KOM IGÅNG-GUIDE Mitt digitala vårdmöte

1 KOM IGÅNG-GUIDE Mitt digitala vårdmöte

Etableringen av VGR:s verktyg för digitala vårdmöten och tjänsten Mitt Vårdmöte sker stegvis. Guiden beskriver vad ett digitalt vårdmöte är, hur ni kommer igång, hur mötet sker så smidigt som möjligt och vem ni kontaktar om ni har frågor. INNEHÅLL Vad är ett digitalt vårdmöte? 3 Varför digitala vårdmöten? 4 Få med rätt personer från start 5 Håll det enkelt 6 Sätt era konkreta mål och förväntade effektmål 7 Utvärdera löpande 8 Enkla tips på vägen 9 Tänk på mötesmiljön 10 Få koll på tekniken 10 Tjänsten Videomötestjänst vårdbesök 11 Kontaktuppgifter 12

3 Vad är ett digitalt vårdmöte? Ett digitalt vårdmöte är en dialog mellan vårdgivare, invånare, patient eller närstående. Det kan vara mellan två eller flera personer. Mötet sker på distans med digitala hjälpmedel och ska hålla minst samma kvalitet som ett fysiskt möte. Mötet kan ske med direkt återkoppling och dialog i exempelvis en chatt eller ett videomöte. Det kan även finnas fördröjning när det sker via exempelvis mail eller digitala blanketter som besvaras. Det digitala vårdmötet kan också leda till en bedömning som leder vidare till fysiska möten. Samtidigt kan traditionella, fysiska vårdmöten följas upp med behandling med hjälp av digitala hjälpmedel. Processen inom ramen för ett digitalt vårdmöte kan se olika ut. Det kan vara ett första möte som sker digitalt men även tvärtom, att uppföljning sker före. Det finns ett före, under och efter. Processen för etablering av digitala vårdmöten är utformad efter att det hela tiden ska vara ett införande som sker stegvis. Oavsett om det är helt nytt eller en expansion man ska genomföra. Den här processen ska sedan fungera tillsammans med IT-avdelningens arbete för att få till ett kontrollerat och säkert införande.

4 Varför digitala vårdmöten? Den första frågan som bör ställas innan ni sätter igång med planeringen är Varför. Varför gör vi det här? Ska vi försöka nå fler patienter eller en specifik målgrupp? Är det för att öka tillgängligheten, ge mer patientinflytande, utnyttja resurser effektivare eller är det helt andra svar på ert varför? Helt enkelt vad det är vi vill uppnå med digitaliseringen. När ni funderat på varför så får ni säkert många olika anledningar, så nu gäller det att ta fram vilken anledning som är viktigast, näst viktigast, o.s.v. tills ni har en prioritetslista. Svaren på det här kommer att vara till stor hjälp i er vidare planering så dokumentera dessa varför och även tanken bakom er prioritering. Kom ihåg att fundera också på vad ni egentligen vill och vad det är ni behöver. Det här skiljer sig mellan olika verksamheter. Så utgå från era patienter och era behov först innan ni tittar på vad andra har gjort. Bestäm sen hur ni ska möta patienten/ invånaren och hur patienten/invånaren vill möta er.

5 Få med rätt personer från start Det är människorna som är den viktigaste faktorn när ni vill utveckla ert arbetssätt och erbjudande av digitala vårdtjänster inom er verksamhet. Försök identifiera de rätta personerna från början. Rollerna kan vara bra att ni har med i ert projekt, ni kanske inte behöver alla och sen kan en person ha flera roller. PROJEKTÄGARE Är ofta verksamhetsledaren och ska sätta det digitala arbetssättet och mottagningen i ett sammanhang där det samorganiseras med resten av förvaltningen. Ser till att digitala vårdmöten används där det är bäst lämpat. Ger projektledaren ramarna för projektet. PROJEKTLEDAREN Projektledaren ska ha övergripande kontroll, arbeta med strategier, mål och planering och svara på frågor både internt och externt. Hen ansvarar för att driva projektet framåt och bör ha tät dialog med ledningen samt möjlighet att fatta beslut i viktiga frågor. PIONJÄREN INSPIRERAR OCH ENGAGERAR Projektledaren bör se sig om inom organisationen och utse ett antal personer till pionjärer de som ska bli först med att arbeta med digitala vårdbesök. De kan vara läkare, sjuksköterskor, psykologer, psykoterapeuter eller annan vårdpersonal som hanterar patientbesök i sitt dagliga arbete. Pionjärerna bör vara nyfikna, lösningsorienterade och positiva till att testa nya sätt att arbeta. Videobesöken hanterar de oftast själva, men de kan ha stor glädje av att dela erfarenheter med jämna mellanrum genom utvärderingsmöten eller nyhetsbrev. De behöver få tydliga och mätbara mål från projektledaren att arbeta gentemot, t.ex. antal genomförda videobesök per vecka. Det är av stor vikt att inkludera vårdpersonalen i ett tidigt skede i förändringsarbetet. Dessa personer kommer att bli ambassadörer för utvecklingen av digitala vårdtjänster, och genom att lyssna på dem, ta del av deras erfarenheter och låta dem få möjlighet att påverka kommer engagemanget att öka. Så småningom kan de hjälpa projektledaren med att motivera andra och rekrytera fler resurser till att arbeta med digital vård inom organisationen. HÄNVISAREN LEDER PATIENTERNA RÄTT För att öka antalet digitala vårdbesök är det viktigt att marknadsföra alternativet internt, inom organisationen. Särskilt viktigt är det att informera vårdpersonal som arbetar med att hänvisa patienter till rätt vårdgivare. Det kan gälla sjuksköterskor som arbetar på 1177 Vårdguiden, men även personal på en vårdcentral som tar emot inkommande samtal från en patient som vill boka besök. Genom att uppmuntra dem till att hänvisa patienter till digitala vårdbesök kan mötesformen snabbt få ökad spridning. KOMMUNIKATÖREN SPRIDER BUDSKAPET Den interna marknadsföringen är som sagt viktig, men glöm inte bort den externa. Om det är patienterna som ska kontakta vårdgivaren i t.ex. en drop-in-mottagning måste de veta att detta alternativ finns. Se till att arbeta med en kommunikatör som kan ta fram en tydlig kommunikationsstrategi för att nå ut och bestämma vilka plattformar ni bör använda för olika målgrupper. IT-RESURSEN Ta en tidig kontakt med IT-avdelningen för att säkra upp, dels resurser som ni kan behöva men också för att de behöver veta att ni är på gång. Annars kan de inte planera sitt arbete och då blir lätt ett stopp i projektet. Frustration över teknik kan ta mycket energi, men ett nära samarbete med IT-avdelningen underlättar tillvaron. IT ska inte driva själva projektet, men ska finnas där som ett verksamhetsstöd som gör det möjligt.

6 Håll det enkelt Att hålla det enkelt är inte så lätt när man sitter mitt i projektets drag och viljorna är på topp. Därför gäller det från början att lägga planeringen på rätt nivå. Börja med att bestämma vilka behandlingsområden ni vill börja med. INKOMMANDE INTRESSEANMÄLNINGAR FAS 1 INFORMERA FÖRVALTNING FAS 2 INITIERA FAS 3 GENOMFÖRANDE FAS 4 AVSLUT FAS 5 LIVE I SKARP MILJÖ Intresse från verksamhet/ förvaltning via: VGR:s funktionsbrevlåda Telefon E-post Till projektet under 2019 Informationsmaterial skickas ut till förvaltning med ansvarsfördelning, kostnader m.m. Kontakt tas med projektet Beslut om att köra eller ej tas av förvaltning Förvaltningen utser samordnare Regelbunden kontakt med projektet 4 6 st ambassadörer utses 1 2 st pilotprojekt utses Börja ta fram utkast på förväntade effektmål, uppföljningsparametrar Beslut om genomförande Uppstartsträff med Ambassadörsgruppen (båda piloterna) + projektet + Visiba Genomgång av verksamheterna, erbjudande till patient, frågor m.m. Kortare demo Genomgång av kommande 3 månaderna Uppföljningar via Skype, fysiska besök m.m. bestäms Utvärdering av pågående pilot Gruppavstämning för utbyte av lessons learned Beslut om att köra eller inte tas Ambassadörsutbildning sker under denna fas Lämna in effektmål och mätmetod till projektet Konfigurering av miljö, erbjudande och information Sätt er plan för att nå målen Uppföljning, vidare etablering Projektet lämnar aktivt deltagande, finns dock som stöd under 2019 Ni är nu Live och har etablerat tjänsten mot patient/invånare TVÅ MÅNADER EN MÅNAD

7 Sätt era konkreta mål och förväntade effektmål KONKRETA MÅL I alla projekt så måste man sätta upp ett antal mål, bäst är att ha mål som är konkreta, tydliga och även tidsatta. Det får alla att arbeta åt samma håll. Ni behöver också bestämma vad som krävs för att ni ska uppnå era mål. Behövs det någon extern resurs, utbildning, har vi rätt personer med, har vi rätt mandat osv. Det är väldigt viktigt att ha med någon ansvarig som har mandat att organisera det verksamhetsnära arbetet. FÖRVÄNTADE EFFEKTMÅL Innan ni sätter igång så behöver ni ta fram de förväntade effektmålen alltså nyttan ni tror digitala vårdmöten kommer generera. Ni kan ha flera effektmål men tänk på att det blir mer komplext desto fler ni sätter så två till tre mål är lämpligt att hantera. När ni tagit fram effektmålen/nyttan bestämmer ni hur den ska mätas. Exempel Effektmål: tjänsten ska ge 10 procent fler patientbesök per vårdgivare, utan att vårdutförarens arbetstid/börda påverkas på ett upplevt negativt sätt. Mätmetod: ökning mäts genom statistik över genomförda patientbesök per vårdgivare före digitala vårdmöten och periodvis under ett år efter införandet av digitala vårdmöten. Arbetstid/börda mäts genom enkät till alla vårdutförare, intervjuer med 25 procent av vårdutförarna och ett mindre antal stickprovskontroller rörande registrerad arbetstid.

8 Utvärdera löpande Ägna en halvtimme per vecka åt att utvärdera och reflektera över era erfarenheter, både positiva och negativa, kring er digitala mottagning. Ta fram en stående agenda och ett antal relevanta frågor som ni varje gång går igenom för att hålla en bra struktur på utvärderingen. Att avsätta tid för utvärdering av verksamheten och att konkret se vad som fungerar och inte är av stor betydelse för att vidareutveckla. Det är viktigt att vara beredd på att allt kanske inte blir exakt som man har tänkt sig i planeringsfasen, men att detta inte är hela världen utan snarare en del i läroprocessen. Framför allt, med dessa erfarenheter i bagaget kan ni korrigera och jobba vidare i allt större skala. Exempel på frågor Under denna vecka har vi genomfört X antal videobesök. Vilka erfarenheter har vi fått av att genomföra dessa? Vad kan vi göra för att genomföra ännu fler videobesök? Det tar tid innan nya processer och arbetssätt blir självklara delar inom verksamheten, såväl för interna användare som slutanvändare. Det är viktigt att inte ge upp. Det tar alltid längre tid än beräknat. Därför är det också viktigt att ha börjat i rätt skala, sätt realistiska mål som går att nå och bestäm vad som ska hända när det nås. Fira framgångarna och lär av motgångarna.

9 Enkla tips på vägen Praktisk checklista vid ett digitalt vårdmöte Försäkra dig om att det är ljust runt omkring dig så att den du pratar med kan se dig. TESTA INTERNT FÖRST Första försöken gör ni mellan er själva. Simulera videobesök med dina kollegor innan du har möten med patienter. Dels kan du kontrollera hur utrustningen fungerar, men du kan även få värdefull feedback på ljus, bakgrund, samtalston, rörelser och annat som påverkar den upplevda kvalitén. ANPASSA ARBETSMILJÖN Tänk på att även patienten/ brukaren kan behöva anpassa sin miljö så använd och dela gärna ut praktisk checklista vid ett digitalt vårdmöte. Exempel Lathund dela skärm Klicka på ikonen. Om du använder flera skärmar klickar du på ikonen en gång till för att välja vilken skärm som ska delas. Funktionen kan t.ex. användas när du vill visa dokument, bilder eller guida en patient genom instruktioner eller program. Första gången måste du installera Visiba Care Screen Sharing. Se till att du testar att dela skärm en gång under ett övningsmöte först. ANVÄND LATHUNDAR Det är viktigt att du vet vart du ska vända dig om tekniken havererar. Supporten ska hjälpa och stötta, när du behöver hjälp. Att du själv kontrollerar vissa saker och försöker hitta felet kan många gånger snabba upp en lösning eller helt enkelt lösa problemet direkt. Så starta redan tidigt med att ta fram lathundar och checklistor ni kan använda för att lösa vanliga problem eller för att komma ihåg hur man genomför de aktiviteter man inte gör så ofta. Objektsägarna försöker att vara proaktiva och formulerar enklare problem och lösningar i lättillgängliga manualer löpande, så att du kan lösa det mesta själv. Men det är ni i verksamheterna som är experterna, så om något saknas tipsa gärna! HA RÄTT VERKTYG Rätt webbläsare Chrome/Firefox, en bra kamera som går att justera i ögonhöjd exempelvis Logitech c930e eller liknande, headset som passar just dig alt. mikrofon och högtalare om flera ska delta, dubbla skärmar eller en i ett bredare format underlättar om man samtidigt för journalanteckningar eller liknade, sladdlöst eller långa sladdar underlättar ifall man har behovet att kunna flytta sig under mötet. Det finns mer information på vardgivarwebben/videotjanst Det är bra om du ställer in kameran så att den är i nivå med dina ögon. Då kan den du pratar med se dig rakt framifrån och kan se dig i ögonen. Du bör sitta i en ostörd miljö när du har ett videosamtal. Det är både för din egen skull och för att den du pratar med ska höra vad du säger. Det är också viktigt med tanke på sekretessen. Det kan vara bra att använda ett headset, om du behöver anteckna något under mötet. Ett headset förhindrar även att det blir rundgång mellan högtalarna och mikrofonen. Du som använder mobil eller surfplatta ska tänka på att hålla den stadigt. Bild- och ljudkvalitén blir mycket sämre av att du går omkring.

10 Tänk på mötesmiljön Få koll på tekniken KAMERA & SKÄRM HEADSET & TANGENTBORD ÖVNINGSMÖTEN Använder du en laptop med inbyggd kamera för dina videobesök? I så fall rekommenderar vi att du investerar en billig peng på en ställning som höjer upp datorn så att kameran kommer i ögonhöjd. Det gör det lättare att få ögonkontakt med patienten. Om du har en stationär dator kan det vara en fördel om du har två skärmar kopplade till datorn. Då kan du titta på patientens journal samtidigt som du deltar i videobesöket. Det går givetvis att växla mellan olika fönster på en skärm, men det kan ta fokus från själva mötet. Här är det värt att ha en extern kamera via USB som du kan placera så att den är i rätt position. Använd helst headset när du har videobesök. Dels är det praktiskt att bara ha en enhet för ljud och mikrofon, dels är det patientsäkert då ingen annan kan råka höra vad som sägs i samtalet. Om du har flera mikrofoner installerade på datorn, till exempel en för videomöten och en annan för diktering, dubbelkolla alltid att rätt mikrofon är aktiverad före besöket. Korta sladdar till headset och tangentbord kan lätt bli en källa till irritation. De kan hindra ditt naturliga rörelsemönster och kanske tvinga dig bort från bildskärmen för att nå tangentbordet under videosamtalet. Sladdlöst för tangentbord och mus samt extra långa sladdar till headset löser problemet. Börja med att hålla övningsmöten med era kollegor, vänner eller bekanta innan ni sen börjar pilot mot riktiga patienter. Turas gärna om så att ni även ser hur det ser ut på andra sidan för att se vad som visas i bild: bakgrunden, ljussättning och liknande. Kontrollera att headset, kamera och rätt webbläsare finns tillgängligt. Rutiner för olika frågeställningar och situationer finns på plats ex. hantera inskickade bilder från patient på korrekt sätt, arbeta från hemmet osv. Att genomföra många övningsmöten gör att ni får en bra koll på tekniken och systemet så att ni känner er säkra inför att träffa patienten digitalt. Ha en Plan B i beredskap Det går tyvärr inte att planera bort allt teknikstrul förr eller senare kommer sannolikt något att inträffa. Men med en Plan B i beredskap slipper du paniken. Om du redan i början av videobesöket nämner vad som händer vid eventuella tekniska problem, t.ex. att du ringer upp patienten eller startar en chatt, kan både du och patienten känna er mer trygga i situationen.

11 Tjänsten Videomötestjänst vårdbesök Förutom att ge en säker kanal för video när det gäller digitala vårdmöten, så finns följande att tillgå i tjänsten. Tänk på att följande är leverantörens beskrivning. SMIDIGARE TIDSBOKNING Att låta den vårdsökande själv boka besök online innebär fördelar för såväl patient som vårdpersonal. Genom att få en överblick över tillgängliga tider kan patienten smidigt välja den tid som passar bäst, dessutom kan bokningen genomföras när som helst på dygnet. Framför allt frigör systemet resurser och tid för vårdpersonalen. Minskad administration innebär att vårdpersonalen kan ägna mer tid åt patienterna. VIRTUELLA VÄNTRUM FÖR DROP-IN-BESÖK Många vårdgivare ger patienter möjlighet att söka snabb hjälp via drop-in. Tyvärr går det inte alltid så snabbt och inte sällan förknippas drop-in med långa väntetider. En virtuell drop-in-mottagning ger nya möjligheter. Personalen är inte längre bunden till en geografisk plats, utan du kan ta hjälp av resurser från andra enheter för att bemanna mottagningen. Det gör dig betydligt mer flexibel när det gäller öppettider, men även när det gäller vilken typ av vård du ska erbjuda. Kanske vill du utöka utbudet eftersom du kan ta hjälp av resurser från andra platser? Det går bra att ha flera digitala väntrum om du vill tillgängliggöra olika typer av verksamheter. SAMLA IN PATIENTDATA MED SMARTA FORMULÄR Dynamiska formulär kan användas för att samla in patientdata före eller efter ett videobesök. I de flesta fall används formulären före själva besöket, då patienten bl.a. kan fylla i information om sina besvär och sin sjukdomshistoria. Informationen hjälper personalen att utse en vårdresurs som har rätt kompetens för att ta hand om patienten. Dessutom blir vårdpersonalen bättre förberedd och får svar på frågor som annars hade behövt ställas under själva besöket. Även patienten blir mer redo genom att ha formulerat sina besvär, vilket leder till ett mer effektivt möte. KOMMUNICERA TIDSOBEROENDE MED MEDDELANDEN Kommunikation kan inte bara vara platsoberoende, utan även tidsoberoende. kommunikation via meddelanden fungerar ungefär som en vanlig mejlkonversation men med säker autentisering. Funktionen gör det möjligt för patienten att när som helst under dygnet skriva ett meddelande till sin vårdgivare. Genom att slippa förhålla sig till öppettider kan det vara lättare för patienter att söka vård. Vårdgivaren kan i sin tur få en effektiv kommunikationskanal med patienten, vilket underlättar regelbunden kontakt. SAMLA UNDERLAG FÖR STATISTIK Statistik är en viktig grund för verksamhetsanalys. Hur många videobesök har genomförts under det senaste året? Vad är genomsnittstiden för ett besök? Hur ser våra mål ut? Genom att inkludera flera delar i vårdkedjan digitalt kommer allt fler siffror som är underlag för statistik att hamna på plats automatiskt, utan manuell handpåläggning. Det går även att ta fram siffror för att analysera flöden för olika patientgrupper genom att se utfall och ICD-koder, eller mäta vad personal och patienter tycker om olika verktyg med hjälp av utvärderingsfrågor.

12 Kontaktuppgifter Under 2019 sker etablering av Västra Götalandsregionens upphandlade system för digitala vårdmöten i projektform. VILL NI DELTA I ETABLERINGEN ELLER HAR FRÅGOR? Kontakta Johan Olsson johan.f.olsson@vgregion.se 073 508 80 62