Plan för krishantering

TRANEMO KOMMUN Plan för krishantering Om det otänkbara händer Tranemo Gymnasieskola 2013-10-11 Här finner du rutiner för vem, vad och hur saker görs vid en krissituation. Dokumentet innehåller också viktiga telefonnummer och instruktioner som du skall känna till

Innehåll Krisgruppens organisation:... 2 Övriga viktiga telefonnummer... Fel! Bokmärket är inte definierat. Rutiner vid dödsfall, sjukdom, omfattande olycka som berör verksamheten 3 A. Om elev avlider... 3 B. Dödsfall eller allvarlig olycka/sjukdom inträffar i skolan... 4 C. Om elev drabbas av svår sjukdom/skada... 4 D. Om elevs förälder eller syskon avlider... 4 E. Om personal avlider... 5 F. Omfattande eller större olycka som berör verksamheten... 5 Lathund för ansvar och uppgifter vid omfattande olycka 6 Plan för hantering av extraordinära händelser i kommunen 8 Sida 1 av 14

Vid tillfällen då skolan drabbas av olycka eller dödsfall eller Kommunen drabbas av en extra ordinär händelse 1 finns en krisgrupp som snabbt ska kunna organisera sig, samla in och lämna riktig information samt stödja elever, personal och anhöriga. Denna grupp består på Tranemo gymnasieskola av skolledning, skolsköterska samt kurator Vid omfattande smittspridning finns Lokal pandemiplan.* Då större grupper har aktiviteter utanför skolan ska detta meddelas via deltagarlista till expeditionen. Krisgruppens organisation: Namn Tel. skolan Mobil Tel. hem Eero Jensholm 0325 57 65 27 070-585 09 32 033-41 46 27 Marit Ekstener 0325-57 65 01 076 116 86 61 0370-335 721 Annika Persson 0325 57 65 14 0325-769 35 Katarina Ekerhed 0325 57 65 06 076 643 06 39 0325-750 95 Tel. resurspersoner på skolan Namn Tel. skolan Mobil Tel. hem Vaktm. Bruno Dahlqvist 0325 57 65 04 070-679 51 41 0325-767 87 Adm. Hanna Eriksson 0325 57 65 00 076-025 61 68 Adm. Catharina Claesson 0325 57 65 07 0321 726 09 Övriga viktiga telefonnummer SOS 112 Räddningstjänst 112 Polis 114 14 Lasarettet i Borås 033-616 10 00 vxl Sjukvårdsupplysning 1177 Vårdcentralen Tranemo 0325-472 10, 472 20 Giftinformation 08 33 12 31 Sjukvårdsrådgivningen 1177 Tranemo kommun, växel 0325 57 60 00 POSUM gruppen 0325-57 62 21 Tranemo pastorat, växel 0325-799 30 Präst 0325-799 31, 799 32, 799 33 Diakonissa 0325-799 34 SOS International +45 70 10 50 50 Corporate Travel Insurance 0770 45 69 00 (kommunens försäkring Personal) Folksam (kommunens för- 0771 96 09 60 säkring Elev) Vid större katastroflarm/extra ordinära händelser där vi är berörda kontaktar kommunens POSOM-grupp oss på skolan. (POSOM = psykiskt och socialt omhändertagande vid stora olyckor och katastrofer) * Lokal pandemiplan finns på stortorget S:\Gymnasiet\GEMENSAM INFORMATION\PM alla\pandemi 1 Se bilaga 1 Sida 2 av 14

Rutiner vid dödsfall, sjukdom, omfattande olycka som berör verksamheten A. Om elev avlider - sjukdom - olycka - suicid 1. Den som får information om dödsfallet kontaktar omedelbart rektor. a. Rektor säkerställer att informationen är korrekt. b. Rektor sammankallar krisgruppen och klf för planering och fördelning av fortsatt arbete. c. Rektor sköter i förekommande fall kontakter med sektionschef/bku samt massmedia. 2. Vid informationen till personal och elever: Vid olycka - olycksförloppet redogörs noga. Ev. bjuds polis, ambulans eller räddningstjänst in så snart som möjligt. Vid sjukdom beroende på hur informationen varit under sjukdomsförloppet görs en kartläggning av sjukdomen och hur slutskedet var. Detta görs av skolsköterska och ev. vårdnadshavare/föräldrar. Vid suicid tonvikten läggs på samtal med berörd klass och övriga berörda elever. Det finns en dokumenterad risk för spridning av självmord därför bör experthjälp anlitas på tidigt stadium ex BUP. (När man talar om självmord är det viktigt att poängtera att alla problem är övergående och kan lösas på andra sätt än självmord). 3. Rektor informerar berörda lärare. Även en skriftlig information ges ut (säkerställer att alla får samma information). 4. Berörda klasser informeras av undervisande lärare första lektionen. Berörda andra kamrater på skolan informeras av resp. klf. Glöm ej de elever som börjar senare under dagen. Stödgruppen finns som resurs. 5. Flaggning sker efter första rasten. Aktuell klass och andra berörda inbjuds att medverka. 6. Klf tar kontakt med den avlidnes vårdnadshavare och berättar vad skolan gör. Ev. finns redan etablerad kontakt och vårdnadshavarna är delaktiga i planeringen. 7. Minnestund arrangeras, som hålls av präst, eller annan lämplig person. Efter minnesstund hålls samling med resp. klass, kamratgrupp där klf deltar. 8. På ett lugnt, men centralt ställe i skolan ordnas ett fotografi på den avlidne, bord med ljus, blomma och minnesbok. 9. Ett samtalsrum upprättas vid behov, där personal från EHG finns. 10. Dödsruna i tidningen samt blommor till begravningen ombesörjes av krisgruppen. Dödsrunan i tidningen sker efter samråd med vårdnadshavare och får ej annonseras före anhörigas dödsruna. 11. Kamrater och personal vill kanske delta på begravningen. Rådgör med vårdnadshavare om detta. 12. Den avlidnes klasslista, grupplista etc omarbetas omgående och distribueras till samtliga. 13. Påminn om elevens bortgång vid sommar- julavslutningen. 14. Rektor ansvarar för uppföljningen för inblandad personal först efter begravningen, sedan efter ca 2 månader. 15. Dokumentering sker stegvis av krisgruppen. Sida 3 av 14

B. Dödsfall eller allvarlig olycka/sjukdom inträffar i skolan 1. Första hjälpen ges av någon personal. Expeditionen kontaktas skyndsamt och meddelas vad som hänt. Expeditionen larmar ambulans. 2. Rektor samlar, vid behov, krisgruppen samt berörd klf och fördelar arbetsuppgifter. Viktigt att elever och personal som sett olyckan/tillbudet fångas upp. Vid behov inrättas jourrum där EHG finns tillgängliga för samtal. a. Anhöriga underrättas om vad som hänt och skolans vidare åtgärder. b. Klassen och berörda lärare underrättas om fakta om händelsen och om skolans vidare åtgärder. c. Vid dödsfall är polis ansvarig för information till anhöriga. d. Kontakter med ev. massmedia och sektionschef/bku ombesörjs av rektor. e. Anmälan till arbetsmiljöinspektionen görs f. Skolans skyddsombud informeras. C. Om elev drabbas av svår sjukdom/skada 1. Den som får information om det inträffade kontaktar skyndsamt expeditionen, som meddelar klf, rektor och skolsköterska. 2. Den rektor utser kontaktar vårdnadshavare och elev för samråd om fortsatt information. 3. För intern information ansvarar rektor/krisgrupp. D. Om elevs förälder eller syskon avlider 1. Den som får information om det inträffade kontaktar omedelbart klf. 2. Klf kontaktar skolsköterska/kurator. 3. Klf talar med eleven/förälder om vilka uppgifter som får lämnas till klassen samt hur dessa ska presenteras. Det underlättar t ex om klasskamraterna vet hur eleven vill att de ska förhålla sig till det som hänt (ex om de ska ta initiativ till samtal eller eleven själv vill bestämma när han/hon vill prata om det). Diskutera sorg och sorgreaktioner med klassen. 4. Klf informerar klasskamrater och övriga berörda lärare. 5. Klassen beslutar om ev. blommor, eller annan kondoleans som klf ombesörjer. Detta bekostar skolan. Kondoleans sker efter att familjens dödsruna varit i tidningen. 6. Klf eller någon ur EHG följer upp elevens mående och situation under en längre tid behövs ytterligare stöd? Sida 4 av 14

E. Om personal avlider 1. Den som får information om dödsfallet kontaktar rektor. a. Rektor säkerställer att informationen är korrekt. b. Rektor sammankallar krisgruppen för planering och fördelning av fortsatt arbete. 2. Rektor informerar muntligen personalen. Även en skriftlig information ges (säkerställer att alla får samma information). Glöm ej de som börjar senare under dagen. 3. Berörda klasser informeras av undervisande lärare under första lektionen. Glöm ej de elever som börjar senare under dagen. 4. Flaggning sker efter information getts. 5. Dödsruna i tidningen sker efter samråd med anhöriga och får ej annonseras före anhörigas dödsruna. 6. Blommor till begravningen ombesörjes av rektor. 7. Minnestund arrangeras, som hålls av präst, eller annan lämplig person. Efter minnesstund hålls samling med berörda klasser. 8. Om en lärare avlidit är målet att snarast återföra berörda klasser i normala rutiner. F. Omfattande eller större olycka som berör verksamheten 1. Rektor sammankallar krisgruppen snarast. 2. Rektor ansvarar för att saklig information lämnas till elever, personal och anhöriga. Informationen ges muntligt, men även skriftligt för att säkerställa att alla fått samma information. Olycksförloppet redogörs noga. Ev. bjuds polis, ambulans eller räddningstjänst in. 3. Ett samtalsrum inrättas där personal från krisgruppen finns för samtal. 4. Rektor ansvarar för kontakter med sektionschef/bku samt massmedia. OBS! Vid större trafikolycka informeras Radio Sjuhärad och Riksradion genom räddningschefens försorg 5. Vid dödsfall se handlingsplan för om elev/personal avlider. 6. Uppföljningssamtal sker efter behov. Sida 5 av 14

Lathund för ansvar och uppgifter vid omfattande olycka Krisgrupp Vid tillfällen då skolan drabbas av olyckshändelse finns en krisgrupp som snabbt ska kunna organisera sig, samla in och lämna riklig information samt stödja elever, personal och anhöriga. Gruppen består av gymnasiechef, rektorer, skolsköterska samt kurator. Krisgruppen kartlägger situationen och kontrollerar fakta. Det är av yttersta vikt att informationen som krisgruppen ska ge är korrekt och detaljerad. Viktiga frågeställningar: Vad har hänt? Var? Vilka är inblandade? Skador, omkomna, vilka? Vart har de transporterats? Vem är informationsansvarig på olycksplatsen? Vilken information har förmedlats? Hur är situationen nu? Krisgruppen bedömer om fler resurspersoner behöver ringas in(kommunens POSOM-grupp, BUP, skolpsykolog mfl). Krisgruppen bedömer om en allmän samling för elever och personal ska hållas eller om resp. klf samlar klasserna för information. Krisgruppen samlar berörda elever och klf till samling. Rektor Informera elever, personal och anhöriga om vad som hänt och var man kan nå krisgruppen. Ansvara för att en allmän samling hålls för elever och personal i studiehallen. Ansvara för kontakt med massmedia och myndigheter. Anordna minnesstund med tyst minut vid dödsfall. Kontakta elevrådets ordförande. Inställning av ev. skolfester. Kontakta klassföreståndare och informera om samling i konferensrummet med berörda elever och stödgruppen. Underrätta berörda undervisande lärare. Ringa dem hem vid behov. Ansvara för personalens ev. förändrade arbetsuppgifter. Skolsköterska Kontakta sjukhuset för att få saklig information om olyckan och skadade. Hjälpa kamrater att få tillfälle att besöka eventuella skadade som blivit inlagda på sjukhuset. Informera anhöriga om skolförsäkring. Delta i stödgruppens krisbearbetning. Planera för efterbearbetning. Kontakta föräldrarna för besök av skolsköterska/kurator. Kontakt med katastrofgruppen på sjukhuset vid behov Ansvara för Krislådan (vit duk, ljusstakar, ljus och handlingsplanen) Kurator Kontakta sjukhuskyrkan. Ordna minnesstund och tillfälle för kamraterna att säga adjö. Beakta de anhörigas önskemål i samband med begravning. Kontakta föräldrarna för besök av kurator/skolsköterska. Kontakt med katastrofgruppen på sjukhuset vid behov. Kontakt med socialtjänsten vid behov. Delta i stödgruppens krisbearbetning. Planera för efterbearbetning. Assistent Telefonsamtal angående olyckan kopplas till rektor. Ringa in resurspersoner vid behov på krisgruppens begäran. Beställa blommor till anhöriga från skolan samt till minnesstunden. Sida 6 av 14

Vaktmästare Ansvara för praktiska frågor såsom lokaler, transporter och material. Ett samtalsrum bör exempelvis iordningställas. Flaggning. Tänk på! Klassläraren ska vid behov hela första dagen ha hjälp av någon i krisgruppen. Eleverna ska inte skickas hem utan att föräldrarna kontaktats. Skolsköterska eller skolassistent på gymnasiet meddelar rektor på ev. syskons skola inom kommunen. Tala med eleverna och observera deras behov. Vår tystnadsplikt! Sida 7 av 14

Dnr: Bilaga 1 Plan för hantering av extraordinära händelser i kommunen Plan för hantering av extraordinära händelser Lednings- och informationsplan -planen kan med fördel användas även vid mindre samhällsstörningar Lärandesektionen Fastställt av KS: XXXX-XX-XX Utskrivet: 2012-04-23 Reviderad: 2008-09-10 Sida 8 av 14

MÅL FÖR VERKSAMHETEN VID SAMHÄLLSKRISER OCH EXTRAORDINÄRA HÄNDELSER sid 10 KRITERIER FÖR ATT PLANEN SKA GÄLLA sid 10 LAG OCH FÖRFATTNINGSHÄNVISNINGAR sid 10 ANSVAR (ANSVARS-, NÄRHETS- OCH LIKHETSPRINCIPEN) sid 10 ORGANISATION sid 10 Ledningsgrupp vid kriser (alt. Vid långvariga händelser) sid 11 Krav på inställelse och skiftgång sid 12 Lokaler Samband/kommunikation Information intern extern (hur/vem) WIS instruktion POSOM Samverkan LARM sid 12 BESLUT OM AKTIVERING sid 12 BESLUTS OCH DELEGATIONSREGLER sid 12 Nämnd sid 13 Förvaltningschef Avdelningschef Enhetschef AVVECKLING AV KRISLEDNINGSORGANISATIONEN sid 13 UTBILDNING OCH ÖVNING sid 13 Bilagor 1. Ledningsgrupp 2. Verksamhetsansvariga 3. Intern telefonlista Lärandesektionen 4. Intern telefonlista Kommunen 5. Kommunens centrala krisledning 6. Samverkande myndigheter/företag 7. Kritiska Åtgärder?!? Åtgärdslista-uppstart Vart hämtas material till ledningsplatsen? 8. Kontakt uppgifter till POSOM-gruppen Sida 9 av 14

Mål för verksamheten vid samhällskriser och extraordinära händelser De av nämnden fastställda prioriterade verksamheterna ska upprätthålla god verksamhet med så lite störningar för 3.e man som möjligt. Kriterier för att planen ska gälla Samhällsstörningar där förvaltningens ledningsgrupp behövs för att samordna händelsen samt större verksamhetsstörningar. Exempel på samhällsstörningar: Pandemi Vinterkräksjuka Brand och utrymning Utsläpp (t ex luftförorening, vattenförgiftning) Elavbrott och teleavbrott Störningar i omvärlden Lag och författningshänvisningar Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fred och höjd beredskap. Samt samma lagar och författningar som i vanliga fall styr verksamheten. Ansvar (ansvars-, närhets- och likhetsprincipen) Ansvarsprincipen innebär att den som i fred har ansvar för en verksamhet har motsvarande ansvar vid större olyckor, extraordinära händelser samt vid höjd beredskap. Närhetsprincipen innebär att besluten för den operativa verksamheten ska fattas så nära verksamheten som möjligt. Likhetsprincipen innebär att organisationen vid en kris så långt det är möjligt ska vara densamma som under normala omständigheter. Organisation Organisationen ska i så stor utsträckning vara densamma också under en extra ordinär händelse. Vid allvarligare händelse prioriteras verksamheterna inom lärandesektionens verksamhetsområde enligt följande. 1. Förskola/grundskola/särskola 2. Tranemo gymnasieskola - ungdomsgymnasiet 3. Tranemo gymnasieskola komvux/sfi, lärcentrum 4. Kulturskola/bibliotek/allmän kultur/fritidsverksamheten Detta innebär att utifrån den extra ordinära händelsens art beslutas vilka verksamheter som ska vara i drift enligt ovanstående prioriteringsordning. Personal i verksamheter som stängs placeras i personalpool för att förstärka de verksamheter som är igång. I händelse av allmän vaccinering gäller ovanstående prioriteringsordning, dvs personal inom förskola/grundskola/särskola samt stabspersonal prioriteras först, därefter i fallande ordning. För de verksamheter som är i drift gäller följande prioritering: 1. Flytta personal till verksamhet i drift. 2. Flytta barn/elever till annan enhet. Lärandesektionen, med sektionschef och stab, leder och samordnar verksamheten inom förvaltningens verksamhetsområde. Skola/förskola är indelade i följande område: Tranängskolan f-6/am/sj verksamhetsområde Limmared/Länghems verksamhetsområde Dalstorps verksamhetsområde Särskolans verksamhetsområde Tranängskolan 7-9 Område gymnasium Kulturområdet är indelat i följande område: Sida 10 av 14

Kulturskola Bibliotek/allmänkultur Fritidsområdet Fritidsgårdar Utgångspunkten är att organisationen är samma vid extra ordinär händelse. Samtliga områden har plan för extra ordinära händelser, där ansvariga rektorer/chefer ansvarar för ledningsarbetet. Skolskjutsorganisation Fordonskapacitet: Kommunens upphandlade skolskjutstrafik sköts idag av 21 fordon. Gäller i huvudsak körning av F-6 elever, men även liten del 7-9 elever åker med dessa fordon. 7-9 elever och gymnasieelever åker i normalfallet med linjebuss. Östra Kinds Taxi har tagit hjälp av två underentreprenörer, Limmareds Buss och Nittorps Buss. Sammanlagt har dessa tre bolag 5 st större fordon som snabbt kan sättas in och komplettera de andra 21 fordonen. Utöver detta har Östra Kinds Taxi samarbete med Kjellgrens Buss, Tranemo, vilka har ytterligare fordon att tillgå vid behov. Förarkapacitet: Vid en pandemi blir det troligen på förarsidan det blir brist snarare än på fordonssidan. Leif bedömde att i nuläget finns följande reserver att sätta in: Tranemo/Ambjörnarp/Sjötofta 2 reserver Länghem 2 Limmared/Grimsås 2 Dalstorp/Ljungsarp 2 Summa 8 reserver Vid en pandemi kommer ju också många elever vara hemma och behovet av skolskjuts kommer att minska från platser där det är få elever. Där kan ju då frigöras chaufförskapacitet. Eftersom våra skolskjutsentreprenörer är små bolag har de en hög kapacitet att snabbt ställa om de resurser som finns. Ledningsgrupp vid kriser (alt. Vid långvariga händelser) Ledningsgrupp vid kriser enligt nedan. Vid händelser som kräver dygnet runt bemannig kallas rektorer, kulturskolechef, bibliotekschef och fritidsintentent in. Ledningsgrupp Sektionschef ansvarar för ledningsarbetet på lärandesektionen. I händelse av sjukdom övertar nästa person på listan ledningsansvar. Stab Utvecklingsledare Planeringsledare Förvaltningssekreterare Ekonom tillika ansvarig för skolskjutsar Skolpsykolog Förskole sekreterare central infogrupp Sida 11 av 14

Krav på inställelse och skiftgång Åtgärder ska kunna startas omgående och en samlad ledning på plats skall kunna upprättas skyndsamt, och senast inom 6 timmar Lokaler Verksamheten bedrivs i samma lokaler som vanligt, om inte annat beslutats av sektionschef. Stabsledningen sitter i: 1. Forum - Torparummet 2. Alternativ lokal: Limmaredskolans bibliotek. Samband/kommunikation Internet Fast telefoni Mobiltelefoni samtliga personal i lednings- och stabsfunktion ska ha extrabatteri till mobiltelefonen, samt laddare för att kunna ladda mobiltelefonen i bil. Information intern/extern (hur/vem) Se rutin för central plan. Frånvarorapporter, bilaga 1, från verksamhetsområdena skickas till lärandesektionen kl 10.00 och 16.00 varje dag. Rapporterna ska innehålla information om aktuellt läge. Rapporterna sammanställs av staben på lärandesektionen. Informationen rapporteras vidare till central informationsgrupp. Informationen sköts via - e-post - telefon - kurir Lärandesektionens ledningsgrupp ska ha daglig avstämningskonferens kl.16.00, genom möte eller via telefon. Stabschef avgör behovet. WIS instruktion Två personer på lärandesektionen kommer att få behörighet att använda WIS för kommunikation. POSOM Se bilaga och intranätet. Samverkan Lärandesektionen samverkar med tekniksektionen, Räddningstjänsten och kommunledningen. Dessutom sker samverkan med skolskjutsentrepenör. Ansvariga rektorer håller daglig kontakt med enskilda förskolor/pedagogisk omsorg. Larm När sektionens ledningsorganisation ska aktiveras skall stab och samtliga rektorer/chefer ringas in. Plånbokslista för sektionsledningen/staben och ansvariga rektorer finns upprättad. Beslut om aktivering Sektionsschef beslutar om aktivering Besluts och delegationsregler Kommunstyrelse Kommunstyrelsen delegerar det operativa ansvaret till kommunchef. Kommunstyrelsen fattar beslut om ändrad servicenivå. Har krisledningsnämnd aktiverats gäller delegationen för krisledningsnämnd, fastställd av xxxx Anm: Vid t.ex brand/bombhot bör sektionschefen kunna ha stående delegation på att ändra servicenivåer, för att t.ex styra om bussar. Sida 12 av 14

Sektionschef Sektionsschef fattar på delegation beslut om ändrad servicenivå, att inkalla stab och ledningsorganisation. Rektorer/kulturskolechefer/bibliotekschef/fritidsintendent. Rektor/kulturskolechef/bibliotekschef/fritidsintendent fattar beslut på delegation om områdesorganisationen vid en extra ordinär händelse, samt att inkalla stab och ledningsorganisation på respektive område. Avveckling av krisledningsorganisationen Krisledningsnämnden Kommunstyrelsen Utbildning och övning Minst en gång per år. I samband med övning ska Plan för hantering av extraordinära händelser, utvärderas. Sida 13 av 14

Bilaga 1 Frånvarorapport avseende läget kl 09.00/15.00 (stryk ej tillämplig tid) från rektorsområde den./.20.. Rapporterat av: (namn)...tel nr: Denna blankett ifylld inrapporteras rektorsområdesvis till bildningsförvaltningens ledningsplats senast kl 1000 och kl 1600. I första hand som bifogad fil via mejl. I andra hand per telefon och i tredje hand per bud. 1. Antal frånvarande lärare skola: Totalt antal: 2. Antal frånvarande elever skola: Totalt antal: 3. Antal frånvarande personal förskola:. Totalt antal: 4. Antal frånvarande barn förskola: Totalt antal: 5. Antal frånvarande personal fritidshem: Totalt antal: 6. Antal frånvarande barn fritidshem:. Totalt antal: 7. Antal övrig personal frånvarande:.. Totalt antal: Sida 14 av 14