Processbeskrivning vid misstänkt diskriminering, trakasserier, kränkande särbehandling och repressalier Beslutat av Universitetsdirektören Gäller från 2019-04-12
Beslutsdatum: 2019-09-12 Inledning Processbeskrivning vid misstänkt diskriminering, trakasserier, kränkande särbehandling och repressalier beskriver universitetets process vid kännedom och anmälan av kränkningar. Processbeskrivningen gäller samtliga medarbetare, studenter och sökande till utbildning eller anställning samt inhyrd personal, timanställda och personer som gör praktik på universitetet. Rektor bär det yttersta ansvaret att utredningar av misstänkt diskriminering, trakasserier, kränkande särbehandling och repressalier sker på ett sakligt och rättssäkert sätt. Dessutom ansvarar rektor för ett aktivt förebyggande arbete för att motverka risker för diskriminering, trakasserier och kränkande särbehandling samt repressalier vid anmälan tillsammans med övriga universitetsledningen. Rektor har fördelat uppgifter till dekaner, prefekter och andra chefer att arbeta förebyggande mot diskriminering, trakasserier och kränkande särbehandling samt lösa konflikter i arbets- och studiemiljön. Diskriminering, trakasserier och kränkande särbehandling Lagstiftningen gör skillnad på kränkningar i samband med en diskrimineringsgrund (kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder) vilket regleras av diskrimineringslagen (2008:567) och kränkande särbehandling som regleras av arbetsmiljölagen (1977:1160). Diskriminering innebär ett missgynnande på grund av en eller flera diskrimineringsgrunder. Det finns sex former av diskriminering; direkt diskriminering, indirekt diskriminering, bristande tillgänglighet, trakasserier, sexuella trakasserier samt instruktioner att diskriminera. Trakasserier är beteenden som kränker en person specifikt på grund av en eller flera diskrimineringsgrunder. Trakasserier kan också ha en sexuell natur, då kallat sexuella trakasserier (1 kap, 4 i diskrimineringslagen). De kan då handla om ovälkomna beröringar, skämt, blickar eller bilder som anspelar på sex. Den som blir utsatt avgör om en handling eller beteende är oönskat och leder till obehag. Den som känner sig trakasserad ska klargöra för den som trakasserar att beteendet är oönskat och upplevs som kränkande. Ibland kan kränkningen vara så uppenbar att klargörande inte behövs. Kränkande särbehandling, ibland kallat mobbning, är handlingar som riktas mot en eller flera personer på ett kränknade sätt och som kan leda till ohälsa eller att den som utsätts hamnar utanför arbets- eller studiegruppens gemenskap (AFS 2015:4). Förbud mot repressalier Linnéuniversitetet har ett repressalieförbud som skyddar den som påtalat eller anmält diskriminering, trakasserier eller kränkande särbehandling. Förbudet mot repressalier innebär att ingen ska bli utsatt för någon form av bestraffning eller negativ behandling, som en reaktion på att hen har påtalat eller anmält diskriminering. Vid upplevda repressalier ska detta anmälas till registrator eller till en högre befattningshavare vid Linnéuniversitetet. 2 (5)
Medarbetares och studenters medverkan För att alla ska känna sig trygga i studie- och arbetsmiljön uppmanas samtliga som vistas på universitet att skyndsamt kontakta närmsta chef, lärare, programansvarig eller koordinator för lika villkor om hen får kännedom om diskriminering, trakasserier eller kränkande särbehandling. Utredning av uppgifter om sexuella eller andra trakasserier Enligt diskrimineringslagen är universitetet skyldig att påbörja en utredning vid kännedom om att en student eller medarbetare kan ha utsatts för trakasserier eller sexuella trakasserier. Kännedom kan exempelvis innebära kommentarer om olämplig beteende i kursutvärdering och samtal eller e-post från student eller medarbetare. Det innebär att universitetet ska påbörja en utredning även utan att en anmälan till registrator inkommit. Brottsutredning I vissa fall är handlingarna så allvarliga att det kan vara fråga om brott och polisanmälan. Chef som mottagit anmälan bör i sådana fall informera den som gjort anmälan om möjligheten att göra en polisanmälan. Chefers hantering av misstänkt diskriminering, trakasserier och kränkande särbehandling Chefer med personalansvar har det övergripande ansvaret vid sin enhet för hantering av händelser när student eller medarbetare tagit kontakt gällande misstänkt diskriminering, trakasserier och kränkande särbehandling. Innan utredningen påbörjas ska chef göra en bedömning om frågan kan hanteras på enheten eller om den ska överlämnas till central nivå genom kontakt med kanslichef på universitetsledningens kansli. Skäl att överlämna frågan till central nivå kan t.ex. vara att chef inte kan utreda ärendet med båda parters förtroende eller utredningens omfattning och komplexitet. Enskilda samtal sker med berörda parter för att utreda händelsen. Om båda parter samtycker, kan ett gemensamt samtal genomföras för att bestämma åtgärder för att förhindra att diskriminering, kränkande särbehandling eller trakasserier förekommer i framtiden. Chef ansvarar för att samtalen och åtgärder dokumenteras. Om samtalen inte löser situationen ska en åtgärdsplan upprättas. Kontakta gärna HR-partner, koordinator för lika villkor eller skyddsombud för stöd i processen. Chef ansvarar för att informera om repressalierförbudet och hur det hanteras för att minska risken att repressalier inträffar efter samtalen. Vid misstanke om att repressalierförbudet brutits ska detta anmälas till registrator eller till en högre befattningshavare vid Linnéuniversitetet för utredning. Berörd chef ansvarar för att: Agera omedelbart så det ovälkomna beteendet upphör och meddela parterna om förbud mot repressalier. Erbjuda drabbade och utpekade personligt samtalsstöd från företagshälsovården eller Studenthälsan. 3 (5)
Genomföra och dokumentera enskilda samtal med berörda parter för att utreda händelsen alternativt överlämna frågan till central nivå. Efter att ärendet avslutats ska en uppföljning göras gällande arbetsmiljö- och lika villkorsrutiner för att förebygga liknande händelser. Generella insatserna som görs rapporteras som aktiva åtgärder för att förebygga att liknande händelser inte ska inträffa. Följa upp och försäkra om att det ovälkomna beteendet har upphört. Om det under handläggningen framkommer att frågan inte kan hanteras på enheten ska ärendet lyftas till central nivå genom kontakt med kanslichef på universitetsledningens kansli. Stödfunktioner till chef Vid behov av stöd gällande hantering av ärenden kan chef kontakta koordinator för lika villkor. Enhetens HR-partner kan stötta chef innan och under samtal med berörda parter. Anmälan En medarbetare eller student kan lämna in en anmälan till registrator och den bör innehålla: En redogörelse över vad som inträffat När det ägt rum Namn på den som utsatts och hens arbets- eller studieplats Namn på den som påstås har utsatt och hens arbets- eller studieplats Eventuella vittnen Redogörelsen skickas till registrator vid Linnéuniversitetet som epost till registrator@lnu.se eller med post till Registrator, Linnéuniversitetet, 351 95 Växjö. Anmälan kan även göras muntligt till koordinator för lika villkor som skriver en redogörelse och skickar till registrator. Du kan rådgöra med koordinator för lika villkor innan du skickar in en anmälan. Observera att i enlighet med offentlighets- och sekretesslag (2009:400) är alla handlingar som kommer in till universitetet eller som upprättas här allmänna och offentliga om inga sekretessbestämmelser förhindrar utlämnandet. Akuta åtgärder under utredning Berörd chef tar ställning till om akuta åtgärder gällande studie- och arbetssituationen måste tas i väntan på utredningens resultat. Stöd Student har möjlighet att rådgöra med Linnéstudenterna, studentskyddsombud och koordinator för lika villkor innan de skickar in anmälan. Linnéstudenternas studentoch doktorandombud kan vara med på samtal under utredningen. Samtalsstöd finns att tillgå kostnadsfritt hos Studenthälsan. Medarbetare har möjlighet att rådgöra med fackligt ombud, skyddsombud och koordinator för lika villkor innan de skickar in anmälan. Det fackliga ombudet kan 4 (5)
vara med på samtal under utredningen. Samtalsstöd finns att tillgå hos företagshälsovården. Utredning Chefen vid universitetsledningens kansli utser utredare som meddelas till parterna samt information om förbud mot repressalier. Utredare skickar en utredningsplan och bjuder in samtliga berörda till enskilda samtal. Utöver samtalen kan också utredningen innefatta relevant e-postkorrespondens, sms, kursutvärderingar, tidigare utredningar och liknande. Den färdigställda utredningen kommuniceras till berörda parter för genomläsning och möjlighet till yttrande innan beslut fattas. Utredningen bedrivs skyndsamt och med den diskretion som situationen kräver. Utredningsarbetet ska genomföras på ett sakligt, objektivt och rättssäkert sätt. Rättssäkerheten kräver att den som är ifrågasatt i utredningen ska betraktas som oskyldig så länge utredningen pågår. Utredningsarbetet förutsätter frivilligt deltagande från berörda personer. Universitetet förfogar inte över några tvångsåtgärder för utredningens genomförande. Beslut och rekommendationer Beslut i ärendet tas av rektor, universitetsdirektör eller dekan efter skriftlig föredragning av utredarna. Utredarna kan även ge rekommendationer som kan leda till ytterligare beslut i form av generella åtgärder för att minska risker för framtida kränkningar. Påföljder Efter beslut om att diskriminering, trakasserier, kränkande särbehandling och/eller repressalier har förekommit i enlighet med gällande lagar, ska Linnéuniversitetet vidta åtgärder för att förhindra att agerandet upprepas. Det kan ske genom åtgärder inom arbetsledningsrätten eller att ärendet hänskjut till disciplinnämnden, personalansvarsnämnden eller Statens ansvarsnämnd. Uppföljning Efter avslutat ärende ska uppföljning ske för att försäkra att det ovälkomna beteendet upphört samt uppföljning av arbetsmiljö- och lika villkorsrutiner för att förebygga liknande händelser på berörd enhet. Generella insatserna som görs rapporteras som aktiva åtgärder för att förebygga att liknande händelser inte ska inträffa. Anmälaren kan vända sig till Diskrimineringsombudsmannen (DO) om hen anser att universitetets handläggning varit bristfällig. Detta dokument ersätter Processbeskrivning vid misstänkt kränkande särbehandling (dnr: 2017/5768-1.1) och Processbeskrivning vid misstänkt diskriminering (dnr: 2016/2294-1.1). 5 (5)