Molnbaserad B2B: Minska kostnader och integrera fler partners! Dagens globala affärslandskap översvämmas av interaktionspunkter mellan partners. Verksamheter av olika storlekar försöker kontinuerligt optimera företagsöverskridande samarbeten för förbättrad integration. Många företagsledare har insett att samverkan och elektronisk kommunikation med affärspartners som kunder, leverantörer, logistikföretag och myndigheter spelar en central roll för framgång. Detta har ofta lösts med hjälp av investeringar i resurskrävande EDI-kopplingar som kan kosta upp till 15.000 USD per partner interface (enligt analysföretaget Aberdeen Group). Traditionell EDI slukar resurser och bromsar utvecklingen Det finns idag även ett behov av att löpande utvärdera leverantörer och byta ut de som inte levererar önskad kvalitet eller till önskat pris. Detta ställer till problem eftersom företagets ITavdelning ofta har svårt att klara av förändringstakten. De stora flödena inom materialförsörjning kan hanteras, men byte av leverantörer av indirekt material hinns inte med och prioriteras därför ofta bort vid B2Bintegration. Här gäller fortfarande papper, telefon och e-post. I de storskaliga infrastrukturprojekten lämnas ofta medelstora och små verksamheter utanför. Cirka 80% av dessa sköter sitt informationsutbyte med manuella rutiner. Trots att många av dem mycket väl inser fördelarna med e-business mäktar de inte med omfattande EDI-investeringar. De föråldrade rutinerna fortsätter att ställa till problem vid inköp och fakturering. De höga kostnaderna för EDI-investeringar bygger inte bara barriärer mot mindre affärspartners utan slår också hårt mot stora koncerner. Vad som behövs är kostnadseffektiva och flexibla alternativ som motsvarar omvärldens krav och dynamik. Scenariot visar hur två order och faktura till tolv affärspartners resulterar i tjugofyra uppkopplingar som måste implementeras och underhållas över tid. - 1 -
Flöden av direkt och indirekt material Det finns också stora skillnader i egenskaperna hos direkta och indirekta flöden. Direkta materialflöden handlar om verksamhetens "core business": inköp, varuförsörjning, logistik och försäljning. Eftersom alla är beroende av varandra i kedjan finns också ett relativt stort incitament för integration. Situationen är en annan när det gäller indirekt material, det vill säga de varor som köps in som inte direkt relaterar till verksamhetens huvudsakliga produktion av produkt eller tjänst. Här finns ofta en mängd företag av olika storlek som spänner från stora leverantörer, IT-konsulter och reparatörer ned till bagaren på hörnet. Gemensamt för dessa är att alla utbyter affärsdokument med varandra. Vissa arbetar mot inköpsorder medan andra inte gör det. Alla genererar dock alltid fakturor. Utbyter man många typer av affärsdokument (order, bekräftelse, leveransbesked och faktura) och en hög volym finns det ofta drivkrafter för optimering. Om man däremot har få meddelandetyper och låg volym så är intresset lägre om inte motparten kräver integration. Det är viktigt att påpeka att det är lika lätt eller svårt att hantera ett affärsmeddelande oavsett monetärt värde. Automatisering för högre effektivitet Manuella flöden är dyra. Det är kostsamt att hantera sina affärsrelationer via telefon och papper. Det sänds fortfarande stora volymer pappersfakturor som ska skannas, tolkas och rättas. Det rings fortfarande mellan kunder och leverantörer när leveransen inte motsvarar beställningen eller när fakturor innehåller fel. Denna förlegade hantering ger inte bara höga administrativa kostnader utan påverkar också kassaflödet negativt. Hos många företag sker just nu en översyn av kostnader och kassaflöde i syfte att skapa ökad automatisering och integration, helst utan att IT-kostnaderna blir för höga. Att nå många till en låg kostnad Att fortsätta med "EDI mellan två partner" är oförsvarbart dyrt. Detta håller nog de flesta med om (möjligen med undantag för integrationskonsulter). Ansatsen bör därför bli: flexiblare lösningar som stödjer alla integrationsbehov oberoende av förutsättningarna hos respektive partner (företagsstorlek, IT-mognad och meddelandestandarder) - till en kontrollerad kostnad. Kontrollerad är här ett viktigt nyckelord; kostnaden ska vara förutsägbar oberoende av hur snabbt förutsättningarna ändras i partnernätverket. - 2 -
Svaret finns i molnet Istället för att hantera punkt-till-punkt-kopplingar mellan företag (traditionell EDI) finns idag molntjänster som fungerar ungefär som telefonväxlar. Dessa växlar består av unika profiler för varje företag som deltar i molntjänsten. Profilerna, som finns i en katalog, fastställer hur en viss partner önskar sända och ta emot information allt utifrån deras förutsättningar och preferenser. Ett meddelande som sänds översätts i plattformen till ett universellt metaformat och mappas därefter om till det format som mottagaren önskar. Denna löst kopplade arkitektur gör att sändare och mottagare inte längre behöver hålla reda på förändringar i format och protokoll hos affärspartnern. De behöver inte heller längre bevaka om kommunikationen mellan sändare och mottagare fungerar. Alla dessa teknikaliteter hanteras i molnet. De meddelanden som skickas kommer fram. Den molnbaserade integrationstjänsten ser till att affärspartners kan utbyta meddelanden utan fasta kopplingar mellan sändare och mottagare. Integrationsservern tar hand om översättningar mellan sändande och mottagande parts format. Definitioner som format, protokoll och affärslogik sparas i partnerprofiler. Tjänsten säkerställer också att meddelanden levereras som de ska och inom given tidsram. Lösningar i samverkan De lösningar som är att förorda är SAP Information Interchange (SAP II) och Pagero Online. SAP II har sin absoluta styrka i att koppla upp direkta materialflöden oberoende av industristandarder. Det är alltså fullt möjligt att sända i ett format som molntjänsten översätter till ett format som mottagaren önskar ta emot. Pagero Online har sin främsta styrka i hantering av e-faktura och meddelanden för indirekta materialflöden samt uppkopplingsalternativ för alla företagsstorlekar. Det går exempelvis utmärkt för - 3 -
ett mindre företag att sända ett affärsmeddelande från ett Visma-program till SAP och vice versa. Pagero Online ger också tillgång till ett stort nätverk på den nordiska marknaden, det vill säga tillgång till ett stort antal uppkopplade företag i Norden. Detta kallas för "Reach". De indirekta flödena handlar nästan alltid om lokal "Reach" då upp till 80% av leverantörerna och kunderna ofta finns inom de egna landet. Pagero Online har också en aktiveringstjänst som gör det enkelt för leverantörer och kunder att ansluta sig till nya affärspartners. Pagero arbetar efter ett koncept som kallas MicroClouds vilket innebär en färdigpaketering av troliga samarbetspartners både på leverantörs- och kundsidan inom givna branscher. Genom att låta SAP II och Pagero Online samverka uppnås god effekt. Tekniskt sett är de mycket lika varandra och passar därför bra tillsammans. Genom att lösningarna samverkar kan företag vara säkra på att alla integrationsfrågor hanteras smidigt och kostnadseffektivt. En del väljer att först fokusera på att ersätta kostsamma in-house EDI-uppkopplingar med molntjänsten från SAP II. Andra väljer att börja med e-faktura och andra meddelandetyper via Pagero Online. Oavsett hur man börjar kan man enkelt utöka sitt scope. Samverkan mellan SAP Information Interchange och Pagero Online: - ökar radikalt tillgången till befintliga partnerprofiler - möjliggör att alla affärspartners (stora som små) kan nås - medför att både direkta och indirekta flöden kan omfattas Svaret ligger i katalogen Syftet med molntjänster för integration kan sammanfattas med en fråga: Hur lätt kan jag koppla upp mig till mina affärspartners? Svaret ligger i katalogtjänsten. Både SAP II och Pagero Online sparar - 4 -
partnerprofiler i sina kataloger. Varje partner kopplar upp sig till nätverket en gång för alla. När man anslutit sig får man tillgång till övriga affärspartners i nätverket. Det är enkelt att själv ansluta nya affärspartner som redan finns i nätverket utan några kostsamma punkt-till-punkt-integrationer. Reagera snabbt på förändring och håll nere kostnader Det finns egentligen inget skäl att vänta med att övergå till den nya generationen av molntjänster för B2B-kommunikation. Varför bygga vidare på lösningar som komplicerar förändringar i verksamheten och som dessutom stänger ute mindre aktörer? Det är bättre att snabbt och kostnadseffektivt kunna koppla upp sig till alla affärsrelationer, oberoende av företagsstorlek och datastandarder. Denna lösning reducerar både tekniska barriärer och kostnadsfrågor. För integration handlar först och främst om affärsnytta och inte teknik! Torbjörn Åhberg, Xpicio - 5 -