FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE Sammanfattning av det gångna året Landstingsstyrelsen beslutade i december 2002 om ny tjänstemannaorganisation för landstingsstyrelsen, för att skapa möjligheter till rationaliseringar av den centrala administrationen. Organisationen trädde i kraft 1 april 2003. Året har därför präglats av omstrukturering och effektivisering av verksamheten. Verksamhetsidé och vision Landstingskontoret ingår som en del i landstingsstyrelsens förvaltningskontor. Kontorets roll är i första hand att bistå koncernledningen inom områden som verksamhetsanalys, IT, juridik, informationsfrågor m m. Kontoret skall även svara för administrativt stöd åt de förtroendevalda, ansvara för centrala frågor inom miljö, arkivering, ägarfrågor, centralupphandling samt utbildning. Mål och måluppfyllelse En översyn av de bidrag som Landstingskontoret betalar ut till olika organisationer har genomförts. En effekt av detta har bl a blivit en stärkt internkontroll vid bidragsgivning. Samordningen av landstingsövergripande frågor inom IT-området har fortsatt. Den nya budgetprocessen har för landstingskontoret inneburit en effektivare och mer analyserande process med syfte att finna rationaliseringar i verksamheten. Arbetet med att finna former för samverkan med handikapporganisationerna har pågått under året. I samband med omorganisationen antog ett 50-tal anställda erbjudandet om särskild ålderspension eller avgångsvederlag. Dessa tjänster har ej återbesatts och utgör därmed en besparing. Det bör i sammanhanget noteras att landstingskontoret i sin helhet omstrukturerats vilket försvårar jämförbarheten mellan åren. Inom utbildningsområdet är ett viktigt mål att eleverna ska ha godkänt i kärnämneskurserna. Ca 90% uppnådde målet. 1 (10)
Verksamhetsförändringar Bemanningsarbetet av den nya organisationen var till stora delar genomförd den 1 april. I samband med bemanningen av den nya organisationen har erbjudanden om särskild ålderspension, avgångsvederlag och ledighet för studier föreslagits till viss personal. Ett 50-tal anställda har lämnat kontoret med särskild ålderspension eller avgångsvederlag. Tre lokaletableringar (Alvik, Flemingsberg samt Hantverkargatan) och stora omflyttningar efter omorganisationen har genomförts. Landstingsarkivet i Flemingsberg har utökat sina lokaler enligt den option som fanns i avtalet med fastighetsägaren. I början av 2003 övertog Landstingskontoret verksamheten Spriterm från Läkarnätet AB. Verksamheten producerar och distribuerar beslutsstöd vid förskrivning och ordination av läkemedel. Tillhörigheten till Stockholms läns landsting är tillfällig i avvaktan på att en nationell organisation bildas för den fortsatta verksamheten. Vårdguiden, den portal som innehåller en stor mängd tjänster och fakta för att informera och kommunicera med medborgarna via Internet, har fr o m 1 juli överförts till Beställarkontor Vård (BKV). Enheten Infocenter för unga (IFU) överfördes till landstingskontoret den 1 september 2003 från SPO. I samband med överförandet reducerades antalet befattningar samtidigt som en anpassning av verksamheten gjordes utifrån den nya tjänstemannaorganisationen. Enhetens huvudsakliga uppgift är att marknadsföra och informera om vårdyrken till ungdomar på högstadie- och gymnasienivå i syfte att öka intresset att söka vårdutbildning. Ett omedelbart anställningsstopp infördes den 11 november 2003 för landstingsstyrelsens samtliga förvaltningar. Anställningsstoppet avser tillsvidareanställningar och tidsbegränsade anställningar över tre månader. Under hösten utreddes hur en funktion som Travel manager kunde utformas inom SLL. Det beslutades att det skulle inrättas en avdelning inom kontoret med ansvar för centrala rese- och representationsfrågor. Avdelningen ska även fungera som resebeställare. För att säkra expansionen av den internationellt högklassiga biotekniska verksamheten som finns vid Novum Forskningspark på Södertörn så höjdes, i budget 2003, bidraget till de stiftelser som står bakom Novum. 2 (10)
Medel för Stockholms konserthusstiftelse har fr o m januari 2003 överförts till kulturnämnden. Verksamhetens omfattning och innehåll IT-avdelningen har tagit över ett större ansvar för IT-användningen inom landstinget. Under 2003 har uppbyggnaden av en stark IT-avdelning pågått. Avdelningen består av tre enheter; Utveckling, Systemvård och Beslutsstöd Spriterm. Enheten Utveckling tar fram tjänster och lösningar inom IT-ramverket enligt den överenskomna Genomförandeplanen. Ett viktigt arbete under året har varit upphandlingen av en databärande integrationsplattform. Systemvårdsenhetens huvudansvar är att förvalta befintliga applikationer, tjänster och infrastruktur. Dessutom ansvarar enheten för drift och förvaltning av den interna IT användningen inom Landstingskontoret inkl politikerna. Några aktiva rekryteringsinsatser för läkare i utlandet har under andra halvåret inte genomförts mot bakgrund av omstruktureringsarbetet inom sjukvården. Insatserna har istället inriktats på uppföljning och stöd till redan rekryterade och till verksamheterna. Vad gäller projektet rekrytering av utländska läkare boende i Stockholms län med utbildning från länder utanför EU/EES, så har under den sammanlagda projekttiden hittills 115 läkare erhållit svensk legitimation. Stockholmsprojektet för utländska sjuksköterskor som omfattar sjuksköterskor boende i Stockholms län med utbildning från länder utanför EU/EES har inneburit att hittills har 52 sjuksköterskor fått svensk legitimation och ytterligare ca 80 sjuksköterskor är i slutfasen av processen. Årets satsning på sommarpraktik har resulterat i att drygt 800 ungdomar i åldrarna 16-18 år har haft 4 veckors sommarpraktik främst inom vården. Sommarpraktik är en del i landstingets satsning på långsiktiga åtgärder i syfte att säkerställa sjukvårdens framtida personalförsörjning. Bidrag har utbetalats till bl a olika stiftelser, politiska organisationer, Södertörns högskola, Karolinska Institutet m fl. Upphandlingsavdelningen har under året handlagt 60 upphandlingar med ett totalt värde av ca 6,8 mdkr samt dessutom genomfört förlängning av 40 upphandlingsobjekt, oftast med en period av 12 månader. 3 (10)
Vårdersättningar har ansvaret för underhåll och utveckling av landstingets ersättningssystem, registrering, uppföljning och tillsyn att gällande regelverk enhetligt tillämpas av samtliga vårdgivare som svarar för vårdproduktion till Stockholms läns landsting. Under året har bl a påbörjats ett arbete med att se över beskrivnings- och ersättningssystem för dagkirurgi. Ett drygt tusental landstingsanställda har genomgått någon av de miljöutbildningar som anordnats under året. Månatliga miljöfrukostar och ett flertal seminarier med inbjudna föreläsare har hållits med syfte att stärka miljökompetensen i organisationen. Tillsammans med LK Upphandling, SLL Transport och Färdtjänsten har skarpa miljökrav formulerats till leverantörer av transporter och ett arbete med att säkra en effektiv uppföljning av ställda krav har startat. Informationsavdelningen förser allmänheten och den egna organisationen med information om landstingets uppgift och verksamhet. En ny organisation för informationsavdelningen har under året lagts fast och har börjat ta form under årets sista månader. Vid arkivet har under året ett ordnarrum färdigställts med utrymme för 12 arbetsplatser. I ordnarrummet tas material från kunderna emot och iordningställs för arkivering. Det nya rummet har ökat kapaciteten att ta emot de stora mängder material som lämnats till arkivet under det gångna året bl a som följd av organisationsförändringarna inom landstinget Arbetet med att uppföra ett elektroniskt arkiv fortgår. Arbetet sker i nära samarbete med IT-enheterna inom Landstingskontoret. Inom utbildningsverksamheten har antalet årselever uppgått till 563 mot budgeterat 583. År 2002 uppgick antalet årselever till 566. Sett över en längre tidsperiod har de två kvarvarande skolorna i stort sett samma antal elever som tidigare utbildades vid tre skolor. Samtidigt har nettokostnaden sjunkit. Uppdragsutbildningen har minskat i omfattning som en följd av Finstas nedläggning. Kvalitet Inom upphandlingsavdelningen sker årligen en genomgång av den upphandlingshandbok som styr kvalitetsarbetet på avdelningen. Checklistor och processer gås igenom och justeras efterhand som arbetssättet utvecklas och lagstiftningen ändras. Uppföljning och utvärdering av utbildningsverksamheten har årligen gjorts sedan 1996 både ute på skolorna och från central förvaltning. 4 (10)
Årets kvalitetsarbete vid skolorna har fokuserats på att arbeta med områden som vid tidigare utvärderingar visat behov av förbättringar t ex ökad delaktighet och inflytande, information, biblioteksverksamhet och arbetsmiljö. Målet är satt till att 90% av eleverna skall vara nöjda eller mycket nöjda med sin utbildning. Andelen elever som är nöjda/mycket nöjda med helheten vid naturbruksgymnasierna uppgår 2003 till 80%, något lägre än 2002. Verksamhetens ekonomi Resultaträkning i sammandrag per 2003-12-31 Mkr, minst en decimal 1) Utfall Utfall % förändring Budget % förändring 2003 2002 03-02 2003 2) budget-utfall 2003 Verksamhetens intäkter Sålda primärtjänster 68,9 84,6-18,6 66,8 Landstingsbidrag 956,9 995,0-3,8 956,9 Övriga intäkter 129,5 121,7 6,4 70,3 Summa verksamhetens intäkter 1 155,3 1 201,3-3,8 1 094,0 - varav internt SLL 1 015,9 1 051,5-3,4 981,9 Verksamhetens kostnader Personalkostnader -282,9-440,4-35,8-269,9 Köpta primärtjänster -20,0-13,7 46,0-11,0 Övriga kostnader - -946,9 0,8-812,8 954,9 summa verksamhetens kostnader -1 257,8-1 401,0-10,2-1 093,7 - varav internt SLL -197,6-229,8-14,0-142,2 Avskrivningar -4,2-8,7-51,7-2,3 Finansnetto 8,0 3,5 128,6 2,0 3,1 0,0 84,2 5,6 3,5 4,8 81,8 17,5 15,0 39,0 82,6 300,0 Resultat före disp och skatt -98,7-204,9 0,0 Bokslutsdispositioner och skatt 0,0 0,0 0,0 5 (10)
Resultat -98,7-204,9 0,0 Antal årsarbetare 493,0 526,0-6,3 480,0 2,7 Kommentarer: Landstingskontorets resultat uppgår till 98,7 mkr. Resterande del av ersättningen till Karolinska Institutet, för flytt av vårdhögskoleutbildningen till Flemingsbergsområdet, belastar kontorets resultat med 132 mkr. Resultatet för kontorets egna verksamhet uppgår till 33,3 mkr. Personalkostnaderna har överskridit budget. Detta beror främst på ökade kostnader för politiska beredningar, huvudsakligen arvodeskostnader. Ökningen beror även på att tjänster som inte är budgeterade har tillkommit under året samt på avgångsvederlag. Landstingsstyrelsens anslag för oförutsedda utgifter har bara till viss del utnyttjats. De omflyttningar som har gjorts efter omorganisationen har medfört ökade hyreskostnader, flyttkostnader samt ökade kostnader för möbler, inredningsmaterial och anpassningar. Medel för finansiering av programvaruanskaffning för utveckling av säker kommunikation via internet i hälso- och sjukvården har utbetalats. Därutöver har en avgift till bl a Carelink samt övriga ersättningar utbetalats. Medlen är inte budgeterade. Landstingskontoret har under året övertagit vissa verksamheter där kostnaderna inte har varit fullt ut budgeterade. Förbrukningen av övriga driftkostnader har under året varit låg. Det är framförallt projektmedlen som inte har förbrukats i den takt som beräknats. Reserver har i bokslutet upplösts och påverkat resultatet positivt. Nettoeffekten för bankavgifter och ränteintäkter har medfört ökade intäkter. Ökningen beror främst på ränteintäkter avseende de 182 mkr i omställningskostnader. 6 (10)
Skolorna redovisar ett resultat med ca 0,1 mkr, vilket främst förklaras av till folkhögskolorna (som övergick till annan huvudman juli 2002) återbetald skatt och försäkring för fordon samt influtna, tidigare avskrivna, fordringar. Naturbruksgymnasiernas resultat redovisas i en separat bilaga. (Bilaga 2) Ekonomiska åtgärdspaketet Den nya organisationen som trädde ikraft 2003, för att skapa möjligheter till rationaliseringar av den centrala administrationen, har medfört att ett 50-tal anställda har lämnat kontoret med särskild ålderspension eller avgångsvederlag. Dessa tjänster har ej återbesatts. Balansräkning Balansräkning i sammandrag per 2003-12-31 Mkr, minst en decimal 1) Förändring 2003-12-31 2002-12-31 03-02 Materiella anläggningstillgångar 11,0 13,6-2,6 Finansiella anläggningstillgångar 31,2 36,2-5,0 - varav internt SLL 21,2 21,2 0,0 Omsättningstillgångar 99,5 266,2-166,7 - varav internt SLL 23,4 22,4 1,0 Likvida medel 242,9 127,2 115,7 Summa tillgångar 384,6 443,2-58,6 Eget kapital 19,8-87,2 107,0 Minoritetsintresse 0,0 0,0 0,0 Avsättningar och långfristiga skulder 66,3 352,8-286,5 - varav internt SLL 29,4 170,8-141,4 Kortfristiga skulder 298,5 177,6 120,9 - varav internt SLL 178,7 46,2 132,5 Summa eget kapital och skulder 384,6 443,2-58,6 Kommentarer: 7 (10)
Omsättningstillgångarnas minskning beror på lägre förutbetalda kostnader. Likvida medel och egna kapitalets ökning beror på att kontoret har kompenserats för föregående års negativa resultat Avsättningen för den nya organisationen har minskat p g a att den har utnyttjats under året (145,1 mkr). Långfristiga skulder har övergått till kortfristiga (110,0 mkr), p g a ändrade redovisningsprinciper. Finanspolicy Kontoret följer landstingets fastställda finanspolicy. ( Bilaga 9) Resultatdisposition Eget kapital Tkr Årets resultat -98 725 Lokalt eget kapital 118 489 Summa eget kapital 19 764 Investeringar Investeringar i sammandrag per 2003-12-31 8 (10)
Mkr, minst en decimal 1) Utfall Utfall Budget 2003 2002 2003 2) Trafikanläggningar 0,0 0,0 0,0 Byggnader 0,0 0,0 0,0 Maskiner och inventarier 3,8 6,6 0,0 Övriga investeringar 1,4 0,4 20,0 Summa investeringar 5,2 7,0 20,0 Landstingskontorets investeringar under året består av utrustningsinvesteringar, främst datorer/servrar och bilar. Båda skolorna har byggt om och renoverat sina lokaler för att anpassa dessa till flera elever och till de nya utbildningarna, Säbyholms hästhållning och Bergas profil naturvetenskap med ett laboratorium för biologi- och kemiövningar. I skolornas planer ingår också att avyttra flera äldre maskiner och ersätta dem med färre, modernare, arbets- och miljövänligare samt billigare i underhåll. Personal (Bilaga 4,5,6) Utgångspunkten för allt personalarbete inom landstingskontoret har varit att följa intentionerna i den av landstinget framtagna personalpolitiska plattform för åren 1999-2002 i avvaktan på att landstingsstyrelsen i början av 2004 fattar beslut om ny personalpolicy. Personalarbetet inom kontoret har under året bedrivits enligt överenskommelse med personalorganisationerna utifrån de mål som angetts i budgetdokument och verksamhetsplaner samt i enlighet med intentionerna i samverkansavtalet avseende arbetsmiljö och medbestämmande. Utöver detta har uppsatta mål funnits för hur jämställdhetsarbetet och miljöarbetet ska bedrivas. Jämställdhetsarbetet har under året bedrivits som en integrerad del av verksamheten inom varje avdelning/enhet utifrån de mål och aktiviteter som landstingets jämställdhetspolicy anger. Kontorets chefer har deltagit i en gemensam utbildning för samtliga chefer inom landstinget i temat jämställdhet och mångfald med diskrimineringslagstiftningen som bakgrund. Landstingskontoret och skolorna har avtal om företagshälsovård i frågor av mer förebyggande art som samtalsstöd, rådgivning samt att medverka vid rehabilitering i verk- 9 (10)
samhetsanknutna ärenden. Samarbete med försäkringskassan har ägt rum i enskilda ärenden. Sjukfrånvaron för kontoret visar att genomsnittligt antal dagar per anställd (18 dagar) har minskat med två dagar jämfört med år 2002. Miljö (Bilaga 11,12) På landstingskontoret finns miljöavdelningen, vars främsta arbetsuppgift är att utveckla och genomdriva ett systematiskt miljöarbete i landstinget i syfte att nå en god resurshushållning, en god folkhälsa och en god regional utveckling. I landstingskontorets budget för år 2003 har miljöfrågorna prioriterats. Miljöavdelningen har utökats med två personer. I koncernledningen ingår numera en miljödirektör. Till koncernstaben har en miljöcontroller rekryterats. Av de övergripande miljömålen är det främst det sjätte (verksamhetsanknutna miljöfrågor), som berör landstingskontoret. Utvecklingsarbetet och införandet av ett miljöledningssystem har startat under året i samarbete med BKV. Certifiering av systemet enligt ISO 14401 är planerad under år 2004. Vid Berga naturbruksgymnasium utbildas personal och elever kontinuerligt inom miljöområdet. Vid Säbyholms naturbruksgymnasium avser man att realisera den ombyggnadsprojektering som gjorts av uppvärmningssystemet för att därmed minska både energikostnader och negativ miljöpåverkan. Båda skolorna räknar med att bli miljöcertifierade under 2004. Framtidsplaner år 2004 Som en följd av förändringarna som genomfördes under 2003 föreslås att landstingskontoret i sin nuvarande form som organisatorisk enhet inom LSF (Landstingsstyrelsens förvaltning) avvecklas. Bl a införs linjeansvar för direktörerna i koncernledningen. Förändringen föreslås gälla från den 1 februari. Utbildningsverksamheten föreslås överföras till kulturnämnden. Stockholm 2004-02-06 10 (10)
Sören Olofsson 11 (10)