Kommunstyrelsens arbetsutskott

KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 1(1) Kommunstyrelsens arbetsutskott Tid Tisdagen den 16 september 2014 kl. 8:30 Plats Stadshuset, KS-salen Enligt uppdrag Anette Mellström Föredragningslista Val av justerare 1. Information om hantering av tillbud vid kommunens förskolor Föredragande: Mats Linde och Ingrid Hallberg, barn- och ungdomsförvaltningen 2. Redovisning av slutrapport: Samordnad frivilligverksamhet Föredragande: Sofia Wermelin, kommunledningskontoret 3. Ändring av regler för kommunalt partistöd Beslutsnivå: Kommunfullmäktige 4. Motion från Anna Thore (MP) om ökat fokus på att nå målen för ekologisk och närproducerad mat Beslutsnivå: Kommunfullmäktige

Handläggare Datum Sofia Wermelin 2014-09-04 1 (5) UPPFÖLJNINGSRAPPORT Samordnad frivilligverksamhet Beställare Ansvarig för dokumentet Kommunstyrelsen Sofia Wermelin, kommunledningskontoret Dokumenthistorik Datum Utförd av/ Kommentar Beslutad av 2013-04-03 Ann-Sofie Dejke Uppdragsbeställning fastställd Refererande dokument Benämning Rapport om bättre samverkan med ideella krafter- nödvändigt för att öka välfärden, KS 2012/0390 Uppdragsbeställning Samordnad frivilligverksamhet Version 2012-05-21 2013-04-09

2 (17) Innehållsförteckning Sammanfattning....3 Bakgrund 4 Projektstart och projektavslut...4 Avstämning/lägesrapport.4 Projektets resultat..5 Rutiner...5 Lämplighetsprövning.6 Förmedla kontakter 7 Mångfald av frivilliguppdrag...7 Nätbaserad informtion...8 Arbetsgrupp... 8 Stöd i det lokala utvecklingsarbetet.8 Tydliggjort initiativrätten 9 Ökad kompetens i den kommunala organisationen.9 Slutsats... 9 Bilagor....9

3 (17) Sammanfattning Samordnad frivilligverksamhet har varit ett uppdrag med syfte att få igång och implementera frivilligarbetet i Kalmar kommun. En frivilligsamordnare tillsattes som har arbetat med att bland annat skapa rutiner för samverkan. Rutinerna skapades med anledning av den osäkerhet som fanns inom förvaltningarna om vad som gäller angående samverkan med ideell sektor. Projektet har lett till tydliga rutiner i form av implementering av tystnadslöfte, överenskommelse, förtydligande om utdrag ur belastningsregistret samt att den frivillige omfattas av en olycksfalls- och ansvarsförsäkring. Frivilligsamordnaren har under uppdragstiden lyssnat av de frivilligas erfarenheter samt inhämtat kunskap från ideell sektor inför yttranden och beslut. Frivilligsamordnaren har även arbetat med att förmedla kontakter för dem som önskade engagera sig ideellt, ett arbete som Kontaktcenter tar vid efter avslutat projekt. Frivilligsamordnaren har varit ett stöd i det lokala utvecklingsarbetet för frivilliga krafter och arbetat med att erkänna, synliggöra och stärka frivilliginsatser samt hjälpt till att sprida goda exempel. Frivilligsamordnaren har ökat tillgängligheten genom nätbaserad information via Kalmar kommuns hemsida. En arbetsgrupp har bildats med representanter från föreningsliv och tjänstemän. Idag finns det även kontaktpersoner på respektive förvaltning som kan svara på frågor gällande frivilligverksamhet efter avslutad projekttid. En framgångsfaktor har varit att projektet har byggt på frågor och behov från frivilliga och tjänstemän som vill utveckla frivilligverksamhet. I och med projektet om samordnad frivilligverksamhet har samverkan mellan kommunen och den ideella sektorn förbättrats. Dokument är upprättade, uppdaterade och försäkringsfrågor är utredda. Idag finns det en ordning internt och därmed finns det inga hinder för ökat samarbete med extern part. Tack vare frivilligsamordnarens uppdrag har fler kommuninvånare fått upp ögonen för den bredd av frivilliguppdrag som finns inom kommunen vilket har lett till att fler vill engagera sig ideellt. Genom ett gott samarbete mellan kommunen och den ideella sektorn har samhällsdeltagandet ökat, vilket främjar demokrati, folkhälsa, integration, mångfald, naturvård och välfärd.

4 (17) Bakgrund I februari 2012 bjöd kommunalrådet Anette Lingmerth (S) och oppositionsrådet Malin Petersson (M) in representanter från drygt 400 föreningar till en dialogkonferens. Temat var Vill du och din förening vara med och utveckla välfärden? Omkring 100 föreningsmedlemmar deltog tillsammans med ett antal politiker och kommunala tjänstemän. Flera deltagare anmälde under konferensen sitt intresse för att vara med i en arbetsgrupp för det fortsatta arbetet. I den tjänsteskrivelse som låg till grund för kommunfullmäktiges beslut om ny organisation för kommunledningskontoret ingick även att ett tidsbegränsat projekt skulle genomföras för att få igång och implementera frivilligarbetet i Kalmar kommun. En frivilligsamordnare tillsattes med uppdraget att samordna arbetet mellan Kalmar kommun och den ideella sektorn gällande frivilliga insatser. I uppdragsbeställningen fick frivilligsamordnaren följande uppdrag: bilda och leda en arbetsgrupp med representanter från föreningsliv och tjänstemän vara lyhörd för frivilligas erfarenheter av välfärd samt aktivt inhämta kunskap och erfarenheter inför yttranden och beslut förmedla kontakter för den som vill engagera sig ideellt vara ett stöd i det lokala utvecklingsarbetet för frivilliga krafter erkänna, synliggöra och stärka frivilliginsatser sprida goda exempel öka tillgängligheten genom nätbaserad information via Kalmar kommuns hemsida. Projektstart och projektavslut Datum Planerat slutdatum Datum för avslut Projekttid projektstart för projektet antal månader 2013-05-01 2014-10-31 2014-09-30 17 månader Avstämning/Lägesrapport Datum Förvaltningschefsgruppen Sep 2013 April 2014 Kommuncentral samverkansgrupp Juni 2013 Nov 2013 Mars 2014 Kommunstyrelsens arbetsutskott Mars 2014 Sep 2014 Kommunstyrelsen Okt 2014

5 (17) Projektets resultat Rutiner När frivilligsamordnaren började sitt uppdrag fanns det en osäkerhet inom förvaltningarna kring samverkan med ideell sektor. Osäkerheten bestod i stor utsträckning på otydliga rutiner. I och med detta arbetade frivilligsamordnaren aktivt med att ta fram tydligare rutiner. Resultatet blev att fler personer inom kommunen nu känner en trygghet i att kunna samverka med ideell sektor. Rutinerna har tydliggjorts genom dokumenten Överenskommelse för frivilliga i Kalmar kommun, Tystnadslöfte för frivilliga i Kalmar kommun samt en översyn gällande försäkringsfrågor för frivilliga och förtydligande om utdrag ur belastningsregistret. Överenskommelsen används som en dokumentation på att en insats sker, vem som utför den och att den frivillige tagit del av grundläggande information. Genom sin underskrift har den frivillige rätt till kommunens ansvars- och olycksfallsförsäkring. Vid tillbud kontaktas verksamhetens närmaste chef. Detaljerad information angående försäkringsfrågor finns hos serviceförvaltningen. Rutinerna är implementerade i respektive förvaltning och det har klargjorts att den frivillige ej är anställd, inte erhåller någon ekonomisk ersättning (undantag finns) samt ej heller får ta emot pengar, testamente eller andra gåvor. Den frivillige kan avsäga sig sitt uppdrag när som helst, men även få avsluta sitt uppdrag på grund av förändrade omständigheter hos uppdragstagaren eller om den frivillige förbrukar förtroendet. Det är närmsta chef eller förvaltningens frivilligsamordnare som ansvarar för att informera om tystnadslöftet, att underskrift sker samt förvarar dokumenteten fram tills dess att insatsen upphör. Det är kommunledningskontorets personalenhet som ansvarar för att uppdatera dokumenten. Dokumenten finns att tillgå i den kommungemensamma verksamhetshandboken. Dokumenten är förvaltningsövergripande, men med anledning av den tydliga lagstiftningen inom barn- och ungdomsområdet tillämpar barn- och ungdomsförvaltningen det egna dokumentet Sekretess, tystnadsplikt och handlingssekretess till förtroendevalda och praktikanter. Det har funnits önskemål om att ingå i den riksomfattande Överenskommelse mellan regering, idéburna organisationer inom det sociala området och Sveriges Kommuner och Landsting. Erfarenheter från andra kommuner ledde dock till att ett lokalt dokument för överenskommelse skapades. Syftet med att inrätta en lokal överenskommelse var att kunna omfatta alla typer av frivilliga insatser, ej endast de av social karaktär. Vid nya frivilliginsatser ska alltid kontakt med den lokala samverkansgruppen på respektive arbetsplats ske. Detta för att eliminera eventuella risker eller

6 (17) nackdelar med insatsen. Grundläggande är att ideella insatser ska vara ett komplement till och inte en ersättning för det arbete som utförs av de anställda. Ett annat resultat av projektet är att det har tydliggjorts att kommunens ansvars- och olycksfallsförsäkring även gäller för personer som utför frivilliguppdrag som god man, förvaltare och förordnade förmyndare. Tidigare har det funnits oklarheter kring detta. Frivilligsamordnarens arbete har också resulterat i att tydliggöra på vilket sätt den kommunala verksamheten har ansvar för att ge en god introduktion så att den frivillige känner till de förutsättningar som gäller. Introduktionen har till uppgift att ge baskunskaper som är allmängiltiga. Det kan handla om vad det innebär att verka ideellt, skillnaden mellan anställt arbete och ideellt uppdrag, etik och bemötande, tystnadslöfte, försäkringsfrågor och om den kommunala organisationen i stort. Introduktionen ska också ge kunskaper om den verksamhet där den frivillige ska verka. Denna del genomförs oftast på plats och tar t.ex. upp: Vilken är den tänkta insatsen? Hur ska den utföras? Vilka regler och rutiner gäller? Vem är kontaktperson? Under introduktionen förs även samtal om att den frivillige ej har rätt att ta emot något från uppdragstagaren så som pengar, gåvor eller något som är testamenterat. Det är samma regel som gäller såväl frivillig som kommunanställd. Lämplighetsprövning Flera förvaltningar önskade få stöd i att utreda huruvida kommunen kan begära utdrag ur belastningsregistret för frivilliga. Idag finns det ingen lag om registerkontroll av den personal som arbetar inom t.ex. vård och omsorg. Därav kan kommunen ej heller begära utdrag från frivilliga som ställer upp inom det området. Förvaltningen kan dock alltid fråga om den enskilde är beredd att lämna ett utdrag. I början av projekttiden fanns det en idé och önskemål från flera parter att Kalmar kommun skulle bli en föregångare inom området för att kunna kvalitetssäkra, inte bara frivilliga inom skolan och LSS, utan även de som ställer upp som frivilliga inom omsorgen. Frågan om lagstiftning inom området lyfts med jämna mellanrum och förvaltningarna uppmanas att fortsätta bevaka området. Ett resultat av projektet har blivit att det nu finns ett tänk om lämplighetsprövning hos samtliga förvaltningar. Den kommunala verksamhet som startar ett samarbete med en förening ska försäkra sig om att de som engageras kan bedömas lämpliga för den insats som planeras. Då en enskild person anmäler sitt intresse till kommunen för att verka ideellt ska den kommunala verksamheten ta reda på om personen kan bedömas lämplig för uppdraget. Det är också viktigt att den kommunala verksamheten ger tydlig information om vad som krävs. Det ger både verksamheten och den frivillige möjligheten att fundera över om det kommer att fungera. Lämplighetsprövning är särskilt viktigt i verksamheter där personen som den frivillige träffar är i en beroendeställning. Lämplighetsprövning görs oftast via intervju och referenstagning. Inom barn-

7 (17) och ungdomsverksamhet samt inom vissa av socialtjänstens verksamheter är det lagstadgat att ett utdrag ur belastningsregistret görs som en del av lämplighetsprövningen. Förmedlat kontakter Ett annat område under projekttiden har handlat om att förmedla kontakter samt lotsa frivilliga som vill engagera sig ideellt. Många frivilliga har tagit kontakt med frivilligsamordnaren under projekttiden och kopplats samman med en lämplig verksamhet i den kommunala organisationen. Frivilligsamordnaren har även varit ett stöd till frivilliga som haft frågor kopplade till kommunens verksamhet. Frågorna har b.la varit: Bedriver kommunen något arbete för att stödja spelmissbrukare? Jag vill göra en insats för äldre, vart vänder jag mig? Finns det möjlighet att någon från kommunen kommer och finns med i vår paneldebatt? Finns det någon scen i Kalmar där vi kan spela barnteater på frivillig basis och hur ansöker vi om tillstånd? Utöver frågor från intresserade frivilliga har även många föreningar vänt sig till frivilligsamordnaren med olika frågeställningar. Många av dessa frågor kommer Kontaktcenter eller respektive förvaltnings kontaktperson att svara på framöver. För att möjliggöra detta har frivilligsamordnaren lämnat över information och implementerat ett arbetssätt hos Kontaktcenter. Kontaktcenter är de som i första hand ska kunna svara på olika frågor om frivilliginsatser. Mångfald av frivilliguppdrag Genom frivilligsamordnarens arbete har fler kommuninvånare fått upp ögonen för den mångfald av frivilliguppdrag som finns i kommunen. Det har lett till att ett större antal invånare än tidigare engagerat sig ideellt. Därigenom har de fått ett ökat socialt nätverk, mer kunskap och kompetens inom området, fler meriter och kontakter. Ungdomar och studenter har fått erfarenheter och insyn i verksamheter som de kan tänka sig att arbeta med i framtiden. För de som står utanför arbetsmarknaden, är vardagsledig eller pensionär betyder ett frivilliguppdrag ökade sociala kontakter med andra människor. Resultatet för de uppdragsgivande förvaltningarna har varit att då frivilliga kommer in i verksamheten har kompetensen och resurserna ökat samt öppnat upp för nytänkande. Frivilliga insatser är viktiga för kommunen och har resulterat i att invånare känner delaktighet och tillhörighet i det lokala samhället. Här igenom tillgodoses behov och önskemål att ingå i ett socialt sammanhang, miljöarbete främjas, evenemang möjliggörs m.m. Genom gemensamma insatser har förutsättningar skapats för att bryta ensamhet och isolering. Det har främjat ett meningsfullt och aktivt liv både för de som ställer upp ideellt som för de som fått hjälp av frivilliga samt skapat mötesplatser för social gemenskap.

8 (17) Nätbaserad information Idag finns nätbaserad information om kommunens samlade frivilliga insatser tillgänglig via www.kalmar.se/frivillig. Tillgängligheten har därigenom ökat för såväl intern som extern part genom uppdatering och förtydliganden gällande frivilligverksamhet. Genom godkännande från webbrådet har frivilligsamordnaren gjort det möjligt för intresserade att finna information även om externa organisationer som kommunen har nära samarbete med. Det är kommunledningskontorets kommunikationsenhet som i fortsättningen ansvarar för uppföljning och uppdatering av sidan. Resultatet av den nätbaserade informationen är ett ökat intresse av att engagera sig ideellt. Arbetsgrupp I frivilligsamordnarens uppdrag låg att bilda och leda en arbetsgrupp vilket har uppfyllts. Arbetsgruppen har bestått av hälften tjänstemän och hälften från idéburen verksamhet. Gruppen har träffats flera gånger under projekttiden samt haft regelbunden kontakt. Resultatet av arbetsgruppen har varit ett informationsutbyte som fört arbetet framåt, ett sätt att på ett tidigt stadium stämma av olika tankar och idéer kring frivilligverksamheten. De personer som ingått i arbetsgruppen kommer efter projektets slut att vid behov fortsätta nätverka kring gemensamma frågor. Stöd i det lokala utvecklingsarbetet Frivilligsamordnaren har arbetat med att erkänna, synliggöra och stärka frivilliga insatser genom att ha funnits till hands för att svara på frågor, lotsa samt uppmärksamma frivilliga insatser i olika sammanhang. En annan del av arbetet har varit att inhämta kunskaper från andra kommuner, myndigheter och organisationer gällande frivilligverksamhet. Goda exempel har spridits under projekttidens gång. Det har bland annat handlat om hur frivilliga löst problem vid vård- och omsorgsboenden eller hur kommunen tillsammans med föreningslivet kan verka för ökad integration. Frivilligsamordnaren har inhämtat kunskap och erfarenhet från den ideella sektorn inför yttranden och beslut genom att informera och uppmärksamma politiker och tjänstemän på hur frivilliga ställer sig till eller har önskemål om utifrån olika frågor. Det har till exempel handlat om upplevd brist på ungdomssatsningar, behov av övergångsställen samt önskemål om en förvaltningsövergripande volontärpool. Genom bland annat samverkan med Nätverk för frivilliga organisationer i Kalmar har frivilligsamordnaren varit ett stöd i det lokala utvecklingsarbetet för frivilliga krafter. Nätverket är en nybildad intressegrupp som skapats med anledning av att flera föreningar upplevt en problematik kring samordning vid akuta hjälpinsatser. Resultatet av nätverket har varit informationsutbyte, fastställande av att denna typ av samordning ska ligga på respektive förening (ej på kommunen), att nätverket fått kännedom om lämpliga kommunägda lokaler för verksamheten samt att Kontaktcenter har möjlighet att hänvisa till rätt tjänsteman för vidare stöd efter projekttiden.

9 (17) Tydliggjort initiativrätten Projektet har tydliggjort vem som äger initiativet till ideella insatser. Det är alltid den ideella sektorn samt de personer som berörs av insatsen, till exempel brukaren, som har mandat att ta initiativ till en insats. Kommunen kan dock komma med förslag och informera om möjliga insatser för att inspirera frivilliga. Det är av stor vikt att personalen är delaktig och att frivilliguppdraget är väl förankrat hos dem. Ökad kompetens i den kommunala organisationen Förvaltningarna har under hela projekttiden haft möjlighet att lyfta sina specifika frågor till frivilligsamordnaren. Frågorna har fått svar och har återkopplats till förvaltningarnas kontaktpersoner som utsetts av respektive förvaltningschef. Kontaktpersonerna har tillsammans med frivilligsamordnaren implementerat frågornas svar genom samtal med berörd personal. Härigenom har kompetensen om frivilliginsatser ökat i verksamheten. Varje förvaltning ansvarar för att organisera sin del av insatserna, men nu med en tydlig grund i de rutiner som framtagits. Slutsats I och med projektet om samordnad frivilligverksamhet har samverkan mellan kommunen och den ideella sektorn förbättrats. Dokument är upprättade, uppdaterade och försäkringsfrågor är utredda. Idag finns det en ordning internt som tagit bort de oklarheter som tidigare låg i vägen för samverkan med externa aktörer inom frivilligverksamheten. Tack vare frivilligsamordnarens uppdrag har fler kommuninvånare fått upp ögonen för den bredd av frivilliguppdrag som finns inom kommunen vilket har lett till att fler vill engagera sig. Genom god samverkan mellan kommunen och den ideella sektorn har invånarnas samhällsdeltagande ökat. Detta främjar demokrati, folkhälsa, integration, mångfald, naturvård och välfärd. Bilagor Bilaga 1: Överenskommelse för frivilliga i Kalmar kommun Bilaga 2: Tystnadslöfte för frivilliga i Kalmar kommun Bilaga 3: Frivilligverksamhet inom Kalmar kommun Bilaga 4: Exempel på frivilligsamordnarens insatser Bilaga 5: Externa kontaktytor

10 (17) Bilaga 1 KOMMUNGEMENSAM VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Ställföreträdande kommundirektör Personalchef Anne Elgmark 2014-08-14 10 (17) Annette Andersson Överenskommelse mellan frivillig och Kalmar kommun Den frivilliges namn: E-post: Adress och postnummer: Mitt frivilliguppdrag är enligt följande (t.ex. läxhjälp, evenemangsvärd, sällskap vid promenad): Jag som frivillig har fått information om: Frivilliguppdraget Tystnadslöfte samt skrivit under dokumentet Tystnadslöfte för frivilliga i Kalmar kommun (endast inom sociala områden) Att lämna in utdrag ur belastningsregistret (endast där det är krav för anställda) Att jag omfattas av en olycksfalls- och ansvarsförsäkring Att jag inte är anställd, ej erhåller någon ekonomisk ersättning (undantag finns) samt ej heller får ta emot pengar, testamente eller andra gåvor Att jag kan avsäga mig mitt uppdrag när som helst, men även få avsluta mitt uppdrag på grund av förändrade omständigheter hos uppdragstagaren eller om jag förbrukar mitt förtroende Frivilligmedhjälpare Namnförtydligande Ort och datum Frivilligsamordnaren/Enhetschefen/ Kontaktperson i verksamheten Namnförtydligande Ort och datum Förvaltning/Bolag Verksamhet/Enhet Dokumentet förvaras hos chefen för respektive enhet.

11 (17) Bilaga 2 KOMMUNGEMENSAM VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Ställföreträdande kommundirektör Personalchef Anne Elgmark 2014-08-14 11 (17) Annette Andersson Tystnadslöfte för frivilliga i Kalmar kommun Tystnadslöfte är en överenskommelse mellan undertecknad och Kalmar kommun, där undertecknad förbinder sig att inte yppa något som denne hört i förtroende genom frivilliguppdrag i Kalmar kommun. Tystnadslöftet gäller även efter avslutad tid som frivilligmedhjälpare. Jag försäkrar härmed att jag som frivillig inte kommer att röja de uppgifter om enskilds personliga förhållanden som jag kommer i kontakt med under mitt uppdrag inom Kalmar kommun. Frivilligmedhjälpare Namnförtydligande Ort och datum Frivilligsamordnaren/Enhetschefen Namnförtydligande Ort och datum Förvaltning/Bolag Verksamhet/Enhet

12 (17) Bilaga 3 Frivilligverksamhet inom Kalmar kommun Här redovisas exempel på förvaltningarnas samverkan med ideell sektor. Barn- och ungdomsförvaltningen Läxhjälp och caféverksamhet är de områden där förvaltningen har frivilliga engagerade. Kommunledningskontoret Kommunledningskontoret arbetar med frivilliga som ställer upp som god man, förvaltare och förmyndare. Förvaltningen engagerar även frivilliga som ställer upp som röstmottagare och ordförande vid val. Förvaltningen samverkar också med Frivilliga Resursgruppen som kallas in vid extraordinära händelser för att hjälpa till med bland annat evakuering. Kultur- och fritidsförvaltningen Kultur- och fritidsförvaltningen har genom föreningsservice god och regelbunden kontakt med Kalmars föreningsliv. Omsorgsförvaltningen Omsorgsförvaltningen har frivilliga inom träffpunktsverksamhet, ordinärt boende och i vård- och omsorgsboende. Insatserna kan handla om att vara ett stöd vid promenader, leda en aktivitet m.m. Samhällsbyggnadskontoret Samhällsbyggnadskontoret har idag inga frivilliga kopplade till förvaltningen. Serviceförvaltningen Serviceförvaltningen samverkar med ideell sektor genom olika naturvårdsprojekt som t.ex. LONAprojekt (Lokala naturvårdssatsningen) och Kalmar vattenråd. Kalmar vattenråd är en ideell sammanslutning av vattenanvändare, föreningar, markägare och privatpersoner som tillsammans arbetar för bättre vattenkvalité m.m. Socialförvaltningen Socialförvaltningen har frivilliga engagerade som familjehem, kontaktfamilj och kontaktperson. Förvaltningen samverkar med ideell sektor genom förebyggande verksamhet via Träffpunkt Berga, Vi i Oxhagen, Mötesplats Norrliden, Nattvandrarna samt Mötesplatsen Kolboda - svensk träningsverksamhet på slussförläggning (i samarbete med Södermöre kommundelsförvaltning). Södermöre kommundelsförvaltning Södermöre kommundelsförvaltning har idag frivilliga engagerade genom Aktivitetshuset samt inom äldreomsorgen. Kalmar Kommunbolag AB Bland kommunbolagen har Destination Kalmar AB frivilliga som ställer upp som bland annat funktionärer vid evenemang.

13 (17) Bilaga 4 Exempel på frivilligsamordnarens insatser Barn- och ungdomsförvaltningen Frivilligsamordnaren har lotsat intresserade frivilliga till respektive skola. Frivilligsamordnaren har även varit i kontakt med kontaktpersonerna för att delge viktig information om t.ex. försäkring och utdrag ur belastningsregistret. Ett resultat av projekttiden är att skolorna upplever att rutinerna fungerar och att de är väl implementerade. När frivilligsamordnaren började sitt uppdrag såg det olika ut inom förvaltningens verksamheter gällande rutiner för samverkan med ideell sektor. I och med frivilligsamordnarens arbete med att ta fram dokumentet Överenskommelse för frivilliga i Kalmar kommun upplever förvaltningen att rutinerna blivit tydliga. Kommunledningskontoret Frivilligsamordnaren har under projekttiden arbetat med att informera och lotsa intresserade frivilliga till både överförmyndarnämndens verksamhet som till den Frivilliga resursgruppen. Frivilligsamordnaren har också lotsat intresserade som vill ställa upp som ordförande, vice ordförande och röstmottagare att anmäla sig via valnämndens hemsida. Kultur- och fritidsförvaltningen Frivilligsamordnaren har samverkat med personalen på föreningsservice genom nätverks- och informationsutbyten. Frivilligsamordnaren har bland annat spridit information om möjligheten för föreningar att söka medel från Allmänna arvsfonden, hittat möjliga lösningar på lokalfrågor för föreningar samt informerat om Säker- och Trygg förening. Föreningsservice har fått information från frivilligsamordnaren om möjligheten för föreningar att erbjuda barn- och ungdomsledare att lämna in utdrag ur belastningsregistret. Frivilligsamordnaren har arbetat med att vara en länk för att koppla in ideell sektor i arbetet med kulturfestivalen Ljus på kulturen, bland annat genom en manifestation för kultur och mångfald. Omsorgsförvaltningen Från förvaltningens sida fanns det önskemål om en översyn av dokumentet gällande tystnadsplikt för frivilliga. Genom ett nära samarbete mellan kommunjurist och frivilligsamordnaren blev resultatet ett uppdaterat förvaltningsövergripande dokument Tystnadslöfte för frivilliga i Kalmar kommun. Förvaltningen ville även ha stöd i att utreda huruvida kommunen kan begära utdrag ur belastningsregistret för frivilliga inom omsorgsförvaltningen. Förvaltningen har sett ett behov av frivilliga som önskar ställa upp med att rasta omsorgstagares hundar i de fall omsorgstagaren saknar fysisk möjlighet

14 (17) att gå ut och gå med sin hund själv. Detta är en fråga som frivilligsamordnaren tillsammans med förvaltningen borrat i. Det har dock framkommit att det i dagsläget inte finns frivilliga som valt att engagera sig inom detta område. Kommunledningskontorets frivilligsamordnare har under projekttiden arbetat med att informera den ideella sektorn om möjligheten att använda sig av bland annat Tic-husets lokaler för möten och sammankomster. Detta har varit en viktig del för de föreningar som idag ej har möjlighet till egen lokal eller för de som önskar finnas med i ett större sammanhang för samverkan och informationsutbyte. Resultatet har bland annat varit att kommunledningskontorets frivilligsamordnare tillsammans med Antidiskrimineringsbyrån, Linnéuniversitetet, Länsstyrelsen och det nybildade RFSL i Kalmar län anordnat ett välbesökt frukostmöte på Tic-huset. Önskemålet om uppdaterade dokument gällande tystnadslöfte, överenskommelse och översyn av eventuellt utdrag ur belastningsregistret har uppfyllts och implementerats. Samhällsbyggnadskontoret Under projekttiden har frivilligsamordnaren arbetat med att informera och marknadsföra möjligheten för strandnära ekologisk odling bland ideell sektor där samhällsbyggnadskontoret fyllt en viktig funktion. Serviceförvaltningen De akuta försäkringsfrågorna som förvaltningen delgav frivilligsamordnaren är lösta. Inom kommunens vatten- och kustmiljöarbete arbetar serviceförvaltningen även tillsammans med frivilliga som är organiserade inom kommunens vattenråd samt Kalmarsunds kustmiljöförening. Kalmarsunds kustmiljöförening har tillgång till två vassklippare som ägs av kommunen. Kalmarsunds kustmiljöförening har under tidigare år informerats om att ingen försäkring från kommunen gäller, utan att alla klipper på egen risk. År 2009 tecknades avtalet Ang. gemensam vassklippning i Kalmar kommun Avtalet gäller till och med december 2014. Innan december 2014 ska ett nytt avtal upprättas. I det får förvaltningen möjlighet att redogöra för de nya generösare försäkringsvillkoren. Implementering har skett genom information om hur nytt avtal ska upprättas samt hur den nya försäkringen ser ut. Frivilligsamordnaren har arbetat med att marknadsföra möjligheten att engagera sig inom naturvårdsområdet i samverkan med Kalmar kommun. Tidigare har kommunens fokus legat på de sociala områdena. Överenskommelse för frivilliga i Kalmar kommun är utformad på så sätt att den ska passa för alla typer av frivilliginsatser. Serviceförvaltningen lämnade under projekttiden önskemål till frivilligsamordnaren angående en volontärpool med frivilliga trafikvakter som skulle kunna sättas in vid evenemang. Förvaltningen såg även behov av fler frivilliga som

15 (17) kan informera besökare om t.ex. uppställningsplatser för cyklar, eller annan serviceinformation. Ett stort fokus har under projekttiden legat på att undersöka möjligheterna för att skapa en volontärpool. För att komma vidare i arbetet är berörda parter sammankallade till ett möte hösten 2014. I väntan på beslut om volontärpool ökade frivilligsamordnaren möjligheten att ta del av information angående volontärskap via Kalmar kommuns hemsida. På hemsidan har det tydliggjorts att de som är intresserade av att engagera sig ideellt inom t.ex. evenemang och service kontaktar Destination Kalmar AB. Socialförvaltningen Frivilligsamordnaren har via kommunens hemsida ökat möjligheten att finna information om att bli frivillig hos socialförvaltningen. Socialförvaltningen samt Södermöre kommundelsförvaltning var aktiva i arbetet med Mötesplatsen Kolboda - svensk träningsverksamhet på slussförläggning där samarbetet med ideell sektor var A och O. Ett samverkansavtal skrevs mellan Studieförbundet Bilda och Kalmar kommun för att genomföra arbetet kring mötesplatsen. Resultatet av samordningen var att många av flyktingarna ville bosätta sig i Kalmar. Genom mötesplatsens verksamhet har flyktingarna tidigt fått lära sig lite svenska, om samhällsstrukturen och vad som händer efter tiden på förläggningen. Engagerade frivilliga gjorde detta möjligt. Frivilligsamordnaren har arbetat med att söka efter samt lotsa intresserade frivilliga att hjälpa till med bland annat Röda Korsets träffpunktsverksamhet samt delgett Södermöre kommundelsförvaltning tips och tankar inför fortsatt samverkan med frivilliga. Det har bland annat handlat om att engagera föreningar istället för privatpersoner för att göra uppdragen mindre sårbara, möjlighet till fondansökningar samt vad som är på gång i hela kommunen och hur Södermöre kan interagera med det. I Kalmar finns det idag frivilliga som ställer upp som volontärer hos polisen. Vid uppstarten av polisens volontärverksamhet tog frivilligsamordnaren kontakt med polisens kontaktperson för volontärverksamheten för att knyta kontakt. Syftet med kontakten var att öppna upp för samverkan för att komplettera varandra. Kontakt är upprättad mellan socialförvaltningen och polisen. Resultatet av samverkan kan bland annat leda till att respektive verksamhet bedriver nattvandring i olika områden av kommunen. Södermöre kommundelsförvaltning Frivilligsamordnaren har lotsat intresserade frivilliga att bidra i omsorgens träffpunktsverksamhet samt till lämpligt vård- och omsorgsboende för ökat socialt innehåll för äldre. Under projektiden har det inkommit frågor till frivilligsamordnaren om att bidra med information om statistik och kontaktuppgifter, svara på vilka föreningar som idag finns i kommundelen samt vilka som kan tänkas önska samverka mer med kommunen.

16 (17) Ett exempel på samverkan mellan kommun och ideell sektor skedde vid flyktingmottagandet i Kolboda (se mer information under socialförvaltningen). Södermöre har goda rutiner för att begära utdrag ur belastningsregistret för frivilliga som önskar engagera sig genom Aktivitetshuset. Kalmar Kommunbolag AB Frivilligsamordnaren har varit i kontakt med samtliga kommunala bolag för att lyssna in frågor och funderingar kopplat till frivilliga insatser. En fråga som många gånger dykt upp och diskuterats under projekttiden har varit den om att skapa en volontärpool i kommunen. Detta ingick dock aldrig i frivilligsamordnarens uppdrag. Frivilligsamordnaren hade som huvuduppdrag att implementera sina insatser i ordinarie verksamhet. Vid diskussionerna om bildandet av en volontärpool har ingen verksamhet visat intresse av att bli ägare av frågan. Övrigt Under projekttiden har frivilligsamordnaren också blivit involverad i en mängd andra frågor. Som exempel kan nämnas: volontärcentrum vid Linnéuniversitetet, förbättrad fritid för barn med funktionshinder, frågor från olika samhällsföreningar m.m. Dessa områden har frivilligsamordnaren kontinuerligt fört över till den verksamhet som ansvarar för frågan.

17 (17) Bilaga 5 Externa kontaktytor I denna bilaga redovisas exempel på externa kontaktytor som frivilligsamordnaren samverkat med under projekttiden. Syftet med bilagan är att visa på den bedd av verksamheter som idag samverkar med kommunen utifrån frivilliga insatser. Röda Korset Birgittakyrkan Bilda SFI Lindsdals IF Adventskyrkan Bilda Mylla SPF Rädda Barnen KRIS Vasakyrkan PMU Smålandsidrotten Stadsmissionen Johanneskyrkan Unga Kris RFSL Kalmar AIK Lorensbergskyrkan IOGT-NTO Vision Högalids folkhögskola Garvaregården PRO Odd Fellow UNICEF Landstinget Länsstyrelsen Studieförbundet Vuxenskolan Kommunal LIONS Antidiskrimineringsbyrån Berga Samhällsförening Tillsammans Kalmar Linnéuniversitetet Lärarförbundet Frivillig Resursgrupp Den flygande Holländaren Diakonia Arbetsförmedlingen Lärarnas Riksförbund Kalmar Sportfiskeklubb Senior Universitet Polisen IFK Berga Lettlands Vänner Nova Boxningsklubb Studiefrämjandet Jägarförbundet Regionförbundet

TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Jonas Sverkén 2014-09-10 KS 2014/0639 0480-450044 Kommunfullmäktige Ändring i regler för kommunalt partistöd Förslag till beslut Kommunfullmäktige godkänner förslag till ändringar i regler för kommunalt partistöd. Bakgrund Den 1 februari 2014 trädde nya regler för kommunalt partistöd i kraft. Reglerna tillämpas från och med mandatperioden 2014-2018. Syftet med det lokala partistödet är att stärka partierna i den kommunala demokratin. Det är sedan upp till varje kommun att bestämma om partistöd ska utbetalas och hur stort det ska vara. Stödet får bestå av ett grundstöd och/ eller ett mandatbundet stöd. Partistödet får enbart betalas ut till ett parti som är en juridisk person vilket innebär att det måste finnas en registrerad lokal partiförening som kan ta emot stödet. De nya reglerna gör det möjligt att begränsa partistödet för ett parti som inte kunnat bemanna en eller flera av sina platser i fullmäktige. En annan nyhet är att fullmäktige måste fatta årliga beslut om utbetalning av partistöd. Dessutom ska fullmäktige besluta om att de partier som får stöd ska redovisa att stödet använts för sitt ändamål. Redovisningen i sin tur ska granskas. Det är respektive parti som själva utser sin granskare. I Sveriges Kommuner och Landstings cirkulär 14:12 finns det beskrivet om redovisningen och granskningen. Cirkuläret bifogas. Kommunens regler för partistöd antogs i början av 1980-talet och behöver med anledning av förändringarna enligt ovan revideras. I förslag till ändringar av partistödet är beloppen och formen oförändrade. Det innebär att innevarande år utgår ett stöd om 29 480 kronor per mandat i fullmäktige. Av detta ska 5 280 kronor gå till respektive partis ungdomsorganisation. Ann-Mari Nilsson enhetschef Jonas Sverkén stadssekreterare Bilagor Förslag till ändring i regler för partistöd SKL:s cirkulär 14:12 Kommunledningskontoret Adress Box 611, 391 26 Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel 0480-45 00 00 vx Fax 480-45 00 47 jonas.sverken@kalmar.se

Regler för kommunalt partistöd Beslutade av kommunfullmäktige den 10 november 1980, 299. Ändringar beslutade av kommunfullmäktige den 16 maj 1983, 104, den 10 och 11 november 1986, 222, och den 25 november 1991, 159. Ekonomiskt bidrag skall årligen utgå till politiskt parti som när bidrag utgår är representerat i kommunfullmäktige. Det lokala partistödet utgår till partier som är representerade i enlighet med vad som föreskrivs i 2 kap. 9 kommunallagen (1991:900). Vid fördelning av partistöd beaktas endast mandat för vilken en vald ledamot är fastställd enligt 14 kap vallagen (2005:837). Upphör ett parti att vara representerat under ett verksamhetsår ska partistöd utgå under det kalenderår som representationen har upphört. Partistöd får bara ges till partier som är en juridisk person. Bidraget skall utgå med samma belopp per år för varje fullmäktige som vid närmast föregående val utsetts för respektive parti. Bidragsbeloppet skall motsvara 67 % av det basbelopp enligt lagen om allmän försäkring prisbasbelopp enligt socialförsäkringsbalken som gällde två år före bidragsåret. Kommunfullmäktige ska årligen fatta beslut om att betala ut partistöd. Partistödet betalas därefter ut i februari (för perioden 1 januari-30 juni) och oktober (för perioden 1 juli-31 december) kalenderåret efter att fullmäktige fattat beslut om partistöd. Mottagare av partistöd ska årligen lämna en skriftlig redovisning som visar att partistödet har använts för det ändamål som anges i 2 kap. 9 första stycket i kommunallagen. Redovisningen ska avse perioden 1 januari-31 december och ska ges in till kommunstyrelsen senast 30 april året efter redovisningsperiodens utgång. En av mottagaren utsedd särskild granskare ska granska om redovisningen ger en rättvisande bild av hur mottagaren har använt partistödet. Granskarens rapport över granskningen ska bifogas redovisningen. Har redovisning och granskningsrapport inte inkommit till kommunstyrelsen senast den 30 april respektive år utges inget partistöd i oktober. Detta gäller även för partier som har representation i kommunfullmäktige. Övergångsbestämmelser: Dessa regler skall gälla fr.o.m. den 1 januari 1992 1 november 2014. --------------------------- Kommunfullmäktige har den 16 maj 1983, 104, beslutat Adress Box 611, 391 26 Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel 0480-45 00 00 vx

att uttala till de i kommunfullmäktige representerade politiska partierna att det förutsätts att det utökade bidraget som motsvarar 12 % av basbeloppet skall användas för verksamhet som bedrivs av partiernas ungdomsorganisationer.

UTDRAG 1 (2) Sammanträdesdatum 2014-05-28 Servicenämnden 60 Motion från Miljöpartiet: Ökat fokus på att nå målen för ekologisk och närproducerad mat Dnr SFN 2014/0281 Handlingar Serviceförvaltningens skrivelse 2014-04-04 Motion Anna Thore (Mp) Ökat fokus på att nå målen för ekologisk och närproducerad mat Bakgrund Anna Thore (Mp) skriver i motionen Ökat fokus på att nå målen för ekologisk och närproducerad mat att partiet vill se följande aktiviteter för att intensifiera arbetet för ekologisk och närproducerade mat: - utbildning om ekologisk mat för kökspersonal och upphandlare - instifta lokalt pris för vinnare av eko-ligan - uppdra åt upphandlingsenheten att utöva utåtriktat informationsarbete i samarbete med branschorganisationer kring kommunens kommande upphandlingar. Detta för att identifiera både kommunens behov och producenters potential för att lyckas öka andelen närproducerad mat. Yttrande Kostenheten jobbar med ett flertal utbildningar och uppdateringar varje år i sitt utbildningsprogram, däribland ligger utbildning om ekologisk mat. Här finns möjlighet för upphandlingens personal att delta. Samtliga kök arbetar hårt med ekologisk och närproducerad mat. Vi ser detta som ett gemensamt mål för samtlig personal. Alla köken har inte samma förutsättning att lyckas med ett högt ekologiskt/närproducerat mål därför har vi valt att gå ut med gemensamt beröm för gjorda insatser. Upphandlingsenheten kommer att genomföra två separata aktioner för att nå ut med tydlig information om kommande livsmedelsupphandlingar till potentiella nya aktörer. Dels så kommer det att publiceras ett separat avsnitt med rubriken Hur genomförs livsmedelsupphandlingar? på vår externa hemsida, under upphandlingsenhetens FAQ. Dels så kommer vi skicka riktad information till intresseorganisationer, med inbjudan om fördjupad diskussion kring våra krav på leverantörsledet och intresseorganisationens tänkta affärsidé. Anslaget på kommunens anslagstavla den 4 juni 2014

2 (2) Servicenämnden UTDRAG Sammanträdesdatum 2014-05-28 Vi tolkar begreppet intresseorganisationer lite vidare och har för tillfället identifierat följande aktörer: LRF, Svensk lantmat region Syd och Öst, KLS Ugglarp, Hushållningssällskapet Kalmar-Kronoberg-Blekinge, större lokala gårdsbutiker samt Almi företagspartner. Överläggning Patricia Vildanfors (Mp) yrkar avslag på förvaltningens förslag till beslut. Efter att överläggningen avslutats finner ordföranden att det finns två förslag: 1. Förvaltningens förslag till beslut. 2. Patricia Vildanfors (Mp) förslag att avslå förvaltningens förslag till beslut. Ordföranden finner att nämnden ställer sig bakom förvaltningens förslag till beslut. Beslut Servicenämnden beslutar att anta förvaltningens skrivelse som sitt yttrande på Anna Thores (Mp) motion och överlämnar det till kommunstyrelsen. Sekreterare Anna Sandstedt Justeras Dzenita Abaza ordförande Inger Kornelius

TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Johan Råberg 2014-04-04 SFN 2014/0281 0480-45 04 76 Servicenämnden Motion från Anna Thore (Mp): Ökat fokus på att nå målen för ekologisk och närproducerad mat Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att anta denna skrivelse som sitt yttrande på Anna Thores (Mp) motion och överlämnar det till kommunstyrelsen. Bakgrund Anna Thore (Mp) skriver i motionen Ökat fokus på att nå målen för ekologisk och närproducerad mat att partiet vill se följande aktiviteter för att intensifiera arbetet för ekologisk och närproducerade mat: - utbildning om ekologisk mat för kökspersonal och upphandlare - instifta lokalt pris för vinnare av eko-ligan - uppdra åt upphandlingsenheten att utöva utåtriktat informationsarbete i samarbete med branschorganisationer kring kommunens kommande upphandlingar. Detta för att identifiera både kommunens behov och producenters potential för att lyckas öka andelen närproducerad mat. Yttrande Kostenheten jobbar med ett flertal utbildningar och uppdateringar varje år i sitt utbildningsprogram, däribland ligger utbildning om ekologisk mat. Här finns möjlighet för upphandlingens personal att delta. Samtliga kök arbetar hårt med ekologisk och närproducerad mat. Vi ser detta som ett gemensamt mål för samtlig personal. Alla köken har inte samma förutsättning att lyckas med ett högt ekologiskt/närproducerat mål därför har vi valt att gå ut med gemensamt beröm för gjorda insatser. Upphandlingsenheten kommer att genomföra två separata aktioner för att nå ut med tydlig information om kommande livsmedelsupphandlingar till potentiella nya aktörer. Serviceförvaltningen Chefer Adress, Besök Tel 0480-45 00 00 vx Fax johan.raberg@kalmar.se

SFN 2014/0281 2 (2) Dels så kommer det att publiceras ett separat avsnitt med rubriken Hur genomförs livsmedelsupphandlingar? på vår externa hemsida, under upphandlingsenhetens FAQ. Dels så kommer vi skicka riktad information till intresseorganisationer, med inbjudan om fördjupad diskussion kring våra krav på leverantörsledet och intresseorganisationens tänkta affärsidé. Vi tolkar begreppet intresseorganisationer lite vidare och har för tillfället identifierat följande aktörer; LRF, Svensk lantmat region Syd och Öst, KLS Ugglarp, Hushållningssällskapet Kalmar-Kronoberg-Blekinge, större lokala gårdsbutiker samt Almi företagspartner. Johan Råberg Supportchef Björn Hedbäck Upphandlingschef Bilaga Motion Anna Thore (Mp) Ökat fokus på att nå målen för ekologisk och närproducerad mat.

Ökat fokus på att nå målen för ekologisk och närproducerad mat! Miljöpartiet anser att det är viktigt att den mat vi serverar våra barn och äldre i kommunen i så stor utsträckning som möjligt är närodlad, fri från tillsatser, produceras utan gifter och konstgödsel och håller höga djuretiska krav. Därför ser vi med glädje att vårt hårda arbete kring de ekologiska och närproducerade målen går framåt. Miljöpartiet är stolta över att varit med om drivit fram våra ambitiösa mål kring ekologisk och närproducerad mat med visionen om totalt 70% 2020. Vi tror att vi på sikt kan nå ännu längre. För att nå dit tror vi det krävs hårt arbete och kunskap med följande åtgärder: Utbildning För att nå målen krävs vilja och kunskap och personal i kök och upphandlare måste hela tiden vidareutbilda sig i ämnet. Uppmärksamma de bästa De kök som lyckas bäst bör uppmärksammas genom exempelvis att årligen kora årets interna vinnare i eko-mat ligan med ett vandringspris. De bör också få möjlighet att berätta och föreläsa för sina kollegor om sina framgångsfaktorer. På det viset uppmärksammas och belönas de som lyckas bäst samtidigt som de som inte lyckats lika bra får en chans att lära sig. Utåtriktat arbete När det kommer till att lyckas få fler lokala matproducenter att våga svara på kommunens upphandlingar ligger upphandlingsenheten väl framme och följer miljöstyrningsrådets anvisningar där exempelvis delade upphandlingar är en förutsättning för lokalproducerat. En annan avgörande faktor är den samlastningscentral som nu tar form vilket är ett resultat av miljöpartiets politik. Samlastningscentralen underlättar leveransen för lokala leverantörer att istället för att lämna sina produkter vid kommunens hundratals olika dörrar lämnar man varan vid ett ställe där en samlastning sker och sedan transporteras ut effektivt. Detta sparar inte bara koldioxid utan gör även säkerheten större på skolorna. Nästa steg i detta arbete bör vara ett ökat utåtriktat samarbete med lokala producenter och branschorganisationer. För att lokala producenter ska våga svara på våra kommunala upphandlingar krävs ett intensivt utåtriktat arbete där kommunen bör ta hjälp av producenternas egna branschföreningar så som LRF. På så vis kan vi nå ut med information i ett tidigt stadium om kommande upphandlingar och våra behov i dem så producenter kan förbereda sig, gå ihop och kunna svara upp mot kommunens behov. Kommunen å sin sida får då även kunskap om lokal potential att svara på våra upphandlingar. Miljöpartiet vill se följande aktiviteter för att intensifiera arbetet för ekologisk och närproducerade mat: -utbildning om ekologisk mat för kökspersonal och upphandlare -instifta lokalt pris för vinnare av eko-ligan -uppdra åt upphandlingsenheten att utöva utåtriktat informationsarbete i samarbete med branschorganisationer kring kommunens kommande upphandlingar. Detta för att identifiera både kommunens behov och producenters potential för att lyckas öka andelen närproducerad mat. Anna Thore, oppositionsråd (Mp)