KKV2000, v1.0, 2008-02-04 2009-01-26 1 (5) Avdelningen för offentlig upphandling Charlotta Frenander 08-7001544 Charlotta.Frenander@kkv.se Kort beskrivning av presentation på seminarium 2.1 och 2.4 på Upphandlingsdagarna 4-5 februari 2009 Miljö och etik i offentlig upphandling 2.1 Vad är tillåtet och tillrådligt? Charlotta Frenander, Konkurrensverket Miljöhänsyn, och till viss del också sociala hänsyn, är idag en integrerad del av den offentliga upphandlingen och en prioriterad fråga för såväl den svenska regeringen som inom EU. Vad man kan och får göra är dock fortfarande till viss del oklart; vad tillåter egentligen upphandlingslagstiftningen och vilka hänsyn är lämpliga med tanke på konkurrens, proportionalitet och kostnadseffektivitet? Seminariet tar upp frågor som i korthet berör följande: 1. Upphandlingslagstiftningens bestämmelser om miljö- och sociala hänsyn EG-direktiven om offentlig upphandling och de svenska upphandlingslagarna LOU och LUF innehåller bestämmelser för miljö- och sociala hänsyn och det framgår att syftet är att upphandlande myndigheter och enheter ska kunna bidra till att skydda miljön och främja en hållbar utveckling. I enlighet med lagstiftningen är det möjligt med miljökrav i samtliga faser i upphandlingsprocessen; som teknisk specifikation, som kvalificeringskrav, som utvärderingskriterier och slutligen som särskilda kontraktsvillkor. Några exempel Adress 103 85 Stockholm Besöksadress Torsgatan 11 Telefon 08-700 16 00 Fax 08-24 55 43 konkurrensverket@kkv.se
2009-01-12 2 (5) är miljöledningsrutiner vid tjänster och entreprenader med stor miljöpåverkan och hänvisning till miljömärkning. Sociala hänsyn rekommenderas dock som särskilda kontraktsvillkor i första hand. 2. Möjligheter för små och medelstora företag att delta i upphandlingar Små och medelstora företag (benämns ofta SME Small and Medium Enterprises) utgör cirka 99 procent av alla företag i Sverige. När SME-frågor aktualiseras vid offentliga upphandlingar är det ofta gruppen mikroföretag som det handlar om, dvs företag med mindre än 10 anställda. Att förbättra förutsättningarna för mindre företag i offentliga upphandlingar gäller även för nystartade företag så att dessa, får samma möjligheter att delta i upphandlingar som mer etablerade företag. En upphandling medför ofta att mindre företag på olika sätt missgynnas, till exempel på grund av att stora volymer efterfrågas (till exempel i ramavtal) eller att upphandlingen avser stora geografiska områden. Det finns en rad åtgärder som upphandlande myndigheter kan vidta för att alla typer av företag, i synnerhet mindre företag, ska ha större möjligheter att kunna delta i upphandlingar. Då stärks incitament till innovationer och nya lösningar, inte minst viktigt vad gäller miljöaspekter. Leverantörer kan också hänvisa till annans kapacitet, dvs samarbeta även om de är konkurrenter enligt det s k konsortieundantaget, vilket kan underlätta för mindre företag Några exempel på hur en upphandling kan underlättas för SME: Inta ett leverantörsperspektiv Sprid information om kommande upphandlingar i god tid Undvik betungande kvalificeringskrav och ta eget ansvar för att inhämta nödvändig information Ge möjlighet att lämna anbud på delar av sortiment eller geografiskt område Ha god tid mellan upphandlingens avslutande till kontraktstart 3. Lokalproducerat och krav på korta transportavstånd Kan lokala företag få företräde vid en offentlig upphandling?
2009-01-12 3 (5) Ett av de viktigaste syftena med de EU-gemensamma upphandlingsdirektiven är att främja konkurrens genom att främja den fria rörelsen av varor och tjänster och den fria etableringsrätten. Krav på korta transportavstånd, att produkten ska vara närodlad eller lokalproducerad kan i vissa fall ha goda miljöeffekter, men att ställa det som krav är i regel diskriminerande och därmed inte tillåtet vid offentlig upphandling. Krav på viss verksamhetsort eller att en leverantör ska vara etablerad på den aktuella orten redan vid anbudsingivandet är i regel inte heller tillåtet. Det är inte heller tillåtet att kräva korta leveranstider om det inte är berättigat med hänsyn till vad kontraktet avser. Det inte ovanligt att ställa krav i syfte att minska transporternas miljöbelastning. Inledningsvis bör det dock undersökas hur aktuella leverantörers transport- och logistiksystem ser ut och dra fördel av befintlig struktur. Många leverantörer använder en enda transportör eller ett logistikföretag som samordnar varudistributionen för ett stort antal leverantörer. Att låta ett begränsat antal leverantörer med ett stort varusortiment få svara för samtliga varuleveranser kan ha miljöfördelar, man kan begränsa konkurrensen. Något som ofta glöms bort är att effektivisering och miljöanpassning kan ske om myndigheten samordnar sina beställningar, ex vis begränsa antal leveransdagar. 4. Förenkla inte förkrångla! Ge alla tänkbara leverantörer goda förutsättningar att lämna anbud, såväl stora som små, väletablerade som nystartade. Genom att t ex själv ansvara för viss insamling av dokumentation där så är möjligt, ex vis SKV 4820 och uppgifter från Bolagsverket, blir det mindre administrativt arbete för leverantörerna. Olika typer av intyg behöver heller inte bifogas i anbudet av samtliga anbudsgivare. Istället kan en sanningsförsäkran eller företagsintyg lämnas där anbudsgivaren intygar att man uppfyller åtaganden och därefter får den/de leverantörer som är främst aktuella att tilldelas kontraktet presentera dessa inom en viss tid. Administrativt omfattande krav kan också innebära att leverantörer missar att lämna in efterfrågad dokumentation med följden att deras anbud förkastas. Leverantörer som egentligen skulle varit lämpliga utesluts då av formalistiska skäl. Det är dock viktigt att säkerställa den leverantör som till slut får kontraktet verkligen kan leverera den aktuella varan eller tjänsten. 5. Särskilda kontraktsvillkor Särskilda villkor för fullgörande av kontrakt innebär att en leverantör ska uppfylla vissa krav, men först vid ett senare tillfälle då kontraktet startar eller viss
2009-01-12 4 (5) tid därefter. Begreppet särskilda betyder att dessa villkor varken hör hemma som kvalificering, teknisk specifikation eller som utvärderingskriterium. Villkoren måste vara förenliga med upphandlingsreglerna, i synnerhet ickediskrimineringsprincipen, och proportionella i förhållande till kontraktet i övrigt. Bestämmelserna om sociala hänsyn nämns i princip uteslutande som särskilda kontraktsvillkor. Kontraktsvillkor uppfattas som mindre ingripande och kan underlätta för mindre och/eller nystartade företag eftersom de inte behöver ha en viss utrustning, viss utbildning etc redan vid anbudsinlämnandet. Därmed är uppföljning och kontroll av att leverantören uppfyller villkoren vid utsatt tidpunkt viktigt annars är det risk att man bryter mot likabehandlingsprincipen eftersom det kan ha funnits leverantörer som redan vid anbudstillfället skulle ha klarat kraven om de varit kvalificerande. 6. Är miljökrav i offentlig upphandling effektivt styrmedel? Offentlig upphandling kan användas som ett styrinstrument för att nå miljöpolitiska mål, men andra styrmedel kan vara mer effektiva. Det framgår av en forskningsrapport som gjorts på uppdrag av Konkurrensverket. Det som diskuteras i rapporten är bl a när miljöhänsyn i offentlig upphandling kan och bör användas som ett miljöpolitiskt styrinstrument utifrån konkurrensaspekter. Det konstateras bl a att det beror på om miljöproblemen redan är föremål för andra åtgärder eller inte, ex vis skatter eller subventioner, och att åtgärda miljöproblem via upphandlingskrav kan också visa sig vara mer informationskrävande jämfört med andra miljöpolitiska styrmedel. En avgörande faktor om offentlig upphandling är ett effektivt styrinstrument är om det samtidigt görs andra insatser för att komma åt samma miljöproblem. En fördel med miljöhänsyn i offentlig upphandling är att det kan påverka utländska leverantörer (de eventuella konkurrensproblem som kan vara förknippade med det diskuteras dock inte i rapporten). När är det mest lämpligt att ta miljöhänsyn vid offentlig upphandling? Vilka prioriteringar och överväganden bör göras? Rapporten innehåller en modell, eller checklista, för denna bedömning enligt följande. Innan miljökrav ska ställas vid en offentlig upphandling bör man fråga sig vilka miljöproblem den aktuella varan eller tjänsten kan orsaka och om det finns andra miljöregleringar på området (skatter, subventioner, avgifter etc). Om det finns andra regleringar kanske dessa är tillräckliga för att nå målen, men om de inte är det bör man som upphandlare slutligen fråga sig om eventuella miljökrav kan vara konkurrensbegränsande. Om nyttan totalt sett är positivt blir svaret Ja, ta miljöhänsyn.
2009-01-12 5 (5) 2.4 Miljöanpassad upphandling verifiering och uppföljning Eva Dalenstam, Miljöstyrningsrådet och Charlotta Frenander, Konkurrensverket Uppföljning är många gånger en försummad del i upphandlingsprocessen trots att det handlar om att säkerställa att man får den kvalitet och miljöprestanda man betalar för. Utan uppföljning kan det hända att leverantörer inte tar ställda krav på allvar och det kan också strida mot likabehandlingsprincipen och ett öppet och objektivt upphandlingsförfarande att inte säkerställa att leverantörens uppgifter kan kontrolleras. Dåliga uppföljningsrutiner kan också innebära att leverantörer kan erhålla eller upprätthålla ett kontrakt på felaktiga grunder vilket drabbar seriösa företag och deras vilja att delta i offentlig upphandling. Detta seminarium tar upp frågan om hur dels skriftliga bevis för miljöprestanda kan hanteras vid anbudstillfället och under kontraktsperioden och dels hur en interaktiv uppföljning kan genomföras samt avslutas med ett praktiskt upphandlingsfall. Inledning varför uppföljning Om skriftliga bevis och verifikationer, exempel Om interaktiv uppföljning, exempel Praktiskt upphandlingsfall