Landstingsstyrelsens förvaltning Landstingsarkivet VIR-VÄGLEDNING Vägledning Att redovisa information enligt verksamhetsbaserad informationsredovisning (VIR) Dokumentägare: Landstingsarkivet, enheten för tillsyn och utredning
2 (32) Innehåll 1. Inledning... 4 1.1 Vad är VIR?...5 1.2 Varför ska informationen redovisas?...5 2. VIR-införandet... 6 2.1 När ska VIR vara infört?... 6 2.2 Hur ska jag göra för att införa VIR?... 6 2.3 Vilka ska ingå i införandeprojektet?... 7 2.3.1 Förvaltning av VIR efter införandet... 7 2.4 Hur hanteras information som skapats innan VIR-införandet?... 8 3. Redovisningsplanen grunden för informationsredovisningen... 8 3.1 Redovisningsplanen redogör för verksamhetens processer... 9 3.1.1 Redovisa information i projekt...10 3.2 Standardstruktur Verksamhetsområden SLL ligger till grund för redovisningsplanen...10 3.3 Förhållandet mellan standardstrukturen och den egna redovisningsplanen... 12 3.4 Standardstrukturens kolumn verksamhetsområde... 13 3.5 Hur gör vi om vår kärnverksamhet inte finns med bland kärnverksamhetsområdena i standardstrukturen?... 14 3.6 Standardstrukturens kolumn processgrupper... 15 3.6.1 Hur hanterar vi processgrupper som inte finns i vår verksamhet? 15 3.7 Måste jag dela in processgrupperna i processer?... 16 3.8 Egna processgrupper inom kärnverksamheterna... 16 3.9 Hur hanteras förändringar i redovisningsplanen?... 17 4. Hanteringsanvisningarna... 18 4.1 Vad ingår i hanteringsanvisningarna?... 18 4.2 Hur går det till att ta fram hanteringsanvisningarna?... 20 4.3 Tidsperiod för handlings-/informationstyper... 21 5. Systemförteckningen... 22 6. Arkivbeskrivningen... 22
3 (32) 7. Versionshantering och revisionshantering... 23 7.1 Versionshantering... 23 7.1.1 Regler för när nya versioner ska upprättas... 23 7.1.2 Exempel på versions- och revisionshantering:... 24 7.2 Revisionshantering... 25 7.2.1 Revisionshantering av redovisningsplanen... 25 7.2.2 Lägga till och avsluta processer... 25 7.2.3 Processer som slås samman eller ersätter varandra... 27 7.2.4 Ändring av namn på processer/delprocesser... 28 7.3 Att börja eller sluta använda processgrupper... 28 8. Hantera pappershandlingar och andra analoga format... 30 9. Ansvar för informationsredovisningen... 30 10. Samråd med landstingsarkivet... 31 10.1 Så här går samrådsprocessen till... 31
4 (32) 1. Inledning Vägledningen för verksamhetsbaserad informationsredovisning (VIR) är avsedd att fungera som en hjälp när VIR-föreskriften (LA 2015-0223) ska tillämpas i praktiken. Den är utformad som en guide med råd, tips och exempel. Vägledningen ger dessutom svar på vanliga frågor och på hur informationsredovisningen ska förvaltas. Tyngdpunkten ligger på hur ni ska gå till väga när de styrdokument som VIR innehåller ska tas fram. Vägledningen bör läsas tillsammans med tillhörande avsnitt i föreskriften. Vid respektive rubrik finns läshänvisningar och i vissa fall även hänvisningar till andra stöd- och styrdokument. Som ett komplement till vägledningen och föreskriften finns en VIR-ordlista, se landstingsarkivets Råd nr 4. Kontakta gärna landstingsarkivet under arbetet med VIRinförandet för att få råd och stöd. På så sätt kan ni upptäcka fallgropar tidigt som annars skulle kunna innebära merarbete. VIR-föreskriften Landstingsarkivets ordlista, råd nummer 4
5 (32) 1.1 Vad är VIR? I VIR redovisas handlingar/information i de arbetsprocesser där de har uppkommit. Redovisningen beskriver informationens hela livscykel, från att den skapas tills den tas om hand för arkivering eller gallring. VIR består av: Redovisningsplan Hanteringsanvisningar Systemförteckning Arkivbeskrivning Mall för Hanteringsanvisningar Mall för Systemförteckning Mall för Arkivbeskrivning 1.2 Varför ska informationen redovisas? Alla förvaltningar, bolag och stiftelser inom Stockholms läns landsting är enligt lag skyldiga att redovisa och beskriva sin information och sina arkiv. Anledningen till att informationen ska redovisas är för att den ska kunna återsökas och förstås utifrån sitt sammanhang. Det är viktigt av flera skäl: Informationen är en resurs som ska kunna användas av landstingets anställda, samt av medborgare och näringsliv. I ett längre perspektiv redovisas informationen för att leva upp till forskningens behov. VIR föreskriften, kapitel 1
6 (32) 2. VIR-införandet 2.1 När ska VIR vara infört? Landstingets beslut om att införa VIR trädde i kraft den 30 juni 2015. Senast den 30 juni 2018 ska alla förvaltningar/bolag/stiftelser ha infört VIR. Därefter kommer landstingsarkivet att följa upp införandet. VIR börjar gälla så fort förvaltningen/bolaget/stiftelsens redovisningsplan och hanteringsanvisningar är klara. Dessa dokument ska fastställas i ett beslut innan de får börja användas. Beslutet ska samrådas med landstingsarkivet, se kapitel 10, Samråd med landstingsarkivet. Införandebeslut VIR VIR-föreskriften, kapitel 3 VIR-föreskriften, kapitel 6 2.2 Hur ska jag göra för att införa VIR? För att hinna med att införa VIR innan halvårsskiftet 2018 är det viktigt att starta ett införandeprojekt så snart som möjligt. Hur lång tid ett införandeprojekt tar beror på den egna förvaltningen/bolaget/stiftelsens storlek och på verksamhetens komplexitet. Enligt den tidsuppskattning som gjorts av landstingets VIR-nätverk tar det i snitt cirka tre och ett halvt år för en person att införa VIR på en förvaltning/bolag/stiftelse. Detta innebär därför att större och/eller komplexa verksamheter behöver tillsätta fler än en resurs för att hinna införa VIR i tid. För att underlätta införandet har landstingsarkivet tagit fram en mall för projektdirektiv och en aktivitetslista/milstolpeplan. Inom landstinget används projektmodellen ProjektiL. Kontrollera vilken dokumentation som är obligatorisk vid projekt för just din förvaltning/bolag/stiftelse, samt vilka krav på dokumenthantering och diarieföring som gäller vid projekt. VIR-föreskriften, kapitel 3 Mall för Milstolpeplan införandeprojekt VIR Mall för Projektdirektiv införandeprojekt VIR ProjektiL projektmodell Föreskrift för Projekthandlingar inom SLL
7 (32) 2.3 Vilka ska ingå i införandeprojektet? Följande kompetenser bör ingå i projektet: Projektägare: arkivansvarig Projektledare: förslagsvis en arkivarie med kunskap om projektledning. Finns ingen sådan bör man ta in en konsult. Projektmedlemmar: medlemmarna i projektet bör ha god kännedom om verksamheten och om verksamhetens dokument- och informationshantering, både på en övergripande och på en detaljerad nivå. Exempel på kompetenser: arkivarier, registratorer, dokumentcontrollers, verksamhetsexperter, informationssäkerhetsansvariga, informationsarkitekter, administratörer, systemförvaltare med flera. Styrgrupp: ska bestå av minst tre personer som i sin tjänst har ansvar för relevanta delar av förvaltningen/bolaget/stiftelsens verksamhet. Om er verksamhet saknar arkivarie med kunskap om projektledning är det en bra idé att ta in en konsult med den kompetensen, eller att projektanställa en arkivarie. 2.3.1 Förvaltning av VIR efter införandet När VIR finns på plats ska det finnas en förvaltningsorganisation med en fastställd ansvarsfördelning som projektet kan överlämna resultatet till. Det är därför viktigt att som en del i VIR-införandeprojektet se till att säkerställa att det finns en förvaltningsorganisation redan innan projektet avslutas. Se även kapitel 10, Ansvar för informationsredovisningen.
8 (32) 2.4 Hur hanteras information som skapats innan VIR-införandet? Oförtecknade arkiv, med både analoga och digitala handlingar/information, från tiden innan VIR infördes ska avslutas och förtecknas enligt allmänna arkivschemat. Observera att VIR inte får användas retroaktivt. Det är viktigt att förvaltningen/bolaget/stiftelsen håller handlingar/information som inkommit och upprättats före VIR-införandet åtskilda från de som inkommit och upprättats efter införandet. Arkivhandboken, kapitel Upprätta en arkivförteckning 3. Redovisningsplanen grunden för informationsredovisningen Redovisningsplanen är det första ni tar fram när det är dags att införa VIR. Redovisningsplanen ska utgå från Standardstruktur verksamhetsområden SLL, se 3.2 Redovisningsplanen består av verksamhetsområden, processgrupper och processer/delprocesser. Verksamhetsområden och processgrupper är definierade på förhand och återfinns i Standardstruktur verksamhetsområden SLL. Processerna är däremot unika och definieras av varje förvaltning/bolag/stiftelse. Det får endast finnas en redovisningsplan per förvaltning/bolag/stiftelse. Redovisningsplanen upprättas som en del av mallen för hanteringsanvisningar. VIR-föreskriften, kapitel 6 Mall för Hanteringsanvisningar
9 (32) 3.1 Redovisningsplanen redogör för verksamhetens processer Processer är återkommande arbetsflöden. En process består av en kedja av aktiviteter som genomförs då t.ex. ett ärende handläggs, en person anställs eller ett beslut fattas. Den har en väl definierad start- och slutpunkt och riktar sig alltid till en mottagare, extern eller intern. Många förvaltningar/bolag/stiftelser har definierat sina processer helt eller delvis. Utgå från dessa när ni sätter ihop er redovisningsplan. Syftet med processerna i redovisningsplanen är att beskriva den information som uppstår i processerna, inte hur ni arbetar i dem. Redovisningsplanen ska vara både översiktlig och stabil. Redovisa processerna under den processgrupp i standardstrukturen de närmast hör till. Processerna ska namnges så att det är möjligt att kategorisera och söka information med hjälp av processnamnen. Processerna namnges med aktiva verb. Processerna ska beskriva arbetsflödena på en övergripande nivå och kunna förstås även av de som inte känner till verksamheten. Exempel på process (och processnamn) på en övergripande nivå: Verksamhetsområde Processgrupp Process 2. Verksamhetsstöd 2.1 Ekonomi 2.1.1 Hantera löpande redovisning Exempel på en process (och processnamn) på en alltför detaljerad nivå: Verksamhetsområde Processgrupp Process 2. Verksamhetsstöd 2.1 Ekonomi 2.1.1 Hantera kundfakturor 2.1.2 Hantera leverantörsfakturor VIR-föreskriften, kapitel 6
10 (32) 3.1.1 Redovisa information i projekt Handlingar/information från projekt ska redovisas under den process de närmast hör till. Handlar projektet om att planera och genomföra en kontorsflytt redovisas handlingarna/informationen under en stödjande process för lokalfrågor. 3.2 Standardstruktur Verksamhetsområden SLL ligger till grund för redovisningsplanen Standardstrukturen är en gemensamt framtagen struktur som beskriver SLL:s verksamhet på en övergripande nivå. Strukturen är hierarkisk. Det innebär att processgrupperna (kolumn 2) ingår i verksamhetsområdena (kolumn 1).
11 (32) Så här ser standardstrukturen ut: Verksamhetsområde Processgrupp 0. Politisk styrning 0.1 Politisk ledning av verksamheten 0.2 Politisk planering av verksamheten 0.3 Politisk uppföljning av verksamheten 1. Styrning och ledning 1.1 Verksamhetsledning 1.2 Verksamhetsplanering 1.3 Verksamhetsuppföljning 2. Verksamhetsstöd 2.1 Ekonomi 2.2 Forskning och utbildning 2.3 Försörjningstjänster 2.4 Informationsförvaltning 2.5 Investeringar och fastigheter 2.6 IT 2.7 Juridik 2.8 Kommunikation 2.9 Miljö 2.10 Personal 2.11 Socialt ansvarstagande 2.12 Säkerhet och krisberedskap 2.13 Upphandling Hälso- och sjukvård Kollektivtrafik Kultur Regional planering Standardstruktur verksamhetsområden SLL Beslut, Standardstruktur verksamhetsområden SLL ska användas vid VIR VIR-föreskriften, kapitel 6
12 (32) 3.3 Förhållandet mellan standardstrukturen och den egna redovisningsplanen Varje förvaltning/bolag/stiftelse ska ta fram en egen redovisningsplan som ska utgå från standardstrukturen. Verksamhetsområdena och processgrupperna är gemensamt definierade utifrån landstingets uppdrag och får inte ändras eller tas bort. Redovisningsplanen skapas genom att ni lägger in era processer under de processgrupper i standardstrukturen där de hör hemma. Ta gärna hjälp av landstingsarkivet om ni tycker att det är svårt att placera processerna i processgrupperna. Tillsammans resonerar vi oss fram till vad som passar bäst. Exempel: Så här förhåller sig standardstrukturen till den egna redovisningsplanen Redovisningsplan med tre kolumner exempel Standardstruktur verksamhetsområden SLL lika för alla Processer definieras av varje förvaltning/bolag/stiftelse individuellt 2. Verksamhetsstöd Verksamhetsområde Processgrupp 2.1 Ekonomi Process 2.1.1 Ta fram riktlinjer och rutiner för ekonomihantering 2.1.2 Hantera löpande redovisning 2.1.3 Osv. VIR-föreskriften, kapitel 6
13 (32) 3.4 Standardstrukturens kolumn verksamhetsområde Standardstrukturens verksamhetsområden delas in i Politisk styrning (o), Styrning och ledning (1), Verksamhetsstöd (2) och SLL:s kärnverksamheter (3, 4, 5 osv). Politisk styrning används endast av förvaltningar som har en politisk nämnd. Styrning och ledning samt verksamhetsstöd är däremot något som alla förvaltningar/bolag/stiftelser har, och därför ska dessa alltid ingå i redovisningsplanen. Kärnverksamheterna, som har definierats utifrån landstingets uppdrag är: Hälso- och sjukvård Kollektivtrafik Kultur Regional planering Kärnverksamheterna används endast i redovisningsplanen för förvaltningar/bolag/stiftelser om den aktuella kärnverksamheten ingår i dess uppdrag. Exempel 1: Danderyds sjukhus har Hälso- och sjukvård som verksamhetsområde så den får siffran 3 i deras redovisningsplan. Exempel 2: Trafikförvaltningen har Kollektivtrafik som verksamhetsområde så den får siffran 3 i deras redovisningsplan. Exempel 1 Exempel 2 Danderyds sjukhus Trafikförvaltningen Verksamhetsområde Verksamhetsområde 1. Styrning och ledning 0. Politisk styrning (Trafiknämnden) 2. Verksamhetsstöd 1. Styrning och ledning 3. Hälso- och sjukvård 2. Verksamhetsstöd 3. Kollektivtrafik
14 (32) 3.5 Hur gör vi om vår kärnverksamhet inte finns med bland kärnverksamhetsområdena i standardstrukturen? Standardstrukturen är skapad för att vara gemensam för hela landstinget. Verksamhetsstöd och kärnverksamhet är därför definierat utifrån ett SLLperspektiv. Vissa förvaltningar och bolags huvudsakliga verksamhet är att vara stödjande för hela landstinget i vissa frågor. Det innebär att de inte kommer att redovisa någon kärnverksamhet alls under verksamhetsområdena Hälso- och sjukvård, Kollektivtrafik, Kultur eller Regional planering i sin redovisningsplan. Om din förvaltning/bolag/stiftelses kärnverksamhet inte finns med bland de fyra uppräknade kärnverksamheterna, ingår de processer som är kärnprocesser hos er i någon av processgrupperna under verksamhetsområde 2, Verksamhetsstöd. Exempel: LSF har Kommunikation som en av sina kärnverksamheter. De processer som ingår där hamnar under processgruppen 2.8 Kommunikation, enligt nedan. Verksamhetsområde Processgrupp Process 0. Politisk styrning (Landstings-styrelsen och Landstingsfullmäktige) 1. Styrning och ledning 2. Verksamhetsstöd 2.8 Kommunikation 2.8.1 Vårda SLL:s varumärke samt utveckla den grafiska profilen 2.8.2 Osv
15 (32) 3.6 Standardstrukturens kolumn processgrupper De processgrupper som ingår i standardstrukturen är obligatoriska. Det betyder att processgrupperna ska finnas med i redovisningsplanen även om förvaltningen/bolaget/stiftelsen inte har några processer inom processgruppen. I de fall verksamhetsområden inte används, se 3.4 Standardstruktur kolumnen verksamhetsområde, ska inte heller de processgrupper som ingår i verksamhetsområdet användas. 3.6.1 Hur hanterar vi processgrupper som inte finns i vår verksamhet? Förvaltningar/bolag/stiftelser behöver i regel inte använda alla standardstrukturens processgrupper. I sådana fall ska processgruppen finnas kvar i redovisningsplanen men den markeras med texten Används ej. Exempel: Verksamhetsområde Processgrupp 2. Verksamhetsstöd 2.2 Forskning och utbildning Används ej Anledningen till att alla processgrupper ska finnas med, oavsett om de används eller inte, är att numreringen på processgrupperna ska vara densamma inom hela landstinget.
16 (32) 3.7 Måste jag dela in processgrupperna i processer? I normalfallet delas processgrupperna in i processer, men det är inte obligatoriskt. Inom små verksamheter kan det vara tillräckligt med två nivåer i redovisningsplanen, d.v.s. verksamhetsområde och processgrupp. I så fall redovisas exempelvis alla handlingar/information som uppstår i förvaltningens olika ekonomiprocesser i processgrupp 2.1 Ekonomi. I en stor och komplex verksamhet kan processerna behöva delas in i delprocesser. Redovisningsplanen får då en fjärde nivå. Försök att beskriva era processer på en så generell och övergripande nivå som möjligt. En allt för detaljerad redovisningsplan kräver mycket underhåll eftersom den behöver uppdateras ofta. Exempel på redovisningsplan med delprocesser: Verksamhetsområde Processgrupp Process Delprocess 2. Verksamhetsstöd 2.1 Ekonomi 2.1.1 Hantera löpande redovisning 2.1.1.1 Hantera fakturor 2.1.1.2 Hantera bokföring VIR-föreskriften, kapitel 6 3.8 Egna processgrupper inom kärnverksamheterna Varje förvaltning/bolag/stiftelse ska själva definiera vilka processer som ingår i processgrupperna. När det gäller kärnverksamheter (Hälso- och sjukvård, Kollektivtrafik, Kultur, Regional planering) behöver även processgrupper definieras. Om flera förvaltningar/bolag/stiftelser bedriver samma typ av kärnverksamhet, exempelvis Hälso- och sjukvård, är det en stor fördel att samarbeta om framtagandet av processgrupper och processer. VIR-föreskriften, kapitel 6
17 (32) 3.9 Hur hanteras förändringar i redovisningsplanen? Om en process upphör eller övergår till en annan förvaltning ska processen även fortsättningsvis finnas kvar i redovisningsplanen. Vid processnamnet anges texten Avslutad eller Processen flyttad till förvaltning XX samt datum för förändringen. Om en process återkommer tas processen i bruk igen. Datum för förändringen anges vid processen. En process som tillkommer hamnar längst ner i den processgrupp den tillhör, d.v.s. den får det högsta redovisningsnumret. Detta beror på att två processer inte kan ha samma nummer inom en och samma redovisningsplan. Observera att sifferbeteckningen på avslutade processer inte får återanvändas för en ny process. Sifferbeteckningen blir alltså inte ledig när en process avslutas. Exempel: Processgrupp Process 2.1 Ekonomi 2.1.1 Hantera löpande redovisning 2.1.2 Genomföra revision Avslutad 20xx-xx-xx 2.1.3 Hantera investeringar Påbörjad 20xx-xx-xx VIR-föreskriften, kapitel 6 Läs mer om hur förändringar i informationsredovisningen ska hanteras under kapitel 7, Versionshantering och revisonshantering
18 (32) 4. Hanteringsanvisningarna Hanteringsanvisningarna redogör för förvaltningen/bolaget/stiftelsens handlings-/informationstyper, och innehåller anvisningar och fastslår de rutiner som gäller vid hanteringen av dessa. Hanteringsanvisningarna sätter informationen i sitt sammanhang genom att koppla samman processerna i redovisningsplanen med handlings-/ informationstyperna. Om er verksamhet är stor och komplex kan det vara nödvändigt att upprätta flera hanteringsanvisningar, exempelvis på avdelnings- eller funktionsområdesnivå. Om ni har ett sådant behov ska ni skicka in ett samrådsärende till landstingsarkivet. 4.1 Vad ingår i hanteringsanvisningarna? Hanteringsanvisningarna upprättas enligt landstingsarkivets mall där de uppgifter som ingår finns definierade. Anvisningarna omfattar alla verksamhetsområden, processgrupper och processer som avsätter handlingar/information, samt alla handlings-/informationstyper som uppstår i processerna. Hanteringsanvisningarna är en förlängning av redovisningsplanen och innehåller anvisningar om hur handlings-/informationstyper ska hanteras på detaljnivå. Både de handlings-/informationstyper som ska bevaras och de som ska gallras redovisas i anvisningarna. Utnyttja anmärkningskolumnen i hanteringsanvisningarna för att redogöra för vilken avdelning/enhet som ansvarar för informationen. Liknande handlingar/information inom en och samma process som ska hanteras på samma sätt kan redovisas som en handlings-/informationstyp. Likadana handlings-/informationstyper som hanteras på olika sätt ska däremot redovisas för sig. Förvaltningen/bolaget/stiftelsen avgör själva vilken nivå som är lämplig för era handlings-/informationstyper. VIR-föreskriften, kapitel 6 Mall för Hanteringsanvisningar
19 (32) Exempel på redovisning av handlings-/informationstyper som hanteras på samma sätt: Verksamhetsområde Processgrupp Process Handlings- /informationstyp Sekretess 1. Styrning och ledning 1.1 Verksamhetsledning 1.1.1 Utveckla verksamheten Protokoll - Exempel på handlings-/informationstyper som redovisas för sig eftersom de hanteras olika: Verksamhetsområde Processgrupp Process Handlings- /informationstyp Sekretess 1. Styrning och 1.1 1.1.1 Utveckla Ledningsprotokoll - ledning Verksamhetsledning verksamheten Styrgruppsprotokoll Prövning enligt OSL 19:3 Observera att dokumenthanteringsplaner och eventuella gallringsbeslut som ingår i dessa upphör att gälla i samband med att VIR införs. Verksamhetsspecifika bevarande- och gallringsplaner fortsätter dock att gälla. Om ni har handlings-/informationstyper som inte finns i de generella bevarande- och gallringsplanerna, eller som har en avvikande gallringsfrist, ska ett samrådsärende gällande detta skickas in till landstingsarkivet. En och samma handlings-/informationstyp får generellt sett inte omfattas av flera olika gallringsfrister.
20 (32) 4.2 Hur går det till att ta fram hanteringsanvisningarna? För att kunna upprätta hanteringsanvisningar och inventera handlingar/information behöver ni hjälpas åt inom förvaltningen/bolaget/stiftelsen. Det finns flera olika metoder för att få fram de uppgifter som behövs, t.ex. att hålla workshops och intervjuer. Diskutera med landstingsarkivet om vilka metoder som är lämpliga för just er verksamhet. Hanteringsanvisningarna ska stämmas av mot befintliga styrdokument t.ex. bevarande- och gallringsplaner, dokumenthanteringsplaner, diarieplaner och arkivförteckningar. Har ni verksamhetsspecifika gallringsbeslut/bevarande- och gallringsplaner och/eller dokumenthanteringsplaner bör dessa ses över i samband med VIR-införandet. Observera att handlings-/informationstyperna kan vara placerade på olika håll och lagras både analogt och digitalt. I hanteringsanvisningarna ska förvaltningen/bolaget/stiftelsen bland annat hänvisa till vilken bevarande- och gallringsplan som gäller för en viss handlings-/informationstyp. Om namnet på handlings-/informationstypen inte stämmer överens med namnet i bevarande- och gallringsplanen måste handlings-/informationstypen mappas mot rätt handlingstyp i planen. Exempel: Egen benämning: Överenskommelse mappas till Avtal/kontrakt av varaktig betydelse i bevarande- och gallringsplanen för administrativa handlingar. Detta anges i kolumnen Hänvisning till gallringsbeslut eller lagrum. Process 2.13.1 Upphandla verksamhetsstödjande tjänster Handlings- /informationstyp Överenskommelse Hänvisning till gallringsbeslut eller lagrum Avtal/kontrakt av varaktig betydelse LA 2011-1924, v 2 Om förvaltningen/bolaget/stiftelsen identifierat handlings- /informationstyper som saknas i gällande bevarande- och gallringsplaner ska landstingsarkivet kontaktas.
21 (32) 4.3 Tidsperiod för handlings-/informationstyper Informationsredovisningen enligt VIR börjar gälla från det datum förvaltningen/bolaget/stiftelsen beslutat om att redovisningsplanen ska börja gälla, t.ex. 2018-06-30. Redovisningen enligt VIR kan alltså inte innehålla några handlings- /informationstyper som inkommit/upprättats innan VIR infördes. Det tidigare arkivet, d.v.s. fram till datum för VIR-införandet, ska avslutas och redovisas enligt allmänna arkivschemat. Exempel: Förvaltningen X beslutade om att införa VIR 2018-06-30. I deras hanteringsanvisningar dateras därför anställningsavtalen med året 2018 trots att det finns avtal från och med 2010. Avtalen 2010-2017 redovisas enligt allmänna arkivschemat. Processgrupp Process 2.10 Personal 2.10.1 Anställa personal Tidsperiod för process Handlings- /informationstyp 2018 - Anställningsavtal 2018 - Tidsperiod för handlings- /informationstypen Exempel: Nya handlings-/informationstyper, som tillkommer efter att VIR införts, dateras med det år handlings-/informationstypen tillkom Processgrupp Process Tidsperiod för process Handlings- /informationstyp Tidsperiod för handlings- 2.10 Personal 2.10.1 Anställa personal /informationstypen 2018 - Anställningsavtal 2018 - Ansökningshandlingar 2020 - Styrdokument och liknande handlingar/information som gäller både före och efter VIR infördes, tillförs både informationsredovisningen enligt VIR och arkivredovisningen enligt allmänna arkivschemat. VIR- föreskriften, kapitel 3 Arkivhandboken, kapitel Upprätta en arkivförteckning
22 (32) 5. Systemförteckningen Systemförteckningen upprättas enligt landstingsarkivets mall där de uppgifter som ingår finns definierade. Förteckningen ska omfatta alla de IT-system förvaltningen/bolaget/stiftelsen använder, som innehåller allmänna handlingar och som har en definierad funktion eller ett definierat användningsområde. Officepaketet med tillhörande program, antivirusprogram, tillfälliga hjälpregister och liknande behöver inte redovisas i förteckningen. I förteckningen ska alla system som är i bruk hos förvaltningen/bolaget/stiftelsen redovisas. Observera att det innebär att även de system som fanns och är i bruk innan VIR infördes ska ingå. Även system som ersatts av andra system men som finns kvar och förvaltas av förvaltningen/bolaget/stiftelsen ska ingå i förteckningen. VIR-föreskriften, kapitel 6 6. Arkivbeskrivningen Arkivbeskrivningen upprättas enligt landstingsarkivets mall där de uppgifter som ingår finns definierade. Den fungerar som en första ingång till den information och det arkiv som förvaltningen/bolaget/stiftelsen förvarar. Arkivbeskrivningens syfte är att ge en bild av vilken information som finns och sätta in den i sitt sammanhang, både för medarbetare och medborgare. Arkivbeskrivningen ska hållas uppdaterad och aktuell. Arkivbeskrivningen är särskilt viktig vid framtida användning av informationen, när förvaltningen/bolaget/stiftelsen upphört och hela eller delar av den, levererats till landstingsarkivet. VIR-föreskriften, kapitel 6
23 (32) 7. Versionshantering och revisionshantering Redovisningsplanen, hanteringsanvisningarna, systemförteckningen och arkivbeskrivningen ska versions- och revisionshanteras. Det sker vid alla typer av förändringar. Förändringarna ska dateras. Observera att tidigare versioner av redovisningsplanen, hanteringsanvisningarna, systemförteckningen och arkivbeskrivningen ska bevaras. VIR-föreskriften, kapitel 7 7.1 Versionshantering Hur versionshanteringen av redovisningsplanen, hanteringsanvisningarna, systemförteckningen och arkivbeskrivningen ska gå till, numreras och relateras till varandra är upp till varje förvaltning/bolag/stiftelse. Många har sina egna regler och system för dokumenthantering och då bör man använda sig av dem. 7.1.1 Regler för när nya versioner ska upprättas En ny version av redovisningsplanen upprättas när redovisningsplanen börjar bli svår att använda på grund av många ändringar. En ny version av redovisningsplanen innebär att ett nytt arkiv skapas som måste hållas åtskilt från det tidigare. Vissa ändringar i redovisningsplanen, hanteringsanvisningarna, systemförteckningen och arkivbeskrivningen kan ske inom ramen för samma version. Detta görs enligt reglerna för revisionshantering, se 7.2. Eftersom redovisningsplanen, hanteringsanvisningarna och systemförteckningen hänvisar till varandra måste de versionshanteras tillsammans. Arkivbeskrivningen kan däremot versionshanteras separat. Nya versioner av redovisningsplanen, hanteringsanvisningarna, systemförteckningen och arkivbeskrivningen ska diarieföras. Vid revisionshantering däremot sker ingen diarieföring.
24 (32) 7.1.2 Exempel på versions- och revisionshantering: Första version: Arkivbeskrivningen uppdateras: Hanteringsanvisningarna revideras Systemförteckningen revideras Hanteringsanvisningen byter version Förkortningar i tabellen: Hanteringsanvisning=HA, Systemförteckning=SF Revision/ versionsbyte Arkivbeskrivning Hanteringsanvisning Systemförteckning Kommentar: Arkivbeskrivning 1.0 Arkivbeskrivning 2.0 (datum anges) Arkivbeskrivning 2.0 Arkivbeskrivning 2.0 Arkivbeskrivning 2.0 Hanteringsanvisning 1.0 Hanteringsanvisning 1.0 Hanteringsanvisning 1.1 (datum anges) Hanteringsanvisning 1.1 Hanteringsanvisning 2.0 (datum anges) Systemförteckning 1.0 Systemförteckning 1.0 Systemförteckning 1.0 Systemförteckning 1.1 (datum anges) Systemförteckning 2.0 (datum anges) Alla dokument är i första version Arkivbeskrivningens versionsändring påverkar inte de andra dokumenten När ändringar görs i hanteringsanvisningarna utan att dokumentet byter version ändras andra siffran i versionsnumret. HA och SF relaterar fortfarande till varandra genom första siffran (1) i versionsnumret När ändringar görs i systemförteckningen utan att dokumentet byter version ändras andra siffran i versionsnumret. HA och SF relaterar fortfarande till varandra genom första siffran i versionsnumret Systemförteckning och hanteringsanvisningar byter version samtidigt
25 (32) 7.2 Revisionshantering Löpande ändringar/uppdateringar i redovisningsplanen, hanteringsanvisningarna, systemförteckningen och arkivbeskrivningen behöver inte samrådas med landstingsarkivet. Den här typen av ändringar kan t.ex. röra förändringar vad gäller förvaring och uppdatering av hänvisningar till gallringsbeslut. Nedan finns exempel på hur ändringar vad gäller processgrupper och processer bör hanteras. Samma modell kan används även vid revision av hanteringsanvisningarna. 7.2.1 Revisionshantering av redovisningsplanen De delar av redovisningsplanens två översta nivåer, verksamhetsområde och processgrupp, som är gemensamt definierade i standardstrukturen får inte ändras eller tas bort, se 3.2 Standardstruktur Verksamhetsområden. Revidering av verksamhetsområde och processgrupp får endast ske i de fall standardstrukturen ändrats. 7.2.2 Lägga till och avsluta processer Vid förändringar i verksamheten uppdateras redovisningsplanen. Det ska då framgå vad som avslutats eller lagts till, t.ex. om en process tagits över av någon annan förvaltning eller uppgått i en annan process, samt vid vilken tidpunkt detta skett. För avslutade processer/delprocesser ska följande uppgifter anges: Tidpunkt för avslut Om den avslutade processen/delprocessen har ett nära samband med en ny process/delprocess ska de relateras till varandra. För nya processer/delprocesser ska följande uppgifter anges: Sifferbeteckning Processnamn Tidpunkt när den tas i bruk Om den nya processen/delprocessen har ett nära samband med en process/delprocess som avslutas ska de relateras till varandra.
26 (32) Exempel: Version 1.0 Verksamhetsområde Processgrupp Process 2. Verksamhetsstöd 2.2 Forskning och utbildning 2.2.1 Samverka med universitet/högskolor 2.2.2 Bedriva utbildning 2.2.3 Bedriva pedagogisk forskning Version 1.1 (första ändringen avslutad process) Verksamhetsområde Processgrupp Process 2. Verksamhetsstöd 2.2 Forskning och utbildning 2.2.1 Samverka med universitet/högskolor 2.2.2 Bedriva utbildning 2.2.3 Bedriva pedagogisk forskning Processen avslutad 20xx-xx-xx Version 1.2 (andra ändringen tillagd/ny process) Verksamhetsområde Processgrupp Process 2. Verksamhetsstöd 2.2 Forskning och utbildning 2.2.1 Samverka med universitet/högskolor 2.2.2 Bedriva utbildning 2.2.3 Bedriva pedagogisk forskning Processen avslutad 20xx-xx-xx 2.2.4 Samverka med näringsliv Processen påbörjad 20xx-xx-xx
27 (32) Version 1.3 (tredje ändringen process övertagen av annan) Verksamhetsområde Processgrupp Process 2. Verksamhetsstöd 2.2 Forskning och utbildning 2.2.1 Samverka med universitet/högskolor 2.2.2 Bedriva utbildning Processen avslutad och övertagen av förvaltningen X 20xx-xx-xx 2.2.3 Bedriva pedagogisk forskning Processen avslutad 20xx-xx-xx 2.2.4 Samverka med näringsliv Processen påbörjad 20xx-xx-xx Observera att sifferbeteckningen på avslutade processer och delprocesser inte får återanvändas. En sifferbeteckning blir alltså inte ledig när en process/delprocess avslutas. 7.2.3 Processer som slås samman eller ersätter varandra Vid behov ska hänvisningar göras mellan avslutade och nya processer/delprocesser som helt eller delvis ersätter varandra (t.ex. när en process upphör och övergår till en annan förvaltning/bolag/stiftelse). Det ska alltid framgå hur processerna/delprocesserna i redovisningsplanen relaterar till varandra över tid, t.ex. om en process bytt namn eller uppgått i en annan process. Exempel: Version 1.0 Verksamhetsområde Processgrupp Process 2. Verksamhetsstöd 2.2 Forskning och utbildning 2.2.1 Samverka med universitet/högskolor 2.2.2 Bedriva utbildning 2.2.3 Bedriva pedagogisk forskning 2.2.4 Samverka med näringsliv
28 (32) Version 1.1 (två processer slås samman) Verksamhetsområde Processgrupp Process 2. Verksamhetsstöd 2.2 Forskning och utbildning 7.2.4 Ändring av namn på processer/delprocesser 2.2.1 Samverka med universitet/högskolor och näringsliv Tidigare processnamn Samverka med universitet/högskolor 2.2.2 Bedriva utbildning 2.2.3 Bedriva pedagogisk forskning 2.2.4 Samverka med näringsliv Processen har avslutats och uppgått i process 2.2.1, 20xx-xx-xx En ändring av namn på processer får normalt endast ske om någon del i processen läggs till eller tas bort. Observera att om det rör sig om en helt ny process ska ursprungsprocessen avslutas och en ny process läggas till. 7.3 Att börja eller sluta använda processgrupper I de fall en förvaltning/bolag/stiftelse blir av med, eller får ett nytt, uppdrag ska man börja eller sluta använda de processgrupper som hör till uppdraget. Det ska då framgå vad som avslutats eller lagts till och vid vilken tidpunkt detta skett. Exempel: Version 1.0 (processgrupp 2.2 används ej) Verksamhetsområde Processgrupp Process 2. Verksamhetsstöd 2.1 Ekonomi 2.1.1 Hantera löpande redovisning 2.2 Forskning och utbildning Används ej 2.3 Försörjningstjänster 2.3 1 Hantera inköp
29 (32) Version 1.1 (Myndigheten X får ett nytt uppdrag och ska börja använda en processgrupp som tidigare inte använts) Verksamhetsområde Processgrupp Process 2. Verksamhetsstöd 2.1 Ekonomi 2.1.1 Hantera löpande redovisning 2.2 Forskning och utbildning Påbörjad 20xx-xx-xx 2.2.1 Samverka med universitet/högskolor och näringsliv 2.2.2 Bedriva utbildning 2.2.3 Bedriva pedagogisk forskning 2.3 Försörjningstjänster 2.3 1 Hantera inköp Version 1.2 (Myndigheten X ska inte längre hantera inköp och därför inte längre använda processgruppen Försörjningstjänster) Verksamhetsområde Processgrupp Process 2. Verksamhetsstöd 2.1 Ekonomi 2.1.1 Hantera löpande redovisning 2.2 Forskning och utbildning 2.3 Försörjningstjänster Används ej 2.2.1 Samverka med universitet/högskolor och näringsliv 2.2.2 Bedriva utbildning 2.2.3 Bedriva pedagogisk forskning 2.3 1 Hantera inköp Processen avslutad 20xx-xx-xx
30 (32) 8. Hantera pappershandlingar och andra analoga format Pappershandlingar och handlingar på andra analoga format ska förvaras i en förvaringsenhet. Förvaringsenheten, t.ex. en arkivbox, märks med uppgifter om: innehåll (t.ex. akter till diariet, restjournaler) tidsperiod förvaringsenhetens löpnummer Förvaringsenheterna placeras i löpnummerordning i en gemensam löpnummerserie och förvaras i förvaltningen/bolaget/stiftelsens närarkiv. Har ni frågor om hur förvaringsenheterna ska märkas - kontakta landstingsarkivet. 9. Ansvar för informationsredovisningen Varje förvaltning/bolag/stiftelse ska utse minst en person som har ansvar för informationsredovisningen. Arkivansvarig har det yttersta ansvaret, men kan delegera det praktiska ansvaret till någon annan. I en stor förvaltning/bolag/stiftelse kan ansvaret för informationsredovisningen behöva delas upp på flera personer. VIR- föreskriften, kapitel 4 Föreskrift för Arkivansvarig Föreskrift för Arkivredogörare Exempel på arkivorganisationer inom SLL Den som ansvarar för informationsredovisningen bör vara en person med god kunskap om VIR och som har kompetens om arkiv och dokumenthanteringsfrågor. Informationsredovisningsansvarig ska se till att: Hålla VIR uppdaterad och se till att de olika delarna (redovisningsplanen, hanteringsanvisningarna, systemförteckningen och arkivbeskrivningen) versions- och revisionshanteras. Hålla VIR tillgänglig. Dels inom den egna förvaltningen/ bolaget/stiftelsen, men också för landstinget i stort och för allmänheten.
31 (32) Regelbundet se över om förändringar har skett och lägga till dessa i VIR. Exempelvis om det tillkommer eller upphör processer och/eller handlings-/informationstyper. Hålla sig informerad vad gäller uppdateringar av landstingets generella bevarande- och gallringsplaner med mera. Landstingets generella bevarande- och gallringsplaner Informationsredovisningen ska uppdateras kontinuerligt och så fort förändringar sker. Utöver detta ska en total genomgång av informationsredovisningens olika delar göras minst en gång per år. För att underlätta arbetet med att hålla informationsredovisningen uppdaterad är det bra att ha en fastställd rutin för detta. Observera att arkivansvarig ska informera landstingsarkivet om vem/vilka som utsetts till informationsredovisningsansvarig och delinformationsredovisningsansvarig/a. 10. Samråd med landstingsarkivet När en förvaltning/bolag/stiftelse tagit fram sin redovisningsplan, hanteringsanvisningar, systemförteckning och arkivbeskrivning enligt VIR för första gången ska de skickas till landstingsarkivet för godkännande. Detta sker enligt den samrådsprocess som är fastslagen i SLL:s dokumentoch arkivreglemente. SLL:s Dokument- och arkivreglemente 10.1 Så här går samrådsprocessen till När redovisningsplanen, hanteringsanvisningar, systemförteckningen och arkivbeskrivningen skickats in för samråd tittar landstingsarkivet bland annat på tillämpningen av VIR och på att gallringsreglerna följs. Samrådet fungerar som en kvalitetskontroll. Dokumenten kan behöva justeras eller kompletteras, i så fall tar landstingsarkivet upp detta med samrådande förvaltning/bolag/stiftelse. Därefter ska dokumenten ändras enligt landstingsarkivets synpunkter.
32 (32) När eventuella kompletteringar eller justeringar är klara tillstyrker landstingsarkivet att den framtagna informationsredovisningen kan beslutas och börja gälla. Beslut i den egna nämnden eller styrelsen 1 ska fattas innan informationsredovisningen tas i bruk. När den verksamhetsbaserade informationsredovisningen väl finns på plats hos förvaltningen/bolaget/stiftelsen behöver samråd endast ske när en helt ny version av redovisningsplanen upprättas. Samråd är inte nödvändigt vid revisionshanteringar inom ramen för samma version. Se kapitel 7, Versionshantering och revisionshantering. Det formella samrådet sker när informationsredovisningen är färdigställd. Det är klokt att kontakta landstingsarkivet under arbetets gång för att få råd och stöd. Ändringar som innebär nya beslut, exempelvis om gallring, ska samrådas med landstingsarkivet även om själva ändringen av en specifik gallringsfrist sker inom ramen för en och samma redovisningsplan. SLL:s Dokument- och arkivreglemente 1 I en del förvaltningar och bolag har detta ansvar delegerats, ofta till arkivansvarig.