Minnesanteckningar från samverkansmöte 2014-09-11 Närvarande representanter från: SDF, Stockholms Dövas förening HRF, Hörselskadades Distrikt i Stockholms län, Rådet för text- och tolkfrågor FSDB, Förbundet Sveriges Dövblinda, Stockholm och Gotlands län FHDBF, Föreningen för Hörselskadade och Döva Barn med Föräldrar DHB Östra VIS, SDUR och verksamhetschef Anna-Lena Christensson Österberg var inte närvarande. 1 Inledning och presentation Tolkcentralen (TC) hälsade alla välkomna till årets tredje samverkansmöte. 2 Föregående minnesanteckningar Genomgång av föregående minnesanteckningar. En korrigering har gjorts i minnesanteckningarna; det stod i minnesanteckningarna att FHDBF inte hade varit med tidigare. Detta var felaktigt, FHDBF hade en ny representant. Det stod även att Nysamrapporten var från 2012, men den var från 2013. TC ber om ursäkt för denna miss. En reviderad version av minnesanteckningarna har skickats till alla deltagare. 3 Verksamhetsuppföljning, statistik Statistik från januari till och med augusti 2014, med jämförelsetal från 2013, delades ut. 15994 beställningar har inkommit, vilket är 240 fler än ifjol. 0,3% färre beställningar har kunnat utföras än ifjol, vilket ger en brist på 3,1% jämfört med tidigare 2,8%. TC tycker att denna siffra är relativt låg, även om man självklart önskar att man kunde ordna tolk till allt. Bristen för barndomsdöva har varit 3,0% mot 2,5% förra året. För dövblinda har bristen varit 4,2% jämfört med tidigare 2,5%. Störst skillnad mot ifjol är bristen för vuxendöva, den har minskat med 6,2%; från 9,9% till endast 3,7% i år. Detta är mycket glädjande. Bristen var hög ifjol, men det finns fler vuxendövtolkar nu i Stockholmsområdet vilket möjliggör att fler kan få tolk. Antalet besök till TCs öppna mottagning för telefontolkning fortsätter att minska rejält. I år har det varit hela 34% färre besök än ifjol; 148 st jämfört med 227 året innan. TC gör just nu en undersökning för att utreda hur behovet ser ut. Läs mer om detta under 4 Aktuell information. TC kunde ge glädjande besked om att antalet beställningar som avbokats sent har fortsatt att minska. Med sena avbokningar avses avbokningar inom 24 timmar från att uppdraget skulle ha utförts. Det gäller även uppdrag som har blivit avbokade på plats. För dessa uppdrag får
tolkbolagen ersättning. TC arbetar aktivt med att minska antalet sena avbokningar. I år har siffran för sent avbokade uppdrag minskats med 248 st; 2559 st jämfört med tidigare 2807 st. Påminnelser skickas ut till tolkanvändarna om de har missat att avboka ett uppdrag och tolken kommer dit utan att tolkanvändaren dyker upp. TC har hittills fått en positiv respons för påminnelserna, många av tolkanvändarna har varit snabba med att återkomma och tacka för påminnelsen. Även sjukvårdsmottagningar missar att avboka. I de fall där en och samma mottagning har missat att avboka flera gånger så har TC kontaktat mottagningen. När det gäller mottagningar så skriver TC också en rapport i avvikelsesystemet Händelsevis. Avvikelsen ska då kvitteras av chefen till den som har haft hand om ärendet. Man analyserar vad som hänt och ger förslag till åtgärder. Därmed uppmärksammas man på att man behöver se över rutinerna. SDF berättade att det har hänt att en tolkanvändare har fått en påminnelse trots att det var någon annan som hade beställt tolk. TC ber om ursäkt för detta misstag. Det är alltid den som har gjort tolkbeställningen som har ansvar för att avboka. Om någon annan än tolkanvändaren bokar tolk så är det bra om tolkanvändaren har möjlighet att påminna beställaren om att meddela TC om uppdraget ska avbokas. FSDB sa att det är bra att TC kontaktar tolkanvändarna när det har inkommit två olika tolkbeställningar för samma tid. Det händer att tolkanvändaren inte känner till det; mottagningar kontaktar ofta TC och bokar tolk innan de har skickat ut en kallelse. TC kan se i sitt bokningssystem om det har blivit dubbelbokningar för en tolkanvändare. SDF undrade om det går bra att höra av sig och boka tolk även om mottagningen har sagt att de ska göra det. Det har nämligen hänt att mottagningarna har sagt att de ska boka tolk men missat det. TC svarade att det går bra att göra så eftersom TC kan se i sitt system om det blir en dubbelbokning. Det är bra om man vid beställningstillfället säger att mottagningen eventuellt redan har beställt tolk, så kan TC kontrollera i bokningssystemet om beställningen redan finns innan man tar emot den. 112 st akuta uppdrag under beredskap har utförts, vilket är exakt lika många som ifjol. Med uppdrag under beredskap menas tolkbeställningar inom hälso- och sjukvård, polis och soc. som behöver göras akut när TC har stängt. Tolkbrist dag- respektive kvällstid, fördelning av de 500 bristerna under 2014 DAG KVÄLL/HELG Totalt 59% 41% Teckenspråkiga 59% 41% Dövblinda 49% 51% Vuxendöva 75% 25% 4 Aktuell information Antalet besök till TCs öppna mottagning för telefontolkning minskar mer och mer. I dagsläget finns en tolk på plats måndagar och onsdagar kl 12.30 16.30. Det händer att inte ett enda besök görs. Det är dyrt att ha en tolk på plats i den utsträckningen samtidigt som antalet besök fortsätter att minska. TC gör just nu en enkätundersökning under en månad som riktar sig till de som använder sig av telefontolkningen. Syftet med denna undersökning är att ta reda på hur behovet ser ut. Kanske skulle det räcka att minska ner tiden till en dag i veckan. Ett alternativ skulle kunna vara att ha en bildtelefon som besökarna får låna för att ringa samtal via bildtelefonförmedling. I enkäten frågar TC om man skulle använda sig av en sådan bildtelefon om den möjligheten fanns. Man frågar även om det skulle passa bättre om tolk fanns på plats andra tider än de man har nu. En trolig anledning till att besöken minskar är att alltfler har bildtelefon hemma och ringer sina
samtal via förmedlingstjänst. Många som besöker TCs öppna mottagning har med sig papper till tolken, vilket underlättar vid telefonsamtalet. Därför skulle troligtvis en bildtelefon för utlåning inte helt och hållet kunna ersätta en tolk på plats. Men om behovet är litet så kan ett alternativ vara att man kontaktar TC innan och bokar en tolk som man träffar för att ringa. SDF sa att man även på Dövas hus har en bildtelefon för utlåning och att Medborgarkontoret kan hjälpa till med ärenden. Kenneth Lund på dövföreningen har tidigare hållit kurser i hur man använder bildtelefon. Man kan kontakta honom om man behöver lära sig hur man använder en sådan. Följande tider kan man besöka Dövas hus för att låna bildtelefonen: Tisdag 10.00 15.00 Onsdag 13.00 21.00 Torsdag 11.00 15.00 TC informerade om Tolkportalen. Under perioden januari augusti 2013 inkom 215 beställningar via Tolkportalen. Dessa beställningar gjordes av 15 olika beställare, varav 13 var privatpersoner och två mottagningar. Under samma period i år har 530 beställningar inkommit via Tolkportalen. Det har nu tillkommit några beställare; totalt 18 olika beställare, två av dessa är mottagningar. Merparten av beställningarna är gjorda av de två mottagningarna. Flera tolkanvändare har dock nyttjat möjligheten att logga in i portalen för att se vad de har för aktuella tolkbokningar. De beställningar som görs via Tolkportalen hamnar i TCs bokningsprogram. TC gör beställningen komplett genom att välja tolkmetod och antal tolkar som behövs för uppdraget. TC vill att antalet beställningar som görs via Tolkportalen ska öka. Ett önskemål finns om att man ska kunna boka tolk via Tolkportalen i en app, men detta är komplicerat att ordna eftersom man behöver logga in via Mina vårdkontakter för att göra en beställning via Tolkportalen. DHB Östra frågade om det fungerar för en förening att beställa tolk via Tolkportalen, om man bokar för flera tolkanvändare och inte har deras personnummer. TC svarade att detta tyvärr inte fungerar. Däremot kan en tolkanvändare boka för flera i Tolkportalen. En lösning kan därför vara att en av tolkanvändarna gör beställningen där. FSDB frågade hur det går med anpassningen för att dövblinda ska kunna använda Tolkportalen. TC beklagade att det tar så lång tid. Det är en säkerhetsspärr i Mina vårdkontakter som ställer till med problem, man jobbar på en lösning. SDF sa att ett av problemen med Tolkportalen är att det inte går att registrera en beställning med kort varsel. Är uppdraget nära inpå så får man istället maila TC. SDF sa vidare att det är ett omfattande arbete att skriva in en beställning via Tolkportalen, det är många olika rutor man ska fylla i med olika uppgifter och när man har fyllt i fel så blir det rödmarkerat och man får då fylla i allt på nytt. Därför går det enklare att bara maila iväg sin beställning. Det vore smidigare med en app där personuppgifterna redan fanns ifyllda, så att man bara behövde lägga till övriga uppgifter. En skärmdumpningsbild delades ut över hur bokningsprogrammet ser ut som TCs personal arbetar i. TC delade även ut en lathund: Vilka uppgifter behöver Tolkcentralen vid en tolkbeställning?. Lathunden följer med minnesanteckningarna som bilaga. Till den 1 november i år gäller de gamla avtalen med upphandlade tolkbolag, därefter börjar nya avtal att gälla. TC kommer att upphandla fler skrivtolkar och även skrivtolkning på distans. HRF har önskemål om en folder om distanstolkning; hur man ska gå tillväga när man beställer och vid vilka tillfällen det kan passa att ha distanstolkning. TC svarade att man kommer att ordna någon form av instruktion/manual för detta. Skrivtolkning på distans kan lämpa sig bra vid de tillfällen där tolkarna har möjlighet att höra alla deltagare ordentligt, men det kan bli problematiskt vid t ex större möten.
TC informerade om Tolktjänstutredningen och läste upp ett utdrag ur ett protokoll från Regeringskansliet. Utredningstiden har blivit förlängd. Datumet för redovisning av utredningen är framflyttat till den 29 maj 2015. HRF berättade att man kommer att ha en tolkuppföljning den 2 december på riksförbundet. Detta gäller tolkfrågor i hela landet. 5 Intresseorganisationernas frågor Inga frågor hade inkommit i förväg. Vid samverkansmötet den 21/11-13 berättade SDF att det hade varit problematiskt att ringa Vårdguiden för att beställa akuttolk sedan numret ändrades till 1177. När man ringde via bildtelefonförmedlingen, som finns i Örebro, så hände det att man hänvisades vidare eftersom de uppfattade det som att den som beställde akuttolken befann sig i Örebro. SDF berättade nu att det verkar som att det numera går bra att beställa beredskapstolk via 1177Vårdguiden; man har inte hört någon synpunkt om att det varit problematiskt. HRF sa att CI-teamet borde få information om att CI-opererade patienter också ska få möjlighet att få tolk. TC har tidigare varit i kontakt med CI-teamet angående detta. Inför samverkansmötet den 21/11-13 talade TC med CI-teamets koordinator, som berättade att de använder sig av tolk vid inskrivningssamtalet, men sedan när processorn är inopererad och ska startas igång så föredrar de att vara utan tolk eftersom man ska börja hörselträna. Dock beställer de alltid tolk om patienten uttrycker en önskan om det. Till föreläsningar och motsvarande anser CI-teamet att deras patienter ska använda tolk. FHDBF frågade om man kan boka tolk via sms. Detta har TC tidigare tittat på men kommit fram till att man inte bör ta emot tolkbeställningar via sms. Det är alldeles för osäkert via sms. Det är också ett litet format på sms, vilket gör det svårt då många beställningar kräver en dialog för att man ska få en fullständig beställning. Enligt Nysam, som tar fram jämförande statistik över tolkverksamheten i landet, går att utläsa att nästan inga landsting tar emot tolkbeställningar via sms. Däremot går det bra att kontakta TC via sms om man t ex behöver göra en avbokning eller om man är sen till tolkuppdraget. TC kan självklart göra ett undantag ifall man skulle vara i en katastrofsituation och det enda sättet man kan nå TC på är via sms. 6 Övrigt Samverkansmöten har hittills hållits fyra gånger per år. Vid förra mötet uppmanade TC alla deltagare att fundera över om detta är lagom eller om de önskar ett annat upplägg. SDF sa att det känns för tidigt att ha möte i september. Det har då inte hänt så mycket eftersom det är så pass nära inpå sommaren. Man skulle ha fler frågor att ta upp om mötet var en bit in på hösten. Mötet beslöt att man ska testa att ha tre möten under nästa år. Om det skulle vara någon viktig information som bör komma fram däremellan så mailar TC ut den. Efter mötet har ett mail skickats till alla representanter i samverkansgruppen med mötestiderna för 2015. Mötena blir som tidigare på torsdagar kl 13.30-15.30 i Tolkcentralens lokaler på Observatoriegatan 18: 19 februari 28 maj 15 oktober
TC informerade om Indikator. Indikator skickade ut en enkät till 200 slumpvis utvalda tolkanvändare. Frågorna i enkäten gäller det senaste tolkuppdraget. Resultaten från enkäten används för att få fram sådant som man behöver se över och utveckla inom verksamheten. Ifjol anlitade även Örebro och Skåne Indikator och det blir troligtvis ännu fler som gör det i år. Vid det föregående samverkansmötet togs frågan upp huruvida man måste referera till det senaste tolkuppdraget; man menade att detta kunde bli missvisande om man t ex har varit nöjd generellt men hade något som gick snett vid det senaste tolkuppdraget. TC har ställt denna fråga och fått som svar att Indikator alltid frågar om det senaste uppdraget. Man frågade också om det går att ändra urvalet så att man att slumpar per målgrupp, för att säkerställa att det blir en bra fördelning mellan målgrupperna i undersökningen. TC fick som svar på detta att det finns ett för litet underlag; man skulle riskera att inte få tillräckligt med svar om man gjorde så. Vid förra tillfället var det 114 av de 200 tillfrågade som svarade på undersökningen. HRF sa att det skulle behöva anordnas en kurs för att få fler att börja använda sig av skrivtolk. Detta har man tidigare haft på Hörselskadades distrikt. Vuxendövtolkar kom dit och informerade. De som var i behov av skrivtolk kom dit och även anhöriga var välkomna att komma och lära sig hur det går till. Hörselhabiliteringen på Rosenlunds sjukhus har också haft den här typen av kurs tidigare. Man har tidigare på samverkansmötet diskuterat problemet att vissa akutmottagningar har nekat till att boka tolk. SDR berättade att detta fortfarande händer då och då på närakuten, det är återkommande på tre olika mottagningar. TC svarade att detta tyvärr handlar om okunskap hos mottagningarna. Mottagningarna vet helt enkelt inte om att det inte kostar dem någonting att beställa teckenspråkstolk. Det har skett något missförstånd där mottagningarna blandar ihop teckenspråkstolkar med språktolkar, vilka mottagningarna får betala för. Alla uppmanas att fortsätta att meddela TC när sådant inträffar, kontakta Marianne Risberg. Om TC får veta hos vilka mottagningar detta förekommer så kan man lättare ta tag i problemet. Det är beställaren som ansvarar för att informera mottagningarna om tolkanvändning. TC fortsätter arbetet med en teckenspråkig hemsida. Att det tagit så otroligt lång tid har att göra med upphandlingsregler för Habilitering och hälsa i Stockholms läns sjukvårdsområde. Om man ska köpa in något nytt som överstiger ett visst pris så behöver man göra en upphandling. I detta fall behöver man upphandla någon som kan göra den teckenspråkiga översättningen. SDF frågade vem man kan kontakta för att påskynda processen. TC sa att det är jättebra om så många som möjligt hjälper till och framför önskemål om att det ska påskyndas. Man kan kontakta den som är informationsansvarig inom Landstinget. Inom Habilitering och hälsa heter informationschefen Katarina Kindwall. TC tackade alla som deltagit i samverkansmötet. Alla hälsades välkomna till nästa möte, som blir den 20 november kl 13.30 15.30. Vid protokollet: Linda Lehrmark Bilaga: Vilka uppgifter behöver Tolkcentralen vid en tolkbeställning?