1(24) Plats och tid Aulan i Johannesbergshuset, onsdagen den 28 oktober 2015 kl 08:00-15.00 Beslutande Närvarande ej tjänstgörande ersättare Ledamöter Anders Byquist (S), Ordförande Anders Bergqvist (V), 1:e vice ordförande Christina Lindberg (C), 2:e vice ordförande Anita Adolfsson (S) Fredrik Bäckström (S) Stefan Backlund (M) Joakim Drejare (MP) Ingemar Ljunggren (M) Gunnar Visén (S) ers för Brita Semb (S) Ersättare Lotten Widmark (S) Anette Lindström (V) Övriga närvarande Marlgorzata Håkansson, förvaltningschef Lise-Lott Mineur, sekreterare Issam Sassi, arbetsmarknadschef kl. 08.00-11.30 Mari Persson, kvalitetssamordnare kl. 08.00-11.30 Sara Marklund, vuxenutbildningschef kl. 08.30-10.00 Mats Gradin, jusek kl. 08.00-10.00 Justerare Justeringens plats och tid Christina Lindberg Aulan i Johannesbergshuset, Underskrifter Sekreterare Paragrafer 156-171 Lise-Lott Mineur Ordförande Anders Byquist Justerare Christina Lindberg ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum då anslaget sätts upp 2015-11-02 Datum då anslaget tas ned 2015-11-24 Förvaringsplats för protokollet Arbetslivsförvaltningen Underskrift Lise-Lott Mineur
2(24) Ärendelista 156 Dnr 1478 Val av ledamot att justera protokoll... 3 157 Dnr 1475 Godkännande av dagordning... 4 158 Dnr 1479 Föregående protokoll... 5 159 Dnr 2015-000034 002 Uppdragsbeslut oktober 2015... 6 160 Dnr 2015-000036 041 Budgetuppföljning september 2015... 7 161 Dnr 2015-000005 041 Budget 2016... 8 162 Dnr 2015-000148 042 Utökade resurser inom Arbete och Integration... 10 163 Dnr 2015-000124 026 Handlingsplan systematiskt arbetsmiljöarbete... 12 164 Dnr 2015-000125 614 Remiss - en stärkt yrkeshögskola - ett lyft för kunskap... 14 165 Dnr 2015-000154 024 Lönekartläggning arenaverksamhet Arbete och Integration... 15 166 Dnr 2015-000134 006 Sammanträdesplan 2016... 17 167 Dnr 2015-000152 615 Kommunikationsplan Vuxenutbildningen... 18 168 Dnr 2015-000123 133 Lägesrapport flyktingmottagning 2015... 19 169 Dnr 2015-000153 133 Lägesrapport Flyktingvän... 21 170 Dnr 2501 Delegationsbeslut enligt förteckning... 23 171 Dnr 2338 Rapporter med flera informationsärenden... 24
3(24) 156 Dnr 1478 Val av ledamot att justera protokoll s beslut beslutar att utse Christina Lindberg (C) till justerare, att protokollet justeras måndag 2 november kl.10.00.
4(24) 157 Dnr 1475 Godkännande av dagordning s beslut beslutar att godkänna föreslagen dagordning.
5(24) 158 Dnr 1479 Föregående protokoll s beslut beslutar att lägga föregående protokoll från 2015-09-30 till handlingarna. Beslutsunderlag s protokoll från 2015-09-30.
6(24) 159 Dnr 2015-000034 002 Uppdragsbeslut oktober 2015 s beslut beslutar att lägga uppdragsbesluten till handlingarna. Bakgrund Arbetslivsförvaltningen redovisar uppdrag och projekt till varje månad på en särskild lista. På listan kan nya uppdrag föras in, kompletterande beslut anges eller tiden för slutdatum ändras.
7(24) 160 Dnr 2015-000036 041 Budgetuppföljning september 2015 s beslut beslutar att lägga budgetuppföljningen för september till handlingarna. Bakgrund Vid varje månadsbokslut följer budgetansvariga chefer med stöd av ekonomikontoret upp det ekonomiska utfallet på detaljnivå. Utifrån utfallet samt verksamhetens planering och möjligheter för resterande del av året uppskattas även resultatet vid årets slut, en årsprognos. Utfallet per den sista maj uppgår till 3,5 miljoner kronor. Överskott finns inom verksamhetsområdet Arbete och Integration, och är främst ett resultat av fåtalet vakanta tjänster under årets första månader, högre statsbidrag för nyanlända från Migrationsverket samt högre statsbidrag från Arbetsförmedlingen än budgeterat. Årsprognosen på förvaltningen som helhet är att det vid årets slut blir ett överskott om 1,6 mnkr. Förvaltningens bedömning är att storleken på överskottet i prognosen är osäker då externa intäkter och bidrag kan komma att ändras snabbt, men att bedömningsfrågan ligger i överskottets storlek och ett underskott inte bedöms som troligt. Beslutsunderlag Budgetuppföljning september 2015
8(24) 161 Dnr 2015-000005 041 Budget 2016 s beslut beslutar att fastställa reviderad budget 2016, samt att förvaltningen ska återkomma med verksamhetsplan 2016 till nämnden i november 2015. Bakgrund beslutade vid sammanträdet 2015-04-22 att godkänna budgetförslag 2016 med Kommunstyrelsens budgetdirektiv som utgångspunkt. I budgetförslaget uppgick de preliminära kommunala skattemedlen till 42,1 mnkr och intäkter och bidrag till 54 mnkr. Samtidigt som budgetförslaget godkändes äskades om 10,6 mnkr för extra satsningar för att driva verksamhet motsvarande 106,7 mnkr. I juni månad beslutade Kommunfullmäktige Årsplan 2016, där fick tre resultatuppdrag. Samtidigt beviljades nämnden äskanden om 2,8 mnkr i kommunala skattemedel, varav 2 mnkr extra medel för jobbskapande insatser med särskild inriktning på integration och 0,8 mnkr för ökad satsning på sommarjobb samt vidareutveckling av Maskinhallen. I budget 2016 föreslås nu viss revidering som skiljer sig inte nämnvärt från tidigare budgetförslag. Kommunala skattemedel är om 44,9 mnkr samt intäkter och bidrag om 62,7 mnkr. Kostnaden för verksamhetes omfattning stannar på 107,6 mnkr, något högre än tidigare budgetförslag. Förvaltningen har påbörjat arbete med att ta fram en verksamhetsplan 2016. Snabba och stora förändringar i omvärlden kring ökad mottagning av människor på flykt och dess påverkan på verksamheten har bidragit till att förvaltningen kommer att presentera verksamhetsplan 2016 med detaljerad budget 2016 till nämnden i november i stället för oktober.
9(24) Förvaltningens omvärldsanalys redovisar bland annat följande påverkansfaktorer 2016: Antalet öppet arbetslösa och sökande i program 16-64 år har ökat I Härnösands kommun. Från 1 155 personer år 2014 i september till 1 347 vid samma tid 2015, vilket är en ökning på 16 %. Arbetssökande med nedsatt arbetsförmåga, utomeuropeiskt födda, personer med kort eller föråldrad utbildning och arbetssökande över 55 år är grupper som generellt står långt från arbetsmarknaden. I Västernorrlands län utgör dessa grupper två tredjedelar av inskrivna arbetslösa. Rådande situation i omvärlden med ett ökande antal människor på flykt bidrar till att det finn ett ökat behov av integrationsinsatser, sysselsättningsinsatser och utbildningsplatser. Förändringar i förordning gällande SFI och grundläggande vuxenutbildning innebär att SFI från 2016-07-01 försvinner som egen skolform och istället blir en gemensam skolform med den kommunala grundläggande vuxenutbildningen. Även kurserna inom grundläggande och inom SFI kommer att förändras under 2016, som innebär även ett bredare ansvar för kommunerna vad gäller studie- och yrkesvägledningen och de individuella studieplanerna. Om förslaget om fler yrkeshögskoleplatser går igenom innebär det möjlighet till att utbildningar beviljas med fler intag under längre tid samt möjlighet till fler beviljade utbildningar. Härnösands kommun och den lokala Arbetsförmedlingen håller på att ta fram nya samarbetsformer för att tillsammans uppnå målsättningen att halvera arbetslösheten bland unga 16-24 år.
10(24) 162 Dnr 2015-000148 042 Utökade resurser inom Arbete och Integration s beslut beslutar att godkänna informationen om utökade resurser inom Arbete och Integration. Bakgrund beslutade vid sammanträdet 2015-09-30 139 att mer resurser ska avsättas för att stärka motivationsinsatser för fler unga inom Etappen och Sambandet. Nämnden beslutade även att resurser ska avsättas för att utveckla en enhet för mottagning och integration för nyanlända. Förvaltningen ska återkomma med förslag och åtgärder till nämnden i oktober. Förvaltningen har genomfört följande åtgärder: Motivationsinsatser för fler inga inom Etappen och Sambandet Arbete och Integration har under hösten utökat personalresurserna med 0,5 tjänst på Sambandet och 1,0 tjänst på Etappen. Syftet med förstärkningen av personal är att kunna erbjuda individanpassade insatser till unga i större utsträckning än tidigare. I ett långsiktigt perspektiv är det viktigt att personalförstärkningen finns kvar under 2016 för att då fortsätta arbetet med att genomföra insatser och utveckla arbetssättet med fokus på målgruppen unga. Utveckla en enhet för mottagning och integration Arbete och Integration har för avsikt att förstärka organisationen kring mottagning av nyanlända samt kring insatser som stärker möjligheterna för nyanlända att bli delaktiga i samhället. Ett arbete är påbörjat kring rekrytering av en samordnare för integrationsarbetet med ansvar för:
11(24) mottagning av nyanlända integrationsinsatser tolkförmedling Tjänsten innebär bland annat att utveckla och samordna integrationsarbetet inom förvaltningen. Samordnaren kommer fungera som spindeln i nätet och ha kontakt med andra förvaltningar, Arbetsförmedlingen, Migrationsverket och utbildningsanordnare för att säkerställa att nyanlända får en väl fungerande introduktion i Härnösands kommun. I tjänsten ingår även att bygga vidare på det goda samarbetet med frivilliga organisationer och föreningar och att hitta vägar för att stötta deras verksamhet på bästa sätt. Därutöver ska samordnare ansvara för tolkförmedlingens verksamhet. Tjänsten finansieras med statsbidrag.
12(24) 163 Dnr 2015-000124 026 Handlingsplan systematiskt arbetsmiljöarbete s beslut beslutar att godkänna handlingsplanen för systematiskt arbetsmiljöarbete, att komplettera årshjulet med arbetsmiljöarbetet för elever och BEA anställda. Bakgrund beslutade 2015-02-25 23 att ge förvaltningschefen i uppdrag att ta fram en handlingsplan över förbättringsåtgärder för arbetsmiljöarbetet på förvaltningen. Arbetsgivaren ansvarar för det systematiska arbetsmiljöarbetet, vilket innebär att systematiskt undersöka, riskbedöma, genomföra och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Arbetsmiljöarbetet ska ske enligt Härnösands kommuns Arbetsmiljöpolicy och enligt riktlinjerna för ansvar och fördelning av arbetsmiljöuppgifter i Härnösands kommun. Under första kvartalet 2015 påbörjades arbetet med att systematisera och kvalitetssäkra alla aktiviteter inom arbetsmiljöområdet. I denna process som leds av förvaltningschefen involverades alla chefer inom Arbetslivsförvaltningen samt alla skyddsombud och övriga fackliga representanter. Första delmålet i det arbetet blev att skapa förvaltningsövergripande riktlinjer för ett systematiskt arbetsmiljöarbete, med tillhörande årshjul med samtliga aktiviteter inom arbetsmiljöarbete. En annan positiv effekt av den processen är att förvaltningen har bildat en skyddskommitté, ett organ där företrädare för arbetsgivare och företrädare för arbetstagarna samråder om arbetsmiljön. Skyddskommittén ska delta i planeringen av arbetsmiljöarbetet och följa upp det. Den har även till uppgift att omvärldsbevaka utvecklingen av förebyggande arbete och skydd för att motverka ohälsa och olycksfall. Under 2015 påbörjades även systematisering av arbetsmiljöarbete i Maskinhallen, ett övningsobjekt tillhörande Yrkeshögskolan. Det har bl.a. resulterat i framtagande av en detaljerad checklista för skyddsrond i
13(24) Maskinhallen med särskild fokus på ångpanna. En skyddsrond genomfördes i maj 2015 och nästa sker i november 2015. Förvaltningschefen delegerade en del arbetsmiljöuppgifter till en utbildningsledare på Yrkeshögskolan, för att säkerställa att det finns daglig tillsyn av löpande arbetsmiljöarbete i Maskinhallen Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter kan arbetsmiljöansvarig delegera ansvar i begränsad omfattning till någon annan i organisationen med särskilda kunskaper i specifika frågor och stark koppling till det gemensamma arbetsstället Maskinhallen. Nästa steg i det förvaltningsövergripande systematiska arbetsmiljöarbetet är införande av ett tekniskt stödsystem för tillbuds- och skadeanmälan. Syftet är att skapa ett samlat underlag för en gemensam analys samt att säkerställa att alla anmälningar följs upp enligt de riktlinjer och rutiner som gäller på Arbetslivsförvaltningen. Det systematiska arbetsmiljöarbetet på förvaltningen ska följas upp och avrapporteras kontinuerligt till nämnden. Grunden för avrapporteringen är årshjulet med alla dess aktiviteter inom arbetsmiljöarbete.
14(24) 164 Dnr 2015-000125 614 Remiss - en stärkt yrkeshögskola - ett lyft för kunskap s beslut beslutar att anta förvaltningens förslag till remissvar. Bakgrund Regeringen vill ha synpunkter på förslagen i promemorian gällande En stärkt yrkeshögskola ett lyft för kunskap. Promemorian har utarbetats av utbildningsdepartementet och innefattar bland annat en översyn av och nya förslag gällande yrkeshögskoleutbildningars kontinuitet, lärande i arbete, den regionala eller nationella placeringen och förkunskapskrav/behörighet. Förvaltningens synpunkter I bilagan finns förslag på hur Arbetslivsförvaltningen föreslår att Härnösands kommun formulerar sitt svar.
15(24) 165 Dnr 2015-000154 024 Lönekartläggning arenaverksamhet Arbete och Integration s beslut beslutar att återremittera ärendet med förtydligande och komplettering av AB anställda. Bakgrund Vid nämndens sammanträde 2015-09-09 121 fick förvaltningen uppdraget att göra en lönekartläggning för samtliga anställda vid Resursgruppen, Erikshjälpen och Kretsloppsparken. Förvaltningen ska även beskriva löneutvecklingspolicy inklusive lönesystem för dessa personer. Uppdragen ska återredovisas till nämnden vid sammanträdet i oktober månad. Förvaltningen använder två anställningsformer för personal på arenorna, dels anställning med beredskapsavtal, BEA, dels tillsvidareanställning, AB. Anställda med beredskapsavtal, BEA, ingår i en arbetsmarknadsåtgärd med lön. BEA-anställda ersätter inte ordinarie personal och anställningen berättigar därför inte till LAS-dagar. Ingångslönen för BEA är från och med 150401 avtalad till 18 080 kr för heltid. Lönenivån bestäms centralt efter facklig förhandling mellan Sveriges Kommuner och Landsting, SKL och Kommunalarbetarförbundet. Beroende på ansvar, erfarenhet och roll kan det i enskilda fall bli aktuellt med en högre lön. Ingångslönen för BEA-anställda har ökat med 2.3 %, 2.4 % respektive 2.7 % under de tre senaste åren. Lönenivån för anställda med beredskapsavtal, BEA, på arenorna Resursgruppen, Erikshjälpen och Kretsloppsparken redovisas i bifogad lönekartläggning. Personal med tillsvidareanställning, AB, ingår som en del i de centrala och lokala kollektivavtalen om lön och allmänna anställningsvillkor, Huvudöverenskommelse (HÖK) respektive lokalt löneavtal (LOK). HR-
16(24) avdelningen ska på uppdrag av förvaltningen göra en lönekartläggning av anställda med AB. Förvaltningen behöver därför återkomma till nämnden i november när lönekartläggningen för arenaverksamhetens tillsvidareanställda personal beräknas vara klar. Arbete och Integration kommer att göras analys av genomförda lönekartläggningar för att säkerställa att det inte förekommer löneskillnader som beror på någon av diskrimineringsgrunderna.
17(24) 166 Dnr 2015-000134 006 Sammanträdesplan 2016 s beslut beslutar att återremittera ärendet och återkomma med förslag till nämndsmöten på onsdagar. Bakgrund Förvaltningen har utarbetat ett förslag till sammanträdesplan för 2016 med datum för utskick av handlingar, presidiets beredning, medbestämmandeförhandling med de fackliga organisationerna och nämndens datum för sammanträde. Sammanträdesplanen innehåller även stoppdatum för handlingar till kommunstyrelsen och sammanträdesdatum för kommunstyrelsen och kommunfullmäktige samt stoppdatum för ekonomirapporter.
18(24) 167 Dnr 2015-000152 615 Kommunikationsplan Vuxenutbildningen s beslut beslutar att lägga informationen till handlingarna. Bakgrund Kommunikationsplanen är en del av Arbetslivsförvaltningens systematiska kvalitetsarbete. Det finns ett lagstadgat krav i skollagen att kommunens ska informera om kommunal vuxenutbildning, SFI och särskild utbildning för vuxna. Syftet med kommunikationsplanen är nå och motivera vuxenutbildningens olika målgrupper till studier. Under 2015 har ett arbete pågått för att samla Vuxenutbildningens behov av kommunikation och information under en kommunikationsplan. Detta för att förenkla genomförande och uppföljning samt för att hålla en likartad hög kvalitet. Yrkeshögskolans tids- och aktivitetsplan skiljer sig från övriga verksamheters då det är en verksamhet som kräver marknadsföring på nationell nivå. Övriga verksamheter inom Vuxenutbildningen kommuniceras istället mer informativt på lokal nivå. Kommunikationsplanen revideras årligen och aktiviteter uppdateras löpande.
19(24) 168 Dnr 2015-000123 133 Lägesrapport flyktingmottagning 2015 s beslut beslutar att lägga informationen till handlingarna. Bakgrund Arbetslivsförvaltingen redovisar mottagning av nyanlända flyktingar med uppehållstillstånd till varje månad enligt följande: Antal nyanlända flyktingar med uppehållstillstånd till samt antal platser för asylboende, enligt Migrationsverkets statistik Antal elever per månad som läser Svenska för invandrare, SFI. Nyanlända flyktingar med upphållstillstånd 2015-10-01 (avser jan-aug) Antal: 289 personer varav 8 ensamkommande barn. (Totalt jan-dec 2014: 382 personer varav 17 ensamkommande barn.) Antal platser för asylboende i Härnösands kommun 2015-10-13 Enligt uppgift från Migrationsverket: Volontären: Waterfront: ABE (lägenheter): UtansjX Älandsbro: 89 platser 299 platser + okänt antal oregistrerade platser 311 platser 183 platser 34 platser Totalt: 916 + ett okänt antal oregistrerade platser på Waterfront
20(24) Enligt Migrationsverket kan det bli fler platser på High Way Hotell och Volontären men inget är klart i dagsläget. Antal elever SFI Antal personer som deltagit i SFI-undervisning respektive månad. jan febr mars april maj juni juli aug sept okt nov dec 247 270 310 341 349 356 332 344* 361 *Antalet har korrigerats efter nämndens sammanträde 2015-09-30
21(24) 169 Dnr 2015-000153 133 Lägesrapport Flyktingvän s beslut beslutar att lägga informationen till handlingarna. Bakgrund Att bli eller få en flyktingvän är ett sätt att umgås över gränserna. Det kan till exempel vara en person, familj, en grupp eller förening som anmäler sitt intresse för att bli en flyktingvän. Flyktingvän kom igång i mitten av augusti och fram till den 24 september hade 125 personer anmält sitt intresse att bli flyktingvän. Vid samma tidpunkt hade 75 nyanlända/asylsökande som anmält sitt intresse om att få en flyktingvän. Trots att fördelningen är ojämn har ett trettiotal personer matchats med varandra. Samlingspunktern tar emot och går igenom alla ansökningar som kommer in. Intressen, ålder, person/familj och andra önskemål stäms av så gott det går. I en del fall kan det ta några veckor att hitta en bra matchning, i andra fall tar det bara ett par dagar att hitta rätt personer. När matchningen ser ut att stämma kontaktas vederbörande via mail eller telefon för en första träff. Första träffen är förlagd på Samlingspunkten och sker tillsammans med två av personalen där. Tanken med flyktingvän presenteras och personerna får information om vad det innebär att vara eller få en flyktingvän. Den första träffen tar ca 40 minuter. Vid den första gör sedan de nya vännerna upp och när och var de ska ses nästa gång. Efter det är tanken att kontakten ska löpa på av sig själv. Dokumentation Alla ansökningar om att bli eller få en flyktingvän dateras och sparas. När matchningen är klar noteras datum för första träffen. Matchningarna kommer sedan att följas upp regelbundet.
22(24) Utbildning Den 30 september var personalen som arbetar med flyktingvän på en utbildningsdag i Östersund för att få tips om hur andra kommuner om hur arbetar. Av de kommuner som deltog visade det sig att Härnösand kommit längst i arbetet och kunde därför också dela med sig av sina erfarenheter. Erfarenheter hittills I nuläget har vi fler ansökningar om att bli flyktingvän än om att få en flyktingvän. Det är en stor efterfrågan från svenska familjer som vill träffa familjer, därför pågår nu arbete för att hitta flyktingfamiljer som vill ha kontakt med svenska familjer/vänner. En gissning är att den ojämna fördelningen beror på att marknadsföringen enklare når de som vill bli flyktingvän än tvärtom. Det kommer in en del ansökningar som inte är seriösa. Personer som ser detta som en chans att träffa en partner. En del tror även att om de år en flyktingvän förbättrar de deras chans att få stanna i Sverige. Arbetet med flyktingvän tar mycket tid i anspråk för att få till en bra matchning samt att säkerställa att personerna är seriösa. I övrigt finns inga direkta hinder.
23(24) 170 Dnr 2501 Delegationsbeslut enligt förteckning s beslut beslutar att lägga delegationsbesluten enligt förteckning till handlingarna. Beslutsunderlag Delegationslistor
24(24) 171 Dnr 2338 Rapporter med flera informationsärenden s beslut beslutar att lägga rapporter och informationsärenden till handlingarna. Bakgrund A/Ordförandens rapporter Reglementet är nu på väg upp i Kommunfullmäktige med några förändringar som är gjorda. DUA tillskott av medel till arbete för ungdomar nästa år. B/Förvaltningschefens rapporter Ny rektor är anställd Tomas Ljunglund han börjar den 1 december. Ska påbörjas ett arbete med en beredskapsplan.