KART, MÄT & GIS VERKSAMHETSPLAN FÖR KART- OCH MÄTENHETEN INOM PLAN- OCH BYGGAVDELNINGEN, MILJÖ- OCH BYGGFÖRVALTNINGEN,, STRÖMSTADS KOMMUN 2014 Dnr: MBN 2013-1688
Verksamhetsplanen ska vara ett styrande dokument för kartoch mätenheten inom Plan- och byggavdelningen. Syftet med verksamhetsplanen är att den ska redovisa de politiska målsättningar som finns för verksamheten och på vilket sätt verksamheten kan uppnå dessa mål. Verksamhetsplanen avses justeras och antas av nämnden vid varje årsskifte för att lägga grunden för arbetet under det kommande året. Verksamhetsplanen är uppdelad i tre delar: Del 1 - BESKRIVNING AV VERKSAMHETEN Innehåller kommunala mål och beskrivning av kart- och mätenhetens verksamhet. Del 2 - PRIORITERING AV UPPDRAGEN Innehåller beskrivningar av hur verksamheten avses bedrivas under år 2014. Del 3 - VERKSAMHETSUTVECKLING Innehåller beskrivning av mål för kart- och mätenhetens utveckling under det kommande året.
INNEHÅLL Del 1 - BESKRIVNING AV VERKSAMHETEN MÅL FÖR KART- OCH MÄTVERKSAMHETEN 4 UPPDRAGSTYPER 5 KOSTNADSTÄCKNING 7 ARBETSFORMER 7 RESURSER 8 UPPFÖLJNING 8 FÖRÄNDNINGAR 2014 9 Del 2 - PRIORITERING AV UPPDRAGEN ANPASSNING TILL NY PROGRAMVARA 10 UTRUSTNING 10 NYA UPPDRAG 10 GIS 10 Del 3 - VERKSAMHETSUTVECKLING MÅL FÖR KART- OCH MÄTENHETEN 11
DEL 1 BESKRIVNING AV VERKSAMHETEN MÅL FÖR KART- OCH MÄTVERKSAMHETEN Mål Kommuners attraktivitet är ett viktigt konkurrensmedel idag för att nå befolkningsökning och tillväxt. Den fysiska miljön som möter besökaren i kommunen blir ofta symbol för om kommunen uppfattas som trevlig eller inte. Stadsbyggnads- och miljöfrågorna är en viktig länk i att utveckla Strömstads kommun till en attraktiv kommun med goda livsmiljöer för medborgarna. Mycket av det arbete som kommunen bedriver som berör vår fysiska miljö bygger på ett bra kartunderlag för att få ett bra resultat i slutänden. Strömstads kommun har antagit ett övergripande långsiktigt mål: Strömstad har en balanserad och långsiktigt hållbar utveckling där livskvalité, miljö- och kulturvärden stärks. Samtliga delar av kommunens organisation ska arbeta för att nå detta mål och i många förvaltningars arbete ligger grunder i detta arbete i ett uppdaterat och tillförlitligt kartmaterial. En stor del av verksamheten riktar sig även ut mot medborgarna som köper tjänster och kartmaterial av kommunen. Målet för kart- och mätenheten är således att kunna bistå övriga delar av den kommunala organisationen med ett fullgott kartmaterial. Vi ska också kunna lämna god service och kvalitet till medborgarna och kunna leverera önskade tjänster och material. Handlingarna som tas fram ska vara tydliga, åskådliga och belysande med text anpassad för mottagaren. Rättssäkerhet, rättvisa och likställighet är grundläggande utgångspunkter i arbetet. Styrande dokument De lagar och förordningar som främst styr verksamheten är Plan- och bygglagen samt rekommendationer i kart- och mätfrågor från Lantmäteriet. Utöver dessa dokument finns riktlinjer som Miljö- och byggnämnden antagit som berör verksamheten, t ex riktlinjer för nybyggnadskarta samt behörighet för att få utföra husutstakning och lägeskontroll. Miljö- och byggnämndens mål anger också inriktning som påverkar verksamheten. Av de prioriterade målen för 2014 är det endast ett som berör kart- och mätenheten. Medarbetarmål engagerade och motiverade medarbetare Planera för kompetensutveckling, engagerat ledarskap. Ta fram kompetensutvecklingsplaner. Även internt på Miljö- och byggförvaltningen har mål tagits fram som påverkar det dagliga arbetet, dessa följer nedan med kommentarer till hur kart- och mätenheten kan arbeta vidare med dessa. Driva samhällsbyggnadsfrågor Det finns ett behov av att påverka och samverka i frågor där vi inte själva råder och/eller saknar resurser, mandat eller kompetens. Förvaltningen ska därför jobba för framtagande av planeringsunderlag (gestaltning och utformning, dagvattenutredning/-policy, höga vattenstånd, buller i tätort), argumentera för och delta i kommunövergripande samhällsbyggnads- eller miljöfrågor (ÖP, FÖP, Naturvård etc). Bidra med kartunderlag och GIS-analyser för att underlätta ovanstående arbete. Utvecklad intern och extern kommunikation och samverkan Det finns ett stort behov av förbättrad kommunikation och gemensam strategi över främst förvaltningsgränser. Under året hitta former för en mer kontinuerlig kommunikation och samverkan med främst 4
kommunens Tekniska förvaltning. UPPDRAGSTYPER Kart- och mätenhetens verksamhet kan indelas i olika uppdragstyper; systemansvar, ajourhållning av primärkarta, ajourhållning av kommunens VA-nät, mätningsuppdrag, upprätta olika kartor, utsättning och lägeskontroll, kartrelaterade frågor, förättningsförberedelse, samrådspart till Lantmäteriet, genomförandefrågor i detaljplaner samt GIS (geografiska informations system). Systemansvar På kart- och mäteneheten finns ett systemansvar för Geosecma. Detta innebär att hålla koll på nya versioner och uppdateringar, samt kommunicera med systemleverantören. Det innebär också ett ansvar för uppbyggnad av strukturer i kommunens databas. Övriga förvaltningar nyttjar programmet och kartoch mätenheten får ofta utgöra en lokalsupport inom organisationen. Ajourhållning av primärkarta Primärkartan är kommunens egen karta och ligger till grund för de kartprodukter som framställs på kommunen. Primärkartan finns inte över hela kommunen utan över mer tätbebyggda områden. Kartans kvalitet är också olika i olika områden. I grunden är kartan framställd genom digitalisering och skanning av äldre analoga kartor men därefter har förändringar i kartan gjorts som är resultat av inmätningar. I de nyligen inmätta delarna är noggrannheten på primärkartan stor. För att ajourhålla och nyproducera primärkartor finns olika vägar att gå. För mindre områden eller där det redan finns gammalt kartmaterial i grunden används oftast inmätning för att komplettera med de förändringar som finns. När det gäller nyproduktion av större områden är det flygfotografering eller flygburen laserskanning som är den bästa vägen. Under de senaste åren har ett par större områden flugits och karterats för att skapa nytt kartmaterial. Fortsatt arbete med kartering behövs för att kunna ha ett bra kartunderlag bl a som grund för planering. Till det karterade material behövs också fastighetsutredningar tas fram för att få en korrekt bild av fastigheter och rättigheter i området. Värdet på kartan är svårt att uppskatta men ett försök har gjorts av Kommunförbundet år 1991 att beskriva ett återanskaffningsvärde. För själva kartan talar de om ett återanskaffningsvärde på ca 2000 kr/ha. Strömstads kommun har idag ca 5000 ha primärkarta, i något varierande kvalitet, vilket då skulle ge ett värde på 10 000 000 kr. Ungefär samma siffra får man om man räknar ut försäljningsvärdet på hela primärkartan. Det är alltså ett stort värde som vi förvaltar. För att värdet ska hålla sig måste vi ajourhålla och utveckla produkten. Att kartan har hög kvalitet har ett stort värde för förvaltningarnas dagliga arbete. T ex både Tekniska förvaltningen och planenheten är beroende av ett tillförlitligt underlag i sitt dagliga arbete. Fel i underlaget kan bli kostsamt i både tid och pengar. Ajourhållning av kommunens VA-nät Enheten har tidigare helt ansvarat för att lägga in kommunens VA-nät i kartan. Sedan ett par år ligger dock huvudansvaret på Tekniska förvaltningen. Kart- och mätenheten jobbar nu på uppdrag av Tekniska förvaltningen och lägger in det material som vi själva mäter in. Det som mäts in av andra hanteras av Tekniska själva. 5
Mätningsuppdrag Det finns flera typer av mätningsuppdrag som enheten hanterar, exempelvis projekteringsmätning, VA-mätning, inmätningar och beräkningar. Uppdragen är både interna och externa. Kart- och mätenheten är en viktig stödfunktion till framförallt Tekniska förvaltningen och det är därför viktigt att prioritera de interna uppdragen. Idag finns olika taxor för externa och interna uppdrag, se Byggenheten är de som i första skedet har kontakt med byggherre och kontrollansvarig. I kallelsen till det tekniska samrådet finns utsättning med som en punkt. Vid detta samråd bedömer byggnadsinspektören om utsättning behövs samt behörighet att utföra densamma enligt tidigare tagna beslut i Miljö- och byggnämnden. Efter detta lämnas ett startbesked med villkor för byggnationen samt hur redovisning av utsättning och lägeskontroll ska ske. Vid efterföljande arbetsplatsbesök ska den kontrollansvarige redovisa i ett dokument en gjord lägeskontroll. Detta finns sedan med i protokollet från arbetsplatsbesöket. taxebilagan. Upprätta olika kartor Nybyggnadskartor är en hjälp till bygglovshandläggarna vid granskning av bygglov som upprättas enligt de riktlinjer som Miljöoch byggnämnden antagit 2008-04-17 130. Den största delen av de nybyggnadskartor som följer bygglov som lämnas in till kommunen har tagits fram på kart- och mätenheten. Även de som produceras av andra ska följa de riktlinjer som nämnden antagit. Att så sker ligger på byggenheten att kontrollera. Grundkartor upprättas som underlag för detaljplanering. Grundkartorna ska innehålla aktuell fastighetsredovisning, inmätta byggnader, avvägningar av terrängen, vägar, murar m m och även tolkning av gällande planavgränsningar, dock endast undantagsvis användning och egenskapsgräns. Kart- och mätenheten upprättar idag flera specialkartor till olika förvaltningar i kommunen. Det kan vara båtplatskartor, parkkartor m m. Utsättning och lägeskontroll Idag utför kart- och mätenheten utsättning och lägeskontroll på beställning. Enheten utför också specialutsättningar på större byggen där utsättning sker av t ex centrumlinjer, pelare och schakter. Kartrelaterade frågor Kart- och mätenheten får regelbundet interna förfrågningar om vad som går att utföra i Geosecma for ArcGIS. Enheten hjälper till med dessa frågor vilket ger en kompetenshöjning för den egna verksamheten då man får prova nya delar av karthanteringsprogrammet som man annars inte kommer i direktkontakt med. Dessa uppdrag debiteras ej utan är en intern service. Dessutom hålls med regelbundenhet internutbildningar. Förrättningsförberedelse Idag ansvarar kart- och mätenheten för förrättningsförberedelser inom centralorten. Vad som ingår i centralorten är dock inte definierat. Enheten utför mätning och markering medan Lantmäteriet verkställer förrättningarna. Samrådspart till Lantmäteriet Kart- och mätenheten hanterar sedan 2013 remisser från Lantmäteriet i ärenden rörande avstyckningar och fastighetsregleringar. Tidigare hanterades dessa ärenden av byggenheten. Enheten får även kännedom om avslutade förrättningar och gör bedömningen om det finns ärenden som ska överklagas. Ärenden 6
som hänskjuts från Lantmäteriet till Miljö- och byggnämnden för prövning bereds av kart- och mätenheten. Genomförandefrågor i detaljplaner Den kompetens som finns på kart- och mätenheten kring fastighetsrättsliga frågor finns en stor efterfrågan på vid detaljplanering. Kart- och mätenheten blir därför involverad i detaljplanerna när det gäller beskrivning av genomförandefrågor. GIS (geografiska informations system) Under hösten 2013 gick Lysekils kommun med i GIS-samverkan och en ny GIS-organisation upprättades. Den nya organisationen innebär att det finns en styrgrupp med representanter för de fyra medverkande kommunerna (Strömstad, Tanum, Munkedal och Lysekil). Ansvarig för verksamheten är sedan GIS-samordnaren som till sin hjälp har en GIS-projektstrateg på 50%. Dessa båda tillsammans jobbar inom alla kommunerna och driver verksamheten framåt. I varje kommun finns sedan en GIS-ingenjör som kommer att lägga ca 20% av sin tjänst på att medverka i en GIS-grupp som jobbar med frågor som rör samtliga fyra kommuner. Detta göra att kommunerna får en mer likriktad uppbyggnad och en bättre anpassad taxa har lett till denna utveckling. Ett visst utrymme för t ex service behövs därför är inte ambitionen att öka kostnadstäckningsgraden mer. GIS-verksamheten är däremot i princip helt skattefinansierad. Avtal När det gäller nyttjande av primärkartan för Tekniska förvaltningen och de kommunala bolagen finns överenskommelser om en fast avgift för detta. I denna avgift ingår nyttjandet av kartan men inte kostnader för nedlagt arbete om det krävs. Avtal finns kring nyttjandet av kartan med båda parter. Kommunen har idag ett avtal med Lantmäteriet avseende fastighetsregistrets adress- och byggnadsdelar. Det innebär att vi lämnar information till Lantmäteriet och får ersättning för detta. Det finns olika nivåer för ersättning som beror på vilken information Lantmäteriet får från kommunen. ARBETSFORMER Kartprogram År 2012 uppgraderades kommunens kartprogram till Geosecma for ArcGIS. Samma uppgradering gjordes samtidigt även i Munkedals, Tanums och Lysekils kommun. Under år 2013 har ett stort arbete lagts ner på att få det nya kartprogrammet att fungera optimalt för kart- och mätenheten. Dock finns fortfarande flera olösta frågor och enheten jobbar därför kvar i det gamla systemet tills en lösning hittas på de problem som finns idag. Under året har ytterligare ett program inhandlats för att vara ett bättre stöd i verksamheten, TopoCAD. och att vi kan nyttja varandras starka sidor bättre. KOSTNADSTÄCKNING Under flertalet år har kart- och mätenheten ökat sin kostnadstäckningsgrad inom kart- och mätområdet. År 2013 har vi en kostnadstäckningsgrad på 87% vilket t ex kan jämföras med år 2009 då vi låg på 72%. Ett effektivare arbetssätt med bättre utrusning Sommaren 2008 bytte Strömstads kommun till referenssystemet SWEREF 99 12 00. Detta är ett svenskt referenssystem, anpassat till europeisk standard, med en noggrannhet över Sverige på centimeternivå och används idag i stort sett av alla myndigheter. Med SWEREF 99 får Sverige ett enhetligt referenssystem som underlättar utbyte av data mellan olika aktörer på lokal, regional, nationell och global nivå samt optimerar datainsamlingsmetoder och 7
mätningsverksamhet. Från och med den 1 januari 2010 har Strömstads kommun även ett nytt höjdsystem, RH2000. RH2000 är Sveriges nya officiella nationella höjdsystem men kan samtidigt ses som förverkligande av ett gemensamt europeiskt höjdsystem. Utrustning För att verksamheten ska kunna bedrivas effektivt och med hög standard är det viktigt att utrustningen som vi arbetar med är bra. Totalstation Enheten har idag två totalstationer, en från år 2000 och en från år 2011. GPS Avdelningen köpte in en GPS år 2007 och ytterligare en år 2013. Bil Efter tre års leasing, köptes en Toyota Hiace år 2011 då den beräknas kunna köras flera år till. Bilen har kompletterats med hyllor i lastutrymmet för att kunna transportera utrustning på ett säkrare sätt. Plotter Enheten har en plotter som köptes 2006. I huvudsak är det Miljö- och byggförvaltningen som använder den men några från andra förvaltningar nyttjar den också. I nuläget finns inget behov av uppgraderingar eller förändringar på denna. Bergborrmaskin Den bergborrmaskin som används i verksamheten idag är minst 10 år gammal och behöver servas för att fungera optimalt ett antal år till. Metallsökare Införskaffades en ny 2008. Fältdator Enheten har idag tre fältdatorer, införskaffade 2007 och två stycken 2011. Dessa utgör en viktig del för att mätning ska kunna genomföras på olika ställen samtidigt, vilket ökar enhetens effektivitet. Digitalavvägare En digitalavvägare införskaffades under 2011. Denna effektiviserar arbetet och ger en större noggrannhet när det gäller avvägningar i höjd och kan användas i flera olika mätuppdrag. RESURSER Med alla medarbetare på plats bedöms följande resurser finnas tillgängliga på enheten 2014: avdelningschef 1x15% mätningsingenjör 1x100% lantmäteriingenjör 1x100% mätare 1x100% GIS-ingenjör 1x100% GIS-samordnare 1x25% GIS-projektstrateg 1x12,5% UPPFÖLJNING Under 2013 har stort fokus legat på att hitta ett fungerande arbetssätt i det nya kartprogrammet. Då detta inte fungerat under året har dubbelarbete fått göras genom att spara information i två program. Under året har ockskå förändring skett i personalgruppen med pensionsavgång, nyanställning och föräldraledighet. Detta har gjort att arbetsuppgifter både har tillkommit och omfördelats inom personalgruppen. Nedan redovisas ett par områden som är betydande för verksamheten och kommentarer till arbetet under året. Grundkartor: Färre nyprocucerade, främst uppdateringar vilket är mindre tidskrävande. Att det är gjort färre beror på att planenheten inte i så stor utsträckning efterfrågat kartor under 2013 för de pågående planerna. Bildande av naturreservat: Enheten har hjälpt till med inmätning och utstakning för det nya naturreservatet i Lervik. 8
GIS: Under 2013 har mycket tid lagts på övergången till Geosecma for ArcGIS tillsammans med våra grannkommuner. Tid har också gått till att sköta GIS-samordningen i dessa kommuner under en föräldrarledighet. Byte av höjdsystem i Tanum: Tanums kommun har under året bytt höjdsystem och Kart- och mätenehten har hjälpt till med detta jobb. Tre nya arbetsuppgifter har tillkommit under 2013: Samrådspart till Lantmäteriet: Detta låg tidigare på Byggavdelningen men hanteras nu av kart- och 2007 mätenheten. Genomförandefrågor i detaljplaner: Kartoch mätenheten deltar nu i skrivandet om genomförandefrågor i detaljplaner samt granskning av externa planbeskrivningar. Samarbete med StrömstadNET: Hjälp med inmätning av kabel samt tätare samarbete. Nyckeltal för verksamheten Under 2012 har antalet nybyggnadskartor ökat i antal. Antalet utsättningar har minskat något, däremot har flera utsättningar varit av större karaktär. I nedanstående tabell visas nyckeltal för verksamheten. 2008 2009 2010 2011 2012 2013 nybyggnadskartor 70 48 50 41 37 44 54 utsättningar/lägeskontroll 24 51 24 52 83 87 62 FÖRÄNDRINGAR 2014 Ny avdelning Från och med 1 januari 2014 görs en permanent sammanslagning av Plan- och kartavdelningen samt Byggavdelningen. Denna nya avdelning blir då en Plan- och byggavdelning med tre olika enheter. En sammanslagen avdelning innebär fördelar i att enklare kunna hantera gemensamma frågor samt en möjlighet att kunna fördela ärenden eller delar av ärenden på flera olika kompetenser. Det ger också en tydlighet i att arbeta med en större del av kedjan inom samhällsbyggande. Ny IT-plattform Under 2014 planeras ett införande av en ny ITplattform, Windows 8. Med den nya plattformen ges möjligheter till ett förändrat arbetssätt i vissa avseenden men det krävs också utbildning av personalen för att kunna ta del av fördelarna med den nya tekniken. Det kan också bli aktuellt med uppgradering av datorer, plattor och telefoner för att fullt ut kunna nyttja den nya tekniken. 9
DEL 2 PRIORITERING AV UPPDRAGEN ANPASSNING TILL NY PROGRAMVARA Övergången från Geosecma for Windows till Geosecma for ArcGIS och TopoCAD har inte genomförts fullt ut under 2013. Enheten gör fortsatt mycket jobb i den gamla programvaran då inte all data och funktionalitet är åtkomlig från de nya systemen. Detta är en av de viktigaste uppgifterna att lösa i början av 2014. Risken finns att Geosecma for Windows inte kommer att fungera med den nya IT-plattformen och vi måste därför lösa att enheten har ett funktionellt sätt att arbeta med de nya programvarorna. För att detta ska fungera måste all avdelningsspecifik data konverteras och göras tillgängligt. Målsättningen är att detta ska vara klart under första kvartalet 2014. UTRUSTNING Enheten har idag en modern utrustning och det finns inte några behov av större investeringar under 2014. Ett inköp av en kabelsökare görs vid årsskiftet 2013/2014 för att kunna ta fler uppdrag åt det kommunala bolaget Strömstadnet. sparas. GIS Under första halvåret 2014 kommer en ny version av Geosecma for ArcGIS som påverkar alla interna webbkartor. Förhoppningen är att denna ska vara mera intuitiv och mer lättanvänd för användarna. Detta kommer dock att leda till en större utbildningsinsats då alla som använder kartor i sitt arbete påverkas av förändringen. Utbildningarna kommer att hållas av personal inom GIS-gruppen. För att avlasta personalen från en del externa frågor kommer en kartportal för kommunninvånarna att upprättas. Arbetet med denna är redan påbörjat och de första kartorna kommer att finnas tillgängliga under första kvartalet av 2014. För dessa kartor kommer att annat kartverktyg att användas, ArcGIS online, som ingår i kommunlicensen för Geosecma for ArcGIS. Internt kommer fokus att ligga på att öka användningen av GIS inom de mjuka förvaltningarna, då detta sannolikt skulle spara en del tid i deras arbete. Detta kommer att göras genom att försöka öka kontaktytorna och visa de delar som tilltalar de mjuka förvaltningarna, som befolkningsstatistik och ruttplanering. NYA UPPDRAG Förhoppningen är att under 2014 fortsätta utveckla samarbetet med Tanums kommun. Samverkan ska vara i en form som båda kommunerna tjänar på där man kan jobba med erfarenhetsutbyte och t ex stötta varandra vid arbetstoppar eller ledigheter. För en sådan samverkan behöver avtal tecknas och taxan ses över. Under 2014 ska enheten jobba mer med nedteckning av rutiner för att säkerställa kvaliteten på arbetet. Ett led i detta är också att fundera på hur ärenden dokumenteras och 10
DEL 3 VERKSAMHETS- UTVECKLING MÅL FÖR KART- OCH MÄTHETEN För att vara en effektiv organisation och verksamhet krävs en ständig utveckling inom arbetslaget. Några viktiga områden har definierats som prioriterade områden under 2014. Utbildning Under hösten 2013 har en kompetensanalys genomförts på hela förvaltningen. Denna kommer att ligga till grund för utbildningsplaner både för den enskilde men också för förvaltningen i stort. Inom kart- och mätenheten finns behov av utbildning inom xxx. Då planen är att byta IT-plattform under 2014 kan det då också bli aktuellt med behov av ITutbildningar i olika omfattning. En uppgradering av Geosecma for ArcGIS är också aktuell under 2014 viket kan komma att innebära behov av utbildning. Enheten avser att ta fram ett antal teman där man själva kan bedriva internutbildning och lära sig av varandra. Studieresa Ett led i att kunna jobba effektivare med de nya programvarorna kan vara att besöka en annan kommun som nyttjat dessa system längre och få inspiration till hur den egna verksamheten kan utvecklas vidare. 11
KART- OCH MÄTENHETEN Kart- och mätenheten ansvarar för kommunens kartverk och för kartframställning inom kommunens verksamhetsområde. Vi utför mätningar och utstakningar, nybyggnadskartor, grundkartor samt förbereder inför lantmäteriförrättningar. Dessutom ansvarar vi för adressättning och ajourhållande av adressregistret. MILJÖ- OCH BYGGFÖRVALTNINGEN PLAN- OCH BYGGAVDELNINGEN Besöksadress: Norra Bergsgatan 23 Telefon vxl: 0526-190 00 Hemsida: www.stromstad.se