Leverantörsperspektivet i IT-upphandlingar Gabriel Svedberg, Advokatfirman Lindahl Caroline Appelberg, Advokatfirman Lindahl 8 oktober 2014
Leverantörsperspektivet Utgångspunkt: upphandlingen är en affär som ska gynna båda parterna (partnerskap) Ändamålsenliga krav och avtalsvillkor Riskbedömning fördelarna ska överväga nackdelarna med uppdraget
Leverantörsperspektivet IT-leverantörer har färdiga standardlösningar Befintliga modeller för leverans Supporttjänster Uppgraderingar Standardprocesser Fördelar med standardprodukter och standardmodeller Säkrare Billigare Hållbarare
Inför upphandlingen Inventera verksamhetens faktiska behov Definiera tydliga mål med upphandlingen Stäm av varje krav mot dessa mål Begär inte extra allt utan uttryckligt behov Förfrågningsunderlag Inventera leverantörers befintliga lösningar och modeller för leverans Överväg att ställa kraven så att befintliga modeller kan utnyttjas (skallkrav börkrav) Undvik kostnadsdrivande krav och avtalsvillkor (tydlighet och förutsebarhet)
Inför upphandlingen Vilka förväntningar har olika stakeholders hos beställaren? Säkerställ att förväntningarna i inköpsorganisationen motsvarar verksamhetens förväntningar i stort Förankra förväntningarna och syftet med upphandlingen internt för att undvika förväntningsglapp - Uppföljning
Avtalet parternas åtaganden Utgångspunkt: balanserad riskfördelning fördela risken där den passar bäst mellan beställaren och leverantören Samverkan/kommunikation mellan beställaren och leverantören Reglera upphörande och åtaganden i samband med upphörande Viten vs Incitament (basleverans vs innovation)
Avtalet övrigt Ansvarsbegränsningens omfattning, storlek eller avsaknad av densamma är prispåverkande Balanserade uppsägningsbestämmelser ta höjd för uppdragets karaktär och varaktighet Underleverantörer - huvudregel snarare än undantag vid större komplexa IT-lösningar (Back-to-back -problematiken)
Undvik misslyckade ITsatsningar genom att anta leverantörsperspektivet Bättre förståelse för vad marknaden erbjuder Bättre slutprodukt Bättre pris Bättre samarbete med leverantören Förebygger eventuella tvister
Tillämpningsområde Myndigheten vet vilket resultat som ska uppnås men inte hur det ska uppnås. Särskilt komplicerade kontrakt och om öppet eller selektivt förfarande inte kan användas. Tänk på att dokumentera valet av konkurrenspräglad dialog där skälen framgår.
Processen Förberedelsen Behovsanalys, marknadsundersökning, planering, kontroll innan genomförande Genomförande Två faser, annonsfas som följs av en anbudsfas Uppföljning Efter avslutat projekt bör resultatet följas upp för framtida upphandlingar
Genomförande - annonsfas Urval och inbjudan Information och tydlighet gentemot leverantörer innebär att processen effektiviseras och förhindrar att potentiella leverantörer avstår från att delta i upphandlingen. Tilldelningskriterier - Hur tilldelningskriterier ska utvärderas behöver inte anges förrän vid inbjudan till dialog. Kriterierna bör utformas brett så att dessa inte utesluter att den bästa lösningen kan väljas.
Genomförande - annonsfas Dialog Informera leverantörerna på förhand om hur dialogen kommer att genomföras. Att delta i en dialog är ofta kostsamt och kräver omfattande förberedelser. Tydlig information om genomförandet underlättar för leverantörerna och skapar därmed ett bättre beslutunderlag för myndigheten. Avsluta dialogen först när det är sannolikt att attraktiva anbud kommer att lämnas och alla oklarheter är utredda.
Genomförande anbudsfas Preliminära anbud Inbjudan att lämna anbud bestäm tidsfrist efter samråd med leverantörerna Kontraktstilldelning
Undvik misslyckade ITsatsningar genom att anta leverantörsperspektivet God kommunikation är ett absolut krav för en lyckad upphandling. Leverantörer bör löpande informeras om betydelsefulla omständigheter i de olika faserna i processen Uppföljning när projektet är avslutat.
Kontaktuppgifter Gabriel Svedberg Advokat, delägare Advokatfirman Lindahl +46 709 49 06 01 gabriel.svedberg@lindahl.se Caroline Appelberg Biträdande Jurist Advokatfirman Lindahl +46 70 482 53 31 caroline.appelberg@lindahl.se