Verksamhetsplan för underhåll och förnyelse 2009-2010 1 VÅRT DOKUMENT...2 2 BESKRIVNING AV UNDERHÅLLS- OCH FÖRNYELSEFOND...6 3 BESKRIVNING AV UNDERHÅLLS- OCH FÖRNYELSEPLAN...7 4 EXEMPEL PÅ UNDERHÅLLS OCH FÖRNYELSE PLAN...8 5 FÖRDELAR...9 6 NACKDELAR...10 7 LIVSLÄNGD...11 8 GEMENSAMHETSANLÄGGNING FÖR MYSF...12 9 FRAMTIDSPLANERING...13 10 UNDERHÅLLS- OCH FÖRNYELSEPLAN, 2009-2010...14 11 REKVISITION / INKÖP...16 12 PRIORITERINGSLISTA FÖR, 2009-2010...17 Version 1.0 1
1 Vårt dokument Syftet med detta dokument är att samla de mest rudimentära riktlinjer för oss i styrelsen avseende underhåll av våra gemensamhetsanläggningar. Den prioriteringslista som ligger sist i detta dokument skall vara underlag för vår kortsiktiga prioritering av aktiviteter. En långsiktig plan, framtidsplan och underhålls och förnyelseplan, skall också skapas och kopplas till vår fond för framtida kostnader. Materialet i dokumentet är en sammanställning av information från Villaägarnas Riksförbund och information från internet samt vår egen dokumentation från byggtiden, Gemensamhetsanläggning för MYSF. Informationsskrifter (saxat från deras hemsida) Villaägarna har tagit fram ca 70 informationsskrifter, avtalsmallar, dokument samt svar på vanliga frågor, som kan laddas ner kostnadsfritt. Det går även att beställa informationsskrifterna till självkostnadspris hos deras medlemsservice på tel: 010-750 01 00. Vill man botanisera mer på villaägarnas hemsida så kan man hitta dokument inom följande områden Anlita entreprenörer, hantverkare och tjänsteföretag Här kan du ladda ner dokument som hjälper dig när du skall anlita hantverkare. Checklista Bygga nytt hus Entreprenadrätt för avtal ingångna t.o.m. december 2004 Enstegstätade fasader Konsumenttjänstlagen Reklamation Betalningsanmärkning, betalningsföreläggande, utmätning och avhysning Betalningsföreläggande Exekutiv försäljning av fastighet Boendeekonomi Att tänka på för Dig som skall låna pengar Villaägarens ekonomi Bostadsrätt Gåva av bostadsrätt Version 1.0 2
Bygglov, detaljplaner, lantmäterifrågor Bygglov Detaljplaner Fastighetsbestämning Byggnadsteknik Enstegstätade fasader Färg och ytbehandling av fasader Husgrundens ABC Husköpet. Vanliga fel och brister i hus. Hur upptäcker jag dem? Måla om fasaden Platta på mark. Åtgärder mot fukt, mögel och röta Krypgrund och torpargrund - åtgärder mot fukt, mögel och röta Så fixar du fönstren Energi Bergvärme - en vägledning Energideklaration för småhus Värmekällor - några av de vanligaste uppvärmningssätten, 2003 Energiförbrukning av småhus Byte av energisystem 4 sätt att spara energi, 2003 Spara energi, 2003 Checklista för lägre energiförbrukning Familjerätt Arv och testamente Bodelning Sambolagen Försäkring och skadestånd Hem och villaförsäkring Skadestånd allmän va anläggning Skadestånd vid vibrationsskador och andra miljöskador Grannar Rättsförhållande mellan grannar Kommun Tomträtter Kommunala avgifter Hushållsavfall Snöröjning Version 1.0 3
Köp av lös egendom (ej fast egendom) Distans- och hemförsäljningslagen Konsumentköplagen Köpa, sälja och ge bort fastigheter Fastighetsköpet Vad ingår i fastighetsköpet - fastighetstillbehör byggnadstillbehör Överlåtelsebesiktning Fastighetsförsäljning Fastighetsmäklare Fel i fastighet Gåva av fast egendom Processer vid domstolar och myndigheter Handlingar till myndigheter Mål om mindre värden vid allmän domstol ar Indrivning till samfällighetsförening Parkering på enskild mark Underhåll och förnyelsefond Samäga, hyra ut och arrendera Arrende Samäganderättslagen Uthyrning av villa bostadsändamål Skatt Fastighetstaxeringen 2009 Kapitalvinstbeskattning och uppskov vid försäljning av småhus Mall för att överklaga fastighetstaxeringen 2009 Version 1.0 4
Trädgård Ekologisk odling Marken Kompost Ogräs Sniglar och snäckor Marktäckning Gröngödsling Växtskydd Odla frukt Skadegörare på fruktträd Rådjur och gnagare Växterna behöver näring Naturnära trädgård Locka trädgårdens flygande vänner Odla bär Vatten Att lyckas med rosor Köp bra växter Att odla i norr Växter för hårt klimat Här är länken till Villaägarna: www.villaagarna.se Här är några andra länkar som det finns information om samfällighetsföreningar. Lantmäteriet: www.lantmateriet.se Länsstyrelsen: www.ab.lst.se Version 1.0 5
2 BESKRIVNING AV UNDERHÅLLS- OCH FÖRNYELSEFOND ar som förvaltar gemensamhetsanläggningar som är av kommunal-teknisk natur eller annars av större värde skall, enligt 19 lagen (1973:1150) om förvaltning av samfälligheter (SFL), avsätta medel till en fond för att säkerställa anläggningens framtida underhåll och förnyelse. En sådan gemensamhetsanläggning skall vara inrättad för enbart småhusfastigheter eller för både småhusfastigheter och hyresfastigheter eller bostadsrätts-fastigheter. Bestämmelsen har tillkommit av rättviseskäl, de som använder och sliter på anläggningarna skall också betala för sitt slitage. Anläggningar av kommunalteknisk natur är t ex vatten- och avloppsledningar, vägar, fjärr-värmesystem, parkeringsplatser, förbindelseleder, lekplatser och grönområden. Någon värdegräns för vad som menas med större värde har inte angivits i lagen. Exempel på anläggningar som inte är kommunaltekniska men som kan vara av större värde är simbassäng, tennisbana, förråd, garage och gemensamhetslokal. En gemensamhetsanläggning för en enkel ledning för t ex sommarvatten, en mindre installation t ex en tv-antenn eller mindre (mycket små och enkla) enskilda vägar och bryggor borde däremot inte föranleda krav på fondering. Version 1.0 6
3 BESKRIVNING AV UNDERHÅLLS- OCH FÖRNYELSEPLAN Föreningen bestämmer själv storleken på de avsättningar som skall göras. Enligt 28 SFL skall grunderna för fondavsättningen anges i stadgarna. I lantmäteriets normalstadgar anges en minsta avsättning. För att styrelsen skall kunna bedöma hur stora avsättningar som behövs skall en underhålls- och förnyelseplan upprättas. Planen bör gås igenom och revideras regelbundet, helst till varje årsstämma. I utgifts- och inkomststaten, d v s föreningens budget som skall framläggas på och godkännas av stämman, redovisas det belopp som avsätts till fonden (41 SFL). En underhålls- och förnyelseplan kan innehålla följande: anläggningarnas utförande och standard anläggningarnas värde (faktisk produktionskostnad och/eller beräknad återanskaffningskostnad) ålder beräknad livslängd uppskattat underhållsintervall hittills utförda underhållsarbeten Uppgifter om anläggningens utförande och standard liksom kostnaderna för anläggningens utförande har föreningen normalt tillgång till i förrättningshandlingarna (anläggningsbeslutet med bilagor), projekteringshandlingar, bygglovshandlingar och ansökningar om bostadslån. Ett enkelt sätt att fastställa vilken avsättning som skall göras är att försöka bedöma fondavsättningarnas storlek som en årlig avskrivning på kostnaderna för anläggningens utförande grundat på en uppskattning av anläggningens livslängd. Version 1.0 7
4 EXEMPEL PÅ UNDERHÅLLS OCH FÖRNYELSE PLAN Nedan följer ett mycket enkelt exempel på en underhålls- och förnyelseplan. Alla fastigheter i exemplet antas ha andelstalet ett. Alla kostnader enligt debiteringslängd fördelas efter andelstal. Anläggningens produktionskostnad (t ex asfalterad p-plats): 250 000 kr Beräknad livslängd: 25 år Antal fastigheter: 10 st 250 000 kr / 25 år = 10 000 kr/år Om föreningen vill fondera till anläggningens hela kostnad bör man sätta av 10 000 kr per år (eventuellt uppräknat med index) d v s 1 000 kr per fastighet och år. Ett mer tillförlitligt sätt att fastställa avsättningen är att besiktiga anläggningarna för att ta reda på anläggningarnas standard och skick samt vilka underhållsåtgärder som är utförda. Dessa uppgifter kan sedan ligga till grund för vilka åtgärder som behöver utföras i framtiden. Åtgärderna måste därefter kostnadsberäknas. Genom att ta reda på med vilka intervall åtgärder behöver utföras går det att beräkna en ungefärlig årlig avsättning. Vid kostnadsberäkningen av de olika åtgärderna kan föreningen också ta reda på vilken eventuell besparing som kan göras genom eget arbete. Ett alternativ till en bedömning av produktionskostnaden är förstås att uppskatta en trolig nyinvesteringskostnad för aktuell anläggning. Det viktiga är inte att kunna räkna ut på kronan vilken avsättning som behövs, utan det viktiga är att verkligen göra avsättningar till fonden! Sedan skall de naturligtvis vara så väl underbyggda som möjligt. Om ni förvaltar en relativt nyanlagd anläggning som ni fortfarande gör stora amorteringar och avskrivningar för kan det inte ställas lika stora krav på fondavsättningarnas storlek. Det är inte rimligt att samtidigt som föreningen har stora avbetalningar på lånet för den gamla anläggningen så skall föreningen avsätta stora belopp för att bygga upp en fond för förnyelse av anläggningen. Fondavsättningens storlek kan därför ökas successivt i takt med att den gamla anläggningen avbetalas och avskrivs. Version 1.0 8
5 FÖRDELAR Förutom rättviseskälet och att det är ett lagligt krav finns det andra fördelar med att ha en fond och en plan för framtida underhållskostnader. När föreningen behöver utföra en mera omfattande åtgärd finns medel redan tillgängliga och föreningen behöver inte göra extra utdebiteringar eller ta upp stora lån. Storleken på avgifterna till samfälligheten blir jämnare fördelade över tiden och det blir enklare för den enskilde att planera sin egen ekonomi. Föreningen förebygger akuta åtgärder som i regel blir kostsammare än de planerade. Den som skall sälja sin fastighet har ett bra försäljningsargument om anläggningarna är välskötta och föreningen har en god ekonomi. Styrelsen har ett bra underlag för att kunna informera medlemmarna om vilka kostnader man får räkna med för underhåll och förnyelse av anläggningarna. Version 1.0 9
6 NACKDELAR Huvudregeln är att de ränteinkomster fonden ger upphov till skall beskattas hos delägarna. Andra samfälligheter än marksamfälligheter eller regleringssamfälligheter som är särskilda taxeringsenheter, är enligt 6 kap 6 inkomstskattelagen (1999:1229) inte själva skattskyldiga. Inkomsterna fördelas i stället på delägarna i samfälligheten. Detta innebär ett visst merarbete för styrelsen som skall beräkna om regeln är tillämpbar och, om så är fallet, utfärda kontrolluppgifter. Enligt 11 kap 5 lagen (2001:1227) om självdeklarationer och kontrolluppgifter skall en samfällighetsförening lämna kontrolluppgift för ränteinkomster (avkastning av kapital) inför deklarationen. I kontrolluppgiften skall uppgift lämnas om privatbostadsfastighetens andel av samfällighetens inkomster till den del som överstiger 600 kr. Understiger ränteinkomsten 600 kr behöver alltså inte kontrolluppgift lämnas. Detta gäller för samfällighetsföreningar där de delägande fastigheterna uteslutande eller så gott som uteslutande består av småhusfastigheter. Den aktuella skatteregeln finns i 42 kap 29 inkomstskattelagen (1999:1229) som föreskriver att inkomster som är avkastning av kapital och som överstiger 600 kr skall tas upp till beskattning. Fastighetsägarna skall ta upp ränteinkomsterna som inkomst av kapital i sin egen deklaration. Version 1.0 10
7 LIVSLÄNGD Nedan följer en lista på ungefärlig livslängd för olika sorters material och utrustning. Material Livslängd/underhållsintervall, år Rör/ledningar År Värmekulvert 30 Värmemängdsmätare 15 VA-ledningar 40 El Elkablar 30 Exteriörbelysning 20 Kabel-tv 15-20 Mark Gräs, kompletteringssådd 5 Asfalt 25 Linjemarkering 8 Grus 8 Brunnar, slamsugning 2 Lekutrustning, byte 10 Lekutrustning, målning 4 Leksand, byte 2 Stängsel 20 Träplank, målning 8 Byggnad Takpannor 40 Takpapp 25 Plåttak 40 Stuprör, hängrännor 25 Målning 10 Värme Värmepanna, 50-2000 kwh 25-30 Ojebrännare 12-15 Cirkulationspump 20 Värmeväxlare 20 Version 1.0 11
8 GEMENSAMHETSANLÄGGNING FÖR MYSF 1. Gemensamhetsanläggning består av: a) vägar inkl skyltar, parkeringsplatser och mark reserverad för parkeringsplatser. b) Träfflokal, 6 st radgarage, p-däck i två plan med skyddsrum mm, 5 soprum. c) Bullerplank. d) Distubutionsledning för kallvatten inkl ventiler mm från det allmäna vattenledningsnätets förbindelsepunkt vid kvartersgräns intill träfflokal t o m avstängningskran under varmvattenberedare för rep hus. e) Uppsamlingsledning för spillvatten inkl brunnar mm från 9 st anslutningar till det allmänna avloppsledningsnätet vid kvartersgräns till anslutningsledning för rep småhus i krypgrund. f) Uppsamlingsledning för dagvatten inkl dräneringsledningar, brunnar mm från anslutning till det allmänna dagvattennätet fram till stuprörsanslutning vid markytan för resp småhus samt t o m dagvattenbrunnar. g) Distubutionsledningar för el: 1) fr o m parkeringsdäckets utsida husliv till samfällighetens mätare i parkeringsdäck. 2) Från kvartersgräns vid träfflokalen till samfällighetens mätare i träfflokalen 3) Från radgaragens fasad i marknivå upp till samfällighetens mätare i mätarskåp på fasad. 4) Ledningar, belysningsstolpar inkl fundament och armatur från samfällighetens mätare samt installationer för belysning och kraft i parkeringsdäck/skyddsrum, träfflokal, sophus och radgarage. h) Centralantenn inkl mast, förstärkarcentral och ledning mm fram till 1:a antennuttaget i resp småhus i) hängrännor och stuprör på bostadsbyggnaderna 2. Deltagande tomträtter: Tomträtterna för Lindmätarvägen 2 43 och Påfågelsögat 2 31. Tomträtterna utgör en samfällighet för anläggningens utförande och drift. 3. Andelstal. Kostnader för anläggningens utförande och drift skall fördelas mellan deltagande tomträtter efter lika andelstal ( 1/72 vardera) Version 1.0 12
9 Framtidsplanering För närvarande har vi bara en punkt avseende framtidsplanering som bör beaktas. Punkt nr: 1 Elbilar kommer att bli en vanlig företeelse i en nära framtid och föreningen bör undersöka vad som skall gälla avseende tankning av el till bilar som tillhör medlemmar i föreningen. Frågan bör beredas så att vi har en klar bild över vad som kan/bör göras om och när detta kommer upp som en fråga från medlemmarna i föreningen. Punkt nr: 2 Mer kommer. Version 1.0 13
10 Underhålls- och förnyelseplan, 2009-2010 anläggningarnas utförande och standard, inventeras. anläggningarnas värde (faktisk produktionskostnad och/eller beräknad återanskaffningskostnad) ålder beräknad livslängd uppskattat underhållsintervall hittills utförda underhållsarbeten Det egna huset: Rör/ledningar Beräknad livslängd Husens ålder Hittills utförda underhållsarbete VA-ledningar 40 29 Nej El Elkablar 30 29 Nej Exteriörbelysning 20 29 Ja? Mark Gräs, kompletteringssådd 5 29 Ja Stängsel 20 29 Nej? Träplank, målning 8 29 Ja Byggnad Takpannor 40 29 Nej Takpapp 25 29 Nej Stuprör, hängrännor 25 29 Ja? Målning 10 29 Ja Värme Värmepanna, 50-2000 kwh 25-30 29 Ja? Cirkulationspump 20 29 Ja? Beräknad kostnad Version 1.0 14
Samfällighetens hus och anläggningar: Område Beräknad livslängd Husens ålder Intervall Utfört arbete Rör/ledningar VA-ledningar 40 29 ----- Nej El Elkablar 30 29 ----- Nej Exteriörbelysning 20 29 ----- Ja? Kabel-tv Kabel & förstärkare 15-20 ----- Ja Mark Gräs, kompletteringssådd 5 29 5 Ja Stängsel 20 29 20 Nej? Asfalt 25 29 29 Nej Grus 8 29 ----- Brunnar, slamsugning 2 29 2 Nej Lekutrustning, byte 10 29 10 Ja? Lekutrustning, målning 4 29 4 Nej? Leksand, byte 2 29 2 Ja Träplank, målning 8 29 8 Ja Byggnad Takpannor 40 29 ----- Nej Takpapp 25 29 25 Nej Plåttak 40 Stuprör, hängrännor 25 29 25 Ja? Målning 10 29 10 Ja Värme Värmepanna, 50-2000 kwh 25-30 29 29 Ja? Cirkulationspump 20 29 20 Ja? Beräknad kostnad Version 1.0 15
11 Rekvisition / Inköp Enligt beslut från styrelsemöte 2008-09-04 så skall följande gälla avseende inköp av material till samfälligheten. Enskild medlem äskar pengar av styrelsen. Styrelsen godkänner inköp och medlem lägger ut pengar och får ersättning mot kvitto. Detta gäller mindre inköp som avser upprustning av samfälligheten. Inför städdagar så rekommendera styrelsen att samtliga kvartersombud går igenom sitt kvarter och samordnar inköpen. Version 1.0 16
12 PRIORITERINGSLISTA FÖR, 2009-2010 Underhålls och förnyelseplan Version 001 Nr: Aktivitet/Projekt Prio Start Färdigt Kostnad /kommentar 4 Måla träfflokalen utvändigt. 1 2010 5 Spolning av dagvatten och spillvattenledningar i området? 3 2009 Enligt kommun så kan man ta detta när problem uppkommer. 8 Reparation av övriga lekplatser. 2 2010 9 Ny kontroll av golvet i stora 3 2009 garaget. Skall vi ta in ny offert? 10 Måla gamla lekredskap och flytta 3 2008 till nya platser i området. 11 Inventera behovet av reparation 3 2010 och målning av de stora planken i området. 12 Byta ut de gamla 2 2008 lamparmaturerna i området. 16 Träd inventering. 2 2010 17 Radgarage, byte av panel. 1 2010 19 Asfaltlagning i området. 2 2010 20 Justera dagvatten brunnar. 2 2010 21 Inventera hängrännor i området. 2 2010 23 Prio 1 är lika med: Mycket angeläget, Prio 2 är lika med: Inte fullt så angeläget, Prio 3 är lika med: Kan vänta ett par år Kommentarer till prioritetslistan: Nr: 9 Första fasen av lagning är klar nu återstår det att besiktiga de små kvarvarande skador på ytskiktet. Utredning av skadornas omfattning skall genomföras. Kan vi laga det själva eller måsta vi lägga ut det på entreprenad? Nr: 12 Det är 10 st av den gamla sorten kvar att bytas ut varav 6 st är av stort behov av att bytas. Detta skall kontrolleras. Ove tar detta uppdrag. Version 1.0 17
Arkiverade punkter (skall sparas som historiskt material) Nr: Aktivitet/Projekt Prio Start Färdigt 0 Kabel TV, nytt serviceavtal, ny hårdvara, viss byte 1 2009 2009 av kabel etc 1 Färdigställande av stora lekplatsen 1 2008 2008 2 Iordningställande av de nya sophusen 1 2008 2008 3 Demontering av de gamla sophusens sop-karuseller 1 2008 2008 6 Reparera och måla det stora garaget 1 2009 2009 7 Byte av buskar vid stora lekplatsen, 2 2008 2008 13 Brandsläckare i träfflokalen skall fyllas och 1 2009 2010 kompletteras. 14 Inventera renssilar i området. 1 2009 15 Begagnad eller ny gräsklippare till föreningen 1 2009 2009 18 Lagning av värmepannan i träfflokalen. 1 2009 2010 Kommentarer till prioritetslistan: Nr: 3 Demonteringen av sopkarusellerna samt bortfraktning av material skall ingå i upphandlingen. Vad sophusen skall användas till skall utredas. Nr: 6 Målningsarbetet och byte av dåligt virke är utfört av medlemmarna. Tidigare intagna offerter på detta arbete tyder på att vi sparat ca: 150.000:- med att utföra arbetet i egen regi. Alla som hjälpt till har skapat en starkare kassa för föreningen, vilket är mycket bra. Golvet som är iordninggjort i det övre stora garaget har vi inte haft möjlighet att iordningställa själva då det krävs både kunskap och maskiner för detta. Vi har gjort en provisorisk lagning och i framtiden så kan det krävas att vi gör en mer omfattande lagning. Version 1.0 18