GÖTEBORGS UNIVERSITET GUDOK- Projektet 2011-04-29 Processer Stöd till verksamheten - lokalförsörjning Utbildning Forskning Syntax Processnivåer Aktörer Enskild process Samverkan
Syntax enskild process Input 1 Styrande information Resultat 1 Resultat 2 Input 1 Styrande information Alternativ 1 Alternativ 2 Verb + Substantiv Resultat 3 Verb + Substantiv Alternativ 3 Input 2 Input 2 Stödjande information Stödjande system Stödjande information Stödjande system
Verksamhetsområde: Stöd till verksamheten - Lokalförsörjning Hantera förhyrning av lokaler Hantera in/utflyttning Hantera om/nybyggnation Tillhandahålla lokalvård Hantera parkeringsbevakning och parkeringstillstånd
Huvudprocess: Hantera förhyrning av lokaler Hantera nya/förändrade lokalbehov Teckna hyresavtal Hantera hyresavtal Hantera hyreskostnader Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten - lokalförsörjning
Process: Hantera nya/förändrade lokalbehov Utreda lösningsförslag Välja lösningsförslag Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten lokalförsörjning; Huvudprocess: Hantera förhyrning av lokaler
Delprocess: Utreda lösningsförslag Initierad förhyrning från lokalplanen (Planerad) Analyserade behov Utreda olika lokaliseringsalternativ Lokaliserings förslag Förslag Presenterade förslag Behov direkt från fakultetsledning (Oplanerad) Analys av lokalbehov Kontakta fastighetsägare Hyresoffert Utarbeta förslag Presentera förslag (inkl grovbudget) Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten lokalförsörjning; Huvudprocess: Hantera förhyrning av lokaler; Process: Hantera nya/förändrade lokalbehov
Delprocess: Välja lösningsförslag Presenterade förslag Välja lösning Vald lokal lösning Skriva beställning Utkast till beställning Godkänna beställning Påskriven beställning Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten lokalförsörjning; Huvudprocess: Hantera förhyrning av lokaler; Process: Hantera nya/förändrade lokalbehov
Process: Teckna hyresavtal Skriva hyresavtal (ej nybygg eller större ombygg) Skriva preliminärt hyresavtal i samband med nybygg/större ombygg Skriva slutkostnadsavtal Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten lokalförsörjning; Huvudprocess: Hantera förhyrning av lokaler
Delprocess: Skriva hyresavtal (ej nybygg eller större ombygg) Godkänd förhyrning (under 250 prisbasbelopp) Påskriven beställning Förhandla och skriva avtal med hyresvärd Avtalsförslag Stämma av avtalsförslag Avstämt avtalsförslag Godkänna förhyrning Skriva under hyresavtal (Fastighetschef) Påskrivet hyresavtal Skriva under Godkänd hyresavtal förhyrning (Rektor) (över 250 prisbasbelopp) Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten lokalförsörjning; Huvudprocess: Hantera förhyrning av lokaler; Process: Teckna hyresavtal
Delprocess: Skriva preliminärt hyresavtal i samband med nybygg/större ombygg Godkänd förhyrning (under 250 prisbasbelopp) Påskriven beställning Förhandla och skriva prel.avtal med hyresvärd Avtalsförslag Stämma av avtalsförslag Avstämt avtalsförslag Godkänna förhyrning Skriva under prel hyresavtal (Fastighetschef) Skriva under prel Godkänd hyresavtal förhyrning (Rektor) (över 250 prisbasbelopp) Påskrivet preliminärt hyresavtal Fortsätter i : Teckna slutkostnadsavtal Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten lokalförsörjning; Huvudprocess: Hantera förhyrning av lokaler; Process: Teckna hyresavtal
Delprocess: Teckna slutkostnadsavtal Genomfört bygge Avräkning Påskrivet preliminärt avtal Sammanställa slutkostnad Slutkostnad Skriva slutkostnadsavtal Slutkostnadsavtal Skriva på avtal Påskrivet avtal Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten lokalförsörjning; Huvudprocess: Hantera förhyrning av lokaler; Process: Teckna hyresavtal
Process: Hantera hyresavtal Revidera hyresavtal Säga upp hyresavtal Hyra ut lokaler i andra hand Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten lokalförsörjning; Huvudprocess: Hantera förhyrning av lokaler
Delprocess: Revidera hyresavtal Initiativ från hyresgäster (hyrestider) Uppsägning av hyresavtal Skickat uppsägningsavtal Kvittens på uppsägningshandling Överens Teckna tilläggsavtal/- nytt hyresavtal Tilläggsavtal/ nytt hyresavtal Skriva uppsägningsav avtal Skicka uppsägningsavtal till hyresvärd Förhandla om villkor Genomförd medling Accepterar Initiativ från fastighetsavdelningen (hyresnivåer) Ansöka om medling till hyresnämnd Ansökan om medling till hyresnämnden Ej överens Genomföra medling Hyresnämnden Ta ställning till medlingsförslag Accepterar inte Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten lokalförsörjning; Huvudprocess: Hantera förhyrning av lokaler; Process: Hantera hyresavtal
Delprocess: Säga upp hyresavtal Årlig distribution av årets kommande uppsägningsbara hyreskontrakt Utreda behov av uppsägning Behov av uppsägning Skriva uppsägning av avtal Uppsägning av hyresavtal Skicka uppsägningsavtal till hyresvärd Kvittens på Skickat uppsägningsuppsägnings- handling avtal från hyresvärden Informera om sista utflyttningsdag Uppsagt hyresavtal och informerade hyresgäster om utflyttningsdag Internuppsägning Informera om uppsagd lokal Informerade interna intressenter om uppsagd lokal/er Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten lokalförsörjning; Huvudprocess: Hantera förhyrning av lokaler; Process: Hantera hyresavtal
Delprocess: Hyra ut lokaler i andra hand Uthyrning från lokalpoolen för tomma lokaler Fakulteter vill hyra ut del av lokal Samråda ang. säkerhet, tele/data Genomfört samråd ang. säkerhet, tele/data Söka hyresgäster - Annonsering, kontakter, lokalmäklare Sökta hyresgäster Genomföra hyresförhandling (Förhandla bort besittningsrätt) Genomförd hyresförhandling Godkänna förhyrning Godkänd förhyrning (under 250 prisbasbelopp) Skriva under hyresavtal (Fastighetschef) Skriva under hyresavtal Godkänd förhyrning (Rektor) (över 250 prisbasbelopp) Påskrivet hyresavtal Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten lokalförsörjning; Huvudprocess: Hantera förhyrning av lokaler; Process: Hantera hyresavtal
Process: Hantera hyreskostnader Betala hyror, el och kapitalkostnader Debitera hyror Följa upp kostnader och förbrukning Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten lokalförsörjning; Huvudprocess: Hantera förhyrning av lokaler
Delprocess: Betala hyror, el och kapitalkostnader Inkommande fakturor Godkända fakturor Kontera/ godkänna fakturor Ekonomiprocessen Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten lokalförsörjning; Huvudprocess: Hantera förhyrning av lokaler; Process: Hantera hyreskostnader
Delprocess: Debitera hyror Beslutad lokalprognos Skapa fakturaunderlag Fakturaunderlag Skicka fakturaunderlag Skickat fakturaunderlag Ekonomiprocessen Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten lokalförsörjning; Huvudprocess: Hantera förhyrning av lokaler; Process: Hantera hyreskostnader
Delprocess: Följa upp kostnader och förbrukning Behov av att sammanställa förbrukning per hyresobjekt Skriva till hyresvärdar om statistik Skrivelse till hyresvärdar om behov av års statistik Års statistik från hyresvärdar Analysera & sammanställa statistik Sammanställning per hyresobjekt i Excel lista (El, värme och vatten) Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten lokalförsörjning; Huvudprocess: Hantera förhyrning av lokaler; Process: Hantera hyreskostnader
Huvudprocess: Hantera in/utflyttning Hantera inflyttning Hantera utflyttning Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten lokalförsörjning
Process: Hantera inflyttning Genomföra Inflyttningsbesiktning Teckna abonnemang (t.ex. el) Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten lokalförsörjning; Huvudprocess: Hantera in/uflygning
Delprocess: Genomföra inflyttningsbesiktning Nytt hyresavtal Genomföra inflyttningsbesiktning Besiktade lokaler Registrera hyresförutsättningar i CAD-Q FM Registrerade hyresförutsättningar i CAD-Q FM Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten lokalförsörjning; Huvudprocess: Hantera in/uflygning; Process: Hantera inflygning
Delprocess: Teckna abonnemang (ex. vis. el) Tecknat abonnemang för el Påskrivet hyresavtal (ej ombyggnad eller nybyggnad (tid för inflyttning) Teckna elabonnemang Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten lokalförsörjning; Huvudprocess: Hantera in/uflygning; Process: Hantera inflygning
Process: Hantera utflyttning Genomföra avflyttningsbesiktning Säga upp abonnemang (t.ex. el) Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten lokalförsörjning; Huvudprocess: Hantera in/uflygning
Delprocess: Genomföra avflyttningsbesiktning Uppsagt hyresavtal och informerade hyresgäster om utflyttningsdag Avflyttningsbesiktiga med hyresgäst Genomförd avflyttningsbesiktning med hyresgäst Avflyttningsbesiktiga lokalens skick (Dokumentera lokalens skick) Genomförd avflyttningsbesiktning med hyresvärd Registrerade hyresförutsättningar i CAD-Q FM Registrera hyresförutsättningar i CAD-Q FM Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten lokalförsörjning; Huvudprocess: Hantera in/uflygning; Process: Hantera uflygning
Delprocess: Säga upp abonnemang Uppsagt hyresavtal och informerade hyresgäster om utflyttningsdag Uppsagt abonnemang Säg upp abonnemang Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten lokalförsörjning; Huvudprocess: Hantera in/uflygning; Process: Hantera uflygning
Huvudprocess: Hantera om/nybyggnation Skapa förfrågningsunderlag Analysera och utreda lokalbehov Projektera om-/nybyggnation Genomföra ny/ombyggnation Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten - lokalförsörjning
Process: Analysera/utreda lokalbehov Analysera behov Utreda/ visualisera lokalbehov Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten lokalförsörjning; Huvudprocess: Hantera om/nybyggna1on
Delprocess: Analysera/utreda lokalbehov Samtala med brukare Genomförda samtal med brukare Beställning av utredning Planera analys arbetet Plan för analysarbetet Analysera förslag/ möjligheter Analyserade förslag/ möjligheter Skapa lokalprogram Lokalprogram Ev. kontakta arkitekt Kontaktad arkitekt Analysera kostnader Analyserade kostnader Skapa grovbudget Grovbudget Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten lokalförsörjning; Huvudprocess: Hantera om/nybyggna1on; Process: Analysera/utreda lokalbehov
Delprocess: Utreda/visualisera lokalbehov Projekteringsavtal fram till färdig systemhandling Planera utredningsarbetet Plan för utredningsarbetet Genomföra djupgående analys Djupgående analys Sammanställda Genomgång förutsättningar/ av förutsättningar förslag Programhandling Beställning av systemhandling Ev. Arkitekttävling Genomföra arkitekttävling Genomförd arkitekttävling Kontrollera mot detaljplan Utreda hyresförutsättningar Kontrollerad detaljplan Hyresförutsättningar Kalkylera kostnader Åskådningsmaterial Budgetkalkyl (+/- 20%) Avstämning med fakultet Ev. Upphandling av inredningsarkitekter Upphandlingsprocessen Ev. Upphandling av konsulter Genomförd upphandling av inredningsarkitekter Genomförd upphandling av konsulter Informera arbetsskyddsombud Informerade arbetsskyddsombud Upphandlingsprocessen Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten lokalförsörjning; Huvudprocess: Hantera om/nybyggna1on; Process: Analysera/utreda lokalbehov
Process: Projektera om/nybyggnation Skapa systemhand ling Skapa förfrågningsunderlag Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten lokalförsörjning; Huvudprocess: Hantera om/nybyggna1on
Delprocess: Skapa systemhandling Tekniska lösningar Beställning av systemhandling Planera projekteringsarbetet Plan för projekteringsarbetet Utarbeta lösningar Systemval Inredningsskisser Utrustningslistor Systemskisser Samråd med brukare, skyddsombud etc. Avstämning av lösningar Skapa systemkalkyl Avstämda lösningar Skapa preliminärt hyreskontrakt Systemkalkyl Förslag till preliminärt hyresavtal Skapa systemhandling Systemhandling Avstämning av hyror och kostnader Avstämda kostnader och prel. hyror Beställa färdigt projekt Beställt projekt Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten lokalförsörjning; Huvudprocess: Hantera om/nybyggna1on; Process: Projektera om/nybyggna1on
Delprocess: Skapa förfrågningsunderlag Beskrivningar - GU krav Beställt projekt Detaljprojektering A, K, El, VVS Samordning av krav Ritningar/ skisser - GU krav Miljö/avfall - GU krav Ritningar /skisser - GU krav Sammanställa förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlag Godkänna förfrågningsunderlag Godkänt förfrågningsunderlag Upphandlingsprocessen Påskrivet avtal Säkerhet, tele/data, arbetsmiljö, lokalvård, inredningsprojektering Kontakta med myndigheter Detaljplan, bygglov mm Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten lokalförsörjning; Huvudprocess: Hantera om/nybyggna1on; Process: Projektera om/nybyggna1on
Process: Genomföra om-/nybyggnation Genomföra om-/ nybyggnation Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten lokalförsörjning; Huvudprocess: Hantera om/nybyggna1on
Delprocess: Genomföra om-/nybyggnation Påskrivet avtal (färdiga bygghandlingar) Medverka vid byggmöten Ev.medverka vid styrgruppsmöten Kontrollera kvalitet/miljö Byggmötesprotokoll Styrgruppsprotokoll Genomförda kontroller av kvalitet/miljö Följa upp kostnader Genomföra tertiala kostnadsuppföljningar Samordna tele, data, säkerhet, inredning, utrustning Medverka vid besiktningar Uppföljda kostnader Tertiala kostnadsuppföljningar Samordnad tele, data, säkerhet, inredning, utrustning Besiktningsprotokoll Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten lokalförsörjning; Huvudprocess: Hantera om/nybyggna1on; Process: Genomföra om- /nybyggna1on
Huvudprocess: Hantera parkeringsbevakning och parkeringstillstånd Hantera parkeringsbevakning Hantering av parkeringstaxa och parkeringstillstånd Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten - lokalförsörjning
Process: Hantera parkeringsbevakning Kontraktera parkeringsbevakning Uppföljning av leverantör av bevakning Hantering av kontrollavgiftsärende Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten lokalförsörjning; Huvudprocess: Hantera parkeringsbevakning och parkerings1llstånd
Delprocess: Kontraktera parkeringsbevakning Policy GUparkeringsvillkor Analys av behov av parkeringsövervakning Analys Utarbeta kravspecifikation Kravspecifikation Leveransavtal för parkeringsövervakning Upphandling Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten lokalförsörjning; Huvudprocess: Hantera parkeringsbevakning och parkerings1llstånd; Process: Hantera parkeringsbevakning
Delprocess: Uppföljning av leverantör av bevakning Detaljinstruktioner Minnesanteckningar Leveransavtal Genomföra avstämningsmöte Skrivelse Statistik & körjournaler Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten lokalförsörjning; Huvudprocess: Hantera parkeringsbevakning och parkerings1llstånd; Process: Hantera parkeringsbevakning
Delprocess: Hantering av kontrollavgiftsärende Överklagad kontrollavgift Analysera Beslut Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten lokalförsörjning; Huvudprocess: Hantera parkeringsbevakning och parkerings1llstånd; Process: Hantera parkeringsbevakning
Process: Hantering av parkeringstaxa och parkeringstillstånd Utarbeta parkeringstaxa Ansöka om parkeringstillstånd Utfärda parkeringstillstånd Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten lokalförsörjning; Huvudprocess: Hantera parkeringsbevakning och parkerings1llstånd
Delprocess: Utarbeta parkeringstaxa Hyreskontrakt Leveransavtal för parkeringsövervakning Utarbeta taxa Beslutad policy Beslutad parkerings- Besluta taxa om parkeringstaxa Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten lokalförsörjning; Huvudprocess: Hantera parkeringsbevakning och parkerings1llstånd; Process: Hantering av parkeringstaxa och parkerings1llstånd
Delprocess: Ansöka om parkeringstillstånd Behov av parkeringsdekal/tillstånd Maila ansökan Ansökan Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten lokalförsörjning; Huvudprocess: Hantera parkeringsbevakning och parkerings1llstånd; Process: Hantering av parkeringstaxa och parkerings1llstånd
Delprocess: Utfärda parkeringstillstånd Ansökan Kontroll av ansökan Godkänd ansökan Skickad dekal/tillstånd inkl mottagningskvitto Utskick av dekal/ tillstånd Sända tillbaka mottagningskvitto Återsänt mottagningskvitto Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten lokalförsörjning; Huvudprocess: Hantera parkeringsbevakning och parkerings1llstånd; Process: Hantering av parkeringstaxa och parkerings1llstånd
Huvudprocess: Tillhandahålla lokalvård Hantera lokalvårdsavtal Utföra lokalvård Uppföljning av utförd lokalvård Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten - lokalförsörjning
Process: Hantera lokalvårdsavtal Teckna överenskommelse Revidera överenskommelse Beställa extratjänster Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten lokalförsörjning; Huvudprocess: Tillhandahålla lokalvård
Delprocess: Teckna överenskommelse Behov av lokalvård i ny lokal som skall byggas Behov av lokalvård i ny lokal Lista krav för lokalvård och avfallshantering (i byggprocessen) Beskriva önskemål och behov av städning (kund) Kravställa behov u?från LV perspek?v inkl. avfallshantering Kravbild Önskemål och behov Kravspecifikation Utarbeta kostnads- förslag och överens- kommelse Kostnadsförslag och överenskommelse Diskussion om förslag Godkänt förslag och överenskommelse Teckna överens- kommelse Dimensionera personal Påskriven överenskommelse Behov av personal Behov av lokalvård i befintlig lokal Beställa ev utrustning Beställd utrustning Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten lokalförsörjning; Huvudprocess: Tillhandahålla lokalvård; Process: Hantera lokalvårdsavtal
Delprocess: Revidera överenskommelse Budgetprocessen Kontakta lokalansvarig Bokat möte Avstämning ök, behov, och ritningar Förändrade förutsättningar/ behov Utarbeta nyf kostnads- förslag Kostnadsförslag Teckna överens- kommelse Påskriven överenskommelse Förändrade förutsättningar Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten lokalförsörjning; Huvudprocess: Tillhandahålla lokalvård; Process: Hantera lokalvårdsavtal
Delprocess: Beställa extratjänster Kund med behov av extra städning Analysera behov Analyserat behov UppskaFa?dsåtgång Uppskattad tid Utarbeta prisförslag Prisförslag Godkänna prisförslag Godkänt prisförslag Gå till planera personal Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten lokalförsörjning; Huvudprocess: Tillhandahålla lokalvård; Process: Hantera lokalvårdsavtal
Process: Utföra lokalvård Förbereda nytt uppdrag enligt överenskommelse Genomföra lokalvård Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten lokalförsörjning; Huvudprocess: Tillhandahålla lokalvård
Delprocess: Förbereda nytt uppdrag enligt överenskommelse Behov av personal Personal- planera Personalplanering Beställd utrustning Utrusta lokaler Utrustade lokaler Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten lokalförsörjning; Huvudprocess: Tillhandahålla lokalvård; Process: UFöra lokalvård
Delprocess: Genomföra lokalvård Påskriven överenskommelse Personalplanering UKöra lokalvård enligt ök Utförd lokalvård Utrustade lokaler Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten lokalförsörjning; Huvudprocess: Tillhandahålla lokalvård; Process: UFöra lokalvård
Process: Uppföljning av utförd lokalvård Uppföljning av kvalitet med lokalvårdsintendent Uppföljning av kvalitet i samarbete med kund Genomföra NKIuppföljning (Nöjd Kund Index) Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten lokalförsörjning; Huvudprocess: Tillhandahålla lokalvård
Delprocess: Uppföljning av kvalitet med lokalvårdsintendent Protokoll Egen policy Planera kvalitets- uppföljning Inplanerad kvalitetsuppföljning Kvalitets- genomgång i lokaler Genomförd kvalitetsgenomgång Dokumentera uppföljningen (en gång per år) Åtgärdslista Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten lokalförsörjning; Huvudprocess: Tillhandahålla lokalvård; Process: Uppföljning av uförd lokalvård
Delprocess: Uppföljning av kvalitet i samarbete med kund Protokoll Påskriven överenskommelse (ÖK anger när uppföljningen skall ske) Boka?d med kontaktperson Bokad tid Kvalitets- genomgång i lokaler Genomförd kvalitetsgenomgång Diskutera resultat Genomförd diskussion Dokumentera uppföljningen Åtgärdslista Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten lokalförsörjning; Huvudprocess: Tillhandahålla lokalvård; Process: Uppföljning av uförd lokalvård
Delprocess: Genomföra NKI-uppföljning (Nöjd Kund Index) Översyn av frågor Enkät UppräFa åtgärdslista Åtgärdslista Enligt plan (vart 5:e år) Sammanställa sändlista (Webb) Sändlista Skicka ut enkät Skickad enkät Sammanställda enkätsvar Analysera resultatet Analyserat resultat Återkoppla?ll verksamheten Återkoppla?ll kunder Föra in index i måldokument Återkopplat till verksamheten Återkopplat till kunder Infört index i måldok Verksamhetsområde: Stöd 1ll verksamheten lokalförsörjning; Huvudprocess: Tillhandahålla lokalvård; Process: Uppföljning av uförd lokalvård