott som uteslutande används i företaget, eller är nödvändig för att företaget i sin huvudsakliga verksamhet ska kunna generera inkomster. Ovanstående resonemang innebär att en tillgång som i princip endast används i företaget, också ska bokföras i företaget. Exempel på tillgångar som ska bokföras i företaget är en skördetröska i ett lantbruk och en svarv i ett hantverksföretag. Även om tillgången används privat i stor omfattning ska den bokföras i verksamheten om den är nödvändig för att företaget ska kunna generera intäkter, dvs om tillgången är en kärntillgång i verk sam heten. Det gäller t ex båten i ett fiskeriföretag. Vissa tillgångar kan du dock välja om du vill bokföra i företaget eller inte. Det gäller tillgångar som används såväl privat som av företaget och som kan förväntas tillföra företaget ekonomisk nytta, dvs i huvudsak tillgångar som bidrar till att företaget får inkomster eller sparar utgifter. Tillgångar som fyller en funktion i företaget får alltså bokföras i företaget även om det finns andra sätt att fylla denna funktion. Det gäller t ex en dator som används för att sköta före tagets bokföring, men som även används privat i stor omfattning, eller en bil som används för vissa transporter eller kund besök. Du kan även välja att inte bokföra en tillgång så länge den inte uteslut ande eller så gott som uteslutande används i företaget och inte är nöd vändig för att generera inkomster. Janne har en elfirma. Hans fru sköter företagets redovisning med hjälp av en dator som även används privat i stor omfattning. Janne väljer att bokföra datorn som en tillgång i verksamheten. Eftersom datorn köptes in innan han startade före taget bokförs den som en egen insättning. 34