Granskning av kultur- och fritidsverksamheten

www.pwc.se Revisionsrapport Lisa Åberg Granskning av kulturoch fritidsverksamheten Torsås kommun

Innehållsförteckning 1.1. Bakgrund... 1 1.2. Revisionsfråga... 1 1.3. Avgränsning... 1 1.4. Metod... 1 2.1. Är ansvar och roller för kulturoch fritidsverksamheten tydliggjorda?...3 2.1.1. Bedömning...4 2.2. Har bildningsnämnden fastställt mål för kulturverksamheten och fritidsverksamheten?...4 2.2.1. Bedömning...5 2.3. Sker handläggning av bidrag på ett tillfredsställande sätt?...5 2.3.1. Bedömning...7 2.4. Sker utvärdering av verksamhetens kvalitet?...7 2.4.1. Bedömning... 8 2.5. Sker uppföljning och utvärdering av resultat av verksamheten?...8 2.5.1. Bedömning... 8 2.6. Sker återrapportering av kulturoch fritidsverksamheten till nämnden?...8 2.6.1. Bedömning...9 Torsås kommun

1. Inledning 1.1. Bakgrund Revisorerna i Torsås kommun har utifrån en bedömning av väsentlighet och risk beslutat att granska kommunens kulturoch fritidsverksamhet. Bildningsnämnden är sedan år 2007 den verksamhetsnämnd som har ansvar för kulturoch fritidsverksamheten samt biblioteken. Verksamheten arbetar med beredning, samordning och utveckling av kulturpolitiken. I uppdraget ingår bidrag till kulturoch hembygdsföreningar och studieförbund, lokala kulturarrangemang, konstinköp och utställningsverksamhet med mera. 1.2. Revisionsfråga Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Är bildningsnämndens styrning och uppföljning av kulturoch fritidsverksamheten tillräcklig? Revisionsfrågan kommer att besvaras utifrån följande revisionskriterier: Är ansvar och roller för kulturverksamheten tydliggjorda? Har bildningsnämnden fastställt mål för kulturverksamheten och fritidsverksamheten? Sker handläggning av bidrag på ett tillfredsställande sätt? Sker utvärdering av verksamhetens kvalitet? Sker uppföljning och utvärdering av resultat av verksamheten? Sker återrapportering av kulturoch fritidsverksamheten till nämnden? 1.3. Avgränsning Granskningen har avgränsats till kulturoch fritidsverksamheten. Biblioteksverksamheten ingår inte i granskningen. 1.4. Metod Granskningen har genomförts genom dokumentstudier och intervjuer. Vi har analyserat dokument såsom reglemente, delegationsordning, kommunens budget för 2014, riktlinjer för kulturbidrag, riktlinjer för föreningsbidrag till idrottsföreningar, bildningsnämndens verksamhetsplan för 2014, Vision och mål för kulturfritidsverksamheten för 2013-2014, protokoll från kulturoch fritidsutskottet, protokoll från bildningsnämnden och tre ansökningar om föreningsbidrag. Intervjuer har genomförts med ordförande i bildningsnämnden och tillika ordförande i kultur-och fritidsutskottet, 2:e vice ordförande i bildningsnämnden, enhetschef för kulturoch fritidsverksamheten och fritidshandläggaren. Torsås kommun 1 av 11

Rapporten har sakavstämts av enhetschefen för kultur och fritid och av chefen för bildningsförvaltningen. Torsås kommun 2 av 11

2. Iakttagelser och bedömningar 2.1. Är ansvar och roller för kulturoch fritidsverksamheten tydliggjorda? Sedan år 2007 ansvarar bildningsnämnden för kommunens frågor i kultur, - biblioteks- och fritidsfrågor. Inledningsvis sorterade verksamheten direkt under bildningsnämnden, men efter hand inrättades ett kulturoch fritidsutskott för beredning av ärenden inom kultur-, fritids- och biblioteksverksamheten. Av bildningsnämndens reglemente framgår att det finns ett kulturoch fritidsutskott för beredning av kulturoch fritidsärenden. Utskottet har inte delegerats någon beslutanderätt. Endast informationsärenden stannar i nämnden, övriga ärenden går upp till bildningsnämnden för beslut. Utskottet har tre ledamöter och sammanträder cirka sex gånger per år. Intervjuade på tjänstemannanivå ser ett värde i utskottet, då det är kulturoch fritidsenhetens möjlighet till kontakt med den politiska nivån. Enhetschefen deltar i stort sett aldrig på bildningsnämndens sammanträden, även om ärenden som beretts av kulturoch fritidsutskottet ska behandlas. Synpunkter framförs att det kan uppstå ett glapp i beredningsprocessen, då beredande tjänsteman för kulturoch fritidsverksamheten inte deltar på bildningsnämndens sammanträden. I september år 2013 deltog enhetschefen på en gemensam budget- och planeringsdag med nämnden. Dagen upplevdes som positiv och kulturoch fritidsenheten fick presentera sin verksamhet. Kultur- och fritidsenheten, som är en del av bildningsförvaltningen, har sex anställda. Förvaltningen svarar för huvudbiblioteken, skolbiblioteken och kulturoch fritidsfrågor. Samtliga sex medarbetare, inklusive enhetschefen, har arbetspass på biblioteket och förvaltningskontoret ligger i anslutning till biblioteket. Enhetschefen tjänstgör halvtid i biblioteket, övrig tid ägnas åt ledningsarbete, beredning av ärenden och handläggning av kulturfrågorna. Det endast enhetschefen som arbetar med kulturfrågorna. Av intervjuerna framgår att det är svårt att få tiden att räcka till långsiktigt och strategiskt arbete samt utvecklingsfrågor då arbetstiden främst ägnas åt löpande arbetsuppgifter. En biblioteksassistent är tillika fritidshandläggare och handlägger föreningsbidragen till idrottsföreningar. Handläggningen av föreningsbidrag till kulturföreningar sköts av enhetschefen. Av intervjuerna framkommer att det finns ett lokalt kulturråd på bildningsförvaltningen. I det ingår enhetschefen för kultur och fritidsverksamheten, skolbibliotekarie och pedagoger. Rådet ansvarar för att planera all kulturverksamhet i skolan. I detta ingår bl.a. projektet Skapande skola till vilket kommunen söker externa projektmedel från Statens kulturråd. Den allmänna kulturverksamheten utgörs av följande delar: barnkulturverksamhet (kultur i skolan och förskolan, skolbio och barnföreställningar som ges på fritiden), Tisdagskväll på Sjöfartsmuséet i Bergkvara (musikaftnar), konstrunda tillsammans med Emmaboda och Nybro kommuner och utebioföreställningar. På Torsås kommun 3 av 11

socialförvaltningen finns också en budget för kultur för seniorer, vars verksamhet planeras tillsammans med kulturoch fritidsenheten. Inom ramen för barnkulturverksamheten samarbetar förvaltningen med den lokala teaterföreningen som ger barnföreställningar. Den allmänna kulturverksamheten omfattar också konstnärlig utsmyckning, offentlig utsmyckning och konstinköp. Utöver den allmänna kulturverksamheten sker bidragsgivning till kulturföreningar, hembygdsföreningar, studieförbund och SISU. Fritidshandläggaren svarar för all verksamhet som bedrivs gentemot idrottsföreningarna. Cirka 14 timmar i veckan kan handläggaren ägna åt verksamheten som utgörs av löpande kontakter med föreningar, lokalbokning och schemaläggning av idrottsplatser och hallar, arrangemang av evenemang som valborgsfirande, nationaldagsfirande samt handläggning av kulturoch idrottsskolan 1. Bidragsgivningen till idrottsföreningar är den minsta delen av fritidsverksamheten. Synpunkter framförs på att tiden som kan ägnas åt fritidsverksamheten är mycket knapp. 2.1.1. Bedömning Vi bedömer att rollerna för kulturoch fritidsverksamheten är tydliggjorda. Det framgår av bildningsnämndens reglemente att det finns ett kulturoch fritidsutskottet för beredning av kulturoch fritidsärenden. Utskottet har inte delegerats någon beslutanderätt och utskottet har inte heller fattat beslut. Vi bedömer att det finns en tydlig förvaltningsorganisation för genomförandet av kulturoch fritidsverksamheten. Vi bedömer att ansvar och roller inom kulturoch fritidsenheten är tydligt fördelade. 2.2. Har bildningsnämnden fastställt mål för kulturverksamheten och fritidsverksamheten? Före år 2007 fanns en kulturoch fritidsnämnd. Dåvarande kulturoch fritidsnämnden fastställde ett handlingsprogram för kulturoch fritidsverksamheten i Torsås kommun. Av intervjuerna framkommer att tjänstemännen fortsatte att jobba gentemot det även när verksamheten gick in i bildningsnämnden. I bildningsnämndens verksamhetsplan för 2014 finns mål för kulturoch fritidsverksamheten. Synpunkter framförs dock från de intervjuade att målen inte känns tillräckliga och att de skulle behöva kompletteras med en vision. Följande mål för kulturoch fritidsverksamheten finns i bildningsnämndens verksamhetsplan för 2014: Mål Mått Strävansvärde Ett levande och aktivt Besöksfrekvens 8,0 besök/inv/år bibliotek Öka antalet unga i föreningar genom att Antalet erbjudna provapå-tillfällen Samma eller fler provapå-tillfällen än 1 Kultur- och idrottsskolan är ett arrangemang som vänder sig till kommunens åttaåringar. Barnen bjuds in till tre tillfällen på fritiden då de får prova olika idrotter och kulturaktiviteter. Torsås kommun 4 av 11

verka för att bredda utbudet Öka samverkan mellan bildningsförvaltningen och föreningsliv Antal tillfällen av samverkan läses av i föreningarnas verksamhetsrapporter föregående år Jämförande statistik saknas Kultur- och fritidsutskottet har brutit ner ovanstående mål i ytterligare verksamhetsmål som förvaltningen ska arbeta utifrån. Av intervjuerna framkommer att de förtroendevalda i bildningsnämnden har varit involverade i framtagandet av målen för kulturoch fritidsverksamheten. Torsås kommun har ingen kulturplan och saknar också en reviderad biblioteksplan. Nämnden har inte heller någon läsfrämjandeplan och skolkulturplan, vilket är ett måste för att verksamheten ska kunna beviljas externa medel från exempelvis Statens kulturråd. Enligt de intervjuade har detta arbete dessvärre inte hunnits med på grund av det löpande arbetet. Löpande uppföljning och redovisning av mål, mått och strävansvärden sker främst till kulturoch fritidsutskottet, men även till nämnden i samband med delår och bokslut. 2.2.1. Bedömning Vi noterar med tillfredsställelse att bildningsnämnden har fastställt mål för kulturverksamheten och fritidsverksamheten. Enligt vår bedömning är det av vikt att bildningsnämnden även initierar att övergripande styrdokument såsom kulturplan och skolkulturplan antas av fullmäktige. Enligt vår bedömning är en kulturplan viktig när det gäller att sätta en strategi för hur kulturen ska utvecklas i kommunen, liksom ett viktigt underlag vid ansökningar om externa medel. 2.3. Sker handläggning av bidrag på ett tillfredsställande sätt? Kultur- och fritidsenheten bedriver handläggning av bidrag till kulturföreningar och idrottsföreningar. Kulturbidragen handläggs av enhetschefen, bidragen till idrottsföreningarna handläggs av fritidshandläggaren. Bidrag till kulturföreningar Föreningar, organisationer, offentliga förvaltningar och studieförbund med verksamhet i Torsås kommun kan söka kulturbidrag. För år 2013 fick elva föreningar ett årligt bidrag från bildningsnämnden. Bildningsnämndens budget för kulturbidrag uppgår till 130 tkr för år 2014. Av intervjuerna framkommer att den begränsade bidragsbudgeten gör det svårt för att bevilja spontanansökningar. Fullmäktige har hösten 2013 fastställt riktlinjer för kulturbidrag i Torsås kommun. Av riktlinjerna framgår att syftet med bidragsgivningen är att främja ett allsidigt, varierat kulturutbud för invånare och besökare i Torsås kommun, men också att främja ett bevarande av det kulturarv som finns i kommunen. Barn- och ungdomsverksamhet prioriteras. Enligt de intervjuade är dessa aspekter centrala Torsås kommun 5 av 11

vid bedömningen. Bidragen kan sökas som bidrag eller förlustgaranti. Av intervjuerna framkommer att förlustgarantier förekommer i relativt liten utsträckning. Enhetschefen tar fram ett beslutsunderlag för fördelningen av kulturbidrag. Bildningsnämnden fattar sedan beslut om kulturbidrag efter beredning av kulturoch fritidsutskottet. Enhetschefen har inte delegerats någon beslutanderätt. Detta innebär att även små bidrag på ett par tusen kronor beslutas av nämnden. Förvaltningen har inte upprättat några dokumenterade rutiner för handläggningen av kulturbidrag. De krav som ställs på föreningarna i riktlinjerna för att vara bidragsberättigade är att program/verksamhetsbeskrivning och kostnadsbudget ska bifogas ansökan. Om verksamheten/programmet för vilken bidraget beviljats inte genomförs ska bidraget återbetalas. Av intervjuerna framkommer att avslag på bidragansökningar alltid motiveras. Vidare framkommer att förvaltningen litar på att föreningarna använder bidragen till avsedda ändamål. Bidrag till idrottsföreningar Bildningsnämndens budget för föreningsbidrag till idrottsföreningar uppgår till 650 tkr. Kommunen har cirka 24 föreningar som får bidrag. I november varje år skickar fritidshandläggaren ut ansökningsblanketter till föreningarna. Handläggningen av bidragsansökningar är färdig i mitten av mars. Inför beslutsfattandet träffar fritidshandläggaren, enhetschefen och ett par förtroendevalda från kulturoch fritidsutskottet fyra till fem föreningar. Föreningarna får berätta om sin verksamhet, utmaningar och bekymmer etc. Efter dessa så kallade bidragsträffar gör förvaltningen en sammanställning med förslag till fördelning. Därefter bereder kulturoch fritidsutskottet förslaget innan bildningsnämnden slutligen beslutar om bidragen. Nämnden har inte delegerat något beslutsfattande avseende bidragen idrottsföreningar. Bidragen betalas ut i två omgångar. Föreningarna får en första del av sitt beviljade bidrag i april och resterande summa i början på december. Eventuella avslagsbeslut motiveras. Fullmäktige har fastställt riktlinjer för föreningsbidrag till föreningar med barn- och ungdomsverksamhet i Torsås kommun. Riktlinjerna har reviderats av fullmäktige under år 2013. Av riktlinjerna framgår mål för vad Torsås kommun finner det angeläget att föreningsstödet används till. Av riktlinjerna framgår också regler för föreningsstödet och information om vad en ansökan ska innehålla. Vid uträkning av bidragen finns normer som har fastställts av bildningsnämnden år 2012. Av normerna framgår exempelvis hur mycket pengar som utgår för per aktiv medlem, ett klubbhus, en A-plan, ett arrangemang av en cup, etc. Förvaltningen har inte upprättat några dokumenterade rutiner för handläggningen bidrag till idrottsföreningar. Av intervjuerna framkommer att enhetschefen också är någorlunda förtrogen med handläggningsrutinerna för bidragen till idrottsföreningarna. Torsås kommun 6 av 11

Det förekommer ingen formaliserad och dokumenterad uppföljning av föreningarnas verksamhet utifrån fullmäktiges mål i riktlinjerna. Uppföljningen sker istället informellt när förvaltningen träffar föreningarna. Av intervjuerna framkommer att det inte finns mycket tid att lägga på uppföljning av föreningarnas verksamhet. Handläggaren hinner exempelvis inte följa upp att beviljade bidrag går till avsedda ändamål. Den uppföljning som hinns med är att handläggaren och enhetschefen går igenom föreningarnas ekonomiska redovisning. Investeringsbidrag Föreningar kan även söka bidrag till investeringar. Investeringsbidragen ligger utanför ordinarie budgetar för bidragen till idrottsföreningar och kulturföreningar. Enligt de inter intervjuade finns en buffert för barn- och utbildningsnämnden som kommunstyrelsen hanterar och nämnden får äska från den. Bildningsnämnden kan fatta beslut om investeringsbidrag upp till 100 tkr. Belopp över 100 tkr beslutas av kommunstyrelsen. Det framgår inte av kommunstyrelsens reglemente att kommunstyrelsen ansvarar för investeringsbidrag till förenigar över 100 tkr. Vid tidpunkten för granskningen bereder bildningsnämnden en policy för investeringsbidrag som ska upp till beslut i fullmäktige. 2.3.1. Bedömning Vi bedömer att handläggningen av bidrag huvudsakligen sker på ett tillfredsställande sätt. Vi grundar vår bedömning på att riktlinjer finns för bidragsgivningen och att normer finns för beräkningen av bidragen till idrottsföreningar samt att bidragsgivningen utgår från fastställda mål. Enligt vår bedömning bör bildningsnämnden överväga att delegera beslutanderätt till tjänstemännen vad gäller bidrag på mindre belopp, för att effektivisera handläggningsprocessen. Enligt vår bedömning är handläggningen sårbar då den hanteras av en person. Vi rekommenderar nämnden att dokumentera handläggningsrutinerna för att kvalitetssäkra hanteringen. Vidare rekommenderar vi nämnden att formalisera uppföljningen av att bidrag går till avsedda ändamål. Vi konstaterar att investeringsbidrag över 100 tkr beslutas av kommunstyrelsen, utan stöd i reglemente. 2.4. Sker utvärdering av verksamhetens kvalitet? Förvaltningen har inget formaliserat system för utvärdering av verksamhetens kvalitet. Det genomförs t.ex. inga systematiska brukarundersökningar. Förvaltningen ordnar dock återkommande föreningsträffar och bidragsträffar för att informera och fånga in synpunkter från föreningslivet. Under år 2013 har två idrottsföreningar som fått bidrag varit och presenterat sin verksamhet i kulturoch fritidsutskottet. Samtliga idrottsföreningar bjuds in till återkommande föreningsträffar. I samband med föreningsträffarna brukar förvaltningen också bjuda in någon extern föreläsare, antingen i samarbete med SISU eller i SISU:s regi tillsammans med förvaltningen. Torsås kommun 7 av 11

Alla studieförbund bjöds in till en gemensam träff under år 2013. Förvaltningen bjöd även in alla kulturföreningar till en gemensam träff under vårvintern 2014, men fick ställa in träffen på grund av dålig uppslutning. Av intervjuerna framkommer också att enhetschefen tar hjälp från länets kulturinstitutioner för att bedöma kvalitet när en föreställning eller arrangemang ska köpas in. Enligt de intervjuade är även den spontana responsen från kommuninvånarna, sommargäster och turister ett viktigt inslag i utvärderingen av verksamhetens kvalitet. Under år 2013 har bildningsnämnden genomfört en internkontroll på handläggningen av föreningsbidrag. Kontrollen avsåg att följa upp de reella kostnaderna för kommunens idrottshallar. Resultatet av kontrollen har inte föranlett några förändringar av handläggningen. 2.4.1. Bedömning Vi bedömer att det sker en utvärdering av verksamhetens kvalitet, även om den inte sker formaliserat genom brukarundersökningar. Vi bedömer att forum finns för att fånga in synpunkter på verksamheten genom föreningsträffar och bidragsträffar. Vi bedömer även att det är positivt att verksamheten följs upp inom ramen för bildningsnämndens interna kontroll, liksom att verksamheten samverkar med de regionala kulturinstitutionerna. 2.5. Sker uppföljning och utvärdering av resultat av verksamheten? Av intervjuerna framkommer att det är sällan som bildningsnämnden eller kulturoch fritidsutskottet följer upp och utvärderar resultat av verksamheten. Synpunkter framförs på att de knappa resurserna för kulturoch fritidsverksamheten är en bidragande orsak till att det inte görs. 2.5.1. Bedömning Vi konstaterar att nämnden inte följer upp och utvärderar resultat av verksamheten. Vi rekommenderar nämnden att på regelbundna intervall utvärdera resultat av delar av verksamheten. 2.6. Sker återrapportering av kulturoch fritidsverksamheten till nämnden? Kultur- och fritidsutskottet får löpande information om kulturoch fritidsverksamheten på utskottssammanträdena. Det finns ingen rutin att enhetschefen för kulturoch fritidsverksamheten deltar på nämndens sammanträden och informerar om verksamheten. Bildningsnämnden får den information om verksamheten som utskottets ledamöter eventuellt lyfter i nämnden. Samtliga ledamöter och ersättare får protokollen från kulturoch fritidsutskottet. Uppföljning av mål sker i samband med delårsbokslut och bokslut då verksamhetsplanen följs upp. Bildningsnämnden får också en månatlig uppföljning av verksamhetens ekonomi. Torsås kommun 8 av 11

2.6.1. Bedömning Vi konstaterar att kulturoch fritidsverksamheten återrapporteras till bildningsnämnden och att nämnden får uppföljning av såväl mål som ekonomi. Enligt vår bedömning skulle nämnden gynnas av att även få återkommande muntlig information om verksamheten från enhetschefen för att ännu bättre kunna följa verksamheten. Torsås kommun 9 av 11

3. Sammanfattande revisionell bedömning Vi bedömer att bildningsnämndens styrning och uppföljning av kulturoch fritidsverksamheten huvudsakligen är tillräcklig. Vi grundar vår bedömning på följande: Vi bedömer att rollerna för kulturoch fritidsverksamheten är tydliggjorda. Det framgår av bildningsnämndens reglemente att det finns ett kulturoch fritidsutskott för beredning av kulturoch fritidsärenden. Utskottet har inte delegerats någon beslutanderätt och utskottet har inte heller fattat några beslut. Vi bedömer att det finns en tydlig förvaltningsorganisation för genomförandet av kulturoch fritidsverksamheten. Vi bedömer att ansvar och roller inom kulturoch fritidsenheten är tydligt fördelade. Vi noterar med tillfredsställelse att bildningsnämnden har fastställt mål för kulturverksamheten och fritidsverksamheten. Enligt vår bedömning är det av vikt att bildningsnämnden även initierar att övergripande styrdokument såsom kulturplan och skolkulturplan antas av fullmäktige. Enligt vår bedömning är en kulturplan viktig när det gäller att sätta en strategi för hur kulturen ska utvecklas i kommunen, liksom ett viktigt underlag vid ansökningar om externa medel. Vi bedömer att handläggningen av bidrag huvudsakligen sker på ett tillfredsställande sätt. Vi grundar vår bedömning på att riktlinjer finns för bidragsgivningen och att normer finns för beräkningen av bidragen till idrottsföreningar samt att bidragsgivningen utgår från fastställda mål. Enligt vår bedömning är handläggningen av bidrag sårbar, då den hanteras av en person. Vi rekommenderar nämnden att dokumentera handläggningsrutinerna för att kvalitetssäkra hanteringen. Vidare rekommenderar vi nämnden att formalisera uppföljningen av att bidrag går till avsedda ändamål. Vi bedömer att bildningsnämnden bör överväga att delegera beslutanderätt till tjänstemännen vad gäller bidrag på mindre belopp, för att effektivisera handläggningsprocessen. Vi konstaterar att investeringsbidrag över 100 tkr beslutas av kommunstyrelsen, utan stöd i reglemente. Vi bedömer att det sker en utvärdering av verksamhetens kvalitet, även om den inte sker formaliserat genom brukarundersökningar. Vi bedömer att forum finns för att fånga in synpunkter på verksamheten genom föreningsträffar och bidragsträffar. Vi bedömer även att det är positivt att verksamheten följs upp inom ramen för bildningsnämndens interna Torsås kommun 10 av 11

kontroll, liksom att verksamheten samverkar med de regionala kulturinstitutionerna. Vi konstaterar att nämnden inte följer upp och utvärderar resultat av verksamheten. Vi rekommenderar nämnden att på regelbundna intervall utvärdera resultat av delar av verksamheten. Vi konstaterar att kultur och fritidsverksamheten återrapporteras till bildningsnämnden och att nämnden får uppföljning av såväl mål som ekonomi. Enligt vår bedömning skulle nämnden gynnas av att även återkommande få muntlig information om verksamheten från enhetschefen för att ännu bättre kunna följa verksamheten. 2014-04-28 Lisa Åberg Projektledare Caroline Liljebjörn Uppdragsledare Torsås kommun 11 av 11