Kanslistöd förr och nu 1 oktober 2001
Statistik Ungefär 1000 frågor i månaden E-post Telefon Webbformulär
Statistik Jan April 2012 Cirka 1200 ärenden Ministerialbok 400 (Sök präst: 31) In- och Utträden 212 Regelverk 201 Blanketter 199 Kbok Utland 136 Systemfrågor 60 Sök person 58
Enkätundersökning Ett frågeformulär till användare som varit i kontakt med K-stöd eller T-stöd under 2011 320 svar på enkäten 90% har haft mer än ett ärende under 2011 Av dem har 10% haft fler än 10 ärenden
Enkätundersökning Hur uppfattade du Kanslistöds bemötande vid ditt senaste ärende? 95,8% svarar godkänt, bra, eller mycket bra Vilket stöd fick du vid din senaste kontakt med Kanslistöd? 92,9% svarar godkänt, bra, eller mycket bra
Enkätundersökning 7 av 10 använder Kanslistöds supportsidor 7 av 10 läser Kanslistöds nyhetsbrev
Kanslistöds webbanmälan
Webbanmälan
Webbanmälan finns även: http://internwww.svenskakyrkan.se/kanslistöd
Så här loggar du in Samma användarnamn och lösenord som i Kbok
Klicka på den profil du vill använda
Börja med att ange ärendetyp Registrera ditt ärende
Ange en beskrivning av ärendet
Du får ett ärendenummer och en e-post
Hur man följer sitt ärende
Finns det en lathund? Ja den finns och nås från IT fliken dvs. internwww.svenskakyrkan.se/kanslistöd Klicka sedan i vänstermenyn på kanslistöd. Lathunden finns sedan till höger på sidan.
T-stöd
Fakturering e-post, lösenordsdosor, SPAR-sökningar
Gemensamma behörighetssystemet
Inloggning
Inloggning
Vanliga frågor i Kbok
DOP Personen saknas i tillhörighetsregistret
DOP Registrera direkt i ministerialboken
DOP Hämta uppgifter från Folkbokföringen
DOP Fyll i uppgifterna och skriv ut blankett
Sök präst
Vad ser man i sök präst
När ska jag välja att ange annan präst i formuläret välj präst?
Vilka präster är det som visas i droplistan med präster? De präster som finns registrerade i Organisationsregistret, under präster i tjänst i pastorat, inom det pastorat som du har behörighet för visas i din droplista med präster. Om du har behörighet i en församling som ingår i en flerpastoratssamfällighet visas alla präster som tjänstgör inom samfälligheten och som är registrerade i Organisationsregistret.
Hantering av präster i droplistor Om prästen i en flerpastoratssamfällighet är registrerad på samfälligheten visas nu alla ingående pastorat i samfälligheten i fältet pastorat/församling. Välj det pastorat som är aktuellt för den kyrkliga handlingen.
Hur många dop har vår präst haft?
Jag ska skriva ut en vigselblankett men får bara upp den gamla vigselboken Utskrifter vigselblankett fungerar inte om du har behörighet för personens tidigare vigselbok. Du får då välja ny vigsel via ministerialboken.
Den äldste har en vigselbok sedan tidigare och när du
När du väljer utskrifter ->vigselblankett skrivs den gamla vigseln ut
När du väljer ny -> vigsel visas den gamla vigseln
Hur gör jag då? Välj arbeta med -> ministerialbok Ny -> vigsel eller utskrifter -> vigselblankett Eller utgå från person 2 personakt om denne inte har en vigselbok sedan tidigare. (Om så är fallet välj något av de övre alternativen)
Funktioner i Kbok
Aktuelltsida
Lägg till/ta bort funktion
Lägg till funktionen aktuella uppgifter
Aktuella uppgifter
Länkar
Skicka e-post Förutsättning för att kunna skicka e-post från Kbok är att Microsoft Outlook används som e-postklient.
Nytt fält i verksamhetsregistret
Ändrad text på beslutsunderlag
Behandling av personuppgifter
Personuppgiftslagen (1998:204) 3 Behandling av personuppgifter : Varje åtgärd eller serie av åtgärder som vidtas i fråga om personuppgifter, vare sig det sker på automatisk väg eller inte, t.ex. insamling, registrering, organisering, lagring, bearbetning eller ändring, återvinning, inhämtande, användning, utlämnande genom översändande, spridning eller annat tillhandahållande av uppgifter, sammanställning eller samkörning, blockering, utplåning eller förstöring. Personuppgifter : All slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet.
Personuppgiftsansvarig den som ensam eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen med och medlen för behandlingen av personuppgifter Personuppgiftsbiträde den som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning Personuppgiftsombud den fysiska person som, efter förordnande av den personuppgiftsansvarige, självständigt ska se till att personuppgifter behandlas på ett korrekt och lagligt sätt.
Personuppgiftslagen 17 Ideella organisationer med politiskt, filosofiskt, religiöst eller fackligt syfte får inom ramen för sin verksamhet behandla känsliga personuppgifter om organisationens medlemmar och sådana andra personer som på grund av organisationens syfte har regelbunden kontakt med dem.
Personuppgiftsansvar Kyrkobokföringen Kyrkostyrelsen bestämmer ändamålen för behandlingen av personuppgifter och tillhandahåller medlen (Kbok) Verksamhetsregistren Församlingen bestämmer ändamålen för behandlingen av personuppgifter vilka verksamhetsgrupper man vill ha i församlingen
Den personuppgiftsansvarige ska se till att De personuppgifter som behandlas är adekvata och relevanta i förhållande till ändamålen med behandlingen Inte fler personuppgifter behandlas än som är nödvändigt med hänsyn till behandlingen Personuppgifter inte bevaras under en längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen
Loggning av visning i Kbok När en användare loggar in med sitt personliga användarnamn och lösenord i Kbok för att söka uppgift om en person så sparas uppgift om inloggningen t.ex.123456bcl I loggen visas vem som tagit del av uppgiften och när det har skett.
Hantering av beslutsunderlag Kanslistöds nyhetsbrev april 2012
När skapas beslutsunderlag? Svensk medborgare invandrar till Sverige och som saknas helt i det centrala tillhörighetsregistret. Svensk medborgare invandrar till Sverige och som finns i det centrala tillhörighetsregistret men uppgift om kyrkotillhörighet saknas. Utländsk medborgare som invandrar till Sverige och som finns i det centrala tillhörighetsregistret med uppgift om dop och/eller konfirmation. Utländsk medborgare som förlorade medlemskapet vid utvandringen och som saknar uppgift om dop eller konfirmation Personen är tysk eller österrikisk medborgare och har invandrat eller flyttat tillbaka till församlingens upptagningsområde.
Beslutsunderlag då svensk medborgare återinvandrar till Sverige och som saknas helt i centrala tillhörighetsregistret Kommer att tas bort från slutet av november månad i år, d.v.s. år 2012
Det finns inga uppgifter Personen är inte medlem Personen har inte varit medlem Personen har ingen uppgift om dop Personen har ingen uppgift om konfirmation Personuppgiftslagen!! Kyrkan ska inte behandla några personuppgifter för personen!
Församlingen bör redan nu Upphöra med att skicka förfrågan om tillhörighet då församlingen fått beslutsunderlag om att svensk medborgare invandrat och som saknas helt i centrala tillhörighetsregistret. Se Kboks hemsida!! Arbetsflöden och sammanfattande regelverk för kyrkobokföringen kommer att uppdateras snarast! OBS!! Kyrkoherdens beslut!!!
Verksamhetsregister Extra nyhetsbrev från kanslistöd mars 2012
Verksamhetsregister i församlingarna Församlingen registrerar själv sina grupper Församlingen registrerar deltagare i gruppen Vilka uppgifter registreras? Vilket ändamål har gruppen? Adressuppgifterna uppdateras genom Kbok Församlingen är personuppgiftsansvarig Kyrkostyrelsen är personuppgiftsbiträde
Tidigare deltagare och avslutade grupper Kyrkostyrelsens beslut om gallring (SvKB 2003:3) Uppgifter i digitalt eller manuellt förda verksamhetsregister ska gallras senast tre månader efter det att den registeransvarige fått kännedom om att den registrerade inte längre deltar i någon verksamhet
Förslag till hantering Verksamhetsgrupper Säkerställ att alla grupper har ett ändamål Vänd dig till verksamhetsansvarig för att få information om detta Gå igenom de grupper som finns i församlingens verksamhetsregister Ta bort de grupper som inte är aktuella Deltagare Gå igenom listan med deltagare i gruppen och kontrollera att de fortfarande deltar i gruppen Se till att endast aktiva deltagare finns under fliken Aktuella Ta bort de deltagare som inte längre deltar i gruppen
Ta bort grupp Markera gruppen i träfflistan. Klicka på makulera verksamhet för att ta bort gruppen. Svara Ja på frågan.
Hantering av grupper och deltagare i verksamhetsregistret Lathunden finns på Kbok:s webbsida IT-system -> Kbok -> Verktygslåda -> Lathundar Kbok
Konfirmation
Vem får konfirmeras? Den som är döpt, tillhör Svenska kyrkan och själv begär det får konfirmeras. Den som tillhör en annan evangelisk-luthersk kyrka inom Lutherska världsförbundet eller en kyrka eller ett samfund som Svenska kyrkan genom beslut av Kyrkomötet ingått en överenskommelse om särskild ekumenisk samverkan med får också konfirmeras i Svenska kyrkan. Kyrkoordningen 22 kap. 2
Vilka är det? Metodistkyrkan Svenska Missionskyrkan Evangelische Kirche in Deutschland Filippinska oberoende kyrkan Fortsättning
Borgåöverenskommelsen Finland, Island, Norge och Sverige, de lutherska kyrkorna i Estland och Litauen, Engelska kyrkan (The Church of England), Irländska kyrkan (The Church of Ireland), Skotska episkopala kyrkan (The Scottish Episcopal Church), Kyrkan i Wales (The Church in Wales) och Den danske folkekirken. Kyrkoordningen 17kap. 17
Vem tar reda på om en blivande konfirmand är döpt och tillhörig? Det är konfirmationsprästens uppgift att ta reda på om en blivande konfirmand är döpt och tillhörig före konfirmationsstarten. VAR STÅR DET??? Kyrkoordningen 22 kap. 4 Ansvar för undervisning och gudstjänst
Hur kan man enkelt se om personen inte är döpt eller tillhörig? Det kommer upp kontrollfrågor vid registreringen
Kontroller konfirmation Vid skapande av preliminär post Vid skapande av verifikat Vid bekräftande av verifikat
eller När man skapar en konfirmationsgrupp Lathund finns under fliken IT-system, Kbok, Verktygslåda, Lathundar Kbok http://internwww.svenskakyrkan.se/default.aspx?id=27875
Var finns bra information om det mesta kring konfirmation?
Konfirmationsinformation Finns under fliken IT-system, Kbok, Verktygslåda, Frågor och svar http://internwww.svenskakyrkan.se/default.aspx?id=718888
Arbetsflöden och sammanfattande regelverk för kyrkobokföring Finns under fliken IT-system, Kbok, Verktygslåda http://internwww.svenskakyrkan.se/default.aspx?id=25965 Längst ner på sidan finns dokumentet.
IT-fliken på intranätet
IT-fliken på intranätet
Samtal till Kanslistöd Hej, jag ska registrera begravning för en person med skyddad identitet. Hur gör jag då?
Clearing http://internwww.svenskak yrkan.se Verksamhetsstöd Rådgivning Clearing
Valnämnd obligatorisk I varje församling, som ej ingår i samfällighet och i varje samfällighet Antal ledamöter och ersättare beslutas av kyrkofullmäktige Kyrkofullmäktige utser ledamöter och ersättare och bland dem en ordförande och minst en vice ordförande Uppdragstid fyra år från 1 januari året efter valåret
Vad är en komplett valnämnd? Minimikravet är: Minst tre ledamöter En ordförande och minst en vice Start- och slutdatum enligt uppdragstiden
Organisationsregistret Uppgift om vilka som ingår i valnämnden Start- och slutdatum för uppdraget Kontaktuppgifter (post- och leveransadress, telefon, e-post) Ev. kontaktperson och informationsmottagare För att snabbt kunna kommunicera med valnämnderna behöver en e-postadress registreras. För att valnämndsmaterialet ska komma till rätt adress måste en leveransadress registreras.
Var finns information om kyrkovalet 2013? www.svenskakyrkan.se/kyrkoval internwww.svenskakyrkan.se/kyrkoval eller under fliken verksamhetsstöd Valhandboken kommer att levereras i ett ex. till varje valnämnd i slutet av augusti och början av september 2012 Det finns möjlighet att beställa fler handböcker mot en kostnad.
Vallokalsystemet Öppnar 6 september 2012 och är till viss del nyutvecklat sen förra valet. Uppgifterna som registreras i systemet kommer att finnas med på röstkortet. Instruktioner för registrering kommer att publiceras i början av september 2012 på internwww.svenskakyrkan.se och svenskakyrkan.se
Dubblettröstkort Kan beställas som en rapport ur Kbok (Kyrkobokföringssystemet) från augusti 2013.
Clearing
Information Clearing Beräkning av intäkter Regler och tillämpning och kostnader 2012 1
Ersättning för kyrkliga handlingar Vem bestämmer om regelverket? 1
Ekonomisk ersättning till präst Förbud för präst att ta emot arvode eller annan ekonomisk ersättning från annan än församling i Svenska kyrkan. 17 kap. 16 a. För utförande av en kyrklig handling är det inte tillåtet för en präst att uppbära arvode eller ekonomisk ersättning från någon annan än en församling i Svenska kyrkan 1
Kyrkomötet 2011 Beslut: att utvärdering om ersättning för kyrkliga handlingar sker skyndsamt av kyrkostyrelsen, att kyrkostyrelsen lämnar förslag till ändring i kyrkoordningen om det är motiverat samt att en utvärdering av clearingsystemet bör ske snarast. 1
Enkät Till Präster utan anställning i församling (500 st) Alla kyrkoherdar i landet (895 st) Svarsfrekvens ca 75 % Majoriteten positiva till gällande ordning 1
Problem med clearingen Arvodesbeloppens storlek Reseersättning Förordnanden i församlingar 1
Hur har kyrkostyrelsen löst uppdraget? Tillämpning av bestämmelserna för reseersättning har justerats. reseersättning betalas av förrättningsförsamlingen till prästen, men församlingen har rätt att i sin tur debitera den enskilde för denna kostnad Anvisningar kommer att ges ut. 1
Clearingbeloppen Clearingbeloppen kommer att ses över under året. 1
KOB Svenska kyrkans kollekt- och betalsystem 129
130 Kollekter
Kollekttyper 131
Endast förutbestämda mottagare 132
Öronmärkning? 133
Klarmarkera! 134
135
136
137 Gåvor
Gåvor Gåvor och anslag till Svenska kyrkans internationella arbete och Utlandskyrkan Öronmärkning möjlig Nettas mot kyrkoavgiften Ni slipper skicka pengarna på Bg/Pg 138
Färdiga formulär 139
Attesträttigheter 140
Registrera attesträttigheter - Ny administration från juni 141
www.svenskakyrkan.se, Internationellt arbete, Insamlingsteman och projekt Ändamål är fem insamlingsteman som återfinns i insamlingskatalogen och på webben Geografiskt område används för öronmärkning till ett specifikt land eller region Projekt är aktuella insamlingsprojekt som återfinns i insamlingskatalogen och på webben 142
143
144 Fakturering
Svenska kyrkan nationell nivå Faktureringsrutiner from 1 januari 2011 1. Trossamfundet Svenska kyrkan 252002-6135 2. Vi vill ha alla fakturor ni skickar till oss via KOB 3. Referens måste anges på alla fakturor till oss. I fältet Er referens på KOB-fakturan ska referensnummer 6 siffror och beställarens namn uppges. 4. För clearing av konfirmationskostnad för utomlands boende anges 112140 Birgitta Gunnarsson 145
Sök Kbok-händelse 146
Fakturering Om församlingen har anlitat och anställt en annan präst än sin egen för en kyrklig handling som ska faktureras, skriv gärna det i meddelandefältet i fakturan så att mottagaren av fakturan får tillräcklig information. 147
Specificera! vår/er referens meddelande till mottagaren 148
Attesträttigheter 149
Fakturering För att undvika att fakturera gamla handlingar: Se till att slutföra den kyrkliga handlingen i Kbok så snart det går efter att den är genomförd. 150
Fakturering i annat system Vid fakturering av kyrklig handling bör du kontrollera att posten är slutgiltig i Kbok innan den faktureras och fakturan importeras till KOB. Det underlättar för mottagaren av fakturan om Kbokhändelsen finns med som bilaga. Kbok-händelse bifogas alltid som bilaga till fakturan om händelsen finns i KOB och om handlingsdatum, personnummer och typ matchar. För vigsel måste den äldstes personnummer anges som person 1 i fakturan för att Kbok-händelsen ska kunna matchas mot fakturan. 151
Kontrollera innan fakturering! 152
Kreditera faktura 153
Mottagaren Attesterar Båda 154
155 Support
Internet Explorer 8 och 9 KOB måste köras i kompatibilitetsvy Fel som annars uppträder i IE9: Menyer flyttar runt Datum går inte att ange i en följd ÅÅÅÅMMDD Belopp kan bli dubbla vid registrering 156
Kompatibilitetsvy IE8 IE9 157
Kortkommandon 158
http://internwww.svenskakyrkan.se 159
160
KOB Handbok 161
Exempel flödesbeskrivning 162
163
164 SACER
SACER nationellt inventarieregister Kulturhistoriskt värdefulla kyrkliga inventarier. Bilder och bilagor kan bifogas. Produktionssättning i juni. Kyrkoprojektet en hjälp att registrera kyrkliga inventarier. 165
SACER nationellt inventarieregister Kostnadsfritt för församlingen Webbapplikation inga installationer Inom Kyrknätet datasäkerhet Samma behörighetssystem som andra nationella administrativa system 166
SACER nationellt inventarieregister Specialbyggt för ändamålet Enhetliga begrepp Gemensam support Indelningsändringshantering 167
168
169
170
171
172
173
http://internwww.svenskakyrkan.se 174
Kyrkkontot i Swedbank De flesta tjänster avgiftsfria Reporänta från första kronan Möjlighet till internkredit Om ni tömmer saldot till annan bank, se till att ni har minst samma villkor! Extra ränteutbetalning 3 år i rad! 175
Rapporter 176
Rapporter I flera av rapporterna kan man välja en, flera eller alla, församlingar eller typer. Vid de val som kan göras med en/flera eller alla, gör så här: Vid val av en: klicka på den församling/typ som önskas. Vid val av flera håll ned ctrl samtidigt som du klickar på de önskade församlingarna/typerna. Vid val av alla markera första i listan håll ned shift och markera den sista i listan, alla blir då markerade. Alternativt håll ned vänster musknapp och dra för att markera alla. De poster som valts blir markerade med blå bakgrundsfärg. 177
En flera eller alla 178
Avstämningslista kollekter Summering för församlingskollekt till egen verksamhet respektive förmedlad Koppla rätt typ av mottagare Intern enhet Egna ekonomiska enheten egen verksamhet Extern kontakt eller ingen mottagare kopplad förmedlad 179
180
Total kollektsumma per mottagare Belopp per kollektmottagare för församlingskollekter. - mottagare måste vara kopplad för att kollekt ska visas på rapporten 181
182
Externa kontakter Kontaktregister kollektmottagare. Utskrift av det egna kontaktregistret. - alla registrerade uppgifter 183
Kontaktregister kollektmottagare 184
Kollekten kontanterna Hur gör ni med pengarna Tips Bokför i Kassa Återanvända i annan verksamhet? Samla ihop större summor OM säker förvaring finns? Avtal om hämtning via säkerhetsföretag? 185
Kyrksam 186 2
Vad är Kyrksam? Kyrksam är ett organisations- och verksamhetssystem som ska ersätta Organisationsregistret och verksamhetsregistret. 188 2
Vad är Kyrksam? Organisationsregistret Kyrksam Verksamhetsregistret i Kbok + E-post + SMS 189 2
Vad är Kyrksam? I etapp 1 är Kyrksam ett titthål till registrerade uppgifter i Organisationsregistret och verksamhetsregistret Alla uppgifter registreras fortfarande i Organisationsregistret och verksamhetsregistret! 190 2
Fortsatt utveckling Fler rapporter Förbättrade sökningar Möjlighet att registrera och underhålla alla uppgifter direkt i Kyrksam Kommunikation med andra system. Släcka ner de gamla systemen Detta sker under 2012-2014 193 2
Nyfikna? 195 2
Startsida 196 2
197 2
Enhetsdetaljsida 198 2
199 2
Persondetaljsida 200 2
Gruppdetaljsida 201 2
Söka i Kyrksam 202 2
204 2
Förfinad sökning 205 2
Spara sökning 206 2
207 2
208 2
209 2
Skicka sms och e-post 210 2
211 2
212 2
213 2
Behörigheter 214 2
Allmänt om behörigheter Tillgång till kontaktuppgifter till alla anställda, förtroendevalda och ledare i grupper i hela Svenska kyrkan. Se alla enheter (församlingar, samfälligheter, stift etc.), enheternas kontaktuppgifter och vilka anställda, förtroendevalda och grupper som finns registrerade på enheten. Man kan söka, skicka e-post och skriva ut rapporter. 215 2
Detta kan inte alla se Personnummer, Privata kontaktuppgifter, Meddelanden om avlidna personer, Meddelanden om komplettering av enhetsuppgifter och registrering av förtroendevalda. Deltagare i grupper där man inte är ledare (eller har särskild behörighet) 216 2
Den vanligaste behörigheten Anställd De behörighet som de flesta skall ha. Anställd ger behörighet att se alla deltagare i grupper där man själv är ledare eller ordförande (kören, kyrkorådet etc) 217 2
Enhetsadminstratör Varje enhet ska ha minst en person med behörigheten Enhetsadministratör. Ser alla enhetens deltagare och deras personnummer. Göra en sparad sökning tillgänglig för alla anställda på enheten Har man behörigheten Enhetsadministratör så får man också meddelanden när enhetsuppgifter behöver kompletteras, förtroendevalda behöver registreras och när deltagare i någon grupp har avlidit. Den person som idag sköter registreringar i Organisationsregistret och i verksamhetsregistret i Kbok bör ha denna behörighet. 218 2
SMS Tilläggsbehörigheter Ger möjlighet att skicka sms Gruppdeltagare läs Ger möjlighet att se alla gruppdeltagare och deras kontaktuppgifter på enheten 219 2
Behörigheter Enhetsadministratör Grundläggande läsrättighet i Kyrksam, läsrättigheter för enhetens alla deltagare, spara sökning på enhet, meddelanden Kyrkoherde Grundläggande läsrättighet i Kyrksam, läsrättigheter för enhetens alla deltagare, spara sökning på enhet Anställd Grundläggande läsrättighet i Kyrksam, läsrättighet enhetens sparade sökningar Ej anställd Grundläggande läsrättighet i Kyrksam, läsrättighet enhetens sparade sökningar SMS Ger behörighet att skicka SMS för den enhet behörigheten omfattar Grupp läs Ger läsrättigheter för enhetens alla deltagare. 220 2
Nytt system nya begrepp 221 2
Kategoriträd Översättning eller mappning sker från Organisationsregistret och verksamhetsregistret 222 2
Gruppfamilj Medarbetare Verksamhetsområde/ anställningsområde Församlings- och främjandeuppgifter Grupptyp/ anställningstyp Prästuppgifter Roll Komminister Inriktning Präst inom kriminalvården 223 2012-05- 14
Personegenskaper En persons roll, uppdrag eller attribut som inte kan placeras i kategoriträdet Alltid personliga och ibland kopplade till enheter Bl a vigd präst, certifierad kboksanvändare, kontaktperson IT 224 2
Mer information på intranätet 228 2
Att göra lista Registrera alla anställda med tjänsteadress, tjänstemobil, tjänste epost, tjänstetelefon. Se till att så många som möjligt har e-post och mobiltelefon kopplat till sig 229 2
TACK!