2 Strategisk utvecklingsplan för Länsstyrelsen 2011-2013. Innehåll 1 Vision, verksamhetsidé och värdegrund 2 Syftet med en strategisk utvecklingsplan 2.1 Uppföljning och utvärdering 2.2 Översyn och eventuell revidering av dokumentet 3 Verksamhetsmässiga och ekonomiska förutsättningar 4 Länsstyrelsens uppdrag 5 Ekonomiska mål för perioden 2011-2013 6 Utvecklingsområden 6.1 Externa utvecklingsfrågor 6.1.1 Östersjöfrågor 6.1.2 Extern kommunikation 6.1.3 Tillsyn 6.2 Interna utvecklingsområden 6.2.1 Värdegrund 6.2.2 Styrning och uppföljning 6.2.3 Organisation
3 Strategisk utvecklingsplan för Länsstyrelsen 2011-2013 1 Vision, verksamhetsidé och värdegrund Vi tar Gotland längre - i dialog och med helhetssyn Länsstyrelsens vision anger vår ambitionsnivå och ger oss en färdriktning när vi formulerar strategier och mål. Visionen beskriver hur vi ser på den framtida Länsstyrelsen på Gotland och hur den ska genomsyra hela verksamheten. Länsstyrelsens uppdrag framgår av instruktion och regleringsbrev. Vår verksamhetsidé visar hur vi väljer att tolka eller förtydliga dessa uppdrag. Vår verksamhetsidé beskriver också vilka vi är och vilken roll vi har. Vår verksamhet är inriktad mot ett hållbart samhälle genom att: Utveckla och vårda de gotländska värdena Fokusera på människan i relation till djur, natur och kultur Utföra vårt uppdrag på ett demokratiskt, rättssäkert och effektivt sätt Länsstyrelsens värdegrund är våra gemensamma etiska grundvalar som vi ska utgå ifrån i det dagliga arbetet. Vår värdegrund kännetecknas av öppenhet, ansvar och engagemang. Vår öppenhet bidrar till ökad kunskap, nytänkande, flexibilitet och framsynthet. I varje situation tar vi ett ansvar för resultatet, dialogen, helheten, ledarskapet och medarbetarskapet. Vårt engagemang är en drivkraft som leder till goda resultat och kunskapsspridning. Vår vision, verksamhetsidé och värdegrund ska vägleda oss i vårt gemensamma agerande. Den ska vara ett stöd i preciseringen av rollen som anställd på Länsstyrelsen och tydliggöra vad som förväntas av oss som medarbetare och chefer. Den ska beskriva hur vi kännetecknas som organisation och i vilken riktning vi vill utveckla verksamheten avseende medarbetarskap och ledarskap.
2 Syftet med en strategisk utvecklingsplan En strategisk utvecklingsplan för Länsstyrelsen på Gotland är en långsiktig plan för prioritering och planering av ett antal områden som är viktiga för utvecklingen av Länsstyrelsens verksamhet. Den strategiska utvecklingsplanen anger hur Länsstyrelsen ska arbeta i strävan mot visionen. Den är till skillnad från den ettåriga verksamhetsplanen ett treårigt dokument. Styrprocessen beskrivs i figuren nedan. Den strategiska utvecklingsplanen anger en strategisk fas i det långsiktiga arbetet, vilken konkretiseras i verksamhetsplanen som beskriver en mer kortsiktig, taktisk fas. Med utgångspunkt från den strategiska utvecklingsplanen och verksamhetsplanen får varje team ett ettårigt uppdrag för sina sakområden, sektorsövergripande uppgifter och utvecklingsområden. Utifrån verksamhetsplanen och uppdraget formulerar teamen en aktivitetsplan där aktiviteter och ansvar anges. 4 Beskrivning av styr- och uppföljningsprocessen 2.1 Uppföljningsprocessen Under mål för respektive utvecklingsområde redogörs för de strategier som avses för att uppfylla målen. Strategierna konkretiseras i mätbara årliga aktiviteter. Aktiviteterna presenteras i verksamhetsplanen och följs upp varje kvartal. Kvartalsuppföljningarna och återrapporteringskraven utgör grunden till årsredovisningen. En utvärdering av den strategiska utvecklingsplanen kommer att genomföras 2013, med fokus på val av prioriterade utvecklingsområden. Utvärderingen kommer att ligga till grund för en förnyad strategisk utvecklingsplan för perioden 2014-2016.
2.2 Översyn och eventuell revidering av den strategiska utvecklingsplanen Årligen sker en översyn av dokumentet i samband med upprättandet av verksamhetsplanen. Målsättningen är dock att de övergripande målen skall gälla för hela treårsperioden. 5 3 Verksamhetsmässiga och ekonomiska förutsättningar 2011 kommer Länsstyrelsen att ha en verksamhetsvolym, mätt i antalet årsarbetskrafter, som ligger i paritet med den volym som vi hade år 1997, dvs. innan försöket med vidgad samordnad länsförvaltning. Parallellt med denna förändring på regional nivå pågår ett arbete inom olika områden som syftar till att koncentrera delar av länsstyrelsernas verksamheter. Koncentrationen medför att länsstyrelserna framöver i ökad grad kan komma att skilja sig åt vad gäller uppgifter. En särskild utredare har regeringens uppdrag att genomföra en översyn av den statliga regionala förvaltningen. Utredaren ska ge förslag på hur den statliga regionala förvaltningens utformning kan bli tydligare, mer samordnad och ändamålsenlig. Översynen omfattar såväl länsstyrelseorganisationen som hur länsstyrelsens uppgift att, samordna olika samhällsintressen och statliga myndigheters insatser i länet ska vidareutvecklas och stärkas. Utredaren ska även se över på vilket sätt länsstyrelsens roll som regional samordnare av statlig tillsyn kan vidareutvecklas. Uppdraget ska redovisas senast den 15 december 2012. Mellan 2007 och 2009 minskade anslaget till Länsstyrelsen i Gotlands län med 1,7 miljoner kronor. Avvecklingen av arbetsmarknadsfrågorna innebar att bidraget till de myndighetsövergripande kostnaderna minskade med ca 2 miljoner kronor. Avvecklingen av den skogliga verksamheten kommer att medföra ett bortfall av bidrag till overhead från den skogliga verksamheten på ytterligare ca 2,5 miljoner kronor. Sammantaget ger det en intäktsminskning på drygt 6 miljoner kronor. Verksamhetsförändringarna och det omställningsarbete som genomförts de senaste åren har inneburit att både produktionskostnader och myndighetsövergripande kostnader har minskat. Trots detta har Länsstyrelsen ett strukturellt underskott på 3 4 miljoner kronor. 4 Länsstyrelsens uppdrag enligt instruktion Förordning 2007:825 Länsstyrelsen skall utifrån ett statligt helhetsperspektiv arbeta sektorsövergripande och: Svara för den statliga förvaltningen i länet, i den utsträckning ansvaret för särskilda förvaltningsuppgifter inte ligger på någon annan myndighet (1 ) Verka för att nationella mål får genomslag i länet samtidigt som hänsyn ska tas till regionala förhållanden och förutsättningar (2 )
6 Samordna olika samhällsintressen och statliga myndigheters insatser inom myndighetens ansvarsområden utifrån ett statligt helhetsperspektiv (2 ) Främja länets utveckling och noga följa tillståndet i länet samt underrätta regeringen om viktiga händelser i länet (2 ). Ansvara för de tillsynsuppgifter som riksdagen eller regeringen beslutat om (2 ). Samråda med andra statliga myndigheter i och utanför länet inom länsstyrelsens verksamhetsområde som påverkar eller har betydelse för den myndighetens verksamhet (10 ). 5 Ekonomiska mål för perioden 2011-2013 För att kunna genomföra vårt uppdrag på en rimlig resurs- och kompetensnivå har och kommer olika åtgärder att vidtas dels för att öka Länsstyrelsens intäkter och dels för att minska kostnaderna. De ekonomiska målen är - Ett anslagsutfall i balans vid utgången av år 2013 - Ökning av andelen bidragsfinansierad verksamhet jämfört med utfall 2009 (52,7 %) - Full kostnadstäckning i bidragsfinansierad verksamhet Målen uppnås genom att - Varje år fastställa mål och aktiviteter för ökad kostnadseffektivitet. - I ledningsgruppen pröva alla vakanser samt följa upp och analysera personalomsättningen. - Aktivt vidta åtgärder för att öka andelen bidragsfinansiering. - Utveckla styrning och uppföljning av den bidragsfinansierade verksamheten. 6 Utvecklingsområden Under perioden 2011-2013 kommer Länsstyrelsen att utöver grunduppdraget och den ständigt pågående utvecklingen av verksamhetens sakområden och sektorsövergripande uppgifter, fokusera på sex identifierade utvecklingsområden. Dessa är uppdelade i tre externa utvecklingsområden och tre interna utvecklingsområden. Vid varje utvecklingsområde redovisas mål och strategier för att uppnå målet. I verksamhetsplanen redovisas aktiviteter som ska genomföras under året för att uppnå målet för varje utvecklingsområde. Utöver de externa och interna utvecklingsområdena kommer ett särskilt fokus att läggas vid ett antal sakområden varje år. Vilka sakområden som är prioriterade för året anges i verksamhetsplanen.
7 6.1 Externa utvecklingsområden Östersjöfrågor Extern kommunikation Tillsyn Länsstyrelsens långsiktiga utveckling av verksamheten påverkas av en ökad globalisering och en ständigt föränderlig omvärld. Genom identifieringen av ett antal strategiska, externa utvecklingsområden följer och förhåller sig Länsstyrelsen till omvärlden. Gotlands långsiktiga utveckling får en allt starkare koppling till vad som sker i Östersjöregionen genom EU:s strategi för området. Det internationella samarbetet bidrar till att öka Länsstyrelsens samlade kunskap och kompetens så att frågor och uppgifter kan lösas med en vidgad helhetssyn. Länsstyrelsen ska möta den allt mer intensiva mediebevakningen genom av vara mer proaktiv i den extern kommunikationen. Vi ska arbeta med ett mer delaktigt och medvetet aktivt förhållningssätt. Länsstyrelsen har en skyldighet att leva upp till medborgares krav på transparens, rättsäkerhet och effektivitet. Genom att föra en proaktiv och strategisk kommunikation, som ger en korrekt och rättvisande bild av verksamhetens påverkan på det gotländska samhället, kan Länsstyrelsens tillfredsställa dessa krav och samtidigt visa på den ständigt pågående utvecklingen av vår verksamhet. Tillsynen är en viktig kärnuppgift för Länsstyrelsen. Genom en väl fungerande tillsyn ska medborgare och företag kunna vara säkra på att de lagar och regler som beslutats av riksdagen och regeringen följs. För att säkra detta behöver tillsynsmetoder ständigt förbättras, arbetsformer och tillsynsvägledningar utvecklas. 6.1.1 Östersjöfrågor Länsstyrelsen ska för perioden 2011-2013 ha en aktiv roll i genomförandet av EU:s Östersjöstrategi och vara en sammanhållande kraft i länets samlade insatser genom att - I samverkan ta fram en gemensam gotländsk plattform för det internationella arbetet. - Bygga upp kunskap för att bli en attraktiv samarbetspartner. - Fortsätta utveckla nätverk och kontakter i östersjöregionen till gagn för näringsliv och samhälle.
8 6.1.2 Extern kommunikation Länsstyrelsens externa kommunikationsarbete ska stärka bilden av Länsstyrelsen som en rättssäker, demokratisk och effektiv regional aktör samt tydligare förmedla Länsstyrelsens uppdrag och ansvarsområden genom att - Utveckla arbetet med proaktiva pressaktiviteter. - Intensifiera webbanvändningen. - Tydliggöra ansvarsfördelningen för den externa kommunikationen. - Genomföra kompetensutvecklingsinsatser. 6.1.3 Tillsyn Länsstyrelsens tillsyn inom olika områden ska bidra till att de lagar och regler som beslutats av riksdagen och regeringen följs och att enskilda och samhället i övrigt garanteras skydd genom att - Förbättra planeringen och tydliggöra prioriteringar. - Öka samordningen av insatser inom näraliggande områden. - Utveckla metoder och lärande genom tillsynsnätverket och samarbete med andra länsstyrelser. - Öka den egeninitierade tillsynen. - Jobba proaktivt med olika målgrupper för att förebygga brister och öka kvaliteten. 6.2 Interna utvecklingsområden Värdegrund Styrning och uppföljning Organisation Verksamhetsförändringar, regeringens krav på intern styrning och kontroll samt nya ekonomiska förutsättningar kräver en ständig utveckling och anpassning av processer, lednings- och styrsystem m.m. Inom vissa områden kommer utvecklingsarbetet att samordnas mellan olika länsstyrelser eller inom hela länsstyrelsekollektivet. Detta kommer att ske parallellt med vårt eget utvecklingsarbete med fortsatt värdegrundsarbete, effektivisering av styr- och uppföljningsprocessen, utveckling av den interna kommunikationen samt effektiva organisationslösningar. 6.2.1 Värdegrund Vår värdegrund ska kännetecknas av öppenhet, ansvar och engagemang genom att - Säkerställa att vår vision och värdegrund är en del i vår kultur. - Utveckla ett tydligt ledar- och medarbetarskap - Utveckla resultatkulturen i organisationen
9 6.2.2 Styrning och uppföljning En tydligare styrkedja mellan extern och intern styrning, tydliga mål och en förbättrad resultatkultur, som kommuniceras genom uppföljning och utvärdering ska uppnås genom att - Stärka förmågan att lösa våra uppgifter till nytta för medborgare, näringsliv och offentliga beslutsfattare. - Policy- och strategidokument genomsyras av tydlighet och rättssäkerhet och kommunicerar enhetlighet och effektivitet. - Utveckla den interna kommunikationen för att öka medarbetarnas delaktighet och helhetstänkande. - Tillvarata Platinas utvecklingsmöjligheter - Öka kompetensen inom förvaltningsrätt 6.2.3 Organisation En ändamålsenlig organisation som tydliggör befogenheter och ansvar och som är anpassad till ekonomiska förutsättningar. En organisation som stödjer förmågan att kombinera sakkunskap med ett sektorsövergripande arbetssätt genom att - Genomföra en återkommande uppföljning av ansvarsfördelning. - Tillgodose verksamhetens nuvarande och framtida behov av kompetens och den enskilde medarbetarens ambition och vilja till lärande. - Förebygga ohälsa och olycksfall.