Revisionsrapport Representation, gåvor och resor Nils Fredholm Kristina Lindhe Sölvesborgs kommun 2013-03-17
Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning 1 2 Granskningens syfte 2 3 Iakttagelser och bedömningar 3 3.1 Styrdokument, system och rutiner 3 3.2 KS kommunledningsförvaltningen 4 3.3 KS - samhällsbyggnadsförvaltningen 6 3.4 Fritids- och kulturnämnden 6 3.5 Barn- och utbildningsnämnden 7 3.6 Omsorgsnämnden 8 3.7 Övriga 8
1 Sammanfattande bedömning På uppdrag av kommunens revisorer har PwC granskat kostnader som kan vara känsliga utifrån ett perspektiv att offentliga medel ska användas för verksamheter till direkt nytta för medborgarna. Men det är också viktigt att kommunen har externa kontakter och kostnader för sådana som är motiverade utifrån kommunens mål för tillväxt och utveckling av sina verksamheter. En motsvarande granskning har på uppdrag av lekmannarevisorerna också gjorts på Sölvesborgshem och SEVAB. Särskilda rapporter har överlämnats till dessa bolag. Vi har valt ut ett antal områden där denna typ av kostnader är redovisade. Följande bedömningar görs på de frågor som revisionen ska besvara. Representations- och resekostnader sker inom ramen för de regelverk som finns. Den externa representationen är mycket begränsad. Det finns ingen dokumenterad eller beslutad policy men däremot en allmän inställning att den ska ske med omsorg om kommunens medel och att felsteg på området är förenat med förtroendeskada. I förebyggande syfte anser vi att en policy behövs, även om den bara skulle bekräfta nuvarande sätt att förhålla sig till representationen. Vi har inte heller sett tillfällen eller generella situationer där intern representation ger anledning till någon annan synpunkt än att den är mycket blygsam. Redovisade kostnader på kontot personalrepresentation år 2012 uppgår till 307 kronor per person. Motsvarande belopp i bolagen är betydligt högre. Kommunstyrelsen bör notera detta och överväga vilka områden inom den interna representationen som, vad gäller regelverk, bör ha ett likartat utseende. Vid de tillfällen konferenser över mer än en dag har ägt rum, finns programpunkter med koppling till verksamheten. Då personer attesterar fakturor avseende extern representation ska det antecknas syfte och deltagare genom en obligatorisk funktion i systemet. Det bör övervägas om inte denna ska utvidgas till fler kostnadsslag samtidigt som det utformas instruktioner på området. I vår granskning är det tämligen vanligt att det saknas fullständiga uppgifter om syfte med aktiviteten och vilka som deltagit. Då ändrade regelverk fungerat en tid är det lämpligt att det sker en uppföljning av hur verksamheten fungerar inom ramen för den interna kontrollen. Slutligen vill vi betona att exempel på olika aktiviteter eller motsvarande som återges i rapporten är medtagna för att ge en fylligare bild av granskningsområdet. De har genomgående skett inom ramen för verksamheternas behov. 1 av 8
2 Granskningens syfte Revisorerna har beslutat att granska hur kommunens regelverk vad gäller representation och resor följs. Området bedöms normalt inte omfatta några större kostnader men kan, om inte regelverk och andra normer tillämpas, förorsaka kommunen förtroendeskada. Granskningen genomförs både i kommunen och i bolagen. Separata rapporter överlämnas till k0mmunstyrelsen, Sölvesborgshem AB och Sölvesborgs Energi och Vatten AB. Revisionsfråga och kriterier är desamma. Revisionsfråga Genomförs representation och resor i enlighet med fastställda regler i kommunen och i bolagen? Revisionskriterier Har kommunfullmäktige fastställt regler för representation och resor? Finns regler för gåvor i samband med personalens pensionering och högtidsdagar och vid uppvaktningar externt? Vilken är kostnaden för extern respektive intern representation 2011 och 2012 för vardera kommunstyrelsen, nämnderna och bolagen? Vilken omfattning har aktiviteter som sträcker sig över mer än en dag och innehåller övernattningar? Vilket program och vilken dokumentation och kostnad finns för nämnda sammankomster? Metod Genomgång av dokument. Förfrågning till styrelsen, nämnderna och bolagen enligt kriterierna. Kompletterande intervjuer. Kontoanalyser av aktuella s.k. slag och fakturor avseende betal- och kontokort. Granskningen har skett genom: intervjuer genomgång av redovisningen genomgång av regelverk Personalens deltagande i kurser som ofta kan arrangeras på annan ort omfattas inte av granskningen. Granskningen har genomförts under perioden december 2012 -mars 2013. Sakgranskning av rapporten till kommunen har genomförts av kommunchefen och ekonomichefen. 2 av 8
3 Iakttagelser och bedömningar 3.1 Styrdokument, system och rutiner Extern och intern representation Kommunen har inget dokumenterat regelverk för hur extern eller intern representationen ska ske. Det finns uppfattningar att det tidigare ska ha funnits regler för extern representation. På vår förfrågan till kommunkansliet kan man inte återfinna något ärende på området. Riktlinjer angående mutor anknyter i viss mån till frågan, men då det omvända förhållandet, där anställda och politiker utsätts för att medverka i representation eller att ta emot gåvor. Resor En rese- och fordonspolicy finns sedan 1 januari 2011. Syfte med denna policy är att styra användningen av resor i tjänsten på ett sådant sätt att målen miljöanpassning, effektivitet och säkerhet uppnås. Den gäller för anställda i kommunen. Avsikten är att resor ska minskas, samåkning ske där det är möjligt, kollektivtrafik användas vid resor över 50 km och där det är svårt, använda kommunens leasingbilar. Privatbilar ska endast nyttjas i undantagsfall. Medborgarkontoret ombesörjer beställningar av biljetter, hotell, hyrbilar, flyg och tåg. Lån av kommunens fordon för privat bruk är inte tillåtet. Därutöver finns flera förhållningsregler och administrativa rutiner riktade till personen som företar resor. Uppvaktningar I personalhandboken finns regler för uppvaktningar som sker vid uppnådd ålder på 50 år och vid pensionsavgång. Värdet på gåvan ska uppgå till två procent av prisbasbeloppet eller knappt 1 000 kronor. Riktlinjer angående mutor År 2007 antog fullmäktige regler för vad som gäller i kontakter med leverantörer och andra. Syftet är att värna om kommunens opartiskhet och att skydda anställda, förtroendevalda och även leverantörer mot att hamna i rättsliga processer. Riktlinjerna ska hjälpa till vid bedömningar om erbjudanden eller gåvor kan betraktas som en muta eller inte. Sammantaget kan konstateras att förtroendevalda och anställda ska tacka nej utom där vissa exempel anges: Enstaka befogade arbetsmåltider av vardaglig karaktär Mindre varuprover eller enklare prydnadsföremål och minnesgåvor Enklare uppvaktning på fördelsdagar eller vid sjukdom Betalkort KS:s ordförande och tre chefer har tilldelats betalkort. Genom kreditkortet utställs en faktura en gång i månaden avseende de transaktioner som personen har genomfört. Vad avser betal- och kreditkort gäller faktura i efterhand och allt betalas samtidigt. Skillnaden dem emellan är att det inte finns någon kredit kopplad till betalkortet. Därför är detta det realistiska alternativet för en kommun. Förskottsinbetalningar kan förekomma inför researrangemang förenade med större utlägg. 3 av 8
De så kallade bankkorten är normalt kopplade till privatpersoner och deras bankkonton och då betalas kostnaden direkt via kontot i banken. Fortsättningsvis återges de slag i kommunens redovisning där det, enligt vår bedömning och efter kontakter med ekonomikontoret, kan finnas kostnadsposter inom det område som granskningen omfattar. Granskningen avser vad det gäller ansvarsfrågor år 2012. Föregående år har medtagits av jämförelseskäl. De olika områdena och totala kostnaderna (tkr) uppgår till följande totalbelopp: Kurser, konferenser och utbildningar 3 157 6 441 Personalrepresentation 277 384 Alkoholdrycker 2 1 Biljetter 510 563 Kost och logi 531 473 Extern representation 118 131 Representationsgåvor 89 76 Det förekommer också intäkter genom olika projektfinansieringar från exempelvis statliga stimulansbidrag inom äldrevården. Fortsättningsvis återges motsvarande för de olika nämnderna. Där den sammanlagda redovisade årskostnaden understiger 1 000 kronor har kostnadsslaget utelämnats. Vad gäller alkoholdrycker finns inga redovisade kostnader för någon av nämnderna förutom 3 tkr som kommunledningsförvaltningen sammanlagt haft under två år. 3.2 KS kommunledningsförvaltningen Kurser, konferenser och utbildningar 1 735 4 314 Personalrepresentation 84 154 Alkoholdrycker 2 1 Biljetter 138 261 Kost och logi 218 152 Extern representation 100 99 Representationsgåvor 87 68 4 av 8
Granskningens högsta belopp återfinns är kommunledningsförvaltningens kostnader för kurser, konferenser och utbildningar. Kostnader som redovisas här gäller i flera fall kommunövergripande aktiviteter med deltagare från andra nämnder. Merparten av de större beloppen avser EU-projekt där det också finns en intäktssida. Följande leverantörer har erhållit 1,75 mkr av de 4,3 mkr som redovisats under enligt nedan: Peter Partner Utbildning AB 338 000 Utbildningsföretag Kommunicera 203 650 Bredbandsleverantör SIKT AB 131 765 Lösningsorienterad terapi Navigera i balans 95 280 Lösningsfokuserad utbildning LSS Plus AB 614 824 Utbildningsföretag Verti AB 72 583 Organisationsutveckling Comiendo Communications 150 000 Organisationskonsult Valjeviken 106 629 Konferenser I övrigt är det ett stort antal leverantörer med ersättningar från 75 tkr - 20 tkr inom olika Vissa av företagen återfinns också i redovisningen för 2011 som vi översiktligt granskat. Exempel är Navigera i balans, Här återfinns exempelvis utbildningar Lösningsorienterad grupputveckling, Intervjuteknik, Navigera i balans och Hållbar kompetensutveckling (169 personer). Det senare projektet är i samverkan mellan kommunen och näringslivet. Projektet löper över två år och har EU-bidrag på c:a fem Mkr. Endast mindre kostnader avser mat och kaffe under normalt en- eller halvdagskonferenser. Enstaka resor genomförs inom ramen för projektet. Ersättning till företaget Kommunicera avser bl.a. 3,5 utbildningsdagar för 134 650 kronor med temat Så här fungerar media. Personalrepresentation har skett genom en kostnad på 79 tkr för vårfest på festlokal och 16 tkr i ersättning till musiken. Alkoholdrycker han inhandlats på systembolaget för 1 016 kronor respektive 3 611 kronor till mingel i samband med Sölvesborgsgalan respektive vänortbesök från Wolgast och Malbork. Näringslivschefen har kostnader för flyg, taxitransporter, logi och middagar i samband med en resa till Bryssel för 19 deltagare från olika förvaltningar och med besök på Småland/Blekinges Brysselkontor. Det finns en sammanställning av kostnader bifogat med betalkortfakturan men kvitton saknas. Ett vänortsbesök i Malbork, Polen, har färjekostnad på 10 tkr. Dessutom skänktes en parkbänk till vänorten Wolgast till en kostnad på 32 tkr. Kommunkansliet och ekonomikontoret har haft konferenser med en övernattning i Malmö. Den externa representationen utgörs av två säsongskort på Strandvallen, 9 600 kronor. 5 av 8
Kungabesöket resulterade bland annat i en konditorifaktura på 7 400 kronor och en marsipangåva till kungaparet för 1 000 kronor. Det avgående kommunalrådet i Olofström uppvaktades vid ett annat tillfälle med en resecheck, också på 1 000 kronor. Kommunledningsförvaltningen har köpt in 200 halsband för 39 840 kronor och som delas ut som gåva till nyfödda. Vidare har 499 reflexvästar inköpts för 11 700 kronor. Bedömning Det finns en flik Anteckningar där syfte och deltagare ska anges i samband med extern representation eller andra aktiviteter då kontering och attest sker i redovisningssystemet. Sker ingen notering går det inte att fortsätta med attest. Den text som förs in här anger dock inte alltid syfte och deltagare. Det kan bero på att det inte utfärdats någon instruktion om vad som anteckningen ska innehålla. En sådan bör tas fram. Enligt vår mening bör det övervägas om inte fler typer av kostnadsslag bör spärras innan attest sker. Det kan exempelvis vara motiverat också vid intern representation och för resor. 3.3 KS - samhällsbyggnadsförvaltningen Kurser, konferenser och utbildningar 85 99 Personalrepresentation 14 30 Biljetter 23 25 Kost och logi 14 22 Extern representation 5 4 På samtliga kostnadsslag är det många aktiviteter men inga större enskilda belopp. 3.4 Fritids- och kulturnämnden Kurser, konferenser och utbildningar 79 69 Personalrepresentation 5 7 Alkoholdrycker Biljetter 12 15 Kost och logi 8 15 Extern representation 3 18 Representationsgåvor 4 6 av 8
Som extern representation har nämnden en kostnad på 18 tkr för 70 kuvert och inträdesbiljetter till Jazz i Hällevik. 3.5 Barn- och utbildningsnämnden Kurser, konferenser och utbildningar 832 552 Personalrepresentation 61 73 Biljetter 232 183 Kost och logi 105 155 Extern representation 7 4 Representationsgåvor 2 2 Sju personer har deltagit i BETT 2013 en utbildningsmässa IT och lärande i London. Resan arrangeras av ATEA (en av förvaltningens leverantörer) onsdag 30 januari - fredag 2 februari 2013 för 9 960 kronor per person där flyg, mässbiljett, boende och vissa måltider ingår. Kiviks konferenshotell, 14 personer med mat och logi. Kursprogram har presenterats vid granskningen men uppgifter saknas om syfte med aktiviteten då fakturan attesterades. Offert hade tagits in från tre företag inför konferensen. En annan konferens ägde rum på Bed & Breakfast för 13 personer. Hotell Gothia Tower i Göteborg för tre personer med standardrum och två Sky Executive i anslutning till skolledarkonferens. Det dyrare rumsalternativet orsakades av att hotellets övriga rum var fullbokade. En resa avser flyg till Prag med vistelse en vecka inom ramen för ett EU-projekt. Bedömning Det saknas i flera fall anteckningar om syfte med resan, och ibland deltagares namn. 7 av 8
3.6 Omsorgsnämnden Kurser, konferenser och utbildningar 426 1 407 Personalrepresentation 113 120 Alkoholdrycker Biljetter 105 79 Kost och logi 186 129 Extern representation 3 6 Representationsgåvor 2 Kurser m.m. avser en massiv utbildningssatsning, omvårdnadslyftet, arrangerat av och fakturerat från Sölvesborg-BromöllaKommunalförbund, cirka 400tkr. Bland personalrepresentation finns julbord på Lill-Ola Gården i Bromölla för 39 personer á 215 kronor. Egen betalning är 65 kronor. Konferens med en övernattning på hotell i Olofström kostade 14 875 kronor för 8 personer. Ett annat liknande arrangemang kostade 12 402 kronor. En hotellfaktura på 10 680 kronor finns också under kost och logi. Bedömning Flera fakturor eller anteckning i anslutning till den saknar uppgift om syfte med aktiviteten. Det finns i vissa fall ett namn som fakturan hänvisar till men då avses ofta den person på medborgarkontoret som gjort beställningen och inte personen som gjort resan eller övernattat. 3.7 Övriga Kommunfullmäktige hade kostnader år 2012 på 11 tkr varav 9 tkr för kurser och konferenser. Överförmyndarnämnden har haft kostnader för utbildning 2012 på 18 tkr och reskostnader i anslutning till denna på 5 tkr. Revisorerna har haft en kostnad 2012 på 8 tkr för deltagande i en extern utbildning. Byggnadsnämnden har ingen anställd personal utan den finns på samhällsbyggnadsförvaltningen. Sölvesborg den 17 mars 2013 Nils Fredholm 8 av 8