Momsavdrag och konteringsanvisningar för ett antal händelser. Förmånsbeskattning endast när detta särskilt anmärkes. För utförligare information, se Regler och riktlinjer för representation vid Karolinska Institutet! 1 Gåvor till anställda Julgåva till anställda Verifikation: faktura från leverantör 4963 450 kr inkl moms Om marknadsvärdet är högre blir gåvan skattepliktig från första kronan. Minnesgåva Verifikation: faktura från leverantör eller inköpskvitto 4963 1 700 kr inkl moms vid max 2 tillfällen: vid 50 eller 60 år samt när tillsvidareanställning upphör. Avser gåva, kan ej bytas ut mot t ex middag Avtackning Verifikation: faktura från leverantör 4963 Gåva av obetydligt värde när tidsbegränsad anställning upphör. Jubileumsgåva Verifikation: faktura från leverantör 4963 1 350 kr inkl moms. Endast då KI jubilerar. Kontakta alltid EA innan beslut. Blomsteruppvaktning Verifikation: faktura från blomsterhandel 4969 Trivselåtgärd av ringa värde, t ex vid nyanställning, långtidssjukdom, 50- årsdag o dyl 400 kr inkl moms exkl frakt Begravningsblommor Verifikation: faktura från blomsterhandel Inget 4963 1 500 kr inkl moms, exkl bud/frakt 1

2 Gåvor till ej anställda Representationsgåva till ej anställda Verifikation: faktura från leverantör 5531 Omedelbart samband med KIs verksamhet, tid, ort och aktörer krävs 1 400 kr inkl moms Gåva till styrelseledamot Verifikation: faktura från leverantör Inget 5531 Skattepliktigt för mottagaren, dock ej om uppdraget varat lång tid, minst 6 år Begravningsblommor Verifikation: faktura från blomsterhandel Inget 5531 1 500 kr inkl moms, exkl bud/frakt Minnesgåva från KI till annan organisation Verifikation: faktura från leverantör 5531 Omedelbart samband med Kis verksamhet, tid,ort och aktörer krävs 1 700 kr inkl moms 3 Representation Julbord Anställda bjuds på julbord Verifikation: restaurangnota 4961 650 kr per person inkl moms Gäller strikt julbord, kan ej bytas ut till annan typ av lunch 1 Omedelbart samband innebär att representationen ska ingå som ett led i att inleda, upprätthålla eller avsluta samarbete med för KI viktiga aktörer/samarbetspartners, t ex vid andra högskolor och universitet. Får inte vara uttryck för personlig gästfrihet. Det ska även finnas ett omedelbart samband avseende tid och ort, t ex ska en representationsgåva avlämnas i samband med mötet och inte i efterhand. 2

Personalfest Anställda bjuds på middag på restaurang eller i KIs lokaler Verifikation: restaurangnota 4961 Ses som personalvård. två gånger per år för samtliga anställda eller grupp av anställda, t ex avdelning, enhet eller forskargrupp. Måltider: 650 kr per person inkl moms. Teater/evenemang Anställda eller externa gäster bjuds på teater Verifikation: biljetter 4961 5531 Endast anställda: max 650 kr inkl moms per person Externa gäster samt medföljande anställda: max 900 kr inkl moms per person Måltid vid interna styrelse-, nämnd-, kommittésammanträden eller institutionsråd Anställda bjuds på lunch i samband med mötet Verifikation: räkning från restaurang 4961 Direkt verksamhetsanknytning Får ej ske regelmässigt Betraktas som intern representation även om externa personer deltar Lunch/middag extern representation Måltid med externa gäster Representationen riktar sig mot extern gäst 5531 Omedelbart samband med KIs verksamhet, tid, ort och aktörer. 2 900 kr inkl moms per person 4 Uppvaktning vid 50- eller 60-årsdag eller vid pensionering Uppvaktning Anställda bjuds på kaffe och tårta eller motsvarande lättare förtäring 4969 Personalvård Ringa värde (ej middag) 2 Omedelbart samband innebär att representationen ska ingå som ett led i att inleda, upprätthålla eller avsluta samarbete med för KI viktiga aktörer/samarbetspartners, t ex vid andra högskolor och universitet. Får inte vara uttryck för personlig gästfrihet. Det ska finnas ett omedelbart samband avseende tid och ort, t ex ska en representationslunchen/middagen ske i samband med mötet och inte vid ett senare tillfälle. Får inte vara ofta förekommande mot samma personer. 3

5 Skattepliktig måltid Skattepliktig måltid Två el flera anställda beställer lunch/middag till arbetslokalen under pågående möte. Att förlägga möte till lunchtid är ingen orsak till skattebefrielse. Inget 4962 Rapporteras till lönehandläggare och förmånsbeskattas. Se blankett för förmånsbeskattning Ska normalt inte förekomma vid KI. 6 Personalvård Kaffe eller fruktkorg Gratis kaffe eller fruktkorg till anställda Verifikation: faktura från leverantör 4969 Personalvård 3 Ringa värde Informationsmöte Anställda bjuds på enklare förtäring som kaffe och kaka eller ostfralla Verifikation: faktura kaffe och kaka eller ostfralla 4969 Personalvård Ringa värde 7 Utbildning/konferens Personalutbildning/intern kurs inkl måltid eller kaffe och kaka KI anordnar kurs för anställda Verifikation: räkning från restaurang 4812 48119 Verksamhetskostnad Extern faktura Intern faktura Personalutbildning/extern kurs Anställd deltar i extern kurs i arrangörens lokaler. Lunch ingår i kursavgift som KI betalar. Verifikation: faktura från arrangör på kursavgift Inget (för den del som gäller kost) 4811 Beskattning av kostförmån Ej momsavdrag för den del som avser kost Se blankett för förmånsbeskattning 3 Personalvårdsförmåner är, enligt Skatteverkets definition, förmåner av mindre värde, som syftar till att skapa trivsel i arbetet eller som ges på grund av sedvänja inom den verksamhet som det är fråga om. För att förmånen ska räknas som en personalvårdsförmån måste förmånen rikta sig till hela personalen. 4

Intern konferens Heldagskonferens för anställda. Full kost. 4812 551*/552* 5793 Verksamhetskostnad Logi och resor, om den särredovisas på fakturan Måltider som särredovisas Krav på upplägg: 6 timmar schemalagt för heldag Planeringskonferens eller KIkonferens med externa deltagare 8 Tjänsteresa Måltider vid studieresa/kurs Traktamente utbetalas KI anordnar konferens för både KI-anställda och externa deltagare. Deltagare kan t ex betala konferensavgift. Det kan också vara frågan om en planeringskonferens t ex i egenskap av koordinator i EU-projekt. Internt anordnad studieresa/kurs. KI står för alla kostnader. Verifikation: restaurangnotor från måltider 5543 Verksamhetskostnad Krav på upplägg: 6 timmar schemalagt per heldag 5793 Traktamente ska reduceras Beskattning av kostförmån om resa längre än 1 vecka Måltider vid studieresa och extern representation förekommer traktamente utbetalas ej Internt anordnad studieresa. KI står för alla kostnader inklusive för extern motpart 5531 Om extern representation Måltider vid studieresa/kurs traktamente utbetalas Internt anordnad studieresa/kurs. KI står för alla kostnader. Verifikation: restaurangnotor från måltider 5793 Om endast KI-anställda Måltider, utan representation, vid tjänsteresa som inte ingår i kurs/konferensavgift Den anställde betalar själv för måltiderna under tjänsteresan. Den anställde begär traktamente. Verifikation: reseräkning till personalavdelningen. Inget 4321-4323 Ökade levnadskostnader ersätts via traktamente 5

9 Akademiska ceremonier Installation Installationshögtid i Berwaldhallen för alla deltagare 5543 Akademisk ceremoni, anordnas av KI Promotionshögtid i Stadshuset Promotionsmiddag där de flesta äter gratis men vissa betalar deltagaravgift för alla deltagare Verifikation: inbetalning av deltagaravgift Utg moms 5543 3441 el 3443 Akademisk ceremoni, anordnas av KI Vid fakturering av deltagaravgift Lic högtid (diplomutdelning ingår) (förekommer inte för närvarande) för alla deltagare 5543 Akademisk ceremoni, anordnas av KI Examensavslutning/högtid Examen i Filadelfiahallen eller examensfest på Grand Hotel. Verifikation: faktura från anlitad restaurang 5543 Akademisk ceremoni, anordnas av KI Nya studenter hälsas välkomna av rektor Verifikation: faktura från anlitad restaurang 5543 Akademisk ceremoni, anordnas av KI Nobelföreläsningar och mottagning Verifikation: faktura från anlitad restaurang, leverantörsfakturor på övriga kostnader 5543 Akademisk ceremoni, anordnas av KI Enklare förtäring alternativt mingel när betygsnämnden sammanträder Verifikation: räkning från restaurang 4961 Dagtid på disputationsdagen (Ej disputationsmiddag) 6

10 PR-karaktär Aktivitet av PR-karaktär Ex rekrytera studenter. 5543 Marknadsföring mot allmänhet betraktas som verksamhetskostnad, fullt momsavdrag Lunch till KI-ambassadörer Lunch/lunchkuponger till studenter som representerar KI på mässor, besöker gymnasieskolor, Stockholm Academic Forum. 5531 Syfte: Göra reklam för KI Lunch till KI-anställd i samband med mässa Inget 4962 Beskattning av kostförmån Se blankett för förmånsbeskattning Ska normalt bekostas av den anställde själv 11 Övrigt Kollo för nyantagna studenter Verifikation: faktura från studentförening, faktura för hyra av kollogård, inköp av livsmedel 5732 alt resp kostn konto Verksamhetskostnad. Anordnas av KI. Lunchkuponger till praktikanter PRAO-elever som får lunch/lunchkuponger under praktikperioden Verifikation: kvitto på lunchkuponger Inget 4969 Om lön betalas ut blir lunchen skattepliktig. Frukost/macka till försöksperson Verifikation: faktura från leverantör 5797 Enklare förtäring Studenter och forskarstuderanen Enklare förtäring i samband med introduktion till kurs eller program, kaffe till väntrum 5793 Enklare förtäring 7