Dokument- och ärendehantering i Alingsås kommun Bilaga 4 Innehållsförteckning Inledning 2 Platina ärendehanteringssystem 2 - Organisation - Handlingar, ärenden, uppdrag, sammanträden - Arkivering och gallring - Den digitala informationen i Platina Delta - Förtroendemannaregister Domino.doc dokumenthanteringssystem 4 - Bibliotek i Domino.doc - Struktur i biblioteket Dokument - Anvisningar - Författningssamling - Handböcker - Pilotprojekt test - Protokoll - Protokoll PUL - Ramavtal - Samverkansprotokoll - Organisation - Långtidslagring - Granskning/godkännande - Layoutfrågor
Inledning Dokument- och ärendehanteringen i Alingsås kommun finns i stort sett i två system, Platina och Domino.doc med åtkomst och publicering via kommunens intranät kallat Kommunportalen. Platina infördes i september 2009 och lanseringen av dokumenthanteringssystemet skedde i januari 2003. Platina ärendehanteringssystem Dessa nämnder och bolag använder Platina: AB Alingsås Rådhus Barn- och ungdomsnämnden Kommunstyrelsen Kultur- och fritidsnämnden Socialnämnden Tekniska nämnden Utbildningsnämnden Valnämnden Vård- och äldreomsorgsnämnden Överförmyndarnämnden Alingsås Vårgårda räddningstjänstförbund Byggnadsnämnden använder Byggreda för sin hantering av allmänna ärenden, bygglov och planärenden och miljöskyddsnämnden använder Miljöreda för sina ärenden. Organisation Kommunen har en referensgrupp för Platina, bestående av personer från förvaltningarna och som leds av systemförvaltaren. Systemförvaltare är Eva Karlsson. Arbetsdokument, handlingar, ärenden, uppdrag och sammanträden Platina består av arbetsdokument, handlingar, ärenden, uppdrag och sammanträden. Handlingar registreras och oftast bifogas de elektroniskt antingen som bifogad fil eller skannad fil. Ärenden skapas utifrån en handling eller att flera handlingar knyts samman till ett ärende. Systemet ger också möjlighet till att registrera och därmed hålla ordning på uppdrag. Sammanträden innehåller funktioner för att göra kallelser och protokoll utifrån ärenden som anmälts till respektive sammanträde.
Arkivering och gallring Alla dokument i ett ärende ska bevaras på papper i respektive nämnds serie för diarieförda handlingar. I akten ska också finnas ett ärendekort samt kopia på beslut i ärendet (protokollsutdrag). Följande listor ska arkiveras på papper: Ärenden i kronologisk ordning för varje år Ärenden i initierande ordning A-Ö för den period som arkivering sker (årsvis eller per mandatperiod) Ärenden i planbeteckningsordning för den period som arkivering sker (årsvis eller per mandatperiod) Diarieplan ska arkiveras för varje år i serien diarieförda handlingar. Den digitala informationen i Platina Till handlingar och ärenden i Platina skannas och bifogas digitala handlingar. Val av format har inte reglerats men det handlar främst om bifogade filer i.doc,.xls och.odf och om skannade filer i TIF och PDF. Kommunen tog sitt första IT-baserade diarium i drift 1990 och diarieinformationen konverterades till Delta ärende 2005. I september 2009 konverterades all data utom sammanträden och uppdrag till Platina. Det är av stor vikt att både diarieinformationen och bifogade/skannade handlingar konverteras vid kommande byten av system. Bifogade och skannade handlingar som hör till ärenden lagras inom Platina. Registrering av uppdrag är helt digital. Uppdrag kan knytas till ärenden och då finns det analoga handlingar där. En rapport tas ut och denna registreras som handling i ett ärende. Uppgifterna i sammanträde är helt digitala. Rutinen ger en koppling på ärenden till respektive i protokollet. Protokollet lagras i Platina. Förtroendemannaregister Under hösten 2005 konverterades informationen om de förtroendevalda från Walda till en modul i Delta ärende. Walda infördes 1991. Kansliet ansvarar för uttag av arkivlistor för alla politiska organ i enlighet med sin dokumenthanteringsplan.
Domino.doc dokumenthanteringssystem Bibliotek i Domino.doc I Alingsås kommun består dokumenthanteringssystemet av följande bibliotek: - Alingsås arkiv - Dokument - Ekonomi - Socialnämnden - Verksamhetssystem TK - Vård- och äldreomsorgsnämnden - Ärendehantering - Överförmyndarnämnden Alingsås arkiv består i dagsläget av skannade bygglovritningar från byggnadsnämnden. Dokument beskrivs nedan. Ekonomi består av lagrade listor från ekonomisystemet. Dessa ska gallras efter 10 år. Socialnämnden, vård- och äldreomsorgsnämnden och överförmyndarnämnden består av sekretessbelagda protokoll. Originalen bevaras på papper. Verksamhetssystem TK är ursprungligen gjort inom ramen för ett kvalitetsprojekt på tekniska kontoret. Innehåller rutiner och anvisningar av olika slag. Dessa kommer att länkas till Kommunportalen. Ärendehantering lagrar handlingar från Delta ärende. Struktur i biblioteket Dokument Strukturen består av arkivrum för anvisningar, författningssamling, handböcker, pilotprojekt test, protokoll, ramavtal, samverkansprotokoll. Se bilaga. Nedan beskrivs hanteringsrutiner för respektive arkivrum. Anvisningar Här finns rutiner och riktlinjer av olika slag. En del är antagna av nämnden, andra av förvaltningschef och övriga är upprättade av förvaltningen. Gallring vid inaktualitet är tillåten. Rutiner av större vikt, som antas av nämnd registreras i Delta ärende och bevaras på papper i serien diarieförda handlingar. Författningssamling
Kommunens officiella författningssamling är sedan 2004 helt digital. Se beslut av kommundirektören 2004-08-09. Författningssamlingen består av: Alingsås vision, bolagsordningar, ägardirektiv, föreskrifter, stadgor, policies, reglementen, styrning och ledning, samt taxor och övergripande måldokument. Samtliga dokument i författningssamlingen har antagits av kommunfullmäktige eller anmälts dit och ärendena har registrerats i Delta ärende. Ett exemplar av det antagna dokumentet ska bevaras på papper i serien diarieförda handlingar. Handböcker Arkivrummet innehåller digitala handböcker strukturerade förvaltningsvis och med ett arkivskåp för allmänna handböcker. Dessa har ett övergripande innehåll. Gallring vid inaktualitet är tillåten. Pilotprojekt test Arkivrummet används för tester av systemet. Det är tillåtet att ta bort dokument. Protokoll Här finns protokoll från kommunfullmäktige, nämnder, kommunala handikapprådet, kommunala pensionärsrådet och AB Alingsås Rådhus. Det är önskvärt att få med de kommunala bolagens protokoll här. Justerade protokoll får inte tas bort. Justeringarna, som består av manuella underskrifter syns inte på de digitalt lagrade protokollen. Protokollen får lagras som version först när justeringen är klar. Protokoll PUL Lagring av protokoll som rensats från personuppgifter i enlighet med personuppgiftslagen. Dessa protokoll publiceras manuellt på hemsidan. Ramavtal Här lagras kommunens ramavtal under den tid de är aktuella. Inaktuella avtal gallras och ersätts kontinuerligt av gällande avtal. Samverkansprotokoll I arkivrummet finns protokoll från central samverkan mellan arbetsgivare och fack samt från förvaltningssamverkan. Justerade protokoll får inte tas bort. Justeringarna, som består av manuella underskrifter syns inte på de digitalt lagrade protokollen. Protokollen får lagras som version först när justeringen är klar. Här finns också aktuella avtal. Inaktuella avtal gallras. Organisation Kommunen har en referensgrupp för Domino.doc, bestående av personer från förvaltningarna och som leds av systemförvaltaren. Systemförvaltaren styr över strukturen av arkivskåp. Fövaltningens representant i referensgruppen styr över strukturen för pärmkategorier och pärmar.
Systemförvaltare är Eva Karlsson. Varje författare ansvarar för att beskrivningsrutan fylls i när något viktigt har ändrats. Det behövs inte när ny version har erhållits p g a redaktionella förändringar, t ex stavfel. Långtidslagring/arkivering En viktig aspekt med dokumenthanteringssystemet är att viktiga dokument samlas på ett ställe. Detta underlättar för kommande digital arkivering. Domin.doc är inget arkivsystem (e-arkiv) utan informationen måste flyttas till ett e-arkiv där den ska lagras enligt OAIS-modellen och i de format som Riksarkivet anger i sina författningar. Granskning/godkännande Funktionen för granskning/godkännande i systemet är satt så att det är frivilligt att använda den. Däremot gäller följande: Granskning/godkännande bör användas när flera personer arbetar med samma handbok eller samma typ av anvisningar. En i gruppen bör då utses till granskare/godkännare. Granskning/godkännare kan användas även när en person arbetar med att skriva in handböcker och anvisningar när en kontroll önskas av det som publiceras. Layoutfrågor Layout i anvisningar För nya dokument som läggs in använd typsnittet Arial och tillämpliga delar av riktlinjerna för layout i handböcker. När redan färdigställda dokument skall läggas in använd ursprungligt typsnitt och utseende. Layout i protokoll För nya protokoll som läggs in används den nya protokollmallen i Word. Den är gjord som fomatmall och i typsnittet Arial. För gamla protokoll som förs in används ursprungligt typsnitt och utseende.
Layout i handböcker Använd gärna funktionen med Words formatmall. Typsnitt Arial Sidhuvud och sidfot Logo: Respektive nämnds Text: Fetstil 10 punkter Rubriksättning Innehållsförteckning: Finns under Infoga index och förteckningar Klassisk 14 punkter Layout författningssamling Typsnitt Arial Sidhuvud och sidfot KOMMUNLEDNINGSKONTORET Eva Karlsson