PROTOKOLL 1 (18) 2015-12-08 Konsumentnämnden Plats och tid Kontorshuset Hjorten kl. 10.00-11.40 Beslutande Valter Stenberg (S), ordförande Ann-Sofi Sehlstedt (S) Lilian Nilsson (V) Tjänstgörande ersättare Carina Lillbacka (S) tj.ers för Lars-Erik Lidman (S) Viktoria Eriksson (M) tj. Ers för Helena Moen (C) Övriga deltagande Ersättare Magnus Hjonequist (MP) Kristina Hedman (S) Lars Lundmark (S) Tjänstemän Jörgen Lindkvist, verksamhetschef Hans Andersson, förvaltningschef Göran Brännström, sekreterare Linnea Auoja, budgetrådgivare 55-56 Justerare Paragrafer 55-67 Ersättare Lilian Nilsson (V) Underskrifter.. Valter Stenberg, ordförande Göran Brännström, sekreterare.. Lilian Nilsson, justerare BEVIS OM ANSLAG Justering av konsumentnämndens protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter 2015-12-08 2015-12-14 2016-01-05 Förvaringsplats för protokollet Kontorshuset Hjorten Underskrift. Göran Brännström
PROTOKOLL 2 (18) 2015-12-08 Konsumentnämnden 55 Ny budgetrådgivare presenterar sig Sammanfattning Linnea Auoja började sin anställning som budgetrådgivare 2015-09-14. Hon ersätter Elin Nordén som gått vidare till ny tjänst. Konsumentnämnden hälsar Linnea välkommen.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 56 Information från budgetrådgivningen Budgetrådgivningen informerar om: Skuldsaneringar 2015 62 inskickade skuldsaneringsansökningar under år 2015. Av de skuldsaneringsansökningar som hitintills är inskickade under 2015 har 5 blivit godkända (lång väntetid på ca 14 månader från ansökan till beslut). Av de tidigare inskickade ansökningar 2013-2014 är 42 ansökningar beviljade under 2015. Fyra ansökningar om omprövning av skuldsaneringsbeslut. 18 avslag på skuldsaneringsansökningar inskickade 2013-2014 20 avslutade skuldsaneringar under 2015. På gång hos kronofogdemyndigheten (KFM) Hårt tryck på KFM på grund av långa väntetider, cirka 14 månader idag från ansökan till beslut vilket gör att KFM öppnar tre nya skuldsaneringsteam i landet. Nya förslag på gång: o Ett samlingskonto hos KFM där klienten betalar direkt till KFM istället för fordringsägaren. KFM sköter sedan det administrativa ut mot fordringsägaren. Idag betalar klienten direkt till fordringsägaren, vilket ibland kan vara tidsödande och lätt hänt att gäldenären missar någon/några betalningar. o Förslag på två betalningsfria månader, en på sommaren och en på vintern. o Skuldsanering en andra gång kan bli lättare. o Idag är skuldsaneringsperioden som regel 5 år. Nu tittar man på möjligheten att få skuldsanering på 2,3,4 eller 5 år, mer individanpassat. Läget i december Budgetrådgivarna är fullbokade fram till jul, i snitt två möten/dag. Konsumentnämnden tackar för informationen
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 57 Information från konsumentvägledningen Konsumentvägledningen informerar om: Ärendemängden fortsatt hög med många ärenden som kräver stora och återkommande arbetsinsatser av konsumentvägledarna. De flesta klagomålen är inom områdena Tele, tv och internet, Bilar/fordon samt Boende. I jämförelse med övriga Sverige så är problemområdenas fördelning procentuellt relativt lika. Undantaget är att andelen klagomål inom boendeområdet är mindre till andelen än övriga Sverige. Det är fortfarande trögt att få komma ut i butikerna för att träffa personal trots stora insatser med att marknadsföra detta. Men innan årsskiftet så verkar målet att träffa 50 butiksanställda under året kunna uppnås. Skyltfönsterundersökning i centrala Skellefteå genomförd under fyra tillfällen under året. Resultatet är gott. Den 1 januari 2016 träder den nya lagstiftningen om alternativ tvistlösning i konsumentförhållanden i kraft. Samtidigt får ARN en ny instruktion. Under hösten har det fortsatt att strömma in anmälningar till Konsumentverket och till den kommunala konsumentvägledningen om oseriös telefonförsäljning. Konsument Skellefteå liksom Konsumentverket anser att det är hög tid att skriftlig bekräftelse införs för att bli kvitt problemen för konsumenterna. Vi hoppas att skärpning av lagstiftningen kan ske under 2016. Konsumentnämnden tackar för informationen.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 58 Förvaltningschefen informerar Förvaltningschefen informerar om: Wipro-projektet: Wipros fastighet på Hedensbyn ägs numera av Fastighets AB Polaris. Fastigheten omfattar totalt 19.000 kvm och i anslutning till tomten finns även kommunägd mark. Det planeras att flytta verksamheterna på Nyponet, Räddningstjänsten, Sotningen och Skelleftebuss. I och med detta så kommer en hel del samordningsvinter att göras och det kommer att frigöras tomtmark till många andra projekt bland annat ny Getbergsskola. Konsumentnämnden tackar för informationen
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 59 Dnr 2015.5473 Internbudget konsumentnämnden 2016 Sammanfattning av ärendet Internbudgeten för konsumentnämnden 2016 reglerar den interna fördelningen av den tidigare fastställda rambudgeten. Konsumentnämnden godkänner förslaget till internbudget Beslutsunderlag Samhällsbyggnads förslag till internbudget Beskrivning av ärendet Nämnden har fått en mindre utökning av budgetramen jämfört med 2015. KoN:s internbudget 2016 2015 Arvoden 353 000 353 000 Kurser & Resor 112 000 105 000 Summa 465 000 458 000
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 60 Dnr 2015.5474 Ekonomiska delegationer, konsumentnämnden 2016 Sammanfattning De ekonomiska delegationerna reglerar beloppsnivåer för anskaffningsoch inköpsbeslut samt vilka som är behöriga beslutsattestanter Godkänner de ekonomiska delegationerna med tillägget att i dokumentet Anskaffnings- och inköpsbeslut ska följande ändras: 1. Kontoansvarig för beloppsnivåer för anskaffnings beslut över 350 tkr ändras från Nämndens AU till nämndens ordförande. 2. Kontoansvarig för beloppsnivåer för inköpsbeslut där ramavtal för varan/tjänsten finns över 350 tkr ändras från Nämndens AU till nämndens ordförande. Beslutsunderlag Förslag till anskaffnings- och inköpsbeslut Förslag till beslutsattestanter Samhällsbyggnad funktionschef Johan Stålnacke
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 61 Dnr 2015.5475 Verksamhetsplan, konsumentnämnden 2016 Sammanfattning Verksamhetsplanen beskriver planerade aktiviteter för att nå de beslutade målen i styrkortet för 2016. Plan för planering och uppföljning ger en överblick över 2016 års rapportering till nämnden inom ekonomi och verksamhet. Godkänner plan för planering och uppföljning. Nämnden noterar i övrigt redovisningen av planerade aktiviteter för att nå styrkortsmålen. Beslutsunderlag Förslag till plan för planering och uppföljning Internkontrollplan
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 62 Dnr 2015.5513 Budget 2017 och plan 2017-2019 för konsumentnämnden Sammanfattning I arbetet med budget 2017 och plan 2018-2019 har nämnderna fåt kommunledningens uppdrag att senast 11 december svara på dessa frågor: Förväntad utveckling under perioden Eventuell förändring av uppdrag Förslag till kommunens övergripande verksamhetsmål Konsekvensanalys och förslag till driftbudget Externa taxor och avgifter Förslag till investeringsbudget Konsumentnämnden godkänner förslaget till budget 2017 och plan 2018-2019 Beslutsunderlag Planeringsförutsättningar konsumentnämnden 2017-2019 Budgetberedningen
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 10 63 Dnr 2015.3009 Internkontroll 2015, bygg- och miljönämnden, konsumentnämnden, överförmyndarnämnden Sammanfattning Kommunfullmäktige beslöt 2015-09-15 231 anta riktlinjer för internkontroll som ersätter tidigare reglemente för intern kontroll (kommunfullmäktiges protokoll 1997-10-21, 254). Av riktlinjerna framgår att kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att all kommunal verksamhet har god intern kontroll. Övriga nämnder/styrelser har ansvaret för att, inom ramen för nämndens/styrelsens verksamhet, se till att den interna kontrollen är tillräcklig (kommunallagen 6 kap. 7) och att kommunens anvisningar följs. Den fortlöpande interna kontrollen grundar sig på plan för detta ändamål. Planen grundar sig på riskbedömning utifrån konsekvens och sannolikhet. Ett riskvärde har erhållits efter att konsekvenserna och sannolikheten bedömts. Därefter mynnar de olika riskvärdena ut i olika insatser för att hantera riskerna. De kan t ex handla om risker som omedelbart ska åtgärdas eller att en handlingsplan ska upprättas. Förutom årets granskning har granskning gjorts av tidigare gjorda påpekanden. Följande åtgärder föreslås utifrån den granskning som gjorts: Förtydliga och förbättra viktiga rutiner och arbetsmoment ur väsentlighetsoch risksynpunkt. Sådant som redan har identifierats och som varit föremål för åtgärder eller kommer att bli såsom: - inköpsverksamhet/fakturahantering - reglerna för delegationer - representation, redovisning av mervärdeskatt Fortsatta satsningar på mål- och resultatstyrning, speciellt att kommunicera arbetssättet till alla nivåer i förvaltningen och att ta vara på medarbetares engagemang och bidrag till delaktighet samt förbättra mätningen av måluppfyllelsen främst vad gäller produktivitet, kvalitet och effektivitet. Sammanfattningsvis bedöms efterlevnaden av regler och rutiner i stort sett fungera bra, även om förbättringsområden finns. Noterar gjorda internkontroller. Godkänner förslag till åtgärder. Beskrivning av ärendet Årets granskningar har hittills inriktats på följande områden:
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 11 Risker som omedelbart ska åtgärdas avtalsbrott beslutsordning och regelverk Risker, för vilka en handlingsplan upprättas flexiteärenden momsredovisning representation mobiltelefonavgifter betalkort konsulttjänster attestering hantering av kontantkassor Risker som ska bevakas arkivlagen koll på avtalen hantering av p-pass systematiska arbetsmiljöarbetet delegationsordningen 1 Risker som omedelbart ska åtgärdas Risk för avtalsbrott på grund av att upphandlade avtal ej följs. Beslutsordning och regelverk. Föreslagen åtgärd utbildning för de med behörighet att göra inköp, ta hjälp av inköpsenheten. Utred om det går lägga in egna avtal i avtalsdatabasen För att kunna följa avtalen är det viktigt att veta vilka regler som gäller vid anskaffning och inköp. På intranätet har en ordlista som rör anskaffning och inköp publicerats. Detta för att förklara begreppen och vad de står för. Vidare har vanliga frågor och svar om anskaffningsbeslut och inköp lagts in på intranätet. Den listan kommer att fyllas när nya frågor kommer in. Vid en träff i augusti där samtliga chefer på samhällsbyggnad var inbjudna informerads om inköpsregler och vilka krav som ställs vid anskaffning och inköp. Under året genomför inköpsenheten månadsvis dropin-utbildning främst gällande den beställningsportal som finns. Denna utbildning berör vilka avtal som finns med leverantörer och vad som gäller för avtalen. Önskemål har också ställts till inköpsenheten att samtliga avtal, inte bara de avtal som inköpsenheten skriver, ska finnas med i avtalsdatabasen. De skulle underlätta om samtliga avtal fanns samlade på ett ställe. Enligt kommunstyrelsens regler för kontroll av ekonomiska transaktioner skall attestanter och behörighetskontrollanter utses. Med beaktande av den
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 12 attestordning som nämnden beslutat gälla för år 2015 har kontroller gjorts av efterlevnaden. Förutom det urval av fakturor som beskrivits ovan har ytterligare ett antal slumpmässigt utvalda fakturor kontrollerats. Attester enligt reglerna för beloppsgränser efterlevs. Attestförteckningen finns även upplagd i ekonomisystemet. Detta medför att endast behöriga attestanter kan godkänna och betala fakturor via fakturaportalen. Inga oegentligheter har påträffats. 2 Risker, för vilka en handlingsplan upprättas Flexiteärenden hinner förfalla Utbildning i hantering av systemet. Utredning om hur antalet flexite-ärenden kan minskas och ta reda på bakomliggande orsaker till att kunden hör av sig. Är utbildningen genomförd? En utredning har gjorts kring problematiken kring ärendehanteringen i flexite och även en handlingsplan för att minska antalet flexiteärenden. Utbildning är en del av åtgärderna i handlingsplanen. Funktionen verksamhetsutveckling/it driver arbetet med att genomföra utbildningsinsatser tillsammans med avdelningarna och kundtjänst. Momsredovisning En specifik kontroll av hyra/leasing av personbilar har gjorts där andra än serviceavdelningen står för kostnaderna. Endast hälften av den 25-procentiga momsen får lyftas för personbilar. Av granskningen framgår det att momsbeloppet vid några tillfällen lyfts fullt ut. Information/påminnelse om de speciella momsregler som gäller för hyra/leasing av person- och skåpbilar har skickats ut till alla på förvaltningen och felaktigheterna har rättats till. Dessutom är det inbyggt en pop-up i fakturasystemet som informerar att det endast är 50 % av momsen som är avdragsgill i samband med konto 6950 leasing/hyra av fordon. Gällande momsredovisningen har information om ansvarsfördelning tydliggjorts för berörd personal. Fortsättningsvis kommer kontroller att genomföras för att se att rätt momsredovisningen hanteras på rätt sätt. Representation Delegationsordningen för representation har granskats. Olika bestämmelser gäller vid personalrepresentation såsom arbetsplatsträffar/informationsmöten och övrig representation. Anledning och deltagarlista bifogas fakturan enligt Skellefteå kommuns bestämmelser. Intern representation, exempelvis lunch och middag med gäster enbart från kommunens förvaltningar, bör undvikas. Kostnaderna för representation har ökat i jämförelse med föregående år. 75,6 tkr år 2014 jämfört med i år 141,7 tkr, perioden januari september. Ökningen gäller för alla avdelningar. Kontoplanen (KommunBas13) ändrades inför 2014 och det kan göra att fel baskonto har använts felaktigt och kostnader har konterats som representation. Någon avdelning
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 13 använder sig av baskonton måltider, vilket endast Socialförvaltning och Skolmåltidsenhet ska använda. Vill man köpa in livsmedel så gäller baskonto 6440. Detta påtalas till berörd avdelningen. Granskningen har visat på att bestämmelserna om representation, vad som är hänförligt till representation respektive arbetsplatsträffar har förbättrats efter klargörande/förtydligande förra året, men det kommer att tydliggöras återigen vikten av att följa reglementet. Mobiltelefonavgifter De flesta av mobilabonnemangen upplagda som abonnemang i fakturaportalen, vilket innebär att de är förkonterade och ett maxbelopp/faktura är inlagt. Är fakturakostnaden under maxbeloppet så görs betalning direkt av systemet. Fakturorna finns synliga i systemet och det är lätt att få en överblick vilka mobiltelefonnummer som hör till respektive chef/arbetsledare. Kostnaderna för mobiltelefoner/surfplatta har ökat. År 2014 uppgick kostnaden till 92,5 tkr jämfört med 141,1 tkr för år 2015, perioden januari september. Ökningen beror i huvudsak på att fler har fått mobiltelefon/skrivplattor (ipad). Informationen kommer att fortsätta när det gäller användandet av prefix för privatsamtal när arbetstelefonen nyttjas liksom fakturadelning, privata- och arbetssamtal. Information har skickats ut om vilka baskonton som gäller för telefoni respektive inköp av förbrukningsinventarier samt reparationer av förbrukningsinventarier. 3 Risker som ska bevakas Arkivlagen Att arkivlagen, hantering av diarium och reglemente inte efterlevs (att det inte sparas det som ska sparas). Arbete pågår med dokumenthanteringsplan som kommer att samordnas på förvaltningen. Utbildningen genomfördes under hösten 2015. Koll på avtalen Dålig koll på avtalen, kan medföra att avtal inte sägs upp i tid. Dialog med Inköpsenheten pågår, utvecklat systemstöd utreds. Se skrivning under 1 risker som omedelbart ska åtgärdas. Systematiska arbetsmiljöarbetet Finns brister i det systematiska arbetsmiljöarbetet, ex olycksfall och tillbud, som inte dokumenterats? En ny arbetsmiljöplan har antagits under året där ett av målen handlar om att alla medarbetare ska känna till hur man anmäler olycksfall och tillbud. Information om planen har hållits för alla medarbetare inom avdelningen hamn och logistik under augusti månad. Vidare information har även hållits för alla chefer på frukostmöte med uppdrag att föra det vidare ut till sina medarbetare. En personalhandläggare har utsetts som ansvarig att gå igenom alla tillbud och olycksfall på förvaltningen. Hon kontaktar chef där det finns bristfällig dokumentation. På vatten och avfall har man upphandlat en konsult för att ta fram risker och åtgärda dessa.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 14 Delegationsordningen Finns risk att delegationsordningen inte efterlevs? Gäller för verksamhets- personaloch ekonomiska frågor. Respektive chef ser över sin verksamhet. Delegationer kommer att ses över i samband med nya förvaltningens utformning. Ett arbete pågår med att reglementena för tekniska nämnden, bygg- och miljönämnden, konsumentnämnden och överförmyndarnämnden ses över i och med den nya organisationen. När de nya reglementena trätt i kraft kommer en översyn av delegationerna att göras. Tillsvidare gäller de befintliga delegationerna. Beslut har fattats om de ekonomiska delegationerna för inköpsverksamheten år 2015. Av beslutet framgår vilka som är inköpsbehöriga, vilka beloppsgränser dessa har att beakta samt instruktioner för inköpsrutiner och andra reglementen att ta hänsyn till. Beloppsgränserna har ändrats för attest och anskaffningsbeslut upp till två prisbasbelopp för kontoansvarig. Uppdatering har under året skett vid personalförändringar. Vidare framgår reglerna för anmälan om anskaffningsbeslut. Materialet har delgivits berörda och finns även på Insidan under vårt arbetssätt/processer. Av det som framkommit vid stickprovsgranskningen visar att detta fungerat bra. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2015-10-15
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 15 64 Ungdomsfullmäktige 2016 Sammanfattning Ungdomsfullmäktigedagen 2016 hålls torsdag 11 februari. Nytt för 2016 är att Skellefteå Ungdomsfullmäktige utökas med Norsjö kommun. Konsumentnämnden beslutar att Magnus Hjonequist (MP) samt Helena Moen (C) deltar på Ungdomsfullmäktigedagen 2016. Beslutsunderlag Inbjudan till Ungdomsfullmäktige Jörgen Svedberg, demokratilots
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 16 65 Konsument Skellefteå 40 år Sammanfattning År 2016 fyller konsumentnämnden i Skellefteå och Konsument Skellefteå 40 år och därför startar nu planeringen för att på olika sätt uppmärksamma detta. Nämnden beslutar att den 27 oktober 2016 anordna 40-årsjubileum.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 17 66 Budget- och skuldrådgivardagarna 2016 Sammanfattning Budget- och skuldrådgivardagarna hålls 20-21 april i Karlstad. Nämnden beslutar att Lars Lundmark (S), Viktoria Eriksson (M) samt Magnus Hjonequist (MP) deltar på Budget- och skuldrådgivardagarna 2016. Beslutsunderlag Inbjudan till BUS-dagarna 2016
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 18 67 Delgivningar Fastställande av strategi för kommunens funktionshinderspolitiska arbete: Ett Skellefteå för alla 2015-2025, KF 2015-11-17 317, Tackar för informationen