Revisionsrapport på uppdrag av bolagets lekmannarevisorer Representation, gåvor och resor Nils Fredholm Kristina Lindhe 2013-02-26 Sölvesborgshem AB
Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning 1 2 Granskningens syfte 2 3 Iakttagelser 3 3.1 Styrdokument, system och rutiner 3 3.2 Kostnader 2011-2012 4
1 Sammanfattande bedömning Kommunens revisorer har givit PwC i uppdrag att granska hur regelverk avseende representation, resor, gåvor m.m. tillämpas av Sölvesborgshem AB. Vi gör följande bedömning som avser granskningsåret 2012: Riktlinjer för representation och uppvaktning finns sedan december 2004. Regelverken har tillämpats. Under år 2012 har mycket begränsade kostnader redovisats för samtliga de områden som granskningen omfattar. Styrelsen bör, i förebyggande syfte, överväga att ha en årlig plan för intern kontroll där tillämpning av regelverken följs upp. 1 av 5
2 Granskningens syfte Lekmannarevisorerna har beslutat att granska hur regelverk för representation och resor följs. Området bedöms normalt inte omfatta några större kostnader men kan om inte regelverk och andra normer tillämpas förorsaka bolaget, och i förlängningen kommunen, förtroendeskada. Granskningen genomförs både i kommunen och i bolagen. Separata rapporter överlämnas till k0mmunstyrelsen, Sölvesborgshem AB och Sölvesborgs Energi och Vatten AB. Revisionsfråga och kriterier är desamma. Revisionsfråga Genomförs representation och resor i enlighet med fastställda regler i kommunen och i bolagen? Revisionskriterier Har kommunfullmäktige och/eller bolagen fastställt regler för representation och resor? Finns regler för gåvor i samband med personalens pensionering och högtidsdagar och vid uppvaktningar externt? Vilken är kostnaden för extern respektive intern representation 2011 och 2012 för vardera kommunstyrelsen, nämnderna och bolagen? Vilken omfattning har aktiviteter som sträcker sig över mer än en dag och innehåller övernattningar? Vilket program och vilken dokumentation och kostnad finns för nämnda sammankomster? Metod Genomgång av dokument. Förfrågning till styrelsen, nämnderna och bolagen enligt kriterierna. Kompletterande intervjuer. Kontoanalyser av aktuella konton och fakturor avseende betal- och kontokort. Personalens deltagande i kurser som ofta kan arrangeras på annan ort omfattas inte av granskningen. Granskningen har genomförts under perioden december 2012 - februari 2013. Sakgranskning av rapporten till Sölvesborgshem AB har genomförts bolaget VD och ekonomichef. 2 av 5
3 Iakttagelser 3.1 Styrdokument, system och rutiner Extern och intern representation Bolaget har en representationspolicy som styrelsen fastställde i december 2004. Den omfattar både extern och intern representation med regelverk avseende vem som beslutar om sådan, beloppsgränser för avdragsgilla kostnader m.m. Den innehåller också vad som gäller för julgåvor till anställda, julmåltider och gåvor till kunder. Vi noterar att kommunen saknar fastställda representationsregler. Vid samma tillfälle beslutade också bolagsstyrelsen om en uppvaktningspolicy i samband med att personer slutar sin anställning, pensioneras, 25-årsanställningar m.fl. tillfällen. Resor Kommunen har en rese- och fordonspolicy sedan 1 januari 2011. Beslutet omfattar endast kommunen. Syfte med denna policy är att styra användningen av resor i tjänsten på ett sådant sätt att målen miljöanpassning, effektivitet och säkerhet uppnås. Den gäller för anställda i kommunen. Avsikten är att resor ska minskas, samåkning ske där det är möjligt, kollektivtrafik användas vid resor över 50 km och där det är svårt, använda kommunens leasingbilar. Privatbilar ska endast nyttjas i undantagsfall. Medborgarkontoret ombesörjer beställningar av biljetter, hotell, hyrbilar, flyg och tåg. Lån av kommunens fordon för privat bruk är inte tillåtet. Därutöver finns flera förhållningsregler och administrativa rutiner riktade till personen som företar resor. Riktlinjer angående mutor År 2007 antog fullmäktige vad gäller kommunen - regler för vad som gäller i kontakter med leverantörer och andra. Syftet är att värna om kommunens opartiskhet och att skydda anställda, för-troendevalda och även leverantörer mot att hamna i rättsliga processer. Riktlinjerna ska hjälpa till vid bedömningar om erbjudanden eller gåvor kan betraktas som en muta eller inte. Sammantaget kan konstateras att förtroendevalda och anställda ska tacka nej utom där vissa exempel anges: Enstaka befogade arbetsmåltider av vardaglig karaktär Mindre varuprover eller enklare prydnadsföremål och minnesgåvor Enklare uppvaktning på fördelsdagar eller vid sjukdom Betalkort Inom Sölvesborgshem har följande personer betalkort: Per-Olov Larsen, Johan Braw, Ragnar Petersson och Lars-Göran Olsson. Genom kreditkortet utställs en faktura till en gång i månaden avseende de transaktioner som personen har 3 av 5
genomfört. Vad avser betal- och kreditkort gäller faktura i efterhand och allt betalas samtidigt. Skillnaden dem emellan är att det inte finns någon kredit kopplad till betalkortet. Därför är detta det realistiska alternativet. De så kallade bankkorten är normalt kopplade till privatpersoner och deras bankkonton och då betalas kostnaden direkt via kontot i banken. 3.2 Kostnader 2011-2012 Granskningen omfattar följande konton och visar på följande bokförda belopp exklusive mervärdeskatt åren 2011 och 2012. Konto Text Belopp, kr 2011 2012 5810 Biljetter, taxi, buss 11 279 6 238 5830 Kost och logi 1 277 5 291 5831 Konferenskostnader 36 836 4 505 6071 Representation, avdragsgillt 13 554 11 020 6072 D:o, ej avdragsgillt 30 079 16 171 6413 Resekostnad styrelsen 5 473 2 650 6414 Konferensavgifter styrelsen 78 048 18 117 7360 Personalkaffe 41 939 30 565 7631 Personalrepr., avdragsgillt 25 454 31 539 7632 D:o, ej avdragsgillt 30 897 29 338 Vi noterar de betydligt lägre kostnaderna 2012 jämfört med 2011. De enskilt största förändringarna avser konferenskostnader. Under konto 5831 och 6414 redovisades under 2011 några konferenser där motsvarande aktiviteter inte genomfördes under 2012. Tillsammans med tre andra intilliggande bostadsföretag genomfördes en lunch till lunchkonferens på Åhus strand, 17 024 kronor. Program finns. På Maribo Söpark på Lolland, Danmark, genomfördes en tvådagarskonferens med VD-ar och ekonomi-chefer i de tre kommunala bostadsbolagen i västra Blekinge, sex personer till en kostnad på 14 580 kronor. Ingen fakturering har gjorts till Karlshamn och Olofström eftersom det var Sölvesborgshem som bjöd in bolagen. Program finns. Dessutom genomfördes en styrelsekonferens också på Maribo under två dagar till en kostnad på 65 000 kronor (kontor 6414). Fakturan är utställd av Sölvesborgs Taxi och underlaget är ett taxikvitto med texten konferensresa. I övrigt finns inga uppgifter om kostnader förenade med resan. Däremot finns ett styrelseprotokoll omfattande mötestider em den 3 november och fm den 4 november. 13 personer deltog i mötet. Kostnad per person är 5 000 kronor. Nämnda konferenser genomfördes alltså under år 2011. Konferenskostnad år 2012 (konto 5831) avser faktura från Sölvesborgs taxi 4 av 5
avseende en avbokningskostnad på 4 505 kronor. En planerad konferensresa i november 2012, också till Maribo beställd men avbokades tätt inför avresan. Avdragsgill representationen avser 50-talet tillfällen med belopp 100-500 kronor. Högsta belopp är 1 122 kronor. Ej avdragsgill representation avser inköp av Delicard 2 205 kronor och blomstercheckar för 12 000 kronor, de senare för utdelning till hyresgäster. Konferensavgift för styrelsen (konto 6414) avser årsstämma på Eriksberg, 12 451 kronor. Dessutom har en dagskonferens på Bäckaskogs slott genomförts med 14 personer, kostnad 5 770 kronor. Avdragsgill representation innehåller ett större belopp, 7 038 kronor, Golfkrogen. Även fem andra representationstillfällen har ägt rum på Golfkrogen med avdragsgill kostnad på cirka 2 000 kronor vid vardera tillfället. Totalt har representation skett vid 20 tillfällen, varav hälften under 500 kronor och oftast på Cafe Ritz. En julaktivitet (konto 7631 och 7632) tillsammans med kommunen och SEVAB på Kajutan i Hörvik kostade 11 934 kronor för 30 personer (styrelsen och samtliga anställda). 22 snapsar á 5 cl serverades. Fakturan har bokförts som avdragsgill kostnad 2 288 kronor, 90 kronor samt moms, och 9 615 kronor som ej avdragsgill. 50 stycken BBQ-set á 250 kronor har bokats som ej avdragsgillt. Avsett för personal, styrelse och affärsförbindelser. Sölvesborg den 26 februari 2013 Nils Fredholm Kristina Lindhe 5 av 5