MICROSOFT DYNAMICS NAV NAVCITE PROAPPS MICROSOFT DYNAMICS NAV NAVCITE PROAPPS KOMPLETT MOLNBASERAT AFFÄRSYSTEM FÖR ELINSTALLATÖREN KOMPLETT MOLNBASERAT AFFÄRSSYSTEM FÖR ELINSTALLATÖREN
VÅRA LÖSNINGAR FUNGERAR I VERKLIGHETEN Navcite är hemma i din bransch. Därför kan vi erbjuda ett branschanpassat affärssystem med lösningar som passar dig. Enkelt och lättanvänt även för nya användare! NAVCITE PROAPPS ARBETSORDER OCH PROJEKT Navcite ProApps synkroniserar företagets affärsprocesser från uppdrag till faktura med syfte att minska administrationen och öka produktiviteten. Detta är möjligt tack vare rollanpassade gränssnitt där rapportering och uppföljning sker online. Mindre uppdrag i form av arbetsorder fördelas enkelt ut på tillgängliga resurser och uppdragen hålls hela tiden uppdaterade i mobilappen. Tid, material, utrustning, resor och vid behov checklistor rapporteras direkt i mobilappen. Material som hämtas hos grossist blir automatiskt kopplad på elektronisk väg till arbetsordern och behöver bara bekräftas i mobilappen. För att styra de större projekten har projektledaren ett kraftfullt verktyg med realtidsuppdatering av kostnader, intäkter och andra viktiga nyckeltal. Navcite ProApps är ett integrerat och tillgängligt system som förenklar det vardagliga arbetet för företagets alla roller och möjliggör att det administrativa arbetet utförs på plats! HELA KEDJAN Tack vare egen leverans- och utvecklingsavdelning samt supportorganisation blir vi en heltäckande leverantör som tar ansvar från första mötet till långt efter driftsatt lösning. Alltid i nära samarbete med dig som kund. PARTNERPROGRAM MED MICROSOFT Navcite deltar aktivt i Microsoft partnerprogram och är en prioriterad partner för affärssystemet Microsoft Dynamics NAV. Detta gör att du som kund kan känna dig trygg med ett företag som ständigt utvecklas och är mån om sin kompetensförsörjning. Vi levererar våra lösningar i Microsofts moln AZURE vilket gör att du är garanterad en framtidssäkrad och kostnadseffektiv lösning. 2
MICROSOFT DYNAMICS NAV NAVCITE PROAPPS FRAMTIDEN ÄR HÄR OCH DEN FINNS I MOLNET I Computer Sweden kan man läsa att Statens fastighetsverk skurit ned sina kostnader med 40 procent genom att använda Office365. Om flytten av en enda programsvit kan leda till så pass stora kostnadsbesparingar, tänk på vilken potential en flytt av hela affärssystem och infrastruktur innebär. Det är en hel del pengar som skulle kunna göra bättre nytta någon annanstans. http://computersweden.idg.se/2.2683/1.650065 Som Microsoft Partner är det en självklarhet att vi levererar våra lösningar i molnet, vilket innebär att ni som kund inte lägre behöver fundera på tekniska tjänster som backuper och fillagring eller servrar som behöver uppdateras och bytas ut. Ni kan istället med fullt fokus koncentrera er på er kärnverksamhet. Fältresurser Projektledning / Arbetsledning Ekonomi / Administration VINSTER MED MOLNET När allt finns samlat i molnet så innebär det stora fördelar även för oss som leverantör i form av tidsbesparingar. Våra tekniker sätter upp en ny förkonfigurerad miljö i molnet bara på några timmar, vår support har på samma sätt som er direkt tillgång till miljön och kan därmed enkelt supportera er vid eventuella frågor och funderingar. Ni som kund erhåller vinster med kortare, enklare och billigare projekt. Tillgång till systemet var ni än befinner er och när vi träffas första gången så är systemet redo att börja användas. Ni riskerar inte heller att bli kvar i gamla versioner av programvaran då den hela tiden uppdateras löpande i molnet. 3
ANVÄNDARVÄNLIGHET MOBILITET - FUNKTIONALITET Fältresurser Projektledning / Arbetsledning Ekonomi / Administration RÄTT VERKTYG TILL RÄTT RESURS En framgångsfaktor för att ett system skall bli använt är att det är enkelt att använda i det dagliga arbetet. Vi har lagt stort fokus på att skräddarsy verktygen för respektive roll och gjort funktionerna enkla och intuitiva vilket också ger en kort upplärningstid. Längre fram i dokumentet så visas exempel på funktioner från ett användarperspektiv. 4
ÖKA ER FÖRTJÄNST Spara Tid Ökad effektivitet Bättre kontroll Korrekta Fakturaunderlag Snabb fakturering/uppföljning Behöver ej hantera papper Kan fokusera på arbetet i fält utan besök på kontoret Rapporterar uppdraget direkt på plats Direkt kommunikation med arbetsledning Snabb hantering av order Översikt av beläggning på resurser Direkt attest av tid, material & leverantörsfakturor Skapar färdig faktura från underlag Kontroll av täckningsbidrag per uppdrag innan fakturering Hantera fler resurser per arbetsledare Fakturering direkt efter avslutat uppdrag Korrekt fakturainformation Direkt uppdatering av redovisning vid fakturering Automatiserat löneunderlag Enkel och effektiv uppföljning Fältresurser Projektledare / Arbetsledning Ekonomi / Administration Exempel: Företag med 15 fältresurser Tidsbesparing 15 minuter/dag Tidsbesparing 60 minuter/dag Tidsbesparing 60 minuter/dag Tidsbesparing 15 resurser: 82 timmar/månad Tidsbesparing 2 arbetsledare: 22 timmar/månad Tidsbesparing 1 administratör: 22 timmar/månad Ökad Förtjänst: 37 125 kr / månad Ökad besparing : 13 200 kr / månad Ökad besparing: 6 600 kr / månad 5
KOM IGÅNG PÅ FYRA VECKOR En framgångsfaktor är att våra lösningar inte kräver någon teknisk installation hos er som kund och att vi levererar ett system som är paketerat efter branschens krav och behov. Detta betyder att vi som leverantör kan fokusera oss på att utbilda er i systemet och ni som kund kan fokusera er på att lära er systemet. TRYGGHET OCH PROJEKTGENOMFÖRANDE Många känner en osäkerhet inför en implementation av ett nytt system. Hur ska jag hinna med det dagliga arbetet? Kommer jag få hjälp efter att systemet är igång? Svaret är: Initialt under några veckor kommer det bli en ökad belastning med utbildning och uppstart av det nya systemet, men eftersom manuella administrativa arbetsuppgifter nu blir automatiserade av systemet så kommer, efter inkörningsperiod, mycket tid att frigöras. Under projektet kommer vi som leverantör att finnas där som stöd och hjälpta er att komma igång på ett bra sätt. Vi är även med då den första lönekörningen och månadsbokslutet upprättas. Allt för att du som kund ska känna en trygghet och ni ska snabbt kunna få svar på eventuella frågor. Efter att ni är igång med systemet kommer vår support att lyhört hjälpa er vid eventuella frågor. Vecka 1 - Genomgång av projektplan - Förberedande online utbildning av administrativ personal - Inläsning av Artiklar, Priser, Kunder, Leverantörer, Användare & Resurser, Projektmallar Vecka 2 - Utbildning Projekt, Arbetsorder, Ekonomi, Lön Vecka 3 - Utbildning Ekonomi - Förbered systemet inför uppstart Vecka 4 Uppstart - Uppstart med Support på plats Första månaden - Support vid första Lönekörning - Support vid första Månadsbokslut Från andra månaden och framåt - Support 6
SERVICEBYRÅ Den administrativa organisationen skiljer sig åt hos företag och för att möta våra kunders behov så erbjuder Navcite olika utökade administrativa tjänster. Tjänsterna kan variera från att vi skannar leverantörsfakturor till att vi administrerar företagets fakturering, bokföring och lön. Det man skall komma ihåg är att med vårt system så försvinner ett stort manuellt administrativt arbete med dubbelregistrering mellan olika system. I samband med att tid attesteras så skapas löneunderlag och fakturaunderlag, i samband med att en leverantörsfaktura attesteras och godkänns så skapas underlag till en leverantörsbetalning men även underlag för extern fakturering. I samband med att ett fakturaunderlag bokförs så skapas intern bokföring upp automatiskt. SKANNING AV LEVERANTÖRSFAKTUROR Detta är den vanligaste tjänsten som vi tillhandahåller och innebär att vi på Navcite skannar och tolkar fakturor till det elektroniska leverantörsfakturasystemet där ni sedan enbart behöver kontera, attestera och slutattestera fakturorna. Kostnader påförs sedan automatiskt en arbetsorder eller ett projekt. Beroende på arbetsorderns eller projektets karaktär så ser arbetsledare/projektledare om fakturan skall faktureras vidare och med en knapptryckning så ligger leverantörsfakturan med radinformation i fakturaunderlaget. UTÖKAD TJÄNST I den utökade tjänsten så väljer våra kunder själv vilket administrativt stöd de behöver hjälp med, men basen är att företaget sköter attest av tid och leverantörsfakturor samt att man skapar fakturaunderlag för extern fakturering. Även godkännande av utbetalningar åligger kunden. Sedan kan man individuellt välja att vi på Navcite hanterar - Skanning av leverantörsfakturor - Fakturering - Lön - Bokföring I det fall att ni redan har ett samarbete med en revisionsbyrå som sköter er administration av ekonomi och lön så utbildar vi dem hur de ska administrera detta i Microsoft Dynamics NAV om de inte redan ej har erfarenhet av systemet. Med Dynamics NAV och ProApps så kommer ni upptäcka stora förtjänster då inte er revisionsbyrå ej manuellt behöver sitta och dubbelregistrera fakturaunderlag och löneunderlag i olika system. Allt underlag kommer in med automatik. 7
Arbetsorder 8
PROAPPS SKAPA ARBETSORDER Arbetsorder registreras snabbt och enkelt oavsett om det är mot en ny kund eller mot en avtalskund. Arbetsledaren väljer om uppdraget skall läggas ut mot en resursgrupp eller mot en individuell resurs. 9
PROAPPS OLIKA KARTFUNKTIONER Fältresurserna har information om plats, vägbeskrivning och om arbetet skall bokas med kunden innan det påbörjas. 10
PROAPPS PÅBÖRJA ARBETE Då utföraren påbörjar arbetet ser arbetsledaren detta direkt i sin översikts app. 11
PROAPPS RAPPORTERA MATERIAL Förbrukat material rapporteras löpande under arbetets gång och påförs fakturaunderlaget automatiskt efter attest. 12
PROAPPS RAPPORTERA TID Genom att föra upp tiden så skapas löne- och faktureringsunderlag upp samtidigt. 13
PROAPPS ATTESTERA ARBETSORDER Efter att ha kört lösningen i ett halvår är jag mest nöjd med appen som gör att vi fått ordning på vår attest-och faktureringsflöden där arbetsledarna skapa fakturaunderlag direkt på fältet via appen. 14
PROAPPS FAKTURAUNDERLAG När jag får in timmarna via appen kan jag också direkt se täckningsbidraget på den som utfört arbetet, men också mäta täckningsbidraget på använt och fakturerat material ned på radnivå. Jag kan också se på historiken fördelad på till exempel aktuellt projekt, objekt eller kund. 15
PROAPPS FAKTURAUNDERLAG För att kunna växa utan att sitta med flaskhalsen att vara beroende av ett antal nyckelpersoner för att kunna fakturera var vi tvungna att göra något. Länge satt jag själv och fakturerade alla våra jobb från arbetsledarnas underlag, säger Thomas Riis, ägare av El & Fastighetsdrift Stockholm AB 16
PROJEKT Projektets väg från start till mål. Projektledare A. Definierar projekt och tilldelar budget, betalningsplan, resursgrupper mm B. Attesterar, skapar ÄTA, följer upp utfall, prognos och skapar fakturaunderlag A. Rapporterar tid, milersättning traktamente mm 17
PROAPPS UTFALL - PROGNOS Projektledaren följer projektets framskridande i realtid. Fakturering, tid och leverantörsfakturor påverkar direkt projektets utfall utan tidsfördröjning. Inbyggd funktionalitet för vinstavräkning. 18
PROAPPS - NYCKELTAL Projektledaren följer nyckeltal och agera på avvikelser. 19
PROAPPS - BETALNINGSPLAN Projektledaren erhåller signal när en betalning i projektet skall ställas ut. 20
PROAPPS HANTERING AV ÄTOR Projektledaren registrerar, skickar för godkännande och godkänner ÄTOR på ett enkelt sätt direkt i sin app. Efter att en ÄTA är godkänd så frisläpps denna och kostnader och intäkter kan bokföras och följas upp mot tilläggsarbetet. 21
PROAPPS - STRUKTUR Projektstrukturen definieras dynamiskt efter företagets behov av uppföljning och rapportering. 22
Nu har vi allt på banan för att kunna skala upp verksamheten, och lösningen fungerar klockrent. Jag är mycket nöjd med samarbetet med Navcite. De är kunniga, lyhörda och har väldigt bra projektledare som även förstår andra system och hur de kan integreras. En viktig egenskap är att de kan stoppa saker som vi hittar på när det behövs. Samarbetet känns betryggande, inte minst för att de varit med och byggt lösningen direkt efter våra behov. De lösningar de tagit fram, inte minst Navcite ProApps, är grymma, sammanfattar Thomas Riis, ägare av El & Fastighetsdrift Stockholm AB. 23
Navcite Consulting AB Smedjegatan 10 972 33 Luleå 0920-46 89 90 www.navcite.se info@navcite.se Navcite Consulting AB Malmskillnadsgatan 45 111 38 Stockholm 08-410 322 40