Granskningspromemoria 2012

STADSREVISIONEN www.stockholm.se/revision Nr 8 Februari 2013 DNR 368-11/2013 Granskningspromemoria 2012 STOCKHOLM STADS PARKERINGS AB

Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Särskilda granskningar som sker under året publiceras löpande som revisionsrapporter och i vissa fall som promemorior. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret www.stockholm.se/revision Besöksadress: Hantverkargatan 3 D, 1 tr Postadress: 105 35 Stockholm Telefon: 08-508 29 000 Fax: 08-508 29 399

STADSREVISIONEN Innehåll Sid 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande... 1 2 Redogörelse för granskningsresultatet... 1 2.1 Fördjupad granskning... 1 2.1.1 Bolagets säkerhetsarbete... 1 2.1.2 Intern kontroll mynthantering... 3 2.2 Grundläggande granskning... 5 2.2.1 Bolagets arbete med internkontroll... 5 2.2.2 Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat... 5 2.2.3 Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag... 7

STADSREVISIONEN 1 (8) 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte den 22 maj 2012. Vid planeringsmöte den 12 juni 2012 avseende Stockholm Parkering informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag han givit revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sin Granskningsplanerings-PM. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet av granskningen av intern kontroll och delårsbokslutet per 2012-08-31 rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 26 september 2012, där bolagets ledning deltog. Även representanter från Stockholms Stadshus AB närvarade vid mötet. Under granskningsåret har revisionskontoret sammanträffat med bolagets ledning i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 5 februari 2013. Årets granskning har enligt fastställd granskningsplanering omfattat bl a följande: Bolagets säkerhetsarbete Intern kontroll mynthantering Denna granskningspromemoria har faktakontrollerats av bolaget. 2 Redogörelse för granskningsresultatet 2.1 Fördjupad granskning 2.1.1 Bolagets säkerhetsarbete För att göra bolagets parkeringsanläggningar attraktiva är det viktigt att dessa upplevs som säkra och trygga. En granskning har genomförts för att bedöma om bolaget bedriver ett ändamålsenligt säkerhetsarbete i sina anläggningar. Bolagets egen personal eller aktuell entreprenör i de fall den totala driften är upphandlad ronderar/besöker anläggningar med förhyrda platser 07.00-17.00 och i de stora besöksanläggningarna 06.00-01.00. Under besöken genomförs

STADSREVISIONEN 2 (8) kontroller av anläggningarna ut säkerhetssynpunkt, att funktionerna (t.ex portar och passagesystem parkeringssystem) är tillfredställande och att brandsäkerheten är enligt regelverket på anläggningarna. Genom bolagets systematiska brandskyddsarbete loggas kontrollerna och om brister upptäcks åtgärdas de enligt de rutiner som finns. Vissa anläggningar har kameraövervakning för att övervaka den tekniska utrustningen och i vissa fall har även polisen haft stöd av bolagets kameror. Det bör i detta sammanhang påpekas att bolaget har en strikt ordning för hantering av kamerainformationen. Endast polisen har rätt att begära ut filmer i efterhand och bolagets personal har endast tillgång till bilder i realtid. Andra åtgärder för att öka säkerheten är att minimera kontanthanteringen i besöksanläggningarna. Kontanthantering förekommer i huvudsak endast på bolagets ytparkeringar där taxan är relativt låg. Bolaget har ingen sedelhantering längre. Svensk Bevakningstjänst (SBT) bedriver parkeringsövervakning på bolagets uppdrag. Deras främsta uppdrag är att utfärda kontrollavgifter men det ingår även i uppdraget att till viss del kontrollera säkerheten på anläggningarna. Parkeringsövervakningen har en viktig uppgift när det gäller att närvara och skapa trygghet i bolagets anläggningar. Bolagets inställning är att alla bilar och all närvaro av personer som det står Stockholms Parkering på skapar trygghet i anläggningarna. SBT besöker bolagets anläggningar minst en gång om dagen. Ytparkeringar med betalfunktion besöks också dagligen. Bolaget kan även styra att SBT besöker vissa anläggningarna oftare om det skulle uppstå ordningsproblem eller andra problem med den upplevda säkerheten. Vidare har bolaget ett avtal med Securitas om övervakning av anläggningarna. I avtalet med Securitas ingår att det finns en bil märkt med bolagets namn. Denna bil är utrustad med hundförare. Avtalet är sådant att bolaget schemaläggare bilen varje natt. Om den inte ronderar på särskilt tillsagda anläggningar kör den enligt ett vanligt schema. Utöver detta finns möjlighet att beställa civil bevakning/tillsyn från Securitas och detta används vid upprepade incidenter på någon anläggning. Även vanlig övervakning med Securitas vakt kan beställas när det i vissa anläggningar uppstår ordningsproblem, vilket dock är en mycket kostsam verksamhet. Vidare finns också ett samarbete med polisen. Bolaget deltar i samverkansgrupper med bl a polisen och försäkringsbolag för att stärka säkerhetsarbetet och arbeta förebyggande för att undvika skadegörelse. Ovan är en redovisning av olika insatser för att undvika incidenter i anläggningen. Mycket av säkerhet och trygghet är enligt bolagets uppfattning en upplevd trygghet och i det sammanhanget har utformningen av anläggningarna stor betydelse. Bolaget har därför arbetat mycket med att garagen ska ha bra

STADSREVISIONEN 3 (8) belysning och är trevlig utformade med färgsättning och ibland utsmyckning /dekorationsmålningar. Utöver det är skyltning och vägledning en viktig faktor för den upplevda tryggheten. Det ska vara lätt att både köra in och ut samt att gå från och till anläggningen. Vidare är bolagets uppfattning att städning är en viktig faktor för den upplevda tryggheten och säkerheten. Rent snyggt och tryggt har sedan några år varit ledord i arbetet med att sköta anläggningarna. Dessutom har bolaget sedan ett antal år tillbaka infört ett system i besöksanläggningar där ingångar är låsta och endast nås med aktuellt betalkort. Det minskar möjligheten för icke behöriga att ha tillträde till anläggningarna. Anläggningar med förhyrda platser är alltid låsta. I dessa anläggningar informerar bolaget också om vikten att tömma sin bil samt att kontrollera att dörrar och portar är låsta och att ingen obehörig kan komma med in. Skulle det uppstå stölder eller inbrott i bilar ska det regleras direkt mellan kunden och deras eget försäkringsbolag. När det är en kund som hyr plats regleras det i avtalet att kundens egen bilförsäkring ska användas. Skulle däremot någon skada ske på bilar som är parkerade i bolagets anläggningar som är orsakade av brist på skötsel i anläggningen, t.ex att det faller ner något från taket, står bolaget i de flesta fall för självrisken i kundens försäkring. I undantagsfall kan bolaget bekosta hela skadan. Dessa skador registreras också i stadens skaderapporteringssystem (RISK). Statistik över stölder och inbrott hos Stockholm Parkering omfattar enbart de fall som Stockholm Parkering fått kännedom om ofta genom att kund begärt ersättning eller att bolaget har observerat åverkan. Enligt bolaget kan man se en minskning av stölder av bilar och bildelar. Polisens rapporter visar också att antalet bilstölder minskar successivt och att de nästan inte alls förekommer inne i parkeringsanläggningar. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontoret bedömer att bolaget bedriver ett ändamålsenligt säkerhetsarbete i sina anläggningar. 2.1.2 Intern kontroll mynthantering I bolagets parkeringsautomater sker 5 procent (ca 15 mnkr/år) av alla betalningar med mynt, övriga 95 procent sker med kort samt andra betalningsmedel. Mynttömningen utförs av extern entreprenör. En granskning har genomförts för att bedöma om bolaget har en tillräcklig kontroll när det gäller redovisningen av kontanter från mynttömningen.

STADSREVISIONEN 4 (8) Med anledning av den uppkomna situationen under hösten med Panaxiakonkursen gjorde bolaget en direktupphandling där fem leverantörer tillfrågades. Avtal tecknades med Skandinavisk Mynt Transport AB och löper fr.o.m. 2012-10-01 (maximal avtalslängd 9 månader). Stockholm Parkerings entreprenör använder slutna tömningssystem, vilket innebär att de som tömmer och reparerar aldrig har kontakt med pengarna som töms från kassett till fast behållare i bil. Varje automat lämnar ett saldokvitto med streckkod som avläses elektroniskt in i Stockholm Parkerings saldosystem. Automater som ej lämnar saldokvitton med streckkod, avläses manuellt och värdet stansas in i samma saldosystem Avläsning visar hur mycket pengar automaten tagit emot sedan förra tömningen. Samtliga uttagna saldon är numrerade i löpnummerordning, vilket gör att eventuellt saknade saldon lätt kan identifieras. Detta sker genom att även ackumulerat saldo registreras vid varje avläsning. Avläsningarna redovisas och stäms av mot räknat totalvärde per tömningsdag. Vid månadens slut används ett specialprogram för att identifiera saknade saldon. I de fall ett saldo saknas sker kontroll av det ackumulerade saldot för samtliga automater under månaden. Vid onormala avvikelser sker alltid manuell efterkontroll av differensen. Vid eventuell misstanke om oegentligheter, begär Stockholm Parkering särräkning av myntboxinnehållen för avstämning av varje enskilt saldo. Kontroller av uppdragets genomförande sker fortlöpande men med obestämda intervall, s.k. öppna kontroller. Vid misstanke om oegentligheter, har Stockholm Parkering möjlighet att utföra s.k. dolda kontroller. Entreprenören ansvarar och ersätter Stockholm Parkering för eventuell stöld från sin personals sida till det belopp som kan komma i fråga. Hittills under avtalsperioden (start 2012-10-01), har 7 st s.k. nollsaldon uppkommit. Detta på totalt 3 833 genomförda tömningar. En bidragande orsak till nollsaldo kan vara inbrott eller inbrottsförsök där automaten skrivit ut/genomfört tömning, då box stulits eller rubbats.

STADSREVISIONEN 5 (8) Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontoret bedömer att bolaget har en tillräcklig kontroll när det gäller redovisningen av kontanter från mynttömningen. 2.2 Grundläggande granskning 2.2.1 Bolagets arbete med internkontroll Styrelsen för Stockholm Parkering har fastställt en policy för intern kontroll. I policyn definieras att kontroller baseras på genomförda risk- och sårbarhetsanalyser men även processkontroller i verksamhetssystem skall ingå i det planerade kontrollarbetet. VD har fastlagt ett antal områden som ska ingå i den Interna kontrollplanen för 2012. I denna plan läggs fokus på uppföljning av genomförd SWOT-analys och följande områden lyfts fram i planen: Uppföljning av upphandlingar vid bolaget Uppföljning av utfärdade respektive makulerade kontrollavgifter Uppföljning av klagomålshantering Säkra ekonomirapporteringen med att byta ekonomisystem Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets bedömning ingår väsentliga områden i bolagets internkontrollplan. Kontroller har genomförts i enlighet med internkontrollplanen och kommer att avrapporterats till styrelsen i februari. 2.2.2 Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av nedanstående tabeller framgår bl a kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2012 och bolagets prognoser över resultat och investeringar. Årets fastställda avkastningskrav uppgick till 35 mnkr men justerades ned till 15 mnkr med anledning av ärendet Stimulans för Stockholm. Resultat efter finansnetto, 2012 (mnkr) Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget T1 T2 +15 +16 +20 +38

STADSREVISIONEN 6 (8) Tertialrapport 1 och 2 Av VDs kommentarer till tertialrapport 1 och 2 framgår att prognosen för årets resultat är något bättre jämfört med budget. Avvikelsen i prognosen beror främst på ökad beläggning i parkeringsanläggningarna. Bokslut Årets resultat efter finansnetto uppgår till 38 mnkr, vilket ska jämföras med budgeten som uppgår till 15 mnkr. Den främsta orsaken till avvikelsen beror på högre beläggning i parkeringsanläggningarna och i viss mån på höjda taxor som medfört ökade hyresintäkter och besöksintäkter. I resultatet ingår åtgärder enligt Stimulans för Stockholm med 20 mnkr, vilket är enligt budget. Investeringar (mnkr) Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget T1 T2 42 52 32 33 Avvikelsen mot budget är ca 9 mnkr. Avvikelsen beror på att byggnationsstarten av parkeringshus Stigberget har senarelagts. Bolagets uppfyllelse av kommunfullmäktiges mål Inom ramen för ILS, Stockholms stads system för ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi, har kommunfullmäktige fastställt tre inriktningsmål och 13 verksamhetsmål. Kopplat till verksamhetsmålen har även ett antal indikatorer fastställts. Genom indikatorerna mäts i vilken utsträckning stadens nämnder och bolag uppfyller kommunfullmäktiges mål. De indikatorer som bolagen omfattas av framgår av kommunfullmäktiges budget samt av den budget koncernstyrelsen har antagit för bolagssektorn. Respektive bolag ska ange årsmål för sina indikatorer. Rapportering av målen och måluppfyllelsen ska ske i planerings- och uppföljningsverktyget ILS-webb Revisionskontoret har granskat om bolaget styrelse har formulerat årsmål för respektive indikator, att målen följs upp på ett systematiskt samt om måluppfyllelsen redovisas för styrelsen. Vidare har revisionskontoret bedömt om större avvikelser mot budget har analyserats och förklarats på ett tillfredsställande sätt.

STADSREVISIONEN 7 (8) Iakttagelser Bolaget omfattas av 24 indikatorer fastställda av fullmäktige. För dessa indikatorer har bolaget fastställt årsmål. Årsmålen redovisas i ILS-webb samt i bolagets budget som är antagen av styrelsen. Revisionskontoret kan notera att bolaget även har antagit egna bolagsspecifika indikatorer med årsmål. Bolaget har redovisat indikatorernas måluppfyllelsegrad i tertialrapport 2 i enlighet med moderbolagets anvisningar. I stort har samtliga årsmål uppfyllts. Avvikelse finns när det gäller Avvikelse investeringsbudget. I bolagets årsredovisning framgår att i stort samtliga årsmål har uppnåtts. Endast målet för avvikelse investeringsbudget har inte uppnåtts. När det gäller bolagets egna indikatorer finns avvikelse för Ytterligare anläggningar ska kvalitetskontrolleras enligt Premiumnormen. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets bedömning får styrelsen bra information om bolagets ekonomi och verksamhet i de rapporter som lämnas i samband med tertialrapporter och bokslut. Dock finns en relativt stor differens mellan prognosen i tertialrapport 2 jämfört med bokslutet. I VD kommentaren till prognos 2 framgår dock Fortfarande råder stor osäkerhet avseende flera stora och betydelsefulla avtal för bolaget där omfattande hyreshöjningar aviserats. I prognosen har vissa reserveringar gjorts för detta och utfallet för helåret kan således komma att förbättras. 2.2.3 Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag Enligt kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens budget för år 2012 ska bolagsstyrelsen arbeta med ett antal bolagsspecifika ägardirektiv: Genomföra bolagets investeringsplan avseende ett tiotal planerade nya planeringsanläggningar och i samarbete med exploateringskontoret ta fram en förnyad plan avseende ytterligare parkeringsanläggningar I samverkan med exploateringsnämnden verka för infartsparkeringsmöjligheter och inom ramen för detta ska samarbete sökas med AB Storstockholms Lokaltrafik och berörda grannkommuner Medverka i utvecklingen av vision Söderstaden genom bland annat förvärv av garaget under nya Stockholmsarenan

STADSREVISIONEN 8 (8) Behålla en försiktig prispolitik, men genomföra prisjusteringar när marknaden så medger Skapa effektiva och attraktiva infartsparkeringar med ett gott serviceutbud Fortsätta kvalitetsarbetet inom bolaget, vilket bland annat innebär ökad trygghet och trivsel för bilisterna Fortsätta se över möjligheten att teckna avtal om stadens övriga parkeringsverksamhet Delta i elbilsstrategin genom att fullfölja sina initiativ att i samarbete med Fortum genomföra en utbyggnad av laddstolpar i Stockholm, samt utvärdera hur elladdplatserna används Kommande så kallade supermiljöbilspremiebilar ska kunna parkera förmånligt och i vissa fall gratis i bolagets öppna anläggningar under perioden 2011-2013 Fortsätta pröva möjligheten att outsourca delar av driftverksamheten Fortsätta arbetet med att minska administrativa och indirekta produktionskostnader Bolaget ska följa upp försöket med avgiftsfria infartsparkeringar och se över möjligheten att utöka detta samt göra en översyn av infartsparkeringarnas läge och nyttjandegrad. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets sammanfattande bedömning arbetar bolaget aktivt med kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens mål och ägardirektiv. Staffan Moberg Stadsrevisor Stefan Rydberg Certifierad kommunal revisor