Fredriksbergstvätten, Fredriksberg Kl 10.00-16.30

londstinget DALARNA SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammantradesdatum 20 11-02-28 Paragrafer Sida 1-16 1 (13) Plats och tid Fredriksbergstvätten, Fredriksberg Kl 10.00-16.30 Ordinarie ledamöter Tjänstgörande ersättare Närvarande ersätta re Övriga Föredragande Sekreterare Övriga tjänstemän Utses att justera Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerande Organ Elin Noren (s) ordförande Sten G. Johansson (v) 1:e vice ordförande Christina Bröms (c) 2:e vice ordförande Sören Aspgren (s) Rebecca Hassbrink (m) Ivan Eriksson (s) för Thomas Näslund (s) Birgitta Hiertner (m) för Johan Thomasson (m) Britt-Marie Esseli (s) Sven Pettersson (mp) Asa Nilser (fp) Anders Roas, förvaltningschef Lena Wikström Mikael Rainerson, ekonomichef Emma Zettlin, projektledare 6 Hanna Becker, t f personalchef 6-15 Sten G. Johansson ~a$ifd';;; Lena Wl "ks röm E In ~1;] ' or' ~ ~--0"?7~ I f,- en G. J ~s,in BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Sammanträdesdatum 201 1-02-28 Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Underskrift Landstingets huvudkontor rxleua /Yr'd!'?14n Datum för anslags nedtagande 020 fl 'O J -:JO

2(13) INNEHALL: Sid nr 1 Mötet öppnas I Presentation I Information och rundvandring... 3 2 Fastställande av föredragningslista... '"...,...,..., 3 3 Protokollsjustering.,...,...,...,...,... '"...,...,'"..,... 3 4 Landstingsservice nya organisation...... 3 5 Budget 2011... 4 6 Logistikprojektet...,...,...,...,...,... 6 7 Verksamhetsplan 2011... 7 8 Tvättsamarbetet I kalkyl... 8 9 Anmälningar av beslut på delegation... 9 10 Delegeringsbestämmelser och arbetsordning...... 9 11 Bokslut 2010... 10 12 Plan för internkontroll 2011... 10 13 Hantering av patientmåltider i Avesta... 11 14 Skrivelse om öppethållande helger vid lasarettets cafeteria i Mora... 12 15 Sammanträdesplan 2011... 13

3(13) 1 Mötet öppnas I Presentation I Information och rundvandring Ordföranden förklarar mötet öppnat och hälsar alla välkomna. Närvarande ledamöter, ersättare och tjänstemän presenterar sig. Förvaltningschef Anders Roos informerar om Fredriksbergstvätten och därefter gör vi en rundvandring i lokalerna. 2 Fastställande av föredragningslista Den till dagens sammanträde utsända föredragningslistan godkännes och fastställes med följande tillägg: 15 Extra ärende på remiss till servicenämnden "Skrivelse från Lokala hälso- och sjukvårdsberedningen i Norra Dalarna om öppethållande helger vid lasarettets cafeteria i Mora" 3 Protokollsjustering beslutar a t t utse Sten G Johansson att jämte ordföranden justera sammanträdesprotokollet. INFORMATIONSÄRENDEN 4 Landstingsservice nya organisation Dnr LD1 0/01949 Handläggare: Anders Roos beslutar a t t anteckna informationen till protokollet.

4(13) Förvaltningschefen ger en bakgrund till varför ny organisation inrättas i Landstingsservice. Det har tidigare varit en funktionsorganisation under ca 16 år. Under lång tid har diskussion förts om att uppnå synergi genom att arbeta över gränserna. Den nya organisationen bygger på geografiska upptagningsområden. Ny organisation förhandlades 2011-01-31 i total enighet med de fackliga organisationerna. PM "Organisationsförändringen Landstingsservice" har delgivits ledamöterna inför dagens möte. Det är en sammanställning av arbetsgruppernas arbete om arbetssättet i den nya organisationen samt en beskrivning av viktiga utgångspunkter i den nya organisationen. 5 Budget 2011 Dnr LD1 0103297 Handläggare: Mikael Rainerson beslutar a t t anteckna informationen till protokollet. Resultatrapport 2011 inkl budget samt kundrapport 2011 inkl budget har delgivits ledamöterna inför dagens möte. Ekonomichefen redovisar rapporterna och svarar på frågor. Resultatrapporten Arsbudgeten beräknas till 274,4 Mkr, varav personalkostnaderna om 163,3 Mkr är den största utgiftsposten. Kundrapporten Redovisar resp funktionsområdes försäljning till Hälso- och sjukvården. Va~e utfall följs upp. Totalt sett säljs det för 174 Mkr till HS.

5(13) Besparingsförslagen i Landstinget Dalarna I samband med redovisningen av budget 2011 diskuteras besparingsförslagen i Landstinget Dalarna och hur Landstingsservice påverkas. Förvaltningschefen redovisar besparingsförslagen från Landstingsservice: Mottagningar som har en ren verksamhet och inte smutsar ner så mycket där det i dag städas fem gånger per vecka måndag - fredag kan förslagsvis städa måndag - torsdag och bara städa toaletter på fredag morgon. Fredag eftermiddag är det ofta väldigt lite patienter. Beräknad besparing 650.000 kr/år. Expeditioner/Kontor som i dag städas en gång per vecka där det sitter en renodlad administratör och där det inte finns några patienter kan man sänka städfrekvensen till att städas varannan vecka. Beräknad besparing 300.000-350.000 kr/år Ej brickdukning av frukost vid Mora lasarett. Beräknad besparing 500.000 kr/år. Införande av "Lunda-modellens" logistikupplägg på 10 avdelningar. Beräknad besparing 500.000-1 milj kr/år. Sjukvårdsproduktionen bör kunna öka. 100 stycken färre telefonabonnemang. Inventering pågår. Beräknad besparing 400.000 kr/år Centralisering av bokning av boende. Beräknad besparing 250.000 kr/år. Ny organisation för Landstingsservice. Synergieffekter bör kunna uppnås. Tillåt varsel. Beräknad besparing 1 milj. kr/år. Inför VPL modellen i hela Landstinget Dalarna. Rekryteringskostnaderna kan sänkas. Inför lön efter prestation. Beräknad besparing, många miljoner. Mer samåkning kan ske. Standardiserade mötestider. Bilpoolen kan reduceras ytterligare. Tillåt att använda egen bil. Enklare rutiner kring video-webb konferenser. Beräknad besparing 1 milj. kr/år.

6(13) Säg upp kollektivavtalet gällande garanti för heltid. Beräknad besparing? Prioritera översyn av hela transportorganisationen för Landstinget Dalarna. Beräknad besparing 1-1,5 milj. kr/år. Landstingsservice borde ta över patienttransporterna på Falu lasarett. Beräknad besparing 3S0.000 kr/år. Större mandat till verksamheterna. Servicementor med mandat. Beräknad besparing 1 milj. kr/år. Utdelning av post en ggr per dag. Beräknad besparing 2S0.000 kr/år. Outsourcing/stäng Cafe och butik i Mora. Beräknad besparing SOO.OOO kr/år. Awakta investering i nya kassasystem. Avtal på bevakning i Avesta och Ludvika. Beräknad besparing 2S0.000 kr/år. Förslaget är lämnat till arbetsutskottet inför beslut ilandstingsstyrelsen. Förslaget innebär att Landstingsservice bidrar med att sänka kostnaderna för Hälso- och sjukvården, vilket också innebär att Hälso- och sjukvården ansvarar för konsekvenserna av besparingsåtgärdena. Frågorna diskuteras i avtalsgruppen mellan Landstingsservice och Hälso- och sjukvården. 6 Logistikprojektet Dnr LD11/00349 Handläggare: Emma Zettlin beslutar a t t anteckna informationen till protokollet.

7(13) Projektrapport, internlogistik daterad 2010-11-26 har delgivits ledamöterna inför dagens sammanträde. Hösten 2009 startade Landstingsservice Dalarna, på uppdrag av Hälso- och sjukvården, ett pilotprojekt inom internlogistik vid Landstinget Dalarna. Piloten avsåg att utröna huruvida implementering av försörjning enligt samma metod för vård nära service, som bl a kan ses på SUS Lund, skulle ge effekter som motiverar ett bredare införande av konceptet. För piloten valdes två verksamheter inom medicinkliniken vid Falu lasarett, avdelning 28 och 29. Verksamheternas karaktäristiska, samt planerade flytt till nya lokaler medförde att de passade väl att utgöra pilot för konceptet med jämförbarhet med konceptet hos andra vårdgivare. De nya lokalerna skulle bestå av 32 vårdplatser fördelade på 28 vårdrum. Pilotprojektet i internlogistik är i drift sedan flytten av verksamheterna vid avdelning 28 och 29 genomfördes 2010-06-03. Avdelningarna servas dagligen där närförråd fylls på per automatik och där mer sällan använda varor beställs enligt fastställda kvantiteter med tom/full-princip. 7 Verksamhets plan 2011 Dnr LD1 0103206 Handläggare: Anders Roos beslutar a t t notera informationen till protokollet. Förvaltningschefen går igenom verksamhetsplan 2011 som delgivits ledamöterna inför dagens möte. Fastställdes vid serviceutskottets sammanträde 30,2010-11-30.

Service nämnden 8(13) 8 Tvättsamarbetet 1 kalkyl Dnr LD10101394 Handläggare: Anders Roos Service nämnden beslutar a t t notera informationen till protokollet. Samarbetsprojekt för flera landsting som tvättar i Fredriksberg och Budget för två landsting har delgivits ledamöterna inför dagens sammanträde. Grundkonceptet avseende samarbete kring tvättsamarbetet var att tre tillkommande landsting skulle tvätta på Landstinget Dalarnas tvätteri i Fredriksberg. De tillkommande landstingen uppvaktade därför vår politiska ledning för att diskutera förutsättningarna. Direktiv lades om att påbörja en projektering kring denna fråga. Under projekteringstiden har av olika anledningar två landsting tackat nej till detta samarbete. Detta till trots att från st yr- och projektgruppen påvisats stora besparingar om ett samarbete skapades. Kvar blev Uppsala som i LS rekommenderat LF att fatta beslut om att gå in i detta samarbete genom att bilda en Gemensam Nämnd med Landstinget Dalarna. Då svaret från Västmanland inkom i ett sent skede gjordes en justering kring de ekonomiska förutsättningarna. Detta presenterades för Uppsalas landstingsråd onsdagen den 9/2. Från grundförutsättningarna har justering gjorts, dels avseende investeringsbehovet men också prissättningen för Uppsalas del då kalkylen påverkats av att mindre godsmängd skall produceras vid Fredriksbergstvätten. Investeringsbehovet har sänkts till 90 miljoner kronor och prissättningen för Uppsalas del föreslogs höjas med 10% från den grundprislista som diskuterats vid anslutning av tre landsting som var grunden från början. Besparingen för Uppsalas del blev 9 miljoner kronor per år i stället för 13 miljoner kronor per år enligt grundförutsättningarna. Vid Landstingsfullmäktige i Uppsala den 17 februari 2011 avslogs förslaget till samarbetet.

9(13) ANMÄLNINGSÄRENDEN 9 Anmälningar av beslut på delegation A. Nämndens ordförande B. Förvaltningschefen Inget att rapportera vid dagens möte. BESLUTSÄRENDEN 10 Delegeringsbestämmelser och arbetsordning Dnr LD11/00836 Handläggare: Anders Roos beslutar a t t fastställa förslag till delegeringsbestämmelser och arbetsordning för servicenämnden, samt a t t ge presidiet i uppdrag att återkomma med förslag till delegation från servicenämnden till förvaltningschefen. Förslag till delegeringsbestämmelser och arbetsordning fr o m 2011 har delgivits ledamöterna inför dagens sammanträde. Delegeringsbestämmelserna, fastställda av landstingsstyrelsen 114/09 och gäller tills vidare. Nämndens uppgifter och ansvarsområden har fastställts av fullmäktige 2010-11-23, 183 i "Arbetsordning för landstingsfullmäktige och Reglementen för nämnderna"

10(13) I Särskilda bestämmelser redovisas uppdraget; 26 ansvarar för landstingets serviceverksamhet, oavsett om denna sker i egen regi, i samverkan med annan huvudman eller genom upphandling. 27 Det åligger servicenämnden att inom sitt ansvarsområde - ansvara för att efterfrågad service utförs effektivt med avseende på kvalitet och pris 11 Bokslut 2010 Dnr LD11/00663 Handläggare: Mikael Rainerson Service nämnden beslutar a t t godkänna föreslagen verksamhetsberättelse för 2010, samt a t t uppdra åt förvaltningschefen att säkerställa att en medarbetaroch kundenkät genomförs under 2011 för att säkerställa fortsatt ISO-certifierin g. Verksamhetsberättelsen har delgivits ledamöterna inför dagens sammanträde. Verksamhetsberättelsen är utformad enligt den fastställda mallen för Landstinget Dalarna. Resultatet för 2010 blev + 2,0 Mkr 12 Plan för internkontroll 2011 Dnr LD11/00667 Handläggare: Mikael Rainerson beslutar a t t godkänna föreslagen internkontrollplan enligt steg 1.

LAN DSTINGET DALARNA Service nämnden 201 1-02-28 11(13) Förslag till inlernkontrollplan, med exempel på granskningsområden, och tidplan för mandatperioden, har delgivits ledamöterna inför dagens sammanträde. För att öka servicenämndens delaktighet i internkontrollen och förtydliga ansvaret, ~r internkonlrollplanen planerad att fastsiälias i två steg : Steg 1 Ett inriktningsbeslut om planens struktur och ansvarsområden samt tid plan fattas. Steg 2 utarbelar och fastställer de kontro llområden som nämnden anser vara prioriterade under mandatperioden. 13 Hantering av patientrnåltider i Avesta Dnr LD11/00819 Handläggare: Anders Roos beslutar a t t uppdra lill förvaltningschefen att till servicenämndens nästa sammanträde återkomma med ett underlag över vilka olika alternativ som finns, samt a I t förvaltningschefen i framtagandet av detta underlag diskulerar med fa stighelsförvaltningen. Avtalet med Avesta kommun gällande leverans av patientrnåltider och kolonialvaror till Avesta lasarett har tidsmässigt gått ut och någon prolongering är inte aktuell enligt meddelande från Avesta kommun. Leveranser till Avesia lasarett måste därför lösas på annat sätt och lösas under våren 2011.

12(13) 14 Skrivelse från Lokala hälso- och sjukvårdsberedningen Norra Dalarna om öppethållande helger vid lasarettets cafeteria i Mora Dnr LD11 /00464 Handläggare: Inger Gyllner beslutar a t t föreslå landstingsstyrelsen att ge servicenämnden i uppdrag att outsourea verksamheten så att man kan pröva att upprätthålla den servicegrad som den Lokala hälso- och sjukvårdsberedningen i Norra Dalarna önskar. Remiss har inkommit till service nämnden och delgivits ledamöterna på sammanträdet Underlag från kos/chefen inför servicenämndens mö/e. Tidern a för öppethå llande av cafe och butik på Mora lasarett var tidigare måndag-fredag kl. 8.00-17.00, helgdagar kl. 11.00-1 6.00. Efter diskussioner med ledningen för HälsQ- och sjukvården ändrades öppettiderna under hösten 2010 till måndag-fredag kl. 9.00-15.00 och kl. 10.30-13.30 på helger. En va ru automat med smörgåsar, yoghurt och liknande placerades inne på Akutmottagningen. Då de kortare öppettiderna på vardagarna ställde till problem för de patienter och besökare som ville köpa något att äta under eftermiddagen, änd rades öppettiderna igen i januari 2011. Öppettiderna är nu vardagar kl. 8.00-17.00, helger stängt När öppettiderna ändrades under hösten 2010 minskades bemanningen från 4,4 tjänster till 3,1 tjänster. Bemanningen med 3,1 tjänster täcker behovet av personal för att hålla öppet måndag-fredag. Med hänsyn till arbetsmiljön och säkerhet då man hanterar med pengar så räcker personalgruppen inte till för att ha öppet på helger. De minskade personalkostnaderna beräknas till ca 500 Tkr/år. Underskottet för verksamheten för 2010 uppgick till-912 Tkr.

13(13) 15 Sammanträdesplan 2011 Dnr LD11/00820 Handläggare: Anders Roos beslutar a t t fastställa förslag till sammanträdesplan 2011 för servicenämnden. Förslag till sammanträdesplan 2011 för servicenämnden; Dag_ Tid Plats Måndagen den 11 april 10.00-16.00 Rådslaget, plan 4, Utbildningsdag Huvudkontoret, Falun Ev studiebesök avd 28-29 09.00-10.00 Grupprum; Podiet, plan 3, Majoriteten Insikten, plan 4, Alliansen Onsdagen den 1 juni 10.00-16.00 Seldingerrummet, plan 9 Studiebesök vid nya köket Mora lasarett Mora lasarett 09.00-10.00 Grupprum; Seldingerrummet, Majoriteten Foajen eller Eldaren, Alliansen Måndagen den 26 september 10.00-16.00 Rådslaget, plan 4, Huvudkontoret, Falun 09.00-10.00 Grupprum; Podiet, plan 3, Majoriteten Insikten, plan 4, Alliansen Måndagen den 5 december 10.00-16.00 Rådslaget, plan 4, Huvudkontoret, Falun 09.00-10.00 Grupprum; Podiet, plan 3, Majoriteten Insikten, plan 4, Alliansen