2011-12-08 Regeldokument för IT vid Beslutat av Styrelsen för institutionen för språk och litteratur Gäller från 2012-01-01
Innehåll Om Regeldokumentet för IT vid 3 Revidering 3 Inköp 3 Försäljning av begagnade datorer eller datorutrustning 3 Individuell datorutrustning 3 Mobilanvändning 4 Kontaktpersoner för beställning av särskilda IT-tjänster 5 Konton 5 E-postlistor 6 IT-säkerhet 6 Lokaler och gemensamma resurser 7 IT-utveckling och strategi 7 Lärplattformar 8 IT, miljö och hållbar utveckling 8 2 (9)
Om Regeldokument för IT vid Institutionen för språk och litteratur Detta dokument tydliggör och reglerar arbetet med IT och IT-resurser på institutionen samt uppmärksammar beslutade regler, policydokument och strategier för Linnéuniversitetet som alla är skyldiga att följa. Revidering Regeldokumentet för IT vid revideras varje år av IT-samordnaren i samarbete med IT-gruppen. Regeldokumentet fastställs av Institutionsstyrelsen. Inköp Alla inköp av IT-utrustning och programvara samordnas av IT-samordnaren. Beslut om inköp fattas av prefekt och styrs av de för året aktuella ekonomiska ramarna. Inköp görs i första hand genom centrala ramavtal eller av statskontorsanslutna företag. Support ges endast på IT-utrustning inköpt av och som ägs av institutionen. Exempel på olika slags IT-utrustning är maskiner och teknisk utrustning, labbutrustning, datorer och tillhörande kringutrustning, datorkommunikationsutrustning, presentationshjälpmedel (projektorer, smartboards) och skrivare. Försäljning av begagnade datorer eller datorutrustning Uttjänt dator (datorenhet och bildskärm), skrivare eller annan datorutrustning som är äldre än 3 år kan säljas till ett uppskattat marknadspris till personal anställd på Linnéuniversitetet. Beslut om försäljning samt pris bestäms av IT-samordnaren på SOL. Datorn säljs i befintligt skick, utan operativsystem, garanti och utan möjlighet till support. Endast eventuella originalskivor med programvara som medföljde datorn vid nyinköp till LNU får medfölja vid försäljningen. Regeldokument Försäljning av begagnade datorer eller datorutrustning 1. Individuell datorutrustning Alla medarbetare skall ha tillgång till den maskin- och programvara som krävs för att de ska kunna genomföra sitt arbete på bästa sätt. Alla anställda får normalt tillgång till en tjänstedator. Personal med anställning om minst 50 % har möjlighet att välja datormodell, stationär eller bärbar dator och/eller 1 http://intranet.lnu.se/polopoly_fs/1.56750!20111111085623992.pdf 3 (9)
annan utrustning. Inköp av Macintosh-dator prövas individuellt och beslutas av prefekten. För personal med tillsvidareförordnande är datorn knuten till personen medan den för personal med visstidsanställning är knuten till arbetsplatsen. För all datorutrustning gäller att den återgår till institutionen om anställningen upphör. Alla tjänstedatorer installeras med gällande standardinstallation för LNU. Program utöver standardinstallation installeras där detta är tillåtet enligt licensen och i den mån detta behövs för den anställdes arbetsuppgifter. Den individuella datorutrustningen förnyas efter behov. Behovet granskas och godkänns av IT-samordnaren i samråd med prefekt. Mobilanvändning Anställda som har särskilda administrativa funktioner med stort behov av nåbarhet kan få tillgång till mobiltelefon eller mobilt bredband i tjänsten. Telefonutrustning Kostnader för mobilabonnemang är betydligt högre än för fast telefon. Därför sker tilldelning av mobiltelefon med största restriktivitet. Behovet granskas och godkänns av prefekt. Val mellan olika abonnemangsformer sker i enlighet med den centrala upphandlingen av telefoni. Mobiltelefon ska i regel ses som personligt arbetsredskap. Den som vill nyttja tjänstetelefonen även för privata samtal ska välja en lösning med särskilt prefix om den möjligheten finns. Tjänstemobilen ska användas med största restriktivitet vid utlandsvistelser. Tjänsten roaming måste vara avstängd och bör bara aktiveras under korta perioder. Personal som använder sin privata mobil i tjänsten utomlands t ex för studieresor med studenter, kan efter beslut från prefekten inkomma med specifikation för att få ersättning för de tjänsteanknutna samtalen. (Max 500 SEK). Den fasta telefonen kan vid behov kombineras med headset. Mobilt bredband Mobilt bredbandsabonnemang kan användas av fler än en anställd. En person ska dock alltid ha ansvar för förvaring och utlåning av utrustningen till personal. Av säkerhetsskäl bör internetanvändning undvikas i offentliga miljöer där risken för dataintrång är stor. 4 (9)
Kontaktpersoner för beställning av särskilda ITtjänster Genom kontaktpersonerna på SOL kanaliserar IT-avdelningen viktig information om IT- tjänster ut till verksamheten. Till IT-tjänster räknas konton och tjänster som påverkar hela institutionen/avdelningen/enheten. 2 De regler som gäller för central- och institutionsbunden IT-personal är utökade rättigheter och skyldigheter enligt Ansvarsförbindelse för systemadministratör 3. Konton Alla konton beställs av kontaktpersonerna på SOL och skapas operativt av ITavdelningen. 4 Innan kontouppgifterna överlämnas till den anställde ska användaren skriva under en ansvarsförbindelse 5 som sedan returneras till IT-avdelningen. Information om personalkontots giltighetstid och avslutande finns i E-postregler för Linnéuniversitetet 6. Alla anställda är skyldiga att ta del av e-postreglerna och hålla sig uppdaterade om dessa bestämmelser. Personalkonto Alla anställda på Linnéuniversitetet får tillgång till ett datorkonto. Med kontot följer tillgång till ett e-postkonto, en personlig lagringsplats (P:), möjlighet att logga in på ett flertal tjänster på LNU, möjlighet att logga in på universitetets datorer och trådlösa nätverk, tillgång till institutionens gemensamma lagringsplats (S:) och utskriftsmöjligheter. Gästkonto Besökande gäster som inte är anställda på LNU kan få ett gästkonto med internetåtkomst och möjlighet att beställa utskriftsmöjligheter. Funktionskonto Funktionsadresser används på SOL för gemensamma funktioner, projekt, konferenser och symposier. Genom ett funktionskonto blir hanteringen av e- postmeddelanden effektiv och tidsbesparande. Risken att viktiga e-postmeddelanden till SOL blir liggande utan åtgärd när en person är frånvarande minskar också vid användning av ett funktionskonto. 2 http://intranet.lnu.se/verksamhetsstod/it-tjanster/konto/kontaktpersoner 3 http://intranet.lnu.se/polopoly_fs/1.25562!ansvarsf%c3%b6rbindelse%20systemadministrat%c3%b6r%20%201.4.1.pdf 4 http://intranet.lnu.se/verksamhetsstod/it-tjanster/konto 5 http://intranet.lnu.se/polopoly_fs/1.15619!ansvarsf%c3%b6rbindelse%20personal- %20G%C3%A4st%20och%20funktionskonto%20%201%2C1.pdf 6 http://intranet.lnu.se/polopoly_fs/1.42368!epostregler110203.pdf 5 (9)
Konto till uppdragsutbildning Konto till uppdragsutbildningar kan beställas via en blankett som finns på internwebben 7. E-postlistor På SOL används olika e-postlistor. Beställning av nya listor görs till kontaktpersonerna på SOL. Allmän information om e-postlistor finns på interwebben 8. Specifik information om SOLs e-postlistor finns på SOLs internwebb 9. Användning E-postlistorna ska användas restriktivt och återhållsamt, samt huvudsakligen för envägskommunikation. Detta innebär att alla meddelanden måste anses vara viktiga, akuta eller av allmänt intresse i någon mening. Ärenderubriken ska vara tydlig. Ibland kan det vara befogat med enkel återkoppling, dvs. svar till utskickets avsändare. Diskussioner ska dock inte förekomma, utan får föras i annat forum. I övrigt gäller att meddelandenas innehåll ska vara direkt relaterat till arbetet vid Lnu. Bilagor bör undvikas på institutionsövergripande e-postlistor. Istället bör man hänvisa till dokument på den gemensamma filservern S:\sol eller den interna webbsidan. E-postlista för studenter Alla studenter som studerar på SOL blir automatiskt medlemmar på en e-postlista. De kan ta emot e-postmeddelanden från listan men inte själva skicka till den. E- postlistan används för stora informationsutskick. Behöriga att göra sådana utskick är informationsansvarig och studievägledare. IT-säkerhet Programinstallationer utöver standardinstallationen eller andra lösningar som påverkar systemet eller nätverket ska göras av institutionens IT-personal, ITavdelningen eller i samråd med dessa. Användarna får göra inställningar i datorn och program för att anpassa detta efter sina egna behov. Alla uppmanas att låsa dörren till sitt tjänsterum, att inte lämna ut lösenord till någon, att låsa datorn och annan utrustning om den lämnas obevakad och att inte låta obehöriga använda datorn eller annan utrustning. Användarna ska göra kontinuerlig säkerhetskopiering av sina data på P:, vilket är det personliga lagringsutrymmet. Backup görs alla veckodagar och varje natt. 7 http://intranet.lnu.se/verksamhetsstod/it-tjanster/konto/konto-till-uppdragsutbildning 8 http://intranet.lnu.se/verksamhetsstod/it-tjanster/e-post 9 http://intranet.lnu.se/organisation/sol 6 (9)
Information om Fillagring 10 finns på internwebben. Lokaler och gemensamma resurser Information om lokaler och gemensamma resurser finns på den interna webbsidan 11. Egna bokningsbara lokaler I Växjö och i Kalmar har SOL egna bokningsbara lokaler. Vissa lokaler delas med PPI och KV. Alla salar är utrustade för videokonferenser. Datorsal Språklabbet 12 SOL äger en multimedial inlärningsstudio med möjligheter att arbeta med både ljud och bild från lokala källor eller Internet. Språklabbet är utrustat med en interaktiv whiteboardtavla med projektor och webbkameror för enklare videokonferenser. För användning av Språklabbets system och program krävs en introduktionsutbildning. Gemensamma fillagringsmappar, S:\sol Under sökvägen S:\ finns en mappstruktur uppbyggd efter Linnéuniversitetets organisation. Mappen SOL används till institutionsgemensamma dokument. Se Linné IT-policy för mappar v1.0 13. IT-utveckling och strategi SOLs operativa IT-grupp samordnar frågor om IT-utveckling och strategier för detta. Institutionens IT-personal ska informera om tekniska möjligheter och vad som är realistiskt att genomföra med de personal- och IT-resurser som för närvarande finns tillgängliga på institutionsnivå och på central nivå. IT-gruppen hålls via undervisande lärare informerad om behov av IT på institutionen. Vid kurser där distansöverbryggande teknik är en förutsättning för själva kursgenomförandet måste kontinuerligt samarbete pågå från första början av kursplaneringen mellan IT-personal, distansläraren och annan berörd administrativ personal. Samarbete kan också behövas under kursens gång samt vid kursutveckling. Behovsanpassad utbildning om datoranvändning och mjukvara ska erbjudas vid institutionen. De anställda bör själva ta egna initiativ för att höja sin IKT-kompetens och aktivt utnyttja de utbildningsmöjligheter som erbjuds på institutionen och på central nivå 14. Vid användning av en lärplattform och den nationella E- 10 http://intranet.lnu.se/verksamhetsstod/it-tjanster/fillagring 11 http://intranet.lnu.se/organisation/sol/lokaler-och-gemensamma-resurser 12 http://intranet.lnu.se/organisation/sol/lokaler-och-gemensamma-resurser/spraklabbet 13 http://intranet.lnu.se/polopoly_fs/1.44449!linn%c3%a9%20it%20policy%20f%c3%b6r%20mappar%20v%201.0.pdf 14 http://intranet.lnu.se/organisation/universitetspedagogiska-enheten/flexibel-utbildning 7 (9)
mötestjänsten AdobeConnect 15 ska kompetensutveckling planeras och genomföras i god tid före kursstart för att läraren ska kunna hantera tekniken i en pedagogisk situation. Anställda som på institutionens bekostnad vill delta i IT-kurser utanför universitetet ska inkomma med skriftlig anhållan till prefekten. För att garantera IT-kvalitet och IT-säkerhet är det nödvändigt att specialkompetens finns att tillgå på institutionen inom flera olika områden. IT-personal på institutionen ges tillfälle till fortlöpande kompetensutveckling samt möjlighet att delta i olika projektarbeten i samarbete med IT-avdelningen på Linnéuniversitetet. Lärplattformar Den universitetsgemensamma lärplattformen vid Linnéuniversitetet 16 är Moodle. Beställning av nya klassrum i lärplattformen Moodle ska göras av studierektor i ämnet för att effektivisera den administrativa hanteringen samt för att göra tidsbesparingar för den undervisande personalen. Beställningsformuläret finns på S:\sol\Administration\Studierektor\Moodle. Det ifyllda formuläret skickas till IT-samordnaren. IT, miljö och hållbar utveckling Alla datorer, skärmar och annan kringutrustning bör stängas av efter arbetsdagen för att minska energianvändning i Linnéuniversitetets lokaler 17. Uttjänt dator, skrivare, toner och annan elektronisk utrustning skickas för återvinning. IT-utrustning som skrotas eller säljs avregistreras från det centrala inventarieregistret. För att minska förbrukningen av papper uppmanas alla på SOL att skriva ut dubbelsidigt när det är möjligt. För effektivare digital dokumenthantering används gemensamma mappar på enheten S:\sol, den interna webbsidan, e-postlistor samt funktionsadresser. Videokonferenser används på SOL för administrativa möten, seminarier, distansundervisning och andra möten. 15 http://www.sunet.se/tjanster/e-moten.html 16 http://intranet.lnu.se/polopoly_fs/1.58414!rektorsbeslut_larplattformar_111121.pdf 17 http://intranet.lnu.se/polopoly_fs/1.38802!klimat-%20och%20energistrategi.pdf 8 (9)
Länksamling Försäljning av begagnade datorer eller datorutrustning http://intranet.lnu.se/polopoly_fs/1.56750!20111028124843451.pdf Systemadministratör: Ansvarsförbindelse för användning av Linnéuniversitetets dator-, nät- och systemresurser http://intranet.lnu.se/polopoly_fs/1.25562!ansvarsf%c3%b6rbindelse%20systemad ministrat%c3%b6r%20%201.4.1.pdf Personal- Gäst och Funktionskonto: Ansvarsförbindelse för användning av Linnéuniversitetets dator-, nät- och systemresurser http://intranet.lnu.se/polopoly_fs/1.15619!ansvarsf%c3%b6rbindelse%20personal- %20G%C3%A4st%20och%20funktionskonto%20%201%2C1.pdf E-postregler för Linnéuniversitetet http://intranet.lnu.se/polopoly_fs/1.42368!epostregler110203.pdf Linnéuniversitetets policy för personliga och gemensamma mappar http://intranet.lnu.se/polopoly_fs/1.44449!linn%c3%a9%20it%20policy%20f%c 3%B6r%20mappar%20v%201.0.pdf Rektorsbeslut om universitetsgemensamt supportad lärplattform http://intranet.lnu.se/polopoly_fs/1.58414!rektorsbeslut_larplattformar_111121.pdf Klimat och energistrategi http://intranet.lnu.se/polopoly_fs/1.38802!klimat-%20och%20energistrategi.pdf 9 (9)