Skurups kommun Granskning av hemtjänsten

I Revisionsrapport 2017 Genomförd på uppdrag av revisorerna Januari 2018 Skurups kommun Granskning av hemtjänsten Building a better working world

Pi ilriitj. hr-it Innehåll 1. Sammanfattning 2 2. Inledning 3 2.1. Bakgrund 3 2.2. Syfte och revisionsfrågor 3 2.3. Genomförande 3 2.4. Ansvarig nämnd 4 2.5. Revisionskriterier 4 3. Granskningsresultat 5 3.1. Organisation 5 3.2. Budgetprocess och resursfördelningsmodell 5 3.3. Principer för bedömning av biståndsinsatser 8 3.4. Planering och uppföljning av insatser 9 3.5. Personalplanering 11 4. Sammanfattande bedömning 12 Bilaga 1: Källförteckning 14 1

Building a better working world 1. Sammanfattning De förtroendevalda revisorerna i Skurups kommun har givit EY i uppdrag att granska kommunstyrelsens och myndighetsnämnden för individ och familjeomsorgs styrning och säkerställande av att verksamheten inom hemtjänsten bedrivs på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt. Det är vår sammanfattande bedömning att det för hemtjänsten inom Skurups kommun finns utrymme för förbättringar. Mot bakgrund av uppvisade underskott de senaste två åren samt prognos för 2017 menar vi att kommunstyrelsen inte vidtagit tillräckliga åtgärder i syfte att uppnå en ekonomi i balans. Det är vidare vår bedömning att kommunstyrelsen behöver stärka uppföljningen av verksamheten samt utreda vad som är drivande faktorer för underskotten. Vi noterar att det inte finns ett uppdaterat reglemente för myndighetsnämnden för individ- och familjeomsorg. Vi har bland annat gjort följande iakttagelser: Det sker årliga centrala tillskott i budgeten som ska kompensera för löner, hyror och övriga interna kostnader. Utöver detta sker ingen generell uppräkning av budgetramen baserat på demografi eller ökad vårdtyngd. Andra utökningar av ramen sker genom äskanden. Kommunstyrelsen har frångått en resursfördelningsmodell för fördelning av medel till hemtjänstenheterna. Alltså fördelas inte budget genom omfattningen av de beviljade hemtjänstinsatserna. Hemtjänsten har istället själva rådighet över budgetfördelningen. Biståndsbedömningen utgår från Socialstyrelsens modell Individens Behov i Centrum (IBIC) sedan tre år tillbaka. Hemtjänstenheterna har planerare vars huvuduppdrag är att planera och organisera respektive hemtjänstgrupps dagliga arbete genom ett planeringsverktyg. Vid flertalet intervjuer uppgavs att det finns ett behov av att kunna få fram tillförlitlig statistik för att på ett bra sätt kunna planera och följa upp verksamheten. Inom varje hemtjänstenhet finns en grundbemanning indelad i hemtjänstgrupper. Grupperna ska täcka normalbehovet. I dagsläget utgörs grundbemanningen av 77 årsarbetare. För att täcka upp vid frånvaro finns resurspersonal kopplad till respektive hemtjänstgrupp samt vikariepersonal genom kommunens bemanningsenhet. Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi kommunstyrelsen att: Säkerställa att budgetfördelningsprinciper är baserade på den fördelade vårdtyngden. Stärka möjligheten till uppföljning av relevanta verksamhetsmässiga mått genom de tillämpade verksamhetssystemen. Analysera orsakerna till budgetunderskottet samt vidta tillräckliga åtgärder för att säkerställa en ekonomi i balans. Beakta den demografiska utvecklingen bland äldre samt dess inverkan på budgeteringen av verksamheten. Därtill rekommenderar vi kommunstyrelsen och myndighetsnämnden för individ- och familjeomsorg att: Ta initiativ till revidering av reglementet för myndighetsnämnden för individ- och familjeomsorgen. 2

Pi.Idiiq, ft.'h 2. Inledning 2.1. Bakgrund Förändringar i volym och verksamhetsinnehåll har under de senaste 20 åren präqlat kommunernas äldreomsorg. Det har medfört krav på att kommunerna arbetar med strategisk planering samt att det bedrivs ett inre effektivitets- och kvalitetsarbete. För att kunna uppnå god effektivitet och kvalitet inom hemtjänsten behövs ett tillförlitligt system för fördelning av resurser som tar hänsyn till behoven samt ändamålsenlig planering och uppföljninq av a hemtjänstens insatser. Revisionen genomförde 2014 en granskning av biståndsbedömningar i kommunen Denna granskning visade bland annat att det fanns stora skillnader mellan de tre hemtjänstområdena nar det galler forhallandet mellan redovisad beviljad tid, planerad tid och utförd tid. Myndighetsnämnden för individ och familjeomsorg och kommunstyrelsen ansvarar för hemvården inom kommunen. Beslut om hemtjänstinsatser inleds med en biståndsbedömning Planenngsverktyg och verksamhetssystem används som stöd för utförandet av de bistandsbedömda insatserna. Syftet med planeringsverktyg är att effektivt fördela de personella resurserna utifrån brukarnas behov. Revisorerna har i sin risk- och väsentlighetsanalys bedömt det som av vikt att granska myndighetsnamnden för individ och familjeomsorgs styrning och uppföljning av hemtjänsten. 2.2. Syfte och revisionsfrågor Syftet med granskningen är att bedöma kommunstyrelsens och myndighetsnämnden för individ och familjeomsorgs styrning och säkerställande av att verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt. I granskningen besvaras följande revisionsfrågor: Har kommunstyrelsen en ändamålsenlig budgetprocess och resursfördelningsmodell? Finns det ändamålsenliga principer för bedömningen av biståndsinsatser? Överensstämmer omfattningen av beviljade insatser med tilldelade personella resurser? Tillämpas system och rutiner för planering och uppföljning av insatser? Görs en uppfölininq av att beviljade insatser utförs? Finns det en organisation och styrning av personalresurser som medför ett effektivt resursanvändande? Finns rutiner för flexibelt personalnyttjande? 2.3. Genomförande Granskningen har genomförts genom dokumentstudier samt intervjuer med förvaltningschef biståndshandläggare samt enhetschefer inom hemtjänsten. Granskningen har genomförts mellan november 2017 och januari 2018. 3

Bisilriinq a better 'working world 2.4. Ansvarig nämnd Granskningen avser kommunstyrelsen och myndighetsnämnden för individ- och familjeomsorg. 2.5. Revisionskriterier 2.5.1. Kommunallagen I 6 kap. 7 regleras nämndernas ansvar för verksamheten. I paragrafen fastslås att nämnden ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnden ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Enligt kommunallagen ska kommunstyrelsen leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet (kommunallagen, 6 kap. 1 ). Av kommentar till lagtexten framgår att kommunstyrelsen har en särställning bland nämnderna eftersom de har en ledande och samordnande roll. 2.5.2. Kommunstyrelsens reglemente Kommunstyrelsen har enligt reglementet det operativa ansvaret för kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Däri ska kommunstyrelsen leda och samordna planering, förvaltning och uppföljning av kommunens ekonomi och verksamheter. Till den del av verksamheten som ej ankommer myndighetsnämnd fullgör kommunstyrelsen kommunens uppgifter som socialnämnd. 2.5.3. Myndighetsnämnden för individ- och familjeomsorg Enligt uppgift har myndighetsnämnden för individ- och familjeomsorg har inget beslutat reglemente för sin nuvarande form. Det senast gällande reglementet avser myndighetsnämnden för skola och socialtjänst. Denna nämnd finns ej längre och dess uppgifter har i omorganiseringen av den politiska organisationen till viss del upptagits av myndighetsnämnden för individoch familjeomsorg. Enligt myndighetsnämnden för skola och socialtjänsts reglemente fullgjorde nämnden kommunens uppgifter enligt bland annat socialtjänstlagen, socialtjänstförordningen, lag om yrkesverksamhet på hälso- och sjukvårdens område samt socialstyrelsens författningssamling. Enligt uppgift är nämnden för individ- och familjeomsorgs ansvarsområden dock inte helt överensstämmande med myndighetsnämnden för skola och socialtjänsts reglemente. 4

P! j 11 «i I * i,->. h,'itf>r 3. Granskningsresultat 3.1. Organisation Hemtjänsten och biståndsbedömning är organisatoriskt samlat under individ- och omsorgsförvaltningen. Förvaltningschef och biträdande förvaltningschef leder förvaltningen. Förvaltningen har en tilldelad ekonom som är placerad på ekonomiavdelningen med ansvar för vård och omsorg. Politiskt svarar förvaltningen under såväl kommunstyrelsen som myndighetsnämnden för individ- och familjeomsorg. Kommunstyrelsen ansvarar för utförandet av hemtjänstinsatser. Biståndsbedömningar faller under myndighetsnämnden för individ- och familjeomsorgs ansvarsområde. Utöver detta finns en fullmäktigeberedning vilken behandlar ärenden som rör individ- och omsorgsförvaltningens verksamhetsområden. I kommunen arbetar totalt fyra biståndshandläggare. Det finns även en ansvarig enhetschef för myndighetsutövningen avseende vuxna, respektive myndighetsutövning avseende barn och unga. Sedan en tid tillbaka finns en vård- och omsorgschef som har ansvar för hemtjänstens utförarsida och särskilt boende. Tjänsten är ny och chefen nytillsatt sedan en omorganisering genomfördes för att samla särskilt boende och hemtjänst under en funktion. Hemtjänsten är vidare indelad i fyra enheter, tre baserat på geografisk lokalisering (norr, söder och Rydsgård-Skivarp) och en enhet som utgör nattpatrull. 3.2. Budgetprocess och resursfördelningsmodell 3.2.1 Iakttagelser Kommunfullmäktige tilldelar en budgetram för hela individ- och omsorgsförvaltningen, som sedan fördelas ut på respektive verksamhetsområde. Det sker årliga centrala tillskott i budgeten som ska kompensera för löner, hyror och övriga interna kostnader. Utöver detta sker ingen generell uppräkning av budgetramen baserat på demografi eller vårdtyngd per automatik. Istället sker eventuella tillägg genom äskanden. Inför 2017 fick förvaltningen bland annat tillskott för utökat ansvar mot bakgrund av det nya hälso- och sjukvårdsavtalet, för trygghetslarm samt för volymökningar inom hemtjänsten. Den ekonomiska återrapporteringen till nämnd och styrelse sker i samband med delårsrapporteringarna. Förvaltningsledningen har uppföljningar med ekonomen varannan månad. Av intervju framkommer att budgetfördelningen mellan hemtjänstenheterna inte baseras på en resursfördelningsmodell. Alltså fördelas inte budget genom omfattningen av de beviljade hemtjänstinsatserna (vårdtyngd). Hemtjänsten har istället själva rådighet över budgetfördelningen, som baseras på befintlig personal. Enhetscheferna har budgetansvar för sin respektive enhet och ska hushålla med den tilldelade ramen. En gång i månaden går enhetscheferna igenom statistik tillsammans med ekonomen. Baserat på föregående månads siffror, planeras sedan nästkommande månad. Vid eventuella underskott på en enskild enhet ska en handlingsplan upprättas. Kommunen tillämpade tidigare en resursfördelningsmodell, som implementerades i samband med att man införde LOV 1 i hemtjänsten. Principen för resursfördelningsmodellen var att utföraren ersattes per timme. Modellen var på så sätt utformad för att justera för förändringar i beviljade biståndstimmar. Ambitionen med resursfördelningsmodellen var inledningsvis att ersätta utföraren baserat på utförd tid. Detta genomfördes dock inte, då det enligt uppgift inte gick att få fram tillförlitlig statistik för utförd tid. Istället fördelades budgeten ut baserad på beviljade timmar. Vid intervjuerna framkom att den nya modellen skapade ett stressmoment ute i verksamheterna och man 1 Lagen om valfrihetssystem där brukaren själv har rätt att välja utförare. 5

Building a better working world såg även ökade sjuktal. Bland annat fanns det en osäkerhet kring ersättningens storlek och vad den täckte. Enligt uppgift fanns det svårigheter i att förklara modellens beståndsdelar och på så sätt var det svårt att implementera den i verksamheterna. Efter dialog mellan förvaltningsledningen och verksamhetsansvarig chef beslutades därför att införa en traditionell budget inför 2017 Budget och utfall 2015-2017 för hemtjänsten 50 Budget och utfall 2015 2016 2017 j Budget Utfall i Prognos Källa: Individ- och omsorgsförvaltningen, utfall 2017 avser perioden jan-nov. Prognos avser helår I diagrammet ovan redovisas budget och utfall för hemtjänsten de senaste åren, samt en prognos för helåret 2017. Som framgår har hemtjänsten gått med underskott 2015-16 samt förväntas uppvisa ett underskott även för 2017. Övergången från ett resursfördelningssystem till en traditionell budget har medfört att eventuella underskott numera syns på utförarsidan, jämfört med tidigare då det låg på beställarsidan. Vid intervju framgick att detta innebär att underskotten blir svårare att härleda och reglera. 3.2.1.1 Statistik från rådet för kommunal analys Rådet för kommunal analys (RKA) sammanställer statistik av samtliga svenska kommuner avseende jämförelsetal på hemtjänsten. Mätningen kallas "koll på hemtjänsten". I analysunderlaget redovisas flertalet mått på hemtjänsten. Analysunderlaget avser kostnader och mått för 2016. Skurup motsvarar rikssnittet i ett antal parametrar så som andel invånare 65+ år och 80+ år, samt andel invånare över 65 år som har beviljade hemtjänstinsatser (7,5 %). Nedan följer en sammanställning av ett antal jämförelsetal. Sammanställning jämförelsetal, Koll på hemtjänsten Jämförelsetal Skurup Rikssnitt Andel invånare 65+ 20,30 % 23,30 % Andel invånare 80+ 4,80 % 6,00 % Andel Invånare 65+ som var beviljad hemtjänst i ordinärt boende 7,50 % 7,60 % Antal hemtjänsttimmar per månad och person 65+ med hemtjänst i ordinärt boende 24,20 34,40 Kostnad hemtjänst äldreomsorg, kr/inv 65+ 21 588 kr 19 693 kr 6

EY Building a better working world När det kommer till beviljade hemtjänsttimmar per månad, är snittet för Skurup 24,2 timmar medan rikssnittet ligger något högre på 34,4 timmar. Vid en jämförelse av kostnadsläget ligger kommunen ca 10 procent över rikssnittet. Mätningen baseras på kostnaden för hemtjänsten i 3.2.1.2 Demografisk utveckling 65+ Den förhållande generella till antalet budgettilldelningen invånare över för 65 äldreomsorgen år. är inte kopplad till kommunens demografiska utveckling. Av diagrammet nedan redovisas en prognos över befolkningsutvecklingen inom Skurups kommun för åldersgrupper över 65 år. Av diagrammet framkommer att kommunen står inför stora förändringar av befolkningsstrukturen de kommande 10 åren. Demografisk utveckling för åldersgrupper över 65år, Skurups 9,00% 7,00% 5,00% 3,00% 1,00% Prognos demografisk utveckling kommun 1,00% 2 0 1 8 2 0 1 9 2 0 2 0 2 0 2 1 2 0 2 2 2 0 2 3 2 Q 2 4 2 0 2 5 2 o 2 6-3,00% -5,00% 65-79 80-w Källa: Skurups kommun. Årlig procentuell förändring för två åldersgrupper, 65-79 år och 80+ år. Diagrammet visar att det kommer ske en stor ökning av antalet invånare som är över 80 år från 2020 och framåt. Åldersgruppen 65-79 kommer inte öka i samma takt. Inför 2018 förväntas dock båda grupper att öka, jämfört med 2017. Det är inom åldersgruppen 80+ som behovet för hemtjänstinsatser är som högst. Enligt Kolada hade 22,5 procent av samtliga invånare i Skurups kommun över 80 år hemtjänstinsatser år 2016. Behovet av hemtjänstinsatser kan således förväntas öka i takt med att antalet äldre över 80 år ökar den kommande 10-årsperioden. 3.2.2. Bedömning Vi har noterat att kommunstyrelsen har frångått en budget baserad på en resursfördelningsmodell. Detta av anledningen att implementeringen av resursfördelningsmodellen upplevdes ha inneburit oönskade negativa effekter. Vi anser att en resursfördelningsmodell är ett redskap som möjliggör en tydlig styrning av verksamhetens budgetering. Detta genom att vårdtyngden utgör grunden för omfattningen av de tilldelade resurserna och därmed möjligheten att korrekt bemanna respektive hemtjänstenheter. Vi noterar att kommunen innevarande år förväntas uppvisa ett underskott. Så har det varit även tidigare år när kommunstyrelsen tillämpade resursfördelningsmodellen. Detta tyder på att resursfördelningsmodellen inte nödvändigtvis har varit påverkande för kommunstyrelsens ekonomiska utfall avseende hemtjänsten. Mot bakgrund av detta menar vi att kommunstyrelsen bör utreda orsakerna till att hemtjänsten inte uppvisar en ekonomi i balans. 7

EY Building a better working world Av statistik inhämtad från Rådet för kommunal analys tjänst 'koll på hemtjänsten' framkom att kommunens kostnader per invånare över 65 år är ca 10 procent högre än rikssnittet. Enligt samma källa är antalet beviljade insatser per brukare inom hemtjänsten lägre än rikssnittet. Antalet brukare i förhållande till antalet invånare över 65 år är jämförbart med rikssnittet. Detta kan vara en indikation på utrymme för effektiviseringar inom utförandet av hemtjänstinsatser. Det 3.3. är Principer dock svårt för att bedömning dra denna slutsats av biståndsinsatser i och med att kommunen inte har tillräckliga statistiska underlag från planeringsverktyg för att genomföra en tillförlitlig analys. 3.3.1. Iakttagelser Vi noterar att antalet invånare över 80 år förväntas öka i en förhållandevis hög takt de kommande tio åren. Detta kommer sannolikt att ha en inverkan på kostnadsutvecklingen för hem Inkommande ansökningar fördelas mellan de fyra biståndshandläggarna baserat på den ansökandes födelsedatum. Ansökningar 2 skickas in eller sker via telefon, men kan också ske tjänsten på sikt. genom en kallelse från sjukhuset. Enligt uppgift har varje biståndshandläggare ca 150-160 brukare, vilket förutom hemtjänst också inkluderar särskilt boende. Efter inkommen ansökan genomförs en utredning som sedan ligger till grund för biståndsbedömningen. Vid behov deltar även stödfunktioner i utredningen, så som fysioterapeut. I riktlinjerna för biståndsbedömning 3 framhävs att utredningen endast ska ta hänsyn till den enskildes behov. Efter att beslutet är fastställt skickas detta till utförarverksamheten som i sin tur upprättar en genomförandeplan för brukaren. I Skurups kommun utgår biståndsbedömningen från Socialstyrelsens modell Individens Behov i Centrum (IBIC 4 ) sedan tre år tillbaka. Modellen vilar på en bedömning som ska utgå ifrån individens behov, och inte från existerande utbud av insatser. Bland annat används en internationell klassificeringsmall, anpassat efter modellens intentioner. Antal biståndsbedömda timmar per hemtjänstområde och totalt Biståndsbedömda timmar 2017 8 ooo 7 ooo 6 000 5 000 4 000 3 000 2 000 1 000 III I III I I Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov - i Norr Rydsgård-Skivarp Söder - -Totalt Källa: Individ- och omsorgsförvaltningen 2 3 4 Behov av bistånd kan också uppmärksammas genom orosanmälning. Detta uppges dock vara ovanligt. Riktlinjerna ska enligt uppgift revideras inom kort. I riktlinjerna användes begreppet ÄBIC, vilket är en föregångare till IBIC. 8

EY Building a better working world Biståndsbedömningen delas in i olika livsområden, så som hemliv och personlig vård som sedan bryts ned till potentiella insatser. Diagrammet ovan redovisar fördelningen av biståndstimmar under 2017, per hemtjänstområde och totalt. Förhållandet mellan områdena är konstant genom aret, flest timmar återfinns i norr och minst timmar i Skivarp-Rydsgård I bönan av aret fanns viss variation från månad till månad, resten av året är det dock en förhållandevis jamn fördelning. Vid intervju uppgavs att biståndshandläggarna inte utgårfrån tid vid bedömning, utan fokuserar pa behoven och insatserna på ett övergripande plan. Grundtanken med IBIC är låta individens behov styra fran utredning till genomförande. Dock arbetar utförarverksamheten i dagsläqet inte e ter denna modell, utan det tillämpas endast av beställarsidan (biståndsbedömningen) Vid intervju framgick att detta upplevdes som olyckligt, eftersom det är önskvärt med ett enhetlig arbetssätt och synsätt. För att den behovsinriktade modellen ska kunna implementeras fullt ut kravs också att verksamhetssystemet Treserva anpassas. Detta är enligt uppgift nåqot som dragit ut pa tiden men förhoppningen är att det ska vara klart i början på 2018. Biståndshandläggarna besöker hemtjänstenheterna regelbundet för att träffa hemtjänstpersonal, sjuksköterskor och rehab-personal i syfte att diskutera det aktuella läget. Uppföljning av enskilda ärenden ska enligt riktlinjen för biståndsbedömning ske kontinuerligt Utöver detta finns en tat kontakt mellan biståndshandläggarna och planerarna som är placerade ute på enheterna. Genom planerarna kan personalen förmedla förändrade behov hos brukare men de kan också själva kontakta handläggarna. 3.3.2. Bedömning D e \ ä r J* r b e d o m n i ng att det finns ändamålsenliga rutiner som styr biståndsbedömningen Det ar därtill positivt att uppföljningar genomförs kontinuerligt med hemtjänstpersonalen Vi menar i likhet med de intervjuade att verksamheten hade vunnit på att tillämpa intentionerna med 3.4. Planering och uppföljning av insatser IBIC aven for utförarsidan. 3.4.1. Iakttagelser Planeraren är den som tar emot biståndshandläggarens bedömning genom verksam hetssystemet Treserva. Verksamhetssystemet används för handläggning av ärenden vilket bland annat innebar hantering av brukares personuppgifter, behov, lagstadgade förutsättningar samt avgif shantenng. Planerarens huvuduppdrag är att planera och organisera respektive hem- 5 a^tgm P ps, a Q l i g a a r b e t e ' P'aneringen är också undersköterskor och D e s o m j o b b a r m e d darfor jobbar de även med insatser då tillfälle ges. Nedan redovisas en beskrivning över planerarens arbetsgång fram till det att insatsen utförs. Kontaktman innebär att en utav hemtjänstpersonalen har ett särskilt ansvar för kontakten med den enskilde brukaren, exempelvis när det galler hur insatser ska utföras. Planerare tar Planerare tar... Uppdrag emot uorfd an <t med f ^ mellan Kontaktman k o n t a t f o r d emot uppdrag b n j k a r e dag-och utses Insats utförs nattpatrull Det tilldelade uppdraget fördelas genom att en plan upprättas över vilka besök som ska ske och vid vilka tider. För varje enhet genereras sedan ett visst antal insatser som ska utföras per 9

PtilHl IT. > llr-tl 'i dag, baserat på samtliga brukares uppdragsplaneringar. Detta steg genomförs i planeringssystemet TES. Från detta system genereras även personalens dagliga planering, som skrivs ut på papper inför arbetsdagen. Enhetschef och planerare tar sedan gemensamt fram ett bemanningskrav utifrån planeringen och lägger in detta i TimeCare. TimeCare genererar därefter förslag på personalscheman. Phoniro är ett verktyg för nyckelfri hemtjänst där personal tilldelas samtliga nycklar till brukarna som ska besökas för dagen genom sina mobiltelefoner. Vid besök hos brukare använder personalen mobiltelefonen för att öppna ytterdörren. När hemtjänstpersonalen lämnar brukaren låser de på samma sätt dörren och avslutar besöket. Systemet tillåter uppföljning avseende när besöken är gjorda samt vem som har genomfört besöket. Vid flertalet intervjuer uppgavs att det finns ett behov av att kunna få fram tillförlitlig statistik ur de befintliga systemen, för att på ett bra sätt kunna planera och följa upp verksamheten. Detta kräver inte bara att system i sig kan producera statistiken, utan det ställer också krav på den manuella inmatningen. Det kan exempelvis innebära att man tar sig tid för efterregistrering och korrigering. Enligt uppgift är detta en av anledningarna till att statistiken inte är tillförlitlig som det ser ut just nu. Tabellen nedan redovisar en sammanställning över de system som hemtjänsten arbetar med. I dagsläget kommunicerar dessa system inte med varandra på ett sätt som möjliggör en adekvat uppföljning. Något som försvårar möjligheten till att löpande kunna ha koll på relevanta mått och nyckeltal. System TES TimeCare Treserva Phoniro Funktion Planeringssystem Schemaläggningsverktyg Verksamhetssystem Nyckelfri hemtjänst Det pågår en diskussion kring att ta fram verktyg som kan inhämta data från samtliga system och på så sätt samla det på en plats. Detta möjliggör i sin tur fördjupade analyser, nyckeltal och möjlighet att hitta eventuella felkällor. Vidare finns även planer på att utveckla TES, för att personalen ska kunna ha sin dagliga planering i mobiltelefonerna istället för som idag, få ett utskrivet papper. 3.4.2. Bedömning Vi noterar att kommunstyrelsen tillämpar ett flertal verktyg som stöd för genomförandet av hemtjänstinsatser vilket vi anser är positivt. Det är däremot vår bedömning att systemen inte tillämpas utifrån dess fulla potential. Det går i dagsläget inte att följa upp statistik från verksamheterna. Orsaken till detta är att systemens nuvarande funktioner, samt rutinerna för inmatning av uppgifter, inte möjliggör tillförlitliga analyser av utförandet av hemtjänstinsatser. Vi noterar dock att kommunstyrelsen har som ambition att utveckla systemen i syfte att genomföra denna typ av analyser. Det är vår bedömning att uppföljningen av utförda hemtjänstinsatser i dagsläget inte är tillräcklig i syfte att säkerställa att de personella resurserna överensstämmer med omfattningen av de beviljade insatserna. I detta hänseende kan också en resursfördelningsmodell, baserat på vårdtyngd, möjliggöra ett effektivt tillsättande av personella resurser. 10

EY Ruilriing a hetter working world 3.5. Personalplanering 3.5.1. Iakttagelser Schemaläggningen i TimeCare genererar ett bemanningskrav. Personalen lägger själva in ett personligt schemaförslag. Inom varje hemtjänstenhet finns en grundbemanning indelad i hemtjänstgrupper. Grupperna ska täcka normalbehovet. I dagsläget utgörs den totala grundbemanningen i hemtjänsten av ca 77 årsarbetare. Enligt uppgift är personalen tillsvidareanställd och har en tjänstgöringsgrad på mellan -i Q i y 60 procent och 90 procent. Utöver detta finns så kallad resurspersonal som går A n t a l m e d a r b e t a r e in och täcker upp för planerad frånvaro. Respektive resursmedarbetare tillhör generellt en specifik hemtjänstgrupp. Skurups kommun har även en bemanningsenhet som bistår hemtjänsten med vikariepersonal vid behov. genomsnitt möter under två veckor Kommunen har tagit del av statliga riktade bidrag för att öka bemanningen inom äldreomsorgen. Enlig uppgift finns det till viss del en personalrörlighet mellan enheterna. Detta innebär att personal tillfälligt eller permanent kan flytta över och jobba inom en annan enhet. Vid intervjuerna framkom att det förs en diskussion i kommunen kring att införa 'rätt till heltid'. Vid granskningens genomförande var inget beslut taget men förvaltningen arbetar utifrån att 'rätt till heltid' kommer att införas under 2018. Vid intervju framkom att detta kommer att ställa högre krav på flexibilitet bland personalen. Målsättningen är att detta inte ska leda till att delade turer ökar. Personalkontinuiteten uppges vara låg och har varit så under en längre tid. Vid en jämförelse bland Sveriges kommuner ligger Skurup bland de 25 procent sämsta när det kommer till kontinuitet inom hemtjänsten. Ett personalrelaterat problem är sjukfrånvaron. Inom hemtjänsten ligger sjukfrånvaron på ca 10 procent fram till och med september månad 2017. Ungefär 40 procent av den totala sjukfrånvaron utgörs av långtidsfrånvaro. Sjukfrånvaron är högst bland kvinnor. Nedan redovisas en jämförelse av de sammantagna sjuktalen för de olika hemtjänstgrupperna, Hemtjänstområde Total % Kvinnor % Män Norr 8,08 7,80 18,66 Söder 19,34 20,42 3,94 Rydsgård - Skivarp 10,76 11,22 4,58 Källa: individ- och omsorgsförvaltningen. Avser perioden jan-sep 2017 Sammanställningen visar att problemet med hög sjukfrånvaro är brett och varierar stort mellan områdena. Det har påbörjats ett arbete som syftar till att sänka sjukfrånvaron. En del i detta arbete är att öka hemtjänstpersonalens delaktighet genom ökat inflytande över sin egen arbetssituation. Förhoppningen är att detta ska leda till en kulturförändring och ökad arbetsglädje. % 3.5.2. Bedömning Det är vår bedömning att det finns möjligheter till ett flexibelt personalutnyttjande. Vi baserar denna bedömning på att hemtjänsten utgår från en grundbemanning med möjlighet till omfördelning av personal. Därutöver finns möjlighet att täcka upp för såväl planerad som oplanerad frånvaro genom resurspersonal och vikarier. Det är vår bedömning att personalkontinuiteten är låg. 11

EY Building a better working, world 4. Sammanfattande bedömning Det är vår sammanfattande bedömning att det för hemtjänsten inom Skurups kommun finns utrymme för förbättringar. Mot bakgrund av uppvisade underskott de senaste två åren samt prognos för 2017 menar vi att kommunstyrelsen inte vidtagit tillräckliga åtgärder i syfte att uppnå en ekonomi i balans. Det är vidare vår bedömning att kommunstyrelsen behöver stärka uppföljningen av verksamheten samt utreda vad som är drivande faktorer för underskotten. Vi noterar att det inte finns ett uppdaterat reglemente för myndighetsnämnden för individ- och familjeomsorg. Revisionsfråga Har nämnden en ändamålsenlig budgetprocess och resursfördelningsmodell? Finns det ändamålsenliga principer för bedömningen av biståndsinsatser? Tillämpas system och rutiner för planering och uppföljning av insatser? Görs en uppföljning av att beviljade insatser utförs? Överensstämmer omfattningen av beviljade insatser med tilldelade personella resurser? Finns det en organisation och styrning av personalresurser som medför ett effektivt resursanvändande? Finns rutiner för flexibelt personalnyttjande? Svar Nej. Kommunstyrelsen har frångått en budgetfördelning baserat på en resursfördelningsmodell. Den nuvarande budgetfördelningen baseras således inte direkt på vårdtyngd. Vi noterar att budgeteringen inte kopplas till kommunens demografiska prognos eller till vårdtyngd. Ja. Delvis. Vi noterar att kommunstyrelsen tillämpar ett flertal verktyg som stöd för genomförandet av hemtjänstinsatser vilket vi anser är positivt. Det är däremot vår bedömning att systemen inte tillämpas till dess fulla potential. Det går i dagsläget inte att följa upp statistik från verksamheterna. Orsaken till detta är att systemens nuvarande funktioner, samt rutinerna för inmatning av uppgifter, inte möjliggör tillförlitliga analyser av utförandet av hemtjänstinsatser. Det är vår bedömning att uppföljningen av utförda hemtjänstinsatser i dagsläget inte är tillräcklig för att bedöma huruvida de personella resurserna överensstämmer med omfattningen av de beviljade insatserna. Detta på grund av att det saknas underlag för att kunna göra denna typ av analys. Delvis. Det finns rutiner för styrning av personalresurser. Däremot gör vi bedömningen att det i dagsläget inte går att avgöra om detta genererar ett effektivt resursanvändande. Ja. Det är vår bedömning att det finns möjligheter till ett flexibelt personalutnyttjande. Vi baserar denna bedömning på att hemtjänsten utgår från en grundbemanning med möjlighet till omfördelning av personal. Därutöver finns möjlighet att täcka upp för såväl planerad som oplanerad frånvaro genom resurspersonal och vikarier. 12

Vi rekommenderar kommunstyrelsen att: Säkerställa att budgetfördelningsprinciper är baserade på den fördelade vårdtyngden. Stärka möjligheten till uppföljning av verksamheten genom relevanta mått genom de tillämpade verksamhetssystemen. Analysera orsakerna till budgetunderskottet samt vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa en ekonomi i balans. Beakta den demografiska utvecklingen bland äldre samt dess inverkan på budgeteringen av verksamheten. Därtill rekommenderar vi kommunstyrelsen och myndighetsnämnden för individ- och familjeomsorg att: Ta initiativ till revidering av reglemente för myndighetsnämnden för individ- och familjeomsorgen. Skurup den 25 januari 2018 Linus Aldefors Verksamhetsrevisor, EY Emmy Lundblad Verksamhetsrevisor, EY 13

Bilaga 1: Källförteckning Intervjuade personer: Förvaltningschef individ- och omsorgsförvaltning Biträdande förvaltningschef individ- och omsorgsförvaltning Ekonom Hemtjänstchef Enhetschef Norr Enhetschef Söder och Nattpatrull Biståndshandläggare Dokumentation: Kommunstyrelsens reglemente Myndighetsnämnden för skola och socialtjänsts reglemente Befolkningsprognos Skurups kommun Riktlinjer för biståndsbedömning 2015 Skurups kommuns budget 2017 Skurups kommuns årsredovisning 2016 Uppdragsbeskrivning planerare Process ärende hemtjänst Schemaadministratör i Timecare Äskande för 2017, individ och omsorgsförvaltningen Analysunderlag koll på hemtjänsten 2016