Tillsynsrapport omsorgskonsulenter 2012

VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Tillsynsenheten Karlstad 2013-02-22 Tillsynsrapport omsorgskonsulenter 2012 Omsorgskonsulenternas uppdrag Omsorgskonsulenter arbetar tillsammans med MAS, MAR och dietist med uppföljning och tillsyn i enskilda ärenden samt verksamheter enligt SoL och LSS. Omsorgskonsulenter deltar i förvaltningens riktlinjegrupp vars uppgift är att upprätta övergripande riktlinjer för verksamheten. Omsorgskonsulenter har en stödjande och rådgivande roll utifrån SoL och LSS till enhetschefer, biståndsbedömare och LSS-handläggare. Omsorgskonsulenter deltar i upphandlingsprocesser och verksamhetsuppföljningar med såväl egenregin som entreprenörer. Omsorgskonsulenter ansvarar för att föra statistik på samtliga synpunkter och Lex Sarah rapporter som inkommer till förvaltningen. Omsorgskonsulenter utreder Lex Sarah. Omsorgskonsulenter ansvarar för rapportering och redovisning till Socialstyrelsen gällande enskilda ärenden. Rapportering av ej verkställda beslut har skett kvartalsvis enligt gällande rutin. Upphandlingar Omsorgskonsulenter har haft en aktiv roll i samband med upphandling gällande distributör av kyld mat. Omsorgskonsulenter har deltagit i upphandlingsprocessen gällande handikappomsorgen. Värdighetsgarantier Arbetet med att ta fram och införa värdighets- och servicegarantier har fortsatt under 2012. I framtida tillsyn kommer Tillsynsenheten följa upp hur verksamheterna efterlever garantierna. Egenkontroll Under 2012 har egenkontrollen omarbetats och är numera en webbaserad enkät för varje verksamhetsområde. Postadress: Västra Torggatan 16, 651 84 Karlstad Besöksadress: Västra Torggatan 16 www.karlstad.se Tel: 054/ 540 00 00 E-post: vardochomsorgsforvaltningen@karlstad.se Org.nr: 212000-1850 Säte: Karlstad PlusGiro: 81 74-5 Bankgiro: 405-2213

sid 2 (8) Hemtjänstval Under 2012 har alla områden i tätort ingått i hemtjänstval enligt LOV. Från den 1 januari 2012 finns fyra utförare; Karlstad kommuns hemtjänst, Carema äldreomsorg AB, Attendo Care AB samt Agaten Omsorg. Från den 1 oktober 2012 ingår även ytterområdet Molkom i hemtjänstvalet enligt LOV där hemtjänst utförare är Karlstad kommuns hemtjänst samt Carema äldreomsorg AB. Under 2012 har de flesta nya kunder valt Karlstad kommun som utförare. Under 2012 valde 37 procent av kunderna privata utförare, detta är en ökning med 0,5 procent från föregående år. När hemtjänstvalet infördes 2007 valde 17 procent privat utförare. De flesta kunder gör själva ett aktivt val, under 2012 gjordes 449 aktiva val. Under 2012 fick 6 kunder en utsedd utförare enligt gällande rutin. Under 2012 har 17 kunder valt att byta utförare. Antal byten ligger på samma nivå som föregående år. Bytena har fördelats enligt följande; fyra kunder har bytt till Attendo från Karlstad kommun. Tre kunder har bytt till Carema, två från Attendo och en kund från Karlstads kommun. Fem kunder har bytt till Karlstad kommun, tre från Attendo och två från Carema. Sju kunder bytte till Agaten, sex av dessa kunder bytte från Carema och en från Attendo. Tillsyn 2012 Tillsynsenheten följer kontinuerligt upp entreprenörer samt förvaltningens egen utförarorganisation inom hemtjänst, vårdboende och handikappomsorg samt myndighetsutövning. Tillsyn under 2012 har skett genom granskning av dokumentation (utredningar, genomförandeplaner, hälso- och sjukvårdsjournaler samt avvikelsedokumentation) deltagande observation genom bredvidgång samt intervjuer med personal och chefer utifrån framtagna mallar. Resultat och bedömning baseras på de delar som tillsynen omfattat inom de granskade verksamheterna. Följande verksamheter har granskats: Vänerviken vårdboende Fryken vårdboende Carema Rud hemtjänst Gruvan vårdboende Herrhagens hemtjänst Skattkärrs hemtjänst Granberga vårdboende Hagaborg vårdboende Åsbacka vårdboende Daglig verksamhet inom LSS LSS-handläggning Nattpatrull

sid 3 (8) Resultat vårdboende Personalen på samtliga vårdboende har kännedom om rutinen och innebörden av Lex Sarah. Samtliga personal kan ge relevanta samt korrekta exempel på vad som ska rapporteras enligt Lex Sarah. Det framkommer att man på samtliga vårdboenden har kommit långt i arbetet med aktiviteter för kunderna. På vissa vårdboenden försöker man erbjuda någon form av aktivitet dagligen. På andra så erbjuds kunderna aktivitet en till två gånger per vecka. Personal behöver utveckla sitt arbetssätt när det gäller att dokumentera när de erbjudit kunder att delta i aktiviteter Personal arbetar på ett korrekt sätt gällande informationshämtning från kund samt dess anhörige/företrädare i form av välkomstsamtal, uppföljningssamtal och ibland även genom levnadsberättelse. Detta är en förutsättning för att kunna upprätta genomförandeplan utifrån kundens individuella behov och önskemål. Kundens delaktighet samt inflytande kan dock framgå tydligare i genomförandeplanerna. När det gäller uppföljning av genomförandeplan behöver det planeras in och tid avsättas för att det ska bli gjort. Det är viktigt att uppföljning sker för att säkerställa att genomförandeplanen är aktuell. På ett vårdboende har personalen dokumenterat personliga värderingar i genomförandedokumentationen. Det fanns även andra kunder namngivna samt beskrivningar om anhörigas hälsotillstånd i den dokumentation som förts. Riktlinjen för synpunktshantering är inte känd av personal. All personal har inte heller kännedom om den skriftliga instruktionen gällande kontaktpersonalens uppdrag. På några vårdboenden framgår det att personal upplever tidsbrist vilket leder till att kunderna inte själva får göra det de klarar av. Det funktionsbevarande arbetssättet går då förlorat. Personalen känner väl till de hygienrutiner som gäller för kommunal hälso- och sjukvård och redogjorde bland annat för kortärmade arbetskläder, inga smycken eller klocka, handsprit i samband med omvårdnad samt skyddskläder. Personalen känner till vilka rutiner som gäller för rapportering om avvikelser gällande läkemedel, fall, brister i hälso- och sjukvårdsinsatser eller information. På ett vårdboende beskrev personalen att återkoppling av avvikelser inte sker i någon större utsträckning. För att förbättra processen kring avvikelsehanteringen är det av vikt att avvikelser återkopplas för att dels skapa ett lärande och också att den som rapporterar en avvikelse får bekräftelse på nyttan av att rapportera avvikelser. Syftet är att undvika att vårdskador inträffar och att förhindra att liknande händelser sker igen.

sid 4 (8) Resultat hemtjänst Personalen i de granskade hemtjänstgrupperna känner till de flesta riktlinjer och instruktioner som styr vård- och omsorgsarbetet men de behöver kontinuerligt repetera och uppdatera sig. Rutiner kring dokumentation behöver ses över och personalen behöver hjälp att utveckla dokumentationen. Tid behöver avsättas för att dokumentera. Personalen uppger att de arbetar funktionsbevarande, detta finns dock inte beskrivet i genomförandeplanerna. När det gäller synpunkter hänvisar personalen till ansvarig chef. På en enhet upplever personalen att de inte får återkoppling på hur de synpunkter som inkommit har hanterats. När det gäller aktivering behövs bättre rutiner som säkerställer att alla kunder erbjuds aktivitet/utevistelse. Det är viktigt att dokumentera att kunden erbjudits aktivitet samt att dokumentera om kunden inte önskar delta i aktiviteter eller själv klarar att delta i aktiviteter utan personalens hjälp. När granskningen genomfördes uppfylldes inte kvalitetskravet att alla kunder ska erbjudas en aktivitet i veckan. Personalen känner till vilka rutiner som gäller för rapportering om avvikelser gällande läkemedel, fall, brister i hälso- och sjukvårdsinsatser eller information. De kontaktar alltid sjuksköterska vid exempelvis fall eller om avvikelser skett i samband med läkemedel. Resultat daglig verksamhet LSS Verksamheten fungerar i sin helhet på ett bra sätt. Personalen arbetar utifrån ett genomtänkt arbetssätt. Personalen har i huvudsak lång erfarenhet, en positiv inställning till kunder och deras specifika behov samt en vilja att utföra arbetet på ett bra sätt. I tillsynen framkommer att ej introducerade vikarier ibland arbetar i verksamheten. Då saknas förutsättningar för att ge stöd, service och omvårdnad på ett bra sätt till kunderna. Om sådana situationer ändå uppstår bör det finnas en handlingsplan för hur detta ska hanteras, så att de negativa konsekvenserna för kunden minimeras. Det finns kännedom om förvaltningens ledningssystem men det framkommer att det är svårt att hitta bland de olika dokumenten. Personalen arbetar utifrån varje kunds individuella mål och anser att det är dessa som styr deras arbete. De har inte varit direkt delaktiga i arbetet med verksamhetens mål och uppföljning, något som skulle kunna bidra till ökad förståelse för uppdraget i sin helhet. Verksamheten behöver uppdateras på förvaltningens kvalitetskrav, så att även de kan användas som styrdokument i planering och uppföljning av verksamheten.

sid 5 (8) Det pågår arbete för att utveckla den sociala dokumentationen, bl.a. genom användning av genomförandewebben. Personalen uppger att det är svårt att få tid att dokumentera och den dokumentation som finns är inte alltid aktuell. Dokumentation är en viktig del i vård- och omsorgsarbetet och en förutsättning för uppföljning av insatserna. Det är viktigt att det finns förståelse för att dokumentation ska ingå i det dagliga arbetet. Personalen känner till vilka rutiner som gäller för rapportering om avvikelser gällande läkemedel, fall, brister i hälso- och sjukvårdsinsatser eller information. De kontaktar alltid sjuksköterska vid exempelvis fall eller om avvikelser skett i samband med läkemedel. Det finns oklarheter i personalgruppen gällande vad skydds- och begränsningsåtgärder innebär. Riktlinjen för skyddsåtgärder ska vara känd av personalen. Hygienriktlinjen för kommunal hälso- och sjukvård är känd av personalen. Hygienombuden har nyligen deltagit i en utbildning kring hygien och påmint kollegor om vikten av följsamhet till riktlinjen. Resultat LSS-handläggning Handläggning och dokumentation inom LSS-området fungerar i huvudsak väl. Granskade ärenden har en tydlig struktur, utredningarna är överskådliga och väl formulerade med ett bra språk. Besluten är väl underbyggda och det framkommer att handläggarna har goda kunskaper om målgruppen. Det framgår tydligt om den enskilde själv för sin talan eller om det finns en ställföreträdare. Handläggningstiderna är rimliga i de allra flesta fall. De förbättringsområden som behöver uppmärksammas och åtgärdas för att ytterligare utveckla kvaliteten i handläggning och dokumentation gäller bl.a. dokumentation om hur den enskilde fått information om handläggningsprocessen och om sina rättigheter enligt LSS, något som det saknas dokumentation om i flertalet ärenden. Det finns inte heller alltid dokumenterat om den enskilde har samtyckt till att kontakter tagits med andra under utredningens gång. Det finns även brister när det gäller skyldigheten att kommunicera uppgifter som tillförts utredningen från andra än den enskilde. Bland de granskade ärendena finns även avslagsbeslut. Det finns även några ärenden där beslutet inte överensstämmer med ansökan, där den enskildes rättssäkerhet har åsidosatts. De ärenden som gäller omprövning behöver förtydligas vad gäller tidigare insatser och dess varaktighet. Det finns en otydlighet i de ärenden som avser omprövning, t.ex. framgår inte alltid om information från tidigare utredningar fortfarande är aktuell. Resultat Nattpatrull Verksamheten fungerar i huvudsak väl. Personalen som arbetar har kunskap och erfarenhet och bemöter kunderna på ett bra sätt. De arbetar självständigt och hanterar situationer som uppstår på ett professionellt sätt. Det finns en beredskap

sid 6 (8) för att hjälpa varandra inom gruppen. Personalen uppger att de har stöd av sin chef och får arbetsledning i den utsträckning de behöver. Den natt som granskningen genomfördes utfördes besöken med liten tidsmarginal och det fanns lite tid för oförutsedda händelser, dokumentation och pauser. Det är viktigt att det finns former för att kontinuerligt följa upp att kunderna får sina behov tillgodosedda på det sätt som är överenskommet samt att det finns en handlingsplan för hur oförutsedda händelser ska hanteras. Det saknas fungerande former för samverkan mellan nattpatrull och biståndsbedömare. Kunskapen om handläggarens ansvar och befogenhet behöver öka hos nattpatrullen. Samtidigt som erfarenheter från nattpatrullen behöver tas till vara och beaktas när kunders insatser följs upp och omprövas. Teamsamverkan med andra aktörer runt kunden saknas och behöver ske regelbundet. De insatser som utförs baseras på de uppdrag som biståndsbedömaren upprättar. Personalen planerar sedan sitt arbete enligt listor med information om kunderna. Genomförandeplaner som är framtagna utifrån kundens behov och önskemål saknas och behöver upprättas för samtliga kunder. I tillsynen framkommer att det kan vara otydligt för kunder hur trygghetslarmet kan användas. Detta behöver förtydligas för både kunder och personal. Det behöver även säkerställas att inga larm blir avglömda när många larm inkommer under en kort tidsperiod. Personalen har inte kunskap om förvaltningens kvalitetskrav och är inte alltid delaktiga i arbetet med verksamhetens mål och uppföljning. Rutinen för nyckelhantering är inte heller känd av all personal. Lex Sarah-rapporter 2012 Under 2012 inkom 41 Lex Sarah-rapporter. Detta är en minskning från 2011 då 63 rapporter inkom. Cirka hälften av det som rapporterats gäller försummelser av något slag. Fyra händelser har bedömts vara så allvarliga att de anmälts vidare till Socialstyrelsen. Sammanställning av Lex Sarah År Hemtjänst Vårdboende LSS Biståndskontor Resurs Totalt 2005 5 5 1 11 2006 5 3 2 10 2007 4 10 6 20 2008 15 5 8 28 2009 4 9 6 1 20 2010 15 14 4 2 35 2011 33 16 9 5 63 2012 29 8 4 41

sid 7 (8) Rapporternas innehåll Fysiska övergrepp - som kan avse allt från slag från personal eller t.ex. annan boende till upplevelser av hårda tag i samband med omvårdnadssituationer. Psykiska övergrepp - som kan avse t.ex. kränkande kommentarer eller hot. Försummelser - som kan avse uteblivna besök och insatser samt brister i omvårdnad. Övrigt - som kan avse t.ex. stöld, bristande arbetsrutiner eller otrygghet. År Fysiska övergrepp Psykiska övergrepp Försummelser Stöld Övrigt Totalt 2005 4 2 5 11 2006 1 2 6 1 10 2007 2 5 12 1 20 2008 1 2 7 18 28 2009 4 1 10 5 20 2010 2 3 22 8 35 2011 2 6 24 31 63 2012 1 1 20 5 14 41 Inkomna synpunkter 2012 Under 2012 inkom 61 synpunkter till Vård- och omsorgsförvaltningen och hanterades enligt gällande rutin för synpunkter. Antalet synpunkter har ungefär samma omfattning som tidigare år. Det har inkommit synpunkter inom alla verksamheter. Synpunkterna som inkommit på hemtjänst och vårdboende gäller ofta utförandet av insatser eller övrigt. Övrigt kan till exempel vara på hur personalen hanterar leasingbilar, störningar, och rökning. Inom handikappomsorgen var det främst synpunkter på utförandet. Synpunkterna som inkommit på biståndskontoret är av varierande art, bland annat finns synpunkter på brister i information. Hälso- och sjukvårdsverksamhetens synpunkter gäller främst utförande och trygghetslarm. Av alla 61 inkomna synpunkter gäller fyra bemötande. Sammanställning av synpunkter Bemötande Utförande Mat HSL Larm Avgifter Övrigt Totalt Egen regi vårdboende 1 2 1 5 9 Carema vårdboende 1 1 Egen regi hemtjänst 1 7 6 14 Attendo hemtjänst 1 1 2 Agaten hemtjänst Carema hemtjänst LSS 2 6 6 14 Biståndskontoret 1 5 6 Resurscentrum HS-enhet 6 1 5 1 13 Övrigt 1 1 2 Summa 4 24 1 1 6 1 24 61

sid 8 (8) Socialstyrelsen Socialstyrelsen har enligt 11 förordningen (1993:1090) om stöd och service till vissa funktionshindrade en skyldighet att vid minst två tillfällen per år göra inspektioner vid bostäder med särskild service för barn och ungdomar enligt 9 8 LSS. Socialstyrelsen har granskat Långgatan, Nygatan, Skagersviksgatan och Värmlandsgatan. I denna tillsyn var syftet att barn och unga ska få sina individuella behov tillgodosedda i ett tryggt och säkert boende i hemlik miljö. Socialstyrelsens bedömning var att alla boenden uppfyllde gällande lagstiftning. Socialstyrelsen har genomfört en inspektion inom ramen för Äldreuppdraget på Gunnerns vårdboende, ingen kritik riktades mot verksamheten däremot fortsatt granskning gällande förskrivning av läkemedel. Vidare har Socialstyrelsen utrett åtta ärenden med anledning av enskilda anmälningar, där avslutades ett ärende med anledning av att dokumentation saknades, två avslutades efter redovisning av åtgärder och fem avslutades utan kritik. Socialstyrelsen har även granskat nämndens arbete med våldsutsatta kvinnor och barn som bevittnat våld, inget beslut har redovisats till nämnden.