MSF, Protokoll FS9 2014-03-22

MSF, Protokoll FS9 2014-03-22 Närvarande: Maria Valeur, vice ordförande Filip Löfgren, Umeå Norna Werner, Stockholm Tora Borén, Örebro Rayma Avecedo, Utland Teodor Svedung Wettervik, Göteborg Alexander Lundin, Uppsala Frida Kareliusson, Linköping via Skype halv dag Formalia 1 Mötet öppnas Maria Valeur förklarade mötet öppnat. 2 Val av mötesordförande Maria Valeur valdes till mötesordförande. 3 Val av mötessekreterare Milla Järvelin valdes till mötessekreterare. 4 Val av mötesjusterare Norna Werner valdes till första justerare Maria Valeur till andra justerare. 1

5 Adjungeringar Rayma Acevedo adjungerandes. 6 Fastställande av föredragningslistan Dagordningen fastställdes med två övriga frågor från Uppsalas ledamot - handouts - DLF modellen nytt ekonomiskt system MSF Anmälningar 7 Godkännande av föregående mötesprotokoll Föregående mötesprotokoll godkände. 8 Protokoll och minnesanteckningar från råd, delegationer och annan representation OMSIS möte Maria Valeur har varit på detta de diskuterade patientdatalagen och hur den tillämpas praktiskt på olika studieorter. OMSIS stadgar godkändes Maria kan skicka ut vid intresse. FD möte inget att rapportera. FS representant kunde inte närvara denna gång. Rapporter 9 Verksamhetsrapporter Uppföljningsdokumntet behandlas imorgon söndag 23/3 då kommer alla verksamhetsområden 10 Ekonomirapport MSF beslutade att kansliet ska sammanställa och presentera vad MSF har för placeringar samt att MSF sedan ska diskutera framtida placeringar. Årsbokslut klart Styrelsen godkände årets bokslut, vill gärna till nästa gång att ekonomiansvarig går igenom den nästa möte. 11 Lokalavdelningsrapporter Inga rapporter inkomna från lokalordförande - FS ledamöter tar en runda om vad de vet sker på deras lokal orter Uppsala Uppsala har bytt många styrelseledamöter, bra med nätverkshelgen snart för de nya ledamöterna. 2

Göteborg arbetshelg, jobbade fram en mer detaljerad budgetkalkyl för att underlätta överlämningar, ny hemsida Utland årsmöte i Warszawa nästa helg, 12 ledamöter totalt internationell, utskrivningsfrågan utskrivna ur Sverige utlandsstudenter- inte försäkrade eller folkbokförda i Sverige, får enorma problem i exempelvis vård skulle kunna vara SACO fråga, FS ber utland att koppla tillbaka till dem när de samlat in material. Örebro Tora representant i lokala läkarföreningen Tora tagit upp frågan om läkar.ass tjänst. Missat att rekrytera studenter till Örebro, facklig sekreterare skickad ut till sjukhus om detta. De kommer säkert kommer till nästa sommar rekrytera egen bas. Haft kick off styrelse. Mångfaldsdag förhoppningen att påverka läkarutbildningen Stockholm temakväll katastrof medicin, föreläsning om vad MSF gör. Nya styrelsen haft middag. AT mässan inte fått betalt från alla landsting kolla med kansliet om de kommit in till MSF centralt. Katastrofmedicin kväll om andra är intresserade kan Norna förmedla kontakt. En fb grupp för PR/ rekryteringsansvarig där de kan utbyta idéer ta det till respektive lokalförening. Nils / Alexander kan prata om det. Umeå- T1 info, bättre uppslutning denna gång, forskningsmässa, nollningsrace, Sylvia Kakembo self management centralt kurspaket. Försöker rekrytera någon middags/ fest fansvarig för FUM. IFMSA gemensam föreläsning om papperslösa. Linköping- årsmöte, nya ordförande Skåne ny styrelse har haft arbetshelg. Sommarjobbsföreläs (vilka jobb, hur man söker och tips). 12 Kanslirapport - Ny hemsida är gå gång, styrelsen önskade att få en flik grafisk mall på hemsidan under flik aktiv i MSF studenthandläggare ordnar detta. - Diskuterades hur arvode hanteras för ordförande som inte längre är student, hon har inkomstbortfall externrepresentation antingen betala detta eller dela ut det på studenterna - Möte om profilprodukter Sofia Karlsson och Milla Järvelin, ska träffa vår leverantör PGM och få lite prisbilder. Diskussionspunkter 13 Diskussionspunkter -Almedalen. Vad göra? WORKSHOP 3

SACO Rindi kårhuset Uppbokat be om en tid från Läkarförbundet i så fall som har bokat upp. Förslag på att göra seminarium / eller att påverka på plats - Journaler på nätet - handledning kontra platsbrist antalet läkarstudenter - Diskriminering ( SYLF) från Preklinrapport - antalet läkarstudenter - flaskhals max antal färdiga specialister på bäst tid max 12,5 år - vik UL löner - läsa patient journaler ( - SSK) - platsbrist läkarstudenter - vårdens ledare från läkarstudent till chef Maria Valeur mailar Eva Widman om MSF:s idéer för Almedalen och hör hur de kan gå vidare om det går att samarbeta med SLF Majoriteten av styrelsen föredrog dessa punkter: Flaskhals från start till specialist 12, 5 år kanske med SYLF, eller egen Journaler på nätet tillsammans med förbundet kanske -SLF-FUM. Strategier. WORKSHOP/DISKUSSION Möteshandlingar noggrant studerade till FS10 Enhetliga kläder trycka upp tröja Norna ser över detta till FS10 -Roterande mötesordförande, hur optimerar vi? DISKUSSION Per capsulam om att införa roterande ordförandeskap Två nästa möten är ordförande Teodor FS10 och Norna FS 11, Maria vidarebefordrar Emmas lathund om vad ordförande ska göra till övriga i FS. Beslutspunkter 14 Beslutsuppföljning -Profilprodukter (ALEX) Möte med PGM Sofia Karlsson och Milla Järvelin ska ha ett möte med PGM tisdag 25/3 och höra om profilprodukter. Borde gå att få igång snabbt att beställa från SLF. Diskussion om huruvida en webshop just nu är prioriterad. Styrelsen kom fram till att för tillfället ska profilprodukter som kan beställas via SLF prioriteras och webshopen läggas på 4

is. Styrelsen gjorde även en prioriteringsordning på listan över inkomna förslag på profilprodukter. Milla tar med sig denna till PGM möte. Det beslutades att de profilprodukter som tas fram av SLF och MSF ska kunna beställas från hemsidan och de ska plockas ihop av kansliet, långsiktig ska möjligheten över en web shop ses över om intresse finns. Milla ska även se om tröjorna också vara gratis? Troligtvis om MSF kan tänka sig tröjor med samma MSF logga och sedan komplettera lokal information med exempelvis knappar som fästs på tröjan. -Förfrågan från vårdförbundet (MARIA) De vill träffas i Stockholm, de vill driva en jämställdhetsfråga och vill ha ett möte, svårt att prioritera för Maria eftersom de vill ses i Stockholm, svårt överhuvudtaget. Det beslutades att Maria ber dem återkomma när de har någonting mer genomarbetat, just nu finns det inte tid och resurser för detta inom styrelsen. -Dataintrång (TORA Ulrika Sandén, MILLA RLIM) MSF känner sig utsatta vid praktik/handledning/klinik och är oroliga att lagen inte tolkas rätt. Om handledare sätter studenter i en situation där de ska läsa journaler innan de kanske träffar en patient, hamnar studenter i en situation där de känner press. Journaler jobba med det på alla sätt och vis, en idé: gå ut med information tillsammans med läkarföreningar, för nya verksamhetsplanen att skriva ett informationsblad om student/ handledare och patientjournaler att dela ut. Svar från Ulrika Sandén Milla tar med till kansliet. Tora skickar. Skulle ha samtycke till att studenter läser journal, - bör vara handledare och kliniker som tar ansvaret, studenten är en del av kliniken. Tora skapar mapp i Dropbox student vs journal där mer information kan läggas fram. Det beslutades att MSF ska fortsätta jobba med frågan elektroniska journaler och studenter, frågan kommer även att tas upp i ALG onsdag 26/3. -Retroaktiv utbetalning rekryteringsbidrag (MILLA) 5

Milla rapporterar att det inte går för i år. -Redovisning av vad medlemsavgiften går till (FILIP) Filip lagt upp ett utkast till detta, info till lokalavdelningarna vid förfrågan, slå ihop flera tårtbitar. Det beslutades att en appendix artikel ska skrivas om medlemsavgift med diagram och förklarade text som redovisar vart pengarna går ska göras. Filip ansvarar för att den kommer med antingen i nästa Appendix eller i det första numret i höst. -Grafisk profil (NORNA) Det beslutades att Norna ska höra med kommunikation om de redan nu kan hjälpa till att skapa och lägga upp några grafiska mallar på hemsidan såsom, powerpoint och wordmallar. Det mesta ska vara klart till nästa möte 10/4 och på hemsidan. - Bidrag( Milla) Milla presenterade samtliga tidigare beslut för utbetalning av bidrag, dessa underlag ska betalas ut nästa vecka v. 13, det blir 120 000 kr till MSF Utland ( enligt FUM beslut), 15 000 kr till MSF Örebro (enligt beslut FS2) samt att varje lokalavdelning får de resterande bidragspengarna utbetalde 8250 kr var (enligt FS 2). 2015 avdelningarna måste äska om pengar. Detta måste tydligt informeras om, Eddie ska göra detta på FUM och Milla ska skicka ut information om detta under våren. 15 Fastställandet av presidiebeslut och per capsulam-beslut -Motioner SLF-FUM Fastställdes godkändes -Nomineringar SLF-FUM Heidi Stensmyren Thomas Liden Emma Spak Ovanstående nomineringar godkändes -Deltagare SLF-FUM Godkändes enligt bilaga 1 -Förlängning av ansökansperiod för projektledare inom infokom besluta att ansökningsperioden för tjänsten förlängdes med 1 vecka fastställdes. -Roterande mötesordförande Styrelsen fastställde ett tidigare beslut på roterande ordförandeskap för FS fram till FUM. -Skifte av datum för möte och styrelseutbildning beslut att ha FS 9 på lördag istället och fortbildning på söndag fastställdes. 6

- FS7 firmatecknare beslut om att omformulera firmatecknarpunkten från FS7 så att det framgår att varje firmatecknare har rätt att var för sig teckna i föreningens firma fastställdes. 16 Beslutspunkter -Schema roterande mötesordförande Det beslutades att Teodor är mötesordförande under FS10 och Norna är det för FS11. Under FS11 kommer även resterande möten att tilldelas en ordförande. -Tryck av preklinenkäten (TORA & MILLA) Det beslutades att preklinenkäten trycks upp på kansliet. - Almedalen Det beslutades att följande åker; Maria Valeur, Teodor Svedung Wettervik, Tora Borén De åker följande datum Teodor 30/ juni 4 juli Maria, Tora anländer måndag Beslutades även att Maria kontaktar Eva Widman för att höra om vilka programpunkter MSF skulle kunna använda och eventuellt få lokal av SLF. - Policydokument och sociala medier (TEODOR) Policy dokumentet reviderades och sedan godkändes det Följande tillägg: Att en facebook grupp med MSF pr. Ansvariga skapas och genom denna ska artiklar och annan information få bättre spridning. Beslutades att Alexander kontaktar Nils och skapar en fb grupp pr / rekryteringsansvarig Varje FS ledamot ska även hitta en pr ansvarig på lokal ort och meddelar Alexander. Beslutades att anta policydokument sociala medier -Introduktion till nyvalda lokalstyrelser Styrelsen antog dokument introduktion till nyvalda lokalstyrelser -Projektledare infokom Intervjua alla som söker, Beslutades att förlänga deadline en vecka till29/3 Norna och Emma intervjuar -Pride Det beslutades att Tora Borén medverkar i Pride och om intresse finns kan eventuellt fler åka. 7

Övriga ärenden 17 Övriga ärenden - handouts Diskussion om handouts, de ska bort i Uppsala, Alexander frågar hur det är på andra orter. - DLF modellen vad hände med den? Måste ha FUM beslut därför måste styrelsen vara överens att lägga det som en proposition Alexander tagit upp med sin lokalförening de vill inte alls. Bättre med bra överlämning med kassörsnätverk. Göteborg negativa också 18 Mötet avslutas Ordförande förklarade mötet avslutat Vid protokollet: Justeras: Milla Järvelin Norna Werner Maria Valeur 8

Bilagor FS9 Bilaga 1 och 2 1. MSF:s deltagare SLFs fullmäktige: Alex Emma Tora Norna Eddie Teodor Frida Edvin Marklund (Skåne) Nils Karlsson (Stockholm) Erik Faergemann (Umeå) Maria Einarsson (Linköping) Reserver (alla Stockholm): Henrik Larsson Alexander Fletcher Greg Korzunowiwicz 2. Emma Furbergs åsikter om policy för sociala medier: Ämnet berördes under FS8 men kan vara av värde att lyfta ånyo. Ett av de billigaste sätten som vi kan driva exv en kampanj på som organisation är genom att utnyttja våra egna befintliga kommunikationskanaler. I dag (2014-03-06) gillar 511 personer vår nationella Facebooksida (MSF Utland gillas av 1145, MSF Umeå av 403, MSF Stockholm av 243, MSF Göteborg av 1034, MSF Skåne av 313, MSF Uppsala av 260, MSF Örebro av 177 och MSF Linköping av 121). Vi har dock nästan 7000 medlemmar och vi kanske inte ska förlita oss på att nå ut till medlemmarna genom vår nationella sida? Vad kan vi lära av MSF Göteborg och MSF Utland som når ut till så många fler? Att nyheterna ens kommer upp bygger på att vederbörande överhuvudtaget varit inne på sidan den senaste tiden, eller att väldigt många gillar ett inlägg. 9

118 av dem som gillar vår Facebooksida är vän med mig (Emma). Jag har bjudit in alla jag känner som också pluggar till läkare. Har ni gjort detsamma? Andra idéer kring hur vi kan nå ut till fler medlemmar? Kan vi skapa listor även på våra privata sidor för läkarstuderande om vi vill marknadsföra något projekt så att våra vänner som pysslar med annat inte ser sådant? Ett argument mot att använda våra privata sidor är att man vill skilja på privat och professionellt, men samtidigt är vi personvalda och om vi inte själva marknadsför åtminstone större kampanjer och liknande, kan man anta att marknadsföringen sviktar utifrån att det framstår som att vi inte ens själva tror på/tycker att detta är viktigt. Man skulle för övrigt kunna skapa en opt-out klausul om vi driver en större kampanj som någon av oss inte känner att hen kan ställa sig bakom, men samtidigt bör vi i sådana lägen verkligen ta oss en funderare på om det är en kampanj som vi ska driva ifall inte ens vi själva är övertygade om att det är en bra idé. Hur kan vi se till att större nationella nyheter hamnar på de lokala MSF-sidorna? Vilka riktlinjer kan vi ha för att tillse att MSF:s Twitter används flitigt inom styrelsen och hur kan vi promota sidan ytterligare? Vår hemsida skulle kunna förbättras markant ifall vi var fler som hjälptes åt med innehållet. Även om jag och Milla är redaktörer, kan ju egentligen alla som vill skriva texter till hemsidan med nyheter, bifoga bilder osv. Det är ju bara att maila någon av oss så lägger vi upp det- det blir lättare att hålla hemsidan aktuell då! Jag efterfrågar helt enkelt en tydlig marknadsföringsstrategi där vi får ut maximal marknadsföring utan att tömma banken- och då krävs insatser från hela styrelsen. Detta är centralt för vår fokusfråga, MSF:s varumärke. Bilaga 4 Profilprodukter MSFs fokusfråga verksamhetsåret 2013-14 är varumärket. En viktig del är att synas, överallt i vardagen, för våra aktiva, passiva och potentiella medlemmar. Attraktiva, användbara profilprodukter är ett väldigt bra sätt. Här är en sammanställning av de förslag som våra olika lokalavdelningar presenterat, håll tillgodo: Läkarmaterial: - Stetoskop - Reflexhammare - Monofilament 10

- Stämgaffel - EKG-linjal - Handsprit - Måttband - Ficklampa - Plåsterkit - Utdragbar hållare till ID-bricka - Suturkit - Blodtrycksapparat - Första-hjälpenkit - Anatomiplanscher Träning/friluftsliv: - Sadelskydd (/regnskydd) - Cykellampa - Vattenflaska - Reflexband - Termos (utlottningspryl) Studentförnödenheter: - Överstryckningspennor - Pennor - Pennfickor - Block (annat fraktsätt? För dyr frakt i nuläget..) - Plastmappar/Pärmar - Sporks - Matlåda - Kondomer - Stresshjärta - Karameller Kläder: - Skjorta - Piké - T-shirt - Hoodie - Väska/Portfölj - Tygkassar - Träningskläder Frågor: Vilka ska vi gå vidare med? Priser? Hur får vi MSF-logga på produkterna? 11

Hur ska profilprodukterna förmedlas till medlemmarna? Bilaga 5 Policy och ansvarsfördelning för hemsida och sociala medier Syftet med närvaron på sociala medier? Kostnadseffektivt och snabbt sätt för MSF att engagera och interagera med medlemmar och potentiella medlemmar Skapar ytterligare möjligheter för medlemmarna att ha en dialog Omvärldsbevaka. Våra medlemmar och intressenter finns här och diskuterar våra verksamhetsfrågor. Valda kanaler inom sociala medier Huvudregeln i valet av kommunikationskanal är att välja kanal efter var målgruppen finns och för vilken typ av information som kanalen är bäst lämpad. Vilka sociala medier som MSF väljer att aktivt vara en del av, kommer troligen förändras med tiden. Trots att förbundet inte finns med i alla kanaler bör vi ha en överblick och kunskap om andra kanaler som finns och tillkommer. Förhållningssätt för kommunikation på sociala medier: Tilltal Korrekt och saklig, men med en personlig ton. Spekulera inte utan svara i sak. Hänvisa eller omnämn inte till en person utan samtycke. Be att få återkomma om du inte kan svara direkt. Svara inte på medlemsfrågor om en specifik person, utan hänvisa till kontakt med rådgivningen. Tänk efter innan 12

Att tänka en extra gång innan du postar ett inlägg och använda sunt förnuft gör att många fallgropar försvinner. Tänk på att även om ditt svar är riktat till en viss person så kommer det att läsas av många andra. Bidra med din kompetens och prioritera att besvara frågor Skriv inlägg och bidra till dialogen inom dina egna specialområden. Vid tillfällen då du tycker att ett inlägg bör besvaras men känner tveksamhet angående forumet eller din kompetens bör du i stället låta någon med sakkunskap eller politisk ansvarig inom området besvara inlägget. Alla medarbetare ska prioritera att besvara frågor och synpunkter. Om man inte kan ge ett bra svar inom rimlig tid eller via det sociala mediet be att få återkomma. Vi är öppna för en dialog Inlägg om MSF, vare sig de är negativa eller positiva, är välkomna i våra kanaler. Vi kan inte kontrollera kommunikationen i sociala medier men vi kan vara öppna för dialog, besvara kommentaren, ge vår syn på saken och rätta eventuella felaktigheter. Svara inte i affekt Kortfattad skriftlig information av den typ som det ofta handlar om inom sociala medier kan ibland uppfattas som mycket hårdare av mottagaren än vad sändaren avsåg. Även om du uppfattar det som om någon har skrivit ett mycket negativt och felaktigt inlägg så undvik att trappa upp en konflikt. Förklara din ståndpunkt så sakligt som möjligt. Använd inte en nedlåtande ton om andra. Ibland kan det vara bäst att lämna en diskussion om det finns risk att trappa upp en onödig konflikt. Respektera upphovsrätt Använd aldrig andras material utan tillåtelse och var noga med att ange källor och följa upphovsrättsliga regler. Använd gärna externa länkar, men var noga med att kontrollera vem du länkar till. Var källkritisk och länka endast till platser som drivs av seriösa ägare. MSFs logotyper får endast användas för godkända ändamål. Personuppgifter måste behandlas korrekt. Det innebär bland annat att man inte får publicera personuppgifter, att man ska hålla uppsikt över besökares kommentarer för att upptäcka kränkande inlägg och ta bort dessa samt att man kan bli skadeståndsskyldig för kränkande personuppgifter publicerade på sin sida. Sociala medier som privatperson Många av MSFs förtroendevalda använder olika sociala medier för att kommunicera med sina nätverk både privat och yrkesmässigt. 13

Tänk på att du är ambassadör för MSF, oavsett om du finns i sociala medier som privatperson. När förtroendevalda deltar och bidrar med sin kunskap och sina erfarenheter medför det i allra flesta fall positiva effekter för MSF, men kommunikationen innebär också vissa risker. Tänk på att som styrelseledamot finns vårdplikt gentemot den organisation man företräder. Transparens och tydlighet Kommenterar du frågor som rör MSF, så är det viktigt att du är öppen med var du arbetar eller vem du representerar. På till exempel Twitter är det vanligt att man skriver om man Twittrar i egenskap av privatperson eller representant för en organisation. Komplettera gärna din profil med en text som säger i vilken egenskap du Twittrar. Ärlighet och ansvarstagande Du är personligt ansvarig för sådant du på eget initiativ publicerar. Sociala medier ger dig närmast oändliga möjligheter att uttrycka dina synpunkter. Med dessa möjligheter följer också ett ansvar för vad som sägs. Ärlighet och ansvarstagande skapar förtroende. Frågor Om du inte vet hur du ska agera i en situation, kontakta någon på kommunikationsavdelningen för att diskutera ditt dilemma. Hemsida Mål Att förmedla mer bestående information med MSFs åsikter, agendor, kalendarium, medlemsförmåner m.m. Att hålla informationen på hemsidan uppdaterad Ansvar Att det är ordförandens uppgift att hålla hemsidan uppdaterad Facebook Mål Att uppdatera MSFs medlemmar om våra åsikter och vad vi gör. Att göra inlägg, lägga upp bilder m.m. i samband med viktiga möten och sammankomster såsom FUM, Repskap, Saco-studentrådsammankomster. Att dela viktiga aktuella inslag från t.ex. artiklar i Läkartidningen, debattinlägg och nyhetsklipp 14

Att inlägg till MSF ska besvaras så snabbt som möjligt Att följa MSFs lokalföreningar och relaterade föreningar Att verka så att MSFs lokalföreningar aktivt delar vidare våra inlägg Ansvar Att ordföranden har Facebook-profilens yttersta ansvar. Att styrelsemedlemmar vid extern representation rapporterar till ordförande för ett Facebook-inlägg. Att styrelsemedlemmar ska dela och sprida MSFs inlägg och bilder m.m. Att FS-representant för respektive lokalavdelning ansvarar för att lokalavdelningen via sin Facebook-profil sprider vidare nationella MSFs inlägg. Twitter Mål Att i samband med FUM, Amee, Almedalen o.d. uppdatera sina medlemmar via MSFs Twitterkonto (MedStudF) om vad som händer och vad MSF gör där. Att vid inlägg använda hashtagen #medstudf. Ansvar Att styrelsemedlemmar vid viktiga interna och externa event använder MSFs Twitterkonto enligt målet ovan. 15